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Gestion Eficaz Del Tiempo UNIDAD I PDF
Gestion Eficaz Del Tiempo UNIDAD I PDF
Infotep Virtual
Unidad 1
Santo Domingo
2013
Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del
tiempo ya vivido, sin emplear mejor el que les resta.
La Bruyere.
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CONTENIDO
INTRODUCCION .......................................................................................................4
Sistema de Recompensa.................................................................................... 18
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INTRODUCCION
La buena gestión del tiempo, en cada nivel generará hábitos de trabajo saludables que
poco a poco irán transcendiendo a otros niveles, finalmente, al balance de resultados.
La gestión del tiempo no sólo atañe al ámbito profesional, sino que también influye, y
mucho en el ámbito personal. La combinación de estas dos dimensiones, profesional y
personal, y un buen planteamiento de la gestión del tiempo en las mismas, harán
mejorar notablemente nuestro rendimiento en el día a día.
Las nuevas tecnologías adquieren una gran importancia en la gestión del tiempo, ya
que son un factor clave para que una empresa sobreviva; por ello, debemos estar
siempre receptivos a este tipo de innovación.
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GESTION EFICAZ DEL TIEMPO
Definiendo:
Con estas definiciones se puede decir puede definir la Gestión Eficaz del Tiempo,
como las diligencias que se realizan respecto a la duración de las cosas sujetas a
cambio con la capacidad suficiente para lograr el efecto que se desea.
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de nuestro tiempo de trabajo como de nuestro tiempo libre reduciendo así el estrés que
producen las restricciones temporales en la sociedad actual.
La gente que controla su tiempo con firmeza también sabe apreciar los momentos de
felicidad que surgen espontáneamente y al mismo tiempo reconocer una oportunidad
inesperada cuando se les presenta. Si en el pasado mes usted no ha tenido tiempo de
realizar al menos dos actividades que más le gustan, necesita aprender a administrar su
tiempo para poder realizarlas regularmente en el futuro. Lo mismo sucede con el
trabajo, hay que fijarse como objetivo realizar labores que nos gusten y nos motiven.
Esto adquiere especial relevancia si es usted director, ya que con frecuencia dirige con
su ejemplo y si está contento con su trabajo, contagiará a sus subordinados el deseo de
sentirse realizado con lo que hacen. En una buena administración el tiempo se debe
considerar la necesidad de encontrar tiempo para trabajar en metas relacionadas con el
trabajo, pues la productividad no se expresa exclusivamente en función del trabajo y el
tiempo: la gente es más productiva cuando hace lo que le gusta.
En la actualidad son muchos los autores y expertos que han escrito sobre tema de
Gestión Eficaz del Tiempo. Y la mayoría suele coincidir en destacar que la incorrecta
gestión del tiempo se debe, entre otros factores, a:
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Evidentemente, para organizar nuestro tiempo se hace imprescindible:
Determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes,
entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas
estratégicas de la empresa u organización, en los objetivos, en los costes o en
los ingresos.
Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que puedan realizar otras
personas.
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EL TIEMPO COMO RECURSO
Es subjetivo, cada persona vive su tiempo según sus valores, creencias o estado
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de ánimo.
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Es perecedero, no se puede ahorrar, acumular o almacenar.
Tener la voluntad de cambiar las conductas o hábitos que hacen sentir que se está
perdiendo el tiempo y que impiden alcanzar los objetivos.
No se puede perder ni ganar tiempo, pero estas ideas o conceptos están presentes en
el imaginario colectivo. En líneas generales se entiende que perder el tiempo es
simplemente hacer algo que parece que es menos importante que otra cosa que se
podría hacer en ese momento, o simplemente estar haciendo alguna cosa sabiendo con
toda seguridad que va arrepentir de haber estado gastando tiempo en ella.
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Causas por las que se pierde tiempo
En un estudio realizado recientemente se han identificado seis causas por las que los
empleados pierden tiempo de trabajo con más frecuencia:
causarle estrés.
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Algunos trucos simples y evidentes que le funcionan a todo el mundo son:
Reservar la superficie de su
escritorio solamente para
proyectos en activo y el material
de oficina que utiliza con más
frecuencia.
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Crear un archivo recordatorio en el
cajón inferior y guardar, en carpetas
separadas (una por cada día del
mes siguiente y once mas para cada
uno de los meses restantes), los
documentos según su fecha.
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Poner bandejas ABC en
su escritorio.
