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ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


CARRERA INGENIERIA EMPRESARIAL

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIRÍA EMPRESARIAL

DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS PARA LA


EMPRESA IMPRENTA MARISCAL

PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO


EMPRESARIAL

BALAREZO MOGOLLÓN MARÍA AUGUSTA

DIRECTOR: ING. EDGAR CHICAIZA

2008

edgarepn@yahoo.es maruagain@hotmail.com
2

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL


DECLARACIÓN
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DECLARACIÓN
Yo María Augusta Balarezo Mogollón, declaro bajo juramento que el trabajo aquí escrito es de mi autoría;
que no ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y que he consultado
las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.

A través de la presente declaración cedo mis derechos de propiedad intelectual correspondientes a este
trabajo, a la Escuela Politécnica Nacional, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su
reglamento y por la normatividad institucional vigente.

María Augusta Balarezo Mogollón


3

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CERTIFICACIÓN

Certifico que le presente trabajo fue desarrollado por María Augusta Balarezo Mogollón, bajo mi
supervisión.

Ing. Edgar Wilfrido Chicaiza Córdova


DIRECTOR DE PROYECTO
4

AGRADECIMIENTO

A mi mami por todo el apoyo que me ha brindado, por su esfuerzo diario para poder culminar esta
etapa de mi vida.

A mi prima que es una hermana de verdad, sin ti no habría podido efectuar este trabajo, gracias por tu
ayuda y cariño.

A mi enamorado, por su ayuda incondicional en la realización de este proyecto.

Y a todos los amigos que de una u otra manera contribuyeron en la realización de este proyecto.
5

DEDICATORIA

Este proyecto va dedicado a la persona más importante en mi vida, Mami mil gracias por estos 25
años de amor, paciencia y ayuda. Sin ti jamás habría podido culminar este sueño, por que Juntas lo
logramos… TE AMO.

A mi familia, gracias por la disposición a siempre colaborar conmigo en todo lo posible.


6

INDICE

CAPITULO 1 1

1.1 INTRODUCCIÓN 1
1.1.1 ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACION 2

1.2 JUSTIFICACIÓN 7

1.3 OBJETIVOS 7
1.3.1 OBJETIVO GENERAL 7
1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 8

1.4 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 9


1.4.1 FORMULACIÓN 9
1.4.2 SISTEMATIZACIÓN 9

1.5 ASPECTOS METODOLÓGICOS 10

CAPITULO 2 11

2.1 MARCO TEÓRICO 11


2.1.1 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS 11

2.2 GESTIÓN DE PROCESOS 14


2.2.1 PROCESO 14
2.2.2 VISIÓN FUNCIONAL VS. VISIÓN POR PROCESOS 15
2.2.3 RAZONES PARA CENTRARSE EN LOS PROCESOS DE LA 15
EMPRESA
2.2.4 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS 16
2.2.5 ELEMENTOS DE UN PROCESO 16
7

2.3 ANÁLISIS DE PROCESOS 17


2.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ANÁLISIS DE PROCESOS 17
2.3.2 VALOR AGREGADO 17
2.3.3 MAPA DE PROCESOS 19

2.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS 20


2.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO 20

2.5 MEJORAMIENTO DE PROCESOS 22


2.5.1 OBJETIVO DEL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS 24
2.5.2 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS 24
PROCESOS

2.6 INDICADORES DE GESTIÓN 25


2.6.1 TIPO DE INDICADORES DE GESTIÓN 26
2.6.2 OBJETIVOS DE LOS INDICADORES 27
2.6.3 REQUISITOS DE LOS INDICADORES 27
2.6.4 COMPONENTES DE UN INDICADOR 28

2.7 MEJORAMIENTO CONTÍNUO 28

CAPITULO 3 31

3.1 DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS 31


3.1.1 MAPA DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL 31

3.2 DISCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL 32


3.2.1 PROCESOS GOBERNANTES 32
3.2.2 PROCESOS PRODUCTIVOS 32
3.2.3 PROCESOS DE APOYO 33

3.3 ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO 34


8
3.3.1 PROCESO GESTIÓN DE VENTAS 35
3.3.2 MACROPROCESO ELABORAR PRODUCTO 36
3.3.3 PROCESO ADQUIRIR INSUMOS 40
3.3.4 PROCESO EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS 41
3.3.5 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 42
3.3.6 MACROPROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 43
3.3.7 PROCESO ALMACENAR MATERIA PRIMA 46
3.3.8 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA 48
3.3.9 PROCEO GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA 51
Y SISTEMAS

3.4 CUADRO DE INDICADORES 52

3.5 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS 54


3.5.1 PROCESO DE GESTIÓN DE VENTAS 54
3.5.2 MACROPROCESO ELABORAR PRODUCTO 55
3.5.3 PROCESO ADQUIRIR INSUMOS 57
3.5.4 PROCESO ALMACENAR MATERIA PRIMA 58
3.5.5 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA 59

CAPITULO 4 65

4.1 CONCLUSIONES 61
4.2 RECOMENDACIONES 62

ANEXO 1 MANUAL DE PROCESOS 66

ANEXO 2 MATRÍZ RESUMEN DE LOS PROCESOS DE 158


IMPRENTA MARISCAL

ANEXO 3 PROPUESTA DE MEJORA 176


9

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura No. 2.1 Matriz de Participación de Crecimiento de Productos 13


Figura No.2.2 Matriz de Participación de Crecimiento de Productos 13
Imprenta Mariscal
Figura No. 2.3 Modelo Genérico de un Proceso 15
Figura No. 2.4 Ejemplo de Mapa de Procesos 20
Figura No. 2.5 Indicadores de Gestión 26
Figura No. 3.1 Mapa de Procesos Imprenta Mariscal 31

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla No. 1.1 Clientes Imprenta Mariscal 4


Tabla No. 1.2 Portafolio de Productos 4
Tabla No. 1.3 Materia Prima e insumos 5
Tabla No. 1.4 Maquinaria 5
Tabla No. 2.1 Visión Funcional Vs. Visión por Procesos 15
Tabla No. 3.1 AVA Gestión de Ventas 35
Tabla No. 3.2 AVA Realizar Pre-Prensa 36
Tabla No. 3.3 AVA Realizar Prensa 37
Tabla No. 3.4 AVA Dar Acabado en Rústica 38
Tabla No. 3.5 AVA Dar Acabado en Tapa Dura 39
Tabla No. 3.6 AVA Adquirir Insumos 40
Tabla No. 3.7 AVA Empacar y Despachar Pedidos 41
Tabla No. 3.8 AVA Gestión Administrativa 42
Tabla No. 3.9 AVA Seleccionar al Personal 43
Tabla No. 3.10 AVA Capacitar al Personal 44
Tabla No. 3.11 AVA Manejar Nómina 45
Tabla No. 3.12 AVA Almacenar Materia Prima 46
Tabla No. 3.13 AVA Efectuar Asientos Contables 47
Tabla No. 3.14 AVA Realizar Presupuesto 48
10

Tabla No. 3.15 AVA Efectuar Cobros y Facturación 49


Tabla No. 3.16 AVA Efectuar Pagos 50
Tabla No. 3.17 AVA Gestión de Mantenimiento de Maquinaria y 51
Sistemas
Tabla No. 3.18 AVA Gestión de Ventas (mejorado) 55
Tabla No. 3.19 AVA Realizar Pre-Prensa (mejorado) 56
Tabla No. 3.20 AVA Realizar Prensa (mejorado) 57
Tabla No. 3.21 AVA Adquirir Insumos (mejorado) 58
Tabla No. 3.22 AVA Almacenar Materia Prima (mejorado) 59
Tabla No. 3.23 AVA Realizar Presupuesto (mejorado) 60

INDICE DE ORGANIGRAMAS

Organigrama No.1.1 Estructura Organizacional Imprenta Mariscal 6


1

CAPITULO 1

1.1 INTRODUCCIÓN

El elevado desarrollo del mundo industrial ha llegado a niveles de saturación de


algunos productos, que sumado a la liberalización del comercio internacional,
nos lleva a que sólo los mejores puedan subsistir en mercados reducidos y de
alta competencia. El poder ha pasado al cliente que cada vez es más exigente,
en la razón de ser de cualquier negocio. Dentro de este marco, la Gestión por
Procesos da un enfoque total al cliente externo, desarrollando al interior de la
empresa sus necesidades (estándar mínimo) y sus expectativas, siendo el
cumplimiento de estas últimas las que generan valor agregado al producto o
servicio.

La mayoría de las empresas y las organizaciones se han concientizado ante la


ineficiencia que representan las organizaciones departamentales, con sus bases
de poder y su indiferencia ante los cambios, potenciando el concepto del
proceso, con un fondo común y trabajando con una visión de objetivo en el
cliente.

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización


basándose en los Procesos, entendiendo éstos como una secuencia de
actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para
conseguir un resultado, y una salida, que a su vez satisfaga los requerimientos
del Cliente Interno y Externo.

En la empresa Imprenta Mariscal, la Gestión de la Administración por Procesos


hará posible una gestión interfuncional generadora de valor para el cliente y que
por tanto procurará su satisfacción. Contribuirá a mejorar el nivel competitivo de
la empresa, determinará qué procesos necesitan ser mejorados para una mejor
comprensión del modo en que están configurados los procesos del negocio, de
sus fortalezas y debilidades.
2

1.1.1 ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN

Orgullosa heredera de la innata habilidad de los artistas populares del Ecuador,


pero al mismo tiempo con una moderna concepción de los negocios, Imprenta
Mariscal procuró desde su inicio conjugar la creatividad con el uso de equipos y
sistemas de alta tecnología.

A partir de su fundación en 1974, la empresa fue creando una mística de trabajo


basada en la calidad; en muy poco tiempo, hablar de Mariscal era una forma de
referirse al máximo nivel de impresión, a procesos de gran calidad sea en los
modernos sistemas offset o en la tradición tipográfica.

En los noventa, la empresa inició exitosos procesos de exportación hacia


mercados regionales como el de Colombia o el de los Estados Unidos, en donde
ha logrado colocar productos en base a calidad de procesos, utilización de
tecnología de punta, precios competitivos. Innumerables premios nacionales y
algunos de los más prestigiosos galardones internacionales de la industria
gráfica, acreditan el prestigio de la firma, una de las más reconocidas en América
Latina.

Poco a poco fue creciendo la cartera de clientes hasta lograr que las más
importantes empresas, bancos y corporaciones del Ecuador; las más
representativas instituciones y organizaciones, los artistas más destacados,
tengan como timbre de orgullo que sus libros, brochures, informes, piezas de
identidad corporativa o publicitaria, tengan al pie la identificación de Imprenta
Mariscal.

1.1.1.1 Misión

“Imprenta Mariscal es una empresa que basa su calidad en tecnología de punta


y recurso humano capacitado, que provee materiales impresos, administra
activos digitales, para atender los requerimientos de comunicación, difusión de
3

valores y cultura de nuestros clientes, generando utilidades y preservando el


medio ambiente”.1

1.1.1.2 Visión

“Ser una empresa de la Industria Gráfica del Ecuador que se proyecta


internacionalmente implementando programas de mejoramiento continuo,
tecnología de punta y certificaciones de calidad que nos permitan entregar
productos acordes a los requisitos de calidad esperados por nuestros clientes,
dentro de un excelente ambiente de trabajo”.2

1.1.1.3 Principios Corporativos

Lealtad y fidelidad con la empresa


Constancia y responsabilidad en las tareas y actividades para alcanzar
objetivos y metas.
Creatividad y flexibilidad en los procesos.
Trabajo en equipo.
Cumplimiento de requisitos de calidad esperados por nuestros clientes.

1.1.1.4 Clientes

El mercado al cual el servicio que presta Imprenta Mariscal va dirigido se centra


en empresas comerciales, editoriales; con gran volumen de inversión y en menor
grado a personas particulares que realicen actividades económicas que
representen un volumen medianamente considerable de promoción.

Imprenta Mariscal cuenta con un aproximado de 506 clientes en su cartera (entre


clientes frecuentes y eventuales), de los cuales los considerados como los de
mayor demanda de impresiones en el transcurso del año son:

1
Imprenta Mariscal, Departamento Recursos Humanos
2
Imprenta Mariscal, Departamento Recursos Humanos
4

CLIENTES DE MAYOR DEMANDA DE


IMPRESIONES ANUALES
Supermercados La Favorita
Sukasa
Nestlé del Ecuador
Santillana
Itabsa
Avon
Unibanco
Banco del Pichincha
Banco del Pacífico
Dinediciones
EBC
Tabla No.1.1 Clientes Imprenta Mariscal
Fuente: Imprenta Mariscal, Departamento de Ventas

1.1.1.5 Localización

Actualmente las oficinas y la planta se encuentran ubicadas en la Av. 6 de


Diciembre 7015 e Isla Isabela.
Teléfonos: (5932) 2449 710
Fax: (5932) 2449 713
Quito – Ecuador

1.1.1.6 Productos que comercializa

Dentro de los productos que ofrece Imprenta Mariscal tenemos:


PRODUCTOS
Escolares Rompetráficos
En Rústica Cenefas
Libros
En Tapa dura Habladores
POP UP Material Colgantes
Agendas POP Totem
Calendarios Etiquetas
Plegables Stickers
Flyers Gigantografías
Afiches Al Caballete
Hojas Volantes Revistas: Grapadas
Encoladas

Tabla No. 1.2 Portafolio de Productos


Fuente: Imprenta Mariscal, Departamento de Producción
5

1.1.1.7 Materia prima utilizada en el Proceso Productivo

MATERIA PRIMA
Papel
Tintas
INSUMOS
Cola
Alambre

Tabla No.1.3 Materia Prima e Insumos


Fuente: Imprenta Mariscal, Departamento de Producción

1.1.1.8 Maquinaria

PRENSAS
CANTIDAD TIPO
Heidelberg Speed Master 74-8 colores,
1 Autoplate
Heidelberg Speed Master CD102-4
1 colores
Heidelberg Speed Master SM102-4(P)
1 colores

1 Heidelberg Speed Master 72-5 (P)L

1 Heidelberg Speed Master 102-2

2 Xrite ATD (Autotracking Densitometer)

3 Xrite 518 Espectrodensitometer


Tabla No. 1.4 Maquinaria
Fuente: Imprenta Mariscal, Departamento de Producción

1.1.1.9 Recurso Humano

“Imprenta Mariscal cuenta con personal calificado que garantiza el cumplimiento


adecuado de sus funciones, adicionalmente, la empresa brinda capacitación
oportuna, la misma que está establecida por un plan anual de actividades.
6

En la actualidad en la imprenta se encuentran laborando 120 trabajadores


distribuidos así: 50 en oficinas y 70 en planta”3.

1.1.1.10 Estructura Organizacional

Organigrama.1.1 Estructura Organizacional Imprenta Mariscal


Fuente: Imprenta Mariscal ,Departamento de Recursos Humanos

3
Imprenta Mariscal, Departamento de Recursos Humanos
7

1.2 JUSTIFICACIÓN

Diseñar y documentar los procesos de la empresa Imprenta Mariscal permitirá la


normalización de las actividades, contribuyendo a la optimización de los recursos
necesarios en los procesos de la empresa, mejorando su desempeño y haciéndola
más competitiva. El análisis que se realice será utilizado dentro de la empresa como
una herramienta para la toma de decisiones, teniendo siempre en cuenta la
satisfacción del cliente y los beneficios que esto representa.

Con la Administración por procesos, Imprenta Mariscal contará con una mejor
estructura; delegando funciones y responsabilidades a todos los involucrados en
cada uno de los procesos que en ella se desarrollan.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar y documentar los procesos de la empresa Imprenta Mariscal, de tal manera


que le permita contar con un adecuado sistema de control buscando satisfacer las
necesidades y requerimiento de los clientes, propiciando un mejor desempeño de la
empresa.

Mediante la documentación de los procesos se logrará una mejor definición de las


tareas, permitiendo mayor satisfacción en el personal; además permitirá establecer
controles en los puntos que sean considerados como críticos, incrementando el
rendimiento de los procesos.

Esto permitirá brindar una mayor satisfacción al cliente debido a la reducción del
plazo de servicio y mejora de la calidad del producto / servicio, permitiendo a Imprenta
Mariscal ser más competitiva en el mercado gráfico.
8

1.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Describir el portafolio de productos que brinda la empresa Imprenta


Mariscal a sus clientes.

Es primordial identificar si los productos que está ofreciendo la empresa son los que
cumplen las expectativas del cliente (interno y externo) y por ende satisfacen sus
necesidades.

Con base en este conocimiento, se deben convertir los requerimientos del cliente en
una estrategia identificada en un producto.

Es imprescindible orientar a la empresa a la satisfacción de ésas necesidades, es


decir: orientación externa hacia el cliente, frente a orientación interna al producto.

b) Definir los procesos de la empresa, de manera que se identifiquen


claramente las actividades que se desarrollan.

La definición de procesos determina qué se ejecuta en el proceso y con qué finalidad


se realiza.

Un mapa de procesos permite mostrar cómo fluye el trabajo a través de la


organización. Cualquier empresa necesita entender y conocer específicamente los
procesos que posee para poder evaluar su desempeño.

c) Realizar una propuesta de mejoramiento de los procesos

Ya identificados e interrelacionados los procesos se puede proceder a establecer


propuestas de mejora, estableciendo los factores críticos de éxito de la empresa y las
actividades que no agregan valor al producto.

d) Proponer indicadores de gestión para una administración más confiable


9

y efectiva.

Los indicadores son una herramienta muy útil que permite controlar el
desenvolvimiento de un proceso determinado, evaluar la efectividad del mismo y
proporciona medidas preventivas y/o correctivas de ser el caso.

e) Documentar los procesos (manual de procesos).

La documentación de los procesos permite apreciar de manera más clara el


desempeño de los procesos en función de los requerimientos que tiene la empresa
y sus necesidades enfocándose en la efectividad.

1.4 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

1.4.1 FORMULACIÓN

¿De que manera se realizan los procesos en la empresa Imprenta Mariscal?

Es importante preocuparse por la forma en la cual se desarrollan las actividades en


la empresa y conocer cómo afectan a otras personas que se encuentran en otro
nivel del proceso.

Tener procesos bien definidos y bien administrados le dan a la empresa una


mayor posibilidad de competir puesto que le permite centrarse en el cliente.

1.1.3 SISTEMATIZACIÓN

¿Cómo conocer si el portafolio de productos que se ofrece a sus clientes es el


resultado de un apropiado desarrollo de los procesos de la empresa?

¿Cómo determinar los procesos que se desarrollan dentro de la organización?


10

¿Cómo mejorar el desempeño de las actividades dentro de la empresa?

¿Cómo diseñar indicadores que contribuyan a la obtención de información


conveniente para un control de la gestión?

1.5 ASPECTOS METODOLÓGICOS

Para llevar a cabo el presente proyecto se utilizarán métodos como: el estudio


exploratorio, la observación directa, estudio descriptivo.

La recolección de datos se realizará mediante observaciones y entrevistas al


personal que trabaja en Imprenta Mariscal, permitiendo así establecer aspectos
fundamentales de la investigación.

Con esta información se elaborará un diagnóstico de la situación actual , permitiendo


establecer el mapa de procesos, cadena de valor, el manual de procesos e
indicadores de control para los mismos y finalmente realizar una propuesta de
mejoramiento en los procesos que lo requieran.

Para la elaboración de los diagramas de flujo, se utilizará un método estandarizado


con la simbología ANSI.

Para la presentación de la propuesta de mejora se usará el análisis de valor


agregado de cada proceso permitiendo establecer las diferencias entre la situación
actual y la situación propuesta.
11

CAPITULO 2
2.1 MARCO TEÓRICO

2.1.1 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

Al hablar de un portafolio de productos nos referimos al análisis de los elementos que


generan ingresos en una empresa, este portafolio o cartera de productos puede estar
formada por productos tangibles e intangibles.

Para poder definir un portafolio de productos (tangibles o intangibles) se debe


reconocer cada uno, determinando cuáles son los que realmente vale la pena
mantener y decidir cuáles pueden eliminarse, basándose en la generación de
utilidades. En esta definición se fijan parámetros de venta de cada uno de los
productos y márgenes de utilidad de la empresa por cada uno de ellos.

“Toda empresa administra una cantidad de productos o servicios, lo cual constituye


su portafolio. Para tener éxito, toda empresa debe esforzarse en desarrollar un
portafolio de productos que le aseguren utilidades y flujo de efectivo. Los modelos de
portafolio, son métodos que permiten a la dirección de la empresa determinar la
posición competitiva del producto y las posibilidades de mejorar la contribución que
da el producto, en comparación con otros. Este análisis puede ser de productos o
líneas de productos”.4

Por su parte el BGC, Boston Counsulting Group, desarrolló una matriz destinada a
analizar la rentabilidad del grupo de productos o portafolio de la empresa.

4
Boston Consulting Group, The Product Portfolio, BCG, 1970
12

Una empresa clasifica todos sus SBU – Strategic Business Unit (Unidad Estratégica
de Negocios), de acuerdo a una matriz de participación de crecimiento:

“Al dividir la matriz de participación de crecimiento, se encuentran cuatro tipos de


SBU:5

1. Estrellas.- Son productos con alto crecimiento y alta participación. Generan


altas ventas y utilidades, consecuentemente un flujo importante de efectivo.
Necesitan fuertes inversiones para financiar su rápido crecimiento. Tarde o
temprano se convertirán en vacas de dinero.

2. Vacas de Dinero.- Son productos de bajo crecimiento y alta participación.


Necesitan de menor inversión para retener su participación en el mercado, por
tanto producen mucho efectivo en la empresa para pagar sus cuentas y apoyar
otras inversiones.

3. Interrogaciones.- Son productos con baja participación en mercados de alto


crecimiento. Requieren mucho efectivo para mantener su participación. La
gerencia debe meditar qué interrogaciones tratará de convertir en estrellas y
que otras debe descontinuar

4. Perros.- Son productos de bajo crecimiento y baja participación. Estas podrían


generar suficiente efectivo para mantenerse a sí mismas, pero no prometen
ser fuentes importantes de efectivo.

Si todos los productos de una empresa, una vez clasificados, se colocan sobre la
matriz en forma de puntos, se puede hacer un análisis y proyectar el comportamiento
de los productos, para determinar el portafolio ideal. El grosor del

5
Philip Kotler- Gary Amstrong, Marketing, Octava Edición, 2001
13

punto (producto) y su ubicación en la matriz dependerá del comportamiento que tenga


en el mercado”.

Fig No.2.1. Matríz de Participación de Crecimiento productos


Fuente: Marketing, Philip Kotler- Gary Amstrong, Octava Edición, 2001

Los modelos de portafolio se relacionan directamente con el comportamiento a futuro


de los productos. El modelo de portafolio de BCG proporciona a la dirección una
excelente herramienta para desarrollar una estrategia de la mezcla de productos que
debe tener la empresa para cumplir con sus objetivos.

Tomando en cuenta la cartera de productos de Imprenta Mariscal, identificamos la


siguiente matriz BCG de participación de crecimiento:
14

Fig No. 2.2 Matríz de Participación de Crecimiento productos Imprenta Mariscal


Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

2.2 GESTIÓN DE PROCESOS

Gestionar un proceso es hacer que el proceso en todo momento cumpla con los
requisitos del cliente. Cualquier proceso tiene su razón de ser siempre y cuando
agregue valor a todos quienes demandan el producto.

En la mayoría de los procesos no se tiene una gerencia, ya que, dentro de la alta


gerencia solo se responsabiliza a los gerentes del rendimiento de cuentas de un
departamento o área específico y no se le asigna una responsabilidad al trabajo
completo y no a un proceso.

En el momento que existe una buena gerencia dentro de los procesos, los resultados
se los ve automáticamente.

2.2.1 PROCESO
15

“Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transforman en


productos o resultados con características definidas unos insumos o recursos
variables, agregándoles valor con un sentido específico para el cliente”.6

Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas


entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar
a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. En
otras palabras, es la manera en la que se hacen las cosas en la organización.

Figura No 2.3 Modelo Genérico de un Proceso


Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

2.2.2 VISIÓN FUNCIONAL VS. VISIÓN POR PROCESOS

Visión Funcional Visión por Procesos


Los empleados son el problema El proceso es el problema
Hacer mi trabajo Trabajo en equipo
Evaluar a los individuos Evaluar el desempeño del producto
Cambiar a la persona Mejorar el proceso
Motivar a la persona Eliminar barreras estructurales
Controlar a las personas Desarrollo de las personas
¿Quién cometió el error? ¿Qué falló en el control del proceso?

6
Mariño Navarrete Hernando, Gerencia de Procesos, Alfaomega grupo editor, Colombia, 2002
16

Corregir errores Prevenir errores


Orientado a satisfacer al jefe Orientado a satisfacer al cliente.
Tabla No. 2.1 Visión Funcional Vs. Visión por Procesos
Fuente: Apuntes Gerencia de Procesos – Ing. Jaime Cadena

2.2.3 RAZONES PARA CENTRARSE EN LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

a) Optimización de los procesos empresariales.


b) Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
c) Permite a la organización centrarse en el cliente.
d) Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
e) Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

2.2.4 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

 PROCESOS GOBERNANTES O DE DIRECCIÓN

Son procesos que se realizan para brindar dirección a toda la organización. Estos
procesos son responsabilidad de la alta gerencia exclusivamente.

 PROCESOS OPERATIVOS/ INSTITUCIONALES

Son procesos cuyas actividades transforman entradas en salidas involucrando a toda


la organización para agregar valor y son ejecutados en una misma área funcional.

 PROCESOS DE APOYO

Son procesos que contribuyen a mejorar la eficacia de todos los procesos


operativos.

2.2.5 ELEMENTOS DE UN PROCESO

 “Entradas: “Insumo” que responda el estándar o criterio de aceptación


definido y que proviene de un proveedor (interno o externo).
17

 Recursos y estructuras: Sirven para transformar el insumo de la entrada.

 Producto: “Salida” que representa algo de valor para el cliente interno y/o
externo.

 Límites: Condiciones de frontera con otros procesos claros y definidos”. 7

2.3 ANÁLISIS DE PROCESOS

“Está orientado a optimizar o normalizar los procesos de la organización como fase


previa a un proyecto de sistematización o para incrementar la productividad de la
empresa alcanzando mejoras importantes en costos, calidad, servicio y rapidez; que
conlleven a la consecución de objetivos específicos de la empresa.

La razón principal del análisis de los procesos es diagnosticar los problemas y


desarrollar planes de acción para su solución”. 8

2.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ANÁLISIS DE PROCESOS

a) Identificar y corregir las causas de problema con la calidad


b) Prevenir los errores y defectos
c) Identificar los aspectos clave que deben ser controlados
d) Rediseñar ó Mejorar los procesos de la Organización

2.3.2 VALOR AGREGADO

7
Ing. Jaime Cadena, Apuntes Gerencia de Procesos, 2005
8
Porter Michael E, Ventaja Competitiva, 1996
18

Es el resultado de aquellas operaciones que la organización debe realizar para


satisfacer solo los requerimientos de los clientes.

Todas las actividades dentro de un proceso pueden ser clasificadas en dos grandes
tipos:

 Actividades que agregan valor.- Son por las cuales existe el proceso,
constituyen la razón de ser del mismo.

 Actividades que no agregan valor.- Éstas pueden ser: esenciales y no


esenciales. Las actividades esenciales no agregan valor a los ojos del cliente,
pero sin estas no se podría realizar el proceso. Las no esenciales no añaden
valor ni al cliente ni al proceso, pueden ser esperas, almacenamiento,
verificación.

2.3.2.1 Análisis del Valor Agregado

Este análisis proporciona bases para clasificar las actividades que intervienen en el
desarrollo de un producto o servicio en actividades de valor agregado y de no valor
agregado.

Es una herramienta que sirve para medir la eficiencia de los procesos. Consiste en
realizar un estudio detallado de cada uno de los aspectos del proceso para determinar
si contribuye a las necesidades o requisitos de los grupos de interés de la
organización.

El Análisis de Valor Agregado tiene como objetivos:

a) Eliminar o disminuir dentro de los procesos las actividades que no generan valor.
19

b) Realizar una combinación de actividades que no puedan ser eliminadas,


haciéndolas mas eficientes y minimizando su costo de operación.
c) Mejorar las actividades restantes que no agregan valor al proceso.

2.3.2.2 Procedimiento para realizar el Análisis del Valor Agregado

El análisis de valor agregado a los procesos, se realiza por la descomposición de


ellos en actividades, las mismas que se listan secuencialmente. Se hará necesario
incluir metodologías de esquematización de procesos como los diagramas de bloque
y diagramas de flujo funcionales.

Un paso fundamental para el análisis de los procesos es el de representar las


actividades en diagramas, pues esto contribuye a facilitar la visualización y
comprensión del proceso, mucho más si este ha sido representado
esquemáticamente.

La descomposición secuencial de actividades y la representación en diagramas,


permiten identificar en los procesos:

 Elementos que ingresan al proceso.


 Resultados del proceso.
 Flujos de trabajo.
 Tiempos de flujo.
 Costos del proceso.
 Límites del proceso.
 Responsables del proceso

Si aplicamos una metodología de análisis de cada una de estas actividades, se


determina si contribuyen o no con valor agregado.
20

2.3.3 MAPA DE PROCESOS

El mapeo de procesos es la disgregación de los procesos de la empresa. El mapeo


puede estar representado a cualquier nivel y tiene la capacidad de descomponer la
cadena de valor de la misma en macroprocesos, procesos, subprocesos, actividades
y en tareas ligadas al día a día de la empresa.

Figura No. 2.4 Ejemplo de Mapa de Procesos


Fuente: http://www.casanare.gov.co/esp/imagen/procesos.jpg

2.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

2.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO


21

Una de las formas que tenemos para documentar procesos son los diagramas de
flujo que “son una técnica básica que permite describir gráficamente un proceso
existente o uno nuevo propuesto, mediante símbolos, líneas y palabras simples”9.

Un diagrama de flujo permite a las personas involucradas en el proceso contar con


un medio visual que les muestre de manera gráfica y concisa las actividades que se
realizan en él. Sirve también como medio de capacitación y consulta para personas
que ingresan a la empresa y requieren conocer el detalle de las tareas que implica
un determinado puesto.
Con un diagrama de flujo se puede definir, medir, analizar, mejorar, controlar las
actividades que se van a detallar en este proyecto. Para realizar un adecuado
diagrama de flujo debemos tener en cuenta las siguientes interrogantes:

 ¿Qué actividades son realmente necesarias?


 ¿Se pueden eliminar algunas actividades, combinar o simplificarse?
 ¿Quién realiza cada actividad?
 ¿Puede rediseñarse la actividad para utilizar menos habilidad o menos hora
hombre?
 ¿Pueden combinarse las actividades para enriquecer puestos y mejorar así
la productividad o las condiciones de trabajo?
 ¿En donde se realiza cada actividad?.
 ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o
para hacer que las actividades sean más accesibles?
 ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento?
 ¿Qué actividades ocasionan cuellos de botella?
 ¿Cómo se realiza la actividad? ¿Pueden utilizarse mejores métodos,
procedimientos o equipos?

9
Mariño Navarrete Hernando. Gerencia de Procesos. Alfaomega grupo editor. Colombia, 2002
22

Se deberán utilizar símbolos normalizados para ilustrar las actividades que se


realizan, dentro de los principales símbolos estándares a utilizar se pueden indicar
los siguientes:

Inicio/Fin Inicio o fin de un proceso.

Decisión: Indicador de bifurcación ante dos opciones alternativas.


En su interior se describe brevemente la pregunta diferenciadora de
ambas opciones.

Operación General: Cualquier tipo de operación no representada


por los símbolos anteriores. En su interior se describe
brevemente la operación.

Operación de espera o demora, que indica un retraso en el proceso


por la espera del cumplimiento de una actividad.

Documento: Cualquier documento preparado o utilizado en el


proceso. En su interior se indica la denominación del documento.

Proceso Pre-definido: Indica que la actividad se realiza en un


procesos que se detalla en otro flujo.

Conector entre páginas: Conector de la línea de proceso entre


diferentes páginas.

Conector de proceso: Conector de la línea de proceso dentro de un


mismo procedimiento. En su interior se detalla un número de
conexión.
Archivo: Indica que la actividad consiste en almacenar documentos
o materiales
23

2.5 MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

“Las empresas que buscan la calidad como estrategia competitiva han visto cómo
avanzan mano a mano el mejoramiento de la calidad, el incremento de la
productividad, la reducción de los costos y la mayor satisfacción del cliente. La mejor
forma de asegurar la satisfacción del cliente externo es satisfacer al interno en cada
paso del proceso”.10

Para hacer un análisis de procesos es necesario identificar todas las operaciones que
involucran un proceso y posteriormente clasificarlas. Actualmente se pueden
identificar cuatro tipos de operaciones:

Transformaciones: En esta operación los productos y servicios son formados,


combinados, ensamblados, montajes. Se agrega valor.
Transporte: Los productos y servicios son llevados de un lugar a otro.

Evaluación: Los productos y servicios son examinados y comparados con las


normas que se han definido anteriormente.

Almacenamiento (espera): Tiempo transcurrido sin ninguna de las tres actividades


señaladas anteriormente.

Una vez identificadas las operaciones dentro de un proceso se deben clasificar de


acuerdo a los siguientes criterios:

Rentables: Trabajo neto de transformación. Es la interacción directa sobre el objeto


que se quiere modificar. En estricto rigor, la transformación es la única operación que
agrega valor.

10
Harrington James, Mejoramiento de los Procesos de la empresa. Mc Graw Hill. Bogotá, 1996.
24

Necesaria pero no rentables: Evaluación, transporte, embalaje, despacho, trabajos


de carga y descarga, almacenamiento, mantenimiento, etc. Todas estas operación,
aún cuando son necesarias dentro del proceso, no agregan valor.

Inútiles: Conversaciones intranscendentes, búsqueda de herramientas y materiales


perdidos, reparaciones por mala calidad del producto entregado y reparaciones a
maquinarias por mala mantención. Todas estas operaciones restan valor a los
bienes y servicios que se entregan para el consumo final.

Al identificar las operaciones, y posteriormente clasificarlas, el trabajador esta en


condiciones de conocer y controla en mejor forma su proceso productivo. De esta
manera podrá realizar las modificaciones pertinentes, de modo tal, que la mayoría de
sus operaciones sean aquellas que agregan valor, minimizando aquellas que son
necesarias pero que no agregan valor y eliminando aquellas inútiles.

El objetivo es lograr que las operaciones que agregan valor tengan los más altos
porcentajes. Para sintetizar toda esta información se utilizará la cartilla del diagrama
de flujos donde pueden identificar tres partes: identificación, descripción y
clasificación de operaciones y finalmente de análisis del proceso propiamente tal”. 11

2.5.1 OBJETIVO DEL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

“Mejorar un proceso tiene por objetivo, cambiar al proceso de tal manera que
satisfaga los requisitos de los distintos grupos de interés de la organización. Estos
requisitos deben ser satisfechos con:

Efectividad.- Los resultados del proceso deben satisfacer los objetivos de la


empresa y al mismo tiempo satisfacer o superar las necesidades de los grupos a los
que vayan destinados. Un sinónimo de efectividad es calidad.
11
http://web.jet.es/amozarrain/gestion
25

Eficiencia.- La conversión de los insumos en productos se realiza en el mínimo de


plazo de tiempo, con la mínima utilización de recursos en la consecución de la
efectividad.

