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PAQUETE CONTABLE II Helisa GW Guia para PDF
PAQUETE CONTABLE II Helisa GW Guia para PDF
Helisa GW
Guía para el estudiante
ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de
ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la
enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o
radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro
de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar
con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación
personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar
el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.
Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Bogotá – Colombia
Versión 01 - Abril 2010
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
CONTENIDO
Pág.
PRESENTACIÓN…………………………………………………………………... 5
GUÍA METODOLÓGICA…………………………………………………………… 6
UNIDAD UNO
1. PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW……………. 8
1.1 INDUCCIÓN A LOS PROGRAMAS SISTEMATIZADOS.………………. 9
1.2 INTRODUCCIÓN HELISA GW.………………………………………..…… 9
1.3 HELISA VERSIÓN DOS EN AMBIENTE WINDOWS ……………....….. 10
1.3.1 Ingreso y creación de empresa………………………………………..…… 11
1.3.2 Opciones………………………………………………………………..……. 12
1.3.3 Módulos………………………………………………………………..….….. 14
1.3.4 Grabar datos (documentos)…………………………………………..….... 17
1.3.5 Ayudas en la captura de datos……………………………………..…..….. 19
1.3.6 Ayudas en concepto………………………………………………….……… 20
1.3.7 Captura de datos…………………………………………………………….. 21
1.3.8 Opciones de uso poco frecuente ……………………………….……..….. 22
1.3.9 Grabación de datos por meses……………………………………………. 23
1.3.10 Impresión de comprobantes y libros oficiales…………………………… 24
1.3.11 Función de Análisis financiero………………………………………..…… 26
1.4 PROGRAMA CONTABLE HELISA GW.……………………………...…… 28
1.4.1 Instalación…………………………………………………………………….. 29
1.4.2 Creación de empresas……… …………………………………………….... 31
1.4.3 Parámetros……………………………………………………………….…... 35
1.4.4 Administrador – Contabilidad.............…………………….…..………..…. 73
1.4.5 Administrador - terceros – centros de costos…………………..………… 77
1.4.6 Administrador - Cuentas por cobrar y por pagar………………….……… 79
1.4.7 Administrador – Bancos……………………………………………………… 84
1.4.8 Grabación de Datos y utilitarios……………………..……………………. 86
1.4.9 Asientos del mes…………………………………………………………...... 94
1.4.10 Cierre de un periodo fiscal….…………………………………………........ 101
UNIDAD DOS
2. PRESENTACIÓN DE INFORMES……………………………………….. 104
2.1 INFORMES DE LIBROS AUXILIARES Y OFICIALES.…….…….……. 104
2.1.1 Informes e Impresión de documentos…………………………………… 103
2.1.2 Impresión de datos por meses ………………………………….……….. 105
2.1.3 Análisis Financiero………………………………………………………... 111
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………….………. 115
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Módulo Guía Paquete Contable II
Apreciado estudiante:
El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir,
lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de
apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos
individuales y de grupo.
BIBLIOGRAFÍA
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PRESENTACIÓN
Es por ello que se ha creado este módulo de ayuda, ya que de manera práctica
usted podrá seguir paso a paso y con ayuda de su formador procesar de manera
técnica la información del taller de contabilidad II. La información trabajada en
Excel se podrá comparar muy fácilmente mediante la captura de datos en el
programa HELISA GW, y de esta manera nos entregará en debida forma los
estados financieros básicos.
http://www.catalogodetecnologia.com/pagamanet/web/companyCategory.aspx?ipa
=*&npa=Todos+los+Países&idi=1&txb=astuto
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Módulo Guía Paquete Contable II
GUÍA METODOLÓGICA
1. Las clases presenciales didácticas por el Formador haciendo uso del método
inductivo-activo.
Los módulos guías utilizados por el INCAP, para el desarrollo cada uno de los
cursos, se elaboran teniendo en cuenta esta metodología. Sus características y
recomendaciones de uso son:
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DIAGNÓSTICO
INFORMACIÓN GENERAL
Regional_____________Programa__________________Módulo__________
Estudiante_________________________Formador_____________________
EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA
Estilo de aprendizaje_____________________________________________
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Módulo Guía Paquete Contable II
UNIDAD UNO
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FDH - FDEH
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Módulo Guía Paquete Contable II
Versión actual:
Aun cuando las empresas están migrando toda la información a la versión actual,
todavía se utiliza el programa que se basa en DOS, que realmente es muy bueno
por su solidez, perfecto funcionamiento, fácil manejo y de una operación excelente.
