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Acta de Constitución del Proyecto

PANAPALOOZA

MACROEVENTS PANAMÁ
BETANIA, LA GLORIDA
PANAMÁ

6 DE MAYO DE 2016
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Tabla de Contenido

Tabla de Contenido _________________________________________________________________ 2

Descripción del Proyecto ____________________________________________________________ 3
1. DESCRIPCIÓN: _________________________________________________________________ 3
1.1. Antecedentes _______________________________________________________________ 3
1.2. Objetivo General: ____________________________________________________________ 3
1.3. Objetivos Especìficos: ________________________________________________________ 3
ALCANCE: ________________________________________________________________________ 3
INCLUYE: _______________________________________________________________________ 3
EXCLUYE: _______________________________________________________________________ 4
ENTREGABLES:____________________________________________________________________ 4
SUPUESTOS _______________________________________________________________________ 4
RESTRICCIONES O LIMITACIONES: _________________________________________________ 4
RIESGOS __________________________________________________________________________ 4
COSTOS ___________________________________________________________________________ 5
8. HITOS __________________________________________________________________________ 5
9. CRONOGRAMA DE ALTO NIVEL: _________________________________________________ 6
EQUIPO INICIAL DE PROYECTO ____________________________________________________ 7
APROBACIÓN: ____________________________________________________________________ 7
Los firmantes acuerdan la aceptación de este Acta hoy ___de___________de ____ ___________ 7
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Descripción del Proyecto

1. DESCRIPCIÓN:

1.1. Antecedentes

La iniciativa surge a partir de las ganas de explotar el talento nacional. En base a esto, estamos planeando un festival
cultural para promocionar la música, la comida y las nuevas casa cerveceras del país.

1.2. Objetivo General:

Crear un festival gastronómico y musical, de forma anual en el mes de Febrero que atraiga a más de 2,000 personas
con un retorno de inversión del 35%.

1.3. Objetivos Específicos:

- Atraer al 75% de nuestro público esperado por medio de campañas promocionales por un tiempo de cuatro
meses y medio antes de la fecha del evento a través de mupis, radio y redes sociales.
- Establecer un espacio para 20 estaciones de comida de las cuales obtendremos el 20% de sus comisiones.
- Dar a conocer el talento musical panameño en los países centroamericanos.
- Generar la cantidad de dinero que se requiere para realizar el festival anualmente y por expandirlo a otras
regiones.
- Conseguir aproximadamente el 55% de la inversión por medio de patrocinios

ALCANCE:

INCLUYE:
Terreno
o Espacio para Estaciones de comida
o Espacio para Casas Cerveceras
o Estacionamientos
o Espacio para baños
Tarima
Iluminación
o Corriente (Planta Eléctrica)
Stands para Casas Cerveceras, Estaciones de comida, patrocinadores y varios
Servicio de WiFi
Seguridad
Ambulancia, equipo médico
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EXCLUYE:
Transporte de artistas, staff, mercancía e invitados

ENTREGABLES:
- Stands para 20 casas cerveceras
- Stands para 20 estaciones de comida
- 10 stands para varios
o Canje de tiquetes (1)
o Entrada del evento (1)
o Salida del evento (1)
o Dj (1)
o Ecualizador (1)
o Patrocinadores (5)
- Tarima Principal para artistas (1)
- 20 baños
- Iluminación para todo el evento en general
- Corriente para todo el evento en general
- Ambulancias (3)
- Servicio de Wifi para todo el evento en general

SUPUESTOS
No lloverá en nuestro evento, ya que es en Febrero
Estimamos un público de 2000 personas
Proporcionaremos suficientes estacionamientos para el público

RESTRICCIONES O LIMITACIONES:
No se venderán más de 2500 entradas
No será para menores de edad
No se pueden portar armas de ningún tipo, ni drogas
No puede llevar cooler, alimentos, ni bebidas

RIESGOS
Falla en el suministro de corriente
Personas intoxicadas o deshidratas
Lluvia
Accidentes y altercados
Ausencia de personal (Ej: Artistas, staff, entre otros)
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COSTOS

8. HITOS

HITO FECHA ESTIMADA

Definir fecha del fesival 29/4/2016
Definir material publicitairo 27/5/2016
Contratar staff de trabajo 7/10/2016
Contratación de musicos, cocineros y 6/10/2016
cervecerias
Festival 11/2/2017
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9. CRONOGRAMA DE ALTO NIVEL:

# Actividades Inicio Fin Duración

1 Elaborar project charter 15/4/16 15/4/16 1 día
Inicio

2 Definir fechas del evento 18/04/2016 29/04/16 2 semanas

3 Definir terreno o lugar del evento 18/04/2016 29/04/16 2 semanas
4 Definir artistas 18/04/2016 29/04/16 2 semanas
5 Definir cervecerías 18/04/2016 29/04/16 2 semanas
Planificación

6 Definir quienes van a vender comida 18/04/2016 29/04/16 2 semanas

7 Definir contratos 18/04/2016 29/04/16 2 semanas
8 Establecer cantidad de patrocinios 18/04/2016 29/04/16 2 semanas
9 Establecer estrategias de patrocinios 18/04/2016 29/04/16 2 semanas
10 Definir puntos de venta 3/5/16 13/05/16 2 semanas
11 Definir distribución de boletos 3/5/16 13/05/16 2 semanas
12 Definir campañas publicitarias 16/05/2016 27/05/16 2 semanas
13 Conseguir permisos varios 18/05/2016 23/05/16 1 semana
14 Contratar artistas 30/05/2016 10/6/16 2 semanas
15 Contratar cervecerías 30/05/2016 10/6/16 2 semanas
16 Contratar vendedores de comida 30/05/2016 10/6/16 2 semanas
17 Contratar staff 5/6/16 10/6/16 1 semana
18 Firmar contratos varios (WBS) 13/06/2016 17/06/16 1 semana
19 Firmar permisos varios (WBS) 13/06/2016 17/06/16 1 semana
Ejecución

20 Contratar servicios varios 13/06/2016 17/06/16 1 semana

21 Asignar puntos de venta 15/08/2016 19/08/16 1 semana
22 Lanzar campañas publicitarias 18/07/2016 11/2/16 7 meses
23 Imprimir tiquetes 26/09/2016 30/09/16 1 semana
24 Establecer distribución de espacios del 3/10/16 28/10/16 1 mes
evento
25 Ejecutar diseño de servicio varios 3/10/16 28/10/16 1 mes
26 Entrenar staff 23/01/2017 27/01/16 1 semana
27 Montar escenografía, stand & servicios 10/2/16 11/2/17 2 días
varios
28 FESTIVAL 11/2/17 12/2/17 2 días
29 Probar escenografía 10/2/16 11/2/16 1 día
Control

30 Verificar montaje de escenografía, stands & 10/2/16 11/2/16 1 día

servicios varios
31 Controlar contenido y alcance de las 18/07/2016 11/2/17 7 meses
campaña publicitarias
32 Cerrar el proyecto 12/2/17 12/2/17 1 día
Cierre
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EQUIPO INICIAL DE PROYECTO

NOMBRE DEPTO/CARGO ROL

Maria Muñoz Pm Gerente de proyecto
Daniel Coulson Ventas Gerente de ventas
Ezequiel Vieto Mercadeo Gerente de mercadeo
Jonathan Rodriguez Compras Gerente de compras
Josue Zambrano Logistica Gerente de logistica

APROBACIÓN:
Los firmantes acuerdan la aceptación de este Acta hoy ___de___________de ____

NOMBRE DEPTO/CARGO ROL FIRMA

Jose Daniel Patrocinador Patrocinador

Maria Muñoz Pm Gerente de proyecto

Daniel Coulson Ventas Gerente de ventas

Ezequiel Vieto Mercadeo Gerente de mercadeo

Jonathan Rodriguez Compras Gerente de compras

Josue Zambrano Logistica Gerente de logistica