PROCESO IN11.MD2.

PP 17/01/2017
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
INSTRUMENTO DE SUPERVISÓN PARA MODALIDAD
INSTITUCIONAL
COMPONENTE ADMINSTRATIVO Y DE GESTIÓN Versión 1 Página 1 de 6

INSTRUMENTO DE SUPERVISIÓN
PARA MODALIDAD INSTITUCIONAL
COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN

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VARIABLE Y DEFINICIÓN INSTRUCTIVO

1. Cobertura y Correspondencia entre Solicite el registro de Asistencia Mensual – RAM y verifique:
niños y niñas ubicados y
efectivamente atendidos: 1. Si la cobertura cumple con el lineamiento técnico
administrativo del ICBF.
Se refiere al promedio mensual de atención
de niños y niñas en la Unidad de Servicio y 2. Si identifica inasistencia por parte de algún niño o niña en
que efectivamente correspondan a los que el RAM, contraste con algún soporte que lo justifique, ya sea
están siendo atendidos. una excusa médica o nota firmada por la familia
Componente Administrativo y de Gestión

3. verifique que los niños y niñas reportados en el RAM

efectivamente sean los atendidos, para esto llame a lista a
Responsable: Entidad

cada uno de los niños y niñas constatando su presencia y su

Notas: nombre

 Cuando evidencie inconsistencias en el

diligenciamiento del RAM en cualquiera
de los días de atención debe levantar
Situación de Acción Inmediata.

 Cuando en la visita evidencie que falta

más del 50% de niños o niñas sin que
exista soporte que permita constatar el
motivo de la ausencia, levantar una
Situación de Acción Inmediata.

Tiempo máximo para exigir la variable: A

partir del inicio de las actividades en la
Unidad de Servicio.

2.Fortalecimiento institucional
Identifique si la modalidad cuenta con un proceso
Componente Administrativo y de Gestión

Hace referencia a la existencia de un
proceso documentado de acciones de
mejora ante las evaluaciones que se
realicen en la Unidad de Servicio, así
como la incorporación de un procedimiento
Responsable:
documentado para actuar ante los resultados de visitas de
supervisión, el cual le permita subsanar los incumplimientos
y mantener los logros. Así mismo, identifique si existe un
proceso participativo que permita, recoger, analizar,
evaluar y tramitar las sugerencias, quejas y/o reclamos. Para

para conocer y recoger las sugerencias, terminar, identifique si se aplican estrategias de evaluación
Entidad

quejas y/o reclamos, y la aplicación de de la satisfacción del servicio con los niños, niñas, familias y
mecanismos de evaluación de la talento humano.
satisfacción con el servicio.
Para este análisis entreviste al responsable o
responsables de adelantar dichas acciones y solicite los
Nota: soportes que den cuenta de su desarrollo y cumplimiento de
Para esta variable tenga en cuenta el igual manera tome en cuenta los aspectos siguientes:
proceso realizado por la Unidad de Servicio,
durante la vigencia 2014, adicional a las 1. Seguimiento al cumplimiento de las condiciones de
acciones realizadas durante el año 2015. calidad.

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2. Indicadores de gestión. La unidad debe contar como

No aplica:
Para las unidades que iniciaron la
prestación del servicio en el año 2016.
mínimo con indicadores de:
 Inasistencia promedio mensual.
 Tasa de deserción del servicio.
 Capacitaciones realizadas a padres de familia.
 Capacitaciones realizadas al talento humano.
 Porcentaje de quejas y sugerencias resueltas.

3. Metodología para el análisis de causas internas o

externas de los aspectos a mejorar en la UDS. Si es
factible evaluar en la unidad, ya que es posible que esté
en la EAS.
4. Se evidencia una urna, buzón u otro mecanismo para
recibir las sugerencias, quejas y/o reclamos.
5. Todas las sugerencias, quejas y/o reclamos son
contestadas, mediante un procedimiento claro y
Tiempo máximo para exigir la variable: socializadas en la UDS
A partir del tercer mes de iniciadas las 6. Tiene soportes de la evaluación de satisfacción, en
actividades en la Unidad de Servicio. donde se evalúen todas las áreas del servicio, se hace
análisis de los resultados los cuales son comparados con
mediciones anteriores y a partir del análisis, se observan
soportes de las acciones de mejora adelantadas.
Componente Administrativo y de Gestión

3. Identidad Institucional.
Se refiere a la aplicación de estrategias
orientadas a la construcción de una cultura Identifique si la Unidad de Servicio aplica estrategias de
institucional que le da identidad a la cultura e identidad institucional, para lo cual solicite la
Responsable: Entidad

