Sistematización Pastoral

Manual del usuario

Sistema de Contabilidad SIP® 5.0 NIIF
Contenido
Introducción ...................................................................................................................................................1
Ingreso al Sistema ..........................................................................................................................................1
Conociendo el entorno...................................................................................................................................2
1. Menú ......................................................................................................................................................3
2. Nombre de la Entidad ............................................................................................................................3
3. Mes de trabajo .......................................................................................................................................3
4. Usuario ...................................................................................................................................................3
5. Iconos .....................................................................................................................................................3
6. Notas ......................................................................................................................................................3
Ingresando Información al Sistema................................................................................................................3
Creación de Movimientos ..........................................................................................................................3
Modificación de Movimientos ...................................................................................................................7
Crear un nuevo documento .......................................................................................................................7
Eliminar un documento ..............................................................................................................................7
Prefijar Movimientos..................................................................................................................................7
Cargar Movimientos Prefijados ..................................................................................................................7
Creación de Cuentas (PUC) ............................................................................................................................8
Crear una cuenta ........................................................................................................................................9
Otros datos de la cuenta ............................................................................................................................9
Código corto .........................................................................................................................................10
Especial .................................................................................................................................................10
Definición .............................................................................................................................................10
Tercero .................................................................................................................................................10
Cuenta Local .........................................................................................................................................10
Parámetros ...........................................................................................................................................10
Modificar una cuenta ...............................................................................................................................11
Eliminar una cuenta .................................................................................................................................11
Creación de Saldos .......................................................................................................................................11
Consultar los Saldos .................................................................................................................................13
 Actualizar los Saldos .................................................................................................................................13
Presupuestos ................................................................................................................................................13
Centros de Costos ........................................................................................................................................14
Comprobantes ..............................................................................................................................................15
Terceros........................................................................................................................................................16
Nomina .........................................................................................................................................................17
Administrar Empleados ............................................................................................................................17
Liquidar Nomina .......................................................................................................................................18
Liquidar Prima ..........................................................................................................................................19
Liquidación ...............................................................................................................................................19
Inmovilizado Material ..................................................................................................................................20
Consultas e Informes ....................................................................................................................................21
Buscar Movimientos.................................................................................................................................21
Cuenta Detallada ......................................................................................................................................22
Tercero Detallado .....................................................................................................................................23
Auxiliares ..................................................................................................................................................24
Presupuesto .............................................................................................................................................24
Mayor y Balance .......................................................................................................................................25
Caja Diario ................................................................................................................................................25
Estado de Resultados ..............................................................................................................................26
Estado de situación financiera .................................................................................................................26
Estado de Flujo de Efectivo ......................................................................................................................27
Terceros....................................................................................................................................................28
Certificado de retención...........................................................................................................................28
Plan Único de Cuentas .............................................................................................................................29
Notas a los comprobantes .......................................................................................................................29
Cuadre de Caja .........................................................................................................................................29
Utilidades .....................................................................................................................................................30
Abrir mes contable ...................................................................................................................................30
Cierre Anual..............................................................................................................................................31
 Agenda Financiera ....................................................................................................................................31
Acciones Automáticas ..............................................................................................................................32
Generar comprobante de pago de retenciones en la fuente ..............................................................32
Generar comprobantes mensuales ......................................................................................................32
Usuarios....................................................................................................................................................33
Gestionar Acceso a Cuentas .....................................................................................................................34
Configuración ...........................................................................................................................................34
Notas a los estados financieros ................................................................................................................35
Copias de Seguridad .....................................................................................................................................36
Historial de Actividad ...................................................................................................................................38
Ayuda / Acerca de… .....................................................................................................................................38
Introducción
El Sistema de Contabilidad SIP® 5.0 permite la gestión contable de forma fácil y
eficiente.

Ingreso al Sistema
El ingreso al sistema se realiza haciendo doble clic sobre el icono “Contabilidad” que

encontrará en el escritorio del sistema.

