DISTRIBUCIÓN DE PLANTAS

Proyecto de Aula
Caso “DISTRIBUYAMOS”

Tutor:
Álvarez Ardila Luis Evelio

Estudiantes:
RodríguezRendónAndrés Leonardo
Código: 1521021063
Quimbaya Cuellar Diego Armando
Código: 1511024499
Benavides Silva Edwin
Código: 1411021444
Ortiz López Cristhiam Danilo
Código: 1511023194
Ramírez Van Stralhen Joiner Joan
Código: 1521022807

INSTITUCION UNIVERSITARIA
POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
2019
 TABLA DE CONTENIDO

 Introducción ................................................................................................................................ 3
 Objetivo General......................................................................................................................... 3
 Objetivos Específicos .................................................................................................................. 3
 Metodología ............................................................................................................................... 3
 Justificación................................................................................................................................. 4
 Diagnostico ................................................................................................................................. 5
 Alternativas................................................................................................................................. 7
 Criterios de Evaluación ............................................................................................................... 8
 Recomendación y Conclusiones ................................................................................................. 9
 Bibliografía ................................................................................................................................ 10
 Introducción

El siguiente informe se realiza sobre EL CASO DISTRIBUYAMOS S.A. el cual

tiene como objetivo analizar la problemática presentada en el área de logística.
El análisis de la lectura nos evidencia una amplia cantidad de falencias que dieron
como resultado problemas en el control de inventarios, trazabilidad de mercancías,
control de métodos de transporte y prácticas de seguridad en la cadena logística.
Se evidencia problemas a nivel administrativo en especial en la toma de
decisiones y medidas de control.
Para la elaboración de este proyecto realizaremos un estudio de las causas y
errores en el proceso logístico para así poder elegir una o varias metodologías a
usar mediante el diagnostico general de las medidas de mejora continua, que le
permitan a la empresa DISTRIBUYAMOS S.A. una adecuada solución de sus
problemáticas

 Objetivo General
Crear una propuesta de solución del caso "Distribuyamos" que permita aplicar
los conocimientos adquiridos en la materia Distribución de Planta, así como en
otras asignaturas, basados en la definición de una metodología de trabajo, la
generación de un diagnóstico, la presentación de varias alternativas de solución y
finalmente la selección de la mejor de estas con base en unos criterios de
selección.

 Objetivos Específicos

 Conocer la definición y características de la gestión logística

 Analizar los sistemas de gestión de transporte para entender las falencias y
debilidades de este.
 Analizar las falencias en la planificación y distribución de funciones del
equipo operativo.
 Analizar las circunstancias externas que generan las fallas de la cadena de
almacenamiento.

 Metodología
De acuerdo con la lectura realizada podemos identificar que la logística de la
agencia está presentando situaciones críticas en el área de almacenamiento,
puntualmente en actividades como el despacho y acopio de la mercancía, donde
no hay accesibilidad a ella de forma oportuna y eficaz.
Para esta situación es importante tomar acciones que minimicen a tal punto que
erradiquen las fallas, sin afectar o generar demasiados costos a la compañía; para
iniciar es necesario realizar un análisis minucioso que contengan estas principales
características:

 Localización de cada centro

 Espacio y capacidad de cada centro
 Configurar espacio de cada centro
 Centros que deberán incluirse en la distribución

Logrando analizar, identificar, diseñar y evaluar estos elementos, vendrán

herramientas de análisis, calidad y aplicabilidad para ver qué tan factible resulta
esta propuesta. Está metodología requiere de una excelente observación,
seguimiento y de tiempo necesario para poder aplicarla, y genere un ambiente de
confianza en la calidad de los procesos donde albergara cambios positivos en la
distribución de planta.

