ANS Contabilidad

ACUERDO DE SERVICIO
PRESTADOR DEL SERVICIO RECEPTOR DEL SERVICIO
Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valencia

Cargo: Analista de Administración de Personal Cargo: Gerente General
Área: Administración de Personal Área: Gerencia
SERVICIO A ACORDAR
Nombre: Contratación de personal Alcance Geográfico: Colombia
Descripción: Proceso de vinculación del personal luego de ser seleccionado.
ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE INCLUYE ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE NO

1. Recibir requisición del personal solicitado a
través de Kactus, con previa autorización del 1. No es responsabilidad de Sonseis S
Gerente General de Comertex SAS tanto personal seleccionar la persona para el cargo r
fijo como temporal.
Eliminamos este paso, ésta se va a llevar a cabo

de manera directa con nosotros,
4. Después de seleccionada la persona se

3. No se contrata personas que no cu
comunica a Sonseis para iniciar el proceso de
documentación requerida.
contratación.
5. Se contacta a la persona seleccionada para

4. No incluye retroalimentación en el
solicitar los documentos requeridos para la
inducción en kactus para consultas, c
contratación directa, según formato checklist de
desprendibles de nómina, actualizaci
contratación del personal GH-FR-13 este proceso
vida.
se debe hacer en un (1) día hábiles.
6. Recibida toda la documentación por parte del
colaborador seleccionado, se realiza el proceso de
elaboración y firma del contrato. El contrato debe
5. La toma de decisión de contratar a
ser firmado por el Gerente General o el
es Responsabilidad de Sonseis.
representante legal. Para el caso de personal
temporal el tiempo máximo de selección y
contratación es de diez (10) días.
7. Afiliación a EPS, AFP, ARL, caja de compensación 6. No es responsabilidad de Sonseis a

familiar (un (1) día hábil) entrega de dotación al empleado.
8. Proceso de inducción en kactus para consultas,

7. No es responsabilidad de Sonseis
generación de certificados, desprendibles de
inducción sobre la compañía cliente.
nómina, actualización de la hoja de vida.
FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERV
NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL SERVI
¿Qué condiciones debe tener el servicio final para satisfacer las necesidades de
1. Cumplir con los acuerdos pa
cliente en los tiempos acordados.
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES MÍNIMAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO?
¿Qué información se requiere para la ¿Qué condiciones se deben cump

prestación del servicio? prestar el servicio de manera cor
1. Salario del cargo y lugar de trabajo. 1. Tanto el prestador y recepto

cumplan con los tiempos acordados p
de la información.
MEDICIÓN DEL ACUERDO
Aspecto a medir Indicador Period
Cumplimiento: Contrataciones Exitosas Trime
Calidad: Requerimientos Legales Trime
SEGUIMIENTO AL ACUERDO
¿Con qué frecuencia se va a ¿Cómo se va hacer el ¿Cómo es el pr
hacer seguimiento? seguimiento? reclamaciones
Reunión entre la empresa La re
Luego de firmado el acuerdo se prestadora del servicio y el cliente, al realizará vía cor
realizará seguimiento trimestral día siguiente de realizado el cierre de con destinatario
mes, contando con la participación del Administración d
Analista de Administración de Personal Sonseis SAS, co
y Gerente Sonseis SAS y la Gerente de Sons
Coordinadora de Desarrollo
Organizacional de Comertex SAS.
FIRMA FIRMA
Alvaro Bernal Botero Enrique Moscoso Valencia
FIRMA COMITÉ
Nombres: Luz Mayerly Prada
María Carolina Diaz Fecha:
Nota: SONSEIS S.A.S. Informa a la comunidad en general, que la protección de los datos personales de los T
conforman nuestro grupo de interés cumple con la normatividad vigente, en especial con la Ley Estatutaria
Decreto de 1377 de 2013. En consecuencia, SONSEIS S.A.S, contactará a aquellas personas físicas TITULAR
personales cuya autorización se requiera para que la emitan en forma expresa. El TITULAR de los datos per
facultad de solicitar a SONSEIS S.A.S, que lo excluya de los archivos, registros o bases de datos, para efecto
servicios profesionales en la empresa y/o proyectos en los cuales participa directamente o a través de cons
temporales. Los TITULARES de datos personales pueden conocer, actualizar, rectificar su información, o sol
través el siguiente correo electrónico prodatos-personales@sonseis.com.co, mediante comunicación dirigid
Vial Riofrio Zona Franca Santander / Edificio Baiachalá Piso 5 Floridablanca- Santander o a través de la línea
676 0000.
ERVICIO
Moscoso Valencia
General
fico: Colombia
ionado.
EMENTOS QUE NO INCLUYE
bilidad de Sonseis S.A.S

ona para el cargo requerido.
personas que no cumplan con la

querida.
alimentación en el proceso de
s para consultas, certificaciones,
nómina, actualización de la hoja de
sión de contratar al personal no
d de Sonseis.
bilidad de Sonseis adquirir y hacer

n al empleado.
bilidad de Sonseis el proceso de

compañía cliente.
TACIÓN DEL SERVICIO
s necesidades del cliente?

