El alcance consiste en la definición de todas las tareas necesarias, y solo las
necesarias, para completar el proyecto. En él se debe definir y controlar que se incluye y que no se incluye en el proyecto. En el contexto del proyecto, el término "alcance" se refiere a:
▪ Alcance del producto resultante, definiéndose las características técnicas y
funciones que deberá cumplir el producto o servicio resultante del proyecto.
▪ Alcance del proyecto, es decir, qué trabajo debe hacerse para lograr un resultado con ciertas especificaciones y funciones. Un proyecto obtiene como resultante un producto único, pero ese producto puede incluir elementos subsidiarios, cada uno con su alcance del producto por separado pero interdependiente con los demás. Por ejemplo, un nuevo sistema telefónico incluiría tres elementos subsidiarios: Hardware, Software e implementación del sistema.
El alcance del producto debe especificar sus requerimientos finales, mientras
que el alcance del proyecto debe determinar cuál debe ser la planificación (determinación de las fases, procesos a desarrollar, indicando tiempos y recursos necesarios para llevar a buen fin el proyecto) para obtener el resultado deseado mediante el proyecto. El proyecto se considerará finalizado cuando el producto obtenido cumpla con los requerimientos previamente establecidos, y una vez se hayan cumplido todas las fases detalladas en la planificación del proyecto. Ambos tipos de administración de alcance deben estar bien integrados para asegurar que el trabajo del proyecto resultará en la entrega del producto especificado.
Todo proyecto se inicia formalmente una vez se ha detectado la necesidad de
ello. Dicha necesidad puede deberse a diversos motivos: ▪ Una demanda del mercado. Por ejemplo, el suministro de la cobertura de ADSL a lugares que no disponen de ella.
▪ Un avance tecnológico. Por ejemplo, se deben introducir avances tecnológicos
en el campo de las telecomunicaciones para seguir siendo una empresa puntera.
▪ Una demanda de un cliente. Por ejemplo, una empresa solicita un servicio de
telefonía digital mediante VOIP para comunicar sus diferentes sucursales.
▪ Un requerimiento legal. Por ejemplo, el proyecto de ICT es de obligado
cumplimiento en las nuevas edificaciones.
Una vez se detecta la oportunidad de iniciar un nuevo proyecto, debe decidirse
si merece la pena iniciarlo. Para ello se deberán tener en cuenta factores como los siguientes:
▪ El producto resultante del proyecto que se va a desarrollar procurará los
beneficios económicos y funcionales deseados en cada caso.
▪ Los expertos en proyectos del mismo tipo aconsejan/desaconsejan la puesta
en marcha del proyecto.
▪ La información obtenida del histórico de proyectos similares indica que la
consecución de un final exitoso es de una probabilidad suficiente como para tomar el riesgo de iniciar el proyecto.
▪ El proyecto encaja dentro del pan estratégico de la empresa que piensa
llevarlo a cabo. Una vez iniciado un proyecto deberá asignarse un equipo responsable (puede estar formado por una o varias personas) de la administración del mismo, definiendo cuáles son sus obligaciones y límites a los que debe atenerse para planificar el proyecto, por ejemplo un presupuesto predefinido. Dicho equipo responsable deberá realizar el documento que determine el alcance del proyecto. Para ello deberán tenerse en cuenta los siguientes factores:
▪ Los requerimientos que debe cumplir el producto o servicio resultante del
proyecto.
▪ Los costos y beneficios que pueden darse al ejecutar el proyecto
▪ Las posibles alternativas que existan para poder obtener el resultado deseado en el proyecto.
▪ La opinión que puedan aportar los expertos en proyectos similares.
El documento de alcance deberá incluir los siguientes apartados:
▪ Justificación razonada de la necesidad del proyecto. También deberá proveer
una base para evaluar cambios futuros.
▪ Descripción del resultado que se espera obtener al ejecutar el proyecto.
▪ Lista de productos que deben entregarse de manera satisfactoria para que el
proyecto se considere finalizado. Cualquier cosa que no sea explícitamente incluida se considera excluida.
▪ Objetivos cuantificables que el proyecto debe alcanzar para que se considere
exitoso. Estos objetivos deben incluir costes, tiempos y medidas de calidad. El documento de alcance deberá detallar al máximo las características de los productos asociados a las entregas del proyecto para poder estimar lo más exactamente posible los costes, recursos y tiempo necesarios, para poder controlar de manera exacta la ejecución del proyecto, y para poder establecer las responsabilidades de una manera clara.
En consecuencia, el documento de alcance presentará una estructura de
desglose del proyecto que defina que debe hacerse y que no debe hacerse en el desarrollo de ese proyecto. Esta estructura estará constituida por una lista completa y organizada de elementos contenidos en el alcance del proyecto, y será utilizada para tener una visión global en detalle de todo lo que comprende el alcance del proyecto y su distribución entre las partes interesadas que forman parte del proyecto. La estructura desagregada de proyecto se representa, en forma da árbol, hasta los niveles de detalle apropiados. Cada grupo de actividades tiene asignado un código identificador que facilite su integración con el sistema contable del proyecto y con el sistema de definición de tareas y lista de actividades. Las fases de ciclo de vida del proyecto pueden ser usadas como el primer nivel de descomposición con las entregas del proyecto repetidas como el segundo nivel, tal como se ilustra en la Figura 1.
Figura 1Estructura de desglose de un proyecto de software. (Figura de
Internet) ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, herramientas
y técnicas a proyectos para que se cumplan las necesidades y expectativas de las partes interesadas de un proyecto. Cumplir las necesidades o expectativas de los participantes interesados suponen llegar a un compromiso entre distintas demandas, tales como:
▪ Alcance, tiempo, costo y calidad.
▪ Necesidades y expectativas de las distintas partes que intervienen en el
proyecto.
Las herramientas utilizadas en la administración o gestión de proyectos se
caracterizan por lo siguiente:
▪ Son capaces de realizar la administración temporal de los recursos
disponibles (tanto materiales como humanos).
▪ Permiten la gestión de la documentación necesaria para poder desarrollar el
proyecto.
▪ Permiten gestionar las compras y aprovisionamiento del material necesario en
cada fase.
▪ Permiten la planificación y el seguimiento de las tareas que deben llevarse a
cabo para obtener el resultado deseado en el proyecto, estableciendo las fases que deben cumplirse para llegar a la finalización del proyecto.
▪ Permite realizar informes de situación del proyecto, y efectuar cambios en la
planificación del proyecto con base en decisiones que se tomen según las necesidades que se detecten.
▪ Realizan el control de los costes del proyecto.
▪ Sirven para coordinar los distintos participantes del proyecto. Una
herramienta informática que sirve como ejemplo es el Microsoft Project.