 Justificación
El caso que debemos atender de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., requiere de
un análisis a fondo de las situaciones que se vinieron presentando; que
condujeron a crear un vacío en la trazabilidad y en las operaciones logísticas de
ésta y amenazar su estructura de funcionamiento interno.
La distribución de espacios, equipos, materiales y producto final para una
compañía es un área de la Ingeniería Industrial que debe nos da las herramientas
necesarias para la aplicación de estrategias, tomando en cuenta la información
detallada de cada caso en particular y así poder anticiparse a las variantes que
puedan presentarse en el proceso.
A través de este informe iremos abordando una serie de errores e imprevistos que
se presentaron en la cadena de abastecimiento, logística y transporte dentro de la
empresa, tal como se muestra en detalles como: la falta de coordinación y control
en la gestión de inventarios, la falta comunicación de los departamentos y áreas
involucradas en el proceso de despachos, conllevando de esta manera al
desorden administrativo, fallas en la entrega de resultados y pérdida de
mercancías.

Este contexto presenta a través de su desarrollo toda una serie de circunstancias

que nos conducen a desarrollar estrategias de mejoramiento continuo, siempre en
busca de que se logren articular todas las áreas de una compañía logrando de
manera uniforme excelentes resultados teniendo como principal fin alcanzar los
objetivos propuestos.

 Diagnostico

Haciendo un análisis de la situación de la empresa Distribuyamos, se evidencian

fallas de organización y logística, desde los cargos directivos hasta los últimos
cargos de producción; lo cual desencadena en una serie de errores
administrativos de cada uno de los departamentos de la compañía. Identificado el
problema, se refleja una gran falla en el centro de distribución y almacenaje.
Después de la inauguración de la nueva planta, nuevamente se denota la
ineficacia en la toma de decisiones por parte de las directivas. Por todos estos
factores es de gran urgencia planificar y ejecutar cambios estructurales,
administrativos y operacionales para el buen rendimiento eficiente de la compañía

Análisis de la Problemática
El análisis de la información del documento de estudio CASO DISTRIBUYAMOS,
se denota que su problemática no radica en el factor talento humano, si no por el
contrario en factores de métodos obsoletos para el registro de Stocks dentro de
los inventarios y un colapsado que para la cual los entes de la organización no
hablan el mismo idioma con su equipo de trabajo es allí donde los problemas
radican.

Factores que Influyeron en la Problemática

El desarrollo del diagnóstico lo estamos esquematizando en los diferentes factores
que afectan la distribución de una planta y son: Materiales, Maquinaria, Hombre,
Movimiento, Espera, Servicio, Edificio y Cambio. A continuación se analiza cada
uno en detalle para llegar a un diagnóstico global de la situación.
  Materiales
Se materializa el riego de pérdida de mercancía de alto costo y de otra de menor
valor en altas cantidades esto como fruto de la perdida de ejecución de
actividades de auditoría de control en el acceso y salida de vehículos. Así mismo
se pierde la trazabilidad de las devoluciones de productos averiados.

 Maquinaria
Se presentan varias situaciones en las que no se siguen los procesos establecidos
adecuadamente por ejemplo se evidencia una falta de política de inventarios, no
se tiene un correcto concepto de stocks, el inventario actual está bajo amenaza
por falta de control en los procesos, se necesita definir procesos, procedimientos y
ciclo de operación en cada sucursal de la compañía, hay una desarticulación en el
organigrama pues existen vacios de poder y superposición de responsabilidades
en la toma de decisiones operativas y tácticas.
Los inventarios de emergencia se hace sin metodología, estructura y conceptos
claros, lo que origina una desconfianza alta en los resultados de los mismos.
Se debe definir un nuevo layout, un nuevo ciclo operativo y más recursos
alienados con la estrategia y el crecimiento en ventas e importaciones.
Como algo positivo se percibe la idea de implementar nuevos procesos a partir de
la asesoría de compañías americanas líderes en temas de logística, y desde la
gerencia también se tiene la percepción de que los procesos cambian, las
tecnologías, los equipos y la infraestructura pues llevan mas de 5 años sin
actualización.

