Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice

un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o
que se generarían en el desarrollo del proceso

COMPRA DE EQUIPOS DE PROTECCION CONTRA CAIDAS EN CENTRO DE

ENTRENAMIENTO DE TRABAJO EN ALTURAS.

Carlos andres garzon

RESPONSABILIDADES

Gerente: Revisa, evalúa y autoriza la adquisición de bienes y servicios.

Coordinador administrativo y financiero: Es el responsable de aplicar este

procedimiento y llevar los registros pertinentes.

Coordinadores de área: Realizar y autorizar requisiciones de compras o servicios.

Colaboradores: Realizar requisición de equipos bienes o servicios y entregar al

coordinador de su área para su autorización.

1 CONDICIONES GENERALES:

Requerimientos de Compra: Las necesidades de equipos, bienes y servicios,

requeridos para las actividades misionales propias de la empresa, son emitidas
mediante requisiciones de compras, por parte de los responsables de los
procesos.

Aprobación: Las requisiciones son analizadas por parte de la gerencia para

efectos de autorizar su adquisición. Una vez aprobadas, se determina su
disponibilidad en almacén o en su defecto iniciar la adquisición del bien.

Registros: Cada compra realizada, debe generar el respectivo recibido a

satisfacción por parte del responsable de la solicitud, los manuales, fichas
técnicas, garantía, facturas y demás soportes se entregaran bajo custodia del
gerente, quien realizara una hoja de vida del equipo o del servicio prestado, con la
finalidad de contar con información detallada que pueda ser necesaria en algún
momento. Mencionando allí las condiciones en que se efectuó la compra, con el
fin de contar con los datos que permitan una evaluación y re-evaluación de
proveedores de manera objetiva.

Criterios para abastecimiento: Como criterio de stocks mínimos, una vez los
productos más significativos en cuanto a precios lleguen a una cantidad de 1
unidades, se procederá a realizar el pedido. Para garantizar la disponibilidad del
producto, en cuanto a los productos más económicos y de mayor rotación se debe
tener una cantidad mínima de 2 unidades con el fin de abastecer y no paralizar las
labores. Este criterio aplica a todas las referencias de productos que se manejan
en almacén.

Criterios de Evaluación de proveedor: Son requisitos establecidos por la

empresa bajo los cuales se confrontara a los proveedores que nos suministren un
bien o servicio.

Al finalizar se empleara el formato de evaluación de proveedores para determinar

la viabilidad de proseguir con el proveedor o debe ser cambiado.

 Calidad. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del
proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta
qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para
evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de
los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto
suministrado haya podido generar en el proceso de producción.

 SST. Este criterio verifica el grado de cumplimiento de los requisitos

exigidos en seguridad, salud en el trabajo y ambiente para los contratistas
y personas que prestan servicios profesionales.

 Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de

los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la
comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores.
No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que
tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

 Cumplimiento en entrega. Se mide el grado de cumplimiento por parte del

proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en
algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede
hacer parar el proceso productivo.
  Cumplimiento en Garantías. (condiciones de pago, garantía, post venta).
Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus
ofertas, la fiabilidad de sus comprobantes de entrega o remisión del
producto o servicio y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación.

 Cumplimiento de requisitos legales. Todo equipo de trabajo en alturas

solicitado al proveedor en su cotización se solicitara las pruebas, memorias
de calculo (si se requiere) las fichas técnicas y certificados de conformidad
emitidos por un ente certificador autorizado. Sin este requisito no se elegirá
como proveedor a quien realice la cotización.

Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos
productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.

En caso que el proveedor seleccionado incumpla con los compromisos pactados, se le

notificara su incumplimiento y cancelación del acuerdo comercial, esto implica que la
empresa podrá contratara con otro proveedor, en este caso se recurrirá al proveedor que
haya ocupado el segundo lugar en el proceso de selección.

