SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS EN COLOMBIA

REALIZADO POR

JUAN GABRIEL MARTINEZ SUAREZ

C.C. 88252847

Hace unos años en cuando inicie mi vida laboral me di cuenta de la importancia

del archivo, pero también observe como en la empresa donde laboraba este fue
desapareciendo de forma física para convertirse en un archivo digital o electrónico,
es donde se observa que cada día se está innovando en dicha área y que la
capacitación profesional de archivos se concentra en generalmente en la zona
andina del país donde operan las universidades que ofrecen estudios en este
campo; además de ellas las únicas opciones de formación las ofrece el SENA.

Esta capacitación que se ofrece y está orientada a capacitar en las actividades

básicas que se desarrollan en los archivos, desde cómo elaborarlo hasta cómo
aplicarlo pero en muchos casos hay personas que acceden a la capitación pueden
tener un conocimiento empírico sobre las actividades.

De acuerdo con el estudio las áreas de formación que requieren mayor atención
en los archivos del orden municipal del país son las siguientes:

 Planeación
 Historia
 Legislación archivística
 Análisis de información
 Uso y aplicación de tecnologías de la información y la comunicación.
 Servicios de información.
 Restauración y conservación básicas, que permitan hacer intervenciones en
los documentos con prácticas correctas.
 Elaboración y aplicación de Tablas de Retención Documental, dando con
ello cumplimiento a la legislación
 Descripción de archivos.

Un ejemplo de ello se observa en la ciudad de Cúcuta Norte de Santander, donde

tienen un Archivo Histórico del Departamento Norte de Santander, el cual nace
como parte del complejo cultural Biblioteca Pública 'Julio Pérez Ferrero', con el
interés de promover el Programa Red Departamental de Archivos y con el ánimo
de racionalizar los recursos humanos y económicos que propiciaran el desarrollo
real del Archivo Histórico del Departamento y sus servicios a la comunidad en el
Norte de Santander, este Archivo está conformado por los fondos documentales
de Empresa Licorera, Imprenta Departamental, Coldeportes, Instituto de Cultura,
Inorsa, Fondo de Pensiones del Departamento, Contraloría, Caja de Previsión,
Secretaría de Hacienda y Educación y todos aquellos que le fueren entregados en
custodia. El Gobierno Departamental entregaría en comodato y custodia los
fondos mencionados a la Corporación Cultural Biblioteca Pública 'Julio Pérez
Ferrero', comprometiéndolo a realizar las acciones necesarias para la
implementación de las políticas archivísticas del Departamento. Este nuevo
Archivo asume entonces fondos documentales de algunos entes departamentales
del siglo XX -algunos ya liquidados- que son sometidos en sus instalaciones a
procesos archivísticos que están aún en curso. Los documentos más antiguos que
le son entregados en custodia son los notariales.

La oferta de formación muy limitada tanto en relación con la cantidad de

programas como con los niveles de educación. Es urgente la creación de nuevos
programas de formación formal que generen competencias relacionadas con la
capacidad de gestión, desarrollen habilidades para la ejecución de labores
rutinarias y les permitan a los alumnos autoevaluar su desarrollo, además de
cumplir con la legislación en la materia; y otro tema necesario es la capacitación
para realizar diagnósticos, y diseñar y ejecutar planes.

En el sector municipal sigue siendo frecuente encontrar que los funcionarios

públicos no reconocen el archivo como un bien de la organización y por lo tanto
los archivistas municipales no apoyan su administración municipal, lo que impide
el desarrollo de una adecuada gestión de los archivos. Se menosprecia la labor de
archivo y éste acepta los elementos que no utilizan las demás áreas de la
institución, porque se considera que "el archivo" no puede obtener mejores
recursos. Además no llevan un control de los documentos allí consignados y por
ello se resulta necesario fortalecer la motivación y la convicción de que el archivo
es una herramienta de apoyo a la gestión de la administración municipal, y
también resulta necesario que el Departamento Administrativo de la Función
Pública, las asociaciones profesionales del sector, definan el perfil del archivista
municipal de acuerdo con las características de los cargos que ofrecen la
administración pública y el nivel del municipio.

Si bien se evidencia un aumento en el número de personas que trabajan en

archivos y han recibido capacitación en estos temas, al evaluar la gestión
realizada en éstos se establece que esta formación ha sido tomada en algunos
casos con el propósito de acumular créditos académicos que les permitan
ascender en el municipio, sin que esto implique compromiso en la aplicación de
los conocimientos recibidos.
En la mayoría de casos las personas que aceptan la capacitación no continúan en
los siguientes niveles o programas complementarios porque cambian de cargo, y
por tanto de funciones, dentro de la misma administración municipal.

