Guía para la elaboración de los Informes del proyecto

Guía para la elaboración de los informes del proyecto

(Informes descriptivos e Informes financieros)

La elaboración de informes sobre el proyecto es de utilidad sobre todo para los

grupos destinatarios: como mirada retrospectiva sobre los cambios a que debieron
enfrentarse o que se generaron con el proyecto, como comparación entre lo
planeado y lo realmente logrado y como momento de reflexión sobre lo que todo
esto significa para el trabajo posterior.
Paralelamente, puesto que los recursos con que financia proyectos provienen de
donaciones, tanto particulares como del gobierno alemán y de la Iglesia, MISEREOR
está obligada a rendir cuentas ante sus donadores. Es por eso que necesitamos
informaciones sobre los proyectos apoyados, que detallamos a continuación:
a) Al menos dos Informes financieros por año (más detalles en el Punto III.1), cada
uno con una breve mención de las actividades realizadas hasta el momento.
Informaciones detalladas al respecto en la Sección III "Aspectos de la
cooperación financiera".
b) Informes descriptivos anuales, estructurados según lo expuesto en la Sección I.
c) Un informe final que abarque el período total del proyecto (conforme a las
Secciones I y II).

Para la redacción de los informes le pedimos guiarse por las preguntas centrales de
la columna izquierda de cada capítulo, en las secciones I y II. Las preguntas de la
columna derecha señalan aspectos de interés para MISEREOR, que pueden servirle
de ayuda en su reflexión, pero que no necesariamente tienen que ser respondidas.

Formule por favor los informes descriptivos y el informe final de la forma más
concreta, breve y precisa posible.
 ¿Qué cambios verificables se han podido lograr hasta ahora con el proyecto?
 ¿Qué conclusiones se pueden sacar de lo realizado hasta el momento o de la
fase concluida?

Tenga por favor en cuenta que el Informe descriptivo (Sección I) no exceda la

cantidad máxima de 10 - 15 páginas (sin anexos).
El informe final, al cierre del proyecto, debe ser más extenso y detallado, pero no
sobrepasar un máximo de 25 páginas (sin anexos). Preguntas adicionales para el
Informe final están incluidas en la Sección II.
¡Por favor numere las páginas!

MISEREOR espera recibir los informes como máximo tres meses después de
concluido el período a que se refiere el informe. Si el Informe descriptivo se retrasara
puede atrasarse el pago de la cuota siguiente.

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INFORME SOBRE EL PROYECTO

1.1 Proyecto Nº
Título del proyecto
1.2 Lugar/región del
proyecto
1.3 Período del informe
1.4 Entidad jurídica responsable del proyecto (Organización)
a) Nombre y forma
jurídica registrada:
b) Dirección postal:

c) Teléfono (fijo y móvil) y

fax:
d) Correo electrónico:

e) Referencia bancaria: Nombre de la

entidad bancaria:

Titular de la cuenta:

Número de
cuenta/IBAN:

SWIFT:

1.4.1 Responsable jurídico (Representante Legal de la Entidad Jurídica, con facultad de

firma):

Nombre: Skype:

Correo Teléfono y
electrónico: Móvil
1.4.2 Responsable de la gestión financiera

Nombre: Skype:

Correo Teléfono y
electrónico: Móvil
1.5 Dirección/Coordinación del proyecto (por favor comunique aquí eventuales cambios
respecto al momento de presentación de la solicitud)

Nombre: Skype:

Correo Teléfono y
electrónico: Móvil
En caso de que haya discrepancias: Nombre de la persona de contacto
responsable del informe:

Nombre: Skype:

Correo Teléfono y
electrónico: Móvil

Lugar, fecha _____________________________________________

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Firma del Responsable del informe:

___________________________________________________________

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I. Estructura del Informe descriptivo anual

1. Por favor inicie el informe relatando brevemente cómo se elaboró el mismo:

¿quiénes partici-paron en su elaboración? ¿en qué fuentes se basan las
informaciones contenidas en el informe? (1/2 página)

2. Cambios en el contexto del proyecto (durante los 12 meses que abarca el informe, 1 -
2 páginas)
2.1 ¿Cómo han cambiado las condiciones de contexto en el entorno específico del
proyecto, desde la presentación de la solicitud?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué cambios significativos, positivos o negativos, hubo en las condiciones
políticas, económicas o sociales del proyecto?

2.2 ¿De qué forma ha cambiado la situación de los grupos destinatarios?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué cambios significativos, positivos o negativos, hubo en las condiciones de
vida de los grupos destinatarios?

