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Metodologia de Innovacion de Inventarios PDF
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1.1.- OBJETIVO
Establecer los lineamientos de planificación y ejecución del proceso de Toma de Inventario Físico de Bienes
Muebles de la UGEL Nº 12 – CANTA, conformando la Comisión de Inventario de la Sede y Sub Comisión en las
Instituciones Educativas, delimitando responsabilidades, atribuciones y acciones orientadas a:
b) Asegurar el uso correcto, la integridad física, el estado de conservación del bien, ubicación, cantidad,
usuarios responsables a cargo y permanencia de los Bienes Muebles que constituyen el patrimonio de la
UGEL Nº 12 – CANTA.
c) Contrastar y verificar los saldos obtenidos del inventario físico, con la información registrada
contablemente, con la finalidad de hacer las correcciones correspondientes, si fuere el caso.
e) Sanear los bienes sobrantes y faltantes de la Sede Institucional e Instituciones Educativas de la UGEL Nº 12.
f) Cumplir con el Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA y la DIRECTIVA Nº 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de
los Bienes Muebles Estatales”, aprobado por Resolución Nº 046-2015/SBN.
g) Disponer con información que garantice la consistencia y la confiabilidad de los datos consignados en las
Cuentas del Activo Fijo y Cuentas de Orden, como parte integrante de los estados financieros.
h) Establecer las sanciones respectivas a los responsables de las omisiones de presentación de inventarios,
aplicando lo previsto, en el D. L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa, específicamente actos
relacionados al Art. 28, faltas de carácter disciplinario.
1.2.- FINALIDAD
1.2.1.- Establecer las disposiciones para la adecuada y oportuna ejecución del Inventario Físico de Bienes Muebles
en la Sede y en las Instituciones Educativas de la UGEL Nº 12.
1.2.2.- Ejecutar el Inventario Físico de los Bienes Muebles: Mobiliario, Maquinarias y Equipos, Bienes, en la Sede e
Instituciones Educativas de la UGEL Nº 12, que permitan obtener una información exacta sobre la descripción,
clase, tipo, modelo, serie, uso, estado de conservación, antigüedad y asignación de los bienes patrimoniales
a efectos que sustenten los saldos mostrados en los registros contables y hacer los ajustes que hubiere lugar.
❖ Ley Nº 29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento”.
❖ Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA y sus modificatorias D.S. Nº 007-2010-VIVIENDA y D.S. Nº 013-
2012-VIVIENDA.
❖ Resolución Nº 046-2015/SBN, que aprueba la Directiva Nº 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de
los Bienes Muebles Estatales”
❖ Resolución Nº 158-97/SBN – Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y directiva que Norma su
aplicación y Fascículos de Actualización.
❖ Resolución de Contraloría Nº 094-2009-CG, que aprueba el “Ejercicio de Control Preventivo por los Órganos
de Control Institucional”
❖ Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno para el Sector
Publico.
❖ Resolución Nº 458-2008-CG, “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades
del Estado”
❖ Resolución de Contaduría Nº 143-2001-EF/93.01 del 25/10/2001.
❖ Instructivo Contable Nº 02 “Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo, Métodos y Porcentajes de
depreciación y amortización de los bienes del Activo Fijo e Infraestructura Pública”.
❖ Resolución Directoral N° 012-2016-EF/51.01, que aprueba la Directiva N° 005-2016-EF/51.01 “Metodología
para el Reconocimiento, Medición, Registro y Presentación de los Elementos de Propiedades, Planta y
Equipo de las Entidades Gubernamentales”
❖ Directiva Nº 003-2012-EF/51.01 “Cierre Contable y presentación de información para la elaboración de la
Cuenta General de la Republica”.
❖ Decreto Legislativo N° 276. “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”
❖ Decreto Supremo 013-2004-EF, Reglamento de la Ley N° 27995 y su modificatoria aprobada por Decreto
Supremo N° 164-2006-EF.
❖ Decreto Supremo N° 001-2012-MINAM, Reglamento Nacional para la Gestión y Manejo de los Residuos de
Aparatos Eléctricos y Electrónicos.
❖ Resolución Ministerial N° 172-2016-VIVIENDA “Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú”.
❖ Resolución del Superintendente Nacional de Registros Públicos N° 039-2013-SUNARP-SN, Reglamento de
Inscripciones del Registro de Propiedad Vehicular, modificado por la Resolución del Superintendente
Nacional de Registros Públicos N° 355 – 2013- SUNARP-SN.
1.4.- ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación obligatoria para la Sede Institucional y de las Instituciones Educativas
escolarizadas y no escolarizadas del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 12 - Canta.
1.5.- RESPONSABILIDAD
El Jefe de Administración y los directores de las Instituciones Educativas son los responsables de la ejecución
de la presente Directiva. Así mismo son responsables solidarios según las funciones establecidas en la presente
Directiva, los miembros de la Comisión y Sub comisión de Inventario, deberán ser debidamente notificados,
con la Resolución directoral que los nombre y deberán cumplir con las funciones establecidas en la presente
Directiva, las cuales son de naturaleza indelegable. El desconocimiento de las normas establecidas en la
presente Directiva, no exime de responsabilidad administrativa a los docentes y personal administrativo
designado mediante Resolución.
Los inventarios físicos deben ser elaborados al 31 de diciembre del presente año y dicha información en físico
y digital servirá para realizar el consolidado general de los activos físicos por el responsable de la Oficina de
Abastecimiento-Patrimonio de la UGEL N° 12 – Canta, a su vez este deberá elevar el consolidado general a la
Oficina de Contabilidad, para que el contador sustente el Balance General de la UGEL N° 12 – Canta.
a) Abandono
Situación en que se encuentran los bienes muebles en posesión de las Entidades, luego de levantar el Acta
de Saneamiento.
c) Activo Fijo
Son bienes asignados para el desarrollo y el cumplimiento de las actividades, objetivos y fines de la UGEL
Nº 12, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es ¼ de la UNIDAD IMPOSITIVA TRIBUTARIA
(UIT). El activo fijo se encuentra sujeto a depreciación y revaluación. (UIT-2018= S/ 4150).
d) Bienes catalogables
Aquellos bienes que sin estar incluidos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales – CNMBE, son
susceptibles de ser ingresados al mismo.
e) Bienes catalogados
Aquellos bienes cuyo tipo de bien que los identifica se encuentra expresamente incluido en el Catálogo
Nacional de Bienes Muebles Estatales – CNMBE.
f) Bienes Muebles
Los Bienes Muebles pertenecientes a la UGEL Nº 12, codificados en el Catálogo de Bienes Muebles del
Estado o posibles de codificar, asignados para el desarrollo y el cumplimiento de sus actividades, objetivos
y fines, que tengan existencia útil estimada mayor de un año.
j) Codificación
Es la asignación de un grupo de números a cada bien mueble, a través del cual se le clasificara e identificara
numéricamente.
k) Control Patrimonial
Es la verificación, registro, control y actualización de la situación física y legal de los bienes Muebles de la
UGEL Nº 12, asignados para el desarrollo y fines.
l) Cuenta Patrimonial
Es la cuenta del activo contenido en el Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada,
que será utilizada para la clasificación de los bienes patrimoniales.
m) Depreciación
Es la disminución del valor de un bien derivada de los efectos de su utilización a través del tiempo.
n) Estado de Conservación
Es la evaluación y calificación respecto a la utilidad y condiciones materiales del bien mueble: Nuevo (N),
Bueno (B), Regular (R), Malo (M), RAAE (X), Chatarra (Y).
o) Estado de Chatarra
Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que impide que pueda cumplir las funciones para las
cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa.
