Manual de Procedimientos de La Biblioteca Gonzalo Robles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
BIBLIOTECA GONZALO ROBLES
Departamento en Dirección General: 24.09.09

Planeación y Calidad COMERI: 23.09.09
Gerencia de Tecnología
Índice
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO

HISTÓRICO
I
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FICHA BIBLIOGRÁFICA II
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FICHA CATALOGRÁFICA III
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA EN SALA IV
PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO V
PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMOINTERBIBLIOTECARIO VI
INSTRUCTIVO DEL MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO HISTÓRICO
INSTRUCTIVO DE LOS ACERVOS DE LA BIBLIOTECA GONZALO ROBLES
- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de liberación: Área responsable:
10.08.06 Departamento de Biblioteca y Catálogos
Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

Procedimiento para el 31.08.07 FCE-BIB-PR.01 02
registro y actualización del
Páginas : Tipo de documento: Nivel:
catálogo histórico 1/9 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y

ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO
HISTÓRICO


1 OBJETIVO
Este procedimiento establece las actividades que se realizan para registrar la

información requerida en la base de datos del Catálogo Histórico de las
novedades, nuevas ediciones y reimpresiones de casa matriz y filiales, con objeto
de mantener actualizado el catálogo histórico.
2 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en la Biblioteca “Gonzalo Robles” del FCE. Se

incorporará todas aquellas obras editadas o que lleven en sello del Fondo de
Cultura Económica, sin importar año o lugar de publicación.
Inicia con la recepción del material a la biblioteca, incluye su registro a la base del
Catálogo Histórico y termina con la incorporación del libro en el acervo y con la
validación a través de un reporte trimestral.
3 POLÍTICAS
1. Cualquier cambio, actualización y modificación que se realice al presente

procedimiento estará a cargo del Departamento de Biblioteca y Catálogos,
como queda referido en el Manual de Gestión de la Calidad.
2. Sólo se registrará la información de la obra cuando ésta se encuentre ya
editada y presente en la Biblioteca “Gonzalo Robles”.
3. No se podrá dar de alta un nuevo título mientras no esté registrado el autor.
4. La información se registrará en cada uno de los campos de acuerdo a las
normas de Catalogación Angloamericanas 2ª edición.
5. La información que debe contener cada registro del Catálogo Histórico está
descrita en el Instructivo del mantenimiento de catálogo histórico (FCE-BIB-
IT.01)
6. El personal de la biblioteca realiza la consulta en línea de los documentos
de origen externo en disposición electrónica (ver punto 6 del presente
procedimiento), con lo cual se asegura de la vigencia de los mismos.
7. Para el caso de los documentos externos impresos, la edición que se
maneja es la que cubre los objetivos del procedimiento.
4 DEFINICIONES.
Catálogo Histórico. Base de datos de la Biblioteca Gonzalo Robles, que contiene

el acervo bibliográfico de la misma.
Novedades. Obra que se publica por primera vez dentro del fondo editorial.


Proveedor: El proveedor de libros para la Biblioteca puede ser la Gerencia de

Producción, Subgerencia de Almacén y Tráfico, Dirección General, Filiales en el
extranjero.
Revisión Interna. Procedimiento que lleva a cabo la Gerencia de Producción para

otorgar el visto bueno del libro.


5 DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO


5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Personal de Recibe lista y libros del proveedor, para Lista del
Biblioteca registro o actualización del catálogo histórico. proveedor
2. Personal de Coteja que los libros recibidos sean los que se Lista del
Biblioteca indican en la lista del proveedor. proveedor
Si está correcto, ir a paso 4.

Si no está correcta continuar.
3. Personal de Se detalla la falta en el acuse y en la lista del Lista del
Biblioteca proveedor y se recibe el resto del material. proveedor
4. Personal de Firma de recibido y coteja el tablero de control

Biblioteca con el material recibido. Si se entregó el
material pendiente se descarta del tablero de
control y se procede a colocarlo en el acervo
bibliográfico.
5. Personal de Ubica los libros no registrados en el catálogo

Biblioteca histórico en el área del proveedor
correspondiente, asignada en Biblioteca, para
su registro.
6. Asistente de Revisa los datos de los libros.

Biblioteca
Si el proveedor proporciona la clave del libro ir
a paso 8, de lo contrario continuar.
7. Asistente de Espera para su registro hasta que el proveedor

Biblioteca proporcione la clave del libro.



8. Asistente de Se registran los datos del libro en la base de Registro del
Biblioteca datos del Catálogo Histórico. Ver Instructivo del Catálogo
mantenimiento del Catálogo Histórico. Histórico
FCE-BIB-RE.01
Si el proveedor del libro es la Gerencia de
Producción, en su procedimiento de revisión Instructivo del
interna, o la Dirección General continuar. De lo mantenimiento
contrario ir a paso 10. del Catálogo
Histórico
FCE-BIB-IT.01
9. Personal de Obtiene copia de la portada, a la cual se le
Biblioteca asienta el número de ficha, se coloca la copia
en el tablero de control para indicar que no se
tiene físicamente el libro y regresa el libro a la
Gerencia de Producción o en su caso a la
Dirección General. Espera a que Almacén lo
distribuya.
10. Asistente de Se archiva la lista del proveedor en la carpeta

Biblioteca correspondiente.
11. Personal de Coloca el libro en el acervo de la biblioteca en Instructivo de los
Biblioteca el lugar correspondiente. acervos de la
Biblioteca
“Gonzalo Robles”
FCE-BIB-IT.02
12. Asistente de Mensualmente se registra en la bitácora Bitácora
Biblioteca correspondiente el número consecutivo de
libros que se han incorporado al catálogo
histórico, con lo cual se tiene el control
bibliográfico de lo editado en el FCE.
13. Jefe del Solicita vía correo electrónico, a la Gerencia de Bitácora
Departamento de Tecnología, un archivo de los títulos
Biblioteca y capturados en el trimestre (autor, título,
Catálogos clasificación Dewey, encabezamiento de
materia, reseña, imagen y número de cutter),
para su revisión y verificar de esta manera que
la información en el Catálogo Histórico se
encuentre completa y el total de libros
corresponda con la bitácora.
Termina el procedimiento.


6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS
ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad
6.2 N.A. Angloamerican Cataloguing Rules 2ª edition
6.3 N.A.
Dewey Decimal Classification 20 edition
Tablas de Cutter
6.4 N.A. Catálogo de la Biblioteca del Congreso de Washington
en línea.
6.5 N.A. Catálogo del Sistema de bibliotecas de la UNAM
(Librunam)en línea
6.6 N.A. Catálogo de la Biblioteca Daniel Cosio Villegas de El
Colegio de México en línea
6.7 FCE-BIB-IT.01 Instructivo del mantenimiento del Catálogo Histórico
6.8 FCE-BIB-IT.02 Instructivo de los acervos de la Biblioteca “Gonzalo
Robles”


7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

7.1 FCE-BIB-RE.01 Registro del Catálogo Histórico
7.2 FCE-BIB-FV.01 Ficha de verificación de las características
de registro y actualización del Catálogo
Histórico
8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología
1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción
N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología

(Intranet)
9 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

AFECTADAS CAMBIO CAMBIO
10.08.06 00 Todas Unidad Editorial Implementación del

Sistema de Gestión de la
calidad
30.04.07 01 Todas Representante de Mejoras al sistema
la Dirección Documental, cambio en
la lista de distribución,
separación de anexos y
cambio del código de
identificación en el
encabezado por la
desaparición de la unidad
editorial
31.08.07 02 4,5,6,11 Representante de Mejoras al Sistema
numeración de


políticas, cambio del
código de identificación
en el encabezado por la
desaparición de la
Unidad Editorial.
Se añade la actividad
Jefe del No. 8

Departamento de Se modifica la
Biblioteca y codificación de los
Catálogos instructivos 01 y 02.
Cambia el nombre del
instructivo 02
Se incorpora el control
de libros capturados en
la actividad 11 y 12.


Procedimiento de 31.08.07 FCE-BIB-PR.02 01
elaboración de ficha Páginas : Tipo de documento: Nivel:
bibliográfica 1/7 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE
FICHA BIBLIOGRÁFICA

1 OBJETIVO
Proporcionar la ficha bibliográfica de la obra solicitada por la Unidad de

Tramitación de Reimpresiones y Documentación (UTR), para su aprobación de
reimpresión en el Comité Administrativo de Selección de Reimpresiones y Nuevas
Ediciones (CASER).
2 ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable exclusivamente a las obras consideradas

para su reimpresión y nueva edición.
El presente procedimiento inicia con la solicitud por parte de la UTR, incluye la

elaboración de la ficha bibliográfica y termina con la entrega de la ficha a la UTR.
3 POLÍTICAS

a sugerencia de la Unidad de Tramitación de Reimpresiones y
Documentación, como queda referido en el Manual de Gestión de Calidad.
2. La Unidad de Tramitación de Reimpresiones y Documentación será la

responsable de solicitar oportunamente la ficha bibliográfica requerida, vía
correo electrónico.
3. La solicitud comprende los siguientes datos: autor, título y clave, es enviada

por corre electrónico.
4. La Biblioteca Gonzalo Robles será la encargada de elaborar la ficha

bibliográfica, a través del Catálogo Histórico, dándole el formato requerido
con los siguientes datos: título, autor, colección, coeditor, título original,
traductor, pie de imprenta, paginación, dimensiones, clave, ISBN y reseña.
5. La Biblioteca Gonzalo Robles guardará las solicitudes recibidas, las fichas

bibliográficas elaboradas y los avisos de envío de las mismas un año, para
posteriormente limpiar el archivo e iniciar un nuevo periodo de
almacenamiento de estas evidencias.
-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -


4 DEFINICIONES.
Ficha bibliográfica. Es la anotación completa y ordenada de los datos esenciales

del material que representa. Los elementos componentes de dicha ficha dan la
información necesaria para identificar la obra en bibliotecas o librerías, para
distinguirla de otras obras y de otras ediciones de la misma obra y para señalar su
importancia en relación con el propósito de la compilación.
ISBN. Internacional Standard Book Number, Número Internacional Normalizado

del Libro. El conjunto de estos dígitos debe de ir precedido por las siglas ISBN.
Pie de imprenta. Lo conforma el lugar de impresión, expresión del nombre del

impresor o de la imprenta y el año de la edición.
Título original.- Título con el que una obra apareció en la primera edición.


