ADMINISTRADOR

CÓDIGO: NIVEL:

DESCRIPCIÓN GENERAL DE FUNCIONES

El administrador está capacitado en administración de propiedad horizontal,

garantizando un control detallado y sistematizado de las áreas administrativa y
financiera, representa legalmente a la copropiedad ante los propietarios y terceros,
cumpliendo con la normativa establecida en el reglamento de propiedad horizontal.

Tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo y enuncia

cada una de sus funciones.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

 Aplicar e implementar las estrategias y acciones del Sistema de Gestión de

Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, que le correspondan a su
área.
 Cumplir de manera efectiva la misión, visión, política y objetivos de calidad,
y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.
 Su principal responsabilidad es convocar a la asamblea a reuniones
ordinarias o extraordinarias y en ellas someter a su aprobación el inventario
y balance general de las cuentas del año anterior. Así mismo, mostrar un
presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo año.
 Es su obligación llevar los libros de actas de la asamblea y de registro de
propietarios y residentes y atender la correspondencia relativa al edificio o
conjunto.
 Debe poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o
conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración,
si lo hubiere.
 Entre las funciones del administrador también está preparar y someter a
consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe
para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto para cada
vigencia, el balance general de la ejecución presupuestal del año anterior.
 Debe llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del
edificio o conjunto.
 La Ley 675 también establece que debe administrar con diligencia y
cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica.
  Así mismo, es responsabilidad de los administradores de propiedad
horizontal, cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos de
administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad
con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento.
 Es la persona encargada de cobrar y recaudar, directamente o a través de
apoderados, las cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general,
cualquier obligación a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de
dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro
judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
 Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de
propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e
inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la
existencia y representación legal de la persona jurídica.
 Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder
poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
 Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el
respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en
su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el
caso, por incumplimiento de obligaciones.
 Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones
previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en
cualquier reglamento interno.
 Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o
conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de
un bien de dominio particular.
 Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de
propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de
propietarios.
 Estima costos, tiempo y materiales necesarios para la realización de los
trabajos de mantenimiento.
 Vela por el apoyo logístico de eventos en las dependencias de la Propiedad
Horizontal.

AMBITO DE ACTUACION

RESPONSAILIDAD

 DINERO:

Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad alta.

 TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias

anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel administrativo de la
organización.

 AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado y/o abierto, generalmente agradable y

mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: ruidos, químicos y
polvo.

 RIESGO:

El cargo está sometido a accidente y/o enfermedad, con una magnitud de riesgo
leve, con posibilidad de ocurrencia baja.

 ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado /parado constantemente y

caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual medio y un
grado de precisión visual bajo.

PERFIL DEL CARGO:

 EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Universitario graduado en Administración.

B) EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia de carácter administrativo con conocimiento de la ley

675 de 2001 en Propiedad Horizontal (Diplomado).

C) CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

 Riesgos y medidas de prevención..

 Mantenimiento de estructuras físicas, equipos y mobiliarios.
 Conocimientos generales de servicios y mantenimiento.
 Calidad de herramientas y equipos de trabajo.
 Manejo de herramientas Office.
 Servicio al Usuario.
 Sistema Gestión de Calidad

D) HABILIDAD PARA:

 Estimar tiempo y materiales de trabajo.

 Supervisar personal.
 Girar instrucciones orales y escritas.
 Elaborar informes y rendir informes a Gerencia Administrativa y financiera y
al Director de Operaciones cuando sea requerido.
 Tomar decisiones oportunas en el área de servicios.
 Llevar registros.

E) DESTREZAS EN:

 Contabilidad o administración.
 Conocimientos relacionados al régimen laboral, de solución de conflictos y
de legislación de propiedad horizontal también deben ser muy valorados.
 Así mismo, se aconseja analizar el perfil en búsqueda de cualidades que
demuestren que es una persona responsable en la que se puede depositar
la confianza necesaria para administrar el patrimonio de los copropietarios.

F) ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

 Curso de Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-

SST) 50 horas en el SENA o por la ARL SURA.
 Indicadores de Gestión, 40 Horas SENA.
 Servicio al Cliente, Un Reto personal, 40 horas en el SENA.