Asignatura Datos del alumno Fecha

Dirección Funcional Apellidos: Vidal Ramírez

y por Procesos 26 de mayo de 2019
Nombre: Jonathan

Actividades
Diagramación de un Proceso y Propuesta de Mejora
I. Breve descripción de la empresa y el proceso seleccionado.
La Dirección General Adjunta de Capitanías de Puerto (DIGACAP) es un área
adscrita a la Unidad de Capitanías de Puerto y Asuntos Marítimos
(UNICAPAM), dependiente de la Secretaria de Marina (SEMAR), cuyo objetivo
es “Participar en acciones encaminadas a garantizar la seguridad de la
navegación, la salvaguarda de la vida humana en la mar y prevenir la
contaminación marina desde buques, mediante actividades administrativas de
control, inspección, supervisión y vigilancia, realizadas por las Capitanías de
Puerto”, dentro de la organización de la DIGACAP, se encuentra el
departamento de soporte informático, cuyo objetivo es apoyar y coordinar las
actividades de soporte de las plataformas, equipos y sistemas de tecnologías de
la información y comunicaciones, que permitan la optimización de procesos.
El proceso que se seleccionó es el de brindar soporte de mantenimiento al
Sistema Institucional de Puertos y Marina Mercante (SIPYMM), el cual es
utilizado para atender y tramitar las solicitudes de autorización de trámites de
los particulares y la comunidad marítima en general, en lo que a actividades
marítimas en las vías navegables del territorio nacional se refiere.
II. Marco teórico sobre «Eliminación de desperdicios Kaizen».
Primeramente, es importante que quede claro lo que se significa desperdicio, la
Real Academia Española, lo define como “Residuo de lo que no se puede o no es
fácil aprovechar o se deja de utilizar por descuido”, en ese sentido, un
desperdicio en un proceso se puede entender como las actividades o recursos
que la empresa no aprovecha de manera eficaz, debido ya sea a que, no se
encuentran bien definidas las funciones y responsabilidades de cada
responsable de la actividad, o que dentro de los procesos exista un
desaprovechamiento eficiente de los tiempos y recursos consumidos por cada
actividad, entre otros.
Ahora bien, el término “Kaizen” deriva la ideología japonesa de cambio y
mejora, este término aplicado a los procesos, implica el control, monitoreo y
evaluación de los mismos, lo que deriva en un proceso de mejora continua de
los procesos de la empresa.
III. Diagrama de flujo del proceso actual (As Is) (Figura 1)

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IV. Análisis del proceso actual y definición de oportunidades para

mejorar dicho proceso, utilizando los conceptos de eliminación de
desperdicios Kaizen.
A. Análisis del proceso actual
Tipo de proceso: Proceso de apoyo informático
Nombre del proceso: Mantenimiento al Sistema SIPYMM
Identificador: AS-IS.P-001
Autoridad responsable del proceso: Subdirección de Sistemas Informáticos y de
información marítima
Definición del proceso
Descripción del proceso: Brindar mantenimiento a la plataforma informática del
Sistema Institucional de Puertos y Marina Mercante (SIPYMM), a fin de eliminar
posibles fallas y problemas que se presenten durante su utilización.
Objetivos:
• Eliminar fallas y errores en el sistema
• Mejorar y agilizar los tiempos de respuesta de los trámites de los particulares y la
comunidad marítima
Restricciones:
• Tiempo disponible para efectuar e mantenimiento del sistema, antes de comenzar
a causar afectaciones a los particulares
• Capacidad técnica del personal disponible en la unidad de soporte informático
Entradas:
• Solicitud de mantenimiento del sistema SIPYMM
Salidas:
• Reporte Final del mantenimiento efectuado
Dónde se usa: Departamento de soporte informático
Comprende:
• Mantenimiento
• Eliminación de errores y fallas
• Pruebas de funcionamiento
Eventos:
• Identificación de errores y fallas en el sistema SIPYMM, por parte del personal
que utiliza el sistema
• Solicitud de mantenimiento del sistema

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Parámetros:
• Efectividad del sistema
• Eficiencia del sistema
• Flexibilidad de sistema
Diagrama de flujo: (Figura 1)

B. Definición de oportunidades para mejorar dicho proceso,

utilizando los conceptos de eliminación de desperdicios Kaizen
1. Principios del KAIZEN aplicados al proceso seleccionado
a. Restricciones Positivas: Generación de un sistema que
interrumpa su funcionamiento al detectar fallas y errores en el
proceso del trámite de una solicitud.
b. Restricciones Negativas: organización secuencial de las
actividades del proceso, reducción de retardos en los tiempos de
respuesta entre cada actividad.
c. Principio de Enfoque: Contar con personal capacitado
responsable de cada actividad y aprovechamiento eficiente de
tiempos y recursos.
d. Principio Facilitador: Evaluación y definición de actividades
estrictamente necesarias en el proceso, simplificar actividades,
eliminar actividades redundantes, que consuman excesivos
recursos o que se puedan eliminar.
Implementando los conceptos de eliminación de desperdicios Kaizen
en el proceso seleccionado, se pueden obtener las siguientes
oportunidades de mejoras:
a. Definir las actividades necesarias en el proceso.
b. Eliminar actividades que no agreguen valor al proceso.
c. Aprovechamiento de tiempos y recursos en cada actividad, con la
correspondiente reducción de costos.
d. Reducción de fallas y tiempos de respuesta entre cada actividad.
e. Implementar un proceso más eficiente.
2. Análisis de las 7 mudas del KAIZEN (Figura 3)
V. Diagrama de flujo detallado de la propuesta del proceso optimizado
(To Be) (Figura 2).

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Figura 1. Diagrama de flujo del proceso actual (As Is)

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Figura 2. Diagrama de flujo detallado de la propuesta del proceso optimizado (To Be)

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Figura 3. Análisis de las 7 mudas de Kaizen (Elaboración propia).

Análisis de las 7 mudas de Kaizen

Tipo de proceso Identificador y nombre del proceso

Proceso de apoyo informático AS-IS.P-001. Mantenimiento al Sistema SIPYMM

Estado actual del proceso (As Is) (Figura 1) Proceso optimizado (To Be) (Figura 2)
Mudas Análisis Mudas Análisis
Sobreproducción No aplica Sobreproducción No aplica
Este proceso es defectuoso ya que contiene Al mejorar el proceso automatizando algunas
actividades innecesarias que consumen materiales, actividades y optimizando otras, se dejan de
Defectos Defectos
mano de obra, y tiempo que no es aprovechado. consumir recursos innecesarios y se elimina este
desperdicio.
Durante el proceso se encuentran actividades que Automatizar actividades para reducir tiempo
no añaden valor, las cuales podrián ser optimizadas 1.- El sistema falla y automaticamente emite alerta
o eliminadas, estas son: al adminsitrador.
1.- Elaboración y remisión de una solicitud de Eliminar actividades que no añaden valor
mantenimiento, este proceso tiene que pasar por 4 2.- El proceso de mantenimiento y pruebas es
departamentos, lo que consume tiempo que no es directo entre usuario y àrea de mantenimiento.
aprovechado. Este proceso proceso podría ser 3.- Para el registro y cierre se optimiza el proceso.
Tiempo optimizado o automatizado. Tiempo
2.- El mantenimiento del sistema y las pruebas de
funcionamiento incluyen a 3 departamentos, se
consume tiempo que no es aprovechado. Este
proceso proceso podría ser optimizado.
3.- El registro y cierre del reporte incluye
actividades que consumen tiempo y pueden ser
optimizadas o automatizadas.
La elaboración y remisión de documentaciòn Con la automatizaciòn de algunas actividades y la
(solicitud de mantenimiento y reporte de cierre) optimizacion de otras, se eliminan estos
incluye el desplazamiento de personas que tienen desplazamientos innecesarios y se elimina este
Movimientos que trasladarse entre departamentos, lo cual genera Movimientos despercicio.
un desperdicio, ya que provoca disminuciòn de
tiempo que se puede dedicar a actividades que
realmente aporten valor.
Transporte No aplica Transporte No aplica
Inventario No aplica Inventario No aplica
Existen fases durante el proceso que resultan Para optimizar este aspecto, se eliminaron algunas
Procesos innesesarias. Este punto se encuentra relacionado Procesos actividades y se automatizaron otras.
con la muda TIEMPO.
Beneficios con la Mejora
Proceso mas eficiente
Optimizacion de costos
Eliminacion de desperdicios
Mejora de la funcionalidad de los equipos y sistemas
Mejorar y agilizar los tiempos de respuesta de los trámites de los particulares y la comunidad marítima
Aprovechamiento mas eficiente de los recursos

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VI. Conclusiones
Como se pudo observar durante el desarrollo del presente ensayo, al analizar
correctamente un proceso y utilizar de manera eficiente los principios de
eliminación de desperdicios de Kaizen, permite detectar oportunidades de
mejora de los procesos, a simple vista, la propuesta de mejora del proceso (TO
BE) parece tener el mismo número de actividades que el proceso actual (AS IF),
sin embargo, dentro de la propuesta me mejora del proceso, se le da más
importancia a la cuestión de la agilización en la solución del problema, más que
las actividades administrativas, en ese sentido, mi propuesta de mejora fue
enfocada a: la mejora en la definición de algunas actividades, a la
automatización de otras actividades y a la priorización de las actividades más
importantes durante el proceso.

VII. Bibliografía
ANALIT1CA. (s.f.). Sistema de Gestión de Procesos. Manual de diagramación de procesos
bajo estándar BPMN. Recuperado el 26 de mayo de 2019, de
http://www.analitica.com.co/website/images/stories/documentosTecnicos_SGP/Manu
al%20de%20Diagramacion%20de%20Procesos%20Bajo%20Estandar%20BPMN.pdf
Real Academia Española. (31 de octubre de 2018). Real Academia Española. Recuperado
el 26 de mayo de 2019, de http://www.rae.es/
Universidad Internacional de la Rioja (UNIR). (s.f.). Estructuras organizativas.
Recuperado el 26 de mayo de 2019, de Dirección funcional y por procesos : https://unir-
mexico.s3.amazonaws.com/MaestríaMBA/ARCHIVOS_COMUNES/versiones_para_im
primir/mexmdae04/tema1.pdf
Universidad Internacional de la Rioja (UNIR). (s.f.). Gestión operativa de procesos.
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Universidad Internacional de la Rioja (UNIR). (s.f.). Gestión operativa de procesos.
Recuperado el 26 de mayo de 2019, de Lecciones magistrales:
https://micampus.unir.net/courses/5511/external_tools/29470
Suárez Barraza, M., & Miguel Dávila, J. (2008). Encontrando al Kaizen: Un análisis
teórico de la Mejora Continua. León. Recuperado el 26 de mayo de 2019, de
http://revpubli.unileon.es/index.php/Pecvnia/article/viewFile/696/614

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