En cuanto a los resultados, el estudio arrojó diferencias marcadas en el desarrollo

de la educación en el sector de archivos, así como una alta concentración de la
formación en las principales ciudades (Bogotá, Medellín, Ibagué, Tunja, Cali,
Bucaramanga, Cartagena, Barranquilla), particularmente en ciudades cercanas a
los centros de formación universitaria en las que se ofrecen estudios en
archivística (Bogotá, Medellín y Armenia), tanto en pregrado como en postgrado.
De igual forma se muestra la estratificación en la oferta formativa en la medida en
que la demanda se sitúe en poblaciones distantes de dichos centros. En algunas
regiones, la única oferta es de tipo no formal y en muchos casos es impartida por
instituciones públicas.

Los resultados demuestran que la oferta en el sector de archivos es amplia, lo cual

se explica por las políticas públicas que en el campo de los archivos ha formulado
el Archivo General de la Nación, y por la sensibilidad que despierta el manejo de la
información documental en las organizaciones públicas y privadas.

Finalmente, a través de la investigación de caracterización ocupacional se

identificaron elementos de utilidad al definir las competencias laborales del
personal de archivos, que a su vez fundamentan el análisis de la evolución del
conocimiento archivístico y la comprensión del desarrollo educativo asociado a
estas disciplinas, así como en la demanda de recurso calificado este campo
profesional y ocupacional.

Para la recolección de información se aplicó una encuesta estructurada y se

realizó una reunión de expertos, lo que permitió recoger la información sobre
competencias esperadas, tendencias de la formación, necesidades del sector y
perfiles del personal vinculado a los archivos. Para identificar la oferta actual se
recurrió a la investigación documental y a la solicitud directa de información a las
entidades que ofrecen educación formal y no formal en nuestro país, así como a la
Internet y a la prensa.

El análisis de la información se realizó a través del análisis estadístico y la

interpretación de los datos obtenidos. Se correlacionaron los resultados obtenidos
y los diferentes entornos por lo que las Tablas de Retención Documental (TRD) se
convirtieron en un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma
Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida
de los documentos en una organización.
La actividad empresarial o las organizaciones gubernamentales genera diferentes
documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados,
utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, de ahí se formula la
pregunta ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La
práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión,
central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos.

Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe
elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar
unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la
importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la
organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente
definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico
como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la
Tabla de Retención Documental (TRD).

Una de las soluciones es un Software de Gestión Documental como por ejemplo

ORFEO el cual llevar el registro de los tiempos de archivo de cada tipo de
documento, los cambios de estado y el momento adecuado para eliminar
definitivamente cada archivo de forma manual, puede ser una tarea
extremadamente laboriosa. Si se necesita gestionar las Tablas de Retención
Documental de su organización, la mejor forma de hacerlo es utilizando un
Software de Gestión Documental.

Un gestor documental o software ECM como también se ha llamado tiende a

cubrir todas las necesidades técnicas para solucionar este problema:
almacenamiento en la nube, organización del flujo de trabajo para los cambios de
archivo, formas de compartir archivos entre los diferentes usuarios y muchas otras
características propias de un software para la gestión de documentos. La gestión
manual de Tablas de Retención Documental, aunque es posible está quedando en
desuso por laboriosa.

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de

cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas
las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de
retención documental puede traer muchos beneficios a su organización, en
concreto todos los derivados de la implementación de un gestor documental:
Técnicas de gestión de documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras
de compartir archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados
estándares de privacidad.
Como conclusión general, la educación superior universitaria en este sector busca
mejorar los conocimientos y habilidades de los profesionales proveyendo
conocimientos que les permitan resolver problemas, mediante la evaluación de
situaciones reales y la toma de decisiones oportunas frente a cambios políticos,
económicos, sociales y tecnológicos. Al revisar los planes de estudio que
identifican el contenido académico de cada propuesta de formación universitaria,
se observa que para complementar la formación disciplinar, entendida como
aquella que apunta al desarrollo de conocimientos específicos en archivística, se
han adicionado contenidos de formación orientados hacia áreas como
administración y gerencia, servicios, tecnologías de la información y procesos de
la función archivística.

En relación con los perfiles profesionales, los diferentes programas de formación

tienen una visión común del campo disciplinar, y en general se puede decir que los
contenidos que se imparten tienen un perfil muy influenciado por las políticas
nacionales que en materia archivística, promulga el Archivo General de la Nación,
y los directrices de organismos como el Consejo Internacional de Archivos.

WEBGRAFIA

http://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-
publica/Tablas-de-Retencion-Documental-TRD

http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/archivodetail.htm?id=50224

http://www.sonson-antioquia.gov.co/Transparencia/BancoDocumentos/Manual
%20de%20Aplicaci%C3%B3n%20de%20Tablas%20de%20Retenci%C3%B3n
%20Documental.pdf