p) Inventario Físico
Es el proceso que consiste en verificar físicamente, valorizar y registrar los bienes muebles existentes a una
determinada fecha, con el fin de asegurar su existencia física. Permite contrastar los resultados obtenidos,
con los registros contables.
q) Informe Final
Documento que contiene los resultados obtenidos del producto de la toma del Inventario, en el cual deberá
detallarse el total de la cantidad física de los bienes en uso institucional, benes conciliados, bienes
sobrantes, bienes para baja, bienes para alta, etc.
r) Opinión Favorable
Si las circunstancias para el alta de un bien no se encuentran reguladas en el numeral 2.1.1, de la presente
Directiva, se requerirá opinión Favorable a la Oficina de Asesoría Jurídica de la UGEL, con la cual se
procederá al alta, para ello se elaborará un informe técnico, sustentando tal pedido. Cuando las causales
de baja de un bien no se encuentran reguladas en el numeral 2.2.1, de la presente Directiva, se requerirá
Opinión favorable a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales – SBN, para ello se elaborará un
informe técnico, sustentando tal pedido. Con la opinión favorable de la Superintendencia Nacional de
Bienes Estatales recién procederá la baja de dicho bien.
t) Reparación Onerosa
Causal de baja que califica cuando el costo del mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es
demasiado elevado en relación con el valor del mismo.
v) Saneamiento
Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades para regularizar la situación
de los bienes muebles patrimoniales sobrantes y faltantes, detectados en el proceso de inventario.
• Adquisición.
• Aceptación de Donación de Bienes.
• Saneamiento de Bienes Sobrantes.
• Saneamiento de Vehículos.
• Reposición de Bienes.
• Permuta de Bienes.
Se producirá el alta automática, sin necesidad de Resolución, cuando la incorporación esté determinada por:
a) Disposición legal; y,
b) Mandato judicial o arbitral.
El Alta del bien bajo los supuestos indicados en los numerales precedentes, se debe realizar dentro de los
quince (15) días hábiles posteriores a su adquisición, efectuar su ingreso correspondiente en el Libro de Actas
y se sustenta en los documentos previstos para cada procedimiento.
Cada acto de adquisición tiene su procedimiento específico desarrollado en el numeral 2.3 de la presente
directiva.
Por otro lado, la ley N° 28628 que Regula la participación de las Asociaciones de Padre de Familia en
Instituciones Públicas y el Decreto Supremo N° 004-2006-ED que aprueba su Reglamento, señala en el art.
80°. - Las adquisiciones efectuadas por la APAFA, son donadas a las Instituciones Educativas mediante Acta.
Seguidamente el/la director (a) de la Institución Educativa por intermedio del Sub Comité de Inventarios
elabora el Informe Técnico y lo remitirá a la Oficina de Abastecimiento-Patrimonio para su respectiva
evaluación, aprobación y autorización de la emisión del acto resolutivo dentro del plazo establecido.
Los bienes con Clasificador 2.6 provenientes de los programas del Ministerio de Educación entregados a las
Instituciones Educativas escolarizadas y no escolarizadas no seguirán los procedimientos de ALTA, tan solo
deberán remitir copia fedateada de la PECOSA, fotografía de los bienes y Acta de Entrega – Recepción
(indicando marca, modelo, tipo, dimensiones, número de serie y color), en un plazo no mayor de diez (10)
días hábiles de recepcionado los bienes a las Oficinas de Abastecimiento-Patrimonio y Almacén para su
registro contable-patrimonial.
La BAJA es el procedimiento que consiste en la extracción física y contable de los bienes muebles del
patrimonio de la Entidad Publica Sede o Institución Educativa, se autoriza mediante Resolución Directoral,
con indicación expresa de las causales que lo originan.
• Estado de excedencia.
• Obsolescencia Técnica.
• Mantenimiento y Reparación Onerosa.
• Reposición.
• Reembolso.
• Perdida.
• Hurto.
• Robo.
Las causales de pérdida, hurto, robo, siniestro o destrucción accidental deben sustentarse con la denuncia
policial o fiscal correspondiente.
2.2.3.- PROCEDIMIENTOS
✓ Posteriormente elaborará el Informe Técnico, recomendando la baja de los bienes, precisando la causal y
lo elevará a la Oficina de Gestión Administrativa para su evaluación.
✓ De encontrarlo conforme, la Oficina de Gestión Administrativa, emitirá la resolución que apruebe la baja
de los bienes de los registros patrimonial y contable de la entidad.
✓ En las Instituciones Educativas, el/la director (a) elaborará el Informe Técnico, adjuntando el Formato
(APÉNDICE A “BAJA DE BIENES MUEBLES”), indicando la causal de Baja y adjuntando los documentos
sustentatorios.
✓ Los Bienes Muebles dados de baja quedaran bajo la responsabilidad de la OCP y Dirección de la IE, según
sea el caso.
✓ Estos bienes no serán objeto de inventario ni podrán ser utilizados para las actividades que realiza la
entidad/institución.
✓ En un plazo que no exceda los cinco (5) meses de emitida la resolución de baja, la entidad/institución deberá
ejecutar la disposición final de los bienes, mediante los siguientes actos de disposición según correspondan
y de acuerdo a lo descrito en el numeral N° 2.4 de la presente Directiva:
a) Donación;
b) Donación de bienes calificados como RAEE;
c) Compraventa por Subasta Restringida;
d) Compraventa de Chatarra;
e) Incineración y/o Destrucción.
✓ Los bienes dados de baja no podrán ser utilizados para ser desmantelados con la pretensión de reparar
bienes semejantes.
✓ Concluido el procedimiento, el/la director (a) de la Institución Educativa será responsable de remitir a la
UGEL 12 - Canta en un plazo no mayor a los diez (10) días hábiles, copia de la siguiente documentación:
Tratándose de vehículos que no hayan sido dados de baja por la causal de estado de chatarra, se adjuntará,
además:
La donación implica el traslado voluntario y a título gratuito de la propiedad de bienes, a favor de cualquier
entidad que conforma el SNBE. Dicho traslado puede provenir de otra entidad, una persona natural, persona
jurídica, sociedad conyugal.
La donación incluye adjudicaciones, mejoras de propuestas técnicas, así como por compromiso asumido en
un contrato o conciliación extrajudicial, y cualquier otra forma de traslado voluntario y gratuito de propiedad
a favor de la entidad.
Las resoluciones de aceptación de la donación de bienes deben especificar el valor de los bienes recibidos en
donación.
En caso de que la institución reciba bienes que no precisan su valor o los bienes provengan de otra entidad
con valor depreciado mínimo, la Oficina de Abastecimiento – Patrimonio y el/la director (a) de la Institución
Educativa realizarán la tasación de los mismos para proceder a su incorporación.
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La oferta de donación de un bien a favor de cualquier entidad deberá ser remitida a la Oficina de Gestión
Administrativa, comunicando la decisión de donar un bien de su propiedad a favor de la entidad y precisando
las características que lo identifiquen.
En caso la donante sea una persona jurídica, deberá presentar documentos que acrediten su personería
jurídica, así como la vigencia de poder del representante legal.
También debe presentarse la documentación con la que se acredite la propiedad del bien. En caso no se
cuente con dicha documentación, el donante deberá presentar una declaración jurada indicando que es
propietario y ejerce la posesión.
Para el caso de las Instituciones Educativas deberán elaborar su Informe Técnico y registro en el formato
ANEXO N° 4 “Formato de Alta de Bienes Muebles en forma mensual”, luego elevar a la Oficina de
Abastecimiento-Patrimonio de la UGEL 12 - Canta, para su respectiva evaluación, aprobación y autorización
de la emisión del acto resolutivo.
Cuando la donante sea otra entidad no será necesario el procedimiento indicado en el numeral precedente,
bastará que la entidad donante emita la resolución de aceptación de donación, la misma que tiene mérito
suficiente para que la entidad donataria realice el alta de los bienes donados.
