FASE: DISEÑO Y CREATIVIDAD

Objetivo:

Tipo de evento:

Sesión Solemne

Coctel

Desayuno de Trabajo

Almuerzo de Trabajo

Recepción

Número de invitados:

Lista de invitados

Lugar:

Auspiciantes y Patrocinadores:

Anfitrión:

Clientes:

Presupuesto

1era asignación

2da asignación

Total

Invitados

Autoridades especiales

Autoridades institucionales

Representante

Ejecutivos

Redacción de invitados

Envío y confirmación

Calendario

Coordinador

Designar comisiones
FASE: PRE-PRODUCCIÓN

Organización de comisiones de trabajo

Protocolo

Comunicación

Seguridad

Catering

Presupuesto

Medios

Gestión de riesgos

Evacuación

Emergencias

Multimedia

Video

Imágenes, presentación, material impreso

Imprevistos, puesta en escena

Programa

Diseño

Recursos

Materiales, tecnología

Hospedaje

Recepción de invitados

Oradores

Discursos

Técnicas:

Luz

Sonido
 Música

Decoración

Interior

Flores

Sillas vestidas

Mesas Auxiliares

Distintivos corporativos

Sillas vestidas

Exterior

Catering

Menú

Desayuno

Bebidas

Bocaditos

Invitados especiales

Colocación especial

Identificadores

Invitaciones

Diseño

Transporte

Vehículos a disposición

Comunicación y Difusión

Boletines de prensa

Cobertura
 Sala Rueda de prensa

Obsequios

Entrega de diplomas

Guías informativas

Acceso a discapacitados

FASE: DÍA DEL EVENTO (EJECUCIÓN PREVIA)

Reunión de planificación

Pruebas y ensayos

Comprobación de detalles

Verificar comisiones

Degustación

Control de arribo de medio de comunicación

Imprevistos

Ubicación personal foto y video

Supervisión de catering y decorado

Supervisión de medios logísticos

Supervisión general

FASE: EVALUACIÓN Y RESULTADO

Informes de cada comisión

Evaluación con el cliente

Resultados esperados

Balance bien-mal

Evaluación de los trabajos

Evaluación de resultados

Evaluación de errores
 Evaluación de oferente

Pagos pendientes a proveedores

FASE: POST EVENTO

REDACCIÓN DE INFORME

Cartas/ Informes de agradecimiento