Flexibilidad.- Capacidad de un proceso para satisfacer necesidades actuales y


adaptarse rápida y fácilmente a nuevos requisitos, sin que sea preciso realizar
modificaciones significativas."12

2.5.2 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

La manera de aumentar la efectividad, eficiencia y flexibilidad de los procesos es


mediante la aplicación de herramientas o metodologías de análisis que permitan
identificar puntos de mejora e implementar dicha mejora.
Harrington plantea a manera de herramientas los siguientes puntos que facilitan la
mejora de los procesos:

 Eliminación de la burocracia: Tareas administrativas, aprobaciones,


papeleos innecesarios.
 Eliminación de duplicación: Actividades idénticas en diferentes partes del
proceso.
 Aporte del Valor Agregado: Mediante el análisis de valor agregado.
 Simplificación: Complejidad del proceso.
 Reducción del Tiempo del Ciclo del Proceso.
 Prueba de Errores: Dificultar la realización incorrecta de la actividad.
 Eficiencia en la utilización de Equipos
 Lenguaje Simple: Complejidad al escribir y al hablar.
 Estandarización: repetición de una actividad del mismo modo todas la
veces.
 Alianzas con Proveedores: Mejorar las entradas de los proveedores.

12
Harrington James. Mejoramiento de los Procesos de la empresa. Mc Graw Hill. Bogotá, 1996
26

 Mejoramiento de Situaciones Importantes: Búsqueda de formas creativas


para cambiar significativamente el proceso.
 Automatización: Liberar tiempo de actividades rutinarias susceptibles de
automatizar.

2.6 INDICADORES DE GESTIÓN

Un indicador es un valor que se obtiene comparando dos datos lógicamente


relacionados, referentes al comportamiento de una actividad o proceso y dentro de
un período de tiempo específico. Son formas de representación cuantitativas de las
características de calidad o de desempeño.

Los indicadores deben estar orientados hacia los resultados del negocio de forma
que permitan direccionar las acciones de la organización.

Figura No. 2.5 Indicadores de Gestión


Fuente: http://www.pc-news.com/images/fotos/fotos2004/fig1gif

2.6.1 TIPOS DE INDICADORES DE GESTIÓN

Se pueden diseñar indicadores de gestión dependiendo del desempeño que se


quiere medir. Los más utilizados son: indicadores de eficacia, de eficiencia, de
productividad y de rentabilidad.
27

2.6.1.1 Indicador de Eficacia

Mide si el sistema de gestión es eficaz cuando los resultados son correctos en


cantidad, oportunidad, y demás aspectos de la calidad especificados por el cliente.

2.6.1.2 Indicador de Eficiencia

Un sistema de gestión es eficiente cuando se logran los resultados requeridos a


través de una utilización óptima de los recursos.

2.6.1.3 Indicador de Rentabilidad

Es una medida de la productividad de una empresa reduciendo todos los


elementos a un factor común por ejemplo: dinero.

2.6.1.4 Indicador de Calidad

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos


establecidos por la empresa y satisfacen las necesidades y expectativas del cliente
que se relacionan con el producto y/o servicio.

2.6.2 OBJETIVOS DE LOS INDICADORES

 “Evaluar el desempeño del proceso contra las metas de mejoramiento.


 Establecer estabilidad del proceso.
 Fijar el nivel de desempeño alcanzado por el proceso.
 Evaluar efectividad y proveer señales oportunas de precaución.
 Proveer medios para evaluar las medidas correctivas y preventivas.
 Facilitar la comunicación entre el dueño del proceso y quienes lo operan.
28

 Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el proceso


sigue siendo suficientemente competitivo” 13.

2.6.3 REQUISITOS DE UN INDICADOR

 Selectividad: debe estar relacionado a aspectos, etapas y resultados


esenciales o críticos del producto, servicio o proceso.
 Simplicidad: debe ser de fácil comprensión y aplicación principalmente para
las personas involucradas con la recolección, procesamiento y evaluación de
los datos.
 Representatividad: debe representar satisfactoriamente el proceso o producto
al que se refiere.

 Estabilidad: debe perdurar a lo largo del tiempo, con base en procedimientos


estandarizados, incorporados a las actividades de la organización o unidad.

 Comparabilidad: Fácil de comprar con referencias apropiadas, tales como el


mejor competidor, la media del ramo y la referencia de excelencia.

 Bajo costo de obtención: Generado a bajo costo, utilizando unidades


adimensionales o dimensiones simples tales como porcentaje de tiempo, etc.

 Rastreabilidad: debe ser adecuadamente registrado.

 Accesibilidad: los datos para el cálculo del indicador deben ser de fácil acceso.

13
Mariño Navarrete Hernando. Gerencia de Procesos. Alfaomega grupo editor. Colombia, 2002.
29

 Adopción de enfoque experimental: desarrollar indicadores considerados


como necesarios y probarlos .

2.6.4 COMPONENTES DE UN INDICADOR

 Nombre o descriptor :Expresión del patrón de evaluación


 Definición: Cualidad del indicador
 Unidad de medida: Porcentaje, unidades, minutos, etc.
 Unidad operacional: Fórmula matemática

2.7 MEJORAMIENTO CONTÍNUO

La mejora continua implica alistar a todos los miembros de la empresa en una


estrategia destinada a mejorar de manera sistemática los niveles de calidad y
productividad, reduciendo los costos y tiempos de respuestas, mejorando los índices
de satisfacción de los clientes y consumidores, para de esa forma mejorar los
rendimientos sobre la inversión y la participación de la empresa en el mercado.

Mejorar de manera continua implica reducir constantemente los niveles de


desperdicios, algo que se adecua a la época actual signada en la necesidad de
salvaguardar los escasos recursos del planeta, pero también significa reducir
continuamente los niveles de contaminación del medio ambiente, algo que es y será
cada día más vital en un planeta sujeto a profundos y graves desequilibrios.

Responder a las necesidades de los clientes de poseer bienes y servicios a precios


razonables, de calidad, que satisfagan los requerimientos, en cantidad y plazos
adecuados, respetando el medio ambiente y evitando daños ecológicos y a la salud
de las personas, implica sí o sí mejorar día a día para continuar siendo los mejores.
30

La Mejora Contínua implica tanto la implantación de un sistema, como así también el


aprendizaje continuo de la organización, el seguimiento de una filosofía de gestión, y
la participación activa de todo el personal. Las empresas no pueden seguir dando la
ventaja de no utilizar plenamente la capacidad intelectual, creativa y la experiencia
de todo su personal. Ha finalizado la hora en que unos pensaban y otros sólo
trabajaban. Como en los deportes colectivos donde existía una figura pensante y
otros corrían y se sacrificaban a su rededor, hoy ya en los equipos todos tienen el
deber de pensar y correr. De igual forma como producto de los cambios sociales y
culturales, en las empresas todos tienen el deber de poner lo mejor de sí para el éxito
de la corporación. Sus puestos de trabajo, su futuro y sus posibilidades de
crecimiento de desarrollo personal y laboral dependen plenamente de ello.
Mejorar no implica tratar de hacer mejor lo que siempre se ha hecho. Mejorar de
manera contínua implica aplicar la creatividad e innovación con el objeto de mejorar
de forma continua los tiempos de preparación de las máquinas- herramientas,
mejorar la forma de organizar el trabajo pasándolo del trabajo por proceso al trabajo
por producto o en células, mejorar la capacitación del personal ampliando sus
conocimientos y experiencias mediante un incremento de sus polivalencias laborales.
Mejorar significa cambiar la forma de ver y producir la calidad, significa dejar de
controlar la calidad para empezar a diseñarla y producirla. Todo ello y mucho más
significa la mejora contínua, por ello tantos huyen de ella, y por ello tan necesaria es,
lo cual lleva a los que la adoptan a conciencia y como una filosofía de vida y de trabajo
a mejorar no sólo la empresa, sino además la calidad de vida en el trabajo.
31
32

CAPITULO 3

3. 1 DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS

3.1.1 MAPA DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL

Para la obtención del mapa de procesos de la empresa Imprenta Mariscal se realizó


la investigación, el levantamiento de actividades del personal que labora en la
organización, este proceso fue desarrollado mediante entrevistas al personal.

La toma de tiempos se realizó mediante observación directa, con la utilización de un


cronómetro.

Adicionalmente, el Departamento de Recursos Humanos facilitó información


referente a las funciones que desempeña actualmente cada una de las personas
entrevistadas.

El siguiente mapa de procesos nos permitirá representar gráficamente al grupo de


componentes del sistema funcional de Imprenta Mariscal, mostrando sus procesos
gobernantes, productivos y de apoyo:

Figura No. 3.1 Mapa de Procesos Imprenta Mariscal


33

Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo


3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL

3.2.1 PROCESOS GOBERNANTES

3.2.1.1 Gestión Administrativa

Que se encarga de organizar, coordinar y dirigir todas las actividades a realizarse


en Imprenta Mariscal para garantizar su buen funcionamiento.

3.2.1.2 Gestión de Talento Humano

Este proceso es el responsable de la administración del recurso humano con el que


cuenta la empresa, de la identificación de requerimiento de personal, de su
capacitación oportuna y del control de pagos de salarios por nómina. Dentro de este
proceso, identificamos los siguientes sub procesos:

 Seleccionar al Persona
 Capacitar al PersonaL
 Manejar nómina

3.2.2 PROCESOS PRODUCTIVOS

3.2.2.1 Gestión de Ventas

Proceso que atiende los requerimientos de los clientes y concreta los trabajos a
realizarse.
34

3.2.2.2 Elaborar producto

Este proceso engloba todas las etapas del proceso de impresión en general,
dentro del cual encontramos los siguientes subprocesos:
 Realizar Pre- Prensa
 Realizar Prensa
 Encuadernar y dar acabados

3.2.2.3 Adquirir Insumos

Es el proceso que procura el abastecimiento oportuno de materia prima e insumos


en general para el normal desarrollo de todas las actividades a realizarse en Imprenta
Mariscal.

3.2.2.4 Empacar y despachar pedidos

Este proceso se encarga del embalaje y el envío del producto terminado al destino
establecido por el cliente.

3.2.3 PROCESOS DE APOYO

3.2.3.1 Almacenar Materia Prima

Las actividades inmersas en este proceso se enfocan en el embodegamiento de la


materia prima a ser utilizada en el proceso productivo.

3.2.3.2 Gestión Financiera

Debido al gran número de actividades que engloba el Macro Proceso Gestión


Financiera se subdivide en los procesos y subprocesos especificados a continuación:
35

 Gestión de Contabilidad: dentro de la cual encontramos los subprocesos:

 Efectuar asientos contables y Balances


 Realizar Presupuesto

 Gestión de Caja

 Efectuar Cobros y facturación


 Efectuar Pagos

3.2.3.3 Gestión de Mantenimiento de Maquinaria y Sistemas

Este proceso proporciona a Imprenta Mariscal un mantenimiento preventivo y


correctivo a la maquinaria correspondiente al área productiva y también a los equipos
utilizados por el personal de los demás procesos.

3.3 ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO

Con base a los flujos de los procesos que detallan las actividades que se realizan en
los mismos, se realizó el análisis de valor agregado de los procesos de Imprenta
Mariscal, (véase anexo No. 2).
36

3.3.1 PROCESO GESTIÓN DE VENTAS


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 480 20%
2 Valor agregado a la empresa 295 12%
3 Preparación 75 3%
4 Espera 960 40%
5 Movimiento 150 7%
6 Control 420 18%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 2390 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 775
INDICE DE VALOR AGREGADO 32%

Tabla No. 3.1. AVA Gestión de Ventas


Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.1, el índice de valor agregado de este
proceso es del 32 %, con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando
que las actividades de espera representa el 40% del tiempo total efectivo, las mismas
que no agregan valor al proceso.

Este valor alto de tiempo se debe a que la entrega del arte por parte del cliente en
muchas ocasiones no se da de manera inmediata al firmar el contrato, de igual
manera se requiere esperar la entrega de pre-prensa de la prueba de color, cuya
impresión depende directamente de la entrega del arte por parte del cliente.

También se encontró que la orden de ventas aparte de ser registrada en el sistema


al cual tienen acceso los demás procesos se la imprime con tres copias para ser
entregada a: producción y cobranza, lo que implica un movimiento innecesario y
desperdicio de papel.
37

3.3.2 MACROPROCESO ELABORAR PRODUCTO

3.3.2.1 PROCESO Realizar Pre-Prensa

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 30 3%
2 Valor agregado ala empresa 135 12%
3 Preparación 730 63%
4 Espera 240 21%
5 Movimiento 18 1%
6 Control 0 0%
7 Archivo 0 0%
8 TOTAL 1153 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 165
INDICE DE VALOR
AGREGADO 14%
Tabla No.3.2. AVA Realizar Pre- Prensa
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.2, el índice de valor agregado de este
proceso es del 14%, con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando
que las actividades de: preparación con el 63% y de espera con un 21% son el mayor
porcentaje del tiempo total efectivo, las mismas que no agregan valor al proceso.

El tiempo de preparación es alto debido a que aquí se inicia el proceso de impresión;


se ultiman detalles, se realizan correcciones en el arte digital original; mas de una
ocasión hasta que el cliente esté conforme con el producto a obtener.

El tiempo de espera se evidencia también en el período que el cliente se tarde en


revisar la prueba de color y aprobarla
38

Se pierde un poco de tiempo al esperar recibir la orden de ventas, cuando


simplemente se la puede revisar en el sistema al cual se tiene acceso.

No existe un control de verificación de conformidad de las placas antes de ser


enviadas a Prensa, esto produce el mayor porcentaje de errores de impresión y por
ende el origen de los reprocesos que significan pérdida de tiempo y dinero.

3.3.2.2 PROCESO Realizar Prensa


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 38 2%
3 Preparación 252 12%
4 Espera 1823 83%
5 Movimiento 7 0%
6 Control 62 14%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 2187 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 38
INDICE DE VALOR
AGREGADO 2%
Tabla No. 3.3 AVA Realizar Prensa
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.3, el índice de valor agregado de este
proceso es del 2%, con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando que
las actividades de: espera con el 83%, preparación con el 12% del tiempo total
efectivo, no agregan valor al proceso.

El tiempo de espera es alto debido a que dependiendo de la disponibilidad de


imprentas y requerimiento del trabajo se establece el orden de impresión, en el caso
de que se requiera reimprimir un tiraje por errores encontrados, se reprograma y
reorganiza la distribución inicial de las imprentas para determinados
39

trabajos, esto ocasiona incumplimiento en el plan de producción establecido y


retardando la entrega de trabajos de acuerdo al plazo inicial pactado con el cliente.

Se identificó también que de las 5 imprentas únicamente una imprime tiro y retiro a
la vez (anverso y reverso de un pliego), esto significa que en el caso de trabajos que
requieran la impresión de los dos lados del pliego se debe esperar la impresión de
todo el lado 1 para luego imprimir la parte 2, esto retarda aún más la impresión y
mantiene a una sola máquina utilizada por más tiempo.

Además, cabe mencionar que las prensas tienen una producción menor a las
máquinas que realizan los acabados, por lo que este proceso requiere más horas de
actividad.

3.3.2.3 PROCESO Encuadernar y Dar Acabados

3.3.2.3.1 SUBPROCESO Dar Acabado en Rústica

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 141 48%
3 Preparación 132 45%
4 Espera 8 2%
5 Movimiento 5 2%
6 Control 3 1%
7 Archivo 5 2%
8 TOTAL 294 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 141
INDICE DE VALOR AGREGADO 48%
Tabla No. 3.4 AVA Dar Acabado en Rústica
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.
Como se puede observar en la tabla No. 3.4, el índice de valor agregado de este
proceso es del 48%, teniendo en cuenta que las actividades de preparación, también
tienen un porcentaje alto del 45% con relación a todas las actividades
40

realizadas, evidenciando que las actividades de: espera, movimiento y archivo tienen
porcentajes bajos que no agregan valor al proceso.

Las actividades de preparación indican un alto tiempo debido a la calibración que


requieren las máquinas, dependiendo del tipo de trabajo, esta calibración es manual
y requiere un tiempo prudencial para lograr precisión, sin embargo se ve compensado
con la rapidez de las máquinas por su capacidad productiva.

3.3.2.3PROCESO Encuadernar y Dar Acabados

3.3.2.3.2 SUBPROCESO Dar Acabado en Tapa Dura

N° COMPOSICIÓN DE ACTIVIDADES TIEMPO %


1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado ala empresa 141 44%
3 Preparación 134 41%
4 Espera 35 11%
5 Movimiento 5 1%
6 Control 3 1%
7 Archivo 5 2%
8 TOTAL 323 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 141
INDICE DE VALOR AGREGADO 44%
Tabla No. 3.5 AVA Dar Acabado en Tapa Dura
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No.3.5, el índice de valor agregado de este


proceso es del 44%, teniendo en cuenta que las actividades de preparación, también
tienen un porcentaje alto del 41% con relación a todas las actividades realizadas,
evidenciando que las actividades de: espera, movimiento y archivo tienen porcentajes
bajos que no agregan valor al proceso.
41

La explicación de tiempos altos en la preparación es similar al proceso anterior debido


a que las actividades de acabado son bastante parecidas y los tiempos de producción
son igualmente rápidos.

Adicionalmente, se puede mencionar que los acabados en tapa dura son menos
frecuentes que los acabados en rustica, esto significa que las máquinas en este
proceso no se utilizan de manera permanente.

3.3.3 PROCESO ADQUIRIR INSUMOS

N° COMPOSICIÓN DE ACTIVIDADES TIEMPO %


1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado ala empresa 2990 8%
3 Preparación 2980 8%
4 Espera 31200 78%
5 Movimiento 2175 5%
6 Control 210 1%
7 Archivo 3 0%
8 TOTAL 39558 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2990
INDICE DE VALOR AGREGADO 8%
Tabla No. 3.6. AVA Adquirir Insumos
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.6, el índice de valor agregado de este
proceso es de apenas el 8% con relación a todas las actividades realizadas,
evidenciando que las actividades de: espera tiene un porcentaje excesivamente alto
del 78%, actividades que no agregan valor al proceso.

El alto porcentaje de espera se da debido a que la llegada de materia prima importada


se produce cada 3 meses, sin embargo esta espera no interfiere en la realización
normal de las demás actividades.
42

Existen actividades que no son propias de este proceso y que deberían realizarse en
almacenar materia prima.

3.3.4 PROCESO EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 2400 45%
2 Valor agregado ala empresa 280 5%
3 Preparación 17 0%
4 Espera 2460 46%
5 Movimiento 138 3%
6 Control 80 1%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 5380 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2680
INDICE DE VALOR AGREGADO 50%
Tabla No.3.7. AVA Empacar y Despachar Pedidos
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.7, el índice de valor agregado de este
proceso es del 50% con relación a todas las actividades realizadas, sin embargo las
actividades de espera tienen un porcentaje considerable del 46%, las mismas que no
agregan valor al proceso.

El alto porcentaje de espera se da por el promedio de tiempo de espera cuando se


efectúa un despacho internacional, y de manera similar al proceso anterior esta
espera no afecta el desarrollo normal de las demás actividades.

En el caso de despachos nacionales, se tiene un cronograma de entregas que debe


ser cumplido de manera cronológica, el tiempo de espera aumenta en el caso de
que el camión demore más de lo planificado en una entrega y adicionalmente
provocará retraso en las demás entregas programadas a continuación.
43

3.3.5 PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado ala empresa 7345 37%
3 Preparación 2205 11%
4 Espera 0 0%
5 Movimiento 30 0%
6 Control 10560 52%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 20145 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 7345
INDICE DE VALOR AGREGADO 36%
Tabla No. 3.8. AVA Gestión Administrativa
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.8, el índice de valor agregado de este
proceso es del 36% con relación a todas las actividades realizadas, de igual manera
las actividades de control tienen un 52%, actividades que no agregan valor al
proceso.

Este proceso al ser netamente gerencial, requiere un alto grado de control, revisión
y aprobación de documentos provenientes de los demás procesos.
44

3.3.6 MACROPROCESO GESTION DE TALENTO HUMANO

3.3.6.1 PROCESO Seleccionar al Personal

N° COMPOSICIÓN DE ACTIVIDADES TIEMPO %


1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado ala empresa 4701 43%
3 Preparación 1170 11%
4 Espera 4896 45%
5 Movimiento 85 1%
6 Control 0 0%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 10857 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 4701
INDICE DE VALOR AGREGADO 43%
Tabla No. 3.9 AVA Seleccionar al Personal
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo
En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en
el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.9, el índice de valor agregado de este
proceso es del 43% con relación a todas las actividades realizadas, y se evidencia
también que las actividades de espera tienen un porcentaje del 45%, las mismas que
no agregan valor al proceso.

El alto puntaje en las actividades de espera se debe a la existencia o no de


requerimiento de personal en la empresa, esta actividad no influye en el desarrollo
de las demás actividades.
45

3.3.6.2 PROCESO Capacitar al Personal


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado ala empresa 5620 27%
3 Preparación 7030 33%
4 Espera 2880 14%
5 Movimiento 1035 5%
6 Control 4380 21%
7 Archivo 90 0%
8 TOTAL 21035 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 5620
INDICE DE VALOR AGREGADO 27%
Tabla No. 3.10. AVA Capacitar al Personal
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.10, el índice de valor agregado de este
proceso es de un 27% con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando
que las actividades de preparación tienen un porcentaje del 33%, las mismas que no
agregan valor al proceso.

Las actividades de preparación con un tiempo alto se producen por el trámite que se
sigue para la búsqueda, identificación y elección de proveedores de capacitación
para el cumplimiento del plan de capacitación anual, además cabe mencionar que
estas actividades se realizan una vez al año.
46

3.3.6.3 PROCESO Manejar Nómina


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
Valor Agregado al cliente 0 0%
Valor agregado ala empresa 1190 50%
Preparación 136 6%
Espera 665 28%
Movimiento 130 5%
Control 275 11%
Archivo 3 0%
TOTAL 2399 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 1190
INDICE DE VALOR AGREGADO 50%
Tabla No. 3.11 AVA Manejar Nómina
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.11, el índice de valor agregado de este
proceso es del 50% con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando que
las actividades de espera tienen un porcentaje de apenas 28%, las mismas que no
agregan valor al proceso.

En su mayor parte el tiempo de espera consiste en el período de prueba al que se


somete al empleado, sin embargo esta actividad no influye en el desarrollo de las
demás actividades. El tiempo de espera aumenta también por el envío del rol de
pagos para la revisión y aprobación de Efectuar asientos contables y en el caso de
que se detecte algún error, se tiene que repetir el rol de pagos
47

3.3.7 PROCESO ALMACENAR MATERIA PRIMA

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 585 3%
3 Preparación 7 0%
4 Espera 14400 69%
5 Movimiento 3125 15%
6 Control 2650 13%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 20777 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 585
INDICE DE VALOR
AGREGADO 3%
Tabla No. 3.12 AVA Almacenar Materia Prima
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.12, el índice de valor agregado de este
proceso es del 3% con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando que
las actividades de espera tienen un excesivo porcentaje del 69%, las actividades de
control tienen un 13%, movimientos un 15%; las mismas que no agregan valor al
proceso.

La razón principal que incide en un alto porcentaje de espera es el período de llegada


de materia prima importada, esta actividad no interfiere en el desarrollo normal del
proceso.

Los tiempos de control se reflejan en la verificación de existencia de material y en el


registro de entrada y salida de materia prima.
48

3.3.8 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA


3.3.8.1 PROCESO Gestión de Contabilidad
3.3.8.1.1 SUBPROCESO Efectuar Asientos Contables

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 2055 45%
3 Preparación 710 16%
4 Espera 60 1%
5 Movimiento 10 0%
6 Control 1720 38%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 4565 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2055
INDICE DE VALOR
AGREGADO 45%
Tabla No. 3.13. AVA Efectuar Asientos Contables
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.13, el índice de valor agregado de este
proceso es de un 45% con relación a todas las actividades realizadas, evidenciando
que las actividades de control tienen un porcentaje considerable del 38%, las mismas
que no agregan valor al proceso.

Este proceso es el supervisor del área contable, además es donde se concentran los
demás documentos generados en los procesos directamente relacionados. Aquí se
realiza la revisión, el control, la corrección y/o aprobación de documentación
financiera, por esta razón se evidencia el alto porcentaje de las actividades de control.
49

3.3.8.1.2 SUBPROCESO Realizar Presupuesto


COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 3907 20%
3 Preparación 6560 33%
4 Espera 960 5%
5 Movimiento 2410 12%
6 Control 5790 29%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 19632 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 3907
INDICE DE VALOR
AGREGADO 20%
Tabla No.3.14 AVA Realizar Presupuesto
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.14, el índice de valor agregado de este
proceso es de un 20% con relación a todas las actividades realizadas, las actividades
de preparación representan un 33%, las mismas que no agregan valor al proceso.

El alto valor de las actividades de preparación se produce debido al incumplimiento


del presupuesto y esto conlleva al replanteamiento del presupuesto de manera
permanente, desperdiciando recursos y tiempo.

Cabe mencionar que la política de trabajar basándose en presupuesto de gastos es


nueva en la imprenta, estas actividades apenas se están ejecutando hace dos años
atrás y se decidió implementar esta política debido al aumento de gastos inesperados
de montos altos en los diferentes departamentos. Una de las razones del
incumplimiento de este plan presupuestario es el inadecuado estudio de datos
históricos de gastos, ya que en lugar de tomar precios promedios de los rubros se
están tomando en cuenta los rubros de menor precio.
50

3.3.8.2 PROCESO Gestión de Caja

3.3.8.2.1 SUBPROCESO Efectuar Cobros y Facturación

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
Valor Agregado al cliente 0 0%
Valor agregado ala empresa 390 39%
Preparación 65 7%
Espera 300 30%
Movimiento 20 2%
Control 205 21%
Archivo 10 1%
TOTAL 990 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 390
INDICE DE VALOR AGREGADO 39%
Tabla No.3.15 AVA Efectuar Cobros y Facturación
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.15, el índice de valor agregado de este
proceso es de un 39% con relación a las demás actividades y se evidencia que las
actividades de espera representan el 30%, las mismas que no agregan valor al
proceso.

La espera se da por el tiempo promedio de espera en recibir la factura firmada por el


cliente, sobre todo cuando se trata de una exportación, sin embargo esta actividad
no interfiere en la realización de las demás que intervienen en el proceso.
51

3.3.8.2.2 SUBPROCESO Efectuar Pagos

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
Valor Agregado al cliente 0 0%
Valor agregado ala empresa 615 23%
Preparación 540 20%
Espera 880 33%
Movimiento 610 23%
Control 25 1%
Archivo 5 0%
TOTAL 2675 100%
TOTAL 615
INDICE DE VALOR AGREGADO 23%
Tabla No. 3.16 AVA Efectuar Pagos
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.16, el índice de valor agregado de este
proceso es de un 23% con relación a las demás actividades y se evidencia que las
actividades de espera representan el 33%, las de movimiento un 23%; las cuales no
agregan valor al proceso.

Los tiempos de espera se deben a que este proceso requiere de aprobaciones y


supervisión permanente de otros procesos relacionados para poder realizar las
demás actividades que son estrictamente secuenciales en su mayoría.
52

3.3.9 PROCESO GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y


SISTEMAS
COMPOSICIÓN DE en
N° ACTIVIDADES horas %
Valor Agregado al cliente 0 0%
Valor agregado ala empresa 6097 54%
Preparación 1920 17%
Espera 1440 13%
Movimiento 20 0%
Control 1800 16%
Archivo 2 0%
TOTAL 11279 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 6097
INDICE DE VALOR AGREGADO 54%
Tabla No. 3.17 AVA Gestión de Mantenimiento de Maquinaria y Sistemas
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

En el anexo 1 se establece el flujo del proceso y el análisis de las actividades que en


el mismo se desarrollan en el anexo 2.

Como se puede observar en la tabla No. 3.17, el índice de valor agregado de este
proceso es de un 54% con relación a las demás actividades y se evidencia que las
de preparación representan el 33%; las cuales no agregan valor al proceso.

Las actividades de preparación se refieren al mantenimiento preventivo y correctivo


que se da a la maquinaria y a los equipos de la empresa y que se realizan de manera
cotidiana.
53

3.4 CUADRO DE INDICADORES


PROCESO: GESTION DE VENTAS
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Eficacia de las Mostrar el porcentaje de lo total de ventas reales / total de
ventas vendido contra lo presupuestado ventas presupuestadas
PROCESO: REALIZAR PRE- PRENSA
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Número de placas Establecer el número de placas total de placas malas/ total de placas
con falla con defecto obtenidas elaboradas
Horas efectivas de Calcular el número de horas de
trabajo trabajo efectivo horas de actividad/ horas totales
PROCESO: REALIZAR PRENSA
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Número de Establecer las impresiones que Total de unidades impresas con falla/
impresiones con falla tienen falla. total de unidades impresas
Horas efectivas de Calcular el número de horas de
trabajo trabajo efectivo horas totales- demoras
Unidades de producción real por
Disponibilidad de Calcular el porcentaje de hora/ unidades de producción teórica
prensas disponibilidad de prensas por hora
SUBPROCESO: DAR ACABADOS EN RUSTICA
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Número de pliegos refilados
Número de hojas planificados/ número de pliegos
refiladas Indicar las unidades refiladas refilados
Horas efectivas de Calcular el número de horas de
trabajo trabajo efectivo horas totales- demoras
Unidades de producción real por
Disponibilidad de Calcular el porcentaje de hora/ unidades de producción teórica
dobladoras disponibilidad de dobladora por hora
SUBPROCESO: DAR ACABADOS EN TAPA DURA
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Establecer el número de
Producto terminado unidades de producto final con Número de tapas adquiridas /
con falla falla número de tapas utilizadas
Horas efectivas de Calcular el número de horas de
trabajo trabajo efectivo horas totales- demoras
PROCESO: ADQUIRIR INSUMOS
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Efectividad en Satisfacer los requerimientos del
cantidad entregada proceso de producción sobre la Cantidad entregada / cantidad
de materiales cantidad de material entregado solicitada
PROCESO: EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Fecha de entrega - fecha de pedido

Medir el nivel de cumplimiento


Tiempo de entrega con los las fechas entrega
54

PROCESO: SELECCIONAR PERSONAL


INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Determinar el número de Total de trabajadores- Total de
Personal no personal no calificado trabajando trabajadores con experiencia y
calificado en la empresa conocimientos del medio
SUBPROCESO: CAPACITAR AL PERSONAL
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Eficacia de Mostrar el cumplimiento del plan Cursos programados/ Cursos
Capacitación de capacitación dictados
SUBPROCESO: MANEJAR NOMINA
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Eficacia en pago de Determinar las inconformidades Total de roles firmados por empleado
sueldos por pago de sueldos según rol - roles devueltos por inconformidad
SUBPROCESO: ALMACENAR MATERIA PRIMA
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Diferencia de Mostrar diferencia de existencias Inventario físico/inventario en el
inventarios en la toma física de inventarios sistema
SUBPROCESO: EFECTUAR ASIENTOS CONTABLES
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Fallas en emisión de
documentos Determinar el índice de errores Numero de errores/ total de
contables en la emisión de documentación documentos emitidos
Determinar el índice de Numero de reprocesos/ total de
Reprocesos reprocesos a efectuarse transacciones
SUBPROCESO: REALIZAR PRESUPUESTO
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Establecer el adecuado uso de
Cumplimiento de los recursos de acuerdo al Recursos presupuestados/ Recursos
presupuesto presupuesto Utilizados
SUBPROCESO: EFECTUAR COBROS Y FACTURACION
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Determinar si el índice de
Rotación de cuentas rotación de cuentas por cobrar Ventas/Cuentas por Cobrar
por cobrar es el adecuado Promedio
SUBPROCESO: EFECTUAR PAGOS
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Determinar si el índice de
Rotación de cuentas rotación de cuentas por pagar es Compras/ Cuentas por Pagar
por pagar el adecuado Promedio
SUBPROCESO: GESTION DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y SISTEMAS
INDICADOR OBJETIVO FORMULA
Mantenimiento a Establecer el índice de Maquinas dañadas/ maquinas
maquinaria reparaciones de maquinaria reparadas
Determinar el índice de
Mantenimiento de necesidad de soporte por Ordenadores dañados/Ordenadores
ordenadores y/o red usuarios reparados
55

3.5 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

Para establecer una propuesta de mejora se debe considerar la reducción de tiempos


de ejecución y tareas que no agregan valor. Adicionalmente se debe analizar la
factibilidad de mejorar o minimizar los procesos de la empresa.

El análisis para la propuesta de mejora se realizará a los procesos que tienen un valor
agregado realmente bajo, ya que no todos los procesos presentan un porcentaje bajo
en el análisis realizado.

3.5.1 PROCESO: GESTIÓN DE VENTAS

Para reducir el tiempo de espera en este proceso se reduce a la mitad el tiempo de


espera de la entrega de prueba de color por parte del cliente, solicitándole la entrega
de la misma en el momento en que se firma el contrato y no después de notificar a
producción.

En la propuesta de mejora (Véase Anexo 3) se establece el flujo de este proceso y la


matriz de actividades con la calificación de valor agregado.

En la tabla No. 3.18 se comprueba que el valor agregado de este proceso mejorado
es del 41% con relación a las demás actividades realizadas.
56

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 482 25%
2 Valor agregado a la empresa 298 16%
3 Preparación 75 4%
4 Espera 480 25%
5 Movimiento 130 7%
6 Control 420 22%
7 Archivo 10 1%
8 TOTAL 1895 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 780
INDICE DE VALOR
AGREGADO 41%
Tabla No. 3.18. AVA Gestión de Ventas (mejorado)
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

3.5.2 MACROPROCESO ELABORAR PRODUCTO

3.5.2.1 PROCESO Realizar Pre- Prensa

El valor agregado en este proceso no varió a pesar de haber aumentado una actividad
de control necesaria para reducir errores en la impresión, que consiste en la revisión
manual de las placas, previo al envío de las mismas al siguiente proceso. Esto
permitirá identificar a tiempo fallas y se evitará no totalmente pero si en gran
porcentaje la impresión de grandes tirajes con fallas por causa de placas.

En la propuesta de mejora (Véase Anexo 3) se establece el flujo de este proceso y


la matriz de actividades con la calificación de valor agregado.

En la tabla No. 3.19 se comprueba que el valor agregado de este proceso


mejorado sigue siendo del 14% con relación a las demás actividades realizadas.
57

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 30 3%
2 Valor agregado a la empresa 135 12%
3 Preparación 730 63%
4 Espera 240 21%
5 Movimiento 18 2%
6 Control 10 1%
7 Archivo 0 0%
8 TOTAL 1163 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 165
INDICE DE VALOR
AGREGADO 14%
Tabla No. 3.19 AVA Realizar Pre- Prensa (mejorado)
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

3.5.2.2 PROCESO Realizar Prensa

Para mejorar este proceso, se procuró reducir los tiempos de espera de los trabajos
en cola, esto se da proponiendo el ingreso de un mismo trabajo a dos imprentas a la
vez en lugar de una sola. Mientras en una máquina se imprime el tiro del trabajo, en
otra se imprime el retiro; como el secado no implica mayor tiempo luego se
intercambia de máquinas y se imprimen los opuestos reduciendo tiempo de impresión
por trabajo.

Esta propuesta implicaría también reorganizar el plan de producción teniendo en


cuenta este concepto.

En la propuesta de mejora (Véase Anexo 3) se establece el flujo de este proceso y la


matriz de actividades con la calificación de valor agregado.

En la tabla No. 3.20 se comprueba que el valor agregado de este proceso mejorado
es del 9% con relación a las demás actividades realizadas.
58

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 36 9%
3 Preparación 192 45%
4 Espera 122 29%
5 Movimiento 7 2%
6 Control 61 14%
7 Archivo 5 1%
8 TOTAL 423 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 36
INDICE DE VALOR
AGREGADO 9%
Tabla No. 3.20 AVA Realizar Prensa (mejorado)
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

3.5.3 PROCESO ADQUIRIR INSUMOS

En este proceso existían actividades repetitivas que se realizan en Almacenar Materia


Prima por lo que su ejecución reiterada en este proceso no tenían sentido así que se
las eliminó del flujo aumentando el valor agregado.