Dependiendo de la velocidad del equipo podrá ver en un par de segundos la ventana de

inicio de sesión, en esta ventana debe ingresar un usuario y una contraseña, estos
datos son indicados por el personal del SiP al instalar el programa.

1
Si alguno de los datos ingresados es incorrecto se mostrará un mensaje de color rojo
indicando el error:

Si los datos son correctos verá la ventana principal del programa que se compone de
algunos elementos que se detallarán más adelante

Conociendo el entorno

1. Menú
2. Nombre de la Entidad
3. Mes de trabajo
4. Usuario
5. Iconos
6. Notas

2
1. Menú
Contiene todas las opciones para utilizar el sistema de contabilidad, Creaciones,
Consultas y Utilidades.

2. Nombre de la Entidad
Indica la el nombre y el NIT de la entidad que usa está autorizada a usar el sistema de
contabilidad.

3. Mes de trabajo
Indica el mes de trabajo de la contabilidad.

4. Usuario
Indica el nombre del Usuario que ingresó al sistema contable.

5. Iconos
Los iconos son botones que tienen accesos directos a las opciones más usadas en el
sistema, permiten acceder rápidamente a las funciones especificadas.

6. Notas
Es una barra localizada en la parte inferior del programa en la que se presentan
mensajes informativos y de ayuda al usuario del sistema.

Ingresando Información al Sistema

Creación de Movimientos

Para crear un movimiento diríjase al menú “Creaciones” y luego haga clic en la opción
“Movimientos” o en la ventana principal presione el botón “Movimientos”.

3
La pantalla cambiará a una como la siguiente:

En esta ventana debe elegir el tipo de Norma que utilizará para contabilizar los
movimientos, las opciones son
Local: Los movimientos afectan la contabilidad local.
NIIF: Los movimientos afectan la contabilidad internacional.
Ambas: Los movimientos afectan ambas contabilidades.

Después de haber elegido el tipo de contabilidad se escoge el día del comprobante,

luego el comprobante (puede presionar F3 para buscar o hacer clic en la lupa que
aparece al final del campo), se agrega el número del documento, este campo se llena
automáticamente con el último documento disponible, finalmente se presiona “Enter” y
pueden suceder 2 cosas,

Primera: el documento no existe

4
Si el documento no existe los campos del movimiento se habilitan
Segunda: el documento existe
Se abrirá un cuadro de Dialogo en el cual se preguntará si desea abrir o no el
documento existente.

Procedimiento en el primer caso

Cuando los campos del movimiento se habiliten se verán más claros, aquí debe
ingresar el número de la cuenta del movimiento, el tercero, el detalle del movimiento y el
valor del mismo en el campo Debito o Crédito según el movimiento realizado.

Nota: siempre desde la lupa puede realizar búsquedas.

Mientras ingrese esta información es posible que aparezcan otros cuadros de dialogo
en los que sea necesario ingresar más información.

Para agregar el movimiento ingresado al documento debe hacer clic en el botón con el

icono si no falta información para el movimiento ingresado este se visualizará en el

campo que contiene la lista de movimientos del documento.

Continúe agregando los movimientos que requiera.

Para guardar el documento presione el botón , al hacer clic en el botón

se presentarán las siguientes opciones para grabar

5
De igual forma que en la versión anterior puede presionar F10 para grabar únicamente
o F9 para grabar e imprimir.

Si no presiona ninguna de estas teclas puede marcar con el cursor las opciones que se
presentan en pantalla, si marca “Imprimir” el comprobante se imprimirá después de
guardar, si marca la opción “Adjuntar Soporte” se abrirá una ventana para que agregue
al documento imágenes de soporte escaneadas.

Finalmente haga clic en para almacenar el comprobante, después de

almacenado, los campos en el formulario se limpiarán para ingresar otro documento.

Procedimiento en el segundo caso

Cuando el documento existe visualizará en pantalla una ventana como esta

Si hace clic en la opción “Si” se cargarán los movimientos del documento existente.