Las donaciones de las entidades públicas a favor de las Instituciones Educativas deben canalizarse a través de
la UGEL 12-Canta, como lo indica la norma siendo el responsable de Control Patrimonial, quien efectuara la
verificación correspondiente del estado del bien conjuntamente con los directores de las Instituciones
Educativas a fin de que sean de utilidad de las mismas. Pasado el plazo de 30 días hábiles, que se ha
comunicado y no ha sido intervenido por la UGEL 12-Canta deberá canalizarlo directamente a la Institución
Educativa si así lo requiere, serán aceptadas mediante resolución emitida por la Institución donante.
- Entidad donante;
- Clase de bien;
- Cantidad de bienes;
- Características y detalles técnicos del bien;
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Además, se deberán acompañar los documentos sustentatorios correspondientes, así como el acta de
Entrega-Recepción respectiva, suscrita como mínimo por un representante de la entidad donante y el/la
director (a) de la Sede Institucional o la Institución Educativa de ser el caso.
a) Pérdida, robo, hurto o daño total o parcial. En este caso la reposición del bien corre a cargo del servidor
cuya responsabilidad ha quedado determinada;
b) Vicios o defectos que afecten su correcto funcionamiento en caso cuente con garantía. La obligación de
reponer es de cuenta del proveedor.
2.3.2.1.- PROCEDIMIENTO
La Oficina de Gestión Administrativa de encontrar conforme el Informe Técnico y el/la director (a) contando
con la aprobación de su proyecto de acto resolutivo, emitirá la correspondiente resolución
administrativa/directoral resolviendo:
Las IIEE que elaboren bienes deben incorporarlos a su patrimonio siempre que los mismos estén destinados
a su uso.
2.3.3.2.- PROCEDIMIENTO
Identificado los bienes fabricados, la IE elaborará un Informe Técnico que sustente la incorporación de los
mismos al patrimonio de la institución, con la valorización comercial correspondiente y lo elevará a la Oficina
de Abastecimiento-Patrimonio de la UGEL 12-Canta para su evaluación.
Concluido el procedimiento, la IE será responsable de remitir a la UGEL 12 - Canta, en un plazo no mayor a los
diez (10) días hábiles, copia de la siguiente documentación:
2.4.1.- DONACIÓN
La donación implica el traslado voluntario y a título gratuito de la propiedad de bienes de una entidad, a favor
de otra entidad o una institución privada sin fines de lucro.
Para las Instituciones Educativas, no procede realizar este tipo de acto por no corresponder.
2.4.2.1.- FINALIDAD
Gestionar adecuadamente los bienes muebles que se encuentran en calidad de Residuos de Aparatos
Eléctricos y Electrónicos – RAEE, a fin de prevenir impactos negativos al medio ambiente y a su vez proteger
la salud de la población.
2.4.2.2.- OBJETIVO
Regular el procedimiento para baja de los bienes muebles estatales que se encuentran en calidad de RAEE.
El procedimiento de donación a favor de los Operadores de RAEE o los Sistemas de Manejo de RAEE, con el
propósito que sean procesados en el marco del Reglamento Nacional para la Gestión y Manejo de los Residuos
de Aparatos Eléctricos y Electrónicos.
2.4.2.3.- PROCEDIMIENTOS
a) La Oficina de Abastecimiento-Patrimonio ordenará por lotes los bienes de acuerdo al tipo, ya sean dados
de baja con causal RAEE, declarados abandonados o desiertos que tengan la condición RAEE, no catalogados
que tengan la calidad RAEE, sobrantes que tengan la calidad de RAEE;
e) La Oficina de Gestión Administrativa dentro de los quince (15) días emite la resolución administrativa,
comunicando luego al donatario.
g) La Oficina de Gestión Administrativa remite a la SBN todos los documentos realizados en dicho acto de
donación.
Para el caso de las Instituciones Educativas, elaborarán su Informe Técnico elevando luego a la Oficina de
Abastecimiento-Patrimonio para la suscripción, aprobación y comunicación a los Operadores RAEE. Los
demás procedimientos serán los mismos a seguir.
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La gestión de los bienes por este acto de disposición, realizará la Oficina de Abastecimiento-Patrimonio en
coordinación con el/la director (a) de la Institución Educativa.
a) El valor de tasación comercial de los lotes de bienes objeto de la compraventa sea inferior a tres (03)
Unidades Impositivas Tributarias (UIT);
Es el acto que consiste en la adjudicación de bienes al postor que dentro del grupo de invitados, ofrezca la
oferta que mejore el precio base del lote puesto a venta.
La tasación de los bienes dados de baja deberá realizarse a valor comercial, el cual constituye el precio base.
El precio base de los lotes declarados abandonados en subasta pública previa, será el mismo de la indicada
subasta.
Los lotes declarados desiertos en subasta pública previa, el precio base será el valor de la anterior subasta
deducido en un 20%.
Para el caso de los Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos – RAEE que hayan sido declarados la falta
de interés y abandonados por parte de los operadores RAEE después de haber cumplido con el procedimiento
de donación de bienes calificados como RAEE (Numeral 2.4.2), se procederá a realizar el acto de disposición
por Compraventa por Subasta Restringida, si su valor es inferior a los tres (03) UIT, caso contrario se
realizará la Subasta Pública.
Pueden realizarse sucesivas subastas restringidas, siempre que el análisis costo beneficio así lo recomiende.
Cada nueva subasta implica la deducción del precio base en un 20% del precio base de la inmediata anterior.
Si el análisis costo beneficio recomendase no realizar una nueva subasta restringida, la entidad/IE queda
facultada para disponer de los lotes bajo cualquiera de los otros actos de disposición regulados en la Directiva
.
2.4.3.3.- PROCEDIMIENTOS
a) La Oficina de Abastecimiento-Patrimonio identifica los bienes a disponer y los ordena por lotes. Gestiona
tasación y/o coloca precios base según corresponda.
c) La Oficina de Gestión Administrativa evalúa el expediente y dentro de los quince (15) días emite la
resolución aprobando la Compraventa por subasta restringida, señalando lugar, fecha y hora; las Bases
Administrativas; y conformación de la Mesa Directiva.
d) La Oficina de Gestión Administrativa remite a la SBN todos los documentos realizados en el respectivo
acto de acuerdo a norma.
Las Instituciones Educativas, elaborarán su Informe Técnico elevando luego a la Oficina de Abastecimiento-
Patrimonio para la suscripción, aprobación y tramitar el acto de disposición.
La gestión de los bienes por este acto de disposición, realizará la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio en
coordinación con el/la director (a) de la IE.
Los bienes dados de baja por causal de estado de chatarra o de aquellos sobrantes que estén en condición de
chatarra, deben disponerse mediante subasta, ya sea pública o restringida.
La incineración y/o Destrucción es el acto de disposición que consiste en desechar o eliminar, previa
autorización contenida en una resolución, aquellos bienes muebles que la Sede y/o las Instituciones
Educativas hayan dado de baja y que su estado está en avanzado de deterioro, inservibles o que no tienen
posibilidad de recuperación, y respecto de los cuales no es posible ejecutar ningún otro acto de disposición.
No serán posibles de destrucción, los bienes calificados como RAEE y los que cuenten con normatividad
especial.
2.4.5.1.- PROCEDIMIENTO
La Oficina de Abastecimiento - Patrimonio llevará a cabo el acto programado, a cuya culminación debe
elaborar el Acta de Destrucción donde deje constancia de lo ocurrido, documento que será suscrito por el
responsable de la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio, el representante de la Oficina de Gestión
Administrativa y los otros asistentes que haya designado la entidad.