2.3 ¿Qué cambios se produjeron en su organización?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Hubo cambios importantes en su institución (por ejemplo en el área de personal)
durante el período del informe, que hayan sido de importancia para la
realización del proyecto? En caso afirmativo, ¿cuáles?
- ¿Se ha producido algún cambio importante en otros involucrados externos
(organizaciones con quienes coopera)

2.4 ¿Qué consecuencias resultan de todos los cambios mencionados para el

proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué influencia tienen los cambios mencionados para la realización del proyecto
y el logro de los objetivos?

3. Logro de los objetivos y realización del proyecto (4 - 5 páginas)

3.1 En qué medida —según el estatus actual— se alcanzarán cada uno de los
objetivos del proyecto acordados en el contrato?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- Por favor especifique los valores de partida (cuantitativos o cualitativos) para cada
uno de los indicadores fijados en el contrato del proyecto, eventualmente valores
intermedios y los valores actuales.

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Objetivo específico 1:
Indicador 1a): Valor de partida al Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se inicio del proyecto intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final (Mes/Año): (Mes/Año):
del proyecto:

Dado el caso
Indicador 1b)
Objetivo específico 2:
Indicador 2a): Valor de partida al Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se inicio del proyecto intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final (Mes/Año): (Mes/Año):
del proyecto:

Objetivo específico 3:
Indicador 3a): Valor de partida al Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se inicio del proyecto intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final (Mes/Año): (Mes/Año):
del proyecto:

Objetivo específico 4:
Indicador 4a): Valor de partida al Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se inicio del proyecto intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final (Mes/Año): (Mes/Año):
del proyecto:

Objetivo específico 5:
Indicador 5a): Valor de partida al Dado el caso valor Valor actual
Valor acordado que se inicio del proyecto intermedio (Mes/Año):
debe alcanzar al final (Mes/Año): (Mes/Año):
del proyecto:

- ¿Qué conclusiones saca de todo esto respecto al logro de cada uno de los
objetivos del proyecto? ¿Qué objetivos se alcanzarán al final del proyecto tal
como estaba previsto, y cuáles parecen ser de momento problemáticos?
- ¿En qué otras informaciones basa su estimación?

3.2 ¿Cuál es el estado actual en la implementación de las actividades y la

elaboración de pro-ductos o prestación de servicios?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué actividades fundamentales ya han sido realizadas?
- ¿Qué productos y/o servicios ha aportado el proyecto hasta el momento? ¿Ya
están a disposición de los grupos destinatarios?
- ¿En qué actividades o resultados previstos se observan diferencias respecto a lo
planeado originalmente? ¿Cómo se explica esto?
- ¿Cómo está organizada la cooperación con los grupos destinatarios (p. e. en el
monitoreo)?

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3.3 ¿Se produjeron otros efectos (no previstos)?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué efectos adicionales, tanto positivos como negativos, ha producido el
proyecto? (p. e. respecto a género, paz y conflictos, ecología, sociedad civil)
- ¿De qué forma reacciona Ud. a tales efectos?

3.4 ¿Qué riesgos y/o posibilidades inesperadas existen de momento para la

realización del proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué riesgos debió enfrentar hasta el momento y con cuáles actividades?
- ¿Qué nuevos riesgos y posibilidades se vislumbran y cómo pretende reaccionar a
ellos?

3.5 ¿Se efectuó o efectuará una evaluación?1

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Se ha realizado hasta ahora (en la fase actual del proyecto) una auto-
evaluación o una evaluación externa? En caso afirmativo ¿cuáles fueron los
resultados y conclusiones? En caso negativo ¿está prevista una evaluación tal en
el tiempo restante del proyecto?

4. Conclusiones (1 - 2 páginas)
¿Qué conclusión intermedia saca, en general, respecto al avance del proyecto y al
logro de los objetivos?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
Por favor especifique en pocas oraciones las informaciones obtenidas hasta el
momento.
- ¿Que opina —resumidamente— sobre el alcance de los objetivos logrado hasta
el momento?
- ¿Qué conocimientos o lecciones de importancia para el grupo destinatario han
resultado, hasta ahora, de la realización del proyecto? ¿Siguen siendo
igualmente importantes los objetivos fijados y las actividades previstas?
- ¿Qué conocimientos o lecciones de importancia para su organización han
resultado hasta ahora de la realización del proyecto?
- ¿Qué consecuencias extrae de ello para la continuación del proyecto? ¿Deben
adaptarse consecuentemente los objetivos o los indicadores? En caso afirmativo
explique por qué y presente, por favor, propuestas de cambio concretas.

1Siguiendo criterios ya establecidos,en algunos proyectos MISEREOR prevé una evaluación

externa obligatoria. En tal caso esto está acordado en el Contrato del proyecto.

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II. Informaciones adicionales para el Informe final (al terminar el proyecto)

El informe descriptivo final, al término del proyecto, debe contener todas las informaciones
requeridas en la Sección I, así como adicionalmente las mencionadas a continuación.

5. Actores internos y externos (2 - 3 páginas)

5.1 ¿Con qué personal llevó a cabo las actividades del proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Ha habido cambios en el personal desde que comenzó el proyecto? Por favor
anexe una lista del mismo con las siguientes informaciones:
o Cualificación formal
o Relación laboral (contratado, voluntario, a base de honorarios)
o Horas de trabajo: cargos a tiempo completo o a tiempo parcial
o Tareas y responsabilidades

5.2 ¿Qué otros actores estuvieron involucrados en la realización del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Cómo resultó la cooperación con otros actores de la zona del proyecto?
¿Correspondió con lo que estaba planeado?
- ¿Qué aportes han brindado tales actores al proyecto?

6. Monitoreo y evaluación (M&E) (2 - 3 páginas)

6.1 ¿Cómo se realizó el análisis de los efectos?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Con qué métodos (cualitativos y cuantitativos, participativos u otros) ha
observado y analizado los cambios producidos, en el sentido de los objetivos del
proyecto?
- ¿En qué intervalos de tiempo se recolectaron datos?
- ¿Con qué indicadores surgieron dificultades inesperadas para el análisis de los
efectos? ¿Cómo reaccionó al respecto?

6.2 ¿Quién o quiénes participaron en el proceso de M&E?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Quiénes participaron en el monitoreo del proyecto?
- ¿Quiénes participaron en el análisis de los datos obtenidos?
- ¿Fue posible considerar las lecciones aprendidas ya en el proyecto en curso?
- Si se realizó una evaluación interna/externa del proyecto: ¿recibió MISEREOR el
correspondiente informe?

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7. Perspectivas/Sostenibilidad (2 - 3 páginas)

7.1 ¿Cuán sostenibles son los efectos positivos en conjunto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Tendrán durabilidad, en su opinión, los efectos positivos logrados?

7.2 ¿Cómo estima la sostenibilidad estructural del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué estructuras y competencias a nivel local se han fortalecido o creado hasta
el momento?
- ¿En qué medida se transfiere paulatinamente la responsabilidad de la realización
del proyecto a terceros (por ejemplo a los grupos destinatarios actuales)?
- ¿En qué medida ha cambiado el rol de su organización y de los grupos
destinatarios en el curso del proceso?

7.3 ¿Cómo estima la sostenibilidad financiera del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Será necesario un nuevo apoyo financiero para mantener los efectos una vez
terminado el proyecto?
- ¿Qué otras fuentes financieras o recursos propios pudo movilizar hasta ahora o
podría movilizar (en forma realista) en el futuro?

Las siguientes informaciones son indispensables para la comunicación con nuestros

donantes. Por favor denos una breve opinión sobre cada uno de los puntos
siguientes, a modo de conclusión para el proyecto total. Para ello puede hacer
alusión a secciones anteriores (por ejemplo: logro de los objetivos individuales).

8. Estimación global ¿Cómo valoran Ud. y el grupo destinatario —sucintamente—el

proyecto total? (1 - 2 páginas)

8.1 ¿Cómo fue de eficaz el proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Alcanzó el proyecto sus objetivos? En caso negativo ¿por qué no?
- ¿Correspondió el proyecto con sus expectativas?

8.2 ¿En qué medida son apropiados los efectos del proyecto?
Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué importancia tienen para los grupos destinatarios los efectos esperados o
logrados, desde la perspectiva actual?

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8.3 ¿Ha contribuido el proyecto a un desarrollo a largo plazo?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Cómo ha contribuido el proyecto al objetivo de desarrollo o general (efecto
indirecto) formulado en el Contrato?

8.4 ¿Perdurará lo que se ha logrado para los grupos destinatarios?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿En qué medida persistirán los cambios logrados en los grupos destinatarios, aun
sin un nuevo apoyo financiero?

8.5 ¿Qué se aprende del proyecto?