También se reduce el tiempo de espera disminuyendo el valor de demora de llegada


de material, poniendo únicamente el valor a aguardar cada 3 meses, no el período
total de espera para completar las compras anuales.

En la propuesta de mejora (Véase Anexo 3) se establece el flujo de este proceso y la


matriz de actividades con la calificación de valor agregado.

En la tabla No. 3.20 se comprueba que el valor agregado de este proceso mejorado
es del 16% con relación a las demás actividades realizadas.
59

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 2870 16%
3 Preparación 2980 17%
4 Espera 9600 78%
5 Movimiento 2055 12%
6 Control 210 1%
7 Archivo 3 0%
8 TOTAL 17718 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2870
INDICE DE VALOR
AGREGADO 16%
Tabla No. 3.21 AVA Adquirir Insumos (mejorado)
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

3.5.4 PROCESO ALMACENAR MATERIA PRIMA

La mejora en este proceso se da al reducir el tiempo de espera de la llegada de


material, indicando solo el valor que se demora en llegar el material los primeros
cuatro meses del año.

Relacionándose directamente con el proceso anterior, se eliminó la recepción de la


orden de ingreso de materia prima que se generaba en Adquirir Insumos y
posteriormente se la realizaba de nuevo en este proceso.

En la propuesta de mejora (Véase Anexo 3) se establece el flujo de este proceso y la


matriz de actividades con la calificación de valor agregado.

En la tabla No. 3.21 se comprueba que el valor agregado de este proceso mejorado
es del 4% con relación a las demás actividades realizadas, la variación no fue tan
significativa.
60

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 585 4%
3 Preparación 5 0%
4 Espera 7200 53%
5 Movimiento 3125 23%
6 Control 2650 20%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 13575 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 585
INDICE DE VALOR
AGREGADO 4%
Tabla No. 3.22 AVA Almacenar Materia Prima (mejorado)
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo

3.5.5 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA

3.5.5.1 PROCESO: Gestión de Contabilidad

3.5.5.1.1 SUPROCESO Realizar Presupuesto

Para lograr mejor el valor agregado en este proceso se requiere aumentar el tiempo
a ser dedicado a la elaboración del presupuesto, basándose en datos históricos más
reales, tomando valores promedios no los rangos inferiores de precios bajos.

También se deberá implementar en el presupuesto un valor para reprocesos,


permitiendo así obtener proyecciones más reales.

En la propuesta de mejora (Véase Anexo 3) se establece el flujo de este proceso y


la matriz de actividades con la calificación de valor agregado.

En la tabla No. 3.22 se comprueba que el valor agregado de este proceso mejorado
es del 24% con relación a las demás actividades realizadas, la variación no fue tan
significativa.
61

COMPOSICIÓN DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 4387 24%
3 Preparación 6260 35%
4 Espera 960 5%
5 Movimiento 2410 13%
6 Control 4110 23%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 18132 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 4387
INDICE DE VALOR
AGREGADO 24%
Tabla No. 3.23 AVA Realizar Presupuesto (mejorado)
Elaborado por: Ma. Augusta Balarezo
62

CAPITULO 4

4.1 CONCLUSIONES

 Al conocer las actividades que se realizan en la empresa, se pudo determinar


que no se tiene un programa de producción adecuado, el mismo que da lugar
al incumplimiento de los plazos de entrega del producto.

 La falta de control de calidad de placas en Pre – Prensa dan como resultado


trabajos con errores que conllevan a una reimpresión, ocasionando pérdida
de tiempo y dinero para la empresa.

 Se han planteado indicadores de gestión que permitirán evaluar


periódicamente el desempeño de los procesos facilitando así el
establecimiento de acciones preventivas y disminuir las acciones correctivas.

 Mediante el diseño del manual de procesos y el estudio de las actividades que


se realizan en la empresa, permitió identificar aquellas que no generan valor
agregado para la realización de la propuesta de mejora de los procesos que
así lo requieren.

 Para lograr una implementación exitosa de la gestión por procesos y del


presente manual, se requiere del compromiso de todo el personal y su
involucramiento de manera directa.

 La identificación de Procesos y de las actividades correspondientes a cada


uno de ellos nos dan como resultado procesos más lógicos, ordenados e
interrelacionados.
63

 Se pudo determinar que el perfil del personal que labora en la empresa cumple
con los requerimientos establecidos y que se mantiene un plan de capacitación
efectivo.

 El portafolio de productos que ofrece Imprenta Mariscal abarca todos los


sectores del mercado al cual está dirigida la empresa, lo cual constituye una
ventaja competitiva alta.

 Una de las razones para el incumplimiento del presupuesto es la no


contemplación del valor que se incurre en reprocesos (descuentos sobre el
precio de venta al cliente, uso adicional de maquinaria, materia prima y recurso
humano). Adicionalmente se observó que este proceso es nuevo para la
imprenta, por lo que el análisis que se está realizando no cuenta con los
suficientes datos históricos para la realización una proyección adecuada
.

4.2 RECOMENDACIONES

 Mejorar la planificación de la producción, enfocándose en la reducción de


tiempos de espera, procurando la optimización del tiempo de utilización de las
imprentas.

Implementar un sistema de control de calidad en el proceso de Pre- Prensa


para reducir fallas en las mismas.

 Establecer un programa adecuado para la implementación de la


administración por procesos, involucrando a todo el personal, generando una
cultura de compromiso personal con la imprenta.
64

 Implementar los indicadores de gestión propuestos para evaluar resultados de


los procesos y facilitar la toma de decisiones.

 Considerar las propuestas de mejora presentadas para elevar el índice de


desempeño de los procesos analizados.

 Se debe mantener siempre la retroalimentación del cliente hacia la empresa


para mejorar el producto y su entrega, por tal razón se utilizará el indicador de
tiempo de entrega para mejorar los procesos sobre todo productivos.

 Mantener una motivación constante hacia el personal, la misma que se puede


incrementar con una adecuada vía de comunicación e información en la
imprenta, logrando compromiso del personal en el cumplimiento de objetivos.

 No descuidar la actualización en el área tecnológica con la que se podría


optimizar recursos.

 Mantener un alto nivel de calidad en los productos impresos para lograr la


satisfacción del cliente, permitiéndole así incrementar el espacio de mercado
al cual se dirige Imprenta Mariscal.
65

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Arte Final.- Diseño de la impresión que luego de ser corregida se graba para ser
utilizada en la impresión

Calidad.- Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con


los requisitos.

Cliente.- La persona u organización, externa o interna a la empresa, que recibe el


resultado de algún proceso.

Couché.- Tipo de papel a utilizarse en la impresión.

Cuerpo Impresor.- Entidad encargada de marcar las pautas para la impresión.

Imposiciones.- Ingresar el arte digital en un documento base.

Prueba de Color.- Impresión preliminar del arte entregado por el cliente.

Palets.- Gama de colores que utiliza el ejecutivo de cuenta para asesorar al


cliente en la elección de las combinaciones.

Placas.- Películas de metal donde se graba el diseño de la impresión.

PrintReady.- Programa de diseño gráfico

Signstation.- Programa de diseño gráfico

Sistema Entintador.- Técnica de colocación de los colores previo a una


calibración.

Tipos de Acabado.- Existen diversos tipos de acabado: grapado, perforado,


anillado, refilado, etc aplicables a las impresiones.

Tiraje.- Cantidad de material impreso

Transparencias/ Opacos.- Son las impresiones o digitalizaciones en blanco y


negro.
66

BIBLIOGRAFÍA
CADENA JAIME, Apuntes Gerencia de Procesos, EPN, Octubre 2005
HARRINGTON, JAMES. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Mc Graw
Hill. Bogotá. 1996.
MARIÑO NAVARRETE HERNANDO. Gerencia de Procesos. Alfaomega grupo
editor. Colombia. 2002.
FERNÁNDEZ MARIO, El Control, Fundamento de la Gestión por Procesos y la
Calidad Total, Editorial ESIC.
BOSTON CONSULTING GROUP, Boletín Portafolio de Productos, 1970
www.monografias.com
http://www.gestiopolis.com/canales6/mkt/mercadeopuntocom/portafolio-de-
servicios.htm
www.pc-news.com
http://web.jet.es/amozarrain/gestion
www.casanere.gov.ec
67

ANEXO 1: MANUAL DE PROCESOS

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ALCANCE

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

DIAGRAMAS DE FLUJO

RESUMEN DE LOS PROCESOS


68

OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

El manual de procesos para la empresa Imprenta Mariscal tiene como propósito el de


formalizar los procedimientos, mediante la secuencia lógica de sus actividades en su
ejecución, para simplificar y dinamizar su funcionamiento a fin de tratar de mejorar la
calidad de su producto y lograr una mayor eficiencia administrativa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL

a) Simplificar los métodos de trabajo, eliminar las actividades repetitivas y la


papelería innecesaria con el fin de reducir los costos.

b) Establecer formalmente las actividades de trabajo que se realizan para la


realización de los diferentes procesos.

c) Dar fluidez y eficiencia a los procedimientos.

ALCANCE

Mediante el diseño, elaboración y documentación de los procesos de la empresa


Imprenta Mariscal, se logrará mejorar la calidad del producto ofrecido al cliente y
aumentar valor a los mismos, llegando a tener impresiones de mejores
características, que le ayudará a mantener relaciones comerciales a largo plazo con
sus clientes.

Este manual inicia con la identificación de los procesos, así como las entradas y
salidas de los mismos, permitiendo encontrar controles y mecanismos que ayudarán
a reducir desperdicio de recursos y mejorar el rendimiento empresarial.
69

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: A

PROCESO: GESTION DE VENTAS


No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Mediante una llamada telefónica o
1 Ubicar al cliente Ventas personalmente se procede al Ejecutivos de
contacto con el cliente. Venta
Investigar sobre posibles
Realizar seguimiento necesidades del cliente para
2 Ventas
a cliente ofrecerle el servicio que podría Ejecutivos de
requerir. Venta
Ingresar datos del cliente (en el
Incluir a cliente caso de haber concretado el
3 Ventas
potencial contacto)para alimentar base de Ejecutivos de
datos personal. Venta
Determinar Establecer la necesidad real del Ejecutivos de
4 Ventas
necesidad del cliente cliente. Venta
Se asesora al cliente para que elija
5 Asesorar al cliente Ventas todas la opciones que tiene para Ejecutivos de
que tome la mejor decisión. Venta
Con base al requerimiento del
cliente se realiza una cotización
6 Elaborar oferta Ventas
para establecer precios, materiales Ejecutivos de
y tiempos de entrega Venta
Se entrega la cotización a cliente
Presentar oferta a
7 Ventas para establecer su aprobación o no Ejecutivos de
cliente
de la misma Venta
Aceptada la cotización, se
Negociar términos de negocian los términos de pago y
8 Ventas
trabajo a realizar fechas de entrega de las Ejecutivos de
impresiones Venta
Con base al requerimiento del
Coordinar con cliente se establece con
9 producción fechas de Ventas producción factibilidad de entrega
producción de impresiones en fecha Ejecutivos de
establecida Venta
Se elabora el contrato para la firma
del cliente que compromete a las
10 Elaborar contrato Ventas
dos partes en la prestación del Ejecutivos de
servicio de impresión Venta
Se entrega contrato a cliente para
Entregar contrato a
11 Ventas su firma, si está inconforme se Ejecutivos de
cliente
reestructura términos de contrato. Venta
70

Se registra en el sistema el pedido


Elaborar Orden de y se imprime una Orden de Ventas
12 Ventas
ventas que es un documento de registro Ejecutivos de
interno Venta
Entregar copias de Se entregan copias del documento
orden de ventas a interno para trámites
13 Ventas
facturación y independientes en facturación y Ejecutivos de
producción producción Venta
Se receptan los artes de impresión
Recibir arte de
14 Ventas del cliente para empezar el Ejecutivos de
cliente
proceso de impresión Venta
Entregar el arte a Pre- Prensa para
Entregar arte a Pre-
15 Ventas que se realice el proceso Ejecutivos de
Prensa
correspondiente Venta
Impresión de prueba Pre- Esperar que la prueba de color sea
16
de color Prensa entregada por Pre- Prensa Pre- Prensista
Una vez recibida la prueba de color
Entregar prueba de se la entrega al cliente para que
17 Ventas
color a cliente sea revisada, corregida y/o Ejecutivos de
aprobada Venta
El cliente nos informa si la prueba
de color realizada está conforme a
Validar prueba de lo solicitado o en el caso de
18 Ventas
color inconformidad se notifica a Pre-
Prensa para realizar una nueva Ejecutivos de
prueba de color Venta
Notificar conformidad Si no existen cambios se notifica a
19 Pre- prensa
a Pre- Prensa Pre- Prensa para su conocimiento. Pre- Prensista
Se pone de acuerdo con los
Realizar seguimiento encargados del proceso productivo
20 Ventas
de impresión la fecha, hora y lugar del despacho Ejecutivos de
del pedido. Venta
Coordinar con los procesos
productivos un seguimiento del
Negociar con cliente
desarrollo de la impresión y en el
21 nuevo plazo de Ventas
caso de existir retraso en la fecha
entrega
de entrega negociar con el cliente Ejecutivos de
nueva fecha de entrega de pedido Venta
Informar a cliente Notificar al cliente acerca de la
22 detalles del Ventas hora, lugar, medio de envío y
Ejecutivos de
despacho fecha del despacho del producto.
Venta
Permanecer en contacto con el
Realizar seguimiento cliente y con Despachos para
23 Ventas
de entrega de trabajo asegurarse de la entrega del Ejecutivos de
material. Venta
Registrar actividades diarias por
Elaborar reporte de ejecutivo de ventas en sistema
24 Ventas
ventas para control de cumplimiento de Ejecutivos de
metas de ventas Venta
Mantener un registro y archivo de
Archivar
25 Ventas documentación que respalda las Ejecutivos de
documentación
ventas realizadas. Venta
71

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACION DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: A

PROCESO: GESTION DE VENTAS


Objetivo: Buscar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de requisitos y
normas establecidas en el proceso de ventas, optimizando tiempo y demás recursos.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

- Establecimiento de metas
- Plan estratégico en ventas para lograr - Metas de
E ---------- (de ventas) objetivos ventas A ----------

-Necesidad del - Asesoramiento oferta de -Cotización de


---------- Cliente cliente servicio servicio ---------- Cliente

-Aprobación de - Coordinar con Producción


---------- Cliente oferta fechas para impresión - Contrato B.1 Cliente

- Orden de B.1
---------- Cliente -Contrato firmado - Elaborar Orden de Ventas Ventas H.2.1 ----------
- Entregar arte a Pre- - Prueba de
---------- Cliente -Arte digital Prensa color B.1 ----------
- Validar prueba de color - Prueba de
B.1 ---------- - Prueba de color con cliente color aprobada B.1 Cliente
- Analizar desempeño para
- Reportes de elaborar Informe de ventas - Informe de A
A ---------- ejecutivos diario mensual Ventas mensual H.1.2 Cliente
72

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DEVENTAS CODIFICACION: A EDICION No.00
PROPIETARIO DEL PROCESO: GERENTE DE VENTAS REQUISITO DE LA NORMA:7,2 FECHA:
ALCANCE:AREA DE VENTAS
RECURSOS
FISICOS: Ms Office, File Maker, Impresora, Correo Electrónico, Instalaciones RRHH: Gerente de Ventas, Ejecutivos de Cuenta,
Mensajero
TECNICOS: Computadora, Teléfono, celular, fax, copiadora, red network

PROCESO
► Ubicar al cliente
► Realizar seguimiento a cliente
► Incluir a cliente potencial
► Determinar necesidad del cliente
► Asesorar al cliente
► Elaborar oferta
► Presentar oferta a cliente
ENTRADAS ► Negociar términos de trabajo a realizar
Plan estratégico ► Coordinar con producción fechas de producción
Necesidad del cliente ► Elaborar contrato
Aprobación de oferta ► Entregar contrato a cliente
Contrato firmado ► Elaborar Orden de ventas
Arte digital ► Entregar copias de orden de ventas a fact. y producc.
Prueba de color ► Recibir arte de cliente
Reportes de ejecutivos diario ► Entregar arte a Pre- Prensa
► Impresión de prueba de color
► Entregar prueba de color a cliente
► Validar prueba de color
INDICADORES ► Notificar conformidad a Pre- Prensa
total de ventas reales / total de ► Realizar seguimiento de impresión
ventas presupuestadas ► Negociar con cliente nuevo plazo de entrega
► Informar a cliente detalles del despacho
► Realizar seguimiento de entrega de trabajo
► Elaborar reporte de ventas
► Archivar documentación
OBJETIVO
Buscar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de requisitos
ELABORADO POR y normas establecidas en el proceso de ventas, optimizando tiempo y
demás recursos.
73

PR O C ESO : G ESTIO N D E VEN TA S C Ó D IG O : A

H O JA 1 D E

Ventas Pre- Prensa

3
Ela borar O rden de
Inicio
V en tas

Orden de ventas
U bicar a l cliente

R ealiza r E ntre gar cop ias a


seg uim iento al No P rod ucción y a
clie nte Facturación

S e concreta R ecibir arte de


contacto ? cliente

Si

Incluir a cliente E ntregar a rte a P re- R ealizar P re-


pote ncial P rensa Pre nsa

D eterm inar
Im pre sión de
necesidad de l
p rue ba de color
clie nte

En tregar p rue ba de
A sesorar al cliente color a clie nte

Si
V alidar prueba de
E laborar o ferta
color

2
C otización Existen E laborar repo rte de
cam bios? activid ad es d iario

No No

P rese ntar oferta a N otificar


R e gistrar en
clie nte No conform id ad a P re-
siste m a
P rensa

R ealizar
A probación de A rch ivar
especificación de
C liente? docu m enta ción
despacho

Si
N otifica r D ocum e
N egociar térm inos
e specificación de ntación
de trabajo a
entrega a
realiza r
D esp achos

C oordinar con R ealizar


P roducción fech as segu im iento de F in
de im presión im presión

R etraso en
E labo rar contrato fecha d e
e ntrega?

Si
2
C ontra to N eg ociar con clie
No
nte nuevo pla zo

Si

Inform ar a clien te
En tregar contrato a
de talles del
cliente para firm a
despacho

Inco nform idad R ealizar


en segu im iento de
contrato? entreg a de trabajo
74

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO


PROCESO: B.1 REALIZAR PRE-PRENSA

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE


1 Pre- Receptar orden de ventas que respalda Pre Prensista
Recibir orden de ventas Prensa encargado
impresión de prueba de color
Recibir arte digital Pre- Se recepta el arte digital de ejecutivo de
2 Prensa
entregado por el cliente cuenta encargado que envió el cliente Pre Prensista
3 Realizar orden de Pre- Jefe de
Prensa Elaborar orden de producción Producción
producción
Se abre el documento para revisar el
contenido del arte, colores, tamaños,
gráficos y demás detalles propios del
diseño de la impresión. Si algún detalle
Revisar especificaciones Pre-
4 indispensable que se requiera para efectuar
de arte Prensa
la prueba de color no está, se envía el arte
a Gestión de Ventas para que el ejecutivo
se encargue de comunicarle al cliente la
información que se requiere Pre Prensista
Escanear originales Dependiendo del tipo de arte entregado por
Pre-
5 (transparencias y el cliente se escanean fotos necesarias
Prensa
opacos) para ser insertadas en el diseño Pre Prensista
Ya con toda la información necesaria se
Crear imposiciones en
Pre- crean imposiciones en programas
6 Signastation para
Prensa especiales para editar los textos, gráficos y
Printready demás para ingresar la información. Pre-Prensista
La prueba de color (colour proof) es la
simulación en un periférico B ( una
impresora o un monitor) de cómo será la
salida en otro periférico A (una imprenta
Pre-
7 Imprimir Prueba de Color litográfica offset, por ejemplo). Un requisito
Prensa
necesario para que esta prueba tenga algún
sentido es que el gamut de colores
del periférico B sea más amplio que el
gamut del periférico A. Pre Prensista
Se entrega la prueba de color a ejecutivo
Entregar prueba de color Pre- correspondiente para que sea revisada y
8
a ejecutivo Prensa firmada por el cliente para luego de efectuar
correcciones en el caso de que existan Pre Prensista
Se espera que el ejecutivo de ventas
entregue a pre- prensa la prueba de color
con cambios en el caso de que existan o
aprobadas
Esperar prueba de color
9 Ventas
revisada por cliente

Ejecutivo de
Ventas
75

El ejecutivo de ventas entrega a pre


Recibir prueba de color prensista la prueba de color revisada y
10 Ventas
revisada por cliente firmada
Pre Prensista
Aprobada la prueba de color por el cliente
Elaborar placas de Pre- se procede a elaborar las placas que
11
impresión Prensa servirán para el proceso de impresión final
del trabajo Pre Prensista
Con la prueba de color aprobada por el
Envío de prueba de
Pre- cliente, se entrega a Prensa esta prueba
12 color, arte y placas a
Prensa con el arte final para realizar impresión
Prensa
definitiva Pre Prensista
76

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACIÓN DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO


PROCESO: B. 1 REALIZAR PRE-PRENSA

Objetivo: Digitalizar las imágenes y convertir la información digital en pruebas de


color, pruebas de imposición y placas para las prensas.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

- Recepción de arte
digital para revisión y - Diseño
organización de la preliminar de
A ---------- - Arte digital información Impresión B.1 ----------
- Registro de detalles
- Especificaciones específicos de
A ---------- de arte impresión -Prueba de color A ----------

- Cambios de - Realizar cambios - Nueva prueba


A Cliente prueba de color realizados por cliente de color A Cliente
- Prueba de color - Elaborar placas para
A aprobada impresión - Placas B.1
77

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO: REALIZAR PRE-PRENSA CODIFICACION: B.1 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE PRODUCCION REQUISITO DE LA NORMA:7.1/7.5/7.6 FECHA:


ALCANCE:PRE PRENSA, PRENSA, ENCUADERNACION Y ACABADOS
RECURSOS
RRHH: Jefe de Pre Prensa,Operador Desktop
FISICOS: Ms Office, File Maker, Printready, Programas de Adobe, Sistemas Operativos Windows y Publishing, Operador Escaner, O perador de CTP
Mcintosh, insumos, placas, papel de plotter, instalaciones, archivadores, cintas, artes
TECNICOS: Computadoras Apple, sevidores IBM, teléfono, proyector, comunicación vía microonda, impresora, internet, red networ k

PROCESO
► Recibir orden de ventas
► Realizar orden de producción
► Recibir arte digital entregado por el cliente
► Revisar especificaciones de arte
► Escanear originales (transparencias y opacos)
► Crear imposiciones en Signastation para Printready
► Imprimir Prueba de Color
ENTRADAS ► Entregar prueba de color a ejecutivo
Arte digital ► Esperar prueba de color revisada por cliente
Especificaciones de arte ► Recibir prueba de color revisada por cliente
Cambios de prueba de color ► Elaborar placas de impresión
Prueba de color aprobada ► Envío de prueba de color, arte y placas a Prensa

INDICADORES
total de placas malas/ total de
placas elaboradas

horas de actividad/ horas totales

OBJETIVO

ELABORADO POR Digitalizar las imágenes y convertir la información digital en pruebas de color,
pruebas de imposición y placas para las prensas.

CONTROLES
Manual de equipos y software
Manuales de Procedimientos de PrePrensa
Plan de calibración de monitores, escáner y plotter
78

M A C R O P R O C E S O: E LA B O R A R P R O D U C T O C Ó D IG O: B
P R O C E S O : B .1 R e alizar P re- Prensa
HOJA1DE

Ven tas Pre- Pren sa Pren sa C liente

Inicio

E nvia r orden de
R ecibir orden de
ventas a P re-
ve ntas
P re nsa

R e cibir arte digita l


en tre gad o p or
clien te

R ea lizar ord en de
C liente
p rod ucción

R evisa r
e sp écificacio nes de
a rte

E scane ar
origin ales
(tran spare ncias y
opa cos)

C rea r im posicione s
en S igna station
p ara P rin tread y

C rear
c om posicione s de
texto s e im á gene s
en ap licacione s

Im p rim ir pru eba de


colo r

Si

P rue ba de color

E ntreg ar a
ejecu tivo de ven tas

E spe rar prueb a de


color revisad a p or
clien te

R e cibir prue ba de
color revisada p or
clie nte

E xisten
ca m bios?

No

E labo ra r placa s
para im p resión

E nviar placas a
P re nsa
P re nsa

F in
79

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO


PROCESO: B.2 REALIZAR PRENSA
No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Recibir placas de Se recepta de Pre- Prensa las placas
1 Prensa
Pre- Prensa que se utilizarán en la impresión Prensista
Se revisa el cronograma de impresión
para asignar el turno de impresión del
Determinar turno de
2 Prensa trabajo, si existe trabajos en cola se
impresión
espera y de lo contrario se registra
ingreso del trabajo. Jefe de Producción
Antes de ingresar el trabajo se
Establecer tipo de
3 Prensa determina el tipo de impresión que se
trabajo a realizar
requiere y los materiales a utilizarse. Prensista
Emitir orden de Se elabora una una orden de pedido
4 requisición de Prensa especificando tipo y cantidad de
materiales material a utilizarse en la impresión Prensista
Enviar requisición de Se envía la requisición de materiales a
5 Prensa
material a bodega bodega para que se realice el traslado Prensista
Se espera la llegada de material de
Esperar llegada de
6 Prensa bodega para empezar el proceso de
material
impresión Prensista
Se determina la máquina que imprima
Determinar a que
el trabajo dependiendo de las
7 máquina enviar la Prensa
características del mismo y la cantidad
impresión
de impresiones. Jefe de Producción
Se regula y revisa el sistema de
Revisar sistema de
8 Prensa humectación automático de las
humectación
imprentas Ayudante de Prensa
Con los cuatro colores principales
(CMYK) se puede obtener casi todos
los tonos, pero puede ser difícil
obtener un tono muy exacto. En tal
caso se usará una tinta directa. Las
Revisar sistema tintas directas están mezcladas
9 entintador y cuerpo Prensa exactamente, no formadas por la
impresos sobreimposición de puntos, por lo que
dan el tono exacto deseado. Para
especificar el tono, se basa en una
guía Pantone. En el caso de que
exista algún daño se comunica a
mantenimiento Ayudante de Prensa
80

La imposición es la asignación o
acomodo de páginas en el pliego de
impresión. Es necesario dejar espacio
para las pinzas (en caso de que se
utilice un sistema planográfico como lo
Alimentación de es el offset). Aprox .5 cm para cada
10 Prensa
papel a la prensa una. Si se va a imprimir frente y vuelta
se hace que el mismo número de
tintas quede del mismo lado para que
así el pilego sólo pase una vez. Lo
mismo se hace si se necesita imprimir
de vuelta. Ayudante de Prensa
Se colocan las placas guías en la
máquina impresora, el original
mecánico que tiene todos los
11 Colocar placas Prensa elementos que componen el impreso
pero en alto contraste. En pocas
palabras la base de diseño para una
publicación. Ayudante de Prensa
Ajuste de la primera Se verifica la correcta colocación del
12 Prensa
hoja papel en la prensa para evitar atascos Ayudante de Prensa
Impresión de arte Se realiza la impresión de producto
13 Prensa
final final Prensista
Esperar secado de
14 Prensa Se deja secar las impresiones
tinta Prensista
Se marcan las paletas que se
15 Marcar palets Prensa
obtienen de las impresiones Prensista
Se comprueba que las cantidades
Verificar errores de impresas sean las requeridas y que
16 Prensa
impresión en tiraje contenga lo especificado por el
cliente. Prensista
Se ingresa información sobre posibles
defectos en el momento de la
Registrar datos en
impresión ya sea por causa de la
17 hoja de items de Prensa
maquinaría, operarios o sucesos
defectos
imprevistos durante el proceso de
impresión Prensista
Envío de material Se traslada las impresiones al proceso
18 Prensa
impreso a despacho de empacado y despacho Prensista
Las placas que son la guía de
impresión se las archiva con las
especificaciones correspondientes:
19 Archivar placas Prensa tipo de trabajo, nombre de cliente,
cantidades impresas, fechas y
encargado del trabajo. Todo esto
como respaldo Prensista
81

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACION DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO

PROCESO: B. 2 REALIZAR PRENSA

Objetivo: Imprimir pliegos en prensas offset cumpliendo estándares de calidad


requeridos por el cliente.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

- Analizar fechas de
- Ordenes de trabajos para asignar - Cronograma
B.2 ---------- Producción turno de impresión de Impresión B.2 ----------

- Materiales e - Producto
G insumos - Impresión final impreso B.3
- Realizar identificación - Placas
B.1 ---------- - Placas de colores para palets etiquetadas B.2 ----------
- Registrar datos en
- Producto hoja de items con - Reporte de
B.2 impreso defectos defectos E ----------
82

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO: REALIZAR PRENSA CODIFICACION: B.2 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE PRENSAS REQUISITO DE LA NORMA:7.1/7.5/7.6 FECHA:


ALCANCE:PRENSA
RECURSOS
FISICOS: Ms Office, File Maker,Atd statistic software, materia prima, tintas, RRHH: Jefe de Prensa,Prensistas, Ayudantes de Prensa
placas,instalaciones,archivadores
TECNICOS:Prensas :Offset, Minerva, Plana.

PROCESO
► Recibir placas de Pre- Prensa
► Determinar turno de impresión
► Establecer tipo de trabajo a realizar
► Emitir orden de requisición de materiales
► Enviar requisición de material a bodega
► Esperar llegada de material
► Determinar a que máquina enviar la impresión
ENTRADAS ► Revisar sistema de humectación
Ordenes de produccion ► Revisar sistema entintador y cuerpo impresos
Materiales e insumos ► Alimentación de papel a la prensa
Placas ► Colocar placas
Producto impreso ► Ajuste de la primera hoja
► Impresión de arte final
► Esperar secado de tinta
► Marcar palets
► Verificar errores de impresión en tiraje
► Registrar datos en hoja de items de defectos
► Envío de material impreso a despacho
INDICADORES ► Archivar placas
Total de unidades impresas con ►
falla/ total de unidades impresas
horas totales- demoras
Unidades de produccion real por
hora/ unidades de produccion
teorica por hora
OBJETIVO
Imprimir pliegos en prensas offset cumpliendo estándares de calidad
ELABORADO POR requeridos por el cliente.

CONTROLES
Manual Técnico de la Industria Gráfica
CASAL Consultores
83

M A C R O P R O C E S O : E L A B O R A R P R O D U C TO C Ó D IG O : B
P R O C E S O : B .2 R ealizar P re nsa
HOJA1DE

P ren sa B odega P re -P re n sa M a n te n im ien to

In icio

A lm ace nar
M a te ria
R e cibir placas de P rim a
3
P re - P ren sa

T urn o de im pre sión


D eterm in ar tu rno
de im presió n
No

P u ede in gre sa r
a im p re siön?

Si

E sta blece r tip o de


trab ajo a re alizar

E m itir ode n de
re qu isición de
m ateriales

R eq uisiciòn de 2
m ate riale s S ecad o d e tin ta

E n viar req uisición


de m a te rial a M arcar pa lets
B ode ga

V erificar erro res de


Lle ga da de m a terial im pre sión en tiraje

D eterm ina r a que R egistra r da to s e n


m áq uina e nviar la ho ja d e item s d e
im presión defectos

R evisa r siste m a de E xis te n e rrore s


hum e ctación de im pre sió n?

No

E nvío d e m a te rial 1
R evisar sis te m a
im p reso a
entin ta dor y cue rpo
acab ad o s
im p resor

G e stión de
Si P re-P rens a M an te ni- m
E xiste proble m a Inform a r de ien to y..
Si prob lem a a A rch iva r p lacas
co n sistem a?
M an te nim ien to

No 3 2

A lim e ntación de P laca s


2 R e visión de
pa pel a la p re nsa siste m a

C olo ca r placas 1 F in

A ju star la prim e ra
h oja

Im p resión d e arte
final
84

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO


PROCESO: ENCUADERNAR Y DAR ACABADOS
SUBPROCESO: B.3.1 DAR ACABADO EN RUSTICA

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE


Recibir impresiones de Encuadernación Ingresa el producto impreso con Jefe de
1
prensa y Acabados especificaciones de cantidades Encuadernación
Ubicar las impresiones en la
Colocar impresiones en Encuadernación
2 máquina dobladora Ayudante de
dobladora y Acabados
correspondiente Encuadernación
Se calibra la máquina dependiendo
Doblar pliegos según Encuadernación
3 del tipo de doblez y la ubicación Ayudante de
especificaciones y Acabados
del mismo en el pliego Encuadernación
Se colocan los pliegos en la
Refilar pliegos según Encuadernación guillotina y se cortan los pliegos
4
tamaño requerido y Acabados dependiendo de las dimensiones Ayudante de
especificadas Encuadernación
Si requiere grapado se determina a
que máquina grapadora enviar y si
existen trabajos en cola para
grapar, de no requerir grapado se
Determinar si requiere Encuadernación envían los pliegos a la coladora, de
5
grapado o encolado y Acabados igual modo se selecciona la
encoladora y se determina si
existen trabajos en cola. Se
realiza el grapado o encolado Ayudantes de
según corresponda Encuadernación
Dependiendo del tipo de trabajo a
Seleccionar grapadora Encuadernación realizarse se selecciona la
6
o coladora y Acabados grapadora o encoladora Jefe de
respectivamente Encuadernación
En el caso de que existan trabajos
Esperar turno para Encuadernación en cola se espera el turno para
7
grapar o encolar y Acabados ingreso del trabajo a la grapadora Ayudantes de
o encoladora según el caso. Encuadernación
Se colocan los pliegos en la
Colocar impresiones en Encuadernación
8 grapadora o encoladora para Ayudantes de
grapadora o encoladora y Acabados
iniciar con el proceso Encuadernación
Se calibra la máquina dependiendo
Configurar grapadora o Encuadernación
9 de la cantidad de pliegos a grapar Ayudantes de
encoladora y Acabados
o encolar Encuadernación
Realizar grapado o Encuadernación Se realiza el grapado o encolado Ayudantes de
10
encolado y Acabados dependiendo del caso Encuadernación
En el caso de que los pliegos
hayan sido encolados se tiene que
esperar el sacado de la cola para
Esperar secado de Encuadernación
11 continuar con el proceso
pliegos y Acabados
Ayudante de
Encuadernación
85

Se establece si los pliegos


Determinar si los requieres troquelado de ser así se
Encuadernación
12 pliegos requieren elabora el troquel, se lo pega
y Acabados
troquel manualmente y se espera el Ayudantes de
secado del troquel Encuadernación
Se espera que los pliegos con
Esperar secado de Encuadernación troquel se sequen para seguir con
13
pliegos con troquel y Acabados el proceso sin que se desarme el Ayudantes de
troquel inserto Encuadernación
Se revisa el acabado del trabajo
realizado para ver si existen
imperfecciones o faltantes, si
Verificar conformidad Encuadernación existe algún problema se lo
14
de acabado y Acabados registra en la matriz de no
conformidades y este reporte se lo
envía a Pre- Prensa para su Jefe de
registro Encuadernación
Si no existe ninguna inconformidad
Registrar conformidad Encuadernación
15 se registra la conformidad del Jefe de
en formulario de control y Acabados
trabajo en un formulario de control Encuadernación
Se cuentan las unidades de
Encuadernación
16 Contabilizar unidades producto terminado para registro Ayudantes de
y Acabados
interno. Encuadernación
De acuerdo a las especificaciones
del cliente se coloca el producto en
Colocar en cajas y Encuadernación
17 cajas dependiendo de las unidades
etiquetarlas y Acabados
establecidas para el despacho y se Ayudantes de
las etiqueta indicando cantidades. Encuadernación
Registrar el número de guía de
Elaborar guía de
Encuadernación remisión correspondiente para el
18 remisión para despacho
y Acabados respectivo despacho del material y Jefe de
y bodega
se lo imprime. Encuadernación
Se envían las cajas del material a
Enviar cajas a Encuadernación
19 despachos adjuntando guía de Ayudantes de
despacho y Acabados
remisión Encuadernación
Se elabora un reporte mensual
20 indicando el tipo de acabado
Elaborar reporte Encuadernación
realizado en los trabajos
mensual y Acabados
entregados en el mes para control Jefe de
y registro interno Encuadernación
Archivar documentación que
Encuadernación
21 Archivar documentación respalde el trabajo entregado a Ayudantes de
y Acabados
despacho Encuadernación
86

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACION DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO

PROCESO: ENCUADERNAR Y DAR ACABADOS

SUBPROCESO: B.3.1 DAR ACABADO EN RUSTICA

Objetivo: Realizar el acabado en rústica a pliegos impresos en producto


terminado que cumpla estándares de calidad requeridos por el cliente.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

- Analizar tipo de
trabajo y fechas de
- Ordenes de entrega para asignar - Cronograma de
B.2 ---------- Producción máquina acabado B.3.1 ----------
- Registro de detalle
- Especificaciones concreto de tipo de
B.2 de tipo de trabajo acabado a realizarse - Especificaciones B.3.1
- Recepción de
material impreso para - Material con
B.2 ---------- - Material Impreso acabados acabados D ----------
- Registrar
- Material con inconformidades en - Matriz de no B.3.1
B.3.1 ---------- acabados matriz conformidades E ----------
-Material con - Reporte de salida de - Reporte de salida D
B.3.1 ---------- acabados material a despacho de material B.3.1 ----------
87

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:DAR ACABADO EN RUSTICA CODIFICACION: B.3.1 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE ENCUADERNACION REQUISITO DE LA NORMA:7.1/7.5/7.6 FECHA:


ALCANCE:ENCUADERNACION Y ACABADOS
RECURSOS
FISICOS: Ms Office, File Maker,instalaciones, materia prima, insumos RRHH: Asistente de acabado, operadores de
encuadernación, guillotineros, plegadores, auxiliares de
TECNICOS:Plegadoras, guillotinas,grapadoras, encoladoras, montacargas

PROCESO
► Recibir impresiones de prensa
► Colocar impresiones en dobladora
► Doblar pliegos según especificaciones
► Refilar pliegos según tamaño requerido
► Determinar si requiere grapado o encolado
► Seleccionar grapadora o coladora
► Esperar turno para grapar o encolar
ENTRADAS ► Colocar impresiones en grapadora o encoladora
Ordenes de producción ► Configurar grapadora o encoladora

► Esperar secado de pliegos


Especificaciones tipo de trabajo ► Deterrminar si los pliegos requieren troquel
Material impreso ► Verificar conformidad de acabado
► Registrar conformidad en formulario de control
Material con acabados ► Contabilizar unidades
► Colocar en cajas y etiquetarlas
► Elaborar guia de remisión para despacho y bodega
► Enviar cajas a despacho
► Elaborar reporte mensual
INDICADORES ► Archivar documentación
Número de pliegos planificados
refilados/número de pliegos refilados

OBJETIVO
Realizar el acabado en rústica a pliegos impresos en producto terminado que
ELABORADO POR cumpla estándares de calidad requeridos por el cliente.

CONTROLES
Manual Técnico de la Industria Gráfica
Manual de operación de maquinaria
Instructivo para encuadernación tapa dura y encolado
88

M ACR OPR OCE SO: ELAB OR AR P RODU CTO C Ó D IG O : B


SU BPR OCE SO:B.3 Encuadernar y dar Acabados
PR OCE SO:B.3.1 Dar A cabado en Rústica H O JA 1 D E

Encuadernación

Inicio

R ecibir im presiones
de P rensa

C olocar
im presiones en
dobladora

D oblar pliegos
según
especificaciones

Enviar a encolado
R efilar de nuevo
según tam año
requerido
No
S eleccionar
encoladora
R equiere
grapado? No

Si H ay trabajos
C olocar
en cola? im presiones en
S eleccionar encoladora
grapadora Si

Turno para encolar C onfigurar


encoladora
H ay trabajos
en cola ?
No

Si C olocar
im presiones en Encolar pliegos
grapadora
Turno para grapar

C onfigurar S ecado de pliegos


grapadora encolados

Grapar pliegos Elaborar troquel

Verificar
conform idad de C ortar troquel
acabado

R egistrar en m atriz
de no conformidad No P egar
A cabado
m anualm ente
conform e?
troquel
E nviar reporte de
Si
no conform idad a
Pre- Prensa R egistrar
conform idad en
form ulario de S ecado de troquel
control

Pre- Prensa
3 E laborar guia de
C ontabilizar
rem isión para
unidades
despacho y bodega
E laborar reporte
m ensual

Guia de rem isión C olocar en cajas y


etiquetarlas
A rchivar
docum entación

Enviar cajas a
despacho D ocum en
tación
Fin
89

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO


PROCESO: ENCUADERNAR Y DAR ACABADOS
SUBPROCESO: B.3.2 DAR ACABADO EN TAPA DURA

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Recibir impresiones Encuadernación Ingresa el producto impreso con


1 Jefe de
de prensa y Acabados especificaciones de cantidades
Encuadernación
Ubicar las impresiones en la
Colocar impresiones Encuadernación
2 máquina dobladora Ayudante de
en dobladora y Acabados
correspondiente Encuadernación
Se calibra la máquina
Doblar pliegos según Encuadernación
3 dependiendo del tipo de doblez y Ayudante de
especificaciones y Acabados
la ubicación del mismo en el pliego Encuadernación
Se colocan los pliegos en la
Refilar pliegos según Encuadernación guillotina y se cortan los pliegos
4
tamaño requerido y Acabados dependiendo de las dimensiones Ayudante de
especificadas Encuadernación
Se determina la máquina cosedora
Seleccionar máquina Encuadernación
5 para realizar el cosido de los Ayudantes de
cosedora y Acabados
pliegos Encuadernación
En el caso de que existan trabajos
Esperar turno para Encuadernación
6 en cola se espera el turno para Ayudante de
coser y Acabados
coser los pliegos Encuadernación

Encuadernación Se colocan los pliegos en la


7 Enviar a cosedora Ayudantes de
y Acabados cosedora seleccionada
Encuadernación
Se configura la cosedora
Encuadernación
8 Configurar cosedora dependiendo del tamaño y Jefe de
y Acabados
volumen de los pliegos a coser Encuadernación

Encuadernación Se cosen los pliegos y se los


9 Coser pliegos Ayudantes de
y Acabados envía a la encoladora
Encuadernación
Se determina la máquina
encoladora para realizar el pegado
Seleccionar Encuadernación
10 de los pliegos, se verifica si
encoladora y Acabados
existen trabajos en cola, de existir Ayudantes de
se espera el turno de encolado Encuadernación
Se configura la encoladora
Configurar Encuadernación
11 dependiendo del volumen del Jefe de
encoladora y Acabados
trabajo a realizar Encuadernación

Encuadernación Se encolan los pliegos en la


12 Encolar pliegos Ayudantes de
y Acabados máquina
Encuadernación
90

Esperar que se sequen los pliegos


Secado de pliegos Encuadernación
13 encolados Ayudantes de
encolados y Acabados
Encuadernación
Se establece si los pliegos
requieres troquelado de ser asa se
elabora el troquel, se lo pega
Determinar si los
Encuadernación manualmente y se espera el
14 pliegos requieren
y Acabados secado del troquel. En el caso de
troquel
no requerir troquel se pegan las
tapas manualmente al empastado Ayudantes de
y se espera su secado Encuadernación

Esperar secado de Encuadernación Se procede a esperar el secado


15 Ayudante de
pliegos con troquel y Acabados de las tapas
Encuadernación
Se revisa el acabado del trabajo
realizado para ver si existen
imperfecciones o faltantes, si
Verificar conformidad Encuadernación existe algún problema se lo
16
de acabado y Acabados registra en la matriz de no
conformidades y este reporte se lo
envía a Pre- Prensa para su Jefe de
registro Encuadernación
Si no existe ninguna
Registrar conformidad
Encuadernación inconformidad se registra la
17 en formulario de
y Acabados conformidad del trabajo en un Jefe de
control
formulario de control Encuadernación
Se cuentan las unidades de
Encuadernación
18 Contabilizar unidades producto terminado para registro Ayudantes de
y Acabados
interno. Encuadernación
De acuerdo a las especificaciones
del cliente se coloca el producto
Colocar en cajas y Encuadernación en cajas dependiendo de las
19
etiquetarlas y Acabados unidades establecidas para el
despacho y se las etiqueta Ayudantes de
indicando cantidades. Encuadernación
Registrar el número de guía de
Elaborar guía de
Encuadernación remisión correspondiente para el
20 remisión para
y Acabados respectivo despacho del material y Jefe de
despacho y bodega se lo imprime. Encuadernación
Se envían las cajas del material a
Enviar cajas a Encuadernación
21 despachos adjuntando guía de Ayudantes de
despacho y Acabados
remisión Encuadernación
Se elabora un reporte mensual
22 indicando el tipo de acabado
Elaborar reporte Encuadernación
realizado en los trabajos
mensual y Acabados
entregados en el mes para control Jefe de
y registro interno Encuadernación
Archivar documentación que
Archivar Encuadernación
23 respalde el trabajo entregado a Ayudantes de
documentación y Acabados
despacho Encuadernación
91

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACION DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: B

MACROPROCESO: ELABORAR PRODUCTO


PROCESO: ENCUADERNAR Y DAR ACABADOS
SUBPROCESO: B.3.2 DAR ACABADO EN TAPA DURA

Objetivo: Realizar el acabado en tapa dura a pliegos impresos en producto


terminado que cumpla estándares de calidad requeridos por el cliente.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
- Analizar tipo de trabajo
y fechas de entrega
- Ordenes de para asignar - Cronograma de
B.2 ---------- Producción máquina acabado B.3.2 ----------
- Registro de detalle
- Especificaciones concreto de tipo de
B.2 de tipo de trabajo acabado a realizarse - Especificaciones B.3.2
- Recepción de material
impreso para acabados - Material con
B.2 ---------- - Material Impreso acabados D ----------
- Registrar
- Material con inconformidades en - Matriz de no B.3.2
B.3.2 ---------- acabados matriz conformidades E ----------
-Material con - Reporte de salida de - Reporte de salida D
B.3.2 ---------- acabados material a despacho de material B.3.2 ----------
92

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO: DAR ACABADO EN TAPA DURA CODIFICACION: B.3.2 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE ENCUADERNACION REQUISITO DE LA NORMA:7.1/7.5/7.6 FECHA:


ALCANCE:ENCUADERNACION Y ACABADOS
RECURSOS
FISICOS: Ms Office, File Maker,instalaciones, materia prima, insumos RRHH: Asistente de acabado, operadores de
encuadernación, guillotineros, plegadores, auxiliares de
TECNICOS:Plegadoras, guillotinas, cosedoras: de hilo, manuales y automáticas, encoladoras, montacargas

PROVEEDORES PROCESO CLIENTES


B.2 ► Recibir impresiones de Prensa B.3.2
B.3.2 ► Colocar impresiones en dobladora D
► Doblar pliegos según especificaciones E
► Refilar pliegos según tamaño requerido
► Seleccionar máquina cosedora
► Esperar turno para coser
► Enviar a cosedora
ENTRADAS ► Configurar cosedora SALIDAS
Ordenes de Producción ► Coser pliegos Cronograma de
Especificaciones de tipo de trabajo ► Seleccionar encoladora acabado
Material Impreso ► Configurar encoladora Especificaciones
Material con acabados ► Encolar pliegos Material con acabados
► Secado de pliegos encolados Matriz de no
► Deterrminar si los pliegos requieren troquel conformidades
► Esperar secado de pliegos Reporte de salida de
► Deterrminar si los pliegos requieren troquel material
► Verificar conformidad de acabado
► Registrar conformidad en formulario de control
INDICADORES ► Contabilizar unidades REGISTROS/ANEXOS
Nùmero de tapas adquiridas / ► Elaborar guia de remisión para despacho y bodega Reportes de producción
nùmero de tapas utilizadas ► Enviar cajas a despacho Matríz de inconformidad
► Elaborar reporte mensual Formatos de páginas
horas totales- demoras ► Archivar documentación Reporte de pedidos

REVISADO POR
OBJETIVO
Realizar el acabado en tapa dura a pliegos impresos en producto terminado
ELABORADO POR que cumpla estándares de calidad requeridos por el cliente.
93

M A C R O P R O C E S O : E LA B O R A R P R O D U C TO
C Ó D IG O : B
S U B P R O C E S O :B .3 E n cuad erna r y d ar A c abad os
P R O C E S O :B .3.2 D ar A ca bad o E n tapa dura- e m pastado HOJA1DE
P re n s a E n cu ad e rn ac ió n

Inicio

R ecib ir im pres io nes


de P re nsa

E nviar a cosedo ra C olocar


im presion es e n
C olo ca r en co lad ora
im presiones en
do blad ora

C o locar C on figurar
im presio nes e n en co lad ora
D ob lar p lieg os cosed ora
seg ún
esp ecificac io nes

No C o nfigu rar
No E n co lar p liegos
R e filar plieg os cosed ora
seg ún tam año
requ erid o

S eca d o de plie gos


C oser plie gos
en colado s
S ele ccio nar
m áq uina cose dora

P liegos
E n viar a e nco la do reg uieren
tro quel? No
H ay tra bajo s E ncolar ta pas y
en cola ? ho jas m an ualm ente
Si

Si S e lecciona r
E la bo rar tro que l
e nco la dora
S eca do d e
T urno p ara coser em pa stad o

H ay tra bajos
C orta r troque l
en cola?

Si

P ega r
T urno pa ra en cola r m anu alm e nte
troquel

S e cad o de troq uel

V erificar
con form id ad de
acabad o

R eg is trar e n m atriz A ca bad o


No
de no conform idad con form e?

Si
P re- P ren sa
R e gistra r
E nviar re porte de
con form id ad en
n o co nform ida d a
form ulario de
P re- P ren sa
co ntrol

C ontab iliza r
unid ade s

3 E labo rar guia d e


rem isión pa ra C o loca r en caja s y
etiq uetarlas D ocum en
desp ac ho y bo deg a
ta ción

G uia de rem isión E nvia r caja s a E labo rar re po rte A rchivar


desp acho m ensua l d ocu m e ntación
F in
94

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: C

PROCESO: ADQUIRIR INSUMOS


No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Establecer Compras e Se determinan las fechas del
cronograma de Importaciones año en las que se adquirirá
compras materia prima
Jefe de compras
2 Analizar datos Compras e Evaluar y analizar índices de
históricos de uso de Importaciones compras y uso de materia
insumos prima en períodos pasados
Jefe de compras
3 Compras e Establecer las cantidades
Determinar cantidades
Importaciones que se adquirirá de cada
de materia prima a
insumo que interviene en el
adquirir
proceso de impresión Jefe de compras
4 Contactar a pro- Compras e Ubicar telefónicamente a Ayudante Jefe
veedores solicitando Importaciones proveedores para obtener de compras
cotizaciones proformas y comparar costos
5 Compras e Esperar recibir las Ayudante Jefe
Envío de cotizaciones Importaciones cotizaciones de proveedores de compras

6 Compras e Se receptan las cotizaciones Ayudante Jefe


Recibir ofertas Importaciones de los oferentes de materia de compras
prima a ser comprada
7 Compras e Se evalúan las propuestas,
Importaciones comparando precios,
Analizar ofertas para calidad, garantías, formas de
realizar compra envío y facilidades de pago.
Se determina la oferta más
adecuada Jefe de compras
8 Compras e Escoger la propuesta que
Seleccionar y aprobar Importaciones ofrezca mayores beneficios
oferta en los aspectos antes
analizados y aprobarla. Jefe de compras
9 Compras e Se elabora una orden de Ayudante Jefe
Emitir orden de Importaciones compra para dar inicio al de compras
compra proceso de compra de
materia prima
10 Enviar orden de Compras e Se envía la orden de compra Gerente
compra a gerencia Importaciones a la gerencia para que
para aprobación apruebe la compra.
11 Revisar orden de Compras e Se espera a que la gerencia Ayudante Jefe
compra Importaciones apruebe o no la compra con de compras
el proveedor seleccionado,
de lo contrario se repite el
proceso de selección
95

12 Enviar pedido a Compras e En el caso de que se haya Ayudante Jefe


proveedor Importaciones aprobado la compra se envía de compras
al proveedor el pedido de
compra en el caso de ser
nacional. Si el proveedor es
internacional, se contacta a
un agente afianzado para
que realice el trámite de
importación, enviándole la
documentación necesaria
para realizar el trámite. Se
espera la recepción de los
documentos que certifiquen
la importación
13 Recibir factura y/o Compras e Se espera la llegada de los Ayudante Jefe
documentos de Importaciones documentos que certifiquen de compras
importación la importación de ser el caso
o en compras nacionales se
espera recibir la factura de la
compra
14 Enviar documentación Compras e Con la documentación en
a gestión de pagos Importaciones regla, se envían los papeles
a contabilidad para efectuar
el pago Auxiliar de pagos
15 Recibir documentación Compras e Se espera a que los Ayudante Jefe
que confirma compra Importaciones documentos sean de compras
ingresados al sistema
contable y sea aprobado por
contabilidad. Se recibe la
documentación registrada
Emitir orden de Compras e Se realiza una orden de Ayudante Jefe
16 ingreso de materia Importaciones ingreso de materia prima de compras
prima para registro
Compras e Se envía orden de ingreso a Ayudante Jefe
Enviar orden de Importaciones de compras
17 bodega para el
ingreso a bodega
correspondiente registro
Compras e Esperar a la llegada de Bodeguero
Llegada de materia Importaciones materia prima a bodega en el
18
prima a bodega
tiempo establecido
Compras e Se recibe una notificación de Bodeguero
Recibir notificación deImportaciones bodega en la que se detallan
19
bodega inconformidades en el caso
de existir
Compras e Si existen inconformidades Jefe de compras
Contactar a proveedor
Importaciones se contacta a proveedor para
20 para solucionar
solucionar la inconformidad
inconformidades
Compras e Ayudante Jefe
Archivar Importaciones Archivar documentación que de compras
21
documentación respalde compra realizada
96

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACION DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: C

PROCESO: ADQUIRIR INSUMOS


Objetivo: Obtener productos de calidad en tiempo adecuado en plazos y precios
competitivos.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
-Listado de - Procesamiento de
C ---------- Proveedores los datos - Base de datos C ----------
- Analizar datos
históricos para
establecer
cronograma de - Cronograma de
C ---------- - Datos históricos compras compras C
-Análisis comparativo
Proveed -Cotizaciones de de alternativas de - Orden de
---------- ores proveedores compra compra E ----------

- Aprobación de -Reporte de E
E ---------- compra - Trámite de compra compra H.2.2 ----------
- Documentación - Emitir orden de
Proveed que confirma ingreso a bodega de - Orden de C
---------- ores compra material ingreso G ----------
- Registrar
- Notificación de conformidad de - Reporte de C
---------- G llegada de material pedido compras E ----------
97

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:ADQUIRIR INSUMOS CODIFICACION: C EDICION No.00
PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE COMPRAS REQUISITO DE LA NORMA:7,4 FECHA:
ALCANCE: COMPRAS E IMPORTACIONES
RECURSOS
FISICOS: fax, file maker, teléfono, celular, computadora, impresora, archivadores RRHH: Gerente, Jefe de Compras, Asistente contable,
Mensajero, Bodeguero, Vistaforador de Aduanas
TECNICOS:Comunicación via microondas, red network, instalaciones

PROCESO
► Establecer cronograma de compras
► Analizar datos históricos de uso de insumos
► Determinar cantidades de materia prima a adquirir
► Contactar a pro- veedores solicitando cotizaciones
► Envío de cotizaciones
► Recibir ofertas
► Analizar ofertas para realizar compra
ENTRADAS ► Seleccionar y aprobar oferta
Listado de Proveedores Emitir orden de compra

Datos históricos ► Enviar orden de compra a gerencia para aprobación
Cotizaciones de proveedores ► Revisar orden de compra
Aprobación de compra ► Enviar pedido a proveedor
Documentación que confirma ► Recibir factura y/o documentos de importación
compra ► Enviar documentación a gestión de pagos
Notificación de llegada de material ► Recibir documentación que confirma compra
► Emitir orden de ingreso de materia prima
► Enviar orden de ingreso a bodega
► Llegada de materia prima a bodega
INDICADORES ► Recibir notificación de bodega
Nùmero total de requerimientos / ► Contactar a proveedor para solucionar inconfor.
Nùmero de requerimientos ► Archivar documentación

OBJETIVO
Obtener productos de calidad en tiempo adecuado en plazos y precios
ELABORADO POR competitivos.

CONTROLES
Selección y evaluación de proveedores
Ley Orgánica de Aduanas
Ley del CONSEP/ Reglamento de LOA
98

P R O C E S O : A D Q U IR IR IN S U M O S C Ó D IG O : C

HOJA1DE

C o m pras e Im p orta cio n es P ro ve ed o res G e re n c ia C ob ran zas y P ag o s

E s provee do r
Inicio
na cion al? 4
No
Si

E stab elecer E nvia r ord en d e P rove edor


4
cronogram a d e co m pra a N acion al o
com pras provee do r Inte rn acional

C o ntactar a agente
afian zad o
A naliza r da tos
históricos de uso E nvío de factura
d e ins um o s

Indicar tipo d e
m ateria prim a a
D eterm inar adq uirir
cantidade s de m .p
a a dqu irir
E nviar
docum entación
C on ta ctar a pro- para com p ra a
veed ores ag ente
solicitando co
tizacio nes

T rám ite d e
im p orta ción
E nvío de E fectuar
co tizacio nes P ago s

R ecep tar
do cu m en ta ción de
im p orta ción
No R ecibir ofertas

E nvia r
do cum entación a
A na lizar o fertas ge stión d e pagos
pa ra realizar
co m pra
R ecibir
docum entación
q ue co nfirm a
O ferta cu m p le co m pra
reque rim ie nto?

Si E m itir orde n d e
ingreso de m ateria
prim a
S e lecc io nar y
ap robar o fe rta

3 2
O rden de ing re so
de m a teria p rim a
E m itir ord en d e
co m pra
G estió n
A d m in istra-
E nviar o rden de tiva

3 ing reso a b od ega


O rd en de co m pra

R evisa r o rd en de
No com pra
L legada d e m ateria
E nvia r o rd en de prim a a bodeg a
co m pra a gerencia 2
para aprob ació n
3

E xiste
in con form ida d?

3
Si

R ecibir notificación d
e bo dega
O rden
aprob ada?
No
Si C on tacta r a
proveed or p ara
E nviar pedid o a solucionar inconfor.
p ro ve edor

D o cum en
tación A rch ivar
docum entación

F in
99

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: D

PROCESO: EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS


No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Recibir material de encuadernación Despachos Ingresa el producto terminado Jefe de Despacho
El personal de bodega
conociendo las
especificaciones de llegada
2 Embalar material Bodega
de material, procede a
receptar el material que llega
en camiones a la imprenta. Personal de Bodega
Se identifica el tipo de
Identificar tipo de despacho despacho nacional o
3 Despachos
nacional internacional para realizar
contacto correspondiente Jefe de Despacho
Según el tipo de despacho si
es nacional se contrata
servicio de courier o se
Contratar servicio de courier o selecciona el transportador
4 Despachos
coordinar con transportista que dejará el material
impreso en el lugar
establecido de acuerdo a
cronograma de entregas Jefe de Despacho
Si el material va a ser
exportado se contacta a
agente afianzado para que
realice los trámites de
5 Realizar trámites de exportación Despachos
exportación. Ya concretada la
exportación se entrega el
producto terminado a agente
afianzado Jefe de Despacho
Elaborar la guía de remisión
Ayudante Jefe de
6 Realizar guía de remisión Despachos que respalda la salida del
despacho
material de bodega
Se coloca el material
empacado en el camión y se Ayudante Jefe de
7 Colocar producto en camión Despachos
entrega la guía de remisión a despacho
transportista
Envío de material impreso a
8 Enviar producto a cliente Despachos Transportista
cliente en lugar acordado
Conociendo las
especificaciones del envío se
Informar especificaciones de envío Ayudante Jefe de
9 Despachos informa al Ejecutivo de
de producto a ejecutivo de ventas despacho
Ventas correspondiente para
que luego reporte al cliente.
Se archivan los documentos
que respalden el despacho Personal de Bodega
10 Archivar documentación Despachos
de material y la constancia de y Despachos
la exportación
100

Seguimiento del pedido hasta


verificar que haya llegado al
lugar de destino sin
contratiempos ni imprevistos. Ayudante Jefe de
11 Verificar recepción de pedido Despachos
En el caso de existir despacho
inconformidad con entrega se
debe arreglar el
inconveniente
Reporte sobre despachos
realizados y de
12 Informe final de despacho Despachos Jefe de Despacho
inconformidades en el caso
de que existan
101

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


CARACTERIZACION DE Revisión: Aprobación:
PROCESOS Versión: Código: D

PROCESO: EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS


Objetivo: Entregar el producto terminado y etiquetado al cliente de acuerdo a
especificaciones otorgadas por el mismo.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

-Especificación de -Registro de lugar,


despacho de fecha de despacho de - Registro de
A ---------- pedido producto despacho D ----------
-Adecuación de
material según
requerimiento de - Material
-Material para producto final según adecuado para
B.3 ---------- empaquetado capacidad de caja. el empaque D
-Etiquetar producto
- Material de indicando cantidades, - Producto
B.3 ---------- etiquetado tipo, etc. etiquetado D ----------

- Producto - Material
D ---------- etiquetado - Embalar material embalado D ----------
- Registro de - Emitir guía de - Guía de D
D ---------- despacho remisión remisión A ----------

- Confirmación
de recepción de
---------- Cliente - Producto final - Entrega de producto producto ---------- Cliente
- Confirmación de
recepción de - Realizar informe de - Informe de D
---------- Cliente producto despacho despachos E
102
103

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS CODIFICACION: D EDICION No.00
PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE DESPACHOS REQUISITO DE LA NORMA:7.1/7.5 FECHA:
ALCANCE: EMPAQUE Y DESPACHO
RECURSOS
FISICOS: Teléfono, computadora, impresorra, red network, archivadores RRHH: Coordinador de transporte, conductores,
ayudantes de despacho, mensajeros
TECNICOS:Camión, camioneta, furgoneta,Muelle de carga, coche montacargas

PROCESO
► Recibir material de encuadernación
► Embalar material
► Identificar tipo de despacho nacional
► Revisar cronograma de entregas
► Verificar disponibilidad del camión
► Esperar disponibilidad del camión
► Cont
ENTRADAS ► Realizar guía de remisión
Especificación de despacho de
Colocar producto en camión
pedido ►
Material para empaquetado ► Contactar agente afianzado
Material de etiquetado ► Entregar documentos y producto para exportación
Producto final ► Esperar trámite de exportación
► Enviar producto a cliente
Registro de despacho ► Infor
Confirmación de recepción de ► Archivar documentación
producto ► Verificar recepción de pedido
► Arreglar despacho dependiendo de inconformidad
► Informe final de despacho
INDICADORES
Número de despachos realizados/
nùmero de despachos planificados

Numero total de dias entre pedido y


la entrega/ Numero de entregas en
el periodo

OBJETIVO
Entregar el producto terminado y etiquetado al cliente de acuerdo a
ELABORADO POR especificaciones otorgadas por el mismo.

CONTROLES
IT de Carga de camión (seguridad, cargo)
104

P R O C E S O : D . E M P A C A R Y D E S P A C H A R P E D ID O S C Ó D IG O : D

HOJA1DE

D e s p a ch os A g en te A fia n zad o

In icio

R ecibir m aterial de
encuad erna ción

E m ba lar m ate rial 5

E s de sp ach o C on ta ctar ag ente


No
na ciona l? afianza do

Si

E ntre gar do cu m en-


Ide ntificar tipo d e
to s y p roducto p ara
desp acho na cion al
expo rtación

E s de sp ach o Trám ite de


No
loca l? expo rtación

Si

R evisa r
C on tratar servicio
cronog ram a de
de cou rier
en trega s

C am ió n disp o- D ispo nibilid ad de


No
nib le? cam ión

Si

R ea liza r g uía de
rem isió n

G uía d e rem isió n 3

C o lo car pro ducto


e n cam ión

E nvia r de p rod ucto


a cliente

In fo rm ar
esp ecificacio nes de
desp acho a
ejecu tivo
R e cepción
Inform e fina l de
satisfa ctoria de Si
desp acho
m ercade ría ?
A rchiva r
d ocum en ta ció n No

A rre glar desp acho


d ep end ien do de F in
D ocum e n
inconform id ad
tos

5
V erificar recep ción
de p ed ido
105

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: E

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE


1 Convocar a junta directiva Administra- Convocar a todos los jefes de área para Gerente
ción reunión trimestral Administrativo
Analizar situación actual Administra- Con todos los datos de las entidades de Miembros de la
de la empresa ción la empresa se realizan los análisis de Junta Directiva
2
situación de la misma para poder tomar
decisiones.
Establecer objetivos por Administra- En base al análisis realizado se formulan Miembros de la
3 departamento ción objetivos específicos por cada Junta Directiva
departamento o área
Elaborar un plan Administra- Se establecen estrategas para el Miembros de la
estratégico por cada ción cumplimiento de los objetivos Junta Directiva
4 departamento determinados por medio de un plan
estratégico específico para cada
departamento
Asignar recursos para Administra- En base a las estrategias se asignan Miembros de la
5 llevar a cabo las ción recursos para poder llevar a cabo las Junta Directiva
estrategias mismas.
Imprimir plan estratégico Administra- Se imprime el plan estratégico para que Asistente
5 general ción sea difundido en la empresa para su Administrativo
conocimiento y puesta en marcha.
Entregar plan a cada Administra- El plan estratégico será entregado a Asistente
6 departamento ción cada departamento para su análisis e Administrativo
implementación
Implementar estrategias Administra- Las estrategias son implementadas de Personal en
7 ción manera inmediata en toda la empresa general
Controlar el Administra- Se mantiene un control permanente del Gerente
cumplimiento de objetivos ción desempeño individual y global sobre el Administrativo
8
cumplimiento de los objetivos
planteados
Evaluar resultados Administra- Los resultados se analizan Gerente
trimestralmente ción trimestralmente para evaluar el Administrativo
desarrollo de las estrategias. Si los
9 resultados son buenos se mantiene el
desempeño, caso contrario se
reestructuran las estrategias antes
formuladas
Analizar información Administra- Se recibe información de todos los Gerente
entregada por ción departamentos para ser analizada. Si no Administrativo
10 departamentos se aprueba la información recibida se
debe notificar al departamento de origen
de la inconsistencia.
Entregar informes Administra- Si se aprueba la información recibida se Asistente
11 aprobados a ción entregan los documentos recibidos con Administrativo
departamento de origen la firma de aprobación.
Recibir cheques para Administra- Se reciben los cheques para registrar Gerente
12 firmas de Efectuar pagos ción firma de Gerente para efectuar el pago. Administrativo
106

Firmar cheques Administra- Se firman los cheques para efectuar Gerente


13 ción pagos Administrativo
Entregar cheques a Administra- Entregar cheques firmados a Gerente
14 Efectuar Pagos ción Contabilidad para que se realicen los Administrativo
pagos respectivos
Archivar documentación Administra- Se archivan documentos recibidos de Asistente
15 ción los demás departamentos Administrativo
107

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: E

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

Objetivo: Definir y planificar acciones para cumplir efectivamente los objetivos de


la empresa.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
B.1 B.1
B.2 - Reportes de - Plan de B.2
B.3 ---------- producción -Analizar reportes producción B.3 ----------

-Reportes -Analizar el
A-B-C-D- Generales de desempeño de - Reporte de A-B-C-D-
E-F-G-H-I ---------- áreas cada área desempeño E-F-G-H-I
A-B-C-D- -Reporte de - Elaborar plan - Plan A-B-C-D-
E-F-G-H-I ---------- desempeño global estratégico estratégico E-F-G-H-I ----------
- Reporte de - Estrategias -
desempeño por específicas por Implementación A-B-C-D-
E ---------- área departamento de estrategias E-F-G-H-I ----------
- Restablecer
- Informes - Evaluar estrategias o
A-B-C-D- mensuales por resultados mantener A-B-C-D-
E-F-G-H-I ---------- área obtenidos desempeño E-F-G-H-I ----------
108

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:GESTION ADMINISTRATIVA CODIFICACION: E EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: GERENTE GENERAL REQUISITO DE LA NORMA:5.6.1/5.6.2/5.6.3 FECHA:


ALCANCE: TODA LA EMPRESA
RECURSOS
FISICOS: fax, comunicación via microondas, computadora, impresora, celular, instalaciones RRHH: Gerente general, asistente adminsitrativo

PROCESO
► Convocar a junta directiva
► Analizar situación actual de la empresa
► Establecer objetivos por departamento
► Elaborar un plan estratégico por cada departamento
► Asignar recursos para llevar a cabo las estrategias
► Imprimir plan estratégico general
► Entregar plan a cada departamento
ENTRADAS ► Implementar estrategias
Reportes de producción ► Controlar el cumplimiento de objetivos
Reportes Generales de áreas ► Evaluar resultados trimestralmente
Reporte de desempeño global ► Recibir informes y reportes de todos los
Informes mensuales por área ► Analizar información entregada por dep.

► Notificar a dep. Inconformidad para cambios


► Entregar informes aprobados a dep. de origen
► Recibir cheques para firmas de Efectuar pagos
► Firmar cheques
► Entregar cheques a Efectuar Pagos
► Archivar documentación
INDICADORES
Reportes mensuales por
departamento

OBJETIVO
Definir y planificar acciones para cumplir efectivamente los objetivos de la
ELABORADO POR empresa.

CONTROLES
109

P R O C E S O : G E S TIO N A D M IN IS TR A TIV A C Ó D IG O : E

HOJA1DE

A d m insitració n

Inicio

C onvo ca r a ju nta
directva

A na liza r situ ación


actu al de la
e m pre sa

E stab lecer
ob jetivos po r
dep arta m ento

E la borar u n plan
estratég ico por
cada de parta m ento

A signa r re cu rsos
pa ra lle var a cab o
la s estrategia s

10
Im prim ir p lan
estratég ico gen eral

P la n e stra té gico

N otificar a de p.
S e aprueba n In co nform idad pa ra
No ca m bios
inform es?
E ntrega r plan a
No
cada de parta m ento
Si

E n tregar inform
es a pro bad os a
Im plem e ntar
d ep. de o rige n
estrategias

R e cibir ch equ es
C on tro la r e l p ara firm as d e
cum plim iento de E fectu ar pag os
o bjetivos

E valu ar resultado s Firm ar ch equ es


trim estralm en te

E n trega r ch eq ues a
S e cum plen E fectua r P a gos
objetivos?

Si

M antene r A rch ivar


de se m p eño do cum en ta ción

D o cu m e n
R ecibir in fo rm e s y
tación
rep ortes de todos
los dep artam entos

A na lizar
inform ación F in
entreg ada p or dep.
110

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: F

MACROPROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO


PROCESO: F.1 SELECCIONAR AL PERSONAL

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE


De acuerdo a los
Todos los requerimientos de los
Identificar requerimiento de
1 Departamen- departamentos se analiza la Jefe de Personal
personal
tos necesidad de aumentar
puestos de trabajo

Se espera que los


Todos los
Esperar envío de departamentos envíen los Asistente de
2 Departamen-
requerimientos de personal requerimientos de personal Personal
tos
respectivos
Se reciben los
Recibir requerimientos de Recursos Asistente de
3 requerimientos de personal
personal Humanos Personal
de los otros departamentos
Jefe de
De identificarse la
Contabilidad
Recursos necesidad se establece el
4 Establecer presupuesto Gerente
Humanos presupuesto disponible para
Administrativo
la contratación de personal
Jefe de Personal

Dependiendo del Jefe de Personal


Recursos
5 Establecer perfil del puesto requerimiento se establece Asistente de
Humanos
el perfil del puesto Personal
Se envía el perfil del puesto
Enviar perfil de personal a Recursos a la tercerizadora que nos Asistente de
6
tercerizadora Humanos proveerá de candidatos Personal
idóneos para el puesto

Se espera el envío de
Recibir información de
Recursos carpetas de candidatos Asistente de
7 candidatos pre-
Humanos idóneos por parte de la Personal
seleccionados
tercerizadora

Entrevistar candidatos Se confirman citas con los


Recursos
8 seleccionados por la opcionados para entrevistas Jefe de Personal
Humanos
tercerizadora personales.

Analizando los perfiles de


los candidatos se elige al
más adecuado para el
puesto, en el caso de no
Seleccionar candidato Recursos
9 tener ningún candidato Jefe de Personal
idóneo para puesto Humanos
idóneo se contacta
nuevamente a la
tercerizadora para un nuevo
proceso de selección
111

Se solicita a candidato
Solicitar documentos para Recursos documentación específica Asistente de
10
firma de contrato Humanos para armar carpeta Personal
personal
Recursos Se elabora contrato de
11 Elaborar contrato Jefe de Personal
Humanos trabajo
Se envía el contrato a
Gerente
Registrar firmas necesarias Recursos administración para firma
12 Administrativo
en contrato Humanos de gerente y luego se lo
Trabajador
hace firmar al trabajador
Esperar la legalización del
Trámite de legalización de Recursos Asistente de
13 contrato en el Ministerio de
contrato Humanos Personal
Trabajo
Ingresar los datos
Registrar datos de
Recursos personales del empleado en Asistente de
14 empleado en sistema
Humanos sistema para registrarlo Personal
AURORA
como nuevo trabajador
Devolver original de Entregar al trabajador la
Recursos Asistente de
15 contrato firmado a copia del contrato
Humanos Personal
empleado legalizado
Dotar al trabajador de
información sobre el puesto,
Realizar inducción a Recursos de sus funciones,
16 Jefe de Personal
empleado sobre cargo Humanos reglamento interno,
beneficios, derechos y
responsabilidades
Dotar al trabajador de los
Entregar elementos de Recursos recursos físicos necesarios
17 Jefe de Personal
trabajo a empleado Humanos para el desempeño de sus
funciones

En el caso de que el
empleado requiera permiso
Receptar solicitud de Recursos o vacaciones se recibirá la Asistente de
18
permiso o vacaciones Humanos solicitud explicando el Personal
motivo de ausencia del
puesto de trabajo

Proceder a tramitar el
Recursos
19 Tramitar permiso permiso solicitado y su Jefe de Personal
Humanos
autorización
Ingresar información de Proceder a tramitar el
Recursos
20 permiso a sistema permiso solicitado y su Jefe de Personal
Humanos
AURORA autorización
Enviar documentación
Tramitar seguro privado Recursos necesaria para obtener Asistente de
21
para empleado Humanos seguro privado para Personal
trabajador nuevo

Documentar descuentos a
Enviar documentos para realizarse en rol a cada
Recursos Asistente de
22 descuentos a manejo de empleado y enviar esta
Humanos Personal
nómina información a manejo de
nómina
Recursos Archivar la documentación Asistente de
23 Archivar documentación
Humanos personal de cada trabajador Personal
112

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: F

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: F.1 SELECCIONAR AL PERSONAL

Objetivo: Evaluar y optimizar el reclutamiento del recurso humano mediante un


adecuado establecimiento del perfil del puesto.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

-Identificar -Análisis de
A,B,C,D,E requerimiento requerimiento y -Perfil del
,F,G,H,I ---------- de personal establecer perfil puesto F.1 ----------
- Enviar perfil a
tercerizadora para
-Perfil del búsqueda de -Contactar a Terceriza
F.1 ---------- puesto candidato tercerizadora F.1 dora
- Selección de
- Información de candidato
Tercerizad candidatos - Entrevistar a cumple
---------- ora idóneos candidatos requisitos F.1 ----------
Empleado Ministerio
Candidato - Candidato a - Elaborar contrato - Contrato de Contratad de
---------- adecuado contratar de trabajo trabajo o F Trabajo
F.1
Área
- Registrar datos Solicitant
Empleado - Información en sistema -Código e
nuevo ---------- personal AURORA personal personal ----------
- Realizar
inducción a
empleado a la
- Información y empresa y a su -Inducción Empleado
F.1 ---------- perfil del puesto puesto de trabajo laboral nuevo ----------
- Tramitar
permisos,
- Solicitud de vacaciones y - Permisos y
Empleado ---------- permiso autorizarlos vacaciones Empleado ----------
-Tramitar
permisos,
Seguro - Solicitud de vacaciones y
---------- privado seguro privado autorizarlos - Seguro privado Empleado ----------
-Enviar
- Información documentación
sobre para descuentos a -
F.1 ---------- descuentos manejo de nómina Documentación F.3 ----------
113

RESUMEN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:SELECCIONAR AL PERSONAL CODIFICACION: F.1 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE PERSONAL REQUISITO DE LA NORMA:6.1 FECHA:


ALCANCE: TODA LA EMPRESA
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, computadora, scanner, copiadora, archivadores, instalaciones RRHH: Jefe de Personal, asistente

PROCESO
► Identificar requerimiento de personal
► Esperar envío de requerimientos de personal
► Recibir requerimientos de personal
► Esperar el establecer presupuesto
► Establecer perfil del puesto
► Enviar perfil de personal a tercerizadora
► Esperar recibir información de candidatos pre-
► Entrevistar candidatos seleccionados por la tercerizadora
Seleccionar candidato idóneo para puesto

► Solicitar documentos para firma de contrato

► Elaborar contrato
► Registrar firmas necesarias en contrato
► Esperar trámite de legalización de contrato
► Registrar datos de empleado en sistema AURORA
► Devolver original de contrato firmado a empleado
► Realizar inducción a empleado sobre cargo
► Entregar elementos de trabajo a empleado
► Receptar solicitud de permiso o vacaciones
INDICADORES ► Tramitar permiso
Total de trabajadores- Total de
trabajadores con experiencia y ► Ingresar información de permiso a sistema AURORA
conocimientos del medio ► Tramitar seguro privado para empleado
► Enviar documentos para descuentos a manejo de nómina

Archivar documentación

OBJETIVO
Evaluar y optimizar el reclutamiento del recurso humano mediante un
ELABORADO POR adecuado establecimiento del perfil del puesto.
114

M A C R O P R O C E S O : G E S T IO N D E TA L E N TO H U M A N O C Ó D IG O : F
P R O C E S O : F .1 S e le cc ión d e P ers on a l
HOJA 1 DE

O tro s D e p a rtam e n to s R e c u rs o s H u m a n o s T e rc e riza d o ra

Inicio

Ide ntificar
requ e rim ie nto d e
persona l R e cibir S e le ccio na r
req uerim ie ntos d e externam en-
person al te a p erso na l

E nvío de No
re qu erim ien to s d e
persona l N ecesid ad d e 6
pe rso nal? R eg istra r dato s
d e em p le a do e n
siste m a
Si
AURORA

E sta b lecer p
re su p ue sto D evolve r o riginal
de co ntra to
firm a do a
em p le a do

E sta b le ce r p erfil
d el pu esto
R ea liza r ind ucció n
a em ple ado so b re
carg o

2
P e rfil d el P u esto
E ntreg a r ele m en to s
de tra b ajo a
em p le a do

E n viar p erfil d e
can did ato a
terce riza dora R ec ep ta r solicitud
de p erm iso o
va caciones

R ecib ir info rm ació n


de ca n did atos pre -
se leccio na do s
T ra m itar p erm iso

E ntrevista r
cand ida tos
sele ccio nad os po r In gre sar
la terce riza dora inform ació n d e
pe rm is o a siste m a
AURORA

S e le ccio na r
can did ato idó neo
para p uesto T ram ita r segu ro
privado para
C a nd ida to em p le a do
No 6
a decu a do?

Si E nvia r docu m e ntos


pa ra de scuen tos a
S olicita r m an ejo de nó m ina
docu m en to s p a ra
firm a de con trato

A rchiv ar
do cum e ntación

3
E lab ora r contra to
D o cum e n
tació n

C ontra to

F in

R eg istra r firm a s
n ecesa rias en
contra to

R egistra r con trato


en M in is te rio d e
T rab a jo

T rá m ite de
le galización d e
contra to
115

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: F

MACROPROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO


PROCESO: F.2 CAPACITAR AL PERSONAL

No ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN


. RESPONSABLE
Jefe de
Realizar diagnóstico de
Recursos Personal
1 necesidad de Se analizan los resultados obtenidos
Humanos Asistente de
formación
Personal
Jefe de
Recursos Evaluar las necesidad de capacitación por Personal
2 Evaluar necesidades
Humanos departamentos. Asistente de
Personal
Jefe de
Elaborar un informe que detalle las
Realizar informe de Recursos Personal
3 necesidades de capacitación encontradas para
necesidades Humanos Asistente de
análisis. Personal
Jefe de
Elaborar encuestas
Recursos Se formula un cuestionario sobre necesidades Personal
4 sobre necesidad de
Humanos de capacitación a trabajadores Asistente de
capacitación Personal
Jefe de
Realizar encuestas a Recursos Realizar encuestas a trabajadores para Personal
5
trabajadores Humanos conocer sus necesidades Asistente de
Personal
Todos los
Esperar entrega de Se espera que el personal entregue las Asistente de
6 departa-
encuestas realizadas encuestas en recursos humanos Personal
mentos
Jefe de
Con las encuestas realizadas se procede a la
Recursos Personal
7 Tabular resultados tabulación de las mismas para obtener los
Humanos Asistente de
resultados
Personal
Jefe de
Elaborar un informe que detalle las
Elaborar informe de Recursos Personal
7 necesidades de capacitación encontradas para
encuestas realizadas Humanos Asistente de
análisis.
Personal
Enviar informe para Recursos Se envía el informe a Gerencia para su estudio Asistente de
8
aprobación preliminar Humanos y aprobación o corrección Personal
Se mantiene un archivo de estas encuestas
Recursos Asistente de
9 Archivar encuestas como respaldo del plan de capacitación a ser
Humanos Personal
formulado
Esperar que la gerencia revise el informe de
Recursos Asistente de
10 Revisión de informe capacitación presentado para su aprobación o
Humanos Personal
reformulación.
Tramitar con presupuesto la obtención de
Solicitar presupuesto a Recursos Jefe de
11 presupuesto para la realización del plan de
contabilidad Humanos Personal
capacitación anual
116

Aprobado el informe se buscan proveedores


Buscar proveedores de Recursos de capacitación dependiendo el área que lo Asistente de
12
capacitación Humanos requiera para obtener ofertas Personal

Recibir presupuesto Recursos Se espera que contabilidad entregue Asistente de


13
para capacitación Humanos presupuesto para realizar capacitación anual Personal
Jefe de
Evaluar proyecto de Recursos Se evalúa el proyecto de formación a Capacitación
14
formación Humanos realizarse con el presupuesto establecido Asistente de
Capacitación
Jefe de
Elaborar plan de Recursos Se elabora el plan de capacitación anual luego Capacitación
15
capacitación Humanos de la evaluación del mismo Asistente de
Capacitación
Enviar plan para Recursos Se remite el plan a gerencia para su Gerente
16
aprobación o reajuste Humanos aprobación o reformulación del mismo Administrativo
Jefe de
Comunicar a Informar a trabajadores sobre el cronograma
Recursos Personal
17 trabajadores plan de de capacitación y tipo de capacitación a
Humanos Asistente de
capacitación brindar por cada departamento
Personal
Jefe de
Convocar a licitación a
Recursos Notificar a proveedores sobre concurso de Personal
18 proveedores de
Humanos licitaciones para capacitaciones anuales Asistente de
capacitación
Personal
Recursos Esperar que proveedores envíen propuestas Jefe de
19 Receptar licitaciones
Humanos sobre capacitación Personal
Jefe de
Evaluar alternativas de Recursos Analizar las propuestas recibidas para elegir Personal
20
proveedores Humanos las mejores opciones para capacitación Asistente de
Personal
Jefe de
Elegir proveedor (es) Recursos Se elige la(s) mejores propuestas de Personal
21
de capacitación Humanos capacitación para cumplir el plan anual Asistente de
Personal
Enviar lista de personal
Recursos Enviar listado de trabajadores que recibirán Asistente de
22 a capacitar a
Humanos capacitación a empresa prestadora del servicio Personal
proveedor
Solicitar factura para Recursos Pedir a empresa capacitadora factura para Asistente de
23
tramitar pago Humanos realizar pago por capacitación Personal
Recursos Esperar que la empresa nos envíe la factura Asistente de
24 Receptar factura
Humanos que respalda la prestación del servicio Personal
Enviar factura a Recursos Una vez recibida la factura se la envía a Asistente de
25
contabilidad Humanos efectuar pagos para que se apruebe el pago Personal
Jefe de
Comunicar a personal Realizar reuniones informativas para que el
Recursos Personal
16 términos de personal conozca de las fechas y condiciones
Humanos Asistente de
capacitación de la capacitación
Personal
Jefe de
Coordinar pago de
Recursos Se coordina con contabilidad la fecha y monto Personal
27 capacitación con
Humanos a ser cancelado por la capacitación Asistente de
contabilidad
Personal
Jefe de
Después de realizada la capacitación se Personal
Realizar evaluación de Recursos
28 realizan pruebas de evaluación de desempeño Asistente de
capacitación Humanos
para evaluar la capacitación Personal
117

Jefe de
Elaborar informe de Recursos Se elabora un informe en base a las Personal
29
rendimiento Humanos evaluaciones de capacitación desarrolladas Asistente de
Personal
Enviar informe a Recursos Se remite el informe a gerencia para su Asistente de
30
gerencia para revisión Humanos revisión Personal
Archivar licitaciones y Recursos Archivar la documentación que respalde Asistente de
31
contrato Humanos capacitaciones, evaluaciones, informes, etc Personal
118

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: F

PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: F.2 CAPACITAR AL PERSONAL

Objetivo: Proveer al personal de herramientas útiles en el desempeño de sus


funciones para así optimizar sus capacidades.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

- Encuestas de
A,B,C,D,E, requerimiento de - Realizar encuestas
F,G,H,I ---------- capacitación a personal - Encuestas F.2 ----------

- Informe de
F.2 ---------- - Encuestas - Tabular resultados necesidades F.2 ----------
- Enviar informe
-Informe de para revisión y - Informe
F.2 ---------- necesidades aprobación aprobado F.2 ----------

- Solicitar - Lista de
- Informe presupuesto y proveedores y Proveedo
F.2 ---------- aprobado buscar proveedores presupuesto H.1.2 res
- Información de -Elaborar plan de - Plan de
F.2 ---------- proveedores capacitación capacitación F.2 ----------
- Analizar ofertas y
Provee- - Licitaciones de seleccionar mejor - Contrato de
---------- dores proveedores opción capacitación F.2 ----------
- Tramitar pago a
Provee- - Factura para proveedor con - Trámite de
---------- dor pago a proveedor efectuar pago pago H.2.2 ----------
A,B,C,D,
Provee- - Materiales de - Realizar E,
F.2 dor capacitación capacitación - Capacitación F,G,H,I ----------
- Analizar y evaluar
A,B,C,D,E, - Evaluación de capacitación - Informe de E
F,G,H,I ---------- capacitación brindada rendimiento F.2 ----------
119

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:CAPACITAR AL PERSONAL CODIFICACION: F.2 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE PERSONAL REQUISITO DE LA NORMA:6.1 FECHA:


ALCANCE: TODA LA EMPRESA
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, computadora, scanner, copiadora, archivadores, instalaciones RRHH: Jefe de Personal, asistente

ENTRADAS
Encuestas de requerimiento de
capacitación
Informe de necesidades

Información de proveedores
Licitaciones de proveedores

Factura para pago a proveedor


Materiales de capacitación
Evaluación de capacitación
120

M A C R O P R O C E S O : G E S TIO N D E TA LE N TO H U M A N O C Ó D IG O : F
P R O C E S O : F.2 C a pacitar al persona l
H O JA 1 D E

R ec urso s H u m an o s G eren c ia C o nta bilid ad P rov ee do re s

In icio 8 E nviar lista de


9
persona l a
capacita r a
proveedor
R ealizar R ecibir
diag nó stico d e presupue sto p ara P rove edores
n ecesidad de fo E xternos
capacitación
rm aciòn

E valuar E valua r pro yecto


de fo rm ación E nviar fa ctura
n ecesida des.
R eceptar factura

R ealizar in fo rm e de E lab orar plan de


necesidades. capacitación
E nvia r factura a E fectu ar
contabilidad P agos
No

Info rm e de 2
E nviar plan para
ne cesidade s ap ro baciò n o 7
re ajuste C o m un icar a
pe rson al térm inos
de cap acita ció n.

Elabora r encuestas
sobre n ecesida d de S e aprue ba
plan anu al? C oord ina r pa go de 7
capa citació n
capacitación co n
Si co nta bilidad

n C om unicar a Ge stión
E ncuestas R ea lizar
tra bajadores plan A dm inistrati-
P re supu esto
de capacita ciò n va
R ealizar evaluación
de capacita ción..

C onvo ca r a
R e aliza r e ncue stas licitación a 8
a trabajad ores p rove edores de
ca pacitación E lab orar inform e de
ren dim iento

E ntrega de R ecep tar


9
encu estas licitacione s
2 Inform e de
rendim iento

E valuar
Ta bular resulta dos a lterna tivas de
proveedores E nviar info rm e a
ge rencia pa ra
re visión,

E lab orar inform e


de encuestas E leg ir provee dor d e
rea lizad as cap acitación
A rch ivar
licitaciones y
contra to

E nviar inform e de
e ncue sta s para
D o cu m en
7
revisión tación

F in
A rchiva r e ncue stas

E ncues-
tas

S olicitar
presupue sto a
con tabilida d
121

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: F

MACROPROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO


PROCESO: F.3 MANEJAR NOMINA

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE


La carpeta personal del
empleado debe contener
Revisar información de Recursos Asistente de
1 toda la información que
empleado Humanos Nómina
certifique su situación
actual
Se solicita el No. De cuenta
del trabajador para
registrarlo en el sistema de
Solicitar número de cuenta
Recursos lo contrario se hace el Asistente de
2 de ahorros para acreditar
Humanos trámite bancario para la Nómina
sueldo
obtención de una cuenta
para la acreditación de
salario mensual
Según el sistema AURORA
Asignar código a empleado Recursos Asistente de
3 se le asigna al trabajador un
para registro asistencia Humanos Nómina
código personal
Con el código obtenido se
Programar reloj en sistema
Recursos programa el reloj para el Asistente de
4 AURORA para timbre
Humanos registro de entrada y salida Nómina
digital
del trabajador a diario
Se registra la huella digital
Registrar huella de Recursos Asistente de
5 del empleado para registro
empleado y configurar Humanos Nómina
de asistencia
Se espera que el empleado
Recursos Asistente de
6 Tiempo de prueba supere el tiempo de prueba
Humanos Nómina
de 3 meses
Superados los 3 meses de
prueba se realiza un
informe de rendimiento
Realizar informe de tiempo Recursos Asistente de
7 tomando como base la
de prueba Humanos Nómina
evaluación que realiza el
jefe inmediato del
trabajador
Se registra en el sistema
AURORA que el empleado
Registrar a empleado como Recursos superó los 3 meses de Asistente de
8
fijo Humanos prueba y accede a Nómina
derechos empresariales
adicionales
Revisar a fin de mes Obtener el reporte mensual
Recursos Asistente de
9 reporte de sistema del sistema AURORA sobre
Humanos Nómina
AURORA asistencia de trabajadores
122

Se imprime el reporte del


Imprimir reporte de Recursos sistema para constancia Asistente de
10
asistencia Humanos física en el caso de Nómina
reclamos
Se contabiliza el número de
Verificar número de días Recursos Asistente de
11 días trabajados por cada
trabajados y demás datos. Humanos Nómina
empleado
En base a los días
laborados en el caso de
Calcular beneficios de ley, Recursos Asistente de
12 trabajadores por horas se
descuentos respectivos, I.R Humanos Nómina
calcula salarios, en todos :
beneficios dsctos, I.R
Elaborar el rol de pagos con
Recursos Asistente de
13 Elaborar rol de pagos los valores calculados
Humanos Nómina
anteriormente
Se envía el rol con
Enviar doc. a Efectuar
Recursos documentos de sustento a Asistente de
14 asientos contables y
Humanos contabilidad para su Nómina
balances
revisión
Luego de la revisión
respectiva se espera la
Recibir documentos Recursos recepción del rol aprobado Asistente de
15
revisados Humanos o rol con correcciones para Nómina
que se vuelva a elaborar el
rol de pagos

Cuando el rol a sido


Imprimir copia de rol para Recursos aprobado se imprime otra Asistente de
16
entrega a empleados Humanos copia que se entregará a Nómina
empleados
Se registra en la página
Ingresar a página IESS
Recursos web del IESS el valor a Asistente de
17 para registrar datos de
Humanos pagar por imposiciones de Nómina
pago
trabajadores o préstamos
Se imprime hoja de pago y Asistente de
Imprimir hoja de pago para Recursos
18 se envía a mensajero para Nómina
registro Humanos
la realización del pago. Mensajero
Los datos del rol de pagos
se guardan en un diskette
Copiar datos de rol de Recursos Asistente de
19 para ser enviado al banco
pagos en diskette Humanos Nómina
para la acreditación de
sueldos
Se envía diskette al Banco
Asistente de
Recursos para la acreditación de
20 Enviar diskette al Banco Nómina
Humanos sueldos en cuentas de cada
Mensajero
trabajador
Se registra el pago de IESS
Pago de sueldo y pago al Recursos Asistente de
21 y salarios en sistema
IESS Humanos Nómina
AURORA
En el caso de que el
empleado declare por
Recursos concepto de I.R se llena Asistente de
22 Declarar al SRI
Humanos formulario correspondiente Nómina
y se entrega copia de
declaración
123

Se entrega la copia del rol


Entregar copia de rol a Recursos de pagos al trabajador Asistente de
23
empleado para firma Humanos previa firma de conformidad Nómina
para registros

En el caso de existir
inconformidad con el pago
Responder a dudas sobre Recursos se resuelven problemas Asistente de
24
pago Humanos con el trabajador teniendo Nómina
como fuente documentos
de respaldo
Archivar documentación
personal del trabajador,
Recursos Asistente de
25 Archivar documentación roles, documentos de
Humanos Nómina
dsctos, declaraciones a
SRI, etc
124

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: F

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: F.3 MANEJAR NOMINA

Objetivo: Elaborar el rol de pagos y proporcionar al personal estabilidad laboral


con respecto a prestaciones y salarios.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

- Solicitar - Registrar y/o


número de cta tramitar con banco
Empleado ---------- de ahorros para pago de sueldo - Registro F.3 Banco
- Reloj
programado
- Número de - Registrar datos en para timbrado Emplead
F.3 Banco cta. sistema AURORA diario F.3 o
- Informe de
A,B,C,D,E,F tiempo de - Registrar informe A,B,C,D,E,
,G,H,I ---------- prueba de tiempo de prueba - Informe F,G,H,I ----------

- Información de - Realizar reporte de - Reporte de


F.3 ---------- timbrado diario asistencia asistencia F.3 ----------
- Información de
día trabajados - Calcular beneficios F.3
F.3 ---------- y/ o dsctos de ley, desctos, etc - Rol de pagos H.1.1 ----------
- Rol de pagos
F.3 aprobado y/ o - Imprimir copia de - Copia rol de F.3
H.1.1 ---------- corregido rol de pagos pagos H.1.1 ----------
- Registrar pago de - Imprimir
- Cálculos IESS IEES e I.R de registro de
F.3 IESS e I.R empleados transferencia F.3 ----------
- Formato de - Copiar datos en
transferencia de diskette para - Registro de
F.3 Banco fondos realizar pago de rol pago de rol ---------- Banco
- Entregar formulario
- Formulario de de declaraciones a - Archivo de
F.3 S.R.I declaraciones empleados copias Empleados ----------
125

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:MANEJAR NOMINA CODIFICACION: F.3 EDICION No.00
PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE PERSONAL/ ASISTENTE DE
NOMINA REQUISITO DE LA NORMA:6.1 FECHA:
ALCANCE: TODA LA EMPRESA
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, computadora, scanner, copiadora, archivadores, instalaciones RRHH: Jefe de Personal, asistente de nómina

PROCESO
► Revisar información de empleado
► Solicitar número de cuenta de ahorros para
► Esperar tramite con el banco apertura de
► Asignar código a empleado para registro
► Programar reloj en sistema AURORA para
► Registrar huella de empleado y configurar
► Esperar tiempo de prueba
ENTRADAS ► Realizar informe de tiempo de prueba
Número de cta.
Registrar a empleado como fijo

Informe de tiempo de prueba ► Revisar a fin de mes reporte de sistema AURORA

Información de timbrado diario ► Imprimir reporte de asistencia


Información de día trabajados y/

Verificar número de días trabajados y demás datos.
o dsctos
Rol de pagos aprobado y/ o
Calcular beneficios de ley, descuentos respectivos, I.R
corregido ►
Cálculos IESS e I.R ► Elaborar rol de pagos
Formato de transferencia de Enviar doc. a Efectuar asientos contables y balances
fondos ►
Formulario de declaraciones ► Esperar recibir documentos revisados
► Imprimir copia de rol para entrega a empleados
► Ingresar a pagína IESS para registrar datos de pago
INDICADORES ► Imprimir hoja de pago para registro
Total de roles firmados por
empleado - roles devueltos por ► Copiar datos de rol de pagos en diskette
inconformidad ► Enviar diskette al Banco
► Pago de sueldo y pago al IESS
Declarar al SRI

► Entregar copia de rol a empleado para firma
► Responder a dudas sobre pago
► Archivar documentación
► Comunicar a personal términos de capacitación
► Coordinar pago de capacitación con contabilidad
► Realizar evaluación de capacitación
► Elaborar informe de rendimiento
► Enviar informe a gerencia para revisión
► Archivar licitaciones y contrato

OBJETIVO
Elaborar el rol de pagos y proporcionar al personal estabilidad laboral con
respecto a prestaciones y salarios.

CONTROLES
Código Laboral Reglamento interno de la empresa
Ley de régimen tributario
Ley de seguridad social
126

M A C R O P R O C E S O : G E S T IO N D E TA LE N TO H U M A N O C Ó D IG O : F
P R O C E S O : M A N E JA R N O M IN A
HOJA 1 DE
R ecu rso s H u m an o s

E laborar rol d e
In icio
pago s

R egistrar
R o l d e pag os
inform a ció n de
e m plea do

S olicitar nú m e ro de E n viar d oc. a E fectuar


cuen ta d e aho rros E fectuar asien to s asien to s
No
pa ra acreditar co ntables y conta ble s y
sueld o, b alan ces bala nce s

Tien e cta e n T ra m itar con e l R ecibir


No b anc o a pertura de d ocum e ntos
ban co?
cuen ta re visad os

Si

R e gistra r N o.
Trám ite d e ape rtura S e a prob ó rol
cta e n sistem a
d e c uen ta d e pago s?
AURORA

Si
A signa r código
Im p rim ir cop ia d e
a em plea do R e cibir libre ta d e
rol pa ra en treg a a
pa ra registro a horro s
em p lea dos
a sistenc ia

P rogram ar relo j
e n sistem a E n tregar a C o pia rol de p ago s
A U R O R A pa ra em p lea do libre ta
tim bre dig ita l

R egistrar hue lla Ing resa r a pag ín a


de em p le ado y IE S S pa ra reg istrar
configurar datos d e pag o

Im prim ir h oja de
T ie m po de p ru eba
pag o para registro

2
R ea lizar inform e d e P ago IE S S
tie m po de p ru eba

R egistrar a C op iar da to s de ro l
em plea do com o d e pago s en
fijo diskette

R evisar a fin de
E nviar diskette a l
m e s re po rte de
B anco
sistem a A U R O R A

Im prim ir re porte de P ag ar sueld o y


a sistencia pag o a l IE S S

No

R epo rte de 2
R espon der a dud as
a sistencia S e de cla ra I.R ?
sob re pago

Si
V e rificar
nú m ero de días E labo rar form ulario A rchiva r
traba jad os y p ara d ec la ración doc um e ntación
dem á s datos.

D ocum en
C alcu lar ben eficios
tació n
de le y, descue ntos D eclarar I.R
respe ctivos, I.R

em plea do

E n treg ar form ulario


declarado a
F in

127
128

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: G

PROCESO: ALMACENAR MATERIA PRIMA


No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
El proceso inicia con la recepción de
una orden de ingreso de materiales
Recibir orden de
que se origina en el área de
1 ingreso de materia Bodega Jefe de Bodega
producción, en pre-prensa que indica la
prima
fecha, hora y demás detalles de la
entrega de materiales
Esperar a que el material adquirido Ayudantes de
2 Llegada de material Bodega
llegue Bodega
Revisar y verificar que el producto
adquirido se encuentre en las
cantidades y estándares de calidad Jefe de Bodega
Verificar producto
3 Bodega establecidos, en el caso de que el Ayudantes de
importado o local
pedido no cumpla con requisitos se Bodega
devuelve al proveedor y se notifica al
departamento de compras
Receptar materia Ayudantes de
4 prima Bodega Se recepta la materia prima idónea Bodega
Con la codificación correspondiente se
colocan los materiales en los lugares
Almacenar materia establecidos para poder ser Ayudantes de
5 Bodega
prima en estanterías identificados con facilidad en el Bodega
momento que se requieran para el
proceso de producción
Con el registro de los materiales en el
sistema se emite el comprobante de
ingreso y recepción de materiales a
Emitir comprobante de bodega especificando cantidades y
6 Bodega Jefe de Bodega
recepción de material codificación pertinente, para que exista
constancia del registro de ingreso de
material a bodega según orden de
pedido correspondiente
Se archivan documentos referentes a
este pedido como: orden de pedido,
comprobante de recepción de material,
Ayudantes de
7 Archivar documentos Bodega copias de facturas, comprobantes de
Bodega
aduana si son productos importados y
demás documentos que respalden el
ingreso de insumos
Se reciben las órdenes de requisición
de materiales cuando existe una orden
Recibir requisiciones de producción, esta información la
Ayudantes de
8 de material de Bodega proporciona el jefe de producción para
Bodega
producción que el material se traslade a pre-
prensa para realizar impresión de
prueba de color
Antes de trasladar el material al área
de impresión se verifica la existencia
Jefe de Bodega
Verificar existencia de de materiales y se registra la salida de
9 Bodega Ayudantes de
materiales los insumos para actualizar las
Bodega
existencias. En el caso de no existir el
material se notifica a compras
129

Si el material solicitado existe en


existencias se despacha el material a
pre-prensa, de lo contrario se emite un
Ayudantes de
10 Despachar material Bodega pedido de materiales a Gestión de
Bodega
adquisición de materiales e insumos
para que se efectúe la adquisición de
los mismos
Al despacho de material se le adjunta
Emitir comprobante de el comprobante de salida que
11 Bodega Jefe de Bodega
salida de material documenta la salida de insumos
especificando cantidades, tipos.
Se traslada el material a pre-prensa
Enviar material al Ayudantes de
12 Bodega según orden de producción en el
proceso solicitante Bodega
tiempo requerido
Se actualizan las existencias con el
Registrar salida de registro de salida de insumos en Ayudantes de
13 Bodega
materiales en kárdex kárdex para que se tenga constancia Bodega
en el sistema
Se archivan documentos para tener
Personal de
14 Archivar documentos Bodega constancia de actualización de
Bodega
existencias
Mensualmente se elabora un reporte
de entradas y salidas de materiales
que sirven como punto de referencia
Realizar reporte de
15 Bodega para identificar la rotación de Jefe de Bodega
materiales de bodega
inventarios y poder realizar una
planificación de requerimiento de
insumos.
Se envía el informe de existencias a
Enviar informe a Ayudantes de
16 Bodega contabilidad para cuadrar registros en
contabilidad Bodega
libros
Se comparan valores de kárdex con Jefe de Bodega
Cuadrar información
17 Bodega cantidades físicas en existencias para Ayudantes de
con contabilidad
cuadre de inventarios Bodega
130

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: G

PROCESO: ALMACENAR MATERIA PRIMA

Objetivo: Embodegar stocks de materia prima e insumos y proveer de éstos a


producción para la elaboración de producto terminado.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo

-Orden de ingreso -Verificar producto - Recepción de


C ---------- de materia prima recibido materia prima G ----------

- Registrar entrada - Actualización


- Materia prima de materia prima en de stock de
C ---------- recibida programa materia prima G ----------
- Comprobante
- Materia prima - Almacenar materia de recepción de
G ---------- recibida prima en estanterías materia prima G ----------

- Requisiciones de - Verificar existencia - Despacho de


B.2 ---------- material de material material B.2 ----------
- Comprobante
- Requisiciones de - Emitir comprobante de salida de G
G ---------- material de salida de material material B.2 ----------
- Realizar reporte de G
- Comprobante de materiales en - Reporte de E
G ---------- salida de material bodega existencias H.1.1 ----------
130

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO:ALMACENAR MATERIA PRIMA CODIFICACION: G EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: JEFE DE BODEGA REQUISITO DE LA NORMA:7.5.5/7.4.3 FECHA:


ALCANCE: BODEGA DE MATERIA PRIMA
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, computadora, scanner, copiadora, archivadores, instalaciones RRHH: Jefe de Bodega, ayudantes de bodega

PROCESO
► Recibir orden de ingreso de materia prima
► Esperar llegada de material
► Verificar producto importado o local
► Receptar materia prima.
► Devolver m.p a proveedor
► Registrar entrada de materia prima en programa
► Almacenar materia prima en estanterías
► Emitir comprobante de recepción de material
Archivar documentos

► Recibir requisiciones de material de producción

Verificar existencia de materiales


Notificar inconformidad a Compras e Import.



► Despachar material

Emitir comprobante de salida de material


Envíar material al proceso solicitante.



► Registrar salida de material en programa
► Archivar documentación
► Realizar reporte de materiales de bodega
► Enviar informe a Contabilidad
► Cuadrar información con contabilidad
OBJETIVO
Embodegar stocks de materia prima e insumos y proveer de éstos a producción
para la elaboración de producto terminado.

CONTROLES
Ley del CONSEP Matriz de entrega de materia prima, insumos
Matriz de preservación de Matriz de verificacion de producto comprado
materia prima
131

P R O C E S O : A LM A C E N A R M A TE R IA P R IM A C Ó D IG O : G

HOJA1DE

B o deg a C on tabilid ad C o m pra s e Im p o rta c io n es

C o m pro ban te d e 4
In icio S alida de m aterial

R ecibir orden d E nvíar m a te rial al


e ing reso d e m proceso solicitante.
a teria prim a

L le gad a de R eg istrar salida


m aterial d e m ateria l en
prog ram a

V erificar pro ducto A rchiva r


im portado o lo cal docum e ntación

No

D o cu -
M .P e n bue- m e ntos
D evolver m .p a
n as co ndi-
provee dor
cione s?

si

R ecep tar m ateria N o tificar R ealiza r re porte de


prim a. inconform idad a m a te riales de 10
C o m p ras e Im p ort. b ode ga

R eg istra r R epo rte de E fe ctu ar


entra da de 10 existen cias a sientos
m a te ria prim a
conta ble s
en pro gra m a A dqu irir
In su m o s

A lm a cen ar m ateria
E nviar inform e a
prim a e n
C ontabilid a d
e stanterías

E m itir com proba nte C uad rar


de re ce pció n de inform ación con
m aterial co ntabilid ad

C om p ro ban te d e 4
rece pción d e
F in
m aterial

No
A rchiva r
docum en to s

D ocu-
m entos

R e cibir
requ isicio nes
d e m a te rial de
p ro ducción

V erifica r
existe nc ia d e
m a te riales

E xiste m ateria l
solicitad o?

si

D esp achar m ateria l


E m itir com proba nte
de salid a de
m aterial
132
133

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERA


PROCESO: H.1 GESTION DE CONTABILIDAD
SUBPROCESO: H.1.1 EFECTUAR ASIENTOS CONTABLES
No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Recibir
Se recibe la documentación que se
documentación de
1 Contabilidad necesita para la elaboración de los Contador
departamentos.
asientos contables
financieros
Después de recibir la documentación
se revisa si los documentos están
Revisar
2 Contabilidad realizados bien caso contrario se los Contador
documentación
devuelve al área del que provienen los
documentos
Se revisan los datos ingresados al
sistema contable con la documentación
Revisar datos obtenida. En el caso de que la
3 Contabilidad Contador
ingresados a sistema información esté mal registrada se la
corrige y se notifica de los cambios al
dep. del cual vinieron los documentos
Con la información correcta ingresada
Procesar datos en
4 Contabilidad al sistema se procesan las Contador
programa contable
transacciones
Registrar en diario Se realiza el registro respectivo en el
5 Contabilidad Contador
general libro diario
La mayorización se realiza en base a
6 Realizar mayorización Contabilidad los registros del diario general en el Contador
sistema
Se imprimen reportes por cuenta
Emitir reportes por
7 Contabilidad contable para revisar los registros que Contador
cuenta contable
se consideren necesarios
Elaborar Balance de
Se elabora en el sistema contable el
8 Comprobación Contabilidad Contador
Balance de comprobación
mensual
Se revisa la información del balance, Contador
9 Verificar información Contabilidad en el caso de existir diferencias se Asistente
realizan ajustes para cuadrar cuentas Contable
Si no existieron diferencias se procede Contador
Revisar cuentas de
10 Contabilidad a la revisión de las cuentas de IVA y Asistente
impuestos
RF Contable
Cuadrar cuentas de Se concilian estas cuentas de IVA Y Contador
11 IVA y R.F con anexo Contabilidad RF con el anexo transaccional del Asistente
transaccional programa contable Contable
Se registra el pago de impuestos por Contador
Registrar pago por
internet, se envía a mensajero a Asistente
12 internet y presentar Contabilidad
cancelar impuestos y presentación de Contable
anexo
anexo transaccional Mensajero
134

Se imprime el comprobante de pago


Imprimir comprobante Asistente
13 Contabilidad para archivo como respaldo posterior
de pago Contable
de la cancelación
Registrar ajuste de Registrar en el programa contable el
14 Contabilidad Contador
impuestos pago de impuestos del mes
Mayorizar el ajuste por pago de
15 Mayorizar ajuste Contabilidad Contador
impuestos en el programa contable
Realizar Al recibir el estado de cuenta del
Asistente
16 conciliaciones Contabilidad banco, se procede a realizar la
Contable
bancarias mensuales conciliación bancaria mensual
Se cuadra el libro bancos por medio de Asistente
17 Cuadrar conciliación Contabilidad
los ajustes Contable
Registrar ajuste de Al cuadrar el libro bancos se registran
18 Contabilidad Contador
conciliación bancaria los ajustes en el programa contable
Mayorizar el ajuste por conciliación
19 Mayorizar ajuste Contabilidad Contador
bancaria
Elaborar Balance de Se elabora el Balance de
20 Comprobación Contabilidad comprobación ajustado luego de estas Contador
Ajustado regulaciones mensuales
Verificar la información de las cuentas
Revisar cuentas de
21 Contabilidad de balance general y revisar los Contador
Balance General
valores obtenidos
Elaborar el estado de pérdidas y Contador
Establecer Estado de
22 Contabilidad ganancias mensualmente para control Asistente
Pérdidas y Ganancias
de gastos e ingresos Contable
Elaborar fórmulas de índices
Realizar índices
23 Contabilidad financieros para análisis en juntas Contador
financieros
directivas y de gerencia
Elaborar el flujo de caja mensual para
Realizar Flujo de proyectar gastos e ingresos de la
24 Contabilidad Contador
Efectivo mensual empresa con gráficos comparativos
entre meses
En base a informes departamentales
Elaborar informe
se elabora un informe de costos,
25 mensual de costos- Contabilidad Contador
gastos e ingresos mensuales para uso
gastos- ingresos
financiero y administrativo
Para la realización de junta directiva o
Enviar informe a
26 Contabilidad para revisión de cifras se elabora un Contador
Gerencia para revisión
informe financiero
Se archiva toda la documentación
Archivar
27 Contabilidad obtenida en cada actividad del proceso Contador
documentación
para respaldo
135

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERO

PROCESO: H.1 GESTION DE CONTABILIDAD

SUBPROCESO: H.1.1 EFECTUAR ASIENTOS CONTABLES

Objetivo: Documentar y registrar ingresos y egresos de dinero en Imprenta Mariscal


en programa contable y presentar balances e índices financieros para análisis
gerencial.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
H.1.2
H.2.1
H.2.2 - Verificar - Procesamiento de
F.3 - Documentación y cumplimiento de datos en sistema
G ---------- / o reportes requisitos contable H.1.1 ----------
- Procesamiento - Registrar en diario
H.1.1 ---------- de datos general - Mayorización H.1.1 ----------

- Registros en - Emitir reportes por


H.1.1 ---------- programa contable cuenta contable - Reportes H.1.1 ----------
- Elaborar Balance
- Reportes por de Comprobación - Balance de
H.1.1 ---------- cuenta mensual Comprobación H.1.1 ----------
- Balance de - Verificar
H.1.1 ---------- Comprobación información - Realizar ajustes H.1.1 ----------
- Ajustes y
cuentas de - Mayorizar ajustes y - Cuadre de cuentas
H.1.1 ---------- impuestos ctas de impuestos IVA- IR H.1.1 ----------
- Cuadre de - Registrar pago de
H.1.1 ---------- cuentas IVA- IR impuestos - Pago de impuestos H.1.1 S.R.I
- Conciliar bancos
- Cortes de cuenta mensualmente y - Conciliación
H.1.1 ---------- de bancos registrar ajustes mensual y ajustes H.1.1 ----------
- Elaborar Balance - Balance de
-Ajustes de de Comprobación Comprobación
H.1.1 ---------- conciliaciones ajustado ajustado H.1.1 ----------
-Cuentas de - Establecer estado - Balance de
Balance General de pérdidas y Comprobación
ganancias ajustado
----------
H.1.1 ---------- H.1.1
136

- Información
general - Realizar índices
- Índices financieros
H.1.1 ---------- financieros y flujo de H.1.1 ----------
y flujo de efectivo
efectivo

- Elaborar informe
- Información mensual de costos y -Informe de costos y
H.1.1 ---------- general gastos gastos H.1.1 ----------
- Enviar informe a
-Informe de costos gerencia para -Archivo de H.1.1
H.1.1 ---------- y gastos revisión y análisis documentación E ----------
136

RESUMEN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:EFECTUAR ASIENTOS CONTABLES CODIFICACION: H.1.1 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: CONTADOR GENERAL REQUISITO DE LA NORMA:7.5.5/7.5.2 FECHA:


ALCANCE: CONTABILIDAD, COBRANZAS Y FACTURACION
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, com putadora, s canner, copiadora, archivadores , ins talaciones RRHH: Contador, auxiliar contable, as is tente de
pagos y cobros

PROVEEDORES PROCESO CLIENTES


H.1.2 ► Esperar recibir documentación de dep. financieros. H.1.1.
H.2.1 ► Revisar documentación E
F.3 ► Entregar a departamento de origen S.R.I
G ► Revisar datos ingresados a sistema
H.1.1 ► Notificar a departamento de origen
► Procesar datos en programa contable
► Registrar en diario general
ENTRADAS ► Realizar mayorización SALIDAS
Docum entación y / o reportes Procesamiento de
Emitir reportes por cuenta contable
► datos en sistema
Regis tros en program a contable ► Elaborar Balance de Comprobación mensual. Mayorización
Reportes por cuenta ► Verificar información Reportes
Realizar ajustes Balance de
Ajus tes y cuentas de im pues tos ► Comprobación
Cuadre de cuentas IVA
Cuadre de cuentas IVA- IR ► Actualizar sistema contable IR
Emitir documento de respaldo de ajuste Conciliación mensual y
Cortes de cuenta de bancos ► ajustes
Mayorizar ajustes Indices financieros y
Ajus tes de conciliaciones ► flujo de efectivo
Cuentas de Balance General ► Revisar cuentas de impuestos Informe de costos y
Inform e de cos tos y gas tos ► Cuadrar cuentas de IVA y R.F con anexo transaccional gastos
► Registrar pago por internet y presentar anexo
INDICADORES ► Imprimir comprobante de pago
Num ero de errores / total de ► Registrar ajuste de impuestos
docum entos em itidos ► Mayorizar ajuste
► Realizar conciliaciones bancarias mensuales REGISTROS/ANEXOS
Num ero de reproces os / total de ► Cuadrar conciliación Facturas de proveedor
trans acciones ► Registrar ajuste de conciliación bancaria Matriz de producto no
► Mayorizar ajuste Saldos de inventarios
► Elaborar Balance de Comprobación Ajustado Reportes
► Revisar cuentas de Balance General Pres upues tos
► Establecer Estado de Pérdidas y Ganancias
► Realizar índices financieros
► Realizar Flujo de Efectivo mensual
► Enviar informe a Gerencia para revisión
► Archivar documentación
ELABORADO POR REVISADO POR

OBJETIVO

Docum entar y regis trar ingres os y egres os de dinero en Im prenta Maris cal
en program a contable y pres entar balances e índices financieros para anális
is gerencial.
APROBADO POR
137

M A C R O P R O C E S O : G E S T IO N FIN A N C IE R A C Ó D IG O : H
P R O C E S O : H .1 G E S TIO N D E C O N TA B ILID A D
S U B P R O C E S O :H .1 .1 E fectuar as ientos co ntable s HO JA 1 D E

C o n tab ilid ad

E m itir do cum e nto


Inicio de re sp aldo de
a juste

R ecibir
docum en ta ción de M a yorizar
dep . finan cieros. a justes

R evisar R ev is ar cue nta s de


11
docu m e nta ción im p uestos

C ua drar cuen ta s
E ntregar a
C um ple d e IV A y R .F co n
d epa rtam e nto de No
req uisitos? a nexo
o rige n
tra nsa ccio nal
Si
R egistrar p ago
R evisa r datos
p or internet y
ingresado s a
pre sentar
sistem a
a nexo

N otifica r a N Im prim ir
Inform a ción R ealiza r índ ice s
d epa rtam e nto de o co m pro ban te de
co rrecta ? fin ancie ros
o rige n pag o

Si

P rocesar da tos C o m pro ban te d e


R ealiza r Flujo de
en p rog ram a pag o de Im puestos
E fectivo m en sua l
con ta ble

E la bo rar in fo rm e
R eg istrar e n R eg is trar a juste
m e nsual d e costos-
dia rio g ene rale de im p uesto s
gastos- ing re sos

E nviar inform e a
R ealiza r M a yorizar G eren cia para
m ayorizació n a juste revis ió n

R ealiza r
E m itir repo rtes p or conciliacio nes A rchivar
cu enta co ntable b anca rias d ocum e ntació n
m e nsuales

D ocu m en
R epo rte po r cue nta
C ua drar tación
con ta ble
co ncilia ción

E labora r
R eg istrar a juste de
B alance de
co ncilia ción F in
C om proba ción
ba nca ria
m ensua l.

B alan ce de
M a yorizar
C o m proba ción
a juste

E lab ora r
V erifica r B alan ce de
inform ación C om pro bación
A justa do

B alan ce de C
E xisten om proba ción
11 No
difere ncia s? A justado

Si

R e visar cue ntas


R ea lizar ajus te s de B a lan ce
G en era l

A ctu alizar E stablecer E stado


sistem a d e P érdidas y
con ta ble G ana ncias
138

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERA


PROCESO: H.1 GESTION DE CONTABILIDAD
SUBPROCESO: H.1.2 REALIZAR PRESUPUESTO
ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN
No. RESPONSABLE
Para elaboración de
Solicitar proyecciones presupuesto se solicitan
1 Contabilidad Auxiliar Contable
mensuales de gastos a dep. proyecciones a
departamentos
Esperar que los
Recibir proyecciones de departamentos envíen sus
2 Contabilidad Auxiliar Contable
departamentos proyecciones de gastos por
mes
Realizar proyecciones de Se realizan una proyección
3 Contabilidad Auxiliar Contable
ingresos mensuales global por mes
Evaluar los rubros de
Analizar rubros de
4 Contabilidad gastos e ingresos Auxiliar Contable
proyecciones
proyectados
Establecer relación entre
Relacionar rubros a cuentas
5 Contabilidad rubro de gasto y cuenta Auxiliar Contable
contables
contable
Con esta información se
Elaborar preliminar de
6 Contabilidad elabora el borrador del Auxiliar Contable
presupuesto anual
presupuesto anual
El borrador del presupuesto
Enviar preliminar para
7 Contabilidad se lo envía a la gerencia Auxiliar Contable
aprobación a gerencia
para su revisión y análisis
Esperar que la gerencia
revise el presupuesto
Revisión de presupuesto preliminar, en el caso de
8 Contabilidad Auxiliar Contable
preliminar que no se apruebe se
reajustan las cuentas del
presupuesto
Recibir informe aprobado
9 Imprimir presupuesto Contabilidad Auxiliar Contable
con firma de autorización
Se registra en el programa
contable las cuentas
Registrar presupuesto en
10 Contabilidad contables con sus valores Auxiliar Contable
programa contable
presupuestados para
control de gasto
Se alimentan cuentas
Alimentar módulo por nuevas en el caso de que
11 Contabilidad Auxiliar Contable
cuentas según presupuesto existan en el presupuesto
realizado
Elaborar un informe
Elaborar informe presupuestal por cada
12 presupuestal mensual Contabilidad departamento con sus Auxiliar Contable
departamento respectivas cuentas
contables
139

Elaborar una notificación


mensual al jefe de
Notificar presupuesto
13 Contabilidad departamento para Auxiliar Contable
mensual por departamento
cumplimiento de
presupuesto establecido
Verificando datos del
sistema contable se
Evaluar mensualmente
14 Contabilidad evalúan los gastos Auxiliar Contable
gastos por departamento
efectuados mensualmente
por cada departamento
Analizando los gastos
Evaluar ejecución realizados se evalúa el
15 Contabilidad Auxiliar Contable
presupuestal cumplimiento o no del
presupuesto
Se realiza un informe
Elaborar informes de detallando los parámetros
16 Contabilidad Auxiliar Contable
cumplimiento presupuestal del presupuesto cumplido o
no
Revisar c/3 meses uso de Llevar un control de gastos
17 Contabilidad Auxiliar Contable
recursos e ingresos e ingresos trimestralmente
Analizar el informe
Evaluar resultados con Contador
18 Contabilidad trimestral con la gerencia
gerencia Gerencia
para toma de decisiones
En base al análisis
Elaborar reajustes
19 Contabilidad realizado se establecen Gerencia
trimestralmente
reajustes presupuestales
Se mantiene un registro de
20 Contabilidad la documentación Auxiliar Contable
Archivar documentación presupuestal
140

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERO

PROCESO: H.1 GESTION DE CONTABILIDAD

SUBPROCESO: H.1.2 REALIZAR PRESUPUESTO

Objetivo: Proyectar el movimiento financiero que puede tener la organización en


un determinado período de tiempo.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
H.1.2
H.2.1
H.2.2 - Proyecciones
F.3 mensuales de - Evaluar gastos y -Presupuesto
G ---------- gastos analizar ingresos preliminar anual H.1.2 ----------
- Enviar presupuesto
a gerencia para - Presupuesto
-Presupuesto revisión y modificado y/ o
H.1.2 ---------- preliminar anual aprobación corregido E ----------
- Registrar - Programa
- Presupuesto presupuesto en contable
H.1.2 ---------- aprobado programa contable actualizado H.1.2 ----------
- Programa - Alimentar módulo
contable de cuentas según - Cuentas
H.1.2 ---------- actualizado presupuesto ajustadas H.1.2 ----------
- Reporte - Analizar
A,B,C,D,E mensual por cumplimiento de - Informe de A,B,C,D,E,F
,F,G,H,I ---------- departamento presupuesto cumplimiento ,G,H,I ----------
- Informe de - Evaluar resultados - Reajustes A,B,C,D,E,F
H.1.2 ---------- cumplimiento con gerencia trimestrales ,G,H,I ----------
141

RESUMEN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:REALIZAR PRESUPUESTO CODIFICACION: H.1.2 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: CONTADOR GENERAL REQUISITO DE LA NORMA:7.5.5/7.5.2 FECHA:


ALCANCE:CONTABILIDAD, COBRANZAS Y FACTURACION
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, com putadora, s canner, copiadora, archivadores , ins talaciones RRHH: Contador, auxiliar contable

PROCESO
► Solicitar proyecciones mensuales de gastos a dep.
► Recibir proyecciones de departamentos
► Realizar proyecciones de ingresos mensuales
► Analizar rubros de proyecciones
► Relacionar rubros a cuentas contables
► Elaborar preliminar de presupuesto anual
► Enviar preliminar para aprobación a gerencia
ENTRADAS ► Esperar revisión de presupuesto preliminar
Proyecciones m ens uales de
gas tos Modificar y reajustar proyecciones

Pres upues to prelim inar anual
Imprimir presupuesto

Registrar presupuesto en programa contable
Pres upues to aprobado ►

Program a contable actualizado ► Alimentar módulo por cuentas según presupuesto


Reporte m ens ual por Elaborar informe presupuestal mensual dep.
departam ento ►
Inform e de cum plim iento ► Notificar presupuesto mensual por departamento
► Evaluar mensualmente gastos por dep.
► Evaluar ejecución presupuestal
► Realizar ajustes correspondientes
► Elaborar informe de cumplimiento presupuestal
► Revisar c/3 meses uso de recursos e
► Evaluar resultados con gerencia
► Elaborar reajustes trimestralmente
► Archivar documentación

OBJETIVO

Proyectar el m ovim iento financiero que puede tener la organización en un


determ inado período de tiem po.

CONTROLES
Norm as contables es tablecidas
142

M A C R O P R O C E S O : G E S TIO N F IN A N C IE R A C Ó D IG O : H
P R O C E S O : H .1 G E S TIO N D E C O N TA B IL ID A D
S U B P R O C E S O :H .1 .2 R ealiza r P resup ues to HOJA1DE

C o n ta b llid ad G e ren c ia

Infom es 10
pre su puestales po r
In icio
dep .

N otificar
S olicita r p royec-
presu pue sto
cione s m e nsu ales
m ensua l por
de ga stos a d ep.
de pa rtam en to

R e cibir E valu ar
proyeccion es d e m ensu alm ente
d epa rtam e ntos g asto s por d ep.

R ealizar
proyecc io nes
de ingresos E valua r ejecución
m en su ales presu pue stal

A na lizar rubros d e E jecución


p royeccione s a decuad a?
No R ea lizar aju stes
correspo ndien te s

Si
12
R elacion ar rub ro s a E lab orar inform es
c uen tas co ntables de cum plim ie nto
presu pue stal

G estió n
A dm inistrati-
E la bora r prelim in ar Inform e de va
d e presupu esto cum plim ie nto
an ual

R evisió n de
presu pue sto
P resup uesto 2 R evisar c/3 m eses p re lim in ar
P relim inar u so de recursos e in
greso s

S e aprueba M o difica r y
in fo rm e pre- No rea justa r
E nviar pre lim inar lim in ar? proyeccione s
E valua r resultad os
p ara a prob ación a 12
co n gerencia
gerencia Si

13
E lab orar rea ju stes
13 trim e stralm e nte

Im prim ir A rchivar
presupu esto docu m en ta ción

2 D o cum en
P re su pues to anu al tación

R eg istra r
pre su pue sto en
F in
progra m a
co ntable

A lim entar
m ódu lo po r
cuen tas se gún
presupu esto

E lab ora r inform e


presupu estal
m e nsua l de p.
143

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERA


PROCESO: H.2 GESTION DE CAJA
SUBPROCESO: H.2.1 EFECTUAR COBROS Y FACTURACION
ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN
No. RESPONSABLE

Recibir oferta Se recibe de ejecutivo de ventas la


Crédito y Asistente de
1 aprobada y orden de oferta aprobada y firmada por el cliente
Cobranzas cobros
ventas con la orden de venta

Revisar en programa Crédito y Verificar en programa el tipo de cliente Asistente de


2
tipo de cliente Cobranzas a facturar cobros

Verificar tipo de cobro Establecer el plazo de pago a otorgar y


Crédito y Asistente de
3 a aplicar y/o descuento descuento en el caso de que lo amerite
Cobranzas cobros
a realizar según políticas ya establecidas

Registrar y elaborar
Crédito y Ingresar datos para factura en base de Asistente de
4 factura en base de
Cobranzas datos cobros
datos

Revisar que la factura tenga toda la


información correspondiente a la
Verificar conformidad Crédito y impresión a realizarse. En el caso de Asistente de
5
de factura Cobranzas que la factura no cumpla con requisitos cobros
se la ingresa de nuevo en base de
datos y se anula la anterior
Se le entrega la factura a mensajero Asistente de
Entregar a mensajero Crédito y
6 para que sea entregada a cliente, o sea cobros
para envío a cliente Cobranzas
enviada por courier Mensajero
Esperar a que el cliente envíe una copia Asistente de
Recibir copias Crédito y
7 de la factura firmada o que el mensajero cobros
firmadas por cliente Cobranzas
entregue la copia firmada Mensajero
Enviar una copia a
Crédito y La copia firmada por el cliente es Asistente de
8 Efectuar asientos
Cobranzas enviada a contabilidad para registro cobros
contables y balances
Esperar a que la factura sea devuelta
Recibir factura Crédito y Asistente de
9 por contabilidad luego de su registro
revisada Cobranzas cobros
respectivo
La documentación que respalda la
Archivar factura y Crédito y Asistente de
10 solicitud de impresión se archiva para
documentación Cobranzas cobros
respaldo posterior
Se revisa la base de datos donde
Revisar cartera Crédito y Asistente de
11 constan lo clientes que tienen cuentas
vencida o por vencer Cobranzas cobros
pendientes por cobrar
144

Contactar a cliente Crédito y Si existe una cuenta por cobrar se Asistente de


12
para realizar cobro Cobranzas contacta al cliente para solicitar el pago cobros
Si existe una cuenta por cobrar se
Contactar a cliente Crédito y contacta al cliente para solicitar el pago Asistente de
13
para realizar cobro Cobranzas las veces que se requiere hasta que se cobros
cancele la o las facturas
Realizar cobro de Crédito y Asistente de
14 Concretado el pago se lo lleva a cabo
factura Cobranzas cobros
Actualizar cartera de Se ingresan datos de cobro para
Crédito y Asistente de
15 clientes en base de actualizar la cartera de cuentas por
Cobranzas cobros
datos cobrar
En el caso de efectuarse cobros se
Realizar reportes de Crédito y Asistente de
15 realiza un reporte de caja diario
caja diarios Cobranzas cobros
indicando el valor cobrado.
Enviar reporte de caja El reporte de caja es enviado a
Crédito y Asistente de
16 a Efectuar asientos contabilidad para registrar cobros
Cobranzas cobros
contables realizados
Esperar a que contabilidad entregue
Recibir reporte Crédito y Asistente de
17 reporte revisado y/o corregido de ser el
revisado Cobranzas cobros
caso
Realizar depósitos de Crédito y Con el reporte de caja revisado se Asistente de
18
dinero Cobranzas realiza el depósito correspondiente cobros
Se guardan todos los documentos que
Archivar Crédito y Asistente de
19 respalden las actividades de este
documentación Cobranzas cobros
procesos
145

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERA

PROCESO: H.2 GESTION DE CAJA

SUBPROCESO: H.2.1 EFECTUAR COBROS Y FACTURACIÓN

Objetivo: Calificar a clientes nuevos y antiguos para dotar de crédito y realizar


cobros de las cuentas pendientes de Imprenta Mariscal.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
- Registro tipo de
-Revisar en cobro y/ o
- Oferta aprobada programa tipo de descuento en
A ---------- y orden de ventas cliente factura H.2.1 ----------
- Verificar
conformidad de -Factura revisada
H.2.1 ---------- - Factura factura y/o corregida H.2.1 ----------
-Entregar a
mensajero para - Factura enviada a
H.2.1 Cliente -Factura revisada envío a cliente cliente ---------- Cliente
- Enviar copia a
- Copia de factura efectuar asientos - Envío de copia de
---------- Cliente firmada contables factura H.1.1 ----------
- Archivar - Documentos
H.1.1 ---------- - Factura revisada documentación archivados H.2.1 ----------
-Cartera vencida o - Revisar cartera de - Identificación de
H.2.1 ---------- por vencer clientes vencida clientes por cobrar H.2.1 ----------
- Listado de - Contactar a cliente - Cobro de factura
H.2.1 ---------- clientes por cobrar para realizar cobro (s) H.2.1 Cliente
- Cobros -Actualizar cartera - Cartera
H.2.1 ---------- realizados por cobrar actualizada H.2.1 ----------
-Ingresos de -Realizar reportes de
H.2.1 ---------- dinero caja - Reporte de Caja H.2.1 ----------

-Enviar reporte de
caja a efectuar - Reporte de Caja
H.2.1 ---------- - Reporte de Caja asientos contables enviado H.1.1 ----------
- Reporte de Caja - Realizar depósito
H.1.1 ---------- aprobado semanal - Depósito de dinero H.2.1 Banco
-Archivar depósitos y - Documentos
H.2.1 ---------- -Depósito documentos archivados H.2.1 ----------
146

RESUMEN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:EFECTUAR COBROS Y FACTURACION CODIFICACION: H.2.1 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: CONTADOR GENERAL REQUISITO DE LA NORMA:7.5.5/7.5.2 FECHA:


ALCANCE:CONTABILIDAD, COBRANZAS Y FACTURACION
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, com putadora, s canner, copiadora, archivadores , ins talaciones RRHH: Contador, as is tente de cobro

PROCESO
► Recibir oferta aprobada y orden de ventas.
► Revisar en programa tipo de cliente.
► Verificar tipo de cobro a aplicar y/o descuento a realizar
► Registrar y elaborar factura en base de datos
► Verificar conformidad de factura
► Entregar a mensajero para envío a cliente
► Esperar recibir copias firmadas por cliente
ENTRADAS ► Enviar una copia a Efectuar asientos contables y balances
Oferta aprobada y orden de Archivar factura y documentación
ventas ►
Factura revis ada
Revisar cartera vencida o por vencer

Contactar a cliente para realizar cobro


Copia de factura firm ada ►
Realizar cobro de factura
Cartera vencida o por vencer ►

Lis tado de clientes por cobrar ► Actualizar cartera de clientes en base de datos

Realizar reportes de caja diarios


Reporte de Caja aprobado ►
Enviar reporte de caja a Efectuar asientos contables

► Esperar recibir reporte revisado
► Realizar depósitos de dinero.
► Archivar documentación

OBJETIVO REVISADO POR

Calificar a clientes nuevos y antiguos para dotar de crédito y realizar cobros


de las cuentas pendientes de Im prenta Maris cal.
147

M A C R O P R O C E S O : G E S T IO N FIN A N C IE R A C Ó D IG O : H
P R O C E S O : H .2 G E S TIO N D E C A JA
HO JA 1 DE
S U B P R O C E S O :H .2 .1 E fectuar co bros y factu ra ció n

C réd ito y C ob ranzas C lien te C réd ito y C o b ran zas C o ntab ilid ad

16
Inicio

R ec ib ir oferta
S e va a re alizar
ap rob ada y orden
el co bro?
de ventas.

Si

R evisa r en
R ealiza r co bro de
progra m a tipo
fa ctura
de clien te .

V erificar tipo d e A ctua liza r


cobro a ap licar y/o cartera d e
descue nto a clientes e n
rea lizar base de da to s 15

R e gistrar y
e labo ra r fa ctura R ealiza r reporte s
en b ase de de caja dia rios E fectuar
da tos asien tos
con ta - bles y
No balan ces
3 3
F a ctura R e porte d e ca ja

17

V erifica r E nvia r re porte de


conform ida d de No ca ja a E fe ctu ar 17
factu ra asie nto s contable s

14
F actura R ecib ir re porte 18
correcta? revisa do

Si
C liente
E ntre gar a
m en sa jero pa ra 14 R e porte
envío a clie nte correcto?

Si

R ecib ir cop ias R ea liza r d epó sitos


firm a das po r clien te de din ero .

E nvia r u na co pia a
E fe ctua r asie ntos A rch ivar
15
contables y do cu m e ntación
b alances

D ocum en
A rchiva r fa ctura y to s
do cum e ntación

D ocu m en
to s F in

No

R evisar cartera
ven cida o po r
vencer

no

E xiste cuenta
po r cob rar?

Si

C o nta ctar a clie nte


16
para rea lizar co bro
148

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERA


PROCESO: H.2 GESTION DE CAJA
SUBPROCESO: H.2.2 EFECTUAR PAGOS

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Crédito y Receptar factura de proveedor al


1 Recibir factura de proveedor Asistente de pagos
Cobranzas realizar una compra

Se revisa que la factura cumpla


con los requisitos establecidos
Crédito y
2 Revisar requisitos de factura por la ley de tributación. Si no Asistente de pagos
Cobranzas
cumple con los mismos la factura
se devuelve a proveedor

Registrar en informe Crédito y Se registra en base de datos de


3 Asistente de pagos
Proveeedores x Pagar Cobranzas proveedores por pagar

Si la factura requiere realizar


Registrar en programa Crédito y retención se la hace y luego se
4 Asistente de pagos
contable gasto Cobranzas registra la factura y/o retención en
programa contable

Crédito y Se imprime el comprobante de


5 Emitir comprobante de egreso Asistente de pagos
Cobranzas egreso que respalda el gasto

Adjuntar factura, Se adjuntan los comprobantes


Crédito y
6 comprobante de egreso y que respaldan el gasto y son Asistente de pagos
Cobranzas
retención necesarios para revisión y archivo

Los documentos que sustentan el


Enviar documentos para Crédito y
7 gasto son enviados a contabilidad Asistente de pagos
revisión y aprobación de pago Cobranzas
para su revisión
Esperar a que contabilidad revise
Crédito y la documentación para que
8 Revisión de documentación Asistente de pagos
Cobranzas apruebe el pago o determine la
fecha de pago correcto

Recibir documentación Crédito y Al ser aprobado el pago se recibe


9 Asistente de pagos
aprobada Cobranzas la documentación autorizada

Se envían nuevamente los


Enviar documentos a Efectuar Crédito y
10 documentos para el registro Contador
asientos contables Cobranzas
contable del pago
Crédito y Esperar que se realice el registro
11 Registro de asiento contable Asistente de pagos
Cobranzas del asiento contable del pago
Crédito y Recibir la documentación
12 Recibir documentación Asistente de pagos
Cobranzas registrada en asiento contable
149

Se verifica que el pago de la


Revisar información de pago Crédito y
13 factura este registrado en el Asistente de pagos
en sistema Cobranzas
sistema contable
Se confirma si el proveedor es
nacional o internacional. En el
caso de ser nacional se emite
cheque, se lo envía para firmas
Determinar si es proveedor Crédito y correspondientes a gerencia y
14 Asistente de pagos
nacional o internacional Cobranzas contabilidad. De ser internacional
se emite giro o pago en tarjeta de
crédito, se adjunta el giro o la
documentación que confirme el
pago con tarjeta de crédito
Enviar documentos a Crédito y Se envían los documentos con los
15 Asistente de pagos
proveedor Cobranzas que se efectúa el pago
Crédito y Esperar que el proveedor
16 Confirmar recepción de pago Asistente de pagos
Cobranzas confirme la realización del pago
Actualizar cartera de Crédito y Se actualiza cartera de
17 Asistente de pagos
proveedores Cobranzas proveedores por pagar
Archivar documentación de Crédito y Se archiva la documentación que
18 Asistente de pagos
compra Cobranzas sustente el pago efectuado
Crédito y Se redacta el informe de pagos
19 Elaborar reporte de pagos Asistente de pagos
Cobranzas efectuados en el mes
El reporte de pagos realizados se
Enviar reporte a Efectuar Crédito y
20 lo envía a contabilidad para Asistente de pagos
asientos contables Cobranzas
registro.
150

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: H

MACROPROCESO: GESTION FINANCIERA

PROCESO: H.2.GESTION DE CAJA

PROCESO: H.2.2 EFECTUAR PAGOS

Objetivo: Realizar los pagos a proveedores en el tiempo establecido por los


mismos para garantizar la confiabilidad en la empresa y su seriedad.
Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
Proveed - Recibir y revisar - Aceptar o
---------- or - Factura factura de proveedor rechazar factura H.2.2 ----------
- Registrar en informe - Informe de
- Factura de proveedores por proveedores por
H.2.2 ---------- aceptada pagar pagar H.2.2 ----------
- Registrar retención si
H.2.2 ---------- - Factura lo requiere - Retención H.2.2 ----------
- Registrar en
- Factura y programa contable
H.2.2 ---------- retención gasto - Pago procesado H.2.2 ----------
- Pago - Emitir comprobante - Comprobante de
H.2.2 ---------- procesado de egreso egreso H.2.2 ----------
- Factura,
retención, - Enviar documentos a
comprobante de efectuar asientos -Documentación
H.2.2 ---------- egreso contables aprobado o no H.1.1 ----------
-Revisar información - Pago en cheque,
- Documentación de pago en sistema y giro o tarjeta de
H.1.1 ---------- aprobada elegir pago crédito H.2.2 ----------
- Cheque o giro, - Enviar documento - Documento
H.2.2 ---------- boucher para firma autorizada firmado H.2.2 ----------
- Documento - Enviar documento de
H.2.2 ---------- firmado pago a proveedor - Pago enviado ---------- Cliente
- Recibir y registrar
- Confirmación pago efectuado, - Cartera de
de recibo de actualizar cartera de proveedores
---------- Cliente pago proveedores actualizada H.2.2 ----------
- Documentación -Documentos
H.2.2 ---------- de compra - Archivar documentos archivados H.2.2 ----------
- Elaborar reporte de
H.2.2 ---------- - Documentos pagos - Reporte de pagos H.2.2 ----------
- Enviar reporte de
- Reporte de pagos a efectuar
H.2.2 ---------- pagos asientos contables - Reporte enviado H.1.1 ----------
151

RESUMEN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:EFECTUAR PAGOS CODIFICACION: H.2 EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO: CONTADOR GENERAL REQUISITO DE LA NORMA:7.5.5/7.5.2 FECHA:


ALCANCE:CONTABILIDAD, COBRANZAS Y FACTURACION
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, com putadora, s canner, copiadora, archivadores , ins talaciones RRHH: Contador, as is tente de pagos

PROCESO
► Recibir factura de proveedor
► Revis ar requis itos de factura
► Regis trar en inform e Proveeedores x Pagar
► Regis trar en program a contable gas to
► Em itir com probante de egres o
► Adjuntar factura, cm pte de egres o y retenciòn
► Enviar docum entos para revis iòn y aprobaciòn de pago.
ENTRADAS ► Recibir docum entaciòn aprobada.
Factura y retención
Es perar aprobación de pago

Pago proces ado ► Enviar docum entos a Efectuar as ientos contables
Factura, retención, com probante Es perar regis tro de as iento contable
de egres o ►
Docum entacion aprobada ► Recibir docum entaciòn.
Revis ar inform ación de pago en s is tem a
Cheque o giro, boucher ►
Docum ento firm ado ► Em itir cheque
Es perar firm a de cheque
Confirm ación de recibo de pago ►
Documentación de compra ► Em itir giro o pago con tarjeta de crédito
Reporte de pagos ► Enviar giro o docum ento de pago con tarjeta para firm a
► Enviar docum entos a proveedor
► Confirm ar recepción de pago
► Actualizar cartera de proveedores

► Archivar docum entación de com pra

► Elaborar reporte de pagos

► Enviar reporte a Efectuar as ientos contables

OBJETIVO

Realizar los pagos a proveedores en el tiem po es tablecido por los m is m os


para garantizar la confiabilidad en la em pres a y s u s eriedad.
152

M A C RO P R O C ES O : G ES TIO N D E FIN AN C ER A
C Ó DIG O : H
P R O CES O : H .2 G ES TIO N DE C A JA
S U BP R O C ES O:H.2.2 E fectuar Pagos H O JA 1 D E

Crédito y Cobranzas Contabilidad

Se a prueb a Aprob ación d e


In icio No
pag o? p ago

Si

R e cib ir
R ecibir factu ra de
do cu m entaciòn
p rovee dor.
apro bad a.