Para el caso de las Instituciones Educativas., siguiendo los mismos procedimientos, con los integrantes de Sub
Comisión de Inventarios, elaborará su Informe Técnico y elevará a la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio
de la UGEL 12 - Canta, para la respectiva evaluación, aprobación y autorización de la emisión de la resolución
y acto de disposición.
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El/la directora (a) de la Institución Educativa será responsable de remitir a la UGEL 12 - Canta, en un plazo no
mayor a diez (10) días hábiles de ejecutado el acto de destrucción, copia de la siguiente documentación:
La Oficina de Abastecimiento - Patrimonio deberá conservar documentos que sustenten los diferentes
procedimientos de alta, baja, adquisición, administración, disposición, supervisión y registro de bienes, tanto
de la Sede UGEL e Instituciones Educativas.
La UGEL 12 – Canta efectuará inspecciones periódicas de manera inopinada a las Instituciones Educativas de
su jurisdicción, aplicando la técnica del muestreo, para supervisar los bienes que forman parte del portafolio
mobiliario, acceder a los registros, documentos e información respecto de los distintos actos de gestión y
determinar la existencia de infracciones en su ejecución.
De igual manera, la UGEL 12 – Canta supervisará la presencia física de los bienes según muestra obtenida del
último inventario remitido a la UGEL 12 – Canta, debiendo estar debidamente sustentados los actos de
gestión realizados sobre los bienes, de conformidad con la presente directiva.
La UGEL 12 – Canta realiza la supervisión de los bienes de las Instituciones Educativas, en base a la verificación
de una muestra tomada del último inventario remitido.
La UGEL 12 – Canta realiza las coordinaciones previas con el/la director (a) de la Institución Educativa o la que
haga sus veces, a fin de que se brinde las facilidades de acceso a los ambientes de la institución, para verificar
físicamente los bienes, incidiendo en:
2.6.1.- CODIFICACIÓN
Los bienes que constituyen al patrimonio mobiliario de las instituciones tendrán un código único y
permanente que los diferencie de cualquier otro bien. Dicha codificación se realiza asignando al bien doce
(12) dígitos, a través de los cuales se le clasificará e identificará.
Los bienes adquiridos en conjunto deben ser codificados individualmente, de conformidad con el CNBME.
El código patrimonial asignado a cada bien mueble es único y permanente. Este código se genera cuando es
dado de alta y se excluye cuando el bien es dado de baja. No puede existir más de un bien mueble con el
mismo código dentro de la misma entidad.
La identificación es el símbolo material mediante el cual se consigna en un bien mueble en forma obligatoria:
el nombre o siglas de la institución y los dígitos del código patrimonial.
El registro de los bienes estatales consiste en las acciones de carácter técnico que debe realizar la Oficina de
Abastecimiento - Patrimonio de la UGEL 12 - Canta en coordinación con la Oficina de Contabilidad, con el fin
de registrar adecuada y oportunamente los bienes adquiridos por la Sede Institucional e Instituciones
Educativas.
La Oficina de Abastecimiento - Patrimonio, con copia de la Orden de Compra, NEA, PECOSA, u otro
documento, deberá verificar la integridad del bien, registrarlo y asignarle el correspondiente código
patrimonial y usuario responsable a quien se le asignará en uso.
2.6.3.- INVENTARIO
La toma de inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes
con los que cuenta la institución a una determinada fecha, con el fin de comprobar las existencias de los
bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y
proceder a las regularizaciones que correspondan.
Son objeto de inventario los bienes que tengan las siguientes características:
La elaboración del inventario de Bienes Muebles de la Sede Institucional se realizará por una comisión de
inventario y en las Instituciones Educativas escolarizadas y no escolarizadas se realizará por una Sub Comisión
de Inventario, la cual será designada mediante Resolución Directoral y estará integrada como mínimo por tres
(03) integrantes.
b) Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles– Periodo 2018 de las Instituciones Educativas escolarizadas
y no escolarizadas de la jurisdicción de la UGEL 12 - Canta
Las Instituciones Educativas, conformarán sub-comisiones de inventario de bienes Muebles, que tendrán las
responsabilidades específicas de realizar el Inventario Físico de Muebles (Vehículos, Mobiliario, Equipos y
Maquinas), en las respectivas Instituciones Educativas escolarizadas y no escolarizadas de la jurisdicción de la
UGEL 12 – CANTA. Dicha comisión estará conformada por:
La Sub Comisión deberá ser elegida en reunión de todo el personal de la Institución Educativa y hacer constar
en el libro de actas con cuantos votos fueron elegidos cada uno de ellos, para posteriormente ser autorizada
la Sub Comisión con una Resolución de Dirección, que deberá ser notificada personalmente a cada uno de sus
miembros.
Los directores de las Instituciones Educativas deben remitir a la UGEL 12, la Resolución Directoral, de
conformación del Sub Comité de Inventario, en atención a la comisión de Inventario de Bienes Muebles de la
UGEL 12 y a la Oficina Abastecimiento - Patrimonio.
En caso de ser necesario se podrá integrar a la Comisión/Sub Comisión de Inventario uno o dos integrantes
más, teniendo en cuenta la cantidad y valores de los bienes patrimoniales.
En las Instituciones Educativas escolarizadas, el/la director (a) designará al servidor que asumirá como
responsable de los bienes patrimoniales para dar cumplimiento al D.S. 002-2010-VIVIENDA, D.S. 007-2010-
VIVIENDA.
Los directores de cada Institución Educativa, son responsables de la ejecución del inventario, así como de la
custodia de bienes que posee dicha Institución Educativa ante la UGEL 12 y cada trabajador independiente
de su nivel jerárquico en las Instituciones Educativas.
Las Sub Comisiones en el proceso de inventariar deben registrar el 100% de bienes con que cuenta la
Institución Educativa, las que luego serán verificados por la Comisión de Inventario de la Sede Institucional y
la Oficina de Abastecimiento-Patrimonio. En caso de comprobarse omisiones de registro, se establecerá
drásticas sanciones a los responsables, previo proceso administrativo.
❖ Registrar los bienes en los ANEXOS N° 3 y 6, para luego ser consolidado en el ANEXO N° 5.
❖ Llevar a cabo la toma de inventario patrimonial al barrer;
❖ Suscribir el Acta de Inicio de Toma de Inventario (ANEXO N° 1); Acta de Cierre de Inventario (ANEXO
N° 2); e Informe Final de Inventario (ANEXO N° 7).
❖ Las demás que le asigne el/la director (a) de la Institución.
2.6.3.4.1.- RESPONSABILIDADES.
• Los Directores de las Instituciones Educativas de los niveles: Inicial, Primaria, Secundaria, CETPRO y
Programas Educativos, tienen la obligación de conformar las Sub Comisiones de toma de Inventarios,
mediante los cuales realizarán el inventario de sus bienes y remitir a la UGEL 12 - Canta para la
patrimonización contable y registro en el SIGA – Módulo Patrimonio y envío a la SBN.
• Igualmente el Director de la UGEL 12 - Canta, está obligado a formular y levantar su inventario de bienes;
y además vigilarán el estricto cumplimiento a nivel de las Instituciones Educativas de su jurisdicción, de lo
dispuesto en la presente Directiva.
• La Oficina de Abastecimiento - Patrimonio.- Planifica, coordina y ejecuta las acciones de Alta, Baja,
Adquisición, Administración, Disposición, Supervisión y Registro de los bienes de la Sede UGEL 12 – Canta
e Instituciones Educativas, coordinando con la Oficina de Contabilidad para efectuar el registro contable.