El botón estará disponible, si hace clic sobre este los campos del

movimiento se habilitarán y los botones

también estarán disponibles.

6
Modificación de Movimientos
Para modificar los movimientos haga doble clic sobre un movimiento de la lista de
movimientos del documento, los datos del movimiento se cargarán en los campos del
movimiento y podrá modificarlos, haga las modificaciones que requiera y para grabar
los cambios presione el botón “Actualizar Comprobante”.

Crear un nuevo documento

Si desea borrar todos los movimientos presione el botón “Crear Nuevo Comprobante”,
se limpiará la lista de movimientos y deberá ingresar nuevamente la información del
documento.

Eliminar un documento
Para eliminar un documento presione el botón “Eliminar Movimientos”, se abrirá una
ventana de verificación de la acción, al hacer clic en “Si” el documento que haya
cargado será eliminado.

Prefijar Movimientos
Para prefijar los movimientos es necesario antes haber agregado movimientos a la lista

de movimientos, presione el botón , se abrirá la siguiente ventana

Ingrese un nombre para el prefijado y haga clic en “Agregar”.

Cargar Movimientos Prefijados

Para cargar movimientos prefijados presione el botón , se abrirá la

ventana de la página siguiente, al hacer clic sobre un elemento de la lista de prefijados
este se cargará en la lista del movimiento, desde el mismo formulario puede eliminar los
prefijados haciendo clic en el botón eliminar que se encuentra al frente del nombre del
prefijado.

7
Creación de Cuentas (PUC)
Para crear las cuentas del Plan de Cuentas diríjase al menú “Creaciones” y luego elija
la opción PUC, se desplegará un nuevo menú en el cual se encuentran las opciones
NIIF y Local, si elige el menú “NIIF” se abrirá el formulario para crear las cuentas
usadas en la contabilidad bajo Normas Internacionales, si elige “Local” se abrirá el
formulario para crear las cuentas usadas bajo las Normas Locales, ambas ventanas
para la creación del plan de cuentas son iguales, excepto en la ventana de creación del
PUC NIIF en la cual hay un campo adicional que sirve para homologar las cuentas, el
campo se llama “Cuenta Local” y permite seleccionar una cuenta de la norma local.

La ventana de creación del PUC se presenta a continuación

8
Crear una cuenta
Para crear una cuenta debe ingresar los datos del código o número de la cuenta, el
nombre e indicar si esta es de último nivel o no, siempre que quiera crear una
subcuenta la cuenta superior debe existir, con esos datos puede hacer clic en Agregar
para guardar la cuenta.

Otros datos de la cuenta

Además de los datos obligatorios para la creación de la cuenta existen otros
importantes de parametrización que permitirán mayor fiabilidad en la información ya que
ayudarán al usuario en el momento que realizando asientos en el sistema.

9
Código corto
El código corto permite ingresar un nombre corto para una cuenta, ejemplo para la
cuenta “Alimentación” es posible escribir el código “Ali”, este código puede ser usado al
ingresar movimientos para agilizar el proceso de digitación y es de fácil recordación.

Especial
Las cuentas pueden definirse como especiales, hay varios tipos de cuentas especiales
que aparecen al hacer clic en la flecha de la lista desplegable.
Estos tipos de especiales permiten indicar si una cuenta manejará
Inmovilizado Material y que tipo de inmovilizado manejará.

Definición
Esta opción permite indicar si la cuenta maneja tercero o no.

Tercero
En caso tal de que una cuenta maneje tercero es posible escoger un tercero
predeterminado para dicha cuenta.

Cuenta Local
Esta opción únicamente aparece en la creación del PUC NIIF y permite homologar una
cuenta de la norma internacional a una de la norma local, esto es establecer el
equivalente de una cuenta con otra.

