OBJETIVO:

Establecer la sistematica a seguir para llevar a cabo la formalizacion de solicitudes

de necesidad de material, equipos, o servicio, asi como la posterior tramitacion de
pedidos, teniendo como resultado final la entrega de productos y servicios que
cumplen con todo lo requerido por la organización.
ALCANCE:
Aplica a todas ls actividades asociadas a la identificacion y definicion a
necesidades de compras de equipos, materiales y contrataciones de servicios,
finalizando con la recepcion de los mismo de la empresa
DOCUMENTACION APLICABLE:
Manual de calidad ISO 9001
RESPONSABILIDADES:
El supervisor General recibe la solicitud de la compra de la mercancia necesaria
para la vete de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para
aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones o mantenimiento para
bienes internos de la empresa, se lo canaliza a traves de la consejeria o por
cualquier empleado.
Para el caso de los productos para la vente, los jefes de bodega asisten al
supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia u otros
atributos relacionados con el producto o servicio.
En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá toda la
información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en particular.

5. DEFINICIONES
Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema,
relacionada con un requisito.
Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.
Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en una situación
contractual.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o
prestación de un servicio.
Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar
conforme.
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada
cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.
Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las
actividades diarias del negocio

DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe
asegurarse de: a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente
definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos. b) que la Hoja de pedidos
esté firmada por todas aquellas personas responsables de la solicitud de un pedido y de
aquellas personas y de aquellas personas responsables de su aprobación. 6.1 NECESIDAD
DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los
alcances solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la
cual se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende los
que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y especificaciones que
deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock
en almacén, caso sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución
de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras

NECESIDAD DE COMPRA
Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances
solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se
definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende los que se
tienen que comprar, definiendo cuales son las características y especificaciones que deben
tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock en
almacén, caso sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución
de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras.

IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras
debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del
procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores
externos.

EVALUACIÓN DE COTIZACIONES
Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la
solicitud de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las
cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El
pedido se realizará según el formato “SGC-F-044 Requisición de Compra”, el cual
debe ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente
GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la
Orden de Compra según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá contener toda la
información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable,
entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de
compras, una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya
enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del Responsable de compras, realizar el
seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con los plazos establecidos y las
especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la compra, esta debe revisarse
junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.
RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe
revisar sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que
cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución,
especificando al proveedor las razones del rechazo

PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la
misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que
incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente,
indicando del incidente al Supervisor general. f) La mercadería en buen estado pasa a la
bodega correspondiente e ingresa al inventario como disponible. Lista para su comercialización.
En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios: a) La Gerencia
General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor. b) Si es
aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el factor de
compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo costo y
con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido. c)
Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado, se
realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones,
daños, golpes, rayones u otra característica que no sea la esperada o negociada, será
notificado inmediatamente al Supervisor general. d) Si el proveedor realiza el trabajo
contratado se recibe la factura contra el pago de la misma, de acuerdo a las condiciones
pactadas en el convenio o contrato.