Manual de Uso y Gestión

Hay usuarios que reciben su correo en un Buzón en el servidor, hay otros usuarios cuyo correo se
descarga automáticamente en un archivo de carpetas personales en el disco duro de su ordenador.

Sabemos que nuestro correo se está recibiendo en un Buzón, si nuestra “Bandeja de entrada” depende
de un elemento que contiene la palabra “Buzón: nombre de usuario”

Recomendaciones de gestión del correo electrónico

Para usuarios que reciben su correo en un Buzón en el servidor

1. Comprobar tamaño Buzón

2. Comprobar y vaciar carpeta “Elementos eliminados”
3. Comprobar y vaciar carpeta “Correo no deseado”
4. Guardar archivos adjuntos de gran tamaño en disco duro
5. Crear un archivo de carpetas personales
6. Descargar correos desde el Buzón a un archivo de Carpetas personales
7. Mover correos y carpetas al archivo de carpetas personales
8. Otras operaciones

Para usuarios que reciben su correo en un archivo de carpetas personales

1. Comprobar tamaño Carpetas personales

2. Comprobar y vaciar carpeta “Elementos eliminados”
3. Comprobar y vaciar carpeta “Correo no deseado”
4. Guardar archivos adjuntos de gran tamaño en disco duro
5. Crear un NUEVO archivo de carpetas personales
6. Predeterminar el NUEVO archivo de carpetas personales para entrega de correo
7. Mover correos y carpetas al NUEVO archivo de carpetas personales
8. Otras operaciones
Comprobar tamaño de Carpetas personales y Buzones

Cuanto mayor es el tamaño de los archivos de carpetas personales y el Buzón de correo en el servidor
más tarda nuestra aplicación de correo en iniciarse. Podemos saber el tamaño de nuestro Buzón o de
nuestro archivo de carpetas personales.

1. Hacemos clic con el botón derecho sobre el nombre de la carpeta personal o del Buzón y
seccionamos propiedades de la carpeta o del Buzón.
2. Hacemos clic en la opción “Tamaño de la carpeta…”, el Tamaño total (incluyendo subcarpetas)
nos indica el tamaño.
3. En caso de que nuestro correo resida en un Buzón en el servidor el tamaño total no debe
superar los 10.000.000 KB. En caso de superar dicho tamaño es necesario borrar, mover o
descargar correos de nuestro Buzón.

Comprobar y vaciar la carpeta “Elementos eliminados”

Periódicamente hemos de comprobar y vaciar la carpeta “Elementos eliminados” para evitar que ocupe
un espacio innecesario. Si estamos seguros de que los correos que contiene pueden ser eliminados de
una vez, podemos hacerlo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y seleccionar
“Vaciar Elementos Eliminados”.

Comprobar y vaciar la carpeta “Correo no deseado”

Periódicamente hemos de comprobar y vaciar la carpeta “Correo no deseado” para evitar que ocupe un
espacio innecesario. Si estamos seguros de que los correos que contiene pueden ser eliminados de una
vez, podemos hacerlo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y seleccionar
“Vaciar Correo no deseado”.

Guardar Archivos Adjuntos en el disco duro

El tamaño de un correo depende del tamaño de los archivos adjuntos que incluya. Podemos conocer el
tamaño de un correo en nuestro Buzón o carpeta personal.

En cualquier carpeta que contenga correos, en la vista principal donde aparecen todos los correos
podemos ordenar la lista por el campo “Tamaño” de mayor a menor tamaño.

Podemos guardar archivos adjuntos de correo de gran tamaño en nuestro disco duro.

1. Seleccionamos el correo que tenga el archivo adjunto que queramos guardar.

2. En el menú principal, seleccionamos “Archivo”, “Guardar Adjuntos”
3. se nos mostraran los archivos adjuntos que tiene el correo, una vez seleccionados solo queda
indicar la carpeta en nuestro disco duro donde queremos guardar los archivos.
4. Debemos eliminar el correo que contenía los archivos adjuntos
Crear un archivo de Carpetas Personales.

Las Carpetas personales sirven para almacenar mensajes en nuestros disco duro en vez de en el servidor
de correo. Podremos usar un archivo de carpetas personales para la descarga de correo desde el
servidor y como almacén de correo.

1. Hacemos clic en Herramientas, Configuración de la cuenta, clic en pestaña Archivo de Datos

2. Hacemos clic en Agregar y seleccionamos:
a. Indicamos un lugar en nuestro disco duro para tal archivo, “d:\correo”.
b. En la línea Nombre de archivo damos un nombre descriptivo a nuestro nuevo archivo
(Ej. Correo 2010). Clic en aceptar
c. En la siguiente ventana, debemos indicar el nombre de la carpeta personal que vamos
a ver en (Ej. Correo 2010), así como protegerlo con contraseña si lo deseamos, Clic en
aceptar.

Descargar correos desde el Buzón a un archivo de Carpetas personales

Una vez creado un archivo de carpetas personales, podemos descargar todo los correos desde el Buzón
en el Servidor al disco duro de nuestro ordenador de forma automática.

1. Hacemos clic en Herramientas, Configuración de la cuenta, clic en pestaña Archivo de Datos

2. Seleccionamos el archivo en el que queremos descargar los correos de nuestro Buzón
3. Hacemos clic en la opción “Establecer como predeterminado”
4. nos indicara que los cambios tendrán lugar una vez que cerremos y volvamos a abrir la
aplicación.
5. Una vez que se vuelve a abrir los correos irán pasando progresivamente desde el Buzón al
archivo de carpetas personales elegido. El tiempo necesario dependerá del número de mensajes
y del tamaño del Buzón.

Finalizado el proceso podemos volver a establecer el Buzón como archivo de datos predeterminado.
Tendremos que cerrar y volver a iniciar y a partir de entonces los correos volverán a recibirse en el
Buzón de correo en el Servidor.

Hemos de tener en cuenta que con esta acción se descargaran solo los correos que se encuentran
dentro de la carpeta “Bandeja de entrada”. Si tenemos carpetas con correos dentro de la carpeta
“Bandeja de entrada”, estas tendrán que moverse manualmente al archivo de carpetas personales.
Predeterminar el archivo de carpetas personales para entrega de correo.

Podemos indicar a que el correo se entregue en un archivo de carpetas personales diferente al habitual.

1. Hacemos clic en Herramientas, Configuración de la cuenta, clic en pestaña Archivo de Datos

2. Seleccionamos el nuevo archivo en el que queremos que se efectúe la entrega de nuestros
correos.
3. Hacemos clic en la opción “Establecer como predeterminado”
4. nos indicara que los cambios tendrán lugar una vez que cerremos y volvamos a abrir la
aplicación.
5. Una vez que se vuelve a abrir, los correos comenzarán a entregarse en el nuevo archivo de
carpetas personales establecido como predeterminado.

Mover Correos y Carpetas

Crear carpetas

Podemos crear una estructura de carpetas dentro de nuestro archivo de carpetas personales así como
dentro del Buzón de correo en el Servidor. Esto nos permite ordenar y clasificar en cierta medida
nuestro correo electrónico.

1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta dentro de nuestra “Bandeja
de Entrada” y Seleccionamos “Nueva Carpeta”
2. Indicamos un nombre a la nueva carpeta así como donde queremos crear la misma.

Mover Correos y Carpetas

Para mover correos entre carpetas, basta con seleccionar un correo o grupo de ellos y haciendo clic con
el botón derecho sobre ellos, elegir la carpeta destino.

Desde esta opción podemos también crear una nueva carpeta donde podremos ubicar los correos que
queramos mover.

Otras Operaciones

Utilización de Reglas de correo

Podemos utilizar reglas de correo para eliminar y mover correos que posean ciertas propiedades en
común (por ejemplo, un mismo remitente), desde nuestra “Bandeja de entrada” hasta una carpeta en
particular.

1. Clic en Herramientas, Reglas y Alertas.

2. Clic en Nueva Regla
 3. Desde aquí un asistente nos guiara en el proceso de creación de la regla. Podemos hacer que
todos los correos de cierto remitente pasen a una carpeta en particular, que se eliminen, incluso
que se reenvíen a otra persona.
4. El último paso de creación de la regla nos pide un nombre identificativo, además podremos
activar la opción “Ejecutar reglas ahora en mensajes que ya se encuentren…..“ para que la
regla comience a ejecutarse con correos anteriores a la creación de la regla.
5. Solo queda “Finalizar”, “Aplicar” y “Aceptar”.

Compactación de carpetas.

Si borramos o movemos muchos correos desde archivos de carpetas personales, deberemos compactar
el archivo de carpetas personales ya que posiblemente el archivo siga mostrando el tamaño original aún
después de haber movido o eliminado gran cantidad de datos.

1. Ponemos el cursor sobre el nombre de la carpeta personal y/o Buzón. Hacemos clic con el
botón derecho
2. En la pestaña General, clic en Avanzadas y Compactar Ahora.