Parámetros
Es cuenta de retención?
Permite indicar si la cuenta pide un valor de retención en la fuente.
Pide código tributario
Permite indicar si la cuenta solicitará ingresar un código tributario
Pide tercero informativo
Permite indicar si la cuenta solicitará ingresar un tercero informativo
Pide impuesto al consumo
Permite indicar si la cuenta solicitará un valor para el impuesto al consumo

10
Pide IVA Asumido
Permite indicar si la cuenta solicitará el valor de IVA asumido
Pide Documento de Referencia
Permite indicar si la cuenta solicitará un documento de referencia (Número o
consecutivo de un soporte contable)

Finalmente haga clic en el botón

Modificar una cuenta

Para modificar una cuenta únicamente debe hacer clic sobre la cuenta a modificar, se
cargarán los datos en el formulario, realice la modificación que necesite y presione el

botón

Eliminar una cuenta

Para eliminar una cuenta seleccione la cuenta que desea eliminar y a continuación

haga clic en el botón , Si la cuenta ha sido utilizada en algún movimiento o

como configuración del programa esta no podrá ser eliminada.

Creación de Saldos
Al igual que la creación del PUC, los saldos pueden ser creados tanto para Norma
Internacional como para Norma Local eligiendo la opción correspondiente, para crear
los saldos iniciales debe encontrarse en el año y mes inicial de la contabilidad, en el

formulario verá un botón , al hacer clic en este botón se mostrará el

siguiente formulario

11
Los datos requeridos para crear los saldos son la cuenta, el tercero, el centro de costos
(Si es el Administrador puede crear saldos para cualquier centro, de lo contrario este
campo tendrá asignado el centro del usuario que ingresó al sistema y estará bloqueado
para modificación), y el valor, Elija la opción “Agregar” para guardar el saldo, “Limpiar” o
“Nuevo” para crear un saldo nuevo y “Eliminar” para eliminar el saldo actual.

El saldo creado podrá ser visualizado en la lista de saldos como se muestra a

continuación

12
Consultar los Saldos
En la ventana de Saldos es posible consultar los saldos, con terceros, a un nivel de
cuentas especificado, desde y hasta una cuenta para un rango de meses, si desea
consultar entre meses específicos presione el botón “Buscar”, si desea consultar los
saldos para todo el año presione el botón “Buscar Todos”.

Cuando el usuario es Administrador puede consultar los saldos consolidados, esta

consulta muestra los saldos de todos los centros de costos del sistema.

Actualizar los Saldos

Para actualizar los saldos presione el botón “Actualizar Saldos”, se abrirá una ventana
en la que se indica el mes que se está actualizando, espere hasta que el proceso
finalice y consulte nuevamente.

Presupuestos
El Sistema de Contabilidad SIP V5.0 NIIF permite presupuestar cuentas para registrar
las metas y llevar un control de estas.

13
Agregar un presupuesto es sencillo, elija el centro de costos, la cuenta a presupuestar y
establezca el valor presupuestado, es posible crear los presupuestos de forma
automática haciendo clic en el botón “Crear Auto”.

Centros de Costos
Predeterminadamente el Sistema de Contabilidad SIP V5.0 NIIF tiene un centro de
costos llamado “Administración General”, cada centro de costos tiene una configuración
independiente, esta configuración debe ser copiada desde algún otro centro de costos.

Similarmente a la creación del presupuesto es posible crear el centro de costos

14
Los datos necesarios para crear el centro son el número del centro, puede ingresar
máximo 99999 centros de costos, el nombre del centro, el saldo inicial del centro y debe
elegir desde cual centro copiará la configuración.

Como habitualmente se ha realizado en otros formularios haga clic en “Agregar” para

guardar, “Nuevo” o “Limpiar” para crear un nuevo centro y “Eliminar” para eliminar el
centro de costos seleccionado.

Comprobantes
Cree desde esta opción los comprobantes que requiera, inicialmente los comprobantes
de Ingreso, Egreso, Ajustes, Depreciación, Amortización, Deterioro, Cierres ya están
creados, sin embargo en caso de requerir otro tipo de comprobante puede agregarlo
desde esta opción, la dinámica para administrar los comprobantes es la misa que en
formularios anteriores.

15
Terceros
Con la misma dinámica que se ha usado en los casos anteriores para la creación,
modificación y eliminación de registros, proceda con los terceros.

16
Nomina

El menú de nómina tiene cuatro opciones “Administrar Empleados”, “Liquidar Nomina”,

“Liquidar Prima” y “Liquidación”

Administrar Empleados
La opción Administrar Empleados permite registrar un empleado en el sistema y
configurar su salario, la periodicidad de este además de las entidades a las que está
afiliado para en cuestión de seguridad social y prestaciones sociales, permite
igualmente configurar las cuentas que serán usadas para realizar movimientos
automáticos como las funciones para Liquidar y de Liquidación.

17
Liquidar Nomina
Mediante esta opción puede liquidar la nómina para un empleado que se encuentre
registrado y activo en el sistema, el formulario de liquidación de nómina se enseña a
continuación

18
La nómina se calculará de forma automática para el empleado seleccionado y se
generarán los movimientos necesarios para hacer el registro en la contabilidad.

Liquidar Prima
La liquidación de la prima funciona igual a la liquidación de la nómina

Liquidación
La liquidación genera el comprobante de liquidación definitiva del empleado y lo marca
como inactivo en el sistema.

19
Inmovilizado Material
Mediante el formulario de Inmovilizado Material puede registrar los bienes tangibles e
intangibles, muebles e inmuebles en la contabilidad, en el mes inicial de la contabilidad
puede agregar bienes desde el formulario, en meses posteriores es necesario hacer los
registros de estos desde el formulario de movimientos al hacer un asiento.

Dependiendo de la cuenta de inmovilizado material seleccionada las etiquetas de la

información general cambiarán ajustándose a la información requerida para el tipo de
inmovilizado ingresado.

En esta ventana puede ver la valoración del bien, cuanto se ha mejorado, deteriorado,
depreciado o si se ha vendido.

Es posible también agregar para los elementos de Inmovilizado Material imágenes con
las cuales podrá tener un registro más detallado de los bienes ingresados.

20
Cada inmovilizado material tiene una información general y una información de la
depreciación, en la información de la depreciación es posible ajustar las cuentas usadas
para registrar la misma, como también asignar el tiempo de depreciación tanto en
Norma Internacional como Local

Si desea marcar los bienes con un código de barras el sistema basado en la

codificación del bien genera un código de barras.

Consultas e Informes

Buscar Movimientos
La ventana de búsqueda de movimientos permite buscar todos los movimientos en un
mes dado, es posible filtrar los resultados por: Cuenta, código tributario, comprobante,
documento, centro de costos, documento de referencia, día, tercero, detalle, valor y tipo
de contabilidad (Local, Internacional o ambas).

21
Cuenta Detallada
Esta opción permite consultar los movimientos realizados para una cuenta
seleccionada, con un tercero, en un rango de fechas y para un centro de costos.

22
Tercero Detallado
Mediante esta opción se pueden consultar los movimientos que se ha realizado para un
tercero seleccionado.

Nota: Debido a que el procedimiento para las consultas aplica de forma similar se
presentan a continuación cada uno de los tipos de informes que realiza el
sistema, ver una vista previa de estos documentos, guardarlos en PDF o
imprimirlos siempre puede realizarse desde la barra inferior que se muestra a
continuación.

23
Auxiliares

Presupuesto

24
Mayor y Balance

Caja Diario

25
Estado de Resultados

Estado de situación financiera

26
Estado de Flujo de Efectivo

27
Terceros

Certificado de retención

Esta opción permite generar un certificado de retención para un tercero.

28
Plan Único de Cuentas

Notas a los comprobantes

En el sistema de contabilidad es posible hacer anotaciones a cada documento, desde
esta opción se puede consultar todas las notas hechas a los documentos de un
comprobante en un rango de fechas.

Cuadre de Caja
Con esta opción es posible consultar los movimientos que ha tenido una cuenta de caja
y permite conocer en caso de que sea necesario conocer el valor a liquidar para un
periodo determinado.

29
Utilidades

Abrir mes contable

Al hacer uso de esta opción se abre la siguiente ventana

Con esta opción se puede cambiar el mes de trabajo o pasar al mes de trabajo
siguiente.

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Cierre Anual
Para hacer uso del cierre anual es necesario que se haya actualizado los saldos del
año, esta opción crea los saldos finales, los comprobantes de cierre y los saldos
iniciales para el año siguiente al año cerrado.

También es posible desplazarse a otro año ya cerrado haciendo uso de la opción “Abrir
Año”

Agenda Financiera

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La agenda financiera permite agregar y gestionar compromisos en el sistema como lo
son el pago de impuestos o eventos importantes, aquellos compromisos que sean
agregados serán notificados al usuario al iniciar el programa o si lo desea será
notificado por correo electrónico.

Acciones Automáticas

Generar comprobante de pago de retenciones en la fuente

Esta opción genera de manera automática el comprobante con los movimientos para el
pago de las retenciones en la fuente realizadas en un mes.

Generar comprobantes mensuales

Automáticamente el Sistema de Contabilidad V5 NIIF realiza depreciaciones,
amortizaciones y causaciones, esta opción debe utilizarse al finalizar cada mes.

32
Usuarios
Para la seguridad del sistema se crearon los usuarios, a estos usuarios es posible dar
un nivel de permisos para utilizar el sistema, un usuario con un nivel de permisos bajos
únicamente podrá consultar o crear, un usuario con permisos Administrativos podrá
realizar cualquier tipo de operaciones en el sistema, inclusive eliminar.

33
Gestionar Acceso a Cuentas
Para unas restricciones más rigurosas se desarrolló esta opción que permite bloquear
por cuentas específicas las actividades que realice el usuario con estas.

Configuración
Desde este formulario se permite ajustar la configuración general del programa, la
configuración de la contabilidad, la red y el centro de mensajes, estas configuraciones
serán usadas en el funcionamiento habitual del programa y generalmente dependen de
las necesidades y preferencias personales.

34
Notas a los estados financieros
En las normas internacionales los estados financieros deben imprimir con ellos notas en
las que se revela en detalle estos estados o hechos específicos sobre el manejo de la
contabilidad en una entidad, el formulario al cual se accede mediante esta opción
permite ingresar la notas predeterminadas y que siempre deben ir impresas en los
estados financieros como lo son la información general de la entidad y las políticas
contables que la entidad ha adoptado.

35
Copias de Seguridad

Las copias del Sistema de Contabilidad SIP V5.0 NIIF son livianas y ocupan poco
espacio, para realizarlas se Utiliza el Menú “Crear Copia de Seguridad” debe mostrarse
en pantalla un formulario como el siguiente:

36
En este formulario se selecciona el destino de la copia de seguridad, se escoge la
contabilidad de la cual se hará la copia (En el caso de que se trabajen varias entidades
con el mismo programa).

Si se ha elegido una ruta puede presionarse clic en Iniciar

Y la operación comenzará, cuando haya finalizado un mensaje se mostrará en pantalla
indicando que todo ha salido correctamente.

Es posible restaurar una copia de seguridad, creada con anterioridad, tenga en cuenta
que al restaurar una copia antigua la información nueva se borrará.

Haga copias de seguridad periódicamente, de ser posible cada día.

37
Historial de Actividad
En el historial de actividad puede verse todas las acciones realizadas por cada usuario
en una fecha o rango de fechas especificado, también es posible filtrar los resultados y
obtener información más específica como ¿Quién creó movimientos el día X de X
horas a Y horas?

Ayuda / Acerca de…

En esta ventana se visualiza información sobre Sistematización SIP e información sobre
la versión del Sistema Contable.

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