PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Código: PGD-CR.

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Versión: 0
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Reviso: Coordinador de calidad Aprobó: Gerente general de Néctares de la Costa Fecha de aprobación: 05/06/2014

OBJETIVO ALCANCE
Definir el Control y verificación de la veracidad de la información de los Este procedimiento contempla desde la identificación del registro hasta su
registros, almacenarla, protegerla, retenerla y disponerla de una manera disposición final en el almacenamiento en archivadores y/o material
fácilmente identificable y recuperable. magnético.

NORMATIVIDAD
Norma Internacional ISO 9001-2008
Normas HACCP
Decreto 3075 de 1997 (BPM)

DEFINICIONES

 Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas
y particulares en general.
 Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
 Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición.
 Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
 Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.
 Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados.
 Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.
 SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a la integración de los Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional,
Ambiental y otros sistemas que la universidad incorpore.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REF.

INICIO
1. Identificar los registros de la gestión integral de Líder del proceso de
acuerdo a la guía de elaboración de documentos, gestión Integral de la
IDENTIFICACION asignándole un código y nombre del proceso a calidad/persona
registrar; de igual manera se hacer para modificar o encargada
eliminar un registro, y disponerlo en un listado de
control de los mismos.

2. Almacenar los registros generados de la gestión Líder del proceso de  Listado maestro de
integrada de la calidad en medios físicos como: gestión Integral de la registro.
carpetas (A-Z), folder, dispuestos en archivadores o calidad/persona  Guía de organización de
escritorios que se encuentren en un medio libre de encargada archivos
ALMACENAMIENTO polvo, de humedad y de agentes biológicos que
deterioren la integridad de los registros. De igual
forma se podrá disponer de material magnético para
el almacenamiento de los registros en un lugar libre
de electromagnetismo. Esta información se debe
disponer en la lista maestra de control de registro

3. Proteger la información de los registros Líder del proceso de  Listado maestro de

disponiéndolos en estructuras físicas y magnéticas gestión Integral de la registro.
PROTECCION
 que la protejan del ambiente externo y de posibles calidad/persona
siniestros. sentar en listado maestro de control de encargada
registro.

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4. Identificar las carpetas o folders que contienen los Líder del proceso de  Listado maestro de
registros dispuestos en los archivadores para su fácil gestión Integral de la registro.
identificación y recuperación, subir a la web la calidad/persona
RECUPERACION información de los registros para su fácil encargada del sistema
recuperación después de situaciones eventuales e con la presencia del
inesperadas (siniestros). Sentar esta información en líder encargado
la lista maestra de control de registro.

RETENCION Y 5. Retener y disponer los registros de acuerdo a los Líder del proceso de  Listado maestro de
DISPOSICION tiempos estipulados en la tabla e control de registros. gestión Integral de la registro.
calidad/persona
encargada

FIN
 ALDEMAR ARTURO BARRERA BOALÑO
Gestión de la Producción Industrial 598760
Junio 05 de 2014