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4. Oficinas “ambulantes”, si la oficina fuera
el único lugar donde trabajamos, todo sería
más simple. Sin embargo, hoy en día los
teléfonos son móviles, los ordenadores son
portátiles y casi podríamos decir sin miedo a
equivocarnos que las oficinas son
ambulante. Cada vez resulta más común
que la gente trabaje en los aviones, en el
transporte público que les lleva al trabajo y
en las colas, ya sea porque están muy
ocupados, porque tienen que cumplir con
un plazo de entrega o simplemente porque
están aburridos. Muchos directivos se
llevan alguna tarea cuando van de
vacaciones y según los expertos, no es una
mala costumbre si lo que hacen les gusta y
no molesta a los demás.
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Se mejora el “clina” de trabajo.
Evita el estrés.
Desarrollo integral.
Tomar control sobre el tiempo resulta mucho más fácil si se sabe en que lo está
invirtiendo. No se puede planificar y controlar gastos si no se conocen los hábitos de
gasto actuales.
¿Cuánto tiempo dedica al papeleo? ¿A las reuniones? ¿A hablar por teléfono? ¿A viajar?
¿A navegar por Internet sin motivo? Si se hace una idea precisa de cómo invierte su
tiempo, podrá saber en qué lo pierde y cómo utilizarlo más eficazmente.
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Si le pidieran una cronología de su día de trabajo de ayer, seguro que se acordaría de
las cosas importantes que hizo y de cuánto tiempo les dedicó aproximadamente.
A continuación se exponen cuatro formas de ordenar las tareas según su prioridad con
la finalidad de que puedan adaptarse a diferentes estilos.
Sistema ABC
Recuerde:
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Las prioridades de tipo A corresponden a un objetivo fundamental. Son tareas
de gran valor y de gran interés.
Las prioridades de tipo C son tareas urgentes o no, de poco valor y poca
importancia.
Sistema de Recompensa
Sistema de Inventario
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PRINCIPIOS QUE RIGEN EL USO DEL TIEMPO
Principio de Pareto
Según este principio en cualquier orden de cosas el 80% del valor deriva del 20% de
las mismas. Por ejemplo, el 20% del correo que recibimos nos aporta el 20% de la
información útil, mientras que el 80% es inútil. A la hora de ordenar prioridades mucha
gente utiliza este principio para sopesar la importancia relativa de ciertas actividades,
ya que nos brinda una clave para cambiar nuestra conducta y al mismo tiempo crear
valor.
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“En todos los campos del quehacer humano, el 80 por ciento de los
resultados fluye del 20 por ciento de las actividades”.
Pareto
En pocas palabras, “No intentes hacer más de la cuenta, tan solo haz las cosas
adecuadas y de manera correcta”.
¿Cuántas actividades del día a día se pueden suprimir sin que afecten al logro de los
objetivos? Una buena estrategia para da repuesta a esta pregunta es dividir el trabajo
en actividades especificas e intentar discernir cuál será el 20% de las tareas que
contribuirán a lograr el 80% de los recursos y posteriormente concentrarse al máximo
en ese 20% de tareas.
Para poder gestionar el tiempo de manera adecuada se debe saber priorizar todas las
actividades y tareas que se realizan. Priorizar significa clasificar por orden de
importancia. Es muy fácil que lo urgente desdibuje lo que es más importante y poder
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perder mucho tiempo en cosas o actividades que poco aportan a la calidad del trabajo.
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Las actividades en relación con la priorización pueden agruparse en cuatro (4)
cuadrantes:
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
URGENTE NO URGENTE
Prioriza.
Establece objetivos.
importancia.
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Importante y urgente. Son las tareas esenciales en las que se debe centrar y que
se debe emprender de inmediato. Su trascendencia obliga a emprenderlas con la
dedicación suficiente para llevarlas a buen término. Estar ubicado siempre en este
cuadrante puede acabar con la motivación, la autoestima y la salud. Muchos equipos
directivos están situados constantemente en este espacio.
Importante y no urgente. Son las tareas que dan calidad al trabajo y que permiten
una buena organización a la vez que anticipa posibles problemas o conflictos. En este
espacio se encuentran generalmente a las personas efectivas, resolutivas y motivadas
por su labor.
No importante y no urgente. Son las tareas en las que se puede ver involucrado
de la que sabe que no tienen ninguna relevancia y no conducen a nada. Lo mejor que
se puede hacer con ellas es archivarlas en el olvido y no gastar ni tiempo ni energía en
resolverlas.