 Hombre
La empresa no prestó la debida atención a la capacitación de sus colaboradores
en cuanto a la inducción de sus nuevos procesos. El personal antiguo a pesar de
ser calificado empezó a tener tareas en diferentes áreas que lo le correspondían,
dificultándose el seguimiento y aprendizaje de la nueva plataforma tecnológica.
Esto derivó en que el personal empezara a obviar una serie de tareas que les
correspondían, por lo cual se pierde la trazabilidad del producto.

 Cambio
No se identificaron los posibles cambios que se exigían para transformar una
distribución en planta deficiente y anticuada, en algo que se creyó más eficiente.
Los cambios requerían adaptabilidad y flexibilidad de todas las personas
involucradas en el proceso, lo cual no se evidenció debido a malas decisiones
administrativas.
 Alternativas
Presentamos 3 alternativas que la empresa puede seguir para solucionar el
problema presentado en el caso de estudio, el eje articulador de las alternativas es
el tiempo de ejecución:
 Alternativa 1 Corto Plazo: El impacto es inmediato y como tal se debe
ejecutar estas actividades lo antes posible, se plantea un límite de 3 meses
máximo para su ejecución. Las medidas a seguir son iniciar con las auditorias
de carros y personas en las entradas de la planta para detener la perdida de
mercancía pues esta saliendo por la puerta principal la cantidad de mercancía
que se está perdiendo, así mismo se debe revivir los controles de procesos con
los que se establezcan puntos de control obligatorios en la ejecución de las
actividades.

 Alternativa 2 Mediano Plazo: Las medidas en este sentido tienen que ver con
establecer procesos, procedimientos claros bien definidos con
caracterizaciones, responsables, indicadores que evidencien el avance de los
resultados y permita tomar decisiones a la alta gerencia, además se debe
rehacer el organigrama de la empresa con una clara definición de
responsabilidades y canales de comunicación, además de protocolos que
permitan generar flujos de información en las diferentes áreas y oficinas de la
compañía de tal forma que la alta gerencia pueda tomar las decisiones
adecuadas en el momento correcto.

 Alternativa 3 Largo Plazo: El largo plazo nos permite generar procesos de

cambio cultural en la empresa, a pesar de ser lo más demorado y tal vez lo
mas costoso son cambios que van al fondo de los problemas, se plantea un
proceso de capacitación a fondo con capacitadores y consultores profesionales
en temas de logística, que permitan a la compañía implementar procesos,
metodologías, y herramientas modernas, que pongan a la empresa a la altura
de las últimas tecnologías en esta materia, con automatización de procesos y
centralización y gobierno de información, que permitan conocer en tiempo real
el estado y la ubicación de cada uno de los SKU que gestiona la empresa,
además de conocer el impacto en el orden financiero para tener una idea real
del retorno de la inversión en cada una de las actividades desarrolladas. Por
último se debe realizar un proceso de depuración del personal que labora en la
compañía de forma que se filtre los mejores recursos, aquellos que están
comprometidos con la organización y que de verdad creen en la visión de la
misma, y traer nuevas personas con ganas de trabajar en la nueva idea de
compañía, que crean y conozcan de teoría y tengan experiencia en compañía
 similares o en el extrajeron de tal forma que irradien conocimiento y
experiencia a las demás personas.

 Criterios de Evaluación
Según las alternativas propuestas en este proyecto, deben de alguna manera ser
medidas por los siguientes criterios:

 Indicadores de gestión de calidad en cada área de los diferentes

departamentos.
 Control de inventarios confiable y real.
 Garantizar, verificar y controlar la manera como se ejecutan los procesos
realizando mediciones logrando efectividad.
 Evaluar rigurosamente mostrando un diagnóstico veraz sobre el
funcionamiento de la planta de producción.
 Realizar auditoría interna por entes competitivos para mejorar la
productividad y la calidad del producto.

Otros aspectos para tomar en cuenta son los siguientes:

Espacios flexibles
El trabajo en las plantas industriales no es rígido ni uniforme. Por lo tanto, se
requiere de una distribución que puede ser cambiada si es que el gerente de
producción lo considera conveniente. Además, estos espacios necesitan un fácil
acceso a los puntos de abastecimiento.
Excelente visibilidad
La mayoría de las plantas industriales dispone de espacios en donde es un tanto
complejo observar el trabajo del equipo humano y el funcionamiento de las
maquinarias empleadas.
Poca distancia
Un factor clave en el rendimiento de la planta industrial es el número de
desplazamientos empleados por el equipo humano.
Seguridad
La seguridad es otro de los aspectos que se deben tomar en cuenta en la
distribución de una planta. Es indispensable trabajar en todos los espacios que
exigen las autoridades que velan por la salubridad y seguridad de las personas
que laboran o asisten a las plantas industriales.
Buena señalización
Las plantas industriales deben contar con una buena señalización en la que se
pueda identificar todas las rutas con las que dispone tal establecimiento. Tal punto
será de vital ayuda en caso surja un problema que lleve al equipo humano y
demás asistentes a retirarse de la planta.

 Recomendación y Conclusiones

Recomendaciones

 Observando todos los inconvenientes de retraso en el área de inventarios

que es la principal problemática focalizada sugerimos un sistema asistido
por ayudas tipo Warehouse Management System para administrar en
tiempo real los inventarios en los centros de distribución, la cual asegura la
correcta utilización de los espacios para almacenar producto terminado.

 Así mismo se debe crear una política de inventario para que todo el
personal de la compañía involucrado con el proceso tenga acceso a él. Se
debe establecer responsables en orden jerárquico de toda la cadena, esto
con el fin de facilitar la supervisión de las actividades programadas de los
operarios.

 Se debe reforzar la comunicación vertical como horizontal entre el personal

de la compañía, de tal manera que se pueda asegurar el cumplimiento a
raíz de una demanda cada vez más especializada. La implementación de
un método de comunicación; también ofrecería una reducción de costos y
evitaría cuellos de botella.

 Seria de vital importancia incluir en la compañía el departamento de

transporte que cumpla con todas las normas establecidas y seguimiento
satelital. Así se ganaría confianza con el tema de la distribución y se
asegura el flujo de mercancía tanto interno como externo.

 Se debe analizar y medir el nivel de crecimiento de la compañía para

calcular el espacio y capacidad que cada centro de distribución necesita
para no excederse en las capacidades de almacenamiento y evitar que el
almacén, y las operaciones logísticas colapsen.
Conclusiones

La empresa quiso contratar personal más calificado para mejorar el desarrollo de

la cadena logística de una de sus sucursales, lo cual fue una muy buena toma de
decisión. La toma de esta decisión, que a nuestro ver como estudiantes y
creadores de este proyecto fue algo tardía llevo a las directivas de la empresa a
afrontar una serie de problemas en el esquema organizacional de actividades de
manejo de inventarios control y verificación de estos.
Por otra parte, esta serie de dificultades disfrazan una serie de opciones de mejora
mediante la implementación de eficaces y eficientes métodos de control de
inventarios y manejo de nuevos sistemas de información como lo son los sistemas
ABC entre otros de los cuales podemos aprender la importancia de un control de
los procesos desde su inicio pasando por todo su desarrollo hasta su destino final,
el cliente.
En este momento nos encontramos a la espera de sustentación de resultados
frente a la Gerencia Logística, esperamos poder demostrarles de la importancia de
las herramientas tecnológicas en el eficiente manejo de la cadena logística.

 Bibliografía

1. https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/diseño-y-distribución-en-planta/

2. https://www.virtualpro.co/revista/distribucion-de-planta/12

3. http://grupo256596-106.blogspot.com/2012/06/el-diseno-de-la-distribucion-
den.html?m=1