El historiador H.G. Wells habla en alguno de sus textos del
“archivo de las rocas” constituido por la impresión que elementos orgánicos dejaron en las propias rocas en la formación de la tierra. Esto quiere decir que el archivo es más viejo que la humanidad ya que data de las eras geológicas del planeta. Esta aseveración nos lleva a considerar la enorme importancia que tiene la serie de constancias de hechos transcurridos en miles de millones años atrás. El trabajo de las oficinas en las instituciones modernas ha sido designado con frecuencia con el nombre de “sistema nervioso”, ya que es una parte vital e integral de la misma. El servicio que ofrece el archivo es dar información; en un moderno concepto debe considerarse como el” registro de la información”. La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un “papel”; se relacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos.
La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de ser
manejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la información. Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen la marcha institucional pues al no conceder la debida importancia a este genero de trabajo, la falta de preparación personal respectivo, imposibilita la correcta y eficiente resolución de los asuntos.
La documentación de los archivos, en su aspecto informativo,
tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora. TERMINOLOGIA
Archivonomìa. Se encarga de la administración de los archivos
que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos.
Planeación. Son las metas o finalidades; los planes y normas
generales.
Organización. Representa los programas de trabajo y los
procedimientos de ejecución y coordinación sistemática y metódica de los elementos del archivo para satisfacer sus fines eficazmente.
Integración. Pone en armonía a los elementos materiales y
humanos.
Ejecución. Es la aplicación de los sistemas y de los métodos de
archivo guiado por normas generales o particulares que amplían sus capacidades para clasificar, ordena, conservar y manejar los documentos.
Archivo. Es conjunto de documentos debidamente ordenados para su
fácil consulta. Lugar o paraje en que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos.
Archivar. Es la acción de guardar ordenadamente los documentos
de acuerdo con los procedimientos que señalan sistemas y métodos.
Archivista. Persona que tiene a su cargo un archivo técnicamente
capacitado para intervenir en ese trabajo.
Archivero. Mueble sexional destinado a contener los documentos,
facilitando su manejo y conservación. INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS
Los principales elementos que integran los archivos son: local,
mobiliario y equipo, documentación y personal.
El mobiliario y equipo los más importantes son tres:
• El archivero
• El tarjetero
• El estante
El archivero: es un mueble sexional metálico de una a seis
gavetas o cajones los hay en colores verde olivo, caoba o gris los más usados son de 4 o 5 gavetas, debe adaptarse a las necesidades requeridas por el manejo de la documentación. El archivero tiene al frente de cada gaveta en el ángulo superior izquierdo un portamarbete destinado a la inscripción de su contenido. EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS
Técnico en la materia de Archivonomìa debe dominar lo
referente a clasificación, formación de expedientes, conservación y control de los documentos esto debe completarse con el conocimiento en cultura general, especialmente en: aritmética, geografía. Historia, una lengua extranjera y su propio idioma.
LA DOCUMENTACIÓN
Es el elemento mas importante de la integración de los
archivos, la documentación dentro de las oficinas se origina por una parte en la correspondencia y por otra, en una multitud de documentos con esas dos fuentes se van integrando día a día los expedientes. La documentación tiene una gran variedad de nombres y características, así hay documentación oficial, mercantil, industrial, financiera, contable y particular. ELEMENTOS AUXILIARES
Los fundamentales para el orden documentario son: carpetas,
guías principales, seguías, marbetes y jinetes.
La carpeta entra en la formación del expediente, hecha en
cartoncillo o cartulina en tamaño oficio o carta lleva en el borde superior una parte saliente de un centímetro llamado pestaña destinada a la anotación del asunto que contenga.
Las guías principales y auxiliares o subguias son de material
muy resistente (cartón). En tamaño carta u oficio, tienen en su borde superior una pestaña que va de izquierda a derecha La guía indica la letra o número primordial y las subguias la combinación alfabética o numérica necesaria
Los marbetes de las gaveras son metálicos y están destinados
a indicar el contenido de la gaveta mediante letras o números, en los cuales introducen tarjetas con las anotaciones respectivas
M-P
Los jinetes son metálicos y en varios colores y sirven para
señalar los expedientes HIGIENE DE LOS ARCHIVOS
La documentación, muebles y locales deben ser motivo de
constante limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someter las periódicas fumigaciones y evitar humedecer, con saliva o esponja los documentos. El uso de dedales de goma es una obligación de quienes los consulte o los maneje. El archivista debe aplicar todas normas higiénicas que son comunes a toda persona civilizada
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN RELACIÓN CON LAS
INSTITUCIONES
Las oficinas en las instituciones adoptan una organización
departamental o centralizada. En la departamental, se encuentra una unidad se basta así misma para todos sus servicios; las diversas actividades están bajo el control de un jefe; con capacidad y autoridad necesarias, para atender todas las labores; esta forma de organización cuenta dentro de su departamento con sus propios taquimecanógrafos, sus corresponsales y sus agentes de compras, y su archivo (archivo especial).
En la organización centralizada; todas las tareas comunes de
las diversas dependencias se realizan en unidades centrales, cada labor específica corresponderá a un departamento o sección, por ejemplo: departamento de contabilidad, departamento de compras, departamento de correspondencia, departamento de archivo (archivo central).
En consecuencia el servicio de archivo debe adoptar la
organización más conveniente, con la organización de la institución, atendiendo a sus necesidades y requisitos. La organización centralizada tiene grandes ventajas, es más económica y es más eficiente, despachan más rápidamente el trabajo urgente.
La organización ideal del archivo es el de unidad
centralizada de servicio, sin embargo, en la práctica los dos tipos de organización suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento.
Las grandes instituciones con su moderno concepto del
servicio de información, han constituido una unidad con la denominación de INFORMATICA, en las que agrupan las informaciones del archivo, computadoras y microfilm.
EL ORDENAMIENTO DE LOS ELEMENTOS DEL ARCHIVO
Con los elementos descritos anteriormente se forma el
archivo. Precediendo de las partes del todo: de un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo.
Un documento inicialmente, se multiplica en el proceso del
desarrollo de su trámite. Al multiplicarse y referirse a un solo asunto (condición indispensable) y dentro de su correspondiente carpeta, forma un expediente; así se individualiza.
La carpeta marca, de acuerdo al sistema adoptado, la
clasificación o el asunto; su nombre o nombres; o un extracto de lo contenido. Los múltiples asuntos darán origen a múltiples expedientes que; distribuidos entre sus guías divisionarias, principales y auxiliares, habrán de ocupar las gavetas siguiendo un orden alfabético o numérico. Con las gavetas y su contenido de expedientes, anotado en el marbete, y con el conjunto de archiveros, se constituye un archivo dentro del local destinado a tal fin.
Considerados así tales elementos, estarán en una posición
estática y habrá que ponerlos en una posición dinámica, es decir en funcionamiento, para que el archivo preste el servicio de información que tiene asignado dentro de las oficinas.
Para tal fin es necesarios que los archivistas, apliquen los
sistemas y los métodos adecuados a la documentación y que se adapten a las necesidades de la empresa como condición fundamental de toda organización debidamente planeada.