R evisa r requ isitos En viar d ocum entos


d e fa ctu ra a E fe ctu ar asientos
con ta bles

De volver factura a
No prove edo r
Factu ra c um ple R e gistro d e asien to
req uisito s? con ta ble

19
Si
R e gistra r e n
m ódu o Re cibir
Pre ove edo res x docu m entaciòn.
Efe ctua r
P agar.
asie ntos
co ntable s
R e visar
Factura inform ación d e
re quiere p ago en
reten ciòn? siste m a

Si

Em itir com proba nte E s prove edo r


de retenciò n No
na cio nal?
Em itir giro o pa go
con tarjeta d e
crédito

No No Si

2 E nviar giro o
R eten ciò n doc um e nto de
Em itir cheq ue
pa go con tarjeta
para firm a

Reg istrar en E nviar cheque p ara


pro gra ma firm as
con tab le gasto. corre sp ond ientes

R egistro
co rrecto? Firma d e cheq ue

Si

Em itir com proba nte En viar d ocum entos


d e egreso a pro ve edor

C om p ro ban te d e
C on firm ar
e greso
rece pción d e pa go

Adju ntar factura, Actua lizar


c mpte de e gre so y cartera d e
re te nc iò n p ro ve edo res

R epo rte de P ago s 2


m en su al
E nvia r docum en to s
Arch ivar
para re visiòn y
19 docum e ntació n de
a pro baciòn de
co m pra
pag o.
E nviar rep orte a
E fe ctua r asie ntos
D ocu-
conta ble s
m en tos

Inicio
E lab orar rep orte de
pag os
153

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: I

PROCESO: GESTION DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS Y SISTEMAS

No. ACTIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE


Jefes de
Se elabora el plan de mantenimiento
Elaborar plan de Mantenimiento
1 Mantenimiento que puede ser de sistemas o de
mantenimiento Sistemas y
maquinaria
Maquinaria
Elaborar plan de Jefe de
Se empieza con la consecución de
2 mantenimiento de Mantenimiento Mantenimiento
respaldos de información
sistemas de Sistemas
Se respalda la información de los Jefe de
Conseguir respaldo
3 Mantenimiento computadores del personal en el caso Mantenimiento
de información
de daño del disco duro. de Sistemas
Determinar Si existe daño en el ordenador se Jefe de
4 reinstalación de Mantenimiento debe determinar la posibilidad de Mantenimiento
software reinstalar el software de Sistemas
Probar Evaluar permanentemente el Jefe de
5 funcionamiento del Mantenimiento funcionamiento del sistema operativo Mantenimiento
S.O de cada ordenador de Sistemas
Mantener el control de la vigencia de
instalación de antivirus en los Jefe de
Revisar vigencia de
6 Mantenimiento computadores, actualizarlos Mantenimiento
antivirus
oportunamente de requerirlo y llevar de Sistemas
registro de fechas
Mantener el Al mantener las licencias de software Jefe de
7 inventario de Mantenimiento se mantienen las garantías en el caso Mantenimiento
licencias de software de existir daños mayores de Sistemas
Controlar y evaluar el correcto
Verificar Jefe de
funcionamiento de la red local. En el
8 funcionamiento de Mantenimiento Mantenimiento
caso de existir problemas se
las redes de Sistemas
encuentra el daño y se lo repara
Crear y mantener los programas que
Desarrollar y
contienen información importante Jefe de
mantener las
9 Mantenimiento para los diferentes departamentos. Mantenimiento
aplicaciones en base
Monitorear permanentemente el de Sistemas
de datos
funcionamiento de las aplicaciones
Se brinda soporte permanente a los
Jefe de
Brindar soporte a usuarios de los ordenadores para
10 Mantenimiento Mantenimiento
usuarios garantizar un buen uso de los
equipos. de Sistemas
Se elabora el plan anual de
Realizar programa Jefe de
mantenimiento con cronogramas de
11 de mantenimiento de Mantenimiento Mantenimiento
revisiones
maquinaria de Maquinaria
154

Verificar programas Los sistemas de lubricación de las


Jefe de
de limpieza y imprentas deben ser revisadas
12 Mantenimiento Mantenimiento
lubricación periódicamente para evitar errores en
automáticos impresión o daño total de la misma de Maquinaria
Si existen daños se encuentra la falla
para determinar si se puede reparar
el daño internamente o si se requiere
de asistencia externa. Si se va a
reparar internamente se emite una
orden de trabajo y se repara el daño. Jefe de
Encontrar causa de
13 Mantenimiento De necesitar ayuda externa se Mantenimiento
falla
contacta a proveedor de maquinaria de Maquinaria
para que presupueste el valor de
arreglo, se contrata el servicio y se
supervisa el mismo. Se recibe la
factura y se la entrega a contabilidad
para efectuar el pago
Asignar tiempo para Se determina un tiempo específico Jefe de
14 mantenimiento Mantenimiento para realizar el mantenimiento a la Mantenimiento
preventivo maquinaria. de Maquinaria
Se establecen paradas de
Coordinar con Jefe de
mantenimiento con producción para
15 producción paradas Mantenimiento Mantenimiento
que no interfieran en el proceso
para mantenimiento de Maquinaria
productivo.
Controlar el tiempo Establecer un tiempo mínimo para Jefe de
16 asignado a Mantenimiento mantenimiento de maquinaria en Mantenimiento
mantenimiento general y hacerlo cumplir de Maquinaria
Instruir a operarios Capacitar a los operarios de la Jefe de
17 sobre labores de Mantenimiento maquinaria para un correcto uso y Mantenimiento
mantenimiento mantenimiento preventivo de Maquinaria
Supervisar Mantener supervisados a los Jefe de
18 periódicamente a Mantenimiento operarios de la maquinaria para Mantenimiento
operarios prevenir daños por mal manejo de Maquinaria
Mantener archivados los documentos Jefe de
Archivar
19 Mantenimiento que respalden reparaciones, Mantenimiento
documentos. Etc
compras, respaldos de Maquinaria
155

MANUAL DE PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL


Revisión: Aprobación:
DESCRIPCION DE PROCESOS
Versión: Código: I

PROCESO: GESTION DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y SISTEMAS


Objetivo: Brindar soporte a los usuarios de equipos de cómputo, de software, de
comunicaciones, de producción, de la planta de producción y de las oficinas de la
empresa.

Proveedor Cliente
Interno Externo Insumo Transformación Producto (s) Interno Externo
- Elaborar plan de
- Necesidades y mantenimiento de
requerimientos de maquinaria o - Plan de
I ---------- mantenimiento sistemas mantenimiento I ----------
- Respaldos de
A,B,C,D,E -Información de - Sacar respaldos de información
,F,G,H,I ---------- computadores información I ----------
- Computadores y - Instalar y reinstalar - Equipos A,B,C,D,E
I ---------- software equipos instalados ,F,G,H,I ----------
- Mantener actua-
- Actualización de lizado programa de A,B,C,D,E
I ---------- antivirus antivirus - Actualización ,F,G,H,I ----------
- Mantener inventa-
- Licencias de rio de licencias de - Inventario
I ---------- software software actualizado I ----------
- Verificar -Mantenimiento
funcionamiento de preventivo de A,B,C,D,E
I ---------- - Redes las redes redes ,F,G,H,I ----------
- Desarrollar y -Mantenimiento
mantener bases de de bases de A,B,C,D,E
I ---------- - Bases de datos datos datos ,F,G,H,I ----------
- Verificar - Control de
Provee - Mantenimiento de mantenimiento de mantenimiento A,B,C,D,E
---------- dores garantías externas garantías externo ,F,G,H,I ----------
- Verificar progra-
- Programas de mas de limpieza - Control de B.1
lubricación y lubricación de lubricación y B.2
I ---------- automáticos maquinaria limpieza B.3 ----------
- Coordinar con B.1
I B.1 - Mantenimiento de producción paradas -Mantenimiento B.2
B.2 B.3 ---------- paradas para mantenimiento de maquinaria B.3 ----------
B.1
B.1 - Reparar maquina- - Maquinaria B.2
B.2 B.3 ---------- - Maquinaria dañada rias y equipos reparada B.3 ----------
- Mantener herra-
Provee- - Herramientas para mientas necesarias Herramienta
---------- dores reparaciones para reparaciones necesaria I ----------
156

RESUMEN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE MANTENIMIENTO DE
MAQUINARIA Y EQUIPO CODIFICACION: I EDICION No.00

PROPIETARIO DEL PROCESO:JEFE DE MANTENIMIENTO DE


MAQUINARIA/ JEFE DE SISTEMAS REQUISITO DE LA NORMA:6.3 FECHA:
ALCANCE:MANTENIMIENTO SISTEMAS/ MAQUINARIA
RECURSOS
FISICOS: fax, teléfono, computadora, scanner, copiadora, archivadores, instalaciones RRHH: Jefe de Sistemas, Jefe de Mantenimiento,
TECNICOS:Herramientas, compresores, instrumentos de medición asistentes

PROCESO
► Elaborar plan de mantenimiento para sistemas
► Conseguir respaldo de información
► Reinstalar software
► Probar funcionamieto del S.O
► Revisar vigencia de antivirus
► Actualizar antivirus
► Mantener registro de fecha para actualizado
► Mantener el inventario de licencias de software


Verificar funcionamiento de las redes
► Monitorear funcionamiento de redes


Revisar red
► Encontrar daño de red

► Reparar problema

Desarrollar y mantener aplicaciones en base de datos


► Brindar soporte a usuarios


► Monitorear funcionamiento de aplicaciones
► Realizar programa de mantenimiento de maquinaria
► Verificar programas de limpieza y lubricación automáticos
► Encontrar causa de falla
► Emitir orden de trabajo
► Repararar daño

► Contactar a proveedor de maquinaria

► Enviar presupuesto de arreglo


► Recibir presupuesto de arreglo de equipos
► Contratar servicio externo
► Verificar mantenimiento externo correcto
► Esperar recibir factura de proveedor
► Enviar factura a Efectuar pagos
► Esperar recibir notificación de pago
► Asignar tiempo para mantenimiento preventivo
► Coordinar con producción paradas para mantenimiento
► Controlar el tiempo asignado a mantenimiento
► Instruir a operarios sobre labores de mantenimiento
► Supervisar periódicamente a operarios
► Archivar documentos, etc

OBJETIVO

Brindar soporte a los usuarios de equipos de cómputo, de software, de


comunicaciones, de producción, de la planta de producción y de las oficinas de la
empresa.
157

P R O C E S O : G E S T IO N D E M A N TE N IM IE N TO D E M A Q U IN A R IA C Ó D IG O : I
Y S IS T E M A S
HOJA 1 DE

S iste m a s M a n ten im ie n to P ro ve ed o re s C ob ra n za s y P a g o s

Inicio

R e alizar pro gram a


E lab orar p la n de
m antenim ien to No de m anten im iento
de m a quin aria

V erifica r progra m as
E s pa ra de lim pieza y
sistem as? lub rica-
ción au tom áticos
Si
C o nsegu ir
E xisten
respald o de 20
pro blem as?
inform a ción

Si
R equ iere
E ncontra r causa de
reinstala r
fa lla
softw are ?

Si
Fa lla a rep arar C o ntactar a
P rove edor
R einstalar softw are
E xte rno

No internam e nte?
No pro ve edo r de
m aq uina ria

Si
P ro bar R ecibir
E m itir orden de E n viar p resupu esto
fun cion am ieto del 20 p resupu esto d e
traba jo de arre glo
S .O arre glo de equ ipos
10

R evisar vigencia de O rd en de traba jo C ontratar servicio


antivirus extern o

V erificar
R equ iere
a ctua liza ció n?
No R e pa rara r daño m antenim ie nto
externo correcto

Si
M a ntene r reg istro A signa r tie m po
R ecibir fa ctura de
A ctua lizar a ntivirus d e fe ch a p ara pa ra m anteni-
proveed or
actua lizado m ien to pre ventivo

M an te ner el C o ord inar con


inve nta rio de p roducción E n viar factura a E fectuar
licencias d e parad as p ara E fectu ar pag os P ag os
so ftw a re m a ntenim ien to

V e rificar C o ntrola r el tiem po


R ecibir no tificación
fu ncio nam ien to d e a signado a
d e pag o
las red es m a ntenim ien to

Instruir a o pera
F un cion an con
No R e visa r re d rios sob re la bores
no rm alid ad?
d e m a ntenim ien to

Si
M onitorea r S u pervisar
E ncon trar daño d e
fu ncio nam ien to d e pe riód ic am e nte a
re d
redes ope rarios

D e sarrolla r
y m a nten er
R eparar p rob lem a
aplica cion es e n
b ase de da to s

D o cu-
M on ito rea r
P ro blem as co n A rchivar m e ntos
ap licaciones
N o funcio nam ien to de d ocum entos
aplicacio nes

Si

B rind ar so porte a
F in
usuarios
158

ANEXO 2: ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO DE LOS


PROCESOS DE IMPRENTA MARISCAL
159
160

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Ventas Proceso:A. GESTION DE VENTAS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Tiempo

Movimiento

Frecuencia
Preparacio

Archivo
Tiempo total a la

Control
Espera
VA
ACTIVIDADES Unitario semana
N° VACI Empre
sa (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Ubicar al cliente 1 1 60 60 *
2 1 Realizar seguimiento a cliente 5 1 60 300 *
3 1 Incluir a cliente potencial 5 1 15 75 *
4 1 Determinar necesidad del cliente 5 40 90 18000 *
5 1 Asesorar al cliente 5 40 90 18000 *
6 1 Elaborar oferta 5 40 30 6000 *
7 1 Presentar oferta a cliente 5 40 60 12000 *
8 1 Negociar términos de trabajo a realizar 5 40 30 6000 *
9 1 Coordinar con producción fechas de producción 5 40 30 6000 *
10 1 Elaborar contrato 5 40 30 6000 *
11 1 Entregar contrato a cliente 5 40 60 12000 *
12 1 Elaborar Orden de ventas 5 40 20 4000 *
13 1 Entregar copias de orden de ventas a fact. y producc. 5 40 20 4000 *
14 1 Esperar recibir arte de cliente 5 40 480 96000 *
15 1 Entregar arte a Pre- Prensa 5 40 10 2000 *
16 1 Esperar impresión de prueba de color 5 40 480 96000 *
17 1 Entregar prueba de color a cliente 5 40 60 12000 *
18 1 Validar prueba de color 5 40 180 36000 *
19 1 Notificar conformidad a Pre- Prensa 5 40 20 4000 *
20 1 Realizar seguimiento de impresión 5 40 300 60000 *
21 1 Negociar con cliente nuevo plazo de entrega 5 6 45 1350 *
22 1 Informar a cliente detalles del despacho 5 40 30 6000 *
23 1 Realizar seguimiento de entrega de trabajo 5 40 120 24000 *
24 1 Elaborar reporte de ventas 5 10 60 3000 *
25 1 Archivar documentación 5 10 10 500 *
6 8 2 2 4 2 1 TOTAL 2390 433285
*Actividad realizada por todos los ejecutivos.
No. de ejecutivos= 10

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 480 20%
2 Valor agregado a la empresa 295 12%
3 Preparación 75 3%
4 Espera 960 40%
5 Movimiento 150 7%
6 Control 420 18%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 2390 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 775
INDICE DE VALOR
AGREGADO 32%
161

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Producción Proceso: B.1 REALIZAR PRE PRENSA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado) Tiempo

Volumen (B)
Frecuencia
Preparacio
Tiempo total a la

Movimient
VA

Archivo
Control
Espera
ACTIVIDADES Unitario semana
N° VACI Empre (minutos) (minutos)

(A)
sa (C) (A*B*C)
1 1 Recibir orden de ventas 5 40 15 3000
2 1 Realizar orden de producción 5 40 120 24000
3 1 Recibir arte digital entregado por el cliente 5 40 10 2000
4 1 Revisar especificaciones de arte 5 40 120 24000
5 1 Escanear originales (transparencias y opacos) 5 40 180 36000
6 1 Crear imposiciones en Signastation para Printready 5 40 240 48000
7 1 Imprimir Prueba de Color 5 40 60 12000
8 1 Entregar prueba de color a ejecutivo 5 40 10 2000
9 1 Esperar prueba de color revisada por cliente 5 40 240 48000
10 1 Recibir prueba de color revisada por cliente 5 40 30 6000
11 1 Elaborar placas de impresión 5 5000 120 3000000
12 1 Envío de prueba de color, arte y placas a Prensa 5 5030 8 201200
1 2 6 1 2 0 0 TOTAL 1153 3406200

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 30 3%
2 Valor agregado a la empresa 135 12%
3 Preparación 730 63%
4 Espera 240 21%
5 Movimiento 18 1%
6 Control 0 0%
7 Archivo 0 0%
8 TOTAL 1153 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 165
INDICE DE VALOR
AGREGADO 14%
162

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Producción Proceso:B.2 REALIZAR PRENSA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen (B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
VA Tiempo Tiempo total a

Archivo
Control
Espera
ACTIVIDADES Unitario la semana
N° VACI Empr
esa (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir placas de Pre- Prensa 5 5000 15 375000
2 1 Determinar turno de impresión 5 40 60 12000
3 1 Establecer tipo de trabajo a realizar 5 40 15 3000
1 Esperar turno de impresión 5 40 120 24000
4 1 Emitir orden de requisición de materiales 5 40 20 4000
5 1 Enviar requisición de material a bodega 5 40 5 1000
6 1 Esperar llegada de material 5 40 60 12000
7 1 Determinar a que máquina enviar la impresión 5 5 120 3000
8 1 Revisar sistema de humectación 5 5 30 750
9 1 Revisar sistema entintador y cuerpo impresor 5 5 30 750
10 1 Alimentación de papel a la prensa 5 1500000 3 22500000 *
11 1 Colocar placas 5 5000 45 1125000
12 1 Ajuste de la primera hoja 5 1500000 3 22500000
13 1 Impresión de arte final 5 1500000 0,2 1500000
14 1 Esperar secado de tinta 5 1500000 2 15000000
15 1 Marcar palets 5 5000 5 125000
16 1 Verificar errores de impresión en tiraje 5 1500000 2 15000000
17 1 Registrar datos en hoja de items de defectos 5 45000 3 675000
18 1 Envío de material impreso a encuadernaciòn 5 1500000 2 15000000
19 1 Archivar placas 5 5000 5 125000
0 3 8 3 2 3 1 TOTAL 545,2 93985500

* Depende del tiraje

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 38 2%
3 Preparación 252 12%
4 Espera 1823 83%
5 Movimiento 7 0%
6 Control 62 14%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 2187 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 38
INDICE DE VALOR
AGREGADO 2%
163

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Producción Proceso:B.3.1 DAR ACABADO EN RUSTICA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Control
Tiempo Tiempo total

Espera
VA ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario a la semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir impresiones de prensa 5 1350000 1 6750000
2 1 Colocar impresiones en dobladora 5 1350000 1 6750000
3 1 Doblar pliegos según especificaciones 5 1350000 0,00032 2160
4 1 Refilar pliegos según tamaño requerido 5 1350000 0,00032 2160
5 1 Determinar si requiere grapado o encolado 5 1350000 5 33750000
6 1 Seleccionar grapadora o coladora 5 4 5 100
7 1 Esperar turno para grapar o encolar 5 1350000 5 33750000
8 1 Colocar impresiones en grapadora o encoladora 5 1350000 1 6750000
9 1 Configurar grapadora o encoladora 5 4 120 2400
10 Realizar grapado 5 540000 0,007 18360
Realizar encolado 5 810000 0,048 194400
11 1 Esperar secado de pliegos 5 810000 1 4050000
12 1 Deterrminar si los pliegos requieren troquel 5 27000 1 135000
13 1 Esperar secado de pliegos con troquel 5 270000 2 2700000
14 1 Verificar conformidad de acabado 5 1350000 2 13500000
15 1 Registrar conformidad en formulario de control 5 1350000 1 6750000
16 1 Contabilizar unidades 5 1350000 1 6750000
17 1 Colocar en cajas y etiquetarlas 5 1350000 1 6750000
18 1 Elaborar guia de remisión para despacho y bodega 5 1 20 100
19 1 Enviar cajas a despacho 5 13500 2 135000
20 1 Elaborar reporte mensual 5 1 120 600
21 1 Archivar documentación 5 20 5 500
0 3 7 3 4 2 1 TOTAL 294,0554 128740780

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 141 48%
3 Preparación 132 45%
4 Espera 8 2%
5 Movimiento 5 2%
6 Control 3 1%
7 Archivo 5 2%
8 TOTAL= 294 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 141
INDICE DE VALOR
AGREGADO 48%
164

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Producción Proceso:B.3.2 DAR ACABADO EN TAPA DURA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Tiempo

Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Tiempo

Control
total a la

Espera
VA ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana(mi
a (minutos) nutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir impresiones de Prensa 2 150000 1 300000
2 1 Colocar impresiones en dobladora 2 150000 1 300000
3 1 Doblar pliegos según especificaciones 2 150000 0,00032 96
4 1 Refilar pliegos según tamaño requerido 2 150000 0,00032 96
5 1 Seleccionar máquina cosedora 2 2 5 20
6 1 Esperar turno para coser 2 60 30 3600
7 1 Enviar a cosedora 2 150000 1 300000
8 1 Configurar cosedora 2 1 60 120
9 1 Coser pliegos 2 150000 1 300000
10 1 Seleccionar encoladora 2 2 5 20
11 1 Configurar encoladora 2 2 0,048 0,2
12 1 Encolar pliegos 2 150000 60 18000000
13 1 Esperar secado de pliegos encolados 2 150000 2 600000
14 1 Deterrminar si los pliegos requieren troquel 2 30000 1 60000
15 1 Esperar secado de pliegos con troquel 2 30000 3 180000
17 1 Verificar conformidad de acabado 2 150000 2 600000
18 1 Registrar conformidad en formulario de control 2 145500 1 291000
19 1 Contabilizar unidades 2 150000 1 300000
1 Colocar en cajas y etiquetarlas 2 150000 1 300000
20 1 Elaborar guia de remisión para despacho y bodega 2 1 20 40
21 1 Enviar cajas a despacho 2 1500 3 9000
22 1 Elaborar reporte mensual 2 1 120 240
23 1 Archivar documentación 2 20 5 200
0 3 11 3 3 2 1 TOTAL 323,049 21544432

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 141 44%
3 Preparación 134 41%
4 Espera 35 11%
5 Movimiento 5 1%
6 Control 3 1%
7 Archivo 5 2%
8 TOTAL 323 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 141
INDICE DE VALOR
AGREGADO 44%
165

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Compras e Importaciones Proceso:C. ADQUIRIR INSUMOS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:

VA (real) NVA (sin Valor agregado)


Tiempo

Volumen(B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Control
Espera
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Establecer cronograma de compras 1 4 60 240 *
2 1 Analizar datos históricos de uso de insumos 1 4 1440 5760 *
3 1 Determinar cantidades de materia prima a adquirir 1 4 1220 4880 *
4 1 Contactar a proveedores solicitando cotizaciones 1 16 30 480 *
5 1 Esperar envío de cotizaciones 1 16 2400 38400 *
6 1 Recibir ofertas 1 16 10 160 *
7 1 Analizar ofertas para realizar compra 1 16 960 15360 *
8 1 Seleccionar y aprobar oferta 1 4 120 480 ***
9 1 Emitir orden de compra 10 10 30 3000 ***
Enviar orden de compra a gerencia para
10 1 aprobación 10 10 5 500 ***
11 1 Revisar orden de compra 10 10 30 3000 ***
12 1 Enviar pedido a proveedor 10 10 1920 192000 ***
13 1 Recibir factura y/o documentos de importación 10 10 1500 150000 ***
14 1 Enviar documentación a gestión de pagos 10 10 10 1000 ***
15 1 Recibir documentación que confirma compra 10 10 480 48000 ***
16 1 Emitir orden de ingreso de materia prima 10 10 120 12000 ***
17 1 Enviar orden de ingreso a bodega 10 10 240 24000 ***
18 1 Esperar llegada de materia prima a bodega 10 10 28800 2880000 **
19 1 Recibir notificación de bodega 10 10 120 12000 ***
20 1 Contactar a proveedor para solucionar inconfor. 1 1 60 60 ***
21 1 Archivar documentación 10 20 3 600 ***
0 6 5 2 4 3 1 TOTAL 211 39558 3391320
*Actividad realizada una vez al ano,
material llega cada 3 meses
**Actividad que no interfiere con las
demas actividades
***Actividad que se realiza 1 vez al ano
en importacion y 9 veces en compra
nacional

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 2990 8%
3 Preparación 2980 8%
4 Espera 31200 78%
5 Movimiento 2175 5%
6 Control 210 1%
7 Archivo 3 0%
8 TOTAL 39558 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2990
INDICE DE VALOR
AGREGADO 8%
166

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Despachos PROCESO: D EMPACAR Y DESPACHAR PEDIDOS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen (B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
VA Tiempo Tiempo total

Archivo
Control
Espera
ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario a la semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir material de encuadernación 5 1500000 3 22500000
2 1 Embalar material 5 1500000 2 15000000
3 1 Identificar tipo de despacho nacional 5 10 10 500
4 1 Revisar cronograma de entregas 5 10 15 750
5 1 Verificar disponibilidad del camión 5 20 10 1000
6 1 Esperar disponibilidad del camión 5 5 60 1500
Contratar servicio de courier o coordinar con
7 1 transpostista 5 10 15 750
8 1 Realizar guía de remisión 5 10 10 500
9 1 Colocar producto en camión 5 20 15 1500
10 1 Contactar agente afianzado 1 1 60 60 *
11 1 Entregar documentos y producto para exportación 1 1 120 120 *
12 1 Esperar trámite de exportación 1 1 2400 2400 **
13 1 Enviar producto a cliente 5 10 2400 120000
Informar especificaciones de envío de producto a
14 1 ejecutivo de ventas 5 10 15 750
15 1 Archivar documentación 5 10 5 250
16 1 Verificar recepción de pedido 5 10 60 3000
17 1 Arreglar despacho dependiendo de inconformidad 5 1 60 300
18 1 Informe final de despacho 5 1 120 600
1 6 2 2 3 3 1 TOTAL 5380 37633980
* Ocasional
** No interfiere con las demás actividades

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 2400 45%
2 Valor agregado a la empresa 280 5%
3 Preparación 17 0%
4 Espera 2460 46%
5 Movimiento 138 3%
6 Control 80 1%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 5380 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2680
INDICE DE VALOR
AGREGADO 50%
167

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Administración PROCESO: E. GESTION ADMINISTRATIVA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

Volumen(B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Tiempo total a la

Archivo
Control
VA

Espera
ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Convocar a junta directiva 1 12 5 60 *
2 1 Analizar situación actual de la empresa 1 12 240 2880 *
3 1 Establecer objetivos por departamento 1 12 240 2880 *
4 1 Elaborar un plan estratégico por cada departament o 1 8 1920 15360 *
5 1 Asignar recursos para llevar a cabo las estrategias 1 8 1920 15360 *
6 1 Imprimir plan estratégico general 1 1 160 160 *
7 1 Entregar plan a cada departamento 1 8 10 80 *
8 1 Implementar estrategias 1 40 4800 192000 *
9 1 Controlar el cumplimiento de objetivos 1 1 9600 9600
10 1 Evaluar resultados trimestralmente 1 40 960 38400 *
Recibir informes y reportes de todos los
11 1 departamentos 1 8 5 40
12 1 Analizar información entregada por dep. 1 40 120 4800
13 1 Notificar a dep. Inconformidad para cambios 1 5 15 75
14 1 Entregar informes aprobados a dep. de origen 1 16 10 160
15 1 Recibir cheques para firmas de Efectuar pagos 1 50 5 250
16 1 Firmar cheques 1 50 120 6000
17 1 Entregar cheques a Efectuar Pagos 1 50 10 500
1 Archivar documentación 1 20 5 100
0 8 4 0 3 2 0 TOTAL 19855 276780
* Actividad realizada cada 3 meses

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 7345 37%
3 Preparación 2205 11%
4 Espera 0 0%
5 Movimiento 30 0%
6 Control 10560 52%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 20145 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 7345
INDICE DE VALOR
AGREGADO 36%
168

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Recursos Humanos Proceso: F.1 SELECCIONAR AL PERSONAL
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

Volumen(B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Control
Espera
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Identificar requerimiento de personal 1 10 60 600 *
2 1 Esperar envío de requerimientos de personal 1 10 4800 48000 **
3 1 Recibir requerimientos de personal 1 10 10 100 *
4 1 Esperar el establecer presupuesto 1 1 960 960 *
5 1 Establecer perfil del puesto 1 3 480 1440 *
6 1 Enviar perfil de personal a tercerizadora 1 3 60 180 *
Esperar recibir información de candidatos pre-
7 1 seleccionados 1 18 2400 43200 *
Entrevistar candidatos seleccionados por la
8 1 tercerizadora 1 18 30 540 *
9 1 Seleccionar candidato idóneo para puesto 1 3 240 720 *
10 1 Solicitar documentos para firma de contrato 1 15 480 7200 *
11 1 Elaborar contrato 1 3 30 90 *
12 1 Registrar firmas necesarias en contrato 1 3 30 90 *
13 1 Esperar trámite de legalización de contrato 1 3 96 288 *
14 1 Registrar datos de empleado en sistema AURORA 1 3 30 90 *
15 1 Devolver original de contrato firmado a empleado 1 3 10 30
16 1 Realizar inducción a empleado sobre cargo 1 3 480 1440
17 1 Entregar elementos de trabajo a empleado 1 3 30 90
18 1 Receptar solicitud de permiso o vacaciones 1 1 1 1 ***
19 1 Tramitar permiso 1 1 120 120
20 1 Ingresar información de permiso a sistema AURORA 1 1 20 20
21 1 Tramitar seguro privado para empleado 1 1 480 480
Enviar documentos para descuentos a manejo de
22 1 nómina 5 20 5 500
23 1 Archivar documentación 5 20 5 500
0 10 6 2 4 0 1 TOTAL 10857 106679
* No se realiza cada mes
necesariamente. Número promedio
**Actividad que no influye con el
desarrollo normal de las demás
*** Número promedio

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 4701 43%
3 Preparación 1170 11%
4 Espera 4896 45%
5 Movimiento 85 1%
6 Control 0 0%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 10857 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 4701
INDICE DE VALOR
AGREGADO 43%
169

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Recursos Humanos Proceso: F.2 CAPACITAR AL PERSONAL
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

en(B)
Preparacion

iento

Frecuencia
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES

rchivo
spera

ovim

olum
Unitario semana

ontrol
N° VACI Empres
a (minutos) (minutos)

(A)
M

V
E

A
(C) (A*B*C)
1 1 Realizar diagnóstico de necesidad de formaciòn 1 1 120 120 *
2 1 Evaluar necesidades 1 1 60 60 *
3 1 Realizar informe de necesidades 1 1 120 120 *
4 1 Elaborar encuestas sobre necesidad de capacitación 1 120 960 115200 *
5 1 Realizar encuestas a trabajadores 1 120 480 57600 *
6 1 Esperar entrega de encuestas realizadas 1 120 480 57600 *
7 1 Tabular resultados 1 1 2400 2400 *
8 1 Elaborar informe de encuestas realizadas 1 1 1440 1440 *
9 1 Enviar informe para aprobaciòn preliminar 1 1 960 960 *
10 1 Archivar encuestas 1 120 60 7200 *
11 1 Revisión de informe 1 1 240 240 *
12 1 Solicitar presupuesto a contabilidad 1 1 10 10 *
13 1 Buscar proveedores de capacitaciòn 1 10 480 4800 *
14 1 Recibir presupuesto para capacitación 1 1 480 480
15 1 Evaluar proyecto de formación 1 1 960 960 *
16 1 Elaborar plan de capacitación 1 1 2400 2400 *
17 1 Enviar plan para aprobación o reajuste 1 1 5 5 *
18 1 Comunicar a trabajadores plan de capacitaciòn 1 1 60 60 *
19 1 Convocar a licitación a proveedores de capacitación 4 10 480 19200 **
20 1 Esperar receptar licitaciones 4 10 2400 96000 **
21 1 Evaluar alternativas de proveedores 4 10 2400 96000 **
22 1 Elegir proveedor (es) de capacitación 4 5 960 19200 **
23 1 Enviar lista de personal a capacitar a proveedor 4 5 60 1200 **
24 1 Solicitar factura para tramitar pago 4 5 10 200 **
25 1 Receptar factura 4 5 960 19200 **
26 1 Enviar factura a contabilidad 4 5 5 100 **
27 1 Comunicar a personal términos de capacitación 4 5 60 1200 **
28 1 Coordinar pago de capacitación con contabilidad 4 1 30 120 **
29 1 Realizar evaluación de capacitación 4 5 960 19200 **
30 1 Elaborar informe de rendimiento 4 5 960 19200 **
31 1 Enviar informe a gerencia para revisión 4 5 5 100 **
32 1 Archivar licitaciones y contrato 4 5 30 600 **
0 10 9 2 5 4 2 TOTAL 21005 542575
* Actividad que se realiza una vez al ano
** Actividad que se realiza 4 veces al ano

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 5620 27%
3 Preparación 7030 33%
4 Espera 2880 14%
5 Movimiento 1035 5%
6 Control 4380 21%
7 Archivo 90 0%
8 TOTAL 21035 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 5620
INDICE DE VALOR
AGREGADO 27%
170

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Recursos Humanos Proceso: F.3 MANEJAR NOMINA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

en(B)
reparacion

iento

Frecuencia
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES

rchivo
spera

ovim

Volum
Unitario semana

ontrol
N° VACI Empres
a (minutos) (minutos)

