Creación de los manuales de proceso y procedimiento de todas las áreas, que permitan una

ejecución clara de cada uno de los integrantes de la organización.

Los Procedimientos definen la secuencia de los pasos a seguir para ejercer una tarea.

Los procesos y procedimientos, son módulos que detallan y especifican como deben proceder
los responsables (recursos humanos y/o tecnológicos) en su ejecución estableciendo políticas,
normas y flujo de documentación. Se implementan y no experimentan cambios durante su
uso. Al alcanzar obsolescencia son reemplazados por nuevos procedimientos. Su objetivo es
finalizar una tarea. Los Procedimientos tienen objetivos diferentes para cada departamento de
la organización.

Los Procesos son acciones o actividades organizadas e interrelacionadas, orientadas a obtener

un resultado específico. Transforman entradas en salidas mediante la utilización de recursos.
Son dinámicos y mensurables en su comportamiento. Los procesos se operan y/o se gestionan.
Su objetivo es obtener resultados. Los Procesos establecen objetivos comunes que son
compartidos por todos los departamentos. Partiendo de la premisa que todo aquello que es
cuantificable se puede mejorar, cada proceso debe tener asignada una métrica que permita
cuantificar la eficiencia del mismo.

La creación de los manuales que definen y crean las políticas para cada uno de estos casos, son
una tarea en la que Eclectic Vision Consulting Services puede ayudar a su empresa o negocio a
armar y mejorar su organización.

Procesos y Procedimientos.

Aporta una nítida visión global de la organización y de sus relaciones internas.

 Una organización gestionada por procesos tiene más flexibilidad que una
basada en jerarquías.

 Dado que los procesos son transversales y afectan a diferentes unidades

organizativas, se favorecen las interrelaciones entre las personas.

 Se establecen responsables de cada proceso. Todas las personas de la

organización conocen su rol en cada uno de los procesos y saben cómo
contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.

 Permite que no se trabaje de manera aislada, buscando solo el beneficio

de una parte de la organización, sino buscando el beneficio común.

 Permite una optimización del uso de los recursos y, en consecuencia, una

reducción y optimización de los costes operativos y de gestión.
  Los procesos se miden; se establecen objetivos e indicadores para cada
uno de ellos.

 Entre las medidas que se analizan es muy importante el grado de

satisfacción del cliente. La organización se orienta así a satisfacer las
necesidades de los clientes.

 Se promueve la mejora continua de los procesos. Se detectan

ineficiencias, debilidades organizativas, cuellos de botella y errores de
manera rápida y metódica, reduciendo los riesgos.

ETAPAS DE LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS

Etapa 1: Formación del Equipo y Planificación del Trabajo

Etapa 2: Identificación de usuarios de los Procesos y sus Necesidades

Etapa 3: Identificación de los Procesos

Identificación del Marco Estratégico Institucional

Identificación de los Procesos: el Mapa de Procesos

Etapa 4: Descripción y Análisis de los Procesos

Identificación del Objetivo del Proceso.

Identificación del (os) Responsable (s) del Proceso.

Identificación de los Procedimientos y Actividades

Etapa 5: Priorización y Aprobación de los Procesos

Etapa 6: Difusión de los Procesos

Etapa 7: Aplicación y Control de los Procesos

Etapa 8: Mejoramiento Continuo de los Procesos

 Los manuales de políticas y procedimientos son manuales que documentan las

actividades y procesos que desarrolla cada una de las áreas de la organización. Se
pueden desarrollar en base a los procedimientos y formatos incluidos en este manual.
Es conveniente que cada área autorizada tenga su propio manual de políticas y
procedimientos. El responsable de la edición, revisión y actualización del manual de
políticas y procedimientos generalmente es el Director, Gerente o Responsable de
cada área emisora. Nota: Si una organización apenas empieza a documentar sus
políticas y procedimientos, tal vez le convenga tener solamente un manual de políticas
y procedimientos. Cuando haya aumentado la documentación, se pueden separar las
políticas de los procedimientos, o bien, elaborar los tomos que sean necesarios para
cada una de las áreas autorizadas.

 8. ¿Qué actividades y cuánto tiempo toma elaborar un

procedimiento?
 Más con la idea de ilustrar las actividades y pasos que se siguen en la
elaboración de un procedimiento que con la idea de que los tiempos
correspondientes sirvan como estándar de referencia, a continuación se
presenta un desglose de los principales rubros que intervienen en la
elaboración de un procedimiento:

Actividad Tiempo estimado

Recopilar información De 1 a 2 hrs.
Elaborar el borrador del diagrama de flujo De 1 a 2 hrs.
Revisar el diagrama de flujo (con los involucrados) De 1 a 2 hrs.
Elaborar el procedimiento De 4 a 8 hrs.
Revisar y corregir el procedimiento (por parte del
De 1 a 2 hrs.
elaborador)
Revisar y autorizar el procedimiento (por las personas
De 1 a 2 hrs.
autorizadas)
Hacer correcciones finales De 1 a 2 hrs.
Total De 10 a 20 hrs.

Cuántos procedimientos se requieren elaborar para documentar adecuadamente un sistema

u organización?

Cada organización es diferente en cuanto a tamaño, procesos, estructura, posición en el

mercado, productos, estrategias y recursos. Por ello, la cantidad adecuada de procedimientos
para cada organización es variable. Se requiere cuando menos un procedimiento por cada
subproceso identificado en el correspondiente mapeo de procesos. Sin embargo, más que
pensar en la cantidad de procedimientos que se necesitan, es más importante asegurar que,
con la implantación de cada uno de ellos, se estén haciendo las cosas correctamente y se están
obteniendo los resultados y objetivos esperados. Además, una vez que la gente y la
organización disfrutan del orden y control de sus procesos y actividades, la elaboración de
procedimientos irá formando parte de la rutina de mejora. Los procedimientos mejoran la
calidad y la consistencia de las operaciones. Hay predicción y no confusión.

18. ¿Cuáles son las etapas del Modelo MANUALES de GRUPO ALBE?

MANUAL-PARA-ELABORAR-COVER

Etapa 1 Diagnóstico de la Estructura Documental

Etapa 2 Elaboración de los Procedimientos Maestros

Etapa 3 Diseño de la Estructura Documental

Etapa 4 Desarrollo de los Manuales

Etapa 5 Aprobación y Liberación de los Manuales

Etapa 6 Difusión de los Manuales al 100% del personal

Etapa 7 Seguimiento, Mantenimiento y Mejora de los Manuales