Es por ello que a continuación se hará un breve acercamiento a la versión DOS
4.2 K, por cuanto son muchas las compañías que todavía lo utilizamos. Con la
misma filosofía de esta versión, se aplicó en GW.
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El crear una nueva empresa en el sistema Helisa, no implica que esta tome todos
los módulos activos en otras empresas, recuerde que cada una de las 99 empresas
que se tienen permitidas en el sistema Helisa puede tener parámetros diferentes.
Al ingresar nos encontramos con los módulos de trabajo cuyos códigos van desde
F1 a F12. Con la tecla TAB se habilitan Módulos/datos.
Con INS (insert) se crea una nueva empresa y se despliega la lista de códigos.
Para empresas disponibles. Se da enter al código seleccionado y se procede a
digitar los datos. Recuerde que el nombre de la empresa, ni la fecha se podrán
modificar posteriormente.
Inmediatamente se crea la empresa y se define cuál PUC se va a utilizar
procedemos a ingresar con TAB y se despliega:
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Módulo Guía Paquete Contable II
1.3.2 Opciones
F2 - Modificar los datos de la empresa: coloque la información incluyendo el código
CIIU (Actividad económica).
F3 - Revisar parámetros:
Formas del código: Define los niveles del PUC.
Definición de cuentas con tratamiento especial: Se definen cuentas a fin de
incorporar dichas cuentas en los informes dependiendo de los módulos de
trabajo. El activo disponible corresponde al grupo 11, Caja 1105, Bancos
1110, IVA generado 240805, IVA descontable 240810 (cuentas que debe
definir en el PUC), Retenciones practicas y anticipo de impuestos (RF,
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ReteIva, Reteica) y en las conexiones se definen las cuentas que van a ser
incorporadas a los informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Subgrupos para estados financieros (balances): Organización para la
presentación del balance general clasificado y que servirá para el análisis
financiero.
Formas para el código de los Centros de costos: Utilizaremos solo un centro
de costos definidos con XXXX (cuatro dígitos).
Podría ser 5001 para Administración,
5002 para Tesorería y
5003 Contabilidad;
F4 - Definir usuarios:
Corresponde al Administrador del programa que a partir de este momento
va a cambiar el código de acceso, definirle a los usuarios su propia clave de
ingreso y las diferentes acciones y opciones de trabajo.
En este caso usted proceda a crear su nombre con INS y posteriormente
una clave (es preferible numérico).
Tecleando Enter indique la empresa en la cual usted va a trabajar.
Acciones a las que tendrá derecho, ante lo cual debe cambiar: No puede
crear nuevas empresas, ni modificar los datos de la empresa, ni parámetros,
así como no podrá crear usuarios, ni tampoco hacer asientos más de un
mes atrás, ya que podría cambiar datos contables que variarían impuestos o
informes ya entregados a la Gerencia. Mientras el estudiante conoce el
manejo podrá corregir y anular documentos, crear terceros, cuentas nuevas
en el PUC, variar la fecha de un documento entre otras acciones.
Opciones que podrá trabajar: Informes en contabilidad, manejo de
impuestos y terceros, informes por centros de costos y por supuesto los
informes de cartera (cuentas por cobrar) y las cuentas por pagar. En el
HELISA contador no poseemos los módulos de Kardex, Facturación,
presupuesto ni administración de cuenta cero (la cual corresponde a
contabilidad oficial), si usted. activa estos módulos estos no se reflejaran,
hasta tanto no se adquieran.
F5 - Documentos y/o formas:
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Módulo Guía Paquete Contable II
Podrá anular (DEL o SUPR) los documentos que no requiera y crear (INS o
Insert) algunos documentos nuevos con dos letras que no estén utilizadas.
NOTA: La naturaleza de nuestros documentos debe ser 0 (otro documento)
si usted coloca los de ventas (#5) debemos tener el módulo de Kardex y
facturación, igualmente el #7.
En cuanto a Cancelación de cuentas se definen dos documentos a saber
cancelación cuentas de resultado y cancelación de terceros.
F7 - Elaborar Copia:
Es de vital importancia efectuar en cada sesión de trabajo un Backup, por
cuanto a los computadores pueden llegar virus que hacen imposible en
algunos casos recuperar información. Las copias de seguridad deben
permanecer al día según su trabajo realizado.