(A)
M

C
P

A
(C) (A*B*C)
1 1 Revisar información de empleado 5 120 5 3000
Solicitar número de cuenta de ahorros para
2 1 acreditar sueldo 1 120 5 600 *
1 Esperar tramite con el banco apertura de cuenta 1 960 5 4800
3 1 Asignar código a empleado para registro asistencia 1 120 10 1200 *
Programar reloj en sistema AURORA para timbre
4 1 digital 1 120 20 2400 *
5 1 Registrar huella de empleado y configurar 1 120 10 1200 *
6 1 Esperar tiempo de prueba 1 120 480 57600 **
7 1 Realizar informe de tiempo de prueba 1 120 30 3600 *
8 1 Registrar a empleado como fijo 1 70 15 1050 *
9 1 Revisar a fin de mes reporte de sistema AURORA 1 1 240 240
10 1 Imprimir reporte de asistencia 1 1 120 120
11 1 Verificar número de días trabajados y demás datos. 1 120 15 1800 ***
Calcular beneficios de ley, descuentos respectivos,
12 1 I.R 2 120 30 7200 ***
13 1 Elaborar rol de pagos 1 1 960 960 ***
14 1 Enviar doc. a Efectuar asientos contables y balances 1 1 5 5 ***
15 1 Esperar recibir documentos revisados 1 1 180 180 ***
16 1 Imprimir copia de rol para entrega a empleados 1 120 1 120 ***
17 1 Ingresar a pagína IESS para registrar datos de pago 1 1 60 60 ***
18 1 Imprimir hoja de pago para registro 1 1 5 5 ***
19 1 Copiar datos de rol de pagos en diskette 1 1 10 10 ***
20 1 Enviar diskette al Banco 1 1 60 60 ***
21 1 Pago de sueldo y pago al IESS 1 1 60 60 ***
22 1 Declarar al SRI 1 1 60 60 ***
23 1 Entregar copia de rol a empleado para firma 1 120 5 600 ***
24 1 Responder a dudas sobre pago 1 70 5 350 ***
25 1 Archivar documentación 1 140 3 420
0 7 7 3 4 4 1 TOTAL 2399 87700
* Actividad realizada una sola vez al
ingreso de personal
** Actividad que no interfiere con el
desarrollo de las demás actividades
*** Actividad que se realiza una vez al
mes

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 1190 50%
3 Preparación 136 6%
4 Espera 665 28%
5 Movimiento 130 5%
6 Control 275 11%
7 Archivo 3 0%
8 TOTAL 2399 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 1190
INDICE DE VALOR
AGREGADO 50%
171

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Bodega Proceso: G. ALMACENAR MATERIA PRIMA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

en(B)
Preparacion

ovimiento

Frecuencia
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES

Archivo
Espera
semana

Volum
Unitario

Control
N° VACI Empres
a (minutos) (minutos)

(A)
M
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir orden de ingreso de materia prima 5 13 2 130
2 1 Esperar llegada de material 5 13 14400 936000
3 1 Verificar producto importado o local 5 13 240 15600
4 1 Receptar materia prima. 5 13 240 15600
5 1 Devolver m.p a proveedor 1 1 2400 2400
6 1 Registrar entrada de materia prima en programa 5 13 120 7800
7 1 Almacenar materia prima en estanterías 5 13 480 31200
8 1 Emitir comprobante de recepción de material 5 13 15 975
9 1 Archivar documentos 5 13 5 325
10 1 Recibir requisiciones de material de producción 5 40 5 1000
11 1 Verificar existencia de materiales 5 40 10 2000
12 1 Notificar inconformidad a Compras e Import. 0 0 0 0
13 1 Despachar material 5 40 120 24000
14 1 Emitir comprobante de salida de material 5 40 15 3000
15 1 Envíar material al proceso solicitante. 5 40 120 24000
16 1 Registrar salida de material en programa 5 40 15 3000
17 1 Archivar documentación 5 40 5 1000
18 1 Realizar reporte de materiales de bodega 5 1 180 900
19 1 Enviar informe a Contabilidad 5 1 5 25
20 1 Cuadrar información con contabilidad 1 1 2400 2400
0 7 2 1 5 3 2 TOTAL 20777 1071355
* Actividad realizada 4 veces al ano en
compra internacional y 9 la semana en
compra nacional
* Actividad rque no interfiere con las
demas actividades

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 585 3%
3 Preparación 7 0%
4 Espera 14400 69%
5 Movimiento 3125 15%
6 Control 2650 13%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 20777 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 585
INDICE DE VALOR
AGREGADO 3%
172

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Contabilidad Proceso: H.1.1 EFECTUAR ASIENTOS CONTABLES
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

en(B)
Preparacion

iento

recuencia
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES

rchivo
spera

ovim

olum
Unitario semana

ontrol
N° VACI Empres
a (minutos) (minutos)

(A)
M

V
E

F
(C) (A*B*C)
1 1 Esperar recibir documentación de dep. financieros. 5 30 60 9000
2 1 Revisar documentación 5 30 20 3000
3 1 Entregar a departamento de origen 5 30 5 750
4 1 Revisar datos ingresados a sistema 5 30 20 3000
5 1 Notificar a departamento de origen 5 2 5 50
6 1 Procesar datos en programa contable 5 30 30 4500
7 1 Registrar en diario general 5 30 30 4500
8 1 Realizar mayorización 5 30 5 750
9 1 Emitir reportes por cuenta contable 5 15 20 1500
10 1 Elaborar Balance de Comprobación mensual. 1 1 240 240
11 1 Verificar información 1 50 480 24000
12 1 Realizar ajustes 1 20 60 1200
13 1 Actualizar sistema contable 1 20 120 2400
14 1 Emitir documento de respaldo de ajuste 1 20 10 200
15 1 Mayorizar ajustes 1 20 5 100
16 1 Revisar cuentas de impuestos 1 2 480 960
Cuadrar cuentas de IVA y R.F con anexo
17 1 transaccional 1 2 240 480
18 1 Registrar pago por internet y presentar anexo 1 1 120 120
19 1 Imprimir comprobante de pago 1 1 20 20
20 1 Registrar ajuste de impuestos 1 2 60 120
21 1 Mayorizar ajuste 1 2 5 10
22 1 Realizar conciliaciones bancarias mensuales 1 3 480 1440
23 1 Cuadrar conciliación 1 3 240 720
24 1 Registrar ajuste de conciliación bancaria 1 1 30 30
25 1 Mayorizar ajuste 1 1 5 5
26 1 Elaborar Balance de Comprobación Ajustado 1 1 240 240
27 1 Revisar cuentas de Balance General 1 1 480 480
28 1 Establecer Estado de Pérdidas y Ganancias 1 1 480 480
29 1 Realizar índices financieros 1 1 40 40
30 1 Realizar Flujo de Efectivo mensual 1 1 40 40
31 1 Elaborar informe mensual de costos- gastos- 1 1 480 480
32 1 Enviar informe a Gerencia para revisión 1 1 5 5
33 1 Archivar documentación 5 30 10 1500
0 11 12 1 2 6 1 TOTAL 4565 62360

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 2055 45%
3 Preparación 710 16%
4 Espera 60 1%
5 Movimiento 10 0%
6 Control 1720 38%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 4565 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2055
INDICE DE VALOR
AGREGADO 45%
173

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Contabilidad Proceso: H.1.2 REALIZAR PRESUPUESTO
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Tiempo

Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Control
Espera
VA Tiempo total a la
ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
Solicitar proyecciones mensuales de gastos a
1 1 dep. 1 8 5 40 *
2 1 Recibir proyecciones de departamentos 1 8 2400 19200 *
3 1 Realizar proyecciones de ingresos mensuales 1 1 2400 2400
4 1 Analizar rubros de proyecciones 1 20 30 600
5 1 Relacionar rubros a cuentas contables 1 20 960 19200
6 1 Elaborar preliminar de presupuesto anual 1 1 2400 2400 *
7 1 Enviar preliminar para aprobación a gerencia 1 1 10 10 *
8 1 Esperar revisión de presupuesto preliminar 1 1 960 960 *
9 1 Modificar y reajustar proyecciones 1 20 480 9600 *
10 1 Imprimir presupuesto 1 1 20 20 *
11 1 Registrar presupuesto en programa contable 1 50 1440 72000 *
12 1 Alimentar módulo por cuentas según presupuesto 1 50 1440 72000 *
13 1 Elaborar informe presupuestal mensual dep. 1 8 32 256 ***
14 1 Notificar presupuesto mensual por departamento 1 8 30 240 ***
15 1 Evaluar mensualmente gastos por dep. 1 20 960 19200 ***
16 1 Evaluar ejecución presupuestal 1 1 960 960 ***
17 1 Realizar ajustes correspondientes 1 20 300 6000 ***
18 1 Elaborar informe de cumplimiento presupuestal 1 1 960 960 ***
19 1 Revisar c/3 meses uso de recursos e ingresos 1 50 1920 96000
20 1 Evaluar resultados con gerencia 1 1 960 960
21 1 Elaborar reajustes trimestralmente 4 20 960 76800 **
22 1 Archivar documentación 1 100 5 500
0 6 6 1 2 6 1 TOTAL 19632 400306
* Actividad realizada una vez al año
** Avtividad realizada cada tres meses
** Avtividad realizada cada mes

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 3907 20%
3 Preparación 6560 33%
4 Espera 960 5%
5 Movimiento 2410 12%
6 Control 5790 29%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 19632 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 3907
INDICE DE VALOR
AGREGADO 20%
174

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Crédito y Cobranzas Proceso: H.2.1 EFECTUAR COBROS Y FACTURACIÓN
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Tiempo

Movimiento
Preparacion

Frecuencia
Archivo
Tiempo total a la

Control
Espera
VA ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir oferta aprobada y orden de ventas. 5 40 5 1000
2 1 Revisar en programa tipo de cliente. 5 40 10 2000
Verificar tipo de cobro a aplicar y/o descuento a
3 1 realizar 5 40 10 2000
4 1 Registrar y elaborar factura en base de datos 5 40 5 1000
5 1 Verificar conformidad de factura 5 40 5 1000
6 1 Entregar a mensajero para envío a cliente 5 40 5 1000
7 1 Esperar recibir copias firmadas por cliente 5 40 480 96000
Enviar una copia a Efectuar asientos contables y
8 1 balances 5 40 5 1000
9 1 Archivar factura y documentación 5 40 5 1000
10 1 Revisar cartera vencida o por vencer 5 400 180 360000
11 1 Contactar a cliente para realizar cobro 5 100 30 15000
12 1 Realizar cobro de factura 1 140 60 8400
13 1 Actualizar cartera de clientes en base de datos 1 400 180 72000
14 1 Realizar reportes de caja diarios 5 1 120 600
15 1 Enviar reporte de caja a Efectuar asientos contables 5 1 5 25
16 1 Esperar recibir reporte revisado 5 1 300 1500
17 1 Realizar depósitos de dinero. 5 1 60 300
18 1 Archivar documentación 5 10 5 250
0 4 2 2 4 4 2 TOTAL 1470 564075

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 390 39%
3 Preparación 65 7%
4 Espera 300 30%
5 Movimiento 20 2%
6 Control 205 21%
7 Archivo 10 1%
8 TOTAL 990 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 390
INDICE DE VALOR
AGREGADO 39%
175

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Crédito y Cobranzas Proceso: H.2.2 EFECTUAR PAGOS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)
Tiempo

Volumen(B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
VA Tiempo total al
ACTIVIDADES

Archivo
Espera
Unitario mes

Control
N° VACI Empres
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir factura de proveedor. 5 10 480 24000 *
2 1 Revisar requisitos de factura 5 10 5 250 *
3 1 Registrar en módulo Preoveedores x Pagar. 5 10 10 500 *
4 1 Devolver factura a proveedor 1 1 60 60 *
5 1 Emitir comprobante de retenciòn 5 9 5 225 *
6 1 Registrar en programa contable gasto 5 10 15 750 *
7 1 Emitir comprobante de egreso 5 10 5 250 *
8 1 Adjuntar factura, cmpte de egreso y retenciòn 5 10 5 250 *
Enviar documentos para revisiòn y aprobaciòn de
9 1 pago. 5 10 10 500 *
10 1 Recibir documentaciòn aprobada. 5 10 120 6000 *
11 1 Esperar aprobación de pago 5 10 480 24000 *
12 1 Enviar documentos a Efectuar asientos contables 5 10 15 750 *
13 1 Esperar registro de asiento contable 5 10 160 8000 *
14 1 Recibir documentaciòn. 5 10 5 250 *
15 1 Revisar información de pago en sistema 5 10 20 1000 *
16 1 Emitir cheque 5 8 10 400 *
17 1 Enviar cheque para firmas correspondientes 5 8 10 400 *
18 1 Esperar firma de cheque 5 8 120 4800 *
19 1 Emitir giro o pago con tarjeta de crédito 5 2 10 100 *
Enviar giro o documento de pago con tarjeta para
20 1 firma 5 2 30 300 *
21 1 Enviar documentos a proveedor 5 10 480 24000 *
22 1 Confirmar recepción de pago 5 10 480 24000 *
23 1 Actualizar cartera de proveedores 5 40 10 2000 *
24 1 Archivar documentación de compra 1 10 5 50
25 1 Elaborar reporte de pagos 1 1 120 120
26 1 Enviar reporte a Efectuar asientos contables 1 1 5 5
0 4 8 4 7 2 1 TOTAL 2670 122955
*Actividad que se realiza una vez en
importacion y 9 veces en compra nacional

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 615 23%
3 Preparación 540 20%
4 Espera 880 33%
5 Movimiento 610 23%
6 Control 25 1%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 2675 100%
TOTAL 615
INDICE DE VALOR
AGREGADO 23%
176

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Mantenimiento de Maquinaria y Desarrollo Proceso: I. GESTION DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y
de Sistemas SISTEMAS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

)
Tiempo

Preparacion

en(B
nto

ncia
VA Tiempo total a la

ie
ACTIVIDADES

rchivo

recue
ovim

m
spera
Unitario semana

ntrol
N° VACI Empres

olu
(minutos) (minutos)

o
a

(A)
M

V
C

F
E

A
(C) (A*B*C)
1 1 Elaborar plan de mantenimiento para sistemas 1 1 2400 2400 *
2 1 Conseguir respaldo de información 1 70 60 4200
3 1 Reinstalar software 1 2 240 480
4 1 Probar funcionamieto del S.O 5 70 5 1750
5 1 Revisar vigencia de antivirus 1 70 5 350
6 1 Actualizar antivirus 1 35 60 2100
7 1 Mantener registro de fecha para actualizado 1 70 10 700
8 1 Mantener el inventario de licencias de software 1 70 10 700
9 1 Verificar funcionamiento de las redes 5 70 5 1750
10 1 Monitorear funcionamiento de redes 5 70 480 168000
11 1 Revisar red 5 70 5 1750
12 1 Encontrar daño de red 1 10 15 150
13 1 Reparar problema 10 10 480 48000
14 1 Desarrollar y mantener aplicaciones en base de dato 1 70 60 4200
15 1 Brindar soporte a usuarios 5 70 480 168000
16 1 Monitorear funcionamiento de aplicaciones 5 70 480 168000
17 1 Realizar programa de mantenimiento de maquinaria 1 1 2400 2400 *
Verificar programas de limpieza y lubricación
18 1 automáticos 5 10 480 24000
19 1 Encontrar causa de falla 1 1 60 60 **

Emitir orden de trabajo


20 1 1 1 2 2
21 1 Repararar daño 1 1 960 960
22 1 Contactar a proveedor de maquinaria 1 2 60 120 *
23 1 Enviar presupuesto de arreglo 1 2 15 30 *
24 1 Recibir presupuesto de arreglo de equipos 1 2 480 960 *
25 1 Contratar servicio externo 1 2 60 120 *
26 1 Verificar mantenimiento externo correcto 1 2 240 480
27 1 Esperar recibir factura de proveedor 1 2 480 960
28 1 Enviar factura a Efectuar pagos 1 2 5 10
29 1 Esperar recibir notificación de pago 1 2 480 960
30 1 Asignar tiempo para mantenimiento preventivo 1 20 120 2400
Coordinar con producción paradas para
31 1 mantenimiento 1 20 120 2400
32 1 Controlar el tiempo asignado a mantenimiento 1 1 10 10
33 1 Instruir a operarios sobre labores de mantenimiento 1 50 480 24000 *
34 1 Supervisar periódicamente a operarios 5 50 30 7500
1 Archivar documentos, etc 1 50 2 100
0 11 7 3 2 11 1 TOTAL 9312 601182
*Actividad realizada una vez al ano
*Actividad eventual

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES en horas %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 6097 54%
3 Preparación 1920 17%
4 Espera 1440 13%
5 Movimiento 20 0%
6 Control 1800 16%
7 Archivo 2 0%
8 TOTAL 11279 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 6097
INDICE DE VALOR
AGREGADO 54%
177

ANEXO 3: PROPUESTA DE MEJORA

FLUJOS MEJORADOS
ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE PROCESOS
MEJORADOS DE IMPRENTA MARISCAL
178

C Ó D IG O : A
P R O C E S O : G E S T IO N D E V E N T A S
HOJA1DE

V e n tas P re - P re n s a

Inicio
Inco n fo rm ida d
en
co n trato ?

U b ica r a l clie n te

R e cibir arte

R e aliza r
s eg uim ie n to a l No
clie nte
E ntre ga r a rte a P re -
P re n sa

S e co n cre ta
co n ta cto ?
E la bo ra r O rde n
d e V en ta s
Si

Inc lu ir a clien te R ea lizar P re -


po te ncia l P re n sa

D e term ina r
Im p re sió n de
ne ce sid a d d el
p ru e ba d e co lo r
clie nte
Si

A ses
E la orar al ofe
b orar c lierta
nte

Si

2
E n tre ga r p ru e ba d e
C otizació n co lor a clie nte

No In form a r a clie nte


d eta lle s d e l
d e sp ach o
P re se ntar o fe rta a V a lida r p ru e b a d e
clie nte co lo r

A rch iv ar
do cu m e n ta ción
A p ro b ació n de E xiste n
C lien te ? ca m b ios?

Si No
E la bo ra r re p o rte d e
a ctivid a d es d ia rio

N e g ocia r té rm in o s N o tifica r
d e trab a jo a co nfo rm id ad a P re-
rea lizar P re n sa

R eg istra r en
siste m a
C o o rd in a r co n R e aliza r
P ro d ucció n fe ch as e spe cifica ción d e
d e im pre sió n d e spa ch o No
R e aliza r
se g uim ie n to d e
e n tre ga d e tra b a jo

N otificar
S o licita r a c lie nte e sp e cificació n de
e n tre g a d e a rte e n tre ga a
D e sp a ch o s
D o cu m e
n ta ció n

R e a liza r
E lab o ra r co n tra to seg u im ie nto de
im p re sió n

F in
2 R e tra so en
C o ntra to
fec ha d e
e n treg a ?

Si

E n tre ga r co ntra to a
N e g o cia r co n
clie nte p a ra firm a y
c lie nte n u evo pla zo
re cibir a rte
179

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Ventas Proceso:A. GESTION DE VENTAS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado) Tiempo

Volumen(B)
Movimiento

Frecuencia
Preparacio

Archivo
Tiempo total a la

Control
Espera
VA
ACTIVIDADES Unitario semana
N° VACI Empre
(minutos) (minutos)
sa

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Ubicar al cliente 1 1 60 60 *
2 1 Realizar seguimiento a cliente 5 1 60 300 *
3 1 Incluir a cliente potencial 5 1 15 75 *
4 1 Determinar necesidad del cliente 5 40 90 18000 *
5 1 Asesorar al cliente 5 40 90 18000 *
6 1 Elaborar oferta 5 40 30 6000 *
7 1 Presentar oferta a cliente 5 40 60 12000 *
8 1 Negociar términos de trabajo a realizar 5 40 30 6000 *
9 1 Coordinar con producción fechas de producción 5 40 30 6000 *
10 1 Solicitar a cliente entrega de arte 5 40 3 600
11 1 Elaborar contrato 5 40 30 6000 *
12 1 Entregar contrato a cliente para firma y recibir arte 5 40 60 12000 *
13 1 Recibir arte 5 40 2 400
14 1 Entregar arte a Pre- Prensa 5 40 10 2000 *
15 1 Elaborar Orden de ventas en sistema 5 40 20 4000 *
16 1 Esperar impresión de prueba de color 5 40 480 96000 *
17 1 Entregar prueba de color a cliente 5 40 60 12000 *
18 1 Validar prueba de color 5 40 180 36000 *
19 1 Notificar conformidad a Pre- Prensa 5 40 20 4000 *
20 1 Realizar seguimiento de impresión 5 40 300 60000 *
21 1 Negociar con cliente nuevo plazo de entrega 5 6 45 1350 *
22 1 Informar a cliente detalles del despacho 5 40 30 6000 *
23 1 Realizar seguimiento de entrega de trabajo 5 40 120 24000 *
24 1 Elaborar reporte de ventas 5 10 60 3000 *
25 1 Archivar documentación 5 10 10 500 *
7 9 2 1 3 2 1 TOTAL 1895 334285
*Actividad realizada por todos los ejecutivos.
No. de ejecutivos= 10

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 482 25%
2 Valor agregado a la empresa 298 16%
3 Preparación 75 4%
4 Espera 480 25%
5 Movimiento 130 7%
6 Control 420 22%
7 Archivo 10 1%
8 TOTAL 1895 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 780
INDICE DE VALOR
AGREGADO 41%
180

M A C R O P R O C E S O : E LA B O R A R P R O D U C T O C Ó D IG O : B

P R O C E S O : B .1 R e alizar P re- P ren sa HOJA 1 DE

Pre- Pren sa

Inicio

R evisar ord en
de ventas
ab ie rta

R ea liza r o rde n de
produ cció n

R ec ib ir arte dig ital


entreg ado p or
cliente

R e visar
espé cificacion es d e
a rte

E scan ear
orig in ales
(transp aren cias y
o pacos)

C rea r im po sic io nes


e n S ig nastatio n
pa ra P rintre ady

C re ar
co m p osicione s de
textos e im ág ene s
e n aplica cione s

Im prim ir p rueb a de
color

Si

P ru eba de colo r

E n trega r a
eje cutivo de ven tas

E spe rar pru eba d e


co lor revisada p or
cliente

R ec ib ir pru eba de
colo r revisa da po r
clie nte

E xis te n
cam b io s?

No

E la borar p lacas
para im presión
E n viar pla cas a
P ren sa

V e rificar e stado d e
placas
Si
F in

E xiste n fa llas?

No
181

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Producción Proceso: B.1 REALIZAR PRE PRENSA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado) Tiempo

Frecuencia
Preparacio
Tiempo total a la

Movimient

Volumen
VA

Archivo
Control
Espera
ACTIVIDADES Unitario semana
N° VACI Empre (minutos) (minutos)

(B)
(A)
sa (C) (A*B*C)
1 1 Revisar orden de ventas abierta 5 40 5 1000
2 1 Realizar orden de producción 5 40 120 24000
3 1 Recibir arte digital entregado por el cliente 5 40 10 2000
4 1 Revisar especificaciones de arte 5 40 120 24000
5 1 Escanear originales (transparencias y opacos) 5 40 180 36000
6 1 Crear imposiciones en Signastation para Printready 5 40 240 48000
7 1 Imprimir Prueba de Color 5 40 60 12000
8 1 Entregar prueba de color a ejecutivo 5 40 10 2000
9 1 Esperar prueba de color revisada por cliente 5 40 240 48000
10 1 Recibir prueba de color revisada por cliente 5 40 30 6000
11 1 Elaborar placas de impresión 5 5000 120 3000000
1 Verificar estado de placas 5 5000 10 250000
12 1 Envío de prueba de color, arte y placas a Prensa 5 5030 8 201200
1 3 6 1 2 0 0 TOTAL 1153 3654200

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 30 3%
2 Valor agregado a la empresa 135 12%
3 Preparación 730 63%
4 Espera 240 21%
5 Movimiento 18 2%
6 Control 10 1%
7 Archivo 0 0%
8 TOTAL 1163 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 165
INDICE DE VALOR
AGREGADO 14%
182

M A CR O PR O C ES O : ELA B O RA R PR O D UCT O C Ó D IG O : B
P R O C E S O : B .2 R ealizar P ren s a
HOJA1DE

P ren sa B o d eg a P re -P re n s a a n te n im ien to

In icio

A lm a ce nar
M ateria
P rim a
R ecibir placas d e
P re- P ren sa

E sta blecer tipo de


trab ajo a re alizar

D eterm ina r tu rn o
de im pres ió n y a
T urno de im presió n
q ue m áq uin as
en viar
No

P ue de ingresar
a im presiö n?

Si
R e gistra r od en
de req uisición
de m ateriales

S olicitar a bod ega


revisar e n sistem a
req uisición

Lle gad a de m ateria l

S e cado de tinta
R evisar siste m a de
hum e ctación

M a rc ar p alets
R evisar s is tem a
entin tad or y cue rpo
im p reso r

V erifica r errore s de
im p resión en tira je
E xiste pro ble m a
co n sistem a?

No R eg istrar d atos e n
h oja de item s d e 1
de fe ctos
A lim e ntació n de
Si
pa pel a la pre nsa

E xiste n e rrores G e stión de


Si P re-P re nsa M an te ni-
de im p re sión?
Inform ar d e m ien to y..
C oloca r placas pro ble m a a
M antenim ie nto No

E nvío d e m a te rial
im preso a
A ju star la prim e ra R evisión de acab ado s
hoja sistem a

A rchivar pla cas


Im presión d e arte
1
final

P la ca s

F in
183

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Producción Proceso:B.2 REALIZAR PRENSA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Tiempo Tiempo total a

Control
Espera
VA
ACTIVIDADES Unitario la semana
N° VACI Empr
(minutos) (minutos)
esa

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Recibir placas de Pre- Prensa 5 5000 15 375000
2 1 Establecer tipo de trabajo a realizar 5 40 15 3000
Determinar turno de impresión y a que máquinas
enviar 5 40 60 12000
1 Esperar turno de impresión 5 40 60 12000
4 1 Registrar orden de requisición de materiales 5 40 20 4000
5 1 Solicitar a bodega revisar en sistema requisición 5 40 5 1000
6 1 Esperar llegada de material 5 40 60 12000
7 1 Determinar a que máquina enviar la impresión 5 5 120 3000
8 1 Revisar sistema de humectación 5 5 30 750
9 1 Revisar sistema entintador y cuerpo impresor 5 5 30 750
10 1 Alimentación de papel a la prensa 5 1500000 3 22500000
11 1 Colocar placas 5 5000 45 1125000
12 1 Ajuste de la primera hoja 5 1500000 3 22500000
13 1 Impresión de arte final 5 1500000 0,2 1500000
14 1 Esperar secado de tinta 5 1500000 2 15000000
15 1 Marcar palets 5 5000 5 125000
16 1 Verificar errores de impresión en tiraje 5 1500000 1 7500000
17 1 Registrar datos en hoja de items de defectos 5 45000 1 225000
18 1 Envío de material impreso a encuadernaciòn 5 1500000 2 15000000
19 1 Archivar placas 5 5000 5 125000
0 3 7 3 2 3 1 TOTAL 482,2 86023500

* Depende del tiraje

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 36 9%
3 Preparación 192 45%
4 Espera 122 29%
5 Movimiento 7 2%
6 Control 61 14%
7 Archivo 5 1%
8 TOTAL 423 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 36
INDICE DE VALOR
AGREGADO 9%
184

C Ó D IG O : C
P R O C E S O : A D Q U IR IR IN S U M O S
H OJA 1 DE

C o m p ras e Im p o rta cio n es P ro ve ed ores G e re nc ia C ob ra n za s y P a g o s

E s p ro ve edo r
In ic io
n acion al? 4

Si No

E s tabe le ce r E nv iar o rde n de P rove edor


c om pra a 4 N ac io nal o
c ron ogram a de
c om p ras p rov eedo r In te rn ac ion
al

A na liz ar datos
C on ta ctar a agen te
h is tóric os de us o E nv ío de fac tura
afian zad o
de ins um os

D e te rm inar In dica r tip o de


can tid ad es de m .p m a te ria prim a a
a a dq uirir adqu irir

C ontac ta r a pro - E nv iar


vee dore s doc um entac ión
so lic itan do pa ra c om pra a
c otizac io nes ag ente

E nvío de T rám ite d e E fec tua r


c otizac io nes im p orta ción P a gos

R ec ep ta r
No R ec ib ir o fertas doc u m en ta ción d e
im p orta ción

A n aliz ar ofertas E nv ia r
para re aliz ar d oc um entac ión a
c om pra g es tión d e pagos

R ec ib ir
O ferta c um p le doc um entac ión
requ erim ie nto? qu e co nfirm a
c om p ra
Si

E n via r
S elec c ion ar y
doc um entac ión a
aprob ar o fe rta
bod ega
2

E m itir orden d e Lleg ada de m ateria


c om pra prim a a bodeg a
G es tió n
A d m in is tra -
tiv a

3
O rden d e c o m pra E xiste
in co nform idad ?
R ev isa r o rden de
No Si c om pra

E nv iar ord en de
co m pra a gere ncia 2 R ec ibir notificac ió n
para a prob ac ió n de bo dega
3
No

C ontac ta r a
3 prov eed or p ara
so lucionar inc on fo r.

S e aprue ba
Fin
c om p ra ?

Si

E n viar pedid o a
prov eed or
185

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Compras e Importaciones Proceso:C. ADQUIRIR INSUMOS
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Tiempo

Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Control
Tiempo total a la

Espera
VA ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Establecer cronograma de compras 1 4 60 240 *
2 1 Analizar datos históricos de uso de insumos 1 4 1440 5760 *
3 1 Determinar cantidades de materia prima a adquirir 1 4 1220 4880 *
4 1 Contactar a proveedores solicitando cotizaciones 1 16 30 480 *
5 1 Esperar envío de cotizaciones 1 16 2400 38400 *
6 1 Recibir ofertas 1 16 10 160 *
7 1 Analizar ofertas para realizar compra 1 16 960 15360 *
8 1 Seleccionar y aprobar oferta 1 4 120 480 ***
9 1 Emitir orden de compra 10 10 30 3000 ***
10 1 Enviar orden de compra a gerencia para aprobació n 10 10 5 500 ***
11 1 Revisar orden de compra 10 10 30 3000 ***
12 1 Enviar pedido a proveedor 10 10 1920 192000 ***
13 1 Recibir factura y/o documentos de importación 10 10 1500 150000 ***
14 1 Enviar documentación a gestión de pagos 10 10 10 1000 ***
15 1 Recibir documentación que confirma compra 10 10 480 48000 ***
1 Esperar llegada de materia prima a bodega 10 10 7200 720000
16 1 Enviar documentación a bodega 10 10 120 12000 ***
19 1 Recibir notificación de bodega 10 10 120 12000 ***
20 1 Contactar a proveedor para solucionar inconfor. 1 1 60 60 ***
21 1 Archivar documentación 10 20 3 600 ***
0 5 5 2 4 3 1 TOTAL 201 17718 1207320
*Actividad realizada una vez al ano,
material llega cada 3 meses
**Actividad que no interfiere con las
demas actividades( c/4 meses)
***Actividad que se realiza 1 vez al ano
en importacion y 9 veces en compra
nacional

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 2870 16%
3 Preparación 2980 17%
4 Espera 9600 78%
5 Movimiento 2055 12%
6 Control 210 1%
7 Archivo 3 0%
8 TOTAL 17718 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 2870
INDICE DE VALOR
AGREGADO 16%
186

C Ó D IG O : G
P R O C E S O : A L M A C E N A R M A TE R IA P R IM A
HOJA1DE

B o d eg a C o m p ras e Im p o rtacio n es

C om prob ante de 4
In icio S alida de m a te rial

L le gad a de E nv íar m ateria l a l


m aterial proceso solicitante

R egistra r salid a
V erificar pro ducto de m aterial e n
im portado o lo cal pro gram a

M .P e n bue- A rchivar
n as co ndi- do cum e ntació n
cione s? No

si
D ocu -
R ecep ta r m ateria m en to s
prim a

R eg istra r
R e alizar rep orte de
entra da de D evo lve r m ate ria
m a te riale s de 10
m a te ria prim a prim a a prove edo r
bo deg a
en pro gra m a

N otificar R e porte de
A lm a cen ar m ateria
in co nform ida d a e xistencia s A dqu irir Insu m os
prim a e n
C om pras e Im port.
e stanterías

E m itir com proba nte E nviar in form e a


de re ce pció n de 10
C o ntabilidad
m aterial

C om p ro ban te d e C u adrar
4
rece pción d e inform ación con
m aterial co ntabilidad

A rchiva r Fin
docum en to s

No
D ocu-
m entos

R evisa r
requ isicione s
d e m aterial de
p rodu cción

V erificar existe ncia


de m a te riales

E xiste m ateria l
solicitad o?

si

D espa cha r m aterial

E m itir com proba nte


de salid a de
m aterial
187

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Bodega Proceso: G. ALMACENAR MATERIA PRIMA
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:
VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Volumen(B)
Tiempo

Preparacion

Movimiento

Frecuencia
Archivo
Control
Tiempo total a la

Espera
VA ACTIVIDADES
N° VACI Empres Unitario semana
a (minutos) (minutos)

(A)
(C) (A*B*C)
1 1 Esperar llegada de material 5 13 7200 468000 **
2 1 Verificar producto importado o local 5 13 240 15600 *
3 1 Receptar materia prima. 5 13 240 15600 *
4 1 Devolver m.p a proveedor 1 1 2400 2400 *
5 1 Registrar entrada de materia prima en programa 5 13 120 7800 *
6 1 Almacenar materia prima en estanterías 5 13 480 31200 *
7 1 Emitir comprobante de recepción de material 5 13 15 975 *
8 1 Archivar documentos 5 13 5 325
9 1 Revisar requisiciones de material de produccion 5 40 5 1000
10 1 Verificar existencia de materiales 5 40 10 2000
11 1 Notificar inconformidad a Compras e Import. 0 0 0 0
12 1 Despachar material 5 40 120 24000
13 1 Emitir comprobante de salida de material 5 40 15 3000
14 1 Envíar material al proceso solicitante. 5 40 120 24000
15 1 Registrar salida de material en programa 5 40 15 3000
16 1 Archivar documentación 5 40 5 1000
17 1 Realizar reporte de materiales de bodega 5 1 180 900
18 1 Enviar informe a Contabilidad 5 1 5 25
19 1 Cuadrar información con contabilidad 1 1 2400 2400
0 7 1 1 5 3 2 TOTAL 13575 603225
* Actividad realizada 4 veces al ano en
compra internacional y 9 la semana en
compra nacional
* Actividad rque no interfiere con las
demas actividades

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO % se puso una espera de 7200 cada 4 meses
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 585 4%
3 Preparación 5 0%
4 Espera 7200 53%
5 Movimiento 3125 23%
6 Control 2650 20%
7 Archivo 10 0%
8 TOTAL 13575 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 585
INDICE DE VALOR
AGREGADO 4%
188

M A C R O P R O C E S O : G E S TIO N F IN A N C IE R A C Ó D IG O : H
P R O C E S O : H .1 G E S TIO N D E C O N TA B ILID A D
S U B P R O C E S O :H .1.2 R ea lizar P resupue sto HOJA1DE

C o n ta b llid ad G e ren c ia

Infom es 10
pre su puestales po r
In icio
dep .

N otificar
S olicita r p royec-
presu pue sto
cione s m e nsu ales
m ensua l por
de ga stos a d ep.
de pa rtam en to

R e cibir E valu ar
proyeccion es d e m ensu alm ente
d epa rtam e ntos g asto s por d ep.

R ealizar
proyecc io nes
de ingresos E valua r ejecución
m en su ales presu pue stal

A na lizar rubros d e E jecución


p royeccione s a decuad a?
No R ea lizar aju stes
correspo ndien te s

Si
12
R elacion ar rub ro s a E lab orar inform es
c uen tas co ntables de cum plim ie nto
presu pue stal

G estió n
A dm inistrati-
E la bora r prelim in ar Inform e de va
d e presupu esto cum plim ie nto
an ual

R evisió n de
presu pue sto
P resup uesto 2 R evisar c/3 m eses p re lim in ar
P relim inar u so de recursos e in
greso s

S e aprueba M o difica r y
in fo rm e pre- No rea justa r
E nviar pre lim inar lim in ar? proyeccione s
E valua r resultad os
p ara a prob ación a 12
co n gerencia
gerencia Si

13
A rch ivar
13 do cu m entación

D ocu m e n
Im prim ir ta ción
presupu esto

2
P re su pues to anu al
F in

R eg istra r
pre su pue sto en
progra m a
co ntable

A lim entar
m ódu lo po r
cuen tas se gún
presupu esto

E lab ora r inform e


presupu estal
m e nsua l de p.
189

ANALISIS DE PROCESOS
VALOR AGREