INFORME: ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de
origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o insumos,

importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y acertado de una organización
o empresa es necesario tener muy presente la relación existente con la gestión de calidad por
cuanto es de suma importancia; por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a
dudas el departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de representación misional
como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización. Ya que la gestión impacta
directamente en los resultados y logros que la empresa busca, si se tiene en cuenta que la
importancia va concertada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad
del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se da cuenta que
tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para resolverla:

1. Necesidad de la compra: Identificar con el área el producto o servicio que requiere. Debe ser
muy específico incluyendo generalidades.

2. Levantamiento de Requisitos de la compra: Especificaciones técnicas, pagos, requisitos,

legales, logística, pólizas, indicadores, devoluciones, inventarios, penalidades, etc.

3. Pre-Selección de Proveedor: Verificación de especificaciones técnicas, financieras, legales,

seguridad (lavado de activos pej), de producción, etc.

4. Negociación: Forma de pago, descuentos, despacho, devolución, manejo de la marca,

seguridad de la información, vigencia, etc.

5. Selección de Proveedor: En conjunto con las partes interesadas (clientes, salud ocupacional,
medio ambiente, legal, seguridad, etc.) encontrar el proveedor idóneo.

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6. Análisis de Riesgos: Deberían cliente y proveedor identificar peligros e implementar planes
de acción para evitar que sucedan.

7. Compra: Dentro de la orden de compra o contrato debe ser específico y detallado posible,
asegúrese que las partes interesadas lo comprendan.

8. Evaluación del Proveedor: Con respecto a lo pactado en el contrato u orden de compra. Se

debe comunicar al proveedor para que tome medidas al respecto.

9. Desarrollo de Proveedor: Desarrollar proyectos en conjunto con el fin de mejorar y agilizar

los procesos que están dentro la cadena de suministro.

10. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los proveedores
previamente seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes de ser incluidos
en los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto.

11. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de

proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en
función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica
que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto
final.

12. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición

del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con
ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa,
resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que
supone obtener competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de
negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el
desarrollo económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.
Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente
en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.

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Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un proceso
dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.
Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El
departamento de compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar su
labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros
procesos.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características específicas Son los requisitos legales, y normas
del producto o servicio a vender, siendo internacionales, donde se ajustan las
cuantitativos o cualitativos pertenecientes al características estándares que debe tener
producto a vender, comprar, cantidad, y cada producto.
criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del proceso Catálogos de los equipos, necesarios
de compra y subcontrataciones. para obtener el producto o servicio a
realizar.
Documentos alimentados de los datos y resultados Hojas de seguridad, y de utilidad de
de la selección y evaluación de proveedores que La materia prima o insumos, con las
Hacen parte de la empresa y los que están en cuales se obtendrá el producto y
el proceso evaluativo. servicio.
En este se describe tanto el producto como el
plazo solicitado, así como otros condicionantes La orden de compra, facturas y
entre los que se encuentran el presupuestos, Registros de lo comprado.
plazos de entrega, y características
del producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la realización
de los pedidos, como el proceso de la
aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.
Documentos de las órdenes de compra/
subcontratación con la finalidad de asegurar que
los productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados
Formato de la hoja de pedido de compra, formato
de la hoja de pedido de subcontratación, formato
de la hoja de evaluación de proveedor, que son el

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 registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja
de no conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de servicio
(para subcontrataciones).

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