con los acuerdos pactados con el
ÓN DEL SERVICIO?
s se deben cumplir para

io de manera correcta?
prestador y receptor del servicio

empos acordados para la entrega
Periodicidad
Trimestral
Trimestral
¿Cómo es el proceso de
reclamaciones?
La reclamación se
realizará vía correo electrónico
con destinatario al Analista de
Administración de Personal
Sonseis SAS, con copia al
Gerente de Sonseis SAS.
Fecha:
tos personales de los TITULARES que

con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y
rsonas físicas TITULARES de datos
TULAR de los datos personales tiene la
s de datos, para efectos de prestar
ente o a través de consorcios o uniones
r su información, o solicitar su retiro, a
e comunicación dirigida al Km 4 Anillo
er o a través de la línea telefónica (57-7)
ACUERDO DE SERVICIO
Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valenc

SERVICIO A ACORDAR
Nombre: Liquidación de nómina Alcance Geográfico: Colombia

Descripción: Revisión, cargue de novedades y generación de la nómina por el sistema Ka
veinticinco (25) de cada mes.
ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE INCLUYE ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE
1. Revisión de novedades: Verificación de novedades:

horas extras, comisiones, licencias, incapacidades,
1. No es responsabilidad de Sonse
préstamos, ahorros, descuentos (faltantes de
aprobación y el pago de la liquida
inventario, faltantes de caja, préstamos por estudio,
préstamos especiales, facturas por venta de activos).
2. Cargue de novedades: Armar archivo plano (excel)

de los diferentes conceptos de la revisión de
novedades y cargarlos a Kactus. 2. Las novedades que no estén rep
Las tiempo acordado, no se incluyen e
novedades que no se carguen en el archivo plano se la nómina.
realizarán manualmente por Kactus (Factura por venta
de activos).
3. Liquidación: Generar reporte de nómina con todas
3. No se incluye personal que no e
las novedades (incluido el total devengado, descuentos
nómina.
y la retención en la fuente) del mes.
4. Envió a la Coordinadora de Desarrollo
4. No se incluye la generación de c
Organizacional y/o Gerente General de Comertex SAS
nómina, ni certificaciones dado qu
el archivo en pdf para revisión y aprobación de la
generar por el Sistema Kactus.
nómina.
5. Generación del reporte en archivo txt y envió a a los Colaboradores sobre las inco
tesorería para el respectivo pago. novedades reportadas por Comert
SAS o Fibiecom
6. Proceso de acumulación en Kactus web
se ocasione por reprocesos.
7. Realizar el proceso de interface contable.
Si se presentan reprocesos en la
liquidación de nómina por reporte de novedades
extemporáneo se ocasionará un valor adicional que sera
facturado por Sonseis SAS.
5. No es responsabilidad Sonseis s
6. La radicación de incapacidades en las diferentes EPS terceros documentos requeridos p
y ARL y seguimiento al pago para la contabilización. radicación de incapacidades, tales
Bancarios-Cámara de Comercio.
FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SE
La liquidación de nómina y generación del reporte se

realiza el día veinticinco (25) de cada mes, si este día El servicio se prestará en las instal
es sábado, domingo o festivo se genera la liquidación empresa Sonseis S.A.S
el día hábil inmediatamente anterior.
NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL SERVICIO
¿Qué condiciones debe tener el servicio final para satisfacer las necesidades del
1. Cumplir con las obligacione
ley
2. Entrega del reporte en el tiempo pactado
3. La aplicación corre
novedades reportadas
¿Qué información se requiere para la prestación ¿Qué condiciones se deben cum

del servicio? el servicio de manera correcta
1. Reporte de
novedades (horas extras, licencias, incapacidades,
préstamos, ahorros, descuentos, faltantes de 1. Confiable
inventario, faltantes de caja, préstamos por estudio,
préstamos especiales, facturas por venta de activos), 2. Verídico
se recibe en las fechas establecidas con anterioridad
según calendario de novedades. Ordenado
MEDICIÓN DEL ACUERDO 4. Sencillo

Aspecto a medir Indicador
Fácil análisis
(𝑫í𝒂 𝒑𝒂𝒄𝒕𝒂𝒅𝒐 𝒅𝒆 𝒆𝒏𝒗í𝒐 𝒅𝒆 𝒓𝒆𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆)/(𝑫í𝒂 𝒅𝒆𝒍 𝒆𝒏𝒗í𝒐 𝒅𝒆𝒍 𝒓𝒆𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆)
Cumplimiento: Fecha de entrega
(# 𝒑𝒓𝒐𝒎𝒆𝒅𝒊𝒐 𝒅𝒆 𝒆𝒓𝒓𝒐𝒓𝒆𝒔 𝒑𝒐𝒓 𝒍𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒂𝒄𝒊ó𝒏)/(# 𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒍𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔)

Eficacia: Colaboradores liquidados
¿Con qué frecuencia se va a ¿Cómo se va hacer el seguimiento?

hacer seguimiento? Reunión entre la
Luego de empresa prestadora del servicio y el
firmado el acuerdo se realizará cliente, al día siguiente de realizado el
seguimiento trimestral cierre de mes, contando con la
participación del Analista de
Administración de Personal y Gerente
Sonseis SAS y la Coordinadora de
Desarrollo Organizacional de Comertex
SAS.
FIRMA FIRMA
FIRMA COMITÉ
María Carolina Diaz
Nota: SONSEIS S.A.S. Informa a la comunidad en general, que la protección de los datos personales de los TI
nuestro grupo de interés cumple con la normatividad vigente, en especial con la Ley Estatutaria 1581 de 201
2013. En consecuencia, SONSEIS S.A.S, contactará a aquellas personas físicas TITULARES de datos personale
requiera para que la emitan en forma expresa. El TITULAR de los datos personales tiene la facultad de solicit
lo excluya de los archivos, registros o bases de datos, para efectos de prestar servicios profesionales en la em
los cuales participa directamente o a través de consorcios o uniones temporales. Los TITULARES de datos pe
conocer, actualizar, rectificar su información, o solicitar su retiro, a través el siguiente correo electrónico prod
personales@sonseis.com.co, mediante comunicación dirigida al Km 4 Anillo Vial Riofrio Zona Franca Santand
Piso 5 Floridablanca- Santander o a través de la línea telefónica (57-7) 676 0000.
EL SERVICIO
ique Moscoso Valencia

te General
cia
gráfico: Colombia
ina por el sistema Kactus de los días del
S/ELEMENTOS QUE NO INCLUYE
nsabilidad de Sonseis S.A.S la

el pago de la liquidación de nómina.
des que no estén reportadas en el

do, no se incluyen en la liquidación de
ye personal que no este activo en la
ye la generación de comprobantes de
tificaciones dado que se pueden
Sistema Kactus.
nsabilidad de Sonseis SAS dar respuesta
dores sobre las inconsistencia de las
portadas por Comertex SAS, Finantex
m
nsabilidad de Sonseis SAS el costo que

or reprocesos.
nsabilidad Sonseis solicitar ante

mentos requeridos por la EPS para la
incapacidades, tales como Certificados
mara de Comercio.
RESTACIÓN DEL SERVICIO
prestará en las instalaciones de la

eis S.A.S
r con las obligaciones establecidas por
3. La aplicación correcta de las

ÓN DEL SERVICIO?
ones se deben cumplir para prestar

e manera correcta?
dico
3.
4. Sencillo
5.
Periodicidad
𝒐 𝒅𝒆𝒍 𝒓𝒆𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆)
Veinticinco (25) de cada mes
𝒆 𝒍𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔)
Mensual (último día hábil del mes)
reclamaciones?
La reclamación se
oso Valencia
Fecha:
atos personales de los TITULARES que conforman

Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto de 1377 de
ARES de datos personales cuya autorización se
ene la facultad de solicitar a SONSEIS S.A.S, que
os profesionales en la empresa y/o proyectos en
s TITULARES de datos personales pueden
e correo electrónico prodatos-
frio Zona Franca Santander / Edificio Baiachalá
ACUERDO DE SERVICIO
Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valenci

Cargo: Analista de Administración de Personal Cargo: Gerente
Área: Administración de Personal Área: Gerencia General
SERVICIO A ACORDAR
Nombre: Liquidación de Comisiones Alcance Geográfico: Colombia

Descripción: Revisión, cargue de novedades y generación de la nómina de comisiones p
Kactus de los representes de ventas, el último día hábil del mes.
1. Revisión de novedades: [recaudos, intereses, 1. No es responsabilidad de Sonsei

comisión por venta] y aprobación de la liquidación de c
2. Las novedades como: intereses,

2. Envió de archivo (Excel) preliminar de la liquidación
venta, auxilios extralegales que no
de comisiones para revisión por parte del subgerente y
en el tiempo acordado no se incluir
analista comercial
liquidación de comisiones del mes.
3. Cargue de comisión por recaudo con las novedades
autorizadas por el Subgerente y Analista comercial.
3. No se incluye personal que no es
4. No se incluye la generación de c
4. Liquidación final generando el reporte de
nómina, ni certificaciones dado que
comisiones con todas las novedades.
generar por el Sistema Kactus.
5. Envió a la Coordinadora de Desarrollo 5. No es responsabilidad de Sonsei

Organizacional y/o Gerente General de Comertex SAS respuesta a los Representantes de
el archivo en pdf para revisión y aprobación de la las inconsistencias de las novedad
nómina. por Comertex SAS, Finantex SAS o
6. Generación del reporte en archivo txt y envió al

auxiliar de tesorería de Comertex SAS para el
que se ocasione por reprocesos.
respectivo pago.
7. Proceso de acumulación en Kactus web

Si se presentan reprocesos
en la liquidación de comisiones por reporte de
novedades extemporáneo se ocasionará un valor
adicional que será facturado por Sonseis SAS.
FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SER

La liquidación de comisiones se hará con corte al
El servicio se prestara en las instal
penúltimo día hábil del mes. La liquidación y
empresa Sonseis S.A.S
generación del reporte se realizara el día siguiente.
1. Cumplir con las obligaciones establecidas por ley
del reporte en el tiempo pactado

3. La aplicación correcta de las noved
reportadas

del Servicio? prestar el servicio de manera c
1. Reporte de novedades (horas extras,
licencias, incapacidades, préstamos, ahorros, 1. Con
descuentos, faltantes de inventario, faltantes de caja,
préstamos por estudio, préstamos especiales, facturas
por venta de activos), se recibe en las fechas
establecidas con anterioridad según calendario de 3. Or
novedades.
MEDICIÓN DEL ACUERDO 4. Sencillo