Proceda a marcar los archivos a copiar con F2, como el plan de cuentas es
el más extenso y si no desea copiarlo con barra espaciadora podrá
desmarcar. Después de ello sólo tendrá que oprimir enter. Al efectuar el
Backup el programa solicita la unidad en la cual vamos a grabar, el
programa no deja hacer copia en la misma unidad. Si va a grabar en
memoria USB, debe saber qué letra (unidad) le asignó el equipo, por lo que
previamente debe crear una nueva carpeta con un nombre no muy extenso
(máximo 10 letras).
1.3.3 Módulos
La función que incluye el programa HELISA CONTADOR a saber Contabilidad,
Impuestos/terceros, Centros de costos, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar,
corresponde a la información que entrega el programa, después de capturar datos
por medio de los documentos que se empiezan a crear digitando enter, ante lo
cual se despliegan los documentos previamente creados.
F1 - Contabilidad.
Despliega el menú principal con cartilla de cuentas (PUC), consulta de
libros, elaboración de informes para imprimir, transferencia de datos a fin de
exportar, informes para análisis financiero y otras monedas a fin de capturar
la tasa de cambio oficial.
Cartilla de cuentas: Se puede digitar el PUC de acuerdo a las necesidades
de la empresa, sin embargo HELISA trae los PUC básicos, por lo tanto
proceda a digitar TAB y tome el patrón 1: PUC comerciantes, después de
verificarlo de enter (a copiar), espere que termine de copiar y luego de
liberar (flecha arriba) podrá digitar cualquier número y este lo llevará allí.
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F2 - Impuestos/Terceros.
El módulo se utiliza para obtener información, revisar, verificar y extraer datos
respecto a los movimientos por números de NIT o cédulas, dependiendo de las
características de la información gravada previamente.
Permite crear un nuevo tercero, modificar y anular utilizando INS (crea), DEL
(borra) y ENTER (modifica). No se permite borrar un tercero que tenga movimiento.
Administración de terceros: Puede asociar un tercero con una cuenta
específica a fin de evitar que se ingrese información que no corresponda al
módulo de trabajo. Un tercero-gastos, Ingresos o empleados etc.
Es muy práctico para resumir la información por cada Nit o cédula, e
igualmente para enviar información Exógena para la DIAN.
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Forma de pago. (Nota: Las formas de pago debe crearlas desde.... Shift
en opciones de uso poco frecuente). Se pueden definir hasta 99 formas
de pago.
01 Contado días 0 monto 100%
02 Crédito 30 días 30 100%
03 Crédito 60 días 60 100%
Lo anterior con el fin de establecerle a cada cliente una forma de pago y
para que en el momento de la captura, por medio de los documentos, éste
los aplique de forma automática.
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DEL (Suprimir): Si deseo anular una línea completa de datos por error en la
información.
R (Retención): usted debe digitar la retención en la fuente ya sea por compras o
por proveedores, de forma manual, pero cuando haya digitado correctamente la
cuenta con la base y el porcentaje, solo debe digitar R y el programa liquidará la
retención así parametrizada. Igual sucede para el caso de proveedores
(retención por pagar). SI usted NO DIGITÓ CORRECTAMENTE EN LA
APERTURA LOS PORCENTAJES DE RETENCIÓN ESTA AYUDA NO
FUNCIONARÁ. En cuyo caso debe proceder a colocarse en la cuenta
correspondiente y estando en concepto digitar F2, de esta manera podrá
corregir o actualizar las bases y los porcentajes.
I (IVA): Funciona de la misma manera que la retención, pero teniendo presente
la liquidación del Iva descontable y el Iva facturado o generado. Funciona para
una tarifa fija del Iva - en nuestro ejercicio de Global Ofimuebles Ltda utilizamos
la tarifa general del 16%.
F8 (librería): Esta ayuda se utiliza para grabar un documento parcial o total sin
necesidad de incorporarlo al sistema, sin embargo SOLO se activa cuando se
digitan los datos a grabar y se está situado en CODIGO. Con INS se crea y
luego coloca el nombre del documento. Posteriormente podrá ser utilizado
simplemente llamándolo con F8, busca el documento requerido y con ENTER lo
incorpora al documento para terminarlo de grabar o simplemente cambiar
valores. Para eliminar documentos de la librería utilice DEL.
