INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

COMERCIALES

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

LUISA FERNANDA HIGUITA GRACIANO

YUDI ISALENA SUESCUN BEDOYA

COMPLEJO TECNOLÓGICO, TURÍSTICO Y AGROINDUSTRIAL DEL

OCCIDENTE ANTIOQUEÑO
GESTIÓN DOCUMENTAL
2019
INTRODUCCION

Este trabajo comprende los procedimientos para elaborar las diferentes

normas técnicas colombianas (NTC), así como también el formato de
cada una de las mismas. También se mencionan las márgenes de cada
documento según las normas ICONTEC, teniendo en cuenta que para la
redacción se debe hacer uso de un lenguaje profesional.
OBJETIVO GENERAL

Explicar el procedimiento que se debe seguir para elaborar documentos

comerciales, teniendo en cuenta la presentación, el lenguaje a utilizar y al
uso de las normas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Utilizar correctamente las normas ICONTEC en la elaboración de

cada documento comercial.
 Emplear un lenguaje profesional en el momento de redactar los
documentos.
 Presentar los documentos adecuadamente.
ELABORACION DE UNA CARTA COMERCIAL

I. Las cartas comerciales deben escribirse con una fuente Arial 12,
usando las márgenes:
Superior 4cm
Izquierdo 4cm
Derecho 3cm
Inferior 3cm
II. La carta debe estar impresa en 21x28 cm, también conocido como
“tamaño carta”.
III. Pon el nombre de tu empresa y su dirección. Si tu empresa tiene
un membrete diseñado puedes usarlo en vez de escribir el nombre
de la empresa.
IV. Escribe la fecha. Esta fecha debe aparecer dos interlineas más
abajo del membrete o dirección.
V. Escribe el nombre completo, el titulo (si lo tiene) del destinatario, el
nombre de la empresa y la dirección. Esta información va cuatro
interlineas debajo de la fecha.
VI. Escribe el asunto de la carta, dos interlineas debajo de la
información del destinatario.
VII. Escoge un saludo. El saludo es un indicador importante de respeto.
Se ubica dos interlineas abajo del asunto.
VIII. Redacta el cuerpo del trabajo, tu carta debe ser breve y
profesional. Para que tu carta sea de lectura rápida, ve directo al
grano. Se ubica dos interlineas abajo del saludo.
IX. Escoge la despedida. La despedida, así como el saludo, es un
indicador de respeto y formalidad.
X. Escribe tu nombre y cargo. Debes dejar espacio de cuatro
interlineas después de la despedida. Debes firmarla después de
imprimirla.
XI. Haz una anotación de los anexos adjuntos (si los hay), deberás
incluir el número y el tipo de documento.
XII. Escribe el nombre del transcriptor, sino redactaste la carta
Santa Fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

Señor
GULLERMO GARCIA SANCHEZ
Gerente
Empresas Públicas de Medellín EPM
Carrera 58 N42-125
Medellín-Antioquia

Asunto: vencimiento de póliza 8620

Cordial saludo señor García

Le informamos que la póliza número 8620 se encuentra vencida desde el

pasado 28 de enero del presente año.
Estaremos a la espera de su respuesta.

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Jefe de Talento Humano

Correo: epm@epm.com.co
Dirección: Carrera 58 N 42-125
Teléfono: 44 44 115
Santa Fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

Señor
GULLERMO GARCIA SANCHEZ
Gerente
Empresas Públicas de Medellín EPM
Carrera 58 N42-125
Medellín-Antioquia

Asunto: vencimiento de póliza 8620

Cordial saludo señor García

Le informamos que la póliza número 8620 se encuentra vencida desde el

pasado 28 de enero del presente año.
Estaremos a la espera de su respuesta.

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Jefe de Talento Humano

Correo: epm@epm.com.co
Dirección: Carrera 58 N 42-125
Teléfono: 44 44 115
ELABORACION DE CIRCULARES

I. MÀRGENES
Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm
Se coloca el membrete de la empresa en la parte superior de la circular.

II. DENOMINACIÒN DE CIRCULAR

 LA CIRCULAR INTERNA: da a conocer internamente actividades.
 LA CIRCULAR EXTERNA: da a conocer actividades que se van a
realizar de manera externa.

III. FECHA: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío

se escribe a cuatro interlíneas del titulo

IV. DESTINATARIO: Se escribe a dos interlineas de la fecha y

contra el margen izquierdo, se escribe el grupo destinatario de
la circular.

V. ASUNTO: El asunto es la síntesis del tema mínimo 4 palabras,

a dos interlineas del destinatario.

VI. TEXTO: Se elabora después de dos interlineas del asunto, se

escribe la información que se desea brindar al grupo de
personas.

VII. REMITENTE Se sitúa a dos interlíneas en seguida del texto, el

cargo se anota a una interlínea del nombre
CIRCULAR EXTERNA 001

Santa fe de Antioquia ,12 de febrero del 2019

PARA TODA LA COMUNIDAD

Asunto: Brigada de salud

Se le informa a toda la comunidad que el día 19 de febrero del 2019 se

estará realizando una brigada de salud de 9:00 am a 4:00 pm en la plaza
principal

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Coordinador de salud

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
 CIRCULAR INTERNA 001

Santa fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

PARA TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL HOSPITAL

Asunto: Cambio de horario

Se le informa a todo personal que el nuevo horario en el hospital será de

lunes a viernes de 6 am hasta 5pm y los sábados será de 8am hasta el
mediodía. Este horario regirá desde el próximo 18 de febrero del 2019.

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Coordinador de la salud

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
ELABORACION DE UN MEMORANDO
I. Se utilizan las márgenes:
Superior: 4cm
Derecho: 3cm
Izquierdo: 4cm
Inferior: 3cm
y se coloca el membrete de la empresa.
II. Escribe la fecha completa, el mes en letras y el día y el año en
números, a dos interlineas del membrete.
III. Dirígete al destinatario, poniendo el nombre completo y el cargo de
la persona, a tres interlineas de la fecha.
IV. Escribe tu nombre completo en el renglón “DE”, a dos interlineas
del “PARA”.
V. En el renglón “ASUNTO”, se le brinda una idea al lector del
contenido del memorando. Sé específico pero conciso, se ubica a
dos interlineas del remitente.
VI. Para redactar el texto, omite el saludo formal, más bien, ve
directamente al segmento que presenta el asunto o problema. Se
ubica a dos interlineas del asunto.
VII. Escoge la despedida y escríbela a dos interlineas del texto.
VIII. Finalmente el nombre completo de quien remite a dos interlineas
de la despedida y el cargo a una interlinea del nombre
 MEMORANDO

Santa fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

PARA: José Luis Manrique Arias, Asistente administrativo

DE: Gerente de recursos humanos.

ASUNTO: Segundo llamado de atención.

Cordial saludo, le hacemos un llamado de atención debido a su falta de

compromiso e incumplimiento al llegar nuevamente tarde a su jornada
laboral.
Le recordamos que es el segundo llama que se le realiza, y si reincide
con el hecho, podría ser suspendido su contrato laboral; ante ellos le
pedimos mejore su compromiso.

Atentamente

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Transcriptora: Luisa Fernanda Higuita

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
ELABORACION DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
I. Se utilizan las márgenes:
Superior: 4cm
Derecho: 3cm
Izquierdo: 4cm
Inferior: 3cm
y el membrete de la empresa en la parte superior del certificado o
constancia.
II. Se escribe la fecha de elaboración, a cuatro interlineas del
membrete.
III. A tres interlineas de la fecha va la persona u organización que
hace validar dicha constancia o certificado.
IV. Luego se escribe la palabra “certifica” o “hace constar”,
dependiendo del caso a tres interlineas del nombre.
V. Se escribe la información de la persona a la que se le hace el
certificado o constancia y el motivo de la solicitud. Esto se escribe
a tres interlineas de la palabra “certifica” o “hace constar que”.
VI. Se escribe el nombre del remitente con el cargo a dos interlineas
de la información y se escribe el nombre del transcriptor (si lo hay)
Santa fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

EL GERENTE DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

CERTIFICA

Que MARIA LETICIA USUGA SOTO, identificado(a) con cedula de

ciudadanía 43772619, se encuentra trabajando en el hospital en el área
de enfermería.

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Director del hospital

Transcriptora: LUISA FERNANDA HIGUITA

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
Santa fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

EL GERENTE DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

HACE CONSTAR

Que MARIA LETICIA USUGA SOTO, identificado(a) con cedula de

ciudadanía 43772619, trabajo en el hospital en el área de enfermería.

DANIEL ALEXANDER YEPES HENAO

Director del hospital

Transcriptora: LUISA FERNANDA HIGUITA

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
ELABORACIÓN DE TARJETAS DE PRESENTACIÓN
En una tarjeta de presentación se debe proporcionar la siguiente
información:
 Nombre y logotipo de la empresa
 Nombre completo y posición.
 Dirección postal y número de teléfono celular (puede proporcionar
más de uno).
 Dirección de correo electrónico.
 Dirección del sitio web (URL).
Asegúrese de que el diseño tenga una definición de al menos 300 ppp.
El tamaño estándar de una tarjeta de presentación es 90x50 mm.
 Hospital San Juan de Dios

Luisa Fernanda Higuita

Dirección: calle 12 N 22-45

Tel: 8534524

Cel. 3122428512
Telefax: 934152051

Correo:luisa2000@sanjuan.com.co

CAMINO A LA EXCELENCIA CON RESPETO Y HUMANIZACIÓN

aa
ELABORACIÓN DE TARJETAS DE INVITACIÓN

En una tarjeta de invitación se debe proporcionar la siguiente información:

 Nombre o logotipo de la empresa
 Nombre del invitado. Esto se ubica centrado, a cuatro interlineas
del logotipo.
 Motivo de la invitación. Se coloca a cuatro interlineas del nombre
del invitado.
 Lugar donde se desarrollará la reunión.
 Dirección de dicho lugar.
 Fecha en que se va a realizar.
 Hora de iniciación.
 Nombre de quien hace la invitación y su cargo. Esto se ubica a dos
interlineas de la hora.
Invita a: ESTEFANIA BELTRAN LOPEZ

La ceremonia de matrimonio.
Lugar: Capilla santa Bárbara.
Santa fe de Antioquia.
Fecha: 14 de febrero del 2019.
Hora: 11:00am.

Daniela López Pérez

DOCTORA.
ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES
Los sobres comerciales deben proporcionar la siguiente información:
 En el tercio izquierdo, se ubica el logotipo de la empresa y el
nombre del remitente.
 En el tercio central, se ubican los datos del destinatario: nombre
(se escribe en mayúscula), cargo (se escribe con mayúscula
inicial), empresa, dirección y destino (puede ser local, nacional o
internacional).
 En la parte inferior del sobre se ubican la dirección y el teléfono del
remitente.
 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

DANIEL ALEXANDER LUIS MIGUEL FUENTES

YEPES HENAO Director de EPM
Empresas públicas de
Medellín
Carrera 58N 42
Medellín

Dirección: Calle 52 N 25-112

Tel: 264 89 50
ELABORACION DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
I. Se utilizan las márgenes:
Superior 4 cm
Derecho 3 cm
Izquierdo 4 cm
Inferior 3 cm
se coloca el membrete de la empresa.
II. Escribe el tema del que trata el informe.
III. Escribe la fecha en que se realizó el informe en estilo bloque, a
cuatro interlineas del tema.
IV. En el renglón elaborado por, escribe el nombre de quien relizo el
informe, también en estilo bloque, a dos interlineas de la fecha.
V. Se escribe el objetivo que se pretende conseguir con el informe a
cuatro interlineas del nombre de quien elabora.
VI. Luego se escribe el texto con el resumen del informe y la
información correspondiente.
VII. Se escriben las conclusiones a dos interlineas del texto.
VIII. Finalmente se escribe el nombre del remitente y su cargo a dos
interlineas de las conclusiones
 INFORME SOBRE EL COMPORTAMIENTO DEL PERSONAL

FECHA: Santa Fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

ELABORADO POR: Daniel Alexander Yepes Henao

OBJETIVO: informar acerca del comportamiento erróneo que se está

presentando por parte de los empleados.

En el transcurso de los últimos 6 meses se han notado los diferentes

comportamientos erróneos por parte de los empleados en diversos
ámbitos laborales que presenta el hospital San Juan de Dios, por dichos
comportamientos, el reglamento de la entidad no se está cumpliendo a
cabalidad. Se ejecutaran las observaciones pertinentes para culminar con
esta clase de acciones.

SE ESPERA LA MEJORA DEL COMPORTAMIENTO POR PARTE DEL

PERSONAL

ADRIANA RUIZ OSA

Coordinadora en salud

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
ELABORACION DE ACTAS
I. Se utilizan las márgenes:
Superior 4 cm
Derecho 3 cm
Izquierdo 4 cm
Inferior 3 cm
Se coloca el membrete de la empresa.
II. Escribe el tema de la reunión
III. Escribe la fecha en que fue realiza la reunión a dos interlineas del
tema.
IV. Escribe la hora en que comenzó la reunión y la hora de finalización
a dos interlineas de la fecha
V. Escribe el lugar en donde se llevó a cabo la reunión a dos
interlineas de la hora.
VI. Escribe los nombre de las personas que asistieron a la reunión a
dos interlineas del lugar.
VII. Escribe la orden del día planteada para dicha reunión a dos
interlineas de los asistentes.
VIII. Redacta el desarrollo de la reunión detalladamente, y en el orden
en que se encuentran los puntos de la agenda (orden del día) a
dos interlineas de la orden del día.
IX. Finalmente, escribe el nombre de quien redactó el acta
 ACTA No. 001
PLANIFICACIÓN FAMILIAR