análisis

hacer seguimiento? Reunión entre
Luego de la empresa prestadora del servicio y el
SAS.
FIRMA FIRMA
FIRMA COMITÉ
Nota: SONSEIS S.A.S. Informa a la comunidad en general, que la protección de los datos personales de los TIT
conforman nuestro grupo de interés cumple con la normatividad vigente, en especial con la Ley Estatutaria 1
Decreto de 1377 de 2013. En consecuencia, SONSEIS S.A.S, contactará a aquellas personas físicas TITULARES
personales cuya autorización se requiera para que la emitan en forma expresa. El TITULAR de los datos perso
facultad de solicitar a SONSEIS S.A.S, que lo excluya de los archivos, registros o bases de datos, para efectos
profesionales en la empresa y/o proyectos en los cuales participa directamente o a través de consorcios o un
Los TITULARES de datos personales pueden conocer, actualizar, rectificar su información, o solicitar su retiro,
siguiente correo electrónico prodatos-personales@sonseis.com.co, mediante comunicación dirigida al Km 4 A
Zona Franca Santander / Edificio Baiachalá Piso 5 Floridablanca- Santander o a través de la línea telefónica (5
DEL SERVICIO
ique Moscoso Valencia

nte
ia General
gráfico: Colombia
mina de comisiones por el sistema
S/ELEMENTOS QUE NO INCLUYE
onsabilidad de Sonseis S.A.S el pago

de la liquidación de comisiones
ades como: intereses, comisiones por

s extralegales que no sean reportados
acordado no se incluirá en la
e comisiones del mes.
ye personal que no este activo.
ye la generación de comprobantes de
rtificaciones dado que se pueden
l Sistema Kactus.
onsabilidad de Sonseis SAS dar

os Representantes de Ventas sobre
encias de las novedades reportadas
SAS, Finantex SAS o Fibiecom.
onsabilidad de Sonseis SAS el costo

ne por reprocesos.
RESTACIÓN DEL SERVICIO
prestara en las instalaciones de la
seis S.A.S
as necesidades del cliente?

establecidas por ley
2. Entrega
correcta de las novedades
ÓN DEL SERVICIO?
iones se deben cumplir para

ervicio de manera correcta?
1. Confiable
2. Verídico
3. Ordenado
5. Fácil
Periodicidad
𝒗í𝒐 𝒅𝒆𝒍 𝒓𝒆𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆)
último día hábil del mes
Mensual
reclamaciones?
La reclamación
se realizará vía correo
electrónico con destinatario
al Analista de Administración
de Personal Sonseis SAS, con
copia al Gerente de Sonseis
SAS.
oso Valencia
Fecha:
atos personales de los TITULARES que

al con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y
ersonas físicas TITULARES de datos
ITULAR de los datos personales tiene la
es de datos, para efectos de prestar servicios
través de consorcios o uniones temporales.
ación, o solicitar su retiro, a través el
icación dirigida al Km 4 Anillo Vial Riofrio
és de la línea telefónica (57-7) 676 0000.
ACUERDO DE SERVICIO
Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valenci

SERVICIO A ACORDAR
Nombre: Liquidación de vacaciones Alcance Geográfico: Colombia
Descripción: Generación de liquidación de disfrute de vacaciones en el sistema Kactus

1. Realizar la liquidación de vacaciones previa
autorización por kactus del jefe inmediato. Teniendo
en cuenta que
estas solicitudes deben realizarse antes del día
veinte (20) de cada mes para que queden dentro de la
1. No es responsabilidad de Sonseis
nómina y seguridad social del respectivo mes. Las
vacaciones menores a seis (6) días
vacaciones que se soliciten después del día veinte
de ley. y tampoco se tramitarán aqu
(20) de cada mes se liquidarán y se pagarán después
que no hayan sido aprobadas por e
del cierre contable que corresponde al quinto día hábil
del mes siguiente.
El proceso de
liquidación tardará dos (2) días hábiles.
2. La liquidación de vacaciones será registrada en el
alfa de la Coordinadora de Desarrollo Organizacional 2. No es responsabilidad de Sonseis
de y/o Gerente General de Comertex SAS para pasar de dos liquidaciones por periodo y p
a pago en tesorería.
Si se presentan
3. No es responsabilidad de Sonsei
reprocesos en la liquidación de vacaciones por
liquidación de vacaciones.
reporte de novedades extemporáneo se ocasionará un
valor adicional que será facturado por Sonseis SAS
enviar reportes de vacaciones pend
de los colaboradores de Comertex S
informando las fechas de salida e i
vacaciones del personal de Comert
se ocasione por reprocesos.
FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SER
La liquidación de vacaciones se realiza a medida que

El servicio se prestará en las instala
se presenten las solicitudes aprobadas a través del
sistema Kactus.
NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL SERVICI
1. Cump
obligaciones establecidas por ley
aplicación correcta de las novedades reportadas


del servicio? el servicio de manera correcta?
1. Reporte de novedades (préstamos, descuentos, 1. Confiable

faltantes de inventario, faltantes de caja, préstamos
por estudio, préstamos especiales, facturas por venta 2. Verídico
de activos, embargos, etc.), por parte del empleado
con previa autorización por escrito. 3. Ordenado
4. Sencillo
5. Fácil análisis


Luego de empresa prestadora del servicio y el
SAS.
FIRMA FIRMA
FIRMA COMITÉ
de 1377 de 2013. En consecuencia, SONSEIS S.A.S, contactará a aquellas personas físicas TITULARES de dat
autorización se requiera para que la emitan en forma expresa. El TITULAR de los datos personales tiene la fa
SONSEIS S.A.S, que lo excluya de los archivos, registros o bases de datos, para efectos de prestar servicios p
empresa y/o proyectos en los cuales participa directamente o a través de consorcios o uniones temporales. L
personales pueden conocer, actualizar, rectificar su información, o solicitar su retiro, a través el siguiente cor
prodatos-personales@sonseis.com.co, mediante comunicación dirigida al Km 4 Anillo Vial Riofrio Zona Franc
Baiachalá Piso 5 Floridablanca- Santander o a través de la línea telefónica (57-7) 676 0000.
L SERVICIO
que Moscoso Valencia

General
a
áfico: Colombia
el sistema Kactus
ELEMENTOS QUE NO INCLUYE
sabilidad de Sonseis SAS liquidar

nores a seis (6) días por cumplimiento
co se tramitarán aquellas solicitudes
do aprobadas por el jefe inmediato.
sabilidad de Sonseis SAS realizar más

ones por periodo y por persona.
sabilidad de Sonseis SAS el pago de la

acaciones.
sabilidad de Sonseis SAS generar y
de vacaciones pendientes por disfrute
dores de Comertex SAS.
sabilidad de Sonseis SAS estar

fechas de salida e ingreso de
personal de Comertex SAS.
sabilidad de Sonseis SAS el costo que

reprocesos.
ESTACIÓN DEL SERVICIO
estará en las instalaciones de la

s S.A.S

1. Cumplir con las
mpo pactado
3. La
N DEL SERVICIO?
nes se deben cumplir para prestar

manera correcta?
Verídico
3. Ordenado
4. Sencillo
5. Fácil análisis
Periodicidad
Mensual (último día hábil del mes)
reclamaciones?
La reclamación
electrónico con destinatario al
Analista de Administración de
Personal Sonseis SAS, con
SAS.
o Valencia
Fecha:
tos personales de los TITULARES que

con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto
sicas TITULARES de datos personales cuya
s personales tiene la facultad de solicitar a
os de prestar servicios profesionales en la
o uniones temporales. Los TITULARES de datos
a través el siguiente correo electrónico
o Vial Riofrio Zona Franca Santander / Edificio
0000.
ACUERDO DE SERVICIO
Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valen

SERVICIO A ACORDAR
Nombre: Liquidación de seguridad social Alcance Geográfico: Colombia
Descripción: Generación de la planilla de aportes de seguridad social (EPS, AFP, ARL, PAR
sistema Kactus y cargue - presentación en el operador respectivo.
1. Verificación de las entidades a las que está afiliado 1. No es responsabilidad de Sonse

el empleado en el Sistema Kactus. la seguridad social.
2. Cargue de novedades en Kactus, retiros, vacaciones,

variaciones de salario en el sistema kactus. 2. No es responsabilidad de Sonse
Nota. Se reciben las cartas que se presenten en el pago a los
de retiro o terminación de contrato antes de la por el no informe de novedades y
liquidación de la planilla, de igual forma se descuentan mismas.
las incapacidades reconocidas por parte de la ARL.
3. Realizar el proceso de liquidación de seguridad intereses y sanciones que se gen
social. la entidad por pago extemporáneo
reporte de novedades.
4. Generación del archivo plano y cargue en el 4. No es responsabilidad de Sonse

operador aportes en línea. que se ocasione por reprocesos.
5. Se informa al auxiliar de tesorería el valor total a
cancelar para realizar el respectivo pago.

Si se presentan reprocesos
en la liquidación de seguridad social por reporte de
novedades extemporáneo se ocasionará un valor
adicional que será facturado por Sonseis SAS.
La liquidación de seguridad social se realiza El servicio se prestará en las insta

mensualmente dentro del proceso del cierre contable. empresa Sonseis S.A.S
1. Cumplir con las obligaciones
ley
3. La aplic
las novedades reportadas

del servicio? prestar el servicio de manera c
1. Reporte de novedades, retiros o
cartas de terminación de contratos, variaciones de 1. Confiable
salario, soportes de traslados de entidades (EPS - AFP -
FC). Se reciben novedades en las fechas establecidas 2. Verídico
con anterioridad según calendario.
Ordenado
MEDICIÓN DEL ACUERDO Sencillo
Aspecto a Medir Indicador



Luego empresa prestadora del servicio y el
de firmado el acuerdo se realizará cliente, al día siguiente de realizado el
SAS.
FIRMA FIRMA
FIRMA COMITÉ
Decreto de 1377 de 2013. En consecuencia, SONSEIS S.A.S, contactará a aquellas personas físicas TITULARE
cuya autorización se requiera para que la emitan en forma expresa. El TITULAR de los datos personales tiene
solicitar a SONSEIS S.A.S, que lo excluya de los archivos, registros o bases de datos, para efectos de prestar
TITULARES de datos personales pueden conocer, actualizar, rectificar su información, o solicitar su retiro, a t
correo electrónico prodatos-personales@sonseis.com.co, mediante comunicación dirigida al Km 4 Anillo Vial
Santander / Edificio Baiachalá Piso 5 Floridablanca- Santander o a través de la línea telefónica (57-7) 676 00
DEL SERVICIO
Enrique Moscoso Valencia

ente General
ncia
eográfico: Colombia
ial (EPS, AFP, ARL, PARAFISCALES) en el
ES/ELEMENTOS QUE NO INCLUYE
ponsabilidad de Sonseis SAS el pago de

d social.
ponsabilidad de Sonseis SAS los errores

enten en el pago a los diferentes fondos
orme de novedades y cambios de las
ponsabilidad de Sonseis SAS los

sanciones que se generen por parte de
or pago extemporáneo y demora en el
novedades.
ponsabilidad de Sonseis SAS el costo

ione por reprocesos.
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
e prestará en las instalaciones de la

nseis S.A.S
las necesidades del cliente?

r con las obligaciones establecidas por
3. La aplicación correcta de
CIÓN DEL SERVICIO?
iciones se deben cumplir para

servicio de manera correcta?
1. Confiable
erídico
3.
4.
5. Fácil análisis
Periodicidad
𝒐 𝒅𝒆𝒍 𝒓𝒆𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆)
Mensual
Mensual
reclamaciones?
La reclamación se
coso Valencia
Fecha:
datos personales de los TITULARES que
cial con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y
personas físicas TITULARES de datos personales
los datos personales tiene la facultad de
os, para efectos de prestar servicios
a través de consorcios o uniones temporales. Los
ón, o solicitar su retiro, a través el siguiente
dirigida al Km 4 Anillo Vial Riofrio Zona Franca
a telefónica (57-7) 676 0000.
ACUERDO DE SERVICIO
Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valenc

SERVICIO A ACORDAR
Nombre: Liquidación definitiva Alcance Geográfico: Colombia
Descripción: Generación de liquidación definitiva en el sistema Kactus y gestión de retiro

1. Parametrizar el sistema Kactus con las correctas
fechas de vencimiento de los contratos de trabajo, para 1. No es responsabilidad de Sonse
generar alertas cuarenta y cinco (45) días antes de la informar si se prorroga o no el co
terminación
2. del mismo.
La respuesta de no prórroga de contrato deber ser
notificada al Analista y Auxiliar de Administración de
Personal de Sonseis SAS por correo electrónico máximo
cinco (5) días después de la alerta, quien realiza la
carta de no prórroga y se envía al jefe inmediato y
costo del envío de documentos q
Coordinadora de Desarrollo Organizacional de Comertex
de liquidación definitiva.
SAS en archivo pdf por correo electrónico para las
respectivas firmas.
3. Si el empleado presenta carta de renuncia

manuscrita, está debe ser entregada al jefe inmediato
seguimiento a la solución y respue
quien deber firmar el recibido y hacer llegar al área de
salvo.
Administración de Personal de Sonseis SAS.
4. Registrar en alfanet el paz y salvo del empleado al
primer responsable registrado en el formato el cual
iniciará la rotación para que pase por las diferentes 4. No es responsabilidad de Sonse
áreas y empresas. liquidaciones de renuncias que no
El paz y salvo manuscritas y que no tengan los r
no puede durar más de un día en el alfa de un soportes.
responsable y el proceso no debe durar más de cinco
(5) días.
5. Realizar la liquidación en kactus aplicando los 5. No es responsabilidad de Sonse
respectivos descuentos. el pago de las liquidaciones defini
6. Cargar al registro del paz y salvo la liquidación de
kactus y pasar a la Coordinadora de Desarrollo
multas por pago extemporáneo de
Organizacional de Comertex SAS para revisión y
definitiva si se excede el tiempo p
aprobación.
7. Realizar las respectivas cartas de retiro, hacer
firmar por el Gerente General o Represéntate Legal de
realización de entrevistas de egre
Comertex SAS e informar al empleado para legalizar su
empleados de Comertex SAS.
retiro.
La liquidación definitiva se realiza a medida que se

El servicio se prestará en las insta
presenten los retiros y se gestione totalmente el paz y
salvo.
1. Cumplir con las obligaciones esta
Entrega del reporte en el tiempo pactado

3. La aplicación correcta de las nove
reportadas
¿Qué información se requiere para la prestación ¿Qué condiciones se deben cu

del servicio? prestar el servicio de manera
1. Reporte de novedades
(horas extras, licencias, incapacidades, préstamos, Confiable
descuentos, faltantes de inventario, faltantes de caja, 2.
préstamos por estudio, préstamos especiales, facturas
por venta de activos). 3. Ordenado
2. Carta de retiro
manuscrita por parte del empleado con firma de 4. Sencillo
recibido por parte de Comertex SAS.
MEDICIÓN DEL ACUERDO análisis
hacer seguimiento? Reunión entre
Luego de la empresa prestadora del servicio y el
SAS.
FIRMA FIRMA
FIRMA COMITÉ
Decreto de 1377 de 2013. En consecuencia, SONSEIS S.A.S, contactará a aquellas personas físicas TITULARE
personales cuya autorización se requiera para que la emitan en forma expresa. El TITULAR de los datos pers
facultad de solicitar a SONSEIS S.A.S, que lo excluya de los archivos, registros o bases de datos, para efectos
Los TITULARES de datos personales pueden conocer, actualizar, rectificar su información, o solicitar su retiro
siguiente correo electrónico prodatos-personales@sonseis.com.co, mediante comunicación dirigida al Km 4
Zona Franca Santander / Edificio Baiachalá Piso 5 Floridablanca- Santander o a través de la línea telefónica (5
DEL SERVICIO
nrique Moscoso Valencia

ente General
ncia
eográfico: Colombia
tus y gestión de retiro del empleado
ES/ELEMENTOS QUE NO INCLUYE
ponsabilidad de Sonseis SAS definir e

se prorroga o no el contrato de trabajo.
ponsabilidad de Sonseis SAS asumir el

vío de documentos que hagan parte
ón definitiva.
ponsabilidad de Sonseis SAS hacer

o a la solución y respuesta del paz y
ponsabilidad de Sonseis SAS realizar

s de renuncias que no esten
y que no tengan los respectivos
ponsabilidad de Sonseis SAS realizar
as liquidaciones definitivas.
ponsabilidad de Sonseis SAS asumir

pago extemporáneo de la liquidación
se excede el tiempo permitido por ley.
ponsabilidad de Sonseis SAS la

de entrevistas de egreso a los
de Comertex SAS.
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
e prestará en las instalaciones de la

nseis S.A.S
las necesidades del cliente?

las obligaciones establecidas por ley
2.
n correcta de las novedades

IÓN DEL SERVICIO?
iciones se deben cumplir para

servicio de manera correcta?
1.
2. Verídico
3. Ordenado
5. Fácil
Periodicidad
𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒍𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔)
Mensual
reclamaciones?
La reclamación
electrónico con destinatario
al Analista de Administración
de Personal Sonseis SAS, con
SAS.
coso Valencia
Fecha:
datos personales de los TITULARES que

ial con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y
personas físicas TITULARES de datos
TITULAR de los datos personales tiene la
ses de datos, para efectos de prestar servicios
través de consorcios o uniones temporales.
mación, o solicitar su retiro, a través el
nicación dirigida al Km 4 Anillo Vial Riofrio
vés de la línea telefónica (57-7) 676 0000.
ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO
Nombre: Nombre:
Cargo: Gerente General Cargo: Gerente General
Área: Gerencia Área: Gerencia
SERVICIO A ACORDAR
Alcance
Nombre: Generación de los Estados Financieros
Geográfico: Colombia
Descripción: Registro y Revisión de la información causada en el xxxxxxx que permiten la generación de los
Estados Financieros
ACTIVIDAD DESCRIPCION DEL SERVICIO/ DESCRIPCION DEL SERVICIO/

ELEMENTO QUE INCLUYE ELEMENTO QUE NO INCLUYE
1) Comunicarse con el proveedor para solicitar documentos

1) Recepción y validación de las Facturas que cumplan con de Ley.
los términos exigidos por la Ley , que lleguen mediante
casos debidamente autorizados. 2) Informar al área responsable del pago, las facturas que se
RECEPCIÓN FACTURAS 2) Registro de las facturas con su respectivo vencimiento y vencen diariamente, semanalmente, etc.
PROVEEDORES obligaciones tributarias 3) Recibir solicitudes de cruce mediante correo electrónico o
verbalmente.
3) Realizar los cruces de Cartera vs. Proveedor autorizados
mediante casos.
Recepción y registro en el sistema de los casos que

RECEPCIÓN GASTOS VARIOS relacionan las facturas o comprobantes que soportan el
gasto, debidamente aprobados. 1) Recibir gastos por fuera de los flujos del sistema.
1.) Registrar los pagos efectuados, según lo informado en

los casos. Para cual debe estar completa la informacion del
mismo. (Fecha de pago, valor y banco).
MODULO TESORERIA
CIERRE MODULO CARTERA Cierre del módulo de Cartera en los tiempos definidos en
este ANS.
1. Ingreso, Bajas, y Traslados de los Activos Fijos con la 1. solicitar al Proveedor certificación o documento
información suministrada por el área encargada y con soporte de la durabilidad o tiempo de vida útil estimada
los formatos establecidos para cada uno de estos de los activos.
procesos. 2. Depreciación
mensual de los Activos Fijos. 3. Control de
existencias (Inventario de Activos Fijos, se realizará
anualmente y el encargado del modulo de Activos Fijos,
le enviará a la Gerencia lo que existe a la fecha en el
módulo; para que sea revisado y aprobado y en caso de
algún cambio sea informado para realizar el respectivo
ajuste en el módulo).
4. La Reversión del proceso de depreciación, deberá
ser debidamente aprobada por la Gerencia.
5. Él Colaborador será el
responsable del control de los activos fijos que tenga a
ACTIVOS FIJOS su cargo y cualquier modificación o cambio deberá ser
informada por el Jefe Inmediato. Lo anterior con el
propósito de dar trámite oportuno, al paz y salvo en el
caso de retiro o terminación del contrato del
Colaborador.
FECHA MAXIMA FECHA DE CIERRE FECHA ENTREGA

ACTIVIDAD REPONSABLES DE RECEPCION
DE DOCUMENTOS DE MODULOS ESFA
RECEPCIÓN FACTURAS
PROVEEDORES
GERENCIA ULTIMO DIA N/A N/A
HABIL DEL MES EN CURSO
RECEPCIÓN GASTOS VARIOS
CIERRE MODULO CONTABILIDAD ULTIMO DIA HABIL

CARTERA DEL MES EN CURSO
CONTABILIDAD- ACTIVOS ULTIMO DIA HABIL

ACTIVOS FIJOS N/A N/A
FIJOS DEL MES EN CURSO
¿Qué condiciones debe tener el servicio final para satisfacer las necesidades del cliente?
1) Entregar oportunamente (5to. día hábil de cada mes) los Estados Financieros
2) Entrega de información confiable
¿Qué información se requiere para la prestación del Servicio ¿Qué condiciones se deben cumplir para
prestar el Servicio de manera correcta?
1) Cumplir a cabalidad con las fechas de envío de documentos 1) Disposicion para cumplir los ANS aquí
para su respectiva recepción definidos.
2) Cumplir a cabalidad con las fechas definidas para el cierre del 2) Información completa dentro del caso
módulo de Cartera
3) Envio de
información requerida (Facturas y sus respectivos soportes,
Seguridad Social persona natural, etc) según sea el caso.
4) Extractos bancarios mensuales y movimientos quincenales.

Cumplimiento: Entregar los Estados (# 𝒅𝒆 𝒐𝒃𝒋𝒆𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒖𝒎𝒑𝒍𝒊𝒅𝒐𝒔 )/(# 𝒅𝒆 𝒐𝒃𝒋𝒆𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒑𝒓𝒐𝒑𝒖𝒆𝒔𝒕𝒐𝒔)
Financieros el 5to. Dia hábil del mes
¿Con qué frecuencia se va a hacer ¿Cómo se va hacer el seguimiento?

seguimiento? Reunión entre la Empresa prestadora del servicio y el Cliente, al
Luego de firmado el acuerdo se día siguiente de realizado el cierre de mes, contando con la
realizará seguimiento mensual, finalizado participación de la Coordinación de Contabilidad y el Gerente
cada cierre contable de mes General.
FIRMA FIRMA
Gerente General Gerente General
Coordinador@
Nota: xxxxxx. Informa a la comunidad en general, que la protección de los datos personales de los TITULARES que conforman nuestro
grupo de interés cumple con la normatividad vigente, en especial con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto de 1377 de 2013. En
consecuencia, contactará a aquellas personas físicas TITULARES de datos personales cuya autorización se requiera para que la emitan
en forma expresa. El TITULAR de los datos personales tiene la facultad de solicitar a xxxxxx, que lo excluya de los archivos, registros o
bases de datos, para efectos de prestar servicios profesionales en la empresa y/o proyectos en los cuales participa directamente o a
través de consorcios o uniones temporales. Los TITULARES de datos personales pueden conocer, actualizar, rectificar su información, o
solicitar su retiro, a través el siguiente correo electrónico prodatos-xxxxxxx, mediante comunicación dirigida al xxxxxxxxxxxx
Bucaramanga- Santander o a través de la línea telefónica (57-7) xxxxx.

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ACUERDO DE SERVICIO

PRESTADOR DEL SERVICIO RECEPTOR DEL SERVICIO

Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valencia

Nombre: Contratación de personal Alcance Geográfico: Colombia

Descripción: Proceso de vinculación del personal luego de ser seleccionado.

ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE INCLUYE ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE NO

Eliminamos este paso, ésta se va a llevar a cabo

4. Después de seleccionada la persona se

5. Se contacta a la persona seleccionada para

7. Afiliación a EPS, AFP, ARL, caja de compensación 6. No es responsabilidad de Sonseis a

8. Proceso de inducción en kactus para consultas,

NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL SERVI

¿Qué información se requiere para la ¿Qué condiciones se deben cump

1. Salario del cargo y lugar de trabajo. 1. Tanto el prestador y recepto

Aspecto a medir Indicador Period

Cumplimiento: Contrataciones Exitosas Trime

Calidad: Requerimientos Legales Trime

EMENTOS QUE NO INCLUYE

bilidad de Sonseis S.A.S

personas que no cumplan con la

bilidad de Sonseis adquirir y hacer

bilidad de Sonseis el proceso de

s necesidades del cliente?

s se deben cumplir para

prestador y receptor del servicio

tos personales de los TITULARES que

PRESTADOR DEL SERVICIO RECEPTOR DEL SERVICIO

Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valenc

Nombre: Liquidación de nómina Alcance Geográfico: Colombia

ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE INCLUYE ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE

1. Revisión de novedades: Verificación de novedades:

2. Cargue de novedades: Armar archivo plano (excel)

FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SE

La liquidación de nómina y generación del reporte se

¿Qué información se requiere para la prestación ¿Qué condiciones se deben cum

MEDICIÓN DEL ACUERDO 4. Sencillo

(# 𝒑𝒓𝒐𝒎𝒆𝒅𝒊𝒐 𝒅𝒆 𝒆𝒓𝒓𝒐𝒓𝒆𝒔 𝒑𝒐𝒓 𝒍𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒂𝒄𝒊ó𝒏)/(# 𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒍𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔)

¿Con qué frecuencia se va a ¿Cómo se va hacer el seguimiento?

ique Moscoso Valencia

S/ELEMENTOS QUE NO INCLUYE

nsabilidad de Sonseis S.A.S la

des que no estén reportadas en el

ye personal que no este activo en la

nsabilidad de Sonseis SAS el costo que

nsabilidad Sonseis solicitar ante

RESTACIÓN DEL SERVICIO

prestará en las instalaciones de la

3. La aplicación correcta de las

ones se deben cumplir para prestar

atos personales de los TITULARES que conforman

PRESTADOR DEL SERVICIO RECEPTOR DEL SERVICIO

Nombre: Luz Mayerly Prada Nombre: Enrique Moscoso Valenci

Nombre: Liquidación de Comisiones Alcance Geográfico: Colombia

ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE INCLUYE ACTIVIDADES/ELEMENTOS QUE

1. Revisión de novedades: [recaudos, intereses, 1. No es responsabilidad de Sonsei

2. Las novedades como: intereses,

5. Envió a la Coordinadora de Desarrollo 5. No es responsabilidad de Sonsei

6. Generación del reporte en archivo txt y envió al

8. Realizar el proceso de interface contable.

FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SER

NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL SERVICIO

del reporte en el tiempo pactado

¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES MÍNIMAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO?