Documents To Go®

Sugerencias para empezar

Sugerencia: para gráficos como el precedente, puede pinchar en él para ver una vista más grande y detallada.

Sugerencia: para desplazarse por el documento, utilice los botones de dirección arriba y abajo de su dispositivo, o
bien la barra de desplazamiento situada a la derecha de la pantalla.

Sugerencia: este documento también contiene marcadores. En documentos grandes, utilice los marcadores para
saltar de una sección a otra rápida y fácilmente. Para ver los marcadores de este documento, pinche en el icono de
marcador situado en la barra de herramientas inferior.

Introducción
Bienvenido a Documents To Go. Este archivo de Microsoft Word ha sido enviado a su handheld
mediante Documents To Go. Tiene por objeto presentarle una descripción general de las principales
funciones y prestaciones de Documents To Go. Seguidamente, encontrará las instrucciones “Cómo...”,
más prácticas, y sugerencias sobre el uso del software.

Documents To Go permite utilizar en su handheld archivos de procesadores de texto, de hoja de cálculo

y de presentaciones*. Con sólo realizar una sencilla sincronización podrá disponer de la versión más
actualizada de un archivo, tanto en el equipo de escritorio como en el handheld.

Sugerencia: si dispone de la edición Premium, podrá acceder a mensajes de correo electrónico con datos
adjuntos**, archivos PDF, archivos de Word y de Excel protegidos por contraseñas y fotografías, además de revisar
la ortografía de los archivos de procesador de texto y crear gráficos y hojas de cálculo directamente en su
handheld.

*Disponible únicamente en las ediciones Premium y Professional.

**Disponible únicamente en la edición Premium para Windows.

Componentes de Documents To Go
Documents To Go incluye una aplicación de escritorio y diversas aplicaciones para handheld. La edición
que utilice determinará cuáles de estas aplicaciones de handheld se instalarán. Los componentes de
Documents To Go son:

1. “Documents To Go”, la aplicación de escritorio principal. Debe ejecutarla al exportar archivos

del equipo de escritorio al handheld, o bien para administrar los archivos ya exportados.
2. “Documents”, la aplicación principal del handheld. Debe ejecutarla para ver los archivos.
3. “Word To Go”, una aplicación del handheld oculta, con la que podrá trabajar con archivos de
procesador de texto, tanto en su propio formato de Word To Go como en formato nativo de
Microsoft Word.
4. “Sheet To Go”, una aplicación de handheld oculta, con la que podrá trabajar con archivos de hoja
de cálculo, tanto en su propio formato de Sheet To Go como en formato nativo de Microsoft
Excel.
5. “Slideshow To Go”, una aplicación del handheld oculta, con la que podrá trabajar con archivos
PowerPoint, tanto en su propio formato de Slideshow To Go como en formato nativo de Microsoft
PowerPoint.*
6. “Pics To Go”, una aplicación del handheld oculta que procesa fotografías y archivos gráficos.**
 7. “Inbox To Go”, una aplicación del handheld utilizada para ver mensajes de correo electrónico con
archivos adjuntos.***

Sugerencia: si dispone de un handheld con tarjeta de expansión, para ahorrar espacio en el handheld podrá
instalar las aplicaciones Word To Go, Sheet To Go y Slideshow To Go en la tarjeta. En la sección “Compatibilidad
con tarjetas de expansión”, más adelante, encontrará instrucciones sobre el particular.

*Disponible únicamente en las ediciones Premium y Professional.

**Disponible únicamente en la edición Premium.
***Disponible únicamente en la edición Premium para Windows.

Tecnología DocSync™
Documents To Go incluye una innovadora y revolucionaria tecnología denominada DocSync, que permite
una perfecta sincronización con Word, Excel y PowerPoint 97, 2000, XP y 2003 para Windows. La
tecnología DocSync permite realizar cambios en los documentos del handheld sin que pierdan su
formato original tras la sincronización. Gracias a la tecnología DocSync ya no tendrá que administrar
distintas versiones de los documentos del equipo de escritorio para que mantengan el formato original.

En concreto, la tecnología DocSync aplicará los cambios realizados en un documento en el handheld a

los documentos del equipo de escritorio. De esta forma, no se perderá el formato original de los
documentos del equipo de escritorio. Por ejemplo, si el documento del equipo de escritorio contiene
hojas de cálculo, diagramas o hipervínculos incrustados, éstos no perderán sus características en el
documento del equipo de escritorio, incluso después de haber efectuado cambios en el documento del
handheld y de haberlo sincronizado.

Nota: DocSync no se aplica a archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint “nativos” que no se originaron en
el equipo de escritorio y que fueron editados en el handheld antes de ser sincronizados. Por ejemplo, si exporta un
archivo de Word nativo a Documents To Go en el handheld a través de una tarjeta de expansión y lo modifica
ANTES de sincronizarlo, DocSync no se aplicará a dicho archivo.

Compatibilidad con documentos nativos

Documents To Go 7 es la primera versión compatible con documentos nativos basados en el handheld
para archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint*. El término “nativo” indica que el archivo está en el
formato original de escritorio, concretamente de Microsoft Word, Excel o PowerPoint. Antes de la
compatibilidad con documentos nativos, la aplicación de escritorio Documents To Go convertía primero
los archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint a un formato del handheld y, a continuación, eran
sincronizados con éste para abrirlos. Aunque todavía puede efectuarse el mismo procedimiento, la
compatibilidad con el documento nativo le ofrece la flexibilidad de utilizar archivos de Word, Excel y
PowerPoint con independencia del modo en que se han entregado: mediante sincronización, como
archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico, a través de tarjetas de expansión, a través de
Bluetooth o por IR).

Sugerencia: por norma general, si desea ahorrar espacio en el handheld, los archivos de Word, Excel y
PowerPoint deben transferirse al handheld respectivamente en los formatos Word To Go, Sheet To Go y Slideshow
To Go. Se trata de formatos optimizados para handheld, por lo que los volúmenes resultantes serán más pequeños.

Sugerencia: por norma general, si desea poder compartir los archivos de Word, Excel o PowerPoint con otros
usuarios ( por ejemplo de Pocket PC, de un PC o de un portátil), transfiera los archivos al handheld en su formato
“nativo”.

*Sólo para visualización, y disponible únicamente en las ediciones Premium y Professional.

¿Cómo transferir archivos nativos a un handheld?

Para transferir archivos nativos a un handheld puede emplear cualquiera de los siguientes métodos.
  Utilice la aplicación de escritorio Documents To Go para agregar los archivos nativos y
sincronizarlos con el handheld.
 Envíe al handheld los archivos nativos mediante infrarrojos desde portátiles o Pocket PC.
 Envíe al handheld los archivos nativos mediante Bluetooth desde portátiles o Pocket PC.
 Reciba los archivos nativos como documentos adjuntos a través de aplicaciones de correo
electrónico, como Inbox To Go inalámbrico, VersaMail o SnapperMail.
 Transfiera los archivos a una tarjeta de expansión (por ejemplo, Secure Digital o Memory Sticks)
y ábralos en el handheld.

Ventajas de la compatibilidad con documentos nativos:

 Posibilidad de abrir documentos y trabajar con ellos, independientemente del método de

transferencia. Gracias a la compatibilidad con documentos nativos, es posible abrir archivos
recibidos en el handheld a través del correo electrónico, mediante una tarjeta de expansión o
mediante Bluetooth. Documents To Go permite abrir archivos de Microsoft Word, Excel y
PowerPoint en un handheld sin que se necesite ningún tipo de conversión o sincronización con
un equipo de escritorio.

 Posibilidad de compartir fácilmente los archivos en un entorno “mixto”. Por ejemplo, podrá utilizar
una tarjeta Secure Digital (SD) como si fuera un moderno "disquete" para intercambiar archivos
entre un dispositivo Palm y un Pocket PC, con sólo cambiar las tarjetas SD en las que se hayan
cargado archivos de Word, Excel y PowerPoint. Incluso podrá utilizar la misma tarjeta SD para
cargar archivos desde el handheld a cualquier equipo que cuente con lector de tarjetas o con una
ranura SD. No es necesario que Documents To Go se encuentre instalado en dicho equipo de
escritorio.

 Podrá utilizar Documents To Go conjuntamente con las aplicaciones de correo electrónico

inalámbricas más populares (como Inbox To Go inalámbrico, VersaMail o SnapperMail) para
enviar y recibir archivos de Word, Excel y PowerPoint como documentos adjuntos a mensajes de
correo electrónico. Documents To Go permite abrir automáticamente documentos adjuntos en el
propio handheld, para que pueda verlos o trabajar con ellos. Y lo mejor de todo es que podrá
enviarlos como datos adjuntos a mensajes de correo electrónico para que lleguen a destino
como archivos de Word, Excel o PowerPoint en formato nativo.

Compatibilidad con tarjetas de expansión

Documents To Go es compatible con la tecnología de expansión de Palm OS 5. Los archivos y las
aplicaciones para handheld de Documents To Go se pueden guardar en tarjetas de expansión para su
posterior recuperación. A continuación se describe cómo utilizar Documents To Go con la tecnología de
expansión.

¿Cómo se pueden transferir archivos desde el handheld a la tarjeta de expansión?

1. Inserte la tarjeta de expansión.
2. Abra Documents To Go en el handheld.
3. Pinche en el icono de archivo situado a la izquierda del nombre del archivo que desee transferir a
la tarjeta de expansión y, a continuación, seleccione la opción Mover a tarjeta en el menú
emergente.

Sugerencia: una vez que haya transferido el archivo a la tarjeta de expansión, a la derecha del nombre del archivo
(en la lista de archivos) aparecerá el icono de una tarjeta. Al seleccionar este icono podrá ver la ruta hasta el
archivo guardado en la tarjeta.

¿Cómo es posible transferir archivos desde el equipo de escritorio a la tarjeta de expansión?

1. Asegúrese de que ha sincronizado el handheld con la tarjeta insertada.
2. Abra Documents To Go en el equipo.
3. Arrastre el archivo que desee agregar hasta la ventana de destino de la tarjeta de expansión.
 4. Tras ejecutar la sincronización, el archivo quedará transferido a la tarjeta de expansión.

Sugerencia: también se puede modificar la ubicación de almacenamiento de un archivo con sólo seleccionarlo y, a
continuación, cambiar el menú desplegable “Ubicación” situado en el panel “Detalles” de la derecha.

¿Cómo transferir las aplicaciones de handheld Word To Go, Sheet To Go y Slideshow To Go a la

tarjeta de expansión?
1. En el handheld, seleccione Inicio (el icono con forma de casa).
2. Pinche en el icono Menú (debajo del icono en forma de casa) y, en el menú Apl, seleccione
Copiar.
3. Seleccione la aplicación de handheld que desee copiar en la tarjeta de expansión (por ejemplo,
Word To Go, Sheet To Go o Slideshow To Go). Recuerde que en la tarjeta de expansión no
puede copiar la aplicación principal “Documents”.
4. Seleccione las ubicaciones de origen y de destino y, a continuación, pinche en Copiar.

Cómo …

¿Cómo transferir archivos del equipo de escritorio al handheld

Para poder utilizar los archivos de escritorio en el handheld es necesario agregarlos a la aplicación
Documents To Go del equipo de escritorio. Para agregar archivos:

1. Abra Documents To Go en el equipo de escritorio.

En su PC:
Haga doble clic en el icono de Documents To Go del escritorio,
O BIEN, seleccione sucesivamente Inicio>Programas>Documents To Go>Documents To Go

En su Mac:
Seleccione sucesivamente Disco duro>Aplicaciones>Documents To Go>Documents To Go

2. Agregue los archivos a la aplicación de escritorio. Existen tres métodos para agregar archivos.
a. Arrastre el archivo que desee agregar hasta la ventana de destino “Handheld” o “Tarjeta
de expansión”.
b. Haga clic en el icono Agregar y, a continuación, busque y seleccione el documento de su
preferencia.
c. Haga clic con el botón derecho en el archivo que desee agregar y, a continuación,
seleccione Enviar a: Documents To Go.

3. Ejecute una sincronización.

Una vez agregados los archivos a la aplicación del equipo de escritorio, pulse el botón HotSync para
transferir los archivos al handheld (o a la tarjeta) para verlos y editarlos.

¿Cómo crear nuevos documentos en el handheld?

Documents To Go permite crear nuevos documentos en el handheld. Los documentos de reciente
creación se transferirán al escritorio como archivos de procesador de textos, hojas de cálculo o
presentaciones (PowerPoint) después de la siguiente sincronización.

Para crear un nuevo documento, todo lo que tiene que hacer es abrir Documents To Go en el handheld y
efectuar el siguiente procedimiento:
1. Pinche en el icono Nuevo, situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
2. Seleccione el tipo de documento que desea crear. Podrá crear los siguientes tipos de
documentos:
a. Word To Go
b. Sheet To Go
 c. Slideshow To Go
d. Microsoft Word
e. Microsoft Excel

Una vez que haya concluido la edición del documento, aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará
si desea guardarlo.

Al ejecutar la sincronización, se creará automáticamente la versión de escritorio del archivo de handheld.

El formato del documento de escritorio se determinará en función de lo siguiente:

Formato de archivo creado en el handheld: Formato resultante en el equipo de

escritorio:
Word To Go En función de las preferencias de formato de
documentos establecidas en la aplicación
Documents To Go del equipo de escritorio
Sheet To Go En función de las preferencias de formato de
documentos establecidas en la aplicación
Documents To Go del equipo de escritorio
Slideshow To Go* Microsoft PowerPoint
Microsoft Word Microsoft Word
Microsoft Excel Microsoft Excel
*Disponible únicamente en las ediciones Premium para Windows y Professional para Windows.

El nuevo documento quedará ubicado en la ubicación predeterminada del equipo de escritorio: C:\Mis
documentos (usuarios de Windows) y HD:Documentos (usuarios de Macintosh). Las ubicaciones y los
formatos de archivo predeterminados se pueden cambiar mediante la opción Preferencias del menú
Herramientas de la aplicación Documents To Go del equipo de escritorio.

¿Cómo guardar documentos en el handheld?

Para guardar documentos en el handheld, pinche en el menú Archivo y seleccione Guardar o Guardar
como, o bien pinche en el botón Finalizado.

Las opciones de guardar que aparecerán al pinchar en Finalizado en el caso de documentos nuevos
son:
1. Guardar: con esta opción se guardará el documento nuevo con cualquier modificación realizada.
En la siguiente sincronización, Documents To Go sincronizará el documento en la ubicación
predeterminada del equipo de escritorio.
2. Volver al documento: seleccionando esta opción volverá al documento, que permanecerá tal y
como se encontraba, y no se guardarán los cambios.
3. Eliminar documento: con esta opción no se guardarán los cambios realizados en el mismo y,
además, el documento quedará eliminado del handheld.

Las opciones de guardar que aparecerán al pinchar en Finalizado en el caso de documentos existentes
son:
1. Guardar cambios: seleccionando esta opción se guardarán los cambios en el handheld y, en la
siguiente sincronización, Documents To Go actualizará el documento original del equipo de
escritorio con los cambios realizados.
2. Guardar como…: seleccionando esta opción se creará un archivo nuevo en el handheld. En la
siguiente sincronización, Documents To Go creará un documento nuevo en el equipo de
escritorio.
3. No guardar cambios: seleccionando esta opción no se guardarán los cambios en el documento.
4. Volver al documento: seleccionando esta opción volverá al documento, que permanecerá tal y
como se encontraba, y no se guardarán los cambios.