El procedimiento del Inventario Físico y la Conciliación de los Bienes de Activos Fijos y Bienes No Depreciables
2018, será masivo, al barrer y de extremo a extremo; realizándose en forma ordenada y cronológica,
anotando la identificación, características generales, referencias, estado de conservación, ubicación, usuario,
etc.; sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición y confirmando si existen bienes asignados a
terceros, en Cesión de Uso, Afectación en Uso, Comodato, Usufructo, etc., a favor de Instituciones Públicas
y/o Privadas; así como otros procedimientos técnicos que confirmen la existencia física del bien, su
codificación registral, valor y conciliación contable.
La verificación física estará a cargo de la Comisión Central y las Sub Comisiones de Inventario:
• Las comisiones de inventarios identificarán los ambientes físicos con el nombre, nomenclatura o código
interno (para su registro en el SINABIP – Módulo de Muebles), asignando los bienes encontrados en cada
ambiente al personal que los tiene en uso.
• Las comisiones de inventario se constituirán a cada de los ambientes físicos, procediendo a inventariar los
bienes que se encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes con el símbolo (etiquetas, placas,
etc.) que permita su control.
• Las comisiones de inventario determinarán la presencia física del bien, ubicación y al trabajador
responsable que tiene asignado el bien.
• Los bienes de uso común serán asignados al jefe del área o al que éste determine como responsable;
• Las comisiones de inventario verificarán los detalles técnicos como: marca, modelo, tipo, color,
dimensiones, serie, placa de rodaje, motor, año, edad, raza, etc.;
• Estado de conservación consignándose: N =Nuevo, B = Bueno, R = Regular, M = Malo, según corresponda;
• Condiciones de seguridad;
• Cada trabajador, sin excepción, está en la obligación de mostrar a los verificadores, todos y cada uno de
los Bienes Patrimoniales que les han sido asignados en uso (ANEXO N° 8), inclusive aquellos que por
seguridad u otras circunstancias pudieran encontrarse guardadas bajo llave.
• En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparación o mantenimiento, las comisiones
de Inventario solicitarán la documentación que sustente su salida y serán consideradas dentro del
ambiente donde se encontraban ubicados.
• El personal inventariador detallaran en el ANEXO N° 3 todos los bienes que existan físicamente y que le
sean mostrados por los usuarios, siendo responsabilidad del trabajador si estos no lo hacen por alguna
circunstancia.
• Si ocurriera el caso de haber concurrido y no haber tenido las facilidades de acceso a los ambientes dentro
del plazo previsto, se levantará un acta y un informe indicando el nombre del responsable de dicho
ambiente y la lista de los bienes. Dicha acta e informe serán elevados a la Comisión de Inventario de la
Sede Institucional para que proceda de acuerdo con sus atribuciones.
2.6.3.7.- ETIQUETADO
• Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. Las sillas, sillones o similares en la parte
inferior del tablero del asiento.
• Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicarla. En la superficie inferior del
equipo o en su parte trasera.
• EI código asignado a cada bien es permanente y el numero correlativo es único; nace con él y muere con el
cuándo este es transferido, donado, dado de baja, vendido, incinerado o destruido; no puede existir más
de 01 bien con el mismo número de la SBN y/o correlativo. Los códigos de los bienes dados de baja no
podrán ser utilizados para nuevos bienes.
• Tablero;
• Catálogo;
• Lupa;
• Espejo;
• Linterna;
• Cámara fotográfica;
• Etiquetas;
• Wincha;
• Útiles de oficina.
Para una adecuada verificación de los bienes asignados a cada trabajador, queda suspendido todo
desplazamiento interno y externo de los bienes hasta el tiempo que dure el inventario de bienes
patrimoniales.
Si por razones debidamente justificadas se tuviera que efectuar algún movimiento o salida de bienes, ello
deberá ser de conocimiento por la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario y el equipo de
Abastecimiento/Patrimonio a través de la administración y/o de la dirección de la institución educativa,
dependiendo del caso.
Después que la Comisión de Inventario haya remitido a la Oficina de Administración los documentos
solicitados, esta los remitirá a la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio y a la Oficina de Contabilidad, para
ser procesada y/o actualizada en el Registro Patrimonial y Contable de la entidad.
La Oficina de Abastecimiento - Patrimonio de la UGEL 12, entregará al trabajador usuario la relación de los
bienes que tiene asignados en uso a través de la Ficha de Asignación en Uso de bienes, que será suscrita por
Para el caso de bienes faltantes, la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio requerirá al último usuario, que
tenía asignado el bien faltante, la información sobre el destino del mismo, debiendo el trabajador dar
respuesta al requerimiento, adjuntando la documentación que sustente el descargo correspondiente.
Para aquellos bienes respecto de los cuales el último usuario no proporcione información o este sea
insuficiente, la Oficina de Abastecimiento-Patrimonio recopila la documentación que contengan las
investigaciones realizadas y organiza un expediente administrativo para ponerlas a consideración de la Oficina
de Administración, a fin de darle el tratamiento correspondiente, sin perjuicio de las acciones administrativas
a que hubiere lugar.
Respecto a los bienes sobrantes, la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio solicitará al usuario los datos que
precisen su procedencia, luego de lo cual debe iniciar las acciones conducentes al alta de estos, de
corresponder.
Para el caso de las Instituciones Educativas, la Sub Comisión deberá de presentar a la UGEL dentro de
los plazos establecidos en la presente Directiva:
2.6.4.1.- DEPRECIACIÓN.
La depreciación de los bienes patrimoniales es la devaluación que se aplica a los Bienes Activos por el pasar
de los años y estos se dan de acuerdo al tipo de bien, como es el caso de los bienes muebles y equipos en
común que pierde su valor en 10% por año y los Equipos de Cómputo en 25% anual.
Solo los Bienes Activos son despreciables, los bienes que son de Cuenta de Orden No se deprecian.
2.6.4.2.- TASACIONES
Todos los bienes patrimoniales que se encuentren en la institución y que no cuente con su debida
documentación deberán de ser tasados, para poder contar con su valorización. Esta tasación debe realizarla
la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio, en la Sede Institucional y para las Instituciones Educativas, la Sub
Comisión de Inventarios.
• Verificación Física del bien mueble anotando sus características técnicas, estado de conservación, grado de
operatividad.
• Realizar estudio del precio de mercado con proformas o cotizaciones de un bien similar nuevo.
• El Valor de Tasación será el producto del valor similar nuevo (VSN) x el factor de depreciación según estado
de conservación. Este método se aplica cuando se desconoce la antigüedad del bien.
VALORIZACION:
FORMULA: VT = VSN x FD
VT : Valor de Tasación
VSN : Valor Similar Nuevo
FD : Factor de Depreciación
DEPRECIACION FD
ESTADO ABREVIATURA MARGEN
(% ) (% )
NUEVO N 0 1 1.00 a 0.91
BUENO B 0.1 0.9 0.90 a 0.51
REGULAR R 0.5 0.5 0.50 a 0.21
MALO M 0.8 0.2 0.20 a 0.10
MUY MALO MM 0.91 0.09 0.09 a 0.01
Ejemplo:
Las Instituciones Educativas escolarizadas y no escolarizados, harán llegar los inventarios físicos SEPARADOS
POR NIVEL EDUCATIVO O CODIGO MODULAR, impresos en papel A4, debidamente foliados, sellados y
firmados (cada hoja) por el/la director (a) y el Sub Comité de Inventario y grabados en CD, a la Oficina de
Abastecimiento-Patrimonio en el mes de noviembre del presente año, caso contrario se le aplicará las
normas de incumplimiento y sanción respectiva como llamada de atención respectiva ya que dicho inventario
será elevado a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) de acuerdo a Ley y si es reincidente
Proceso Administrativo; las fechas en que las Instituciones Educativas escolarizadas deben presentar el
inventario de bienes muebles se detallan en el cuadro N° 1.