Comprendiendo el Tiempo
URGENTE NO URGENTE
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NO IMPORTANTE Cuadrante del Cuadrante del
Engaño Desperdicio
CUADRANTE I
Urgente/Importante
Crisis
Problemas presionantes
CONSECUENCIAS
Estrés
Agotamiento
Administración de crisis
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CUADRANTE III
Urgente/No Importante
Muchas Juntas
CONSECUENCIAS
Administración de crisis
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CUADRANTE IV
No Urgente/No Importante
Algunas llamadas
Desperdiciadores de tiempo
Actividades escape
Correspondencia irrelevantes
CONSECUENCIAS
CONSECUENCIAS
Enfoque
Total
en el corto plazo
irresponsabilidad
Administración
Despido
de crisis
de los empleados
Considera que
Dependiendo
de las metas
otros y planespor
o gobernado noapremios básicos
valen la pena
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CUADRANTE II
No Urgente/ Importante
Preparación
Prevención
Aclaración de valores
Planeación
Creación de relaciones
Re-creación verdadera
Facultar
BENEFICIOS
Visión, Perspectiva
CONSECUENCIAS
Equilibrio
Enfoque en el corto plazo
Disciplina
Administración de crisis
Control
Considera que las metas y planes no
Pocas crisis
valen la pena
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URGENTE NO URGENTE
Crisis Preparación
IMPORTANTE
Problemas presionantes Prevención
SINTOMAS
Proyectos, Juntas y Aclaración de valores
Preparaciones contra reloj.
Planeación
Proyectos cuyas fechas
Creación de relaciones
vencen.
Re-creación verdadera
SINTOMAS CURA
Facultar
CAUSAS
Algunas llamadas
Algunas correspondencia,
Desperdiciadores de
reportes
tiempo
Muchas Juntas
Actividades escape
Muchos asuntos inmediatos
Correspondencia
presionantes
irrelevantes
Peter Drucker
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Principio De Murphy
Principio De Parkinson
1º Ley de Parkinson
Toda tarea se dilata hasta ocupar todo el tiempo que dispongas para hacerla.
Lo que se traduce en: “Cuanto más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las
cosas”. Si asignas media hora para hacer una tarea, tardará media hora; si le asignas
una hora, tardará una hora. Hemos de planificar un tiempo sin excesos, el tiempo justo.
2ª Ley de Parkinson
perfecto no resulta rentable. Acabas lo que empiezas... Hace años que nos lo dicen.
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Estimar el tiempo que se llevará realizar una actividad es una de las habilidades más
importantes a la hora de gestionar el tiempo y la energía.
Por un lado, son diversos los estudios sobre por qué la gente pospone las cosas. Una
persona puede tener la obligación de lograr ciertas metas, sin embargo una multitud de
emociones opuestas se cruzan en su camino. Expertos en administración del tiempo
han identificado las ocho razones que se aducen con más frecuencia para posponer las
cosas:
Teniendo en cuenta esta información, podemos identificar cuáles son las razones por
las que se deja para mañana las cosas que se podría que hacer hoy. En el caso de
razones internas, la lucha que debe emprender es contra usted mismo. Pero si por el
contrario se trata de razones externas, tendrá que hacer todo lo posible por moldear el
entorno en el que vive y trabaja. Un modo bastante ocurrente es hacer una lista de
deberes laborales, las responsabilidades personales y los objetivos a largo plazo que ha
dejado desatendidos, las tareas a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones,
etc. Esto será un punto de partida y si se es capaz de controlar esta tendencia tan
corriente, se habrá avanzado para utilizar eficientemente el tiempo.
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para dedicárselo a todas las cosas que parecen estar esperándole para resolverlas pero,
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aparte de eso, lo más grave es cuando se pregunta de qué tiempo dispone para usted
mismo y la respuesta que se da no le satisface. Por este motivo, se acaba funcionando
de forma repetitiva sin tener en cuenta los objetivos y haciendo las cosas por inercia,
sin prestar la atención que se merecen y haciendo más cosas de las que se pueden
hacer, produciendo un ciclo que se repite una y otra vez, es decir, trabaja cada vez
más, más deprisa y con peores resultados.
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Si se demoran las cosas porque está en un bache y teme al cambio, existen
tres soluciones que pueden funcionar bastante bien:
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Si lo que teme es al fracaso debe ser
valiente y afrontar las tareas y como decía
Roosevelt: “lo único a lo que hay que temer
es al propio temor”. Si se tiende a aceptar
mas compromisos de los que puedes
cumplir porque te sientes incapaz de decir
no, porque deseas caer bien o simplemente
porque vives intensamente y
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Decálogo de la gestión del tiempo
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
UNIDAD I
http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-
tiempo.shtml
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