5 DESARROLLO


5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

1. Jefe del Recibe vía correo electrónico de la Unidad de
Departamento de Tramitación de Reimpresiones y
Biblioteca y Documentación la solicitud de Ficha
Catálogos Bibliográfica que contiene un listado de las
obras propuestas para su reimpresión con los
datos de: autor, título y clave.
2. Jefe del Imprime la solicitud con el listado de las obras Lista de obras
Departamento de sobre las que se solicita ficha bibliográfica
Biblioteca y
Catálogos
3. Jefe del Consulta la base de datos del Catálogo Ficha
Departamento de Histórico del FCE y elabora por cada uno de bibliográfica
Biblioteca y los títulos el archivo con la información FCE-BIB-RE.02
Catálogos necesaria para hacer la ficha bibliográfica la
/ Bibliotecario cual trabaja y guarda en procesador de texto.
4. Jefe del Valida que las Fichas Bibliográficas generadas Lista de obras
Departamento de correspondan con el listado de las obras
Biblioteca y propuestas para su reimpresión con base en Ficha
Catálogos las claves del FCE. bibliográfica
FCE-BIB-RE.02
Si hay diferencia continua, de lo contrario ir a
paso 6.
5. Jefe del Indica en el listado las fichas faltantes. Lista de Obras
Departamento de Ir a paso 3.
Biblioteca y
Catálogos
6. Biblioteca Envía y da aviso vía correo electrónico las Ficha

Gonzalo Robles fichas bibliográficas a la Unidad de bibliográfica
Tramitación de Reimpresiones y FCE-BIB-RE.02
Documentación.
Termina Procedimiento




7.1 FCE-BIB-RE.02 Ficha bibliográfica
de elaboración de ficha Bibliográfica.

N. A. Versión Electrónica-sólo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)




Calidad
31.08.07 01 Todas Representante de Mejoras al Sistema
numeración de
en el encabezado por
adscripción a la
Gerencia de
Producción.

Anexos del Procedimiento de
Elaboración de Ficha
Bibliográfica
ANEXO 7.1
FCE-BIB-RE.02
FICHA BIBLIOGRÁFICA
Bibliográfica
Bibliográfica
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO.
Ficha Bibliográfica
2. OBJETIVO DEL REGISTRO.

Tener los datos bibliográficos de la obra propuesta para su análisis, evaluación y
toma de decisión para su reimpresión por casa matriz y/o filiales
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO.
Jefe de Biblioteca
4. FORMA DE LLENADO.
Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS.
La ficha bibliográfica contendrá los siguientes datos, no se debe poner el nombre de

los campos, tan solo el contenido.
Id. Nombre Descripción

1. TITULO Indicar el nombre convencional que le da el autor a su
obra y con el que se conoce internacionalmente.
2. AUTOR Indicar la personal u organismo responsable del
contenido de la obra. Se asienta por apellido y después
nombre.
3. COEDITOR Indicar al corresponsable de la edición, publicación o
distribución de la obra.
4. COLECCIÓN Indicar el grupo de obra al que pertenece.
5. TITULO Título con el que una obra apareció en la primera
ORIGINAL edición.
6. TRADUCCIÓN Mencionar el nombre del traductor de la obra. Se indica
con nombre y apellido, en ese orden.
7. PIE DE Se menciona el número de la edición de la obra a partir
IMPRENTA de la segunda edición, punto, dos guiones. Mencionar
en seguida, o al inicio, según el caso, lugar de edición,
dos puntos y espacio, editorial, una coma y año de la
edición mas un punto al final.
Ejemplo: 2ª ed.—México :FCE, 2001.
Bibliográfica

8. DESCRIPCIÓN Número de páginas foliadas con abreviatura pp, dos
FÍSICA puntos, la abreviatura ilus. si la obra contiene
ilustraciones y las dimensiones en alto y ancho de las
obra. Ejemplo: 171 pp. : ilus. ; 21 x 14 cm
9. CLAVE Indicar la asignación alfanumérica otorgada por el FCE
para la identificación interna de las obras.
10. ISBN Indicar el número internacional normalizado del libro.
11. RESEÑA Mostrar una síntesis de la obra
Bibliográfica
ANEXO 7.2
FCE-BIB-FV.02
FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS

CARACTERÍSTICAS DEL PROCEDIMIENTO
Bibliográfica
Fecha de revisión: Código de documento:

Ficha de verificación de las N.A. FCE-BIB-FV.02
características del procedimiento Referencia : Revisión:

FCE-BIB-PR.02 00
Procedimiento de elaboración de ficha catalográfica, FCE-BIB-PR.02
Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de Registro Plan de reacción/

control acciones en caso
de no
conformidad
Fichas Visual 100% Por evento Listado de obras n. a Elaborar fichas
bibliográficas propuestas para faltantes
generadas su reimpresión vs
Fichas generadas

catalográfica 2/10 Procedimiento 2
1 OBJETIVO
Este procedimiento establece las actividades para elaborar la ficha catalográfica

de cada una de las obras publicadas por el Fondo de Cultura Económica de casa
matriz y filiales para su incorporación en las páginas preliminares, ayudando así al
control bibliográfico y al catalogador.
2 ALCANCE
Este procedimiento concierne a la Gerencia de Producción, Gerencia Editorial y

filiales.
Inicia con la recepción de la solicitud de elaboración de ficha catalográfica para

las novedades, nuevas ediciones y reimpresiones editadas en casa matriz y filiales
de todas las obras publicadas en el Fondo de Cultura Económica; incluye la
entrega de la ficha catalográfica al solicitante y termina con la revisión de la ficha
impresa en el libro.
3 POLÍTICAS

como queda referido en el Manual de Gestión de Calidad.
2. La ficha catalográfica se elaborará de acuerdo a las “Políticas

Institucionales de Catalogación y Clasificación para el Proceso en la
Fuente” FCE-BIB-RE.09.
3. La Gerencia de Producción por medio del editor del Departamento de

Cuidado Editorial, serán quienes solicitarán a través del registro Solicitud de
ficha catalográfica FCE-BIB-RE.03, la elaboración de la ficha.
4. Las filiales solicitarán vía correo electrónico, a través del registro Solicitud
de ficha catalográfica FCE-BIB-RE.03, la elaboración de esta.
5. La Gerencia Editorial solicita la elaboración de una ficha catalográfica

cuando las obras son producidas por un proveedor externo, a través del
registro Solicitud de ficha catalográfica FCE-BIB-RE.03.
6. El Departamento de Impresión y Encuadernación será quien solicite la

elaboración de las fichas catalográficas cuando se trate de reimpresiones;
solicitándola vía correo electrónico ya que no requiere el llenado del registro
de solicitud.


7. La solicitud de elaboración de ficha catalográfica comprende los siguientes

datos:
Autor
Colaborador, compilador, prólogo, etc.
Traductor
Ilustrador
Título
Subtítulo
Título en el idioma original
Tema de la obra
Coeditores
Número de la edición
Año de la edición
Número de páginas foliadas
Ilustraciones
Dimensiones
Colección y número
ISBN
Se anexa:
Preliminares
Cuarta de forros
4 DEFINICIONES.
Catalogación.- Se cataloga una obra para identificarla y distinguirla de otras obras

y también de otras ediciones de la misma obra y en algunos casos de otras
impresiones de la misma edición. La descripción puede exigir también que sean
explicados la naturaleza, el alcance, la historia bibliográfica y las relaciones de esa
obra con otra u otras.
Es el proceso mediante el cual el catalogador va a preparar las fichas necesarias

para identificar cada uno de los materiales que integran las colecciones de una
biblioteca.
Clasificación.- Es el arte de asignarles un lugar o espacio determinado dentro de

un sistema general de semejanzas y relaciones mutuas, y siguiendo unos criterios
definidos de distribución. El criterio principal corresponde a la interrelación
temática.
Encabezamientos de materia.- Palabra (s) o término (s) específico (s) que

describe el contenido de la obra.

Ficha catalográfica.- Es en donde de manera adecuada y de acuerdo con

normas catalográficas establecidas se registran los elementos para identificar la
obra. Consta de siete áreas: área del título y de la mención de autoría, área de la
mención de edición, área del pie de imprenta, área de la descripción física, área
de la mención de serie, área de las notas y área del ISBN.
Número de autor o Cutter.- Uno o más caracteres convencionales que

representan al nombre del autor del libro y que los diferencían entre los que tiene
la misma clasificación.
Proceso en la fuente.- Cuando la ficha catalográfica aparece en la obra, por lo

general en la página legal, ésta es de gran ayuda para el catalogador y el control
bibliográfico.
Programa modificación de reseña del Catálogo Histórico. Aplicación (software)

que permite tener el formato de la ficha catalográfica de los libros contenidos en el
Catálogo Histórico.


5 DESARROLLO



1. Personal Recibe de la Gerencia de Producción o filiales Solicitud de ficha
Biblioteca (vía correo electrónico) la solicitud de catalográfica
“Gonzalo Robles” elaboración de la ficha catalográfica de las FCE-BIB-RE.03
novedades o nuevas ediciones, o la solicitud
vía correo electrónico para reimpresiones.
Cuando se trata de reimpresiones ir a paso 6,

de lo contrario ir a paso 2.
2. Jefe del Novedades o nuevas ediciones: Ficha
Departamento de catalográfica
Biblioteca y Cataloga a tercer nivel de acuerdo a las Reglas FCE-BIB-RE.04
Catálogos de Catalogación Angloamericanas, asigna
encabezamientos de materia y número de autor Angloamerican
(Cutter). Cataloguing
Rules 2ª edition
3. Jefe del Envía al solicitante la ficha catalográfica por Ficha

Departamento correo electrónico e imprime 2 copias, una para catalográfica
de Biblioteca y la Biblioteca “Gonzalo Robles”, y otra se anexa FCE-BIB-RE.04
Catálogos a la solicitud.
4. Jefe del Fotocopia la solicitud de la ficha para archivo
Departamento de
Biblioteca y
Catálogos
5. Bibliotecario Entrega al solicitante el original de la solicitud
con las fichas impresas. (Gerencia de
Producción)
Ir a paso 10.
6. Jefe del Consulta en las carpetas de fichas
Departamento de Catalográficas para verificar si la ficha ya se
Biblioteca y encuentra elaborada.
Catálogos
En caso afirmativo continuar, de lo contrario ir a
paso 8.