Cuadro N° 1
DISTRITO FECHA A PRESENTAR
Canta Del 02 de Noviembre al 16 de Noviembre
Huaros Del 02 de Noviembre al 16 de Noviembre
San Buenaventura Del 02 de Noviembre al 16 de Noviembre
Lachaqui Del 02 de Noviembre al 16 de Noviembre
Santa Rosa de Quives Del 17 de Noviembre al 30 de Noviembre
Arahuay Del 17 de Noviembre al 30 de Noviembre
Huamantanga Del 17 de Noviembre al 30 de Noviembre
La UGEL Nº 12, debe remitir a la SBN, bajo responsabilidad del área de Gestión Administrativa, entre los meses
de enero a marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de diciembre
del año inmediato anterior a su respectiva presentación, el informe final de inventario y del Acta de
Conciliación Patrimonio - Contable.
La SBN comunicará a la Contraloría General de la Republica, la relación de las entidades que hayan incumplido
con el envío de la documentación señalada en el párrafo anterior.
2.6.7.- SANCIONES
La UGEL 12 - Canta está obligada a imponer sanciones a funcionarios y personal que incumplan las
disposiciones emitida por el presente reglamento y la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, de
acuerdo con las sanciones recomendadas por esta última, sin perjuicio de las acciones penales que se tomen
a raíz de la denuncia sobre los actos indebidos de disposición de los bienes muebles patrimoniales.
El/la director (a) de la Institución Educativa que al 31 de Diciembre que no haya presentado el Inventario del
Mobiliario Institucional, será informado a las autoridades competentes de la Sede Institucional de la UGEL 12,
así como a la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN), para que se determine su grado de
responsabilidad por incumplimiento de funciones.
PRIMERA: Las Instituciones Educativas escolarizadas y no escolarizadas, están obligados a presentar sus
Inventarios a la Oficina de Abastecimiento – Patrimonio de la UGEL 12 – Canta, todos los bienes que han sido
recibidos en calidad de donación o transferencia por el Ministerio de Educación, APAFAS, Instituciones Públicas
o Privadas, siendo estos bienes patrimoniales del Ministerio de Educación.
TERCERA: La presentación de los Inventarios es por Mesa de Partes, previo visto bueno de la Oficina
Abastecimiento-Patrimonio, para su revisión, de manera que no existan observaciones, de lo contario el
expediente será devuelto considerándose como omiso.
CUARTA: Los funcionarios y servidores de la Sede UGEL 12 - Canta., que va a dejar de desempeñar un cargo en
forma temporal o definitiva en los siguientes casos: fin de contrato, licencias, renuncias, cese, destitución,
jubilación, reasignación, rotación, ascenso, promoción, permuta, destaque, encargo de funciones, reubicación,
etc., están obligados a hacer entrega de cargo a su reemplazante, a su jefe inmediato superior, formalizándola
bajo acta y luego remitir inmediatamente a la Oficina de Gestión Administrativa y a la Oficina de Abastecimiento
- Patrimonio de la UGEL 12 – Canta. En las Instituciones Educativas los docentes y administrativos se tendrá en
cuenta los mismos casos y están obligados a hacer entrega de cargo a su reemplazante y a su director
respectivamente.
QUINTA: En las Instituciones Educativas siendo el/la director (a), responsable de los bienes que los son asignados,
deberá informar a la Oficina de Abastecimiento-Patrimonio de la UGEL 12 – Canta, sobre su traslado o
movimiento; informar de forma mensual las adquisiciones/recepciones de bienes; así como también el bien
cuando se pierda, se traslade, excedencia, para baja, etc.
SEXTA: Los integrantes del CONEI, APAFA, Docentes de Aula, y Administrativos, tienen el deber de apoyar en el
control, mas no deciden en el destino de los bienes, así sean estas en estado bueno, regular, malo, etc.
SEPTIMA: Los bienes patrimoniales para que estén debidamente registrados y controlados, queda prohibido su
desplazamiento o movilización interna o externa, sin la autorización previa y por escrito de la Oficina de Gestión
Administrativa y de la Oficina de Abastecimiento - Patrimonio; y en las Instituciones Educativas por el/la director
(a).
OCTAVA: La presente Directiva será aplicable con las disposiciones que emita el Comité Técnico de Trabajo para
el Sinceramiento Contable de los saldos de las cuentas contables de la UGEL 12 – Canta.
NOVENA: El Órgano de Control Institucional de la UGEL 12 – Canta, velara por el cumplimiento de la presente
Directiva.
PRIMERA: Los bienes faltantes y los bienes sobrantes de cada Institución Educativa, serán regularizados por las
Oficinas de Abastecimiento - Patrimonio y Contabilidad en coordinación con la Oficina de Gestión Administrativa
de la UGEL 12 - Canta en el patrimonio de cada institución, aplicando los siguientes procedimientos de
saneamiento, de acuerdo a Directiva vigente emitida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales – SBN.
SEGUNDA: Se procederá la baja de bienes faltantes mediante saneamiento cuando concurran las siguientes
condiciones:
TERCERA: Para que se proceda el saneamiento, los bienes sobrantes deben encontrarse por lo menos dos (2)
años en posesión de la institución, acreditándose dicha situación mediante declaración jurada de permanencia o
posesión, suscrita por el servidor que usa el bien o el responsable de la Oficina de Abastecimiento-Patrimonio y
refrendada por la Oficina de Gestión Administrativa. Para proceder a este mecanismo legal, se elaborará el Acta
de Saneamiento (Anexo N° 16) de no tener oposición al procedimiento de saneamiento de bienes, previa
notificación al propietario o publicación según sea el caso.
CUARTA: Las Instituciones Educativas tendrán que realizar todo el esfuerzo posible en conseguir los documentos
sustentatorios de los bienes para proceder al registro en el Módulo de Patrimonio; y de no contar, se realizará el
saneamiento de bienes faltantes y sobrantes.
5.1.- Todo lo que no se hubiera previsto, será de aplicación la normatividad vigente que regula a los bienes del estado.
5.2.- La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por el órgano competente.
VI.- ANEXOS
REGISTRESE Y COMUNIQUESE
Canta, de del
……………………………………………………………
Dr. CIRO WILLIAMS PRADA CEHUA
Director del Programa Sectorial III
UGEL Nº 12 CANTA
CWPC/DPSIII – UGEL 12
EDAC/JAGA
JFMC/JABAST
LEUC/ECP
C.C ARCHIVO
ABRIL 2018
ANEXO N° 1
INTEGRANTES:
……………………………………………………………….. (Presidente)
……………………………………………………………….. (Integrante)
……………………………………………………………….. (Integrante)
……………………………………………………………….. (Integrante)
…………………………………………………………………(Veedor)
ACUERDOS:
(Indicar: conformación de equipos de trabajo, delegación de funciones materiales a utilizarse,
plazos para la entrega de información, comunicaciones a oficinas, otros)
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesión
siendo las……….. horas del día ….. mes de ….. del año 2018, procediendo los participantes
a firmar en señal de conformidad.
(Presidente) (Miembro)
(Miembro) (Miembro)
Veedor
ANEXO N° 2
INTEGRANTES:
……………………………………………………………….. (Presidente)
……………………………………………………………….. (Miembro)
……………………………………………………………….. (Miembro)
……………………………………………………………….. (Miembro)
…………………………………………………………………(Veedor)
OBSERVACIONES:
(Indicar: locales o ambientes verificados, hechos producidos: etiquetado, dificultades,
procedimiento de información, resultados: especificar la cantidad de los bienes sobrantes,
faltantes y las acciones a seguir, otros.)
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesión
siendo las……….. horas del día ….. mes de ….. del año 2018, procediendo los participantes
a firmar en señal de conformidad.