Aspectos de especial interés para MISEREOR
- ¿Qué lecciones importantes resultan —resumidamente—de la realización del
proyecto?

9. Cooperación con MISEREOR (aprox. ½ página)

¿Cómo valora en general la cooperación con MISEREOR en el proyecto concluido?
Una opinión crítica y sincera de su parte nos brinda un importante aporte para
continuar mejorando la cooperación, en diálogo con nuestras organizaciones
contrapartes. ¡Muchas gracias!

III: Aspectos de la cooperación financiera

A continuación deseamos explicitar algunos puntos centrales relativos a nuestra

cooperación financiera y a la elaboración de informes, que en detalle fueron estipulados en
las "Disposiciones Generales del Contrato", documento que recibió junto con el Contrato del
proyecto. Por favor lea con atención las mismas.

1. Al menos dos veces al año esperamos de su parte un Informe financiero. El mismo debe
estar estructurado de acuerdo al Plan de egresos e ingresos (Plan de costos y de
financiación) aprobado y abarca, por lo general, un período de 6 meses.
Adicionalmente, con la solicitud para un nuevo pago por regla general se deben enviar
un informe financiero actualizado y una breve lista de las actividades realizadas en el
período correspondiente. Esto tiene que ver con el período máximo para pagos por
adelantado. Véase al respecto el Punto (4) "Otras indicaciones".
Para proyectos financiados con recursos de Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe
e. V. (KZE) deberá elaborarse un Informe de auditoría semestral. Dicho informe debe estar
certificado por un auditor reconocido e independiente. Lo mismo vale para proyectos de
MISEREOR con un apoyo superior a 100.000,00 euros o proyectos donde se ha previsto una
auditoría.

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Los Informes financieros y los Informes de auditoría deben estar en nuestras manos como
máximo 3 meses después de terminado el período al cual se refieren. Así, por ejemplo, el
Informe financiero referente al período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio
debe estar en MISEREOR a más tardar el 1 de octubre.

2. Para proyectos, cuyos Informes financieros semestrales tienen que estar certificados por
un auditor externo independiente, hemos elaborado —para la mayoría de los países—
una lista de los auditores por nosotros reconocidos. Por favor elija a partir de ella un
auditor. De no ser así, tenga en cuenta que la selección del auditor deberá efectuarse
siempre en acuerdo con MISEREOR/KZE.
Una vez decidido se firmará un "Contrato de auditoría" entre la Entidad jurídica
responsable del pro-yecto y el auditor, que fija la amplitud de la revisión y el tipo de
informes. Le pedimos enviarnos un original del contrato firmado. Anexo al "Contrato del
proyecto" le enviamos el Contrato de auditoría que debe utilizarse.
Por favor háganos llegar junto con cada Informe financiero (por lo general semestral) o
de auditoría una breve síntesis de las actividades realizadas, así como su opinión sobre las
partidas más importantes de ambos Informes.

Otras indicaciones
(1) Le comunicamos que nuestros aportes financieros son aprobados en EUROS.
Oscilaciones en la tasa de cambio (euro respecto a la moneda nacional) tienen por
tanto influencia en el monto efectivo de las sumas que Ud. recibe en moneda nacional.
Si el contravalor obtenido en moneda nacional es inferior a lo previsto (debido a una
revalorización de la moneda nacional respecto al EURO producida en el ínterin),
decidiremos junto con Ud. los posibles pasos a seguir para cubrir la reducción de los
ingresos (en moneda nacional). Si el Plan de costos incluyera una "Reserva", tales
recursos pueden utilizarse para este fin (previa autorización expresa de MISEREOR/KZE).

(2) Al iniciar el proyecto deberá abrirse una cuenta bancaria separada, exclusiva para el
mismo, a nombre de la entidad jurídica responsable. Por favor infórmenos junto con la
primera Solicitud de pago sobre los datos de la cuenta y de su titular. A través de esta
cuenta se realizarán todas las operaciones financieras del proyecto. Aportes de otras
organizaciones (aportes de terceros) y aportes propios también se depositarán en ella.
Por otra parte, al comienzo del proyecto le recomendamos abrir, en su contabilidad
interna, un centro de costos/centro contable separado para el proyecto.

(3) Por favor confirme de inmediato el recibo de cada importe que reciben de nosotros,
mediante el formulario que anexamos a cada pago. Envíenos también una copia de los
comprobantes bancarios correspondientes, en los cuales figuren eventuales comisiones
bancarias.

(4) La suma aprobada por MISEREOR/KZE es pagada en cuotas. Pagos a partir de recursos
públicos (Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe e. V./KZE) pueden cubrir un
período de como máximo 3 meses por adelantado (en el área de SEPA lapsos de 6
semanas), pagos a partir de recursos eclesiales como máximo 6 meses por adelantado.
El monto de los pagos adelantados depende de:
a) los avances del proyecto y los gastos liquidados hasta el momento (ver Punto III.1), así
como de
b) la necesidad de recursos mencionada y fundamentada por Ud. para el
correspondiende período (arriba mencionado). Para solicitar los pagos utilice por
favor el formulario para ello previsto (Solicitud de pago), que anexamos al Contrato
del proyecto.

Junto con cada Solicitud de pago necesitamos un informe financiero actualizado y una
breve lista de las actividades realizadas en el período en cuestión. Si en el momento de

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presentar la Solicitud de pago aún no contara con el Informe financiero oficial o el

Informe de auditoría (ver III.1) le pedimos enviarnos un Informe financiero provisorio. Para
tal fin utilice igualmente el formulario "Informe financiero de Ingresos y Egresos" y
adjúntelo a la Solicitud de pago. Ambos formularios se anexan al Contrato del proyecto.

(5) Posible reducción o aumento de nuestro aporte

Por principio nuestras donaciones se aprueban con el calificativo "de hasta" un monto
máximo men-cionado. Esto significa que, bajo determinadas condiciones, dicho monto
máximo puede ser reducido. Causas importantes al respecto pueden ser, por ejemplo:
a) que los gastos del proyecto sean menores que los previstos en el Plan de costos
aprobado. En este caso nuestro aporte se reduce proporcionalmente.
b) que el porcentaje acordado de aporte propio o de terceros (es decir aportes de su
organización o de otras) sea mayor que el previsto en el Plan de financiación
aprobado, pero los gastos se man-tengan inalterables. En este caso nuestro aporte
también se puede reducir.
Si por el contrario, el porcentaje acordado de aporte propio se redujera respecto a lo
previsto en el Plan de financiación aprobado por razones imprevistas e inevitables, bajo
determinadas condiciones el porcentaje de nuestro aporte puede aumentar. En este
caso aclararemos la situación en diálogo con usted. MISEREOR/KZE se reserva la
aprobación al respecto.
Por favor infórmenos de inmediato si los ingresos correspondientes al aporte propio
previsto o de terceros cambian.

Compare por favor con el Punto 7 de las "Disposiciones Generales del Contrato" de KZE y
el Punto 1.3 de las "Disposiciones Generales del Contrato" de MISEREOR.

(6) Aportes propios

En el caso de los aportes propios diferenciamos claramente entre aportes monetarios y
no-moneta-rios. Por favor tenga en cuenta que en el Plan de financiación sólo pueden
ser considerados aportes propios monetarios. Contribuciones materiales, laborales o
servicios en general (p. e. puesta a dispo-sición de salones, edificios, mobiliario o
equipamiento) no pueden ser reconocidos e incluidos en el Informe financiero.
Por favor presente todos los aportes propios no monetarios en un párrafo separado.

(7) Cambios durante el transcurso del proyecto y divergencias del plan de costos
Por favor infórmenos de inmediato si durante el transcurso del proyecto se observara un
cambio en la finalidad original del mismo (cambio del Objetivo greneral o de
determinados objetivos específicos). Hay cambios que pueden ser necesarios. En tal
caso, en diálogo con Ud. buscaremos una solución al respecto (comparar con las
Disposiciones generales del Contrato, Punto 4 de KZE y 2.1-2.2 de MISEREOR).

(8) Divergencias en rubros del Plan de costos aprobado (es decir sin modificación de los
costos totales), que sobrepasen el 20 %, constituyen para nosotros un cambio
considerable. Un cambio tal requiere siempre la aprobación previa de MISEREOR o KZE.

(9) Si en su proyecto estuvieran previstas obras de construcción le pedimos considerar

detenidamente los "Requisitos especiales para proyectos de construcción apoyados por
KZE".

(10) Si en el Plan de costos estuviera incluido el rubro "Reserva", tenga por favor en cuenta
que dichos recursos están en principio bloqueados. Los mismos sólo pueden ser
liberados en casos justificados y con expresa autorización previa de MISEREOR o KZE.

(11) Por favor tenga en consideración que no podemos reconocer gastos efectuados antes
de la fecha de inicio del proyecto fijada en el Contrato.

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