Unidad de Servicio. documentación existente en la UDS y realice diálogo por lo

menos con tres miembros del equipo, de diferentes áreas
No aplica: del servicio (administrativa, pedagógica y profesionales del
Si la visita es realizada antes de cumplirse componente de salud y nutrición) de acuerdo con los
3 meses de haberse iniciado las criterios siguientes:
actividades en la Unidad de Servicio.
1. Tiene una misión y visión institucional que incorpora
los objetivos de educación inicial en el marco de una
atención integral.
2. Tiene establecido los principios institucionales.
Tiempo máximo para exigir la variable: 3. Se evidencia capacitación y retroalimentación de la
A partir del 3 mes de iniciadas las identidad institucional al talento humano asociado al
actividades en la Unidad de Servicio. contrato suscrito para la atención integral de la
Primera Infancia.
4. Aplica acciones para fortalecer el clima organizacional.

4. Reporte y actualización de Identifique con el equipo de trabajo institucional, si la

Administrativo y

información. Unidad de Servicio tiene y aplica un procedimiento para la

Responsable:
Componente

de Gestión

Se refiere a la existencia de un proceso generación de reportes de información sobre los niños y las
Entidad

documentado que permita generar
reportes de información sobre los niños y
las niñas atendidos en la Unidad de
Servicio y el talento humano de la UDS,
niñas, el cual cumpla con los criterios siguientes:
1. Está documentado el proceso de registro y cargue de
información en el aplicativo dispuesto para tal fin.
2. Tiene un responsable.

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dirigida a las entidades competentes que 3. Se evidencian archivos físicos o digitales de la

la requiera. información reportada, con soportes según lo
establecido en el punto 1.
4. Tiene un directorio de beneficiarios completo (contiene
información de la totalidad de beneficiarios), actualizado
y organizado (tiene mínimo, los datos de nombre y
apellido del beneficiario, municipio en donde reside,
dirección de vivienda si aplica, teléfono fijo o celular y
nombre de la persona de contacto).

Tiempo máximo para exigir la variable:

A partir del inicio de las actividades en
la Unidad de Servicio.

5. Gestión documental.
Componente Administrativo y de Gestión

Corresponde al conjunto de normas Identifique si la Unidad de Servicio tiene documentado un

Responsable: Entidad

técnicas y prácticas usadas para procedimiento de gestión documental para el manejo de la

administrar el flujo de los documentos de información relacionada con la atención integral a los niños
la Unidad de Servicio que contiene la y las niñas, familias, talento humano.
información relacionada con el proceso de
atención integral a los niños y las niñas. 1. Se evidencia procedimiento para archivos físicos y
Esta gestión permite la recuperación de digitales
información desde ellos, determinar el 2. Se observa la aplicación de lo establecido en el
tiempo que los documentos deben procedimiento.
guardarse y asegurar la conservación de
los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.

Tiempo máximo para exigir la variable:

A partir del inicio de las actividades en
la Unidad de Servicio.
5. Talento humano. Previo a la visita, liste cuantas personas y con qué perfiles
Entidad
Respo6
nsable:

Se refiere al cumplimiento por parte de la debe contar la unidad de servicios. Una vez en la unidad,
Administrativo y de

Entidad Administradora de Servicios, de las valide cuantas personas y con qué perfiles laboran en la
Componente

obligaciones relacionadas con el talento misma. Utilice el formato anexo 1.

Gestión

humano en la unidad de servicios.

A través de entrevista con el talento humano, valide si se
Tiempo máximo para exigir la variable: encuentran contratados, si tienen servicios de seguridad
A partir del inicio de las actividades en social activos y si han recibido su salario de manera puntual
la Unidad de Servicio y completa.

Formato Anexo 1.
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REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL TALENTO HUMANO – MODALIDAD INSTITUCIONAL

Variable 5

NOMBRE DE LA ENTIDAD:
NOMBRE DE LA UDS:
FECHA DE LA VISITA:
HOJA DE REGISTRO DE VERIFICACIÓN DE TALENTO HUMANO
INFORMACIÓN PARA REGISTRAR EN LA UDS
N° Nombre (en OBSERVACIONES

Fotocopia de la Cédula

Contrato en la UDS
Presente en la visita

Hoja de vida con

Certificaciones
académicas y
SALARIO/SUELDO
pesos)
Cargo

SI NO SI NO SI NO
1
2
3
4
5
6
7
8
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