(Presidente) (Miembro)
(Miembro) (Miembro)
Veedor
ANEXO N° 3
FOLIO Nº …………….
FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION
INVENTARIO PATRIMONIAL UGEL N° 12 - CANTA
INSTITUCION EDUCATIVA:
DIRECCION :
USUARIO RESPONSABLE PERSONAL INVENTARIADOR
APELLIDOS Y NOMBRES: APELLIDOS Y NOMBRES:
UBICACIÓN / AULA : FECHA :
MODALIDAD: NOMBRADO ( ) CONTRATADO ( )
DESCRIPCION DEL BIEN
SERIE/ ESTADO DE OBSERVACIONES
N° COD. PATRIMONIAL CBI DENOMINACION MARCA MODELO TIPO COLOR FABRICADO EN
DIMENSIONES (**) BIEN (*)
10
11
12
Estado del Bien: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M)
"El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad y no contar con mas bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservacion de cada uno de los bienes descritos, recomendandose tomar las providencias del caso para evitar perdidas, sustracciones, deterioros, etc.
Cualquier traslado del Bien dentro o fuera del local de la entidad, debe ser comunicado oportunamente al encargado del equipo de Patrimonio bajo responsabilidad.
(*) En esta casilla se registrara caracteristicas relevantes de los bienes tales como si cuentan con póliza de seguro, cuentan con alguna carga administrativa entre otras __________________________
(**) DIM ENSIONES: LARGO (m) X ANCHO (m) X ALTO (m) CBI: CODIGO INTERNO DEL BIEN VEEDOR
__________________________
PERSONAL INVENTARIADOR INTEGRANTE DE SUB COMISION
ANEXO N° 4
FORM ATO DE INFORM E TECNICO (1)
1
2
3
4
5
R esponsable de la UCP
N OTAS:
1.- En el formato y apendices, se debera consiganar la informacion que unicamente resulte necesaria en funcion
al tipo de acto que se trate.
2.- Consignar las normas legales en las cuales se sustenta el procedimiento.
3.- Señalar los antecedentes, documentacion y los hechos que sustentan el procedimiento.
4.- Adjuntar el APENDICE o Apedice B, según corresponda. En caso de baja y comprav enta de bienes utilizar
ambos anex os. De ser necesario por la cantidad de bienes usar mas espacios o mas hojas.
5.- Analizar y ev aluar la informacion y la documentacion presenta a fin de determinar la conv eniencia y
v iabilidad del procedimiento solicitado.
6.- Concluir recomendando la procedencia o improcedencia de lo solicitado.
ANEXO N°5 5
ANEXO N°
FOLIO N° ………..
RELACION GENERAL DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES
PERIODO__________________
I.E.:______________________________________________________________________ UGEL N° 12 - CANTA
DISTRITO: ________________________________________________________________ FECHA: / /2018
RESPONSABLE (DIRECTOR)
APELLIDOS Y NOMBRES: _________________________________________________
(**) D IM EN SION ES: LARGO (m) X ANCHO (m) X ALTO (m) CBI: CODIGO INTERNO DEL BIEN
_______________________ __________________________
PRESIDENTE SUB INTEGRANTE DE SUB COMISION
COMISION
__________________________ __________________________
INTEGRANTE DE SUB COMISION VEEDOR INTEGRANTE DE SUB COMISION
ANEXO
ANEXO N°N°
6 6
FOLIO Nº …………….
FORMATO DE BIENES SOBRANTES AL ___________________
Estado del Bien: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M)
"El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad y no contar con mas bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservacion de cada uno de los bienes descritos, recomendandose tomar las providencias del caso para evitar perdidas, sustracciones, deterioros, etc.
Cualquier traslado del Bien dentro o fuera del local de la entidad, debe ser comunicado oportunamente al encargado del equipo de Patrimonio bajo responsabilidad.
(*) En esta casilla se registrara caracteristicas relevantes de los bienes tales como si cuentan con póliza de seguro, cuentan con alguna carga administrativa entre otras
(**) DIM ENSIONES: LARGO (m) X ANCHO (m) X ALTO (m) CBI: CODIGO INTERNO DEL BIEN
__________________________
VEEDOR
_______________________ __________________________
INTEGRANTE DE SUB COMISION
PRESIDENTE SUB COMISION
__________________________
PERSONAL INVENTARIADOR INTEGRANTE DE SUB COMISION
ANEXO Nº 7
Canta, …. de …. del 2018
DE : Lic.. …………………………………………………………..…….
DIRECTOR(A) DE LA I.E. Nº….. “……….”
Es grato dirigirme a Ud., para saludarlo cordialmente y a la vez informarle sobre las acciones
realizadas en la toma de Inventario 2018, el cual paso a detallar a continuación:
I. BASE LEGAL:
La toma de inventario 2018 de los bienes de nuestra institución, se da como la necesidad de contar
con información específica y general, confiable y veraz, sobre todo los bienes patrimoniales que la
I.E.I. posee, ya sea en el estado que estén: bueno, regular o malo, que fueron presentados en los
anteriores años.
La tarea de la verificación del inventario de la Instituciones recae en la comisión que se formó para tal
fin en la que está integrado por representantes de padres de familia, y la directora (a), quienes deben
verificar e informar sobre los bienes de la institución en forma veras.
III. PROCEDIMIENTOS:
Actividades desarrolladas:
Según el Inventario anterior del 2017, no se inventariaron los siguientes bienes, que ha observado el
Sub comité de inventario actual del 2018 poniéndolos en el inventario de bienes y dándose a su
conocimiento:
Ejemplo:
4.2.-Bienes Faltantes:
Al realizar el Inventario total de los bienes de la Institución Educativa no se apreció bienes faltantes
en relación al inventario del 2018.
Ejemplo:
NOTA: En el caso que haya bienes Faltantes, registrar los bienes muebles que han sido perdidos,
robados, etc. según la Primera Disposición Transitoria, numeral 1 “Disposiciones para el saneamiento
de bienes faltantes”, de la Directiva Nº 001-2015/SBN, aprobado con Resolución Nº046-2015/SBN.
(Son aquellos bienes de propiedad de la Institución que se encuentran en sus depósitos, almacenes
u Oficina, los mismos que no están siendo utilizados por estar obsoletos técnicamente, porque su
mantenimiento o reparación resulta onerosa o se encuentran en estado de excedencia.)
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
V. TOMAS FOTOGRAFICAS
Galería de fotos de bienes muebles (Por ambiente y de los bienes adquiridos en el presente año)
VI. CONCLUSIONES:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
VII. RECOMENDACIONES:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Es todo cuanto tengo que informar a Ud. Para los fines que estime por conveniente.
Atentamente.
(Nombre y (Nombre y
Apellidos Apellidos
Y Huella digital) Y Huella digital)
Miembro Miembro
ANEXO N° 8
FICHA DE ASIGNACION DE USO DE BIENES
PATRIMONIO - UGEL N° 12 - CANTA.
INSTITUCION EDUCATIVA: NIVEL: ___________________
USUARIO RESPONSABLE AMBIENTE / AULA: ____________________________
APELLIDOS Y NOMBRES: TURNO: ______________________
CARGO : PISO: _________________
MODALIDAD: NOMBRADO ( ) CONTRATADO ( ) FECHA:_____/_____/2018
DESCRIPCION DEL BIEN
CODIGO
N° SERIE OTRAS
PATRIMONIAL CBI DENOMINACION MARCA MODELO TIPO COLOR ESTADO
DIMENSIONES ESPECIFICACIONES
1
10
11
12
Estado del Bien: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M)
" El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad y no contar con mas bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservacion de cada uno de los bienes descritos, recomendandose tomar las providencias del caso para evitar perdidas, sustracciones, deterioros, etc.
