CONTROL INTERNO PARA LAS OPERACIONES DE CUENTAS POR COBRAR

CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR

Las Normas de Información Financiera en su Boletín C-3, menciona que las Cuentas por Cobrar representan derechos
exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
La forma más usual de crédito a corto plazo, son las cuentas por cobrar, cuyo uso generalizado es el crédito comercial
otorgado a los clientes u otras personas o instituciones.
Por medio de ella se puede contabilizar todos los ingresos obtenidos en un periodo determinado y se analiza el grado
de morosidad de cualquier empresa.
Las cuentas por cobrar representan las decisiones de concesión de crédito.
Contribuyen a elevar el volumen de las ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las operaciones
corrientes de la empresa.

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

Es un proceso efectuado por la Junta de Directores de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer
razonable seguridad, respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia de
operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para
ayudar al logro sus objetivos.
Es una herramienta muy importante en una institución o empresa para el logro de los objetivos, la utilización eficiente
de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes.
Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover
la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas
y objetivos programados.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

 Proteger los activos
 Asegurar la exactitud y la confiabilidad de la información
 Asegurar el cumplimiento de las políticas
 Promover la eficiencia del personal

a. ENFOQUE DE LAS CUENTAS POR COBRAR

 CONTABLE: Son la parte del activo circulante originadas por operaciones comerciales.
 ADMINISTRATIVO: Son el total de créditos a corto plazo otorgados y no recuperados.
 FINANCIERO: Constituyen fondos comprometidos.
 ECONOMICO: Representan un elemento con efectos decisivos en todos los tipos de negocios.

b. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

 Clientes
 Documentos por cobrar
 Funcionarios y empleados
 Anticipos a proveedores
 Deudores diversos
 Intereses por cobrar
 Impuestos a favor
 Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.
 Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y
las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente.
  Provenientes de ventas de bienes o servicios
 No provenientes de venta de bienes o servicios

c. EL CONTROL INTERNO, SUS ELEMENTOS

 Organización: Elementos que intervienen en la organización son: dirección coordinación, división de labores y
asignación de responsabilidades.

 Procedimiento: la existencia de control interno no se demuestra sólo con una adecuada organización, pues es
necesario que sus principios se apliquen en la práctica mediante procedimientos que garanticen la solidez de
la organización. Los elementos que intervienen en el procedimiento son: planeación y sistematización,
registros y formas, e informes.

 Personal: Por sólida que este la organización de una empresa y adecuados los procedimientos implantados, el
sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no se
encuentran a cargo de personal capacitado. Los elementos de personal que intervienen en el control interno
son: entrenamiento, eficiencia, moralidad, retribución.

 Supervisión: No es únicamente necesario el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia
constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la
organización. La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en
forma directa e indirecta.

Una buena planeación y sistematización de procedimientos y buen diseño de registros, formas e informes, permite la
supervisión casi automática de los diversos aspectos del control interno.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

 Ambiente de Control: consiste en el establecimiento de un entorno que se estimule e influencie la actividad
del personal con respecto al control de sus actividades.
 Evaluación de Riesgos: Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados.
 Actividades de Control: Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y
procedimientos.
 Información y Comunicación: Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y
plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen
informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que
permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
 Supervisión: Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que
se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

1. Debe fijarse claramente las responsabilidades.
2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud.
4. Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.
5. Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.
6. Si es posible, debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo. La rotación reduce las
oportunidades de cometer un fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da por
resultado nuevas ideas para la empresa.
7. Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito.
8. Los empleados deben tener póliza de fianza.
9. No deben exagerarse las ventajas de protección que brinda el sistema de contabilidad de partida doble.
10. Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible.
d. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar
la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para
favorecer a sus clientes.
Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente
la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.
Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición
en el mercado.

e. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

1. TENER POLÍTICAS DE COBRANZA.- Es importante que la empresa tenga establecido como se va a cobrar
asimismo, las restricciones que va a implementar.
2. REGISTRAR LAS COMPRAS Y PAGOS EN LA CUENTA INDIVIDUAL DE CLIENTES.- Esto maximizara un mejor
control de los clientes morosos.
3. HACER PERIÓDICAMENTE UN ANÁLISIS DE LAS CUENTAS.- Consiste en clasificarlas de acuerdo al tiempo
durante el cual han sido vigentes
4. CONTROLAR LACONCESIÓN DE CRÉDITOS.- Desarrollar medios para vigilar las actividades de quienes conceden
crédito.
5. ESTABLECER UN PERIODO DE COBRANZA.- Ayudará que sea más factible el pago de las cuentas.

6. HACER UNA ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES.- debe estimarse la probabilidad que existe de no
recuperar los montos de todas las cuentas por cobrar.
7. Analizar la conveniencia de otorgar descuentos por pronto pago y/o ampliar términos y condiciones.
8. Implementar el cobro de intereses moratorios.
9. No descuidar la oportunidad de la facturación y entrega.
10. Utilizar sistemas automatizados para administrar la cartera.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
 Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar.
 Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el
establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
 Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
 Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas
por un funcionario responsable.
 Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.
 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los
clientes, en especial los morosos.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
 Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los
estados financieros.
 Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación
soporte.
 Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración; además, se debe tratar
de que cubran los requisitos de deducibilidad fiscal.
f. OPORTUNIDADES DE REGISTRO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
En términos generales, las cuentas por cobrar se registran en el momento en que se hace el traspaso de propiedad del
bien vendido o en que se presta el servicio contratado. Sin embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el
registro de la cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la mercancía vendida, a pesar de que
el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la mercancía hasta que haya terminado de pagada.
Los derechos por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser registrados dentro de
"cuentas por cobrar comerciales", pero separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes. Estas cuentas serán
presentadas en el activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.
Registro de cuentas por cobrar.
Las transacciones que con más frecuencia afectan las cuentas por cobrar son: Las ventas a crédito, Las cobranzas, Las
devoluciones, rebajas y descuentos.

g. LA FUNCION DE LA CONTABILIDAD Y SU IMPORTANCIA EN EL CICLO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales
de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los
movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos
no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.
De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y
procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. Las Cuentas por
Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de
clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.
Es importante conocer que el proceso de cuentas por cobrar se compone básicamente de dos fases o pilares
fundamentales. Por un lado, está lo que sería la facturación, y por otro, los pagos.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes
o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se
denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de:
 Ventas.
 Despacho.
 Facturación.
 Crédito y Cobranzas.
 Cuentas por cobrar.
 Caja.
Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar
lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de
las operaciones mencionadas.
Se sugiere a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en tomo al ciclo de
ingresos:
Con respecto a cuentas por cobrar:
1. Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general.
2. Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
3. Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:
a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y enviar directamente por correo
los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas.
b. Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor.
4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia.
5. Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas
por cobrar.
h. RIEGOS DE CONTROL Y FRAUDE
Riesgo de control
Es el riesgo de que una representación errónea, que pudiera ser de importancia relativa individualmente o en conjunto
con otras, no sea prevenida o detectada y corregida oportunamente por los sistemas de contabilidad y de control
interno.
Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén implementados en la empresa y
que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de
irregularidades. Es por esto la necesidad y relevancia que una administración tenga en constante revisión, verificación
y ajustes los procesos de control interno.
Cuando existen bajos niveles de riesgos de control es porque se están efectuando o están implementados excelentes
procedimientos para el buen desarrollo de los procesos de la organización.
Entre los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son los sistemas de información, contabilidad y
control.

En cuentas por cobrar:

 El saldo no incluye todas las cuentas por cobrar a las que la empresa tiene derecho.
 El saldo en cuentas por cobrar refleja saldos por los que la empresa no tiene derecho a recuperar efectivo.
 Las cuentas por cobrar tienen un deterioro en su valor derivado de problemas de cobranza.
 La empresa no ha registrado el cambio en el valor de las cuentas por cobrar denominadas en monedas
diferentes a la de registro.
 No se ha revelado en la información financiera todos los aspectos relevantes a considerar en su análisis.