FECHA: Santa fe de Antioquia, 12 de febrero del 2019

HORA DE INICIO: 10 am
HORA DE FINALIZACIÓN: 1:00 pm

LUGAR: Auditorio del hospital

ASISTENTES
 Andrés Vargas López
 Sandra Trujillo Gómez
 Julio Ríos García
 Daniel Hernández Osa
 Laura Quinchia Zapata
 Gregorio Vélez Aguirre

ORDEN DEL DIA

1. Saludo de bienvenida
2. Socialización del problema social con relación a la planificación
3. Informe de datos estadísticos sobre la cantidad de personas que planifican
en la población
4. Sugerencias por parte de los presentes.

DESARROLLO: la reunión se inicia con un saludo de bienvenida a todos

los presentes y se brinda por parte de la coordinadora de salud Laura
Quinchia Zapata la explicación del problema social que existe debido a la
planificación, se menciona que algunos padres no permiten la
planificación de sus hijas en la etapa de la adolescencia. El sociólogo
Julio Rios Garcia se refirió a la cantidad de mujeres que planifican en la
población y se pudo notar que esta cantidad es muy minima. Finalmente
surgieron sugerencias por parte de los presente, como brindar
capacitaciones acerca del tema a todas las comunidades.

María Angélica Ramírez Posada

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
Secretaria

Correo: info@hospitaldeantioquia.com
Dirección: Calle 10 N 3-24
Teléfono:853 10 20
GLOSARIO
ACTA: documento donde se anota lo sucedido o acontecido en alguna
reunión o actividad.
ANEXO: documentos que complementan y permiten conocer más a fondo
asuntos específicos.
CARTA COMERCIAL: comunicación escrita que se utiliza en las
relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente
en las relaciones entre empresas y sus empleados.
CERTIFICADO: documento de tipo administrativo, en el que una persona
o constitución pública o privada que está legalmente autorizada para
acreditar un hecho como legítimo, constata que se cumplió con lo que
firma el documento.
CIBERGRAFÍA: fuentes de información que se encuentran basadas en
artículos de la web.
CIRCULAR: comunicación interna o externa de carácter general o
normativo con el mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios.
CONSTANCIA: documento en el que se hace constar algún hecho en
ocasiones de modo autentico o fehaciente (que prueba o da fe de algo de
forma indudable)
GLOSARIO: lista alfabética de términos y definiciones necesarios para la
comprensión del documento
INFORME ADMINISTRATIVO: documento escrito que describe o da a
conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter
administrativo, ya sea este en el ámbito empresarial o gubernamental.
INTERLÍNEA: espacio que hay entre dos líneas o renglones de un texto.
INTRODUCCION: contextualiza la información de la cual va a tratar el
trabajo.
LOGOTIPO: símbolo que identifica a una empresa.
MEMBRETE: inscripción impresa de datos que identifican una empresa.
MEMORANDO: comunicación escrita de carácter interno de una empresa
que se utiliza para transmitir información, orientación o pautas a las
dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.
SOBRES COMERCIALES: guardan y preservan las comunicaciones.
TARJETA DE INVITACION: comunicación por la cual se pide a una
persona, personas o entidad, que acuda a cierto acto social, evento,
fiesta, o cualquier clase de celebración.
TARJETA DE PRESENTACIÓN: son una representación de los datos
más importantes de una empresa, de una persona o negocio.
TRANSCRIPTOR: persona responsable de digitar el documento.
CONCLUSIONES
Es necesario conocer el procedimiento para elaborar cada una de estas
normas técnicas, ya que a diario, en nuestro desempeño como gestores
documentales debemos presentar cada uno de estos documentos.
También es importante saber las márgenes que se utilizan en cada uno,
según las normas ICONTEC y el lenguaje a utilizar, para que la
presentación de dicho documento sea la más adecuada.
CIBERGRAFIA
https://es.m.wikihow.com
https://circular10011.blogspot.com/2008/06/como-radactar-y-elaborar-una-
circular.html?m=1
https://logaster.com.es
https://saludoralijorgezapata.blogspot.com