Sugerencias…
Word To Go, Sheet To Go y Slideshow To Go incorporan funciones que permiten editar documentos,
hojas de cálculo y presentaciones de forma rápida y sencilla. A continuación, se especifican algunas
sugerencias y funciones de gran utilidad:

Sugerencias y funciones de edición de Word To Go

 Utilice los botones de formato de la barra de herramientas, o bien acceda a menús
detallados pinchando en el icono de Menú (debajo del icono en forma de casa).
 Ejecute tareas básicas de edición de textos, como agregar y eliminar, cortar, copiar,
pegar, deshacer y rehacer. Utilice el área Graffiti o el teclado en pantalla para ejecutar
estas funciones de forma rápida.
 Para crear documentos nuevos, pinche en el botón Nuevo de la aplicación Documents.
 Cambie el estilo, tamaño, color y formato de fuente con el botón “A” de la barra de
herramientas.
 Dé formato a los caracteres utilizando las opciones negrita, subrayado, cursiva, tachado,
superíndice
, subíndice, y MAYÚSCULAS, que encontrará en el botón “A” o en el menú Formato.
 Cambie la alineación, espaciado y sangrías de párrafo utilizando el botón Formato de
párrafo de la barra de herramientas.
 Para insertar viñetas y listas numeradas, pinche en los botones Viñetas o Lista de la
barra de herramientas.
 Para formato de viñetas y listas numeradas, pinche en el icono Menú y seleccione
Formato: Viñetas y numeración.
 Para ampliar un gráfico incrustado, pinche en el mismo.
 Para insertar tablas, pinche en el botón Insertar tabla de la barra de herramientas, o bien
pinche en el icono Menú y seleccione Insertar: Tabla.
 Edite las tablas pinchando en el botón Editar tabla, situado sobre la tabla.
 Para insertar saltos de página, pinche en el menú Insertar y seleccione Salto de página.
 Es posible ver archivos PDF con texto y tablas con formato.*
 Si utiliza un dispositivo de alta resolución, seleccione cualquiera de las tres opciones de
Zoom pinchando en el menú Archivo y seleccionando Zoom, o bien pinche en el botón
Zoom de la barra de herramientas.
 Para buscar texto dentro de un documento, pinche en el botón Buscar. O bien,
seleccione Buscar y reemplazar o Buscar siguiente, en función de sus necesidades de
búsqueda.

Sugerencias y funciones de edición de Sheet To Go

 Para acceder a los menús detallados, pinche en el icono Menú (debajo del icono en
forma de casa).
 Ejecute tareas básicas de edición de textos, como agregar y eliminar, cortar, copiar,
pegar y deshacer. Utilice el área Graffiti o el teclado en pantalla para ejecutar estas
funciones de forma rápida.
 Para crear una hoja de cálculo nueva, pinche en el botón Nuevo de la aplicación
Documents.
 Para desplazarse entre distintas hojas de un libro de trabajo, seleccione una hoja en el
menú desplegable de la esquina superior derecha de la pantalla.
 Para dar formato a celdas (alineación, formato de número y de texto, color de celda y de
texto, y bloqueo de celda) pinche en el menú Formato y seleccione Celda, Número u
Hoja.
 Para ordenar los datos, resalte el intervalo de datos con el lápiz óptico, pinche en el
icono Menú y seleccione Formato: ordene o pinche en el botón Ordenar de la barra de
herramientas.
 Para insertar funciones en la hoja de cálculo, pinche en el icono Fórmula, o bien, en el
menú Insertar, seleccione Insertar función. A continuación, seleccione la función que
desee utilizar en la hoja de cálculo. Dicha función aparecerá en la línea de entrada de
datos con los argumentos resaltados. Utilice el lápiz óptico para seleccionar las celdas
de datos que desee colocar en los argumentos.
  Para editar fórmulas, pinche en la celda que contiene la fórmula y edite los argumentos
de la misma. Para editar los argumentos, sitúe el cursor dentro de la fórmula que
aparece en la línea de entrada de datos y cambie los valores, o bien pinche en la celda
en la hoja de cálculo que desee agregar a la fórmula.
 Para utilizar gráficos y tablas, pinche en el icono Gráfico y, a continuación, seleccione el
gráfico de su preferencia*.
 Para crear nuevos gráficos, seleccione el rango de datos y, a continuación, la opción
Nuevo gráfico del icono Gráfico.*
 Pinche en el encabezado de una columna para inmovilizar celdas, para insertar o
eliminar filas o para seleccionar la fila completa.
 Pinche en un encabezado de columna para inmovilizar celdas, así como para insertar,
ocultar o eliminar columnas, o para seleccionar toda la columna.
 Si utiliza un dispositivo de alta resolución, seleccione cualquiera de las tres opciones de
Zoom pinchando en el menú Archivo y seleccionando Zoom, o bien pinche en el botón
Zoom de la barra de herramientas.
 Cambie los valores de la celdas y deje que se actualice la hoja de cálculo.
 Pinche en una celda y, sin soltarla, cambie el formato de una celda o número, o
inmovilice los paneles.
 Busque datos específicos con las funciones Buscar o Buscar siguiente. Para ello, pinche
en el triángulo situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo, o bien en el
icono Buscar de la barra de herramientas.
 Pinche en el botón Ir a para desplazarse hasta determinada celda, comentario o
marcador.

Sugerencias y funciones de edición de Slideshow To Go*

 Ejecute tareas básicas de edición de textos, como agregar y eliminar, cortar, copiar,
pegar y deshacer.
 Para crear una presentación nueva, pinche en el botón Nuevo de la aplicación
Documents.
 Para desplazarse entre las vistas Esquema, Diapositiva y Notas, pinche en los botones
correspondientes de la barra de herramientas.
 Ensaye una presentación, con o sin cronómetro. Para ello, desde la vista Diapositiva,
pinche en el menú Presentación con diapositivas y, a continuación, seleccione Ver
presentación.
 Para insertar nuevas diapositivas, pinche en el menú Insertar y seleccione Nueva
diapositiva.
 Para duplicar diapositivas, pinche en el menú Insertar y seleccione Duplicar diapositiva.
 Para insertar viñetas desde la vista Esquema, pinche en el menú Insertar y seleccione
Elemento con viñetas nuevo. Para aumentar o disminuir el nivel de las viñetas, utilice las
flechas de dirección izquierda/derecha situadas en la parte inferior de la pantalla.
 Para ordenar y organizar las diapositivas desde la vista Esquema, pinche en el menú
Edición y seleccione Clasificador de diapositivas.
 Podrá identificar animaciones de viñetas y transiciones de diapositivas debajo de cada
diapositiva en la vista Diapositiva.
 Desde la vista Notas podrá agregar o modificar notas.
 Para buscar texto dentro de un documento, pinche en el botón Buscar. O bien,
seleccione Buscar siguiente en función de sus necesidades de búsqueda.

*Disponible únicamente en las ediciones Premium y Professional. Estas sugerencias no serán de aplicación si se
trata de un archivo nativo de PowerPoint.

¿Cómo puedo obtener la edición Premium?

Los usuarios registrados de Documents To Go pueden actualizar su versión a la edición Premium con un
descuento sobre la tarifa habitual. Las actualizaciones pueden encargarse a DataViz en CD, o bien
descargarse. Si desea conocer todas las funciones de la edición Premium, así como las ofertas de
actualizaciones exclusivas para propietarios de handhelds Palm, llame al 800-733-0030 o visite el sitio
Web de DataViz en la dirección www.dataviz.com/documents.

Ayuda y sugerencias adicionales

Documents To Go contiene un útil archivo de ayuda en línea, previsto para responder a muchas de sus
preguntas y dudas. Para acceder a la Ayuda, ejecute la aplicación Documents To Go en el equipo de
escritorio y, a continuación, haga clic en el botón Ayuda. Además, en el menú Ayuda de la aplicación de
escritorio encontrará un Tutorial Interactivo que le guiará en la presentación de las numerosas funciones
y prestaciones de Documents To Go.

DataViz, Inc.
www.dataviz.com
Merritt Corporate Woods
612 Wheelers Farms Road
Milford, CT 06460 EE.UU.
Teléfono: +1.203.874.0085
Fax: +1.203.874.4345
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