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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

NOMBRE: _________________________________________________C.C ______________

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)

Fecha Elaboración: _________________________

_______________________________________________
Firma Funcionario Responsable

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

Para el correcto diligenciamiento del presente formato “Hoja de Control” se tendrán en cuenta las
siguientes instrucciones.

1. Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados: Página,
código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato y logo símbolo de la
Institución.

2. NOMBRE: en este campo se escribe el grado, nombres y apellidos de la persona

encargada de la elaboración y descripción del formato Hoja de Control del expediente o
carpeta que ha sido organizado.

Para el caso de las historias laborales, se escribirá el grado, nombres y apellidos del
funcionario a quien pertenece la información que reposa dentro del expediente.

3. C.C: se debe indicar el número del documento de identificación del funcionario que
elaboró y realizó la descripción del formato de hoja de control del expediente o carpeta que
ha sido organizado.

Para el caso de las historias laborales, se debe indicar el número del documento de
identificación del funcionario a quien pertenece la información que reposa dentro del
expediente.

4. FECHA: hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) del tipo documental que reposa en el
expediente o carpeta de acuerdo al orden cronológico.

5. TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple o folio originado en la actividad

administrativa, con registros que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle una serie o subserie documental para organizarla en la unidad de conservación,
manteniendo la secuencia original que dieron los trámites durante la producción,
circulación, tratamiento y procesamiento de la información. En este campo deberá
relacionarse el nombre de la unidad documental, el número consecutivo y una breve
descripción del asunto que contiene el documento.

6. FOLIO (S): número que se le asigna a los documentos que previamente han sido
ordenados y clasificados en la unidad de conservación (carpeta) de acuerdo al principio de
orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio o
apertura al expediente, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. Asimismo,
el último número corresponde al documento que cierra el expediente.

7. FECHA ELABORACIÓN: hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) en que el funcionario

responsable o el productor documental de la información, realiza el diligenciamiento total
del formato de hoja de control que pertenece al expediente o carpeta.

8. FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE: hace referencia a la escritura gráfica

o grafo manuscrito que representa los nombres y apellidos del productor documental o
responsable de la descripción del formato de hoja de control.

9. El presente formato solo podrá ser impreso en hoja tamaño carta como se encuentra
estandarizado en la herramienta Suite Vision Empresarial, usando las dos caras de la hoja,
conservando la respectiva paginación.