5.6 Bienes y Servicios Críticos: Aquellos que inciden de manera alta en la

calidad de los servicios ofrecidos por la empresa

 SERVICIO DE AUDITORIA INTERNA

 SERVICIO DE FORMACIÓN
 EQUIPOS
 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS
 SERVICIOS DE EXÁMENES OCUPACIONALES
 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

5.7. Documentación necesaria para contratos de prestación de servicio:

para los contratos de prestación de servicios se le deberá pedir la siguiente
documentación:

 RUT
 Pago de la seguridad social
 Pago de la ARL.
 Hoja de vida que demuestre las competencias para lo cual ha sido
contratado.
 Examen ocupacional para los contratos de más de un (1) mes de servicio
(Opcional).
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

DOCUMENTOS O
ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE
REGISTROS
El personal de las diferentes áreas puede
identificar una necesidad de productos o servicio.
Para ello deben llenar el Formato de requisición de
equipos, bienes o servicios y entregarlo al
REQUISICION DE
Recepción de coordinador del área al cual pertenece, este
GERENTE EQUIPOS, BIENES
requisiciones evaluara si es pertinente entregar al Coordinador O SERVICIOS
Administrativo y financiera para dar el tratamiento
adecuado. En la solicitud deben quedar definidas
de manera explícita las especificaciones del bien o
servicio requerido
En el caso de bienes o insumos, el Coordinador GERENTE REQUISICION DE
administrativo y financiero se encargará de EQUIPOS, BIENES
verificar la existencia de los productos solicitados O SERVICIOS
Definir la
en almacén para hacer la entrega inmediata de los
necesidad de
mismos. En caso contrario, se hace entrega al
bienes y/o
gerente especificando los productos o servicios y
servicios
priorizando los críticos o de mayor importancia y
relevancia en el cumplimiento de la misión de la
empresa.
El gerente recibe del Coordinador administrativo y GERENTE REQUISICION DE
financiero las requisiciones para ser analizadas EQUIPOS, BIENES
con el fin de autorizar o denegar su adquisición. En O SERVICIOS
Aprobar la
caso que sea denegada se hace entrega al
requisición de
Coordinador administrativo y financiero para su
compra
archivo; si es aprobada, se determina su
disponibilidad en almacén o se inicia la adquisición
del bien.
Antes de realizar la adquisición se determinan que GERENTE PR-SST-006
empresas ofrecen el producto o servicio y se PROCEDIMIENTO
solicita la debida cotización. Las solicitudes de DE SELECCIÓN DE
PROVEEDORES Y
cotizaciones se podrán hacer de manera verbal
CONTRATISTAS
(personal o telefónicamente) o por escrito(oficio o
correo electrónico). En caso de no contar con listas
de precios o cotizaciones actualizadas, solicitar por
Selección del lo menos tres (3) cotizaciones, a los proveedores
proveedor registrados o se contacta a proveedores nuevos
para proceder con su selección mediante el
Procedimiento de selección y evaluación de
proveedores y contratistas, exponiendo de manera
explícita las especificaciones de los productos o
servicios solicitados. Para las compras de
productos o servicios con proveedores únicos o
exclusivos, no se requerirán las cotizaciones.
A partir de las cotizaciones presentadas se realiza GERENTE PR-SST-006
la selección y aprobación de proveedores y PROCEDIMIENTO
contratistas nuevos teniendo en cuenta el DE SELECCIÓN DE
PROVEEDORES Y
Procedimiento de selección y evaluación de
CONTRATISTAS
proveedores y contratistas y los siguientes
Evaluación parámetros:
 Precio del producto y/o servicio
 Condiciones de pago.
 Ubicación del producto y/o servicio.
 Normatividad que rige al sector.
  RUT.
Se hace la elección y se acuerda una negociación
permanente de productos, insumos y servicios que
afecten directamente la calidad del servicio.
Una vez seleccionada la mejor cotización, según GERENTE
sea el caso, se procede a elaborar la Orden de
FORMATO
Generar orden Compra; Formato Orden de Compra
ORDEN DE
de compra posteriormente se emite la orden al proveedor
COMPRA
respectivo, verificando su recepción. La remisión
puede ser por vía fax, mensajería o vía e-mail.
Para el caso de bienes, se efectúa la recepción, GERENTE
con el soporte del área o proceso solicitante, a fin
de verificar si las especificaciones del bien
adquirido cumplen los requisitos establecidos. De
igual forma para la adquisición de servicios, se
hará esta verificación, solicitando, según sea el
Recepcionar e FORMATO
caso, credenciales del prestador de servicio,
inspeccionar el ORDEN DE
licencias, permisos, certificaciones y/o cartas de
bien o servicio COMPRA
referencia contratado que permitan determinar la
calidad del servicio a recibir, de igual forma se
revisa la adecuada ejecución de los mismos y la
idoneidad del personal. En caso del incumplimiento
de las especificaciones, se devolverá el producto o
se suspenderá el servicio.
FIN