Cualquier traslado del Bien dentro o fuera del local de la entidad, debe ser comunicado oportunamente al encargado del equipo de Patrimonio bajo responsabilidad".
ANEXO N° 9
FOLIO N°
INVENTARIO FISICO DE VEHICULOS
AREA: CODI GO S BN
CI B: ______________
RES PONS ABLE:
CARGO: ______________ MODALI DAD: CAP ( ) NOMRADO ( ) CAS ( )
ACCESORIOS Y OTROS
DESCRIPCION EST CANT DESCRIPCION CANT
EST
Mascara Tapa de Radiador
Capot Radiador
Tapabarros delanteros Tapa de Aceite
Tapabarros posteriores Tapa de Combustible
Parachoque delantero Purificador de Aire
Parachoque Posterior Bateria
Pisaderas Faros Delanteros
Brazo limpia Parabrisas Luces Direccionales
Plumillas Faros Neblineros
Luna Parabrisas Luces de Peligro
Lunas Puertas Delanteras Muelles
Lunas Ventanas Posteriores Amortiguadores
Luna Posterior de la Carroceria Vasos de Ruedas
Manija de Puertas Aros
Nº de asientos tapizados Estado de Carroceria
Pisos Caja de Herramientas
Llaves de Contacto Baranda
Marcador de Temperatura de Agua Pintura General
Marcador de Nivel Combustible Motor Mediano Cilindrico
Marcador de Presión de Aceite Amperimetro
Perilla Palanca de cambios Parasol
Cenicero Guantera
Encendedor Radio
Espejo Retrovisor interior Espejo Retrovisor Lateral
Luces Interiores Claxon
LLANTAS
Nº M ARCA M EDIDAS ESTADO
HERRAMIENTAS
EST CANT EST CANT
Gata Llave de Ruedas
Engrasadora Llave
Inflador Llave Francesa
Desarmador Plano Llave de Boca
Desarmador Estrella Alicate
Extintor Triángulo
OBSERVACIONES:
Lugar y Fecha:……………………………………………………………..
ANEXO N° 10
ACTA DE CONCILIACION PATRIMONIO CONTABLE
En las instalaciones de la UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL N° 12 - CANTA, ubicada en Jr. CACERES S/N - PLAZA DE ARMAS, del distrito de Canta, provincia de Canta y departamento de Lima, siendo las 9 horas con 20 minutos de la
mañana, del dia ......... de ..................... de 2018, se reunieron los siguientes integrantes de la Comision de Inventario 2018 designada mediante Resolucion N° ...................................., conjuntamente con los Responsables de la Oficina de
Contabilidad y de la Unidad de Control Patrimonial (UCP).
Debidamente instaladas ambas partes se procede a conciliar los saldos al cierre del ejercicio presupuestal 2017 conforme se detalla a continuacion:
MIEMBRO
Luego de dar lectura al acta los participantes proceden a suscribirla en señal de conformidad COMISION DE INVENTARIO
ANEXO Nº 11
DECLARACION JURADA
DECLARO BAJO JURAMENTO, que los bienes informados en los Formatos de los Anexos
Nº …………………………………………. del Inventario Físico de la Institución Educativa bajo
mi dirección, realizado al ………….. de ……………………. del 2018, son los que físicamente
se encuentran en la institución y disponibles para su verificación.
DNI Nº…………………………..
ANEXO N° 12
Lugar y fecha,…………………………
CONSIDERANDO:
Que, mediante Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”,
establece constituir la Comisión de Inventario que tendrá a su cargo el procedimiento de toma de inventario
de la entidad;
De conformidad con la Ley N° 28044 – Ley General de Educación; Ley N° 27444; Ley N° 29151 – Ley General del
Sistema Nacional de Bienes Estatales; Directiva N° 003 – 2018 – UGEL 12 – CANTA/AGA/ABAST-PATRIM;
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- CONFORMAR LA SUB COMISIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES PATRIMONIALES de la
Institución Educativa N°…………………….Lugar…………………………..; Distrito………………………………;
Provincia………………………., para el año 2018 el mismo estará conformado por:
ANEXO N° 13
FOLIO Nº …………….
INVENTARIO DE COMPUTADORA DE ESCRITORIO
El usuario es responsable de la permanencia y conservacion de cada uno de los bienes descritos, recomendandose tomar las providencias del caso para evitar perdidas, sustracciones, deterioros, etc.
Cualquier traslado del Bien dentro o fuera del local de la entidad, debe ser comunicado oportunamente al encargado del equipo de Patrimonio bajo responsabilidad.
(*) En esta casilla se registrara caracteristicas relevantes de los bienes tales como si cuentan con póliza de seguro, cuentan con alguna carga administrativa entre otras
ACUERDOS:
No existiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesión,
siendo las ___________ del mismo día, procediendo los participantes a suscribir la
presente acta.
ANEXO N° 15
FOLIO Nº …………….
INVENTARIO DE COMPUTADORA PERSONAL PORTATIL
El usuario es responsable de la permanencia y conservacio n de cada uno de lo s bienes descritos, recomendandose tomar las providencias del caso para evitar perdidas, sustraccio nes, deterio ros, etc.
Cualquier traslado del Bien dentro o fuera del lo cal de la entidad, debe ser comunicado oportunamente al encargado del equipo de Patrimonio bajo responsabilidad.
(*) En esta casilla se registrara caracteristicas relevantes de los bienes tales como si cuentan con póliza de seguro, cuentan con alguna carga administrativa entre otras
ANEXO N° 16
ACTA DE SANEAMIENTO
ANEXO N° 17
En las instalaciones de (nombre de la entidad), ubicada en (anotar la dirección exacta), del distrito de
________________, provincia de _________________ y departamento de _____________, siendo las ________ horas del
día _________ de ______ de 20 _____, se reunieron las siguientes personas:
1. (Nombre del director (a)) identificado con DNI N° __________________ (Representante de la Institución
Educativa)
2. (Nombre del supervisor), identificado con DNI N° ___________________ (Supervisor de la UGEL 12 - CANTA)
La reunión tuvo por finalidad proceder con la supervisión que comprende la verificación física y el estado de
conservación de los bienes muebles, así como la verificación de los procedimientos y la garantía de la aplicación
de las normas vigentes.
1. ______________________________________________________________________________
2. ______________________________________________________________________________
3. ______________________________________________________________________________
4. ______________________________________________________________________________
______________________________________ _________________________________
Responsable de Control Patrimonial IE Responsable de la C.P UGEL
ANEXO N° 18
TARJETA DE CONTROL DE COMPUTADORA DE ESCRITORIO Y PORTATIL
N° DE EQUIPO
AREA/INSTITUCION ECUCATIVA :
Forma de Adquisición: ………………………. OFICINA/UBICACIÓN :
Fecha de Adquisición: ………………………. RESPONSABLE :
CARGO :
CODIGO PATRIMONIAL FECHA :
ANEXO N° 19
INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES CONCILIADOS
EQUIPO DE PATRIMONIO - UGEL N° 12 - CANTA
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Estado del Bien: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M) TOTAL S/. 0.00 0.00 0.00
_______________________ __________________________
APENDICE A
FORMATO DE FICHA DE ALTA, BAJA Y DISPOSICION DE LOS BIENES PATRIMONIALES
PRESIDENTE DE SUB COMISION INTEGRANTE DE SUB COMISION INTEGRANTE DE SUB COMISION INTEGRANTE DE SUB COMISION
INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO
APENDICE B
FORMATO DE FICHA DE DESCRIPCION DE BIENES PARA COMPRAVENTA
UGEL :
INSTITUCION EDUCATIVA :
DISTRITO :
PROVINCIA : LUGAR Y FECHA:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20