7. Bibliotecario Le saca una fotocopia a la ficha y vía correo
electrónico se avisa al solicitante que la (s)
ficha (s) están listas.
Ir a paso 10.
8. Jefe del Elabora con el apoyo del programa Catálogo

Departamento de modificación de reseña del catálogo histórico, Histórico
Biblioteca y se le asigna clasificación, se pasa la FCE-BIB-RE.01
Catálogos información al procesador de texto y se
imprime. Ficha
catalográfica
FCE-BIB-RE.04
9. Bibliotecario Envía las fichas elaboradas al solicitante vía

correo electrónico, notificándolo de esta
manera.
10. Jefe del Revisa la ficha catalográfica impresa en las Bitácora de

Departamento páginas preliminares cuando llega el ejemplar fichas
de Biblioteca y por revisión interna a la biblioteca. catalográficas
Catálogos FCE-BIB-RE.08
Si se encuentran errores continuar de lo
contrario ir a paso 12. Ejemplar a
revisión
11. Jefe del Se anota cualquier modificación o corrección en Bitácora de
Departamento la copia que guarda la biblioteca, corrigiendo e fichas
de Biblioteca y incorporando el original para ser utilizado en la catalográficas
Catálogos reimpresión. Semestralmente se notificará al FCE-BIB-RE.08
área correspondiente el producto no conforme
generado por parte de ellos y que es detectado
en la Biblioteca.
12. Jefe del Cada tres meses se reporta a la Gerencia de Bitácora de
Departamento Producción las fichas catalográficas elaboradas fichas
de Biblioteca y mensualmente, con lo cual se toman acciones catalográficas
Catálogos correctivas, preventivas o de mejora en su FCE-BIB-RE.08
caso.
Termina procedimiento.

NO.
ANEXO TÍTULO
DOCUMENTO
6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la
Calidad
6.2 N.A Angloamerican
Cataloguing Rules 2ª
edition
6.3 N.A.
Dewey Decimal
Classification 20 edition
Tablas de Cutter
6.4 N.A. Catálogo de la Biblioteca
del Congreso de
Washington en línea.
6.5 N.A. Catálogo del Sistema de
bibliotecas de la UNAM
(Librunam)en línea
6.6 N.A. Catálogo de la Biblioteca
Daniel Cosio Villegas de
El Colegio de México en
línea
6.7 FCE-BIB-RE.01 Catálogo Histórico
6.8 FCE-BIB-RE.09 Políticas Institucionales de
catalogación y
clasificación para el
proceso en la fuente

7.1 FCE-BIB-RE.03 Solicitud de ficha catalográfica.
7.2 FCE-BIB-RE.04 Ficha catalográfica.
7.3 FCE-BIB-RE.08 Bitácora de fichas catalográficas
7.4 FCE-BIB-RE.09 Políticas Institucionales de Catalogación y
Clasificación para el Proceso en la Fuente
de elaboración de ficha catalográfica



N. A. Versión electrónica-sólo lectura Gerencia de Tecnología


Calidad
numeración de políticas,
cambio del código de
identificación en el
encabezado por la
desaparición de la
Unidad Editorial.
Incorporación de
Jefe del actividades de
Departamento de seguimiento, medición y
Biblioteca y análisis, así como de un
Catálogos nuevo registro.
Se modifica política 2, se
añade política 3.



13.10.08 02 1,2,5,6-8, 10 Jefe del Se modifica el alcance
Departamento de del procedimiento para
Biblioteca y incluir la prestación de
Catálogos este servicio a las
filiales.
Se clarifica el control
del producto no
conforme una vez
identificado en la
Biblioteca.
Se crea y agrega como
referencia el
documento “Políticas
Institucionales de
Catalogación y
Clasificación para el
Proceso en la Fuente”

Anexos del
Procedimiento de
Elaboración de ficha
catalográfica
ANEXO 7.1
FCE-BIB-RE.03
SOLICITUD DE FICHA CATALOGRÁFICA

Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
1
Área Solicitante:_______________________________________________
Favor de registrar los siguientes datos de la obra

AUTOR (ES): 2
COLABORADOR, COMPILADOR, PRÓLOGO, ETC: 3
TRADUCTOR: 4
ILUSTRADOR: 5
TITULO: 6
SUBTITULO: 7
TITULO EN EL IDIOMA ORIGINAL: 8
COEDITORES: 9
NUMERO DE EDICIÓN 10
COLECCIÓN Y NÚMERO 11
NUMERO DE PÁGINAS FOLIADAS DIMENSIONES DEL EJEMPLAR

13
12
AÑO DE PUBLICACIÓN 14
ILUSTRACIONES 15
16
ISBN:
17
PÚBLICO AL QUE ESTÁ DIRIGIDA LA OBRA:
18
CLASIFICACIÓN POR ÁREAS DE CONOCIMIENTO:
Nombre del solicitante Firma del solicitante

19
Para ser llenado por la Gerencia Editorial

Tipo de contenido para registro del ISBN. Indicar con “X” una sola opción
Crónica periodística 20 Poesía
Cuento Preescolar
Educación básica y media Novela
Ensayo Tesis doctorado
Libros universitarios Otro
Literatura infantil
IMPORTANTE:
Esta solicitud deberá estar acompañada de preliminares y/o ejemplar
Para uso exclusivo de Biblioteca “Gonzalo Robles”

Fecha de Entrada: 21 Hora de Entrada: 22
23
Fecha de Salida:
Hora de Salida: 24
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
1. TÍTULO: SOLICITUD DE FICHA CATALOGRÁFICA
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Tener los datos correspondientes de la obra para la elaboración de la ficha
catalográfica del área solicitante a la Biblioteca “Gonzalo Robles”.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Solicitante
4. FORMA DE LLENADO:
Manual o medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:

Indicar quien realiza la solicitud de elaboración de la
1. Área Solicitante
ficha.
2. AUTOR Indicar quién es el autor de la obra
COLABORADOR,
Se registrará el nombre de todo aquel que intervenga
3. COMPILADOR,
en la obra
PRÓLOGO, ETC
4. TRADUCTOR Nombre del traductor
5. ILUSTRADOR Nombre del ilustrador, fotógrafo o dibujante
Palabra o frase con que el autor expone, enuncia o da
6. TITULO
a conocer el nombre de la obra.
7. SUBTÍTULO Información extra del título
TITULO EN EL
En el caso de una obra que ha sido traducida, indicar el
8. IDIOMA
título en el idioma original
ORIGINAL
9. COEDITORES Indicar en su caso, el nombre de los coeditores
NUMERO DE
10. Indicar de forma ordinal el número de edición
EDICIÓN
COLECCIÓN Y Indicar el nombre de la colección a la que pertenece la
11.
NÚMERO obra y en su caso, el número de obra en la colección.
NÚMERO DE
12. PÁGINAS Indicar el total de páginas foliadas de la obra
FOLIADAS
DIMENSIONES Indicar las medidas en el formato: largo x ancho,
13.
DEL EJEMPLAR expresado en centímetros.
AÑO DE
14. Indicar el año en que la obra será editada
PUBLICACIÓN
15. ILUSTRACIONES Indicar si la obra tiene o no ilustraciones, dibujos,
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
fotografías, mapas, tablas, etc.

Indicar el número internacional del libro (Internacional
16. ISBN
Standard Book Number)
PUBLICO AL
QUE ESTÁ Indicar el tipo de lector. Ejemplo: niños, jóvenes, obra
17.
DIRIGIDA LA de difusión, etc.
OBRA
CLASIFICACIÓN
18. POR ÁREAS DE Tema o temas que abarca la obra.
CONOCIMIENTO
NOMBRE Y
Indicar el nombre y la firma de quien requisita la
19. FIRMA DEL
solicitud de ficha catalográfica
SOLICITANTE
TIPO DE
CONTENIDO Indique el tipo de contenido de la obra. Este campo es
20. PARA REGISTRO para uso exclusivo de la Gerencia Editorial.
DEL ISBN
FECHA DE Este dato lo debe llenar sólo la Biblioteca. Registra la
21.
ENTRADA fecha en que recibe la solicitud
HORA DE Este dato lo debe llenar sólo la Biblioteca. Indicar la
22.
ENTRADA hora en que se recibe la solicitud.
Este dato lo debe llenar sólo la Biblioteca. Registra la
FECHA DE
23. fecha se entrega o envía la ficha catalográfica al
SALIDA
solicitante
Este dato lo debe llenar sólo la Biblioteca. Indicar la
HORA DE
24. hora en que se entrega o envía la solicitud al
SALIDA
solicitante.
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
ANEXO 7.2
FCE-BIB-RE.04
FICHA CATALOGRÁFICA
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
1. TÍTULO: FICHA CATALOGRÁFICA

Registrar los elementos para identificar la obra de manera adecuada y de
acuerdo con normas internacionalmente establecidas. La ficha catalográfica es
un elemento distintivo de las obras publicadas en el FCE.
Jefe de Biblioteca
Medio electrónico
La elaboración de la ficha catalográfica a tercer nivel será de acuerdo a las reglas

angloamericanas que se esté utilizando. Consultar lista maestra de documentos
externos de la Biblioteca “Gonzalo Robles”.
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
ANEXO 7.3
FCE-BIB-RE.08
BITACORA DE FICHAS CATALOGRÁFICAS

Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
1 2 3 4 5 6
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
1. TÍTULO: BITÁCORA DE FICHAS CATALOGRÁFICAS

Registrar los elementos para identificar la obra de manera adecuada y de
acuerdo con normas internacionalmente establecidas. La ficha catalográfica es
un elemento distintivo de las obras publicadas en el FCE.
Jefe de Biblioteca
Medio electrónico
La elaboración de la ficha catalográfica a tercer nivel será de acuerdo a las reglas

1. Fecha Indicar la fecha de elaboración de la ficha catalográfica.
2. Autor Poner el autor de la obra.
3. Titulo Señalar el titulo de la obra.
4. Publicado bien Decir, si se ha publicado bien la obra o si contiene
algún error.
5. Error Especificar en que consiste el error.
6. Causa Raíz Indicar donde fue generado el error; si fue en la
Gerencia de Producción ó en Biblioteca.
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
ANEXO 7.4
FCE-BIB-RE.09
POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE
CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN PARA
EL PROCESO EN LA FUENTE
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Antecedentes
La catalogación de publicaciones tuvo su origen en Estados Unidos de

Norteamérica en la Biblioteca del Congreso de Washington D. C., en julio de 1971. En
dicha ocasión, 27 editores participaron en la elaboración de datos catalográficos que a
nivel profesional, pudiesen ser incorporados en cualquier obra publicada libros y
publicaciones periódicas, pero también películas e incluso mapas, esto con el fin de
reducir los costos de catalogación, abreviar la entrega de libro a los lectores y
beneficiar tanto al mundo bibliotecario como a la industria editorial.
En la actualidad estos datos catalográficos aparecen en la página legal del material

publicado para que, a partir de ellos, el catalogador pueda realizar los registros
bibliográficos necesarios para su biblioteca, traduciendo los encabezamientos de
materia y unificándolos a partir de su catálogo de autoridad de materia. Asimismo,
normaliza los asientos principales y secundarios que van a servir como punto de
acceso, realiza la catalogación descriptiva y adapta el número de Cutter de autor de la
clasificación.
Los beneficios que ofrece la catalogación en la fuente son:
1. Permite a los editores organizar sus propios archivos, catálogos comerciales y

material promocional dentro de patrones uniformes.
2. Proporciona a los libreros información concisa sobre la temática que se aborda

en los libros, facilitando su agrupamiento por asunto o tema y favoreciendo su
circulación.
3. Permite a las bibliotecas la selección y compra de libros, facilitando y acelerando

la catalogación y por consiguiente su divulgación entre los usuarios.
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Objetivo
Establecer las políticas y normas institucionales de catalogación y clasificación para

elaborar la ficha catalográfica de los títulos publicados por el Fondo de Cultura
Económica, tanto en casa matriz como en las filiales; todo ello con el objetivo de
estandarizar normas, políticas y criterios de catalogación y clasificación.
Definiciones
1. Proceso en la fuente.- es cuando la ficha catalográfica aparece en la obra, por lo

general en la página legal o preliminares, con el fin de apoyar al control
bibliográfico y al catalogador.
2. Ficha catalográfica.- es el espacio donde, de manera adecuada y según normas

catalográficas establecidas internacionalmente, se registran los elementos para
identificar una obra determinada. Consta de siete áreas: título, mención de
responsabilidad, número de la edición, pie de imprenta, descripción física, serie
o colección, notas e ISBN.
3. Catalogación. Es el proceso mediante el cual se preparan las fichas necesarias

para identificar cada uno de los materiales que integran las colecciones de una
biblioteca. Se cataloga una obra para identificarla y distinguirla de otras, y
también de otras ediciones de la misma obra. En algunos casos, también se le
distingue de otras impresiones de la misma edición. La descripción puede incluir
la naturaleza, el alcance, la historia bibliográfica y las relaciones de dicha obra
con otra u otras.
4. Clasificación. Es la asignación de un lugar o espacio determinado para una obra

dentro de un sistema general de semejanzas y relaciones mutuas, y siguiendo
unos criterios definidos de distribución. El criterio principal para la clasificación
corresponde a la interrelación temática.
5. Encabezamientos de materia. Son términos específicos que describen el

contenido de la obra.
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Requisitos
Será necesario contar con lo siguiente:
1. Reglas de catalogación angloamericanas, 2ª edición

2. Lista de encabezamientos de materia
3. Tablas de autor (Cutter)
4. Sistema de Clasificación Melvil Dewey 20 edición
5. Catálogo de la Biblioteca del Congreso de Washington (en línea)
6. Catálogo de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México
Librunam
(en línea)
7. Otros catálogos de consulta para la recuperación y/o apoyo
Condiciones
1. Se catalogará de acuerdo con las Reglas de catalogación angloamericanas, 2ª

edición, respetando la puntación que se señale.
2. La catalogación se llevará a cabo en tercer nivel
3. Se incluirán las clasificaciones Melvil Dewey y LC
Edición
Se editará de acuerdo con las indicaciones tipográficas y gráficas que la casa matriz
tiene para la conformación de las páginas preliminares.
Sólo en casos excepcionales se modificarán dichas normas tipográficas y gráficas

para adecuarlas a las características propias de la edición. Por ejemplo: los libros de
arte o los libros para niños.
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Especificaciones por áreas:
I. Área de título y mención de responsabilidad. Se incluirán aquellas personas que

participaron de manera relevante en la creación de la obra; es decir, el coautor, el
compilador, el coordinador, el traductor, el ilustrador, etc., siguiendo las indicaciones de
las RCA2 (reglas de catalogación angloamericanas, 2ª ed.) Para indicar dicha
responsabilidad se usarán abreviaturas en casi todos los casos, procurando que éstas
sean claras. Por ejemplo: colab. de, pról. de, ilus. de.
Cuando no exista forma de abreviar y la mención sea confusa, se usarán las
palabras completas. Por ejemplo: índice analítico de…
II. Área de la edición. Sólo se registrará partir de la segunda edición, no de la primera,

ni se tomarán en cuenta las reimpresiones. Por ejemplo: 2ª ed.
III. Área de pie de imprenta. Se registrarán las siglas de la editorial Fondo de Cultura
Económica, así como de los coeditares. Por ejemplo: México : FCE, UNAM, SEP,
CONACULTA, UAM, CIDE, 2008.
IV. Área de la descripción física. Se registrarán únicamente las páginas foliadas en

números arábigos. De no estar foliadas se asignarán de acuerdo con las RCA2.
Cuando la obra lo requiera se registrarán también la paginación en números romanos.
Se utilizará para las ilustraciones la abreviatura ilus. y a continuación se especificará
las dimensiones de la obra largo x ancho (cerrado las cifras). Por ejemplo: 42 p. : ilus. ;
21 x 14 cm.--
V. Área de serie y colección. Se registrarán de acuerdo al catálogo de autoridad de

colección del FCE, respetando mayúsculas y minúsculas. Sólo se registrará la serie
cuando el solicitante lo indique. Por ejemplo: Colec. Los Especiales de A la Orilla del
Viento, Colec. Sección de Obras de Ciencia y Tecnología. Ser. La Ciencia en el Nuevo
Milenio.
VI. Área de notas. Se asignará en esta cualquier información relevante o de interés

para el usuario como: título original, contenido, público al que va dirigido, material
complementario, edición facsimilar, etc. de acuerdo a las RCA2. Por ejemplo: Texto
para nivel medio superior,Título original: Twin and Triplet Psychology , Edición
facsimilar de la 1957.
VII. Área de ISBN. Sólo se registrarán los números correspondientes al FCE. Cuando
la obra cuente con más de uno, se incluirán en el siguiente orden: a) empastado, b)
rústico,
c) volumen, d) obra completa. Por ejemplo: ISBN 978-968-16-8593-5 (empastado)
ISBN 978-968-16-8592-8 (rústico)
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Encabezamientos de materia
Con el apoyo de los encabezamientos de materia elegidos se asignarán los temas

generales. Se asignará de uno y a cuatro como un máximo encabezamientos de
materia, independientemente de los asignados para los coautores, traductores, serie y
título.
Se registrarán los temas con números arábigos y con número romanos los
asignados para el coautor, traductor, etc. serie y título. Por ejemplo: 1. Medicina –
Historia I. Ser. II. t. 1. Poesía 2. Literatura Mexicana I. Paz, Octavio, pról. II. Ser. III. t.
Clasificación
Para la clasificación Melvil Dewey se asignarán números generales principalmente;

pero cuando la obra lo requiera se darán hasta seis números de igual manera se
utilizarán las tablas correspondientes a las áreas geográficas. Por ejemplo: 617.910
En el caso de literatura se le asignará al principio la primera (s) letra (s)
correspondiente al origen de esta. Por ejemplo: M863, Bra861
Cuando sea una colección como La Ciencia para Todos, Breviarios, etc. se podrá
utilizar una clasificación general, modificando sólo el número o volumen
correspondiente.
Por ejemplo: 508.2 C569 V.154, 082.1 B846 V.124
Número de Cutter
Se utilizará sólo para la clasificación Melvil Dewey.

En el caso de las biografías sólo se registrará el correspondiente al biografiado.
Por ejemplo: 928 P532
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Anexo I
Ejemplo de ficha catalográfica
Hernández, Jorge F. (ed.)

Sol, piedra y sombras. Cuentistas mexicanos de la mitad
del siglo XX / edición de Jorge F. Hernández. – México : FCE,
2008
245 p. ; 21 x 14 cm – (Colec. Tezontle)
Incluye semblanzas de los autores
ISBN 978-968-16-8593-5 (empastado)
978-968-16-8592-8 (rústica)
1. Literatura Méxicana – Crítica e Interpretación 2.

Literatura
Mexicana – Siglo XX I. Ser. II. t.
LC PQ7297 Dewey M863

H769s
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Anexo II
Edición de la ficha catalográfica
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Anexo III
Colecciones
A la Orilla del Viento

A Través del Espejo
Clásicos
El Nombre del Juego Es
Espacios para la Lectura
Historia de México
Los Especiales de A la Orilla del Viento
Los Especiales de Ciencia
Los Primerísimos
Ojitos Pajaritos
Poesía para Mirar en Voz Alta
Travesías
Tucanto
Vida y Palabra de los Indios de América
Sección de Obras de Ciencia y Tecnología

Sección de Obras de Ciencia y Tecnología. Ser. La Ciencia en el Nuevo Milenio
Sección de Obras de Ciencia, Tecnología, Sociedad
Ediciones Científicas Universitarias
Monografías Especializadas
Biblioteca de la Salud
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
ANEXO 7.5
FCE-BIB-FV.03
FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS

CARACTERÍSTICAS DE ELABORACIÓN DE
FICHA CATALOGRÁFICA
Anexos del
Procedimiento de
catalográfica
Fecha de revisión: Código de documento:

Ficha de verificación de las 31.08.07 FCE-BIB-FV.03
características del procedimiento Referencia : Revisión:

FCE-BIB-PR.03 01
Procedimiento de elaboración de ficha catalográfica, FCE-BIB-PR.03
Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de Registro Plan de reacción/

control acciones en caso
de no
conformidad
Contenido de la Visual 100% Por evento Reglas de FCE-BIB-RE.04 Corrección
ficha catalogación VS
Ficha
catalográfica
Contenido de la Visual 100% Por evento Reglas de Registro del Corrección
ficha para catalogación, Catálogo Histórico
reimpresión Catálogo Histórico FCE-BIB-RE.01
vs Ficha
catalográfica
Ficha
catalográfica
FCE-BIB-RE.04

Procedimiento de consulta 31.08.07 FCE-BIB-PR.04 01
en sala. Páginas : Tipo de documento: Nivel:
1/9 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA EN SALA


2/9 Procedimiento 2
1 OBJETIVO
Este procedimiento establece las actividades que sigue el Fondo de Cultura

Económica en la Biblioteca “Gonzalo Robles” (BGR) para asegurarse que los
servicios de consulta en sala satisfacen las necesidades y cubren las expectativas
de los usuarios, a través de sus acervos.
2 ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable en la Biblioteca “Gonzalo Robles”.
El procedimiento Inicia con la solicitud de consulta en sala por un usuario, incluye

la atención del mismo en sala y termina con la correspondiente consulta y en su
caso el llenado de encuesta de satisfacción.
3 POLÍTICAS
Consulta General.
1. Cualquier cambio, actualización y modificación que se realice al
presente procedimiento estará a cargo del Departamento de Biblioteca y
Catálogos, como queda referido en el Manual de Gestión de Calidad.
2. La Biblioteca Gonzalo Robles se encuentra organizada en base a los

diferentes acervos del Fondo, por lo que la consulta se realiza con base
a ellos.
3. La Biblioteca Gonzalo Robles informa a los usuarios sobre el

“Reglamento de servicios”.
4. Se realizan consultas especializadas a solicitud de un usuario:
a. Búsqueda bibliográfica en nuestro catálogo

b. Búsqueda bibliográfica en otros catálogos
c. Búsqueda en el Diario Oficial
5. La búsqueda del material solicitado y su entrega al usuario debe

realizarse en siete minutos.
Otros servicios.


3/9 Procedimiento 2
6. La biblioteca otorga el servicio de fotocopia a los usuarios del

procedimiento de consulta en sala. Sólo se podrá sacar fotocopias de 1
o 2 capítulos de la obra, de acuerdo a la Ley de Derechos de Autor.
7. La biblioteca responderá a las diversas consultas de sus usuarios que

podrán ser para un servicio de extensión.
Orden en los acervos de la BGR.
8. Se sellarán todas las ediciones de los libros en los cantos y en la

primera página con los sellos correspondientes de la Biblioteca y se le
debe anotar el número de registro de la ficha de la base de datos del
Catálogo del FCE, antes de su colocación en la estantería
correspondiente.
9. Las reimpresiones no deben ser selladas ya que éstas se reemplazan

por la última publicada y la anterior se envía a almacén para su
comercialización.
4 DEFINICIONES.
Servicio de extensión.- Comprenderán todas aquellas actividades como apoyo

en exposiciones, ferias, etc. principalmente en la exposición permanente en la
BGR, así como la participación en la promoción, capacitación e inducción de la
BGR para los trabajadores del Fondo, visitantes y usuarios.
Acervos del Fondo.
• Acervo de Obras de Consulta, comprende diccionarios, enciclopedias, atlas,

anuarios y obras de carácter general su localización es estantería abierta y
se encuentra ordenado de acuerdo a la clasificación Melvil Dewey.
• Acervo del FCE casa matriz, se compone por lo editado en el Fondo desde
1934 hasta la fecha, su localización se encuentra en estantería abierta
ordenado por colección y orden alfabético de autor.
• Acervo del FCE filiales, comprende lo editado por las filiales del Fondo se
encuentra ordenado por país, colección y orden alfabético de autor.


4/9 Procedimiento 2
• Acervo de títulos originales, se compone de los títulos en el idioma original

de la obra que el Fondo utiliza para su traducción al español y edición de
esté; se encuentra en estantería cerrada, planta alta de la biblioteca
ordenado por autor.
• Acervo de cesión de derechos se compone de los títulos del Fondo que se

vende a las editoriales extranjeras para su edición en otros idiomas, se
encuentra en estantería cerrada en la planta alta de la biblioteca y se
encuentra ordenado por autor.
• Acervo de publicaciones periódicas del FCE. Se compone de las

publicaciones seriadas editadas por el FCE, se encuentran ordenadas
cronológicamente.
• Archivo fotográfico, se compone de imágenes de autores y eventos del

FCE, ordenado alfabético de autor.
• Archivo de audio y video. Se compone de grabaciones de eventos,

presentaciones y entrevistas relacionadas con el FCE.


5/9 Procedimiento 2
5 DESARROLLO


6/9 Procedimiento 2

1. Personal de la Recibe del usuario la solicitud verbal del
Biblioteca material que requiere.
2. Personal de la Realiza la búsqueda del material solicitado y lo

Biblioteca entrega al usuario para su consulta en sala.
3. Personal de la Recibe del usuario que ha terminado la Material

Biblioteca consulta, el material consultado, lo verifica y consultado en
“Gonzalo Robles” coloca en carrito para acomodo en estantería, sala
anota el autor, título, área temática y fecha del FCE-BIB-RE.05
libro consultado en la hoja estadística de
material.
4. Personal de la Solicita al usuario de manera opcional el Encuesta de
Biblioteca llenado de la encuesta de satisfacción en el Satisfacción
“Gonzalo Robles” cual se requisita sus datos. FCE-BIB-RE.06
5. Personal de la Recibe la encuesta y la archiva para su

Biblioteca análisis.
6. Personal de la Integra el material que fue devuelto al acervo y Hoja de
Biblioteca registra todas las solicitudes de documentos o solicitudes no
“Gonzalo Robles” información que no fueron atendidas por no atendidas
disponer del material, en el libro de solicitudes FCE-BIB-RE.07
no atendidas.
Instructivo de los
acervos de la
Biblioteca
FCE-BIB-IT.02


7/9 Procedimiento 2

7. Personal de la Elabora el informe de trabajo trimestralmente Protocolo de
Biblioteca incluyendo el análisis de las encuestas de encuesta de
“Gonzalo Robles” satisfacción de usuarios y las estadísticas se satisfacción útil
presentan en la Comisión de Calidad. para la biblioteca
8. Personal de la Vía correo electrónico se da atención al

Biblioteca usuario de las solicitudes no atendidas.
Termina el Procedimiento.


8/9 Procedimiento 2
6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.

6.2 FCE-BIB-IT.02 Instructivo de los acervos de la biblioteca
6.3 N. A. Protocolo de encuesta de satisfacción útil
para la biblioteca “Gonzalo Robles”
6.4 N. A. Reglamento de Servicios de la biblioteca
7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS.

7.1 FCE-BIB-RE.05 Material consultado en sala
7.2 FCE-BIB-RE.06 Encuesta de satisfacción
7.3 FCE-BIB-RE.07 Solicitudes no atendidas

N. A. PDF Medio Electrónico Gerencia de Tecnología

(Intranet)


Calidad


9/9 Procedimiento 2

numeración de
en el encabezado por la
desaparición de la
Unidad Editorial.
2,3, 7 Jefe del
Departamento de Separación del alcance
Biblioteca y en dos párrafos 2,
Catálogos Inclusión de nuevas
políticas 2 y política 7 y
8. Nueva actividad 8 y
mejora en la actividad
7, que permiten el
seguimiento y
evaluación del
procedimiento.

Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
ANEXO 7.1
FCE-BIB-RE.05
MATERIAL CONSULTADO EN SALA

Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
1 2 3 4
Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
1. TITULO.
MATERIAL CONSULTADO EN SALA

Obtener información de los títulos mayormente demandados.
Personal de Biblioteca
Manual

1. FECHA Indicar la fecha en que se realiza la consulta del libro
2. AUTOR Indicar el autor del libro
3. TÍTULO Indicar el título del libro.
4. AREA Indicar el área temática del libro
TEMÁTICA
Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
ANEXO 7.2
FCE-BIB-RE.06
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
1. TITULO.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

Conocer la satisfacción y expectativas de los usuarios de la Biblioteca.
Usuario de la Biblioteca.
Manual.
La encuesta se describe por si misma, para facilitar al usuario su llenado.

Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
ANEXO 7.3
FCE-BIB-RE.07
SOLICITUDES NO ATENDIDAS
Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
2 5
3
4
5
9
Anexos del
Procedimiento de
consulta en sala
1. TITULO.
SOLICITUDES NO ATENDIDAS

Obtener información de cuántas solicitudes no puede atender la Biblioteca
“Gonzalo Robles” al mes, y conocer las causas de la no atención.
Personal de la Biblioteca
Manual

1. Fecha Fecha en que se solicitó el servicio
2. Nombre Registrar el nombre del usuario que solicitó el servicio
3. Institución Registrar el nombre de la Institución de donde viene
4. Teléfono Indicar el teléfono donde podemos localizarlo
5. Email Indicar su correo electrónico
6. Tipo de Servicio Indicar el servicio solicitado
7. Descripción Redactar los motivos de la solicitud no atendida
8. Respuesta y/o Indicar qué acción se propone para dar solución a esta
solución no atención
9. Seguimiento Indicar observaciones al seguimiento de esta no
atención

Procedimiento de Préstamo FCE-BIB-PR.05 00
a Domicilio Páginas : Tipo de documento: Nivel:
2/7 Procedimiento 2
1 OBJETIVO
Este procedimiento establece las actividades que se realizan para el préstamo a

domicilio. La finalidad de dicho servicio es proporcionar al usuario el material
solicitado y que este pueda salir de las instalaciones de la biblioteca, ya sea por
comodidad del usuario o finalidad del trabajo.
2 ALCANCE
El procedimiento inicia
3 POLÍTICAS
1. Será indispensable el llenado de la papeleta correspondiente para solicitar

el préstamo a domicilio.
2. Para el préstamo a domicilio se tomará en cuenta el reglamento interno de

préstamo a domicilio.
3. El periodo de préstamo del material solicitado, será por máximo de 10 días

hábiles.
4. Se podrá disponer del material de los diferentes acervos para préstamo a

domicilio con excepción del material de consulta y colección de códices.
4 DEFINICIONES.
Usuarios.- Se entenderá por usuario al personal del FCE que se encuentre en

nómina.


3/7 Procedimiento 2
5 DESARROLLO


4/7 Procedimiento 2
Vencimiento de Préstamo
Inicio
Verifica el registro para ver la fecha del

vencimiento de los materiales.
BGR 1
Se le comunica al usuario
personalmente, o por correo
electrónico o telefónicamente su
adeudo. Se le solicita la devolución del
material o la renovación de este.
BGR 2
Si Devolvió el material No
Se sella de devuelto ambas papeletas,

la copia se le queda al usuario y el Solicita por escrito nuevamente la
original la archiva por un año. FCE-BIB-RE.10 devolución inmediata el material
En el caso de renovación se hace una
nueva papeleta con fecha reciente BGR 4
BGR 3
Devuelve el material y se sella de

devuelto ambas papeletas, la copia se
le queda al usuario y el original la FCE-BIB-RE.10
archiva por un año.
BGR 5
Cuando no se entregue el material

se hará una carta dirigida a personal
con copia al jefe correspondiente y a la
contraloría.
US 6
Responsable de la Actividad
Fin BGR: Biblioteca Gonzalo Robles
US: Usuario


5/7 Procedimiento 2

1. Usuario Solicita al bibliotecario el material (s)
Proporciona el material y la papeleta de préstamo a Papeleta de préstamo
2. BGR
domicilio para su llenado FCE-BIB-RE.10
Llena la papeleta se lleva la copia y se retira con el

3. Usuario
material
Registra, captura datos de la papeleta de préstamo en

4. BGR archivo de Excel (control de préstamo a domicilio) y
archiva la papeleta (original)
5. Usuario Entrega el material y copia de la papeleta
Verifica el material, localiza la papeleta original, sella de

Papeleta de préstamo
6. BGR devuelto ambas papeletas, la copia se le queda al
FCE-BIB-RE.10
usuario y el original la archiva por un año.
Reclamo de material

Verifica el registro para ver la fecha del vencimiento
1. BGR
de los materiales.
Se le comunica al usuario personalmente, o por

correo electrónico o telefónicamente su adeudo. Se
le solicita la devolución del material o la renovación
de este.
2. BGR
¿Devolvió el material?
Si. Continua en el paso 3

No. Continua en el paso 4
Se sella de devuelto ambas papeletas, la copia se

le queda al usuario y el original la archiva por un Papeleta de
3. Usuario año. préstamo
En el caso de renovación se hace una nueva FCE-BIB-RE.10
papeleta con fecha reciente
Solicita por escrito nuevamente la devolución

4. BGR
inmediata el material


6/7 Procedimiento 2
Devuelve el material y se sella de devuelto ambas Papeleta de

5. Usuario papeletas, la copia se le queda al usuario y el préstamo
original la archiva por un año. FCE-BIB-RE.10
Cuando no se entregue el material se hará una
6. BGR carta dirigida a la Subgerencia de Personal con
copia al jefe correspondiente y a la contraloría.
Termina el procedimiento


7/7 Procedimiento 2

6.1

7.1 FCE-BIB-RE.10 Papeleta de préstamo
7.2 FCE-BIB-RE.15 Reglamento de préstamo interno

N. A. PDF Medio Electrónico Gerencia de Tecnología

(Intranet)

Departamento de
31.07.09 00 Todas Emisión del Procedimiento
Biblioteca y Catálogos

Préstamo a Domicilio
ANEXO 7.1
FCE-BIB-RE.10
PAPELETA DE PRÉSTAMO
FCE-BIB-RE.10 REV.00
1
2
5 6
7
1. TÍTULO:
Papeleta de Préstamo

Registrar todas las solicitudes de préstamo de libros.
Personal de la Biblioteca “Gonzalo Robles”
Manual

Número consecutivo para el control de la emisión del
1. Folio
registro.
2. Fecha Fecha en que se solicitan los libros.
Anotar el nombre, área y teléfono de la persona que
3. Datos del usuario
requiere los libros.
4. Datos del (los) libro(s) Anotar el Título y autor de cada uno de los libros solicitados.
5. Ejemplares Indicar el número de ejemplares solicitados.
6. Fecha Anotar la fecha en la que se tienen que devolver los libros.
7. Firma Rubrica del solicitante de los libros.
ANEXO 7.2
FCE-BIB-RE.15
REGLAMENTO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO

Código del documento: Revisión:
FCE-BIB-RE.15 00

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO
(AÑO 2009)
1. Generalidades
El objetivo principal de la Biblioteca Gonzalo Robles es conservar y registrar la

siempre creciente historia editorial del FCE, resguardando todo lo publicado en
casa matriz y filiales, desde su fundación en 1934 hasta nuestros días.
2. La autoridad de la BGR
Para efectos de este reglamento, la autoridad de la Biblioteca es la persona

que ha sido nombrada como jefe del Departamento de Biblioteca y Catálogos.
3. Usuarios
Los usuarios deberán de ser personal del FCE (en nómina) y podrán disponer
del material de los diversos acervos, exceptuando el acervo de consulta.
En el caso que el usuario sea personal del FCE (no en nómina) la papeleta
deberá ser firmada por el personal autorizado (en nómina) que será el
responsable del préstamo del material.
4. Requisitos
1.- Se llenará la papeleta de préstamo correspondiente
2.- El periodo de préstamo del material solicitado, será por un máximo de 10

días hábiles
3.- Si el material no ha sido solicitado por otra persona, el usuario podrá

renovar el préstamo una vez más.
4.- En el momento de la devolución del material se entregará la copia de la

papeleta de préstamo para su sellado y comprobante del usuario.
5. Sanción
1.- En caso de extravío, mutilación o deterioro del material en préstamo, el

usuario tiene la obligación de reponer el ejemplar, antes de 30 días.
2.- Se le suspenderá el servicio hasta reposición del material.
3.- Si el usuario no hace entrega del material se levanta un acta dirigida al

Depto. de Personal y a Contraloría Interna para su resolución.

Interbibliotecario Páginas : Tipo de documento: Nivel:
2/7 Procedimiento 2
1 OBJETIVO
Este procedimiento establece las actividades que se realizan para el préstamo

interbibliotecario. La finalidad de dicho servicio es localizar y obtener en carácter
de préstamo material de otras bibliotecas y suministrar con nuestras obras otros
fondos de otras instituciones, en beneficio mutuo de los usuarios.
2 ALCANCE
Inicia con la solicitud o renovación del convenio de préstamo interbibliotecario, el

establecimiento y funcionamiento de este, así como los lineamientos que lo rigen.
3 POLÍTICAS
1.- Se establecerá el convenio conforme lo dicta el código de la Asociación de

Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación (ABIESI).
2.- La vigencia de los convenios es anual y se renuevan a solicitud de la biblioteca

solicitante.
3.- Para el préstamo Interbibliotecario, se tomarán en cuenta los reglamentos de

préstamo interbibliotecario de las bibliotecas solicitante y prestataria.
4.- El periodo de préstamo del material solicitado será por un máximo de 10 días.
4 DEFINICIONES.
Préstamo interbibliotecario.- servicio mediante el cual los lectores de una

biblioteca pueden obtener en préstamo materiales que pertenecen a otra, por
acuerdo e intermedio de ambas instituciones.
ABIESI.- Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de

Investigación.
Biblioteca Solicitante.- Es la biblioteca que solicita un libro o material.
Biblioteca Prestataria.- Es la biblioteca que presta un libro o material solicitado.


3/7 Procedimiento 2
5 DESARROLLO


4/7 Procedimiento 2


5/7 Procedimiento 2
Solicitud de Convenio de Préstamo

Envía o recibe carta y formato de
Interbibliotecario
registro solicitando el
Biblioteca prestataria / FCE-BIB-RE.11
1. establecimiento o renovación del
BGR Registro de Préstamo
convenio de préstamo
Interbibliotecario
Interbibliotecario.
FCE-BIB-RE.13
Confirmación de Convenio con la

Biblioteca Gonzalo Robles
FCE-BIB-RE.12
En ambos casos responde mediante
Registro de Préstamo
una carta a la cual se le anexa
2. BGR Interbibliotecario
firmas autorizadas y ocasionalmente
FCE-BIB-RE.13
reglamento interno.
Reglamento de Préstamo
Interbibliotecario
FCE-BIB-RE.14
Envía respuesta por mensajería o

3. BGR
por correo electrónico.
Abre expediente con la solicitud,

4. BGR
respuesta y acuse de recibo.
Solicitud de material
Consulta vía Internet el catálogo,
Biblioteca Solicitante/
1. para verificar datos de
Biblioteca Prestataria
clasificación, etc.
Biblioteca Solicitante/ Se comunica vía telefónica, solicita,
2.
Biblioteca Prestataria confirma y aparta el material
Biblioteca Solicitante/ Verifica que el material este

3.
Biblioteca Prestataria disponible y lo aparta
Entrega papeleta debidamente

4. llenada, firmada y sellada original y Ficha de préstamo interbibliotecario
copia
Entrega material y copia de la

5. papeleta indicando la fecha de
devolución del material


6/7 Procedimiento 2
Biblioteca Solicitante/ Entrega material y papeleta en

6.
Biblioteca Prestataria tiempo
Sella papeletas con devolución,
7. entrega original y resguarda copia.
Incorpora el material al acervo.


7/7 Procedimiento 2

6.1 Código de Préstamo Interbibliotecario (ABIESI)

7.1 FCE-BIB-RE.11 Solicitud de Convenio de Préstamo Interbibliotecario
Confirmación de Convenio con la Biblioteca Gonzalo
7.2 FCE-BIB-RE.12
Robles
7.3 FCE-BIB-RE.13 Registro de Préstamo Interbibliotecario
7.4 FCE-BIB-RE.14 Ficha de Préstamo Interbibliotecario
7.5 FCE-BIB-RE.16 Reglamento de Préstamo Interbibliotecario


Gerencia de Tecnología
N. A. PDF Medio Electrónico
(Intranet)
FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL CAMBIO

AFECTADAS CAMBIO
Departamento de
31.07.09 00 Todas Emisión del Procedimiento
Biblioteca y Catálogos

Préstamo Interbibliotecario
ANEXO 7.1
FCE-BIB-RE.11
SOLICITUD DE CONVENIO DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
1. TÍTULO:
Solicitud de Convenio de Préstamo Interbibliotecario

Establecer convenios de préstamo con otras bibliotecas.
Manual

Fecha en que se solicita el establecimiento de un convenio
1. Fecha
de préstamo interbibliotecario.
Indicar los datos de la institución, el nombre de la biblioteca
2. Datos de la Biblioteca o centro de información y el nombre completo del
responsable
Firma del titular del Jefe del Departamento de Biblioteca y
3. Firma
Catálogos
ANEXO 7.2
FCE-BIB-RE.12
CONFIRMACIÓN DE CONVENIO CON LA
1. TÍTULO:
Confirmación de Convenio con la Biblioteca Gonzalo Robles

Establecer convenios de préstamo con otras bibliotecas.
Manual

Fecha en que se solicita el establecimiento de un convenio
1. Fecha
de préstamo interbibliotecario.
Indicar los datos de la institución, el nombre de la biblioteca
2. Datos de la Biblioteca o centro de información y el nombre completo del
responsable
Firma del titular del Jefe del Departamento de Biblioteca y
3. Firma
Catálogos
Nombre y firma de las personas autorizadas por la biblioteca
4. Firmas autorizadas
Gonzalo Robles para tramitar y conceder préstamos.
ANEXO 7.3
FCE-BIB-RE.13
REGISTRO DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
2
3
4
5
10
11
12
13
1. TÍTULO:
Registro de Préstamo Interbibliotecario

Registrar los convenios de préstamo establecidos con otras bibliotecas.
Manual

Indicar el nombre de la institución de la que depende la biblioteca
1. Nombre de la Institución
en cuestión
2. Nombre de la biblioteca Indicar el nombre de la biblioteca en cuestión
Anotar el nombre completo del responsable de la biblioteca en
3. Nombre del responsable
cuestión
4. Cargo Indicar el cargo del responsable de la biblioteca
Anotar la dirección completa donde se encuentra ubicada la
5. Dirección
biblioteca
6. Teléfono Anotar el o los teléfonos de la biblioteca
7. E-mail Indicar el o los correos electrónicos de contacto con la biblioteca
8. Internet Anotar, en su caso, la página electrónica de la biblioteca
9. Acervo Indicar el tipo de acervo con el que cuenta la biblioteca
10. Horario de servicio Indicar el horario de servicio de la biblioteca
Periodo de préstamo
11. Anotar la duración del préstamo interbibliotecario
interbibliotecario
No de Vols. Para el
12. préstamo Indicar el número máximo de volúmenes para préstamo
interbibliotecario
Nombre y firma de las personas autorizadas por la biblioteca
13. Firmas autorizadas
Gonzalo Robles para tramitar y conceder préstamos.
ANEXO 7.4
FCE-BIB-RE.14
FICHA SOLICITUD DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
2 8
3 4 5
10
11
1. TÍTULO:
Registro de Préstamo Interbibliotecario

Registrar los convenios de préstamo establecidos con otras bibliotecas.
Manual

1. Fecha de solicitud Mes, año y día de cuando será recogido el libro
Comprende el número de clasificación que maneje la Biblioteca
2. Colocación
prestataria
3. Para El nombre de la persona solicitante
4. Ocupación Cargo dentro de la institución
5. Depto. Área a la cual esta inscrita
6. Recuadro superior Nombre de la institución y nombre de la biblioteca prestataria
7. Autor Apellido y nombre del autor
8. Título Título del libro solicitado
9. Recuadro inferior Nombre de la institución y nombre de la biblioteca solicitante
Firma del personal de la biblioteca solicitante con previo registro
10. Autorizado
de firmas autorizadas dentro del convenio
11. Cargo Función que desempeña dentro de la institución solicitante
12. Fecha de vencimiento Mes, año y día en que deberá ser devuelto el material.
Las solicitudes deberán ser debidamente selladas con el sello de
13. Sello
la biblioteca solicitante (original y dos copias)
Las solicitudes deberán ser debidamente selladas con el sello de
14. Sello (devolución)
devolución de biblioteca prestataria (original y dos copias)
ANEXO 7.5
FCE-BIB-RE.16
REGLAMENTO DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
Código del documento: Revisión:
FCE-BIB-RE.16 00

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
1.- El servicio de préstamo interbibliotecario se ofrecerá en el siguiente horario:

de lunes a viernes de 8:30 a 15:30 hrs.
2.- Los usuarios que requieran hacer uso de este servicio deberán proporcionar
los siguientes datos a la BGR:
a) nombre de la biblioteca con la cual se hará el tramite

b) Autor
c) Título de la obra
d) Y si es posible la clasificación del material
3. - La Biblioteca Gonzalo Robles será la encargada de verificar vía telefónica

con la biblioteca en cuestión, si el material se encuentra disponible para su
préstamo intrebibliotecario.
4. – En caso afirmativo, la BGR será la responsable de llenar la(s) papeleta(s)

de préstamo con la firma y sello correspondientes y se le entregará al usuario
solicitante.
5.- El usuario será el encargado de entregar personalmente la(s) papeleta (s)

de préstamo en la biblioteca en cuestión, de recoger el material solicitado, así
como el de devolverlo en la fecha señalada.
6.- El periodo de préstamo será el que indique la biblioteca prestataria, este

plazo podrá ser renovado de acuerdo al reglamento de dicha biblioteca. En
caso de una renovación deberá de ser notificada un día antes de su
vencimiento al personal de la BGR, para que este realice los trámites.
7.- El usuario solicitante deberá de devolver las papeletas (dos) a la BGR con
el sello correspondiente de la biblioteca prestataria de que ha sido devuelto el
material.
8.- El usuario que no cumpla con los tiempos de préstamo establecido, será
sancionado con la interrupción de todo préstamo durante dos meses y deberá
devolver todo el material que tenga en préstamo.
Fecha de revisión: Código de documento: Revisión:

31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

1/21 instructivo 3
Instructivo de Operación del
Catálogo Histórico
INSTRUCTIVO DEL MANTENIMIENTO DEL

CATÁLOGO HISTÓRICO


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

2/21 instructivo 3
I. OBJETIVO
Contar con un documento que sirva de apoyo para la operación del

mantenimiento del catálogo histórico, donde se encuentren los pasos a seguir
para registrar y actualizar el catálogo.
II. DESCRIPCIÓN
El contenido del presente instructivo es el siguiente:
Contenido Página
1. CATÁLOGO DE AUTORES 3
2. VENTANA 1 5
3. VENTANA 2 6
4. VENTANA 3 8
5. VENTANA 4 9
6. VENTANA 5 10
7. VENTANA 6 11
8. VENTANA 7 12
9. VENTANA 8 13
10. VENTANA PARA INGLES Y 14

FRANCES
11. DIGITALIZACIÓN 16


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

3/21 instructivo 3
1. Catálogo de Autores
El Catálogo de Autores permite unificar criterios en cuanto al asentamiento de
nombres.
1. Verificar si el autor está registrado en el CATÁLOGO DE AUTORES de la

base de la biblioteca, si no es así se procederá a vaciar los siguientes datos:
autor, bibliografía, biografía y nacionalidad.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

4/21 instructivo 3
2. Se registra el autor por el primer apellido (s), seguido por el nombre (s), (de
manera indirecta), posteriormente la bibliografía, biografía y nacionalidad. En
algunos casos estos datos pueden encontrarse la cuarta de forros del libro.
No se podrá dar de alta un título mientras no este registrado el autor o los

autores.
Se tendrá que llenar los campos de nombre y nacionalidad, los demás campos
podrán quedar libres para su llenado posterior.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

5/21 instructivo 3
2. Ventana 1
Para acceder a las ventanas del registro del catálogo histórico se selecciona la opción
Mantenimiento de la pantalla del Sistema.
De esta manera aparecerá en pantalla la primer ventana de captura del registro del catálogo
histórico FCE-UED-RE.01


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

6/21 instructivo 3
La información se registrará en cada uno de los campos de acuerdo a las

normas de Catalogación Angloamericanas 2ª edición.
Despliega los siguientes datos: Título, Pie de imprenta, Título original y Autor
Título.- Se transcribe tal y como aparece en la fuente principal de información

en este caso es la portada, puede presentar variedades como: subtítulo u otra
información propia del título también se registrará.
Pie de imprenta.- Se registra a partir de la segunda edición, ciudad, casa

editorial y el año de edición.
Título original.- Cuando la obra es una traducción se registra el título del

idioma original de la obra.
Autor.- Se registra de manera indirecta. Cuando son más de uno los

posteriores se registran de manera directa (nombre y apellido). Se asentarán
hasta 3 autores, cuando sean más de tres se utilizarán la abreviatura et. al.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

7/21 instructivo 3
3. Ventana 2
Mención de responsabilidad.- Se capturan de manera directa todas las

personas que participan en la elaboración del contenido de una obra: autores,
traductores, ilustradores, prologuistas, compiladores, etc.
Área de comercialización.- Se refiere a la región de venta del libro.
En los 4 campos siguientes se manejan a través de listados u opciones ya

establecidas “scroll” sólo se tiene que elegir la opción que corresponde a la obra.
Colección.- Se despliega el listado de todas las colecciones del FCE.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

8/21 instructivo 3
Área temática.- Despliega un listado con temas generales y se asigna una

dependiendo del contenido de la obra.
Subárea temática.- En algunos casos se despliega un listado de subtemas.
Ilustraciones.- Proporciona un listado de opciones (mapas, fotos, láminas,

gráficas y no tiene, etc. )
Venta de Derechos.- Se refiere a la titularidad que tiene el FCE de la obra.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

9/21 instructivo 3
4. Ventana 3
Traductor (s).- Se asentarán de forma directa.
Coeditor.- Hace referencia a las instituciones que hayan participado en la

publicación de la obra.
Lugar de edición.- Se capturará ciudad, editorial y año de publicación de la

obra original.
Páginas y dimensiones.- En este campo se captura el número total de páginas

foliadas, ilustraciones y dimensiones de la obra.
Idioma original.- Se registra el idioma de la obra original.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

10/21 instructivo 3
Idioma de la edición.- Se registra el idioma de la obra que edita el FCE.
Las ventanas 4 y 5 comprenden datos e información bibliotecológica, en

específico de catalogación y clasificación que serán asignados por los
especialistas de la biblioteca tomados del proceso en la fuente que aparece en
la página legal, elaborado previamente por ellos mismos.
5. Ventana 4


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

11/21 instructivo 3
Clasificación LC y Clasificación Dewey.- Se asigna mediante anotaciones

alfanuméricas representativas de los esquemas de clasificación
correspondientes.
Cutter.- A través de la consulta de tablas de las Cutter, se registra el número

que le corresponde.
ISBN.- Se tomará el de la obra completa.
Encabezamiento de autor.- Nombre del autor coo punto de acceso a partir del
cual se ordena el catálogo.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

12/21 instructivo 3
6. Ventana 5
Encabezamiento por autor corporativo.- Se refiere a una institución o

dependencia gubernamental que se desempeña como autor.
Encabezamiento bajo temas generales.- Se refiere a la asignación temática

derivada del análisis del contenido de la obra.
Encabezamiento por nombres geográficos.- Ubicará por región geográfica el

contenido de la obra.
Asiento secundario bajo autor personal.- Contempla la identificación de

coautores, traductores, compiladores, etc.
Obra completa y Otra colección.- quedan sin anotaciones.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

13/21 instructivo 3
7. Ventana 6
Clave del FCE.- Es proporcionada por la Gerencia de Producción.
Presentación.- Se refiere al tipo de formato (disco, casette, empastado, etc) de

la obra.
Reseña.- Es emitida por el Depto. de Medios de la Subgerencia de Publicidad

la cual envía por correo electrónico a la Biblioteca y esta se incorpora a la base.
Reseña en inglés.- Este campo se va llenando en cuanto el texto en inglés es

proporcionado a la Biblioteca por la Gerencia Editorial. (Campo opcional)


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

14/21 instructivo 3
8. Ventana 7
Historia Editorial.- Se registrarán todas las ediciones y reimpresiones de la

obra.
Historia Editorial Catalográfica.- Se asentarán únicamente las ediciones y las

últimas reimpresiónes.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

15/21 instructivo 3
9. Ventana 8
Índice.- Muestra la tabla de contenido del libro (Campo opcional)
Historia en Subsidiarias.- Si la publicación está impresa en alguna de las

filiales se registra su historia editorial en este campo.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

16/21 instructivo 3
10. Ventanas para el Inglés y el Francés

Las siguientes pantallas son utilizadas para los idiomas de inglés y francés
únicamente para la Colección La Ciencia para Todos. (Campo opcional)


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

17/21 instructivo 3
Al terminar todo el registro de la información, aparecerá en pantalla un

número consecutivo de ficha, que en el caso de aceptar se almacenará la
información en la base.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

18/21 instructivo 3
11. Digitalización
Posteriormente se digitaliza la pasta o cubierta del libro.
Actualización
En el caso de nuevas ediciones o reimpresiones se actualizarán los campos

necesarios, así como la redigitalización de la pasta o cubierta y cambio de
reseña si fuera necesario.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

19/21 instructivo 3
III. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL CAMBIO

AFECTADAS CAMBIO
Implementación del Sistema
15.08.05 00 Todas Jefe de Biblioteca y de Gestión de Calidad en
Catálogos Biblioteca
31.08.07 01 1,20 Jefe de Biblioteca Se cambia el nombre de quien
elabora el documento. Se
actualiza el código del
documento y el apartado IV y
V.
IV. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procedimiento para el Registro y
4.1 FCE-BIB-PR.01
Actualización del Catálogo Histórico
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS
AUTOR. Persona natural que concibe y realiza una obra 0 trabajo científico,
literario o artístico destinado a ser difundido.
ASIENTO SECUNDARIO.- Asiento que resulta de utilizar como punta de acceso

un encabezamiento distinto al principal.
CLASIFICACION DEWEY.- Sistema de clasificaci6n que se basa en una

división sistemática en diez partes, aplicada sucesivamente a las series, alas
subseries y alas subdivisiones.
CLASIFICACION L. C.- Método de clasificaci6n de material bibliográfico


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

20/21 instructivo 3
empleado por la Biblioteca del congreso de Washington desde 1904.
CUTTER (NUMERO DE AUTOR).- Combinación de letras y números con que se

representan abreviadamente los nombres de los autores.
EDICION.- Impresion de una obra o escrito para su publicaci6n. Conjunto de

ejemplares de una obra impresas de una vez con un mismo molde.
ENCABEZAMIENTO.- Palabra o conjunto de palabras colocadas a la cabeza

del asiento bibliográfico que, como punta de acceso, sirven de primer dato para
la ordenaci6n alfabética de un conjunto de asientos.
ENCABEZAMIENTO DE AUTOR.- Nombre del autor como punta de acceso a

partir del cual se ordena el catalogo.
ENCABEZAMIENTO DE MATERIA.- Encabezamiento formado por la palabra 0

termino específico del asunto del libro.
ENCABEZAMIENTO PRINCIPAL.- Encabezado de titulo cuando no se conoce

el autor 0 los autores son mas de tres.
INDICE.- Lista ordenada de los títulos y subtítulos de los capítulos y partes de

una obra, con indicación de la pagina en que cada uno comienza, que se coloca
al principio 0 final de ella.
PIE DE IMPRENTA.- Expresión del nombre del impresor 0 de la imprenta

seguido del lugar de impresi6n y el ano.
TITULO.- Palabra 0 sintagma con que se nombra un libro, una publicación

periódica 0 una parte de ellos, que generalmente se refiere al contenido, del que
puede ser una síntesis.
TITULO CLAVE.- Titulo único asignado a una publicaci6n seriada par el ISDS
(Internacional Serials Data Systems) nacional a regional y asociado
inseparablemente can su ISSN.


31.08.07 FCE-BIB-IT.01 01

21/21 instructivo 3
TITULO ORIGINAL.- Titulo can el que una obra apareció en la primera edición
cuando es distinto del de ediciones posteriores a de los que recibe en su
traducción a otras lenguas.
TITULO PARALELO.- Titulo principal expresado en una lengua distinta a can

caracteres diferentes.
TITULO PRINCIPAL.- Titulo mas importante de una publicaci6n que aparece en

la portada a pagina que la sustituya.
TITULO UNIFORME.- Titulo adoptado para catalogar una obra que se conoce
par varios títulos, generalmente establecido siguiendo normas.


N.A. FCE-BIB-IT.02 00
Instructivo de los acervos de la Páginas : Tipo de documento: Nivel:
Biblioteca Gonzalo Robles 1/4 instructivo 3
INSTRUCTIVO DE LOS
ACERVOS DE LA BIBLIOTECA
GONZALO ROBLES
-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-


I. OBJETIVO
El objetivo del presente instructivo es el tener una fuente que nos permita
colocar los libros en el acervo de la Biblioteca en el lugar correspondiente, tal
como se refiere en el Procedimiento de registro y actualización del catálogo
histórico (FCE-BIB-PR.01)
II. DESCRIPCIÓN
La Biblioteca Gonzalo Robles (BGR) alberga en sus instalaciones diferentes

acervos, archivos y colecciones para su consulta:
• Acervo del FCE
Contenido.- con lo editado en el Fondo desde 1934 hasta la fecha en casa

matriz
Registro.- se encuentra registrado en la base de datos del Catálogo Histórico.
Localización.- en estantería abierta, ordenado por colección y orden alfabético
de autor.
Proceso menor.- se sellarán las ediciones con el sello respectivo de la BGR en
la primera página. (nota: esta labor se esta realizando paulatinamente)
Las reimpresiones no se sellan y solamente se resguarda la última reimpresión.
Proveedor.- Gerencia de Producción (Almacén Central)
• Acervo del FCE filiales
Contenido.- comprende lo editado por las filiales extranjeras del Fondo.

Registro.- se encuentra registrado en la base de datos del Catálogo Histórico.
Localización.- en estantería abierta, ordenado por país, colección y orden
alfabético de autor.
Proceso menor.- se sellarán las ediciones con el sello respectivo de la BGR en
la primera página. (nota: esta labor se esta realizando paulatinamente)
Proveedor.- Coordinación General de Asuntos Internacionales.
• Acervo de Obras de Consulta
Contenido.- comprende diccionarios, enciclopedias, atlas, anuarios y obras de

carácter general
Registro.- en un archivo en excell.
Localización.- en estantería abierta, ordenado temáticamente de acuerdo a la
clasificación Melvil Dewey y se le asigna un número de Cutter.
Proceso menor.- se sellarán las obras con el sello respectivo de la BGR en la
primera página. Se realizará la etiqueta correspondiente a la clasificación, la
cual se colocará en el lomo del libro.
Proveedor.- Departamento de Adquisiciones


• Acervo de Títulos originales
Contenido.- se compone de los títulos en el idioma original de la obra que el

fondo utiliza para su traducción al español.
Registro.- se utiliza el Sistema Integral Automatizado de la Universidad de
Colima (Siabuc)
Localización.- de esté se encuentra en estantería cerrada, planta alta de la
biblioteca, ordenado por autor. Se resguardan por separado los títulos
correspondiente a los libros para niños.
primera página.
Proveedor.- Gerencia de Producción, Gerencia Editorial
• Acervo de Cesión de Derechos
Contenido.- se compone de los títulos del fondo que se vende a las editoriales
extranjeras para su edición en otros idiomas.
Registro.- en un archivo en excell.
Localización.- se encuentra en estantería cerrada en la planta alta de la
biblioteca y ordenado por autor.
primera página.
Proveedor.- Coordinación General de Asuntos Jurídicos.
• Acervo de Publicaciones Periódicas del FCE
Contenido.- se compone de las publicaciones seriadas editadas por el FCE.

Registro.- “La Gaceta” en un archivo en excell
Localización.- estantería abierta, se encuentran ordenadas cronológicamente.
Proceso menor.- “La Gaceta” se encuadernan dos juegos, uno se resguarda en
la Dirección General, el otro en la BGR.
Proveedor.- Gerencia Editorial
• Archivo Fotográfico
Contenido.- se compone de imágenes de autores y eventos del FCE.

Registro.- en un archivo en Word.
Localización.- estantería cerrada, ordenadas en un archivero, por orden
alfabético
Proceso menor.- fólder, resguardado en micas especiales y sellado (que no
afecte la imagen)
Proveedor.- Diversas áreas del FCE.
• Archivo de Audio y Video


Contenido.- se compone de grabaciones de eventos, presentaciones y

entrevistas relacionadas con el FCE
Registro.- en un archivo en Word.
Localización.- estantería cerrada, ordenado cronológicamente
Proceso menor.- se le etiqueta con el número consecutivo que le corresponde
Proveedor.- Diversas áreas del FCE.
• Otros acervos
Se registrarán en Word.
• Sellado
El sellado se realizará paulatinamente en todos los casos de los diferentes

acervos, archivos y colecciones.
Se sellará el material con el sello que le corresponda, siempre y cuando no se
dañe este.
Se sellará en la primera página del libro o parte visible del material, en algunos
libros se contempla el sellado en los cantos.
III. CONTROL DE CAMBIOS

31.08.07 00 Todas Jefe del Se formaliza el
Departamento de instructivo.
Biblioteca y
Catálogos
IV. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

IV.1 FCE-BIB-PR.01 Procedimiento para el registro y
actualización del catálogo histórico
IV.2 FCE-BIB-PR.04 Procedimiento de Consulta en Sala
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS
No aplica para este instructivo.

Manual de Procedimientos de La Biblioteca Gonzalo Robles

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

BIBLIOTECA GONZALO ROBLES

Departamento en Dirección General: 24.09.09

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FICHA BIBLIOGRÁFICA II

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FICHA CATALOGRÁFICA III

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA EN SALA IV

PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO V

INSTRUCTIVO DEL MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO HISTÓRICO

INSTRUCTIVO DE LOS ACERVOS DE LA BIBLIOTECA GONZALO ROBLES

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

Este procedimiento establece las actividades que se realizan para registrar la

Este procedimiento es aplicable en la Biblioteca “Gonzalo Robles” del FCE. Se

1. Cualquier cambio, actualización y modificación que se realice al presente

Catálogo Histórico. Base de datos de la Biblioteca Gonzalo Robles, que contiene

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

Proveedor: El proveedor de libros para la Biblioteca puede ser la Gerencia de

Revisión Interna. Procedimiento que lleva a cabo la Gerencia de Producción para

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Si está correcto, ir a paso 4.

4. Personal de Firma de recibido y coteja el tablero de control

5. Personal de Ubica los libros no registrados en el catálogo

6. Asistente de Revisa los datos de los libros.

7. Asistente de Espera para su registro hasta que el proveedor

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

10. Asistente de Se archiva la lista del proveedor en la carpeta

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología

FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

10.08.06 00 Todas Unidad Editorial Implementación del

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

Jefe del No. 8

- La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:

Proporcionar la ficha bibliográfica de la obra solicitada por la Unidad de

El presente procedimiento es aplicable exclusivamente a las obras consideradas

El presente procedimiento inicia con la solicitud por parte de la UTR, incluye la

1. Cualquier cambio, actualización y modificación que se realice al presente

2. La Unidad de Tramitación de Reimpresiones y Documentación será la

3. La solicitud comprende los siguientes datos: autor, título y clave, es enviada