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---> o Enter: Para ver la cartilla de terceros, si ha digitado una cuenta que
corresponde a cuentas por cobrar o por pagar va a la cartilla correspondiente,
allí ubica el tercero, pero si no aparece podrá crearlo (solo si el Administrador le
dejó esta función habilitada en Usuarios), de INS y preguntará NIT, Nombre,
dirección, teléfono, ciudad.
Posteriormente debe ir al módulo y agregar la información adicional, como
formas de pago, ante lo cual Podrá utilizar algunas de las que previamente
hemos creado a saber Contado, crédito 30 días etc., las cuales corresponden
a planes predefinidos, o también podremos utilizar F2 para cuotas variables y
F3 para cuotas fijas (pagos a 3, 10, 24, etc. meses, el sistema divide y fija las
fechas). De esta manera se agregan los datos tanto en contabilidad como en
los módulos de Cuentas por Cobrar, de Cuentas por Pagar y de terceros.
Para ingresar los valores en Débitos o créditos se utilizan las ayudas:
Signo - (menos) doble cero = 00 y el signo + (más) triple cero = 000, (Si usted
digitó 1 - (00) y + (000) el resultado es 100.000.
F9. Si usted ha creado cantidades fijas en ayudas de contabilidad, podrá
utilizarlas digitando el código por usted creado.
D (diferencia): Al terminar y a fin de evitar digitar la diferencia puede colocar D
(y el programa asienta el valor débito o crédito) a fin de realizar la partida doble
y proceder a cerrar el documento.
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Para todos los informes se muestran para su selección los diferentes medios de
salida detectados, como impresoras, pantalla, correo electrónico, fax,
archivador, archivos de cualquier tipo (hojas electrónicas, editores de texto…).
1.4.1. Instalación
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Desde este módulo de trabajo se inicia presentando la lista de 100 empresas, para
ir creando las que se requiera. Si usted adquirió una sola empresa no se podrán
habilitar sino dos números, uno para la prueba y el de la empresa real. Su formador
le indicará el número que le corresponde de acuerdo con la clase respectiva.
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NOTA: Los dos últimos pasos no son tan necesarios en la creación, posteriormente
se podrán agregar o corregir.
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Módulo Guía Paquete Contable II
En la parte inferior izquierda podremos encontrar las ayudas, que nos servirán
para comprender el entorno GW. Al teclear en ayuda se despliega el presente
informe, el cual servirá para aclarar inquietudes en cualquier momento dentro del
proceso de operación del sistema.
Helisa crea la tecla F1 como la manera directa para llegar a este lugar
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1.4.3 Parámetros
Globales: Son las variables de apoyo que utilizará el sistema para todas la
empresas.
Particulares: Son los que se utilizan durante el proceso y para cada empresa.
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Módulo Guía Paquete Contable II
GLOBALES-
o Lista de usuarios
Nota: si usted deja en 0 (cero) los meses a trabajar no permitirá su uso, es especial
para usuarios a los cuales sólo se le permite verificar la información. Se les admite
CONSULTAR hasta el número de meses que se desee. (Para la gerencia,
administración entre otros).
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o Lista de Variables
Una variable es un elemento que representa un valor dentro del sistema para
determinado concepto. Úselas para la definición de formatos impresos, las cuales
están divididas en dos clases:
Ingrese las ciudades que no estén aquí definidas. Con INS (crear) la información
aquí descrita se utiliza para cartera, terceros etc.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Bancos y Sucursales:
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La lista de monedas y tasas de cambio es única y “es disponible para todas las
empresas“.
o Paag e intereses:
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Módulo Guía Paquete Contable II
La tasa de interés de usura y la tasa de interés por mora de usura, del año
seleccionado, en el campo correspondiente. Este módulo se utiliza en este
momento solo para liquidar intereses por mora.
o Formas de Pago.
Con crear, modificar o eliminar usted podrá definirlas, aplicables a cuentas por
cobrar y por pagar.
Podrá crear formas de pago fijas o a una fecha cierta 30, 60, 45 90 días entre
otras. Para las formas de pago especiales. Usted podrá definir el porcentaje para
la primera cuota, y los saldos a cuotas diferenciales.
Para el taller proceda a crear las que a parecen en el modelo y con su formador
defina otras formas de pago.
o Definición de Formas
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En formatos para documentos coloque los sugeridos o las formas minerva, cuando
en la empresa poseemos algún modelo en especial, se podrá crear con las
herramientas. Para diseñar un formato tenga en cuenta:
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PARTICULARES.
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o Lista de funcionarios
o Lista de documentos
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“No olvide que debe habilitar al usuario a fin de que pueda ingresar la información”
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o Lista de precios.
o Contabilidad.
Las clases definidas por las entidades gubernamentales y reguladoras son: Activo,
pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos (incluye el costo de ventas y costos
operacionales), Cuentas de Orden y cuentas contingentes.
Niveles de clasificación:
Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las
cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta.
La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que
existen en Colombia.
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Módulo Guía Paquete Contable II
Utilice esta opción para parametrizar las cuentas del activo disponible, En la parte
inferior aparecen las notas para cada uno de los conceptos. Este cambia de
acuerdo al desplazamiento por los conceptos.
“En cada concepto se debe colocar una sola cuenta excepto en las conexiones de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, donde se pueden registrar varios códigos
de cuentas separados por comas”.
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Cada empresa puede optar por modificar la presentación del estado de resultados
clasificado, por cuanto depende de la actividad que este desarrollando.
La manera como esta organizado es: letra T se utiliza para los totales y C para
asignar las cuentas que traerá de la contabilidad, cuando se le solicite el informe
respectivo.
La reforma tributaria (ley 1111 de dic 27 de 2006), elimina totalmente, a partir del
ejercicio 2007, el sistema integral de ajustes por inflación que se había implantado
desde el año gravable 1992 y que producía efectos únicamente en el impuesto
sobre la renta y complementarios (Ver art.78 de la ley 1111 que derogó los
artículos 329 a 353 del ET).
http://www.jccconta.gov.co/consejot/publicaciones/Doctrinas-
PDF/eliminacion%20de%20los%20ajustes%20por%20inflacion.pdf
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Módulo Guía Paquete Contable II
Terceros e impuestos
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Se crean con INS incluyendo el recurso de tecla rápida utilizando en la creación del
código (letra). En esta opción es necesario crear los impuestos correspondientes
para la gestión de compras.
Por ejemplo IVA, ICA, Retención de IVA, Retención de ICA, Retención en la fuente,
Autoretención (sólo utilizado para las empresas que han sido así clasificadas y con
resolución para este fin), Valor bruto y descuentos.
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Módulo Guía Paquete Contable II
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“Si no quedan organizadas los informes que emitiremos serán irreales y afectarían
el desempeño del programa”.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Conceptos tributarios.
Le permite generar los conceptos tributarios para emitir los anexos oficiales.
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Posterior a su creación se debe proceder a ligar las cuentas o sea verificar según
el PUC previamente creado. Si no lo ha hecho puede dejarlo en pendiente para
luego continuar o de una vez ir a contabilidad cartilla de cuentas y copiarla del
PUC previamente creado por Proasistemas.
o Definición de formatos.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Centros de costos.
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Módulo Guía Paquete Contable II
Y para culminar con el proceso en cuentas por cobrar, se pueden establecer los
formatos que se requieran, como el modelo que está organizado en HELISA, luego
proceda a gravar el modelo para nuestra empresa.
Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a
las cuentas y subcuentas del PUC.
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o Análisis financiero.
Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a
las cuentas y subcuentas del PUC.
Los Grupos, son las listas para reunir la información pertinente a fin de obtener los
indicadores financieros, en forma de datos y gráfica.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Bancos.
De esta manera se hace mucho más productivo el tiempo que se requiere para
establecer las diferencias y la labor en este caso del auxiliar de contabilidad se
limita a realizar el proceso. Tiempo que utilizamos en otras tareas como pueden
ser el control tributario en general.
El modelo propuesto por Helisa para la opción para medio magnético, consiste en
la organización de la información, para hacer efectiva la conciliación por medio del
sistema.
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o Inventarios
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Módulo Guía Paquete Contable II
Posterior a este proceso se podrán definir las cuentas contables que afectan a los
inventarios, se inicia con la conexión que si se desea para facilitar labor se realiza
en línea con el animo de establecer menos detalles en el manejo del inventario.
A continuación se presenta la lista de cuentas a utilizar las cuales van ligadas con
los productos.
Así también se deben crear las bodegas en donde se van a controlar los
inventarios y por ende una cartilla de familias ligadas a los grupos, como por
ejemplo en una empresa manufacturera el grupo son muebles de hogar y la familia
podría ser camas y mesas de noche entre otras.
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En el caso de la carga fabril, esta se utiliza para el manejo de los elementos como
por ejemplo la mano de obra, así también otros costos como energía etc.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Gestión de ventas
Posterior a ello la organización del puesto de facturación, las cuentas que afectan
las ventas mediante los sistemas de facturación POS y PLU por ventas directas en
caja.
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UTILITARIOS
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Modificar documentos
Nos permite corregir asientos con error, ya sea por valores, error en codificación o
de terceros. Sin embargo debe tener presente que si afecta los módulos de cartera
y cuentas por pagar estos igualmente deberán modificarse las formas de pago
previamente creadas.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Copias de seguridad.
En este proceso uno de los mas importantes al ejecutar los Backups, que permiten
tener copias de los avances de los trabajos desarrollados, por cuanto no estamos
exentos de fallas en la energía (aun cuando ahora se adquieren UPS) que permiten
gravar sin error y cerrar correctamente. Los virus que llegan por diferentes medios,
incluyendo la Internet; es por ello que en las empresas no se permite sino los
correos corporativos y se bloquea el acceso a otras paginas o redes sociales.
El proceso es muy sencillo, creando una carpeta con la fecha del backup, esta
carpeta nueva estará situada en otra unidad, porque de otra manera no sería
optimo.
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Módulo Guía Paquete Contable II
o Cierre de Periodo
HELISA GW, maneja catorce (14) períodos: Los doce (12) meses (Enero,
febrero,..., diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelación.
El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables posteriores al
balance de Diciembre.
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El mes de cancelación (o sea periodo 14) utilícelo para cerrar las cuentas de
resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el patrimonio.
Una vez situado en enero puede grabar información de este mes. Para grabar la
información de los ajustes, utilice la opción de Asentar los libros, indicándole a
Helisa que se trata de un documento con fecha anterior, para que el programa
efectúe la reafectación necesaria de los meses subsiguientes.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Si usted requiere por ejemplo que todas las cuentas de gastos administrativos
tengan terceros y centros de costos, ubíquese en el grupo 51, márquelo y luego
proceda a modificar
Casos específicos que debemos constatar para su perfecto funcionamiento son las
cuentas de:
1- IVA descontable
2- IVA generado
3- Retenciones en la fuente
4- Demás cuentas
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Módulo Guía Paquete Contable II
Procedemos ahora a ligar las cuentas de los impuestos, de esta manera estarán
ancladas con los formularios y demás temas tratados en la parametrización.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Administración de terceros tiene como finalidad mantener al día las hojas de vida
de todos los terceros como el control sobre sus saldos y movimientos la
información aquí tratada nos servirá de mucha utilidad al reunir por medio del NIT o
cédula los acumulados de las transacciones comerciales ya sea de clientes,
proveedores, gastos, compras entre otros. El acumulado aquí reflejado incluyendo
las retenciones, son base para emitir los cerificados de retenciones, así como
reportar ante los organismos de control, con las DIAN o las TESORERIAS
MUNICIPALES. Es importante tener en cuenta que las hojas de vida son básicas
para cualquier procedimiento tributario.
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Módulo Guía Paquete Contable II
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Módulo Guía Paquete Contable II
Para emitir informes después de ingresar los documentos o captura de datos, usted
podrá entregar a tiempo reportes por cliente, por fecha, por tipo de documento o
generando y filtrando todos los documentos por tipo de cliente.
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Módulo Guía Paquete Contable II
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Es igual al de cuentas por cobrar, y emite la información de las cuentas por pagar
que usted haya parametrizado, conforme la primera parte de este módulo.
Conciliar con contabilidad emite los informes cuando en contabilidad aparecen las
cifras que han sido grabadas por documentos, y en este módulo de acuerdo con
las formas de pago, de manera que en algunos eventos se realizan correcciones
en los documentos, pero no en los módulos de cuentas por cobrar y por pagar-. De
esta forma se realiza el procedimiento para verificar y corregir mediante el proceso
en utilitarios.
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Módulo Guía Paquete Contable II
Nos permite emitir el control del libro auxiliar con los movimientos detallados por
cada entidad financiera, así también por sucursal, nos beneficia para llevar el
control real para el departamento financiero.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
En estado de bancos muestra los saldos de los bancos a una fecha definida por el
usuario incluyendo cheques a la fecha así como los postfechados.
En los movimientos de los bancos aparece el libro auxiliar con entradas y salidas
con los asientos contables tanto en cuentas corrientes, como de ahorro.
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Módulo Guía Paquete Contable II
El módulo que se aplica y mediante el cual se ingresan todas las operaciones del
proceso que desagrega la información a cada uno de los módulos, es por ello que
“Si usted no tiene el cuidado de agregar la información solicitada en cada uno de
las ventanas, esta no alimentará los demás módulos” de modo que no operarían
funcionalmente.
Advertencia:
Debido a que esta opción es la columna vertebral del sistema, es importante que
toda la información registrada por este medio, sea lo más real y confiable posible
para obtener consultas e informes verídicos, siendo un apoyo en la toma de
decisiones, y en el cumplimiento de las reglamentaciones estatales.
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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Nos permite crear terceros desde la captura de datos con INS. Desde la ventana
terceros.
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Al finalizar la captura de cuentas por cobrar y por pagar se definen las formas de
pago, como en el ejemplo crédito a 30 días.
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Módulo Guía Paquete Contable II
con todos los documentos (del tipo escogido) que pueden ser impresos en este
momento. Continúe con el procedimiento como en el caso anterior.
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Utilitarios
Esta función permite las opciones que significan un cambio radical en la base de
datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificación de la información
contable. Por lo tanto por medio de este módulo procedemos a cerrar un mes y
también a corregir la información derivada de errores o de ingreso de datos
adicionales.
Cierre de un mes:
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HELISA GW, maneja catorce (14) períodos: Los doce (12) meses (Enero,
febrero a diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelación
Modificar documentos
Helisa nos permite arreglar, corregir e implementar los documentos que han
tenido modificaciones, sin embargo es importante aclarar que en el evento
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Con clic derecho Helisa GW despliega un submenú con las opciones de:
Transacciones, fecha del documento, preguntas al documento, negocio y
borrar el documento.
El sistema sólo permite borrar documentos del mes que se está procesando,
para borrar un documento se presiona CTRL + DEL por cada transacción o
SHIFT + DEL para borrar todo el documento.
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1.4.9 Asientos del mes. Después de haber grabado los saldos iniciales, proceda
a trabajar el mes de diciembre.
Debe ingresar documento por documento utilizando todas las ayudas propias del
programa. Cuando se trabaja con inventarios no es posible que usted cambie el
orden de fechas y documentos, por cuanto altera los promedios del kárdex.
Al grabar primero recibos de caja, antes de las facturas, se presenta error, ya que
el sistema nunca podrá cruzar los pagos con cargo a cada factura.
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RECIBO DE CAJA
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Utilización de la librería
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Factura de Venta.
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Para que la captura de datos sea mas rápida utilizamos las ayudas a saber: En
cuenta.. … buscar el código. Con clic derecho ubicamos impuestos y con base en
los datos parametrizados ubicamos las retenciones con las diferentes tarifas,
permitiendo ubicarlas en debito o crédito según los requerimientos del asiento
contable.
Así también ubica terceros, si no está creado con INS procederá a definirlas.
En valores proceda a colocar el valor y con el signo más (+) coloca 000 y con el
signo menos (-) para 00.
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El mes de cancelación que corresponde a periodo 14. Utilícelo para cerrar las
cuentas de resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el
patrimonio.
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UNIDAD DOS
PRESENTACION DE INFORMES
FDH - FDEH
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Los informes para libros oficiales a saber. Libro mayor y balances, libro diario
columnario, libro de inventario y balances.
NOTA: Para cambiar la condición se puede haciendo doble clic con el mouse o
ubicándose en la casilla y con barra espaciadora
EDH
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Como lo habíamos
anotado la contabilidad
sin informes no tiene la
relevancia, por cuanto
recordemos que la norma
establece que debe ser
verificable...
A continuación vemos
algunos de los modelos
de impresión que se
pueden obtener por
pantalla o impresa.
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Mediante el uso de los programas contables, podremos obtener los informes que
se requieren para la gerencia financiera.
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ÉXITOS
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BIBLIOGRAFÍA
www.empresariosaldia.com
www.helisa.com
www.ccb.org.co
http://www.cijuf.org.co/decretos
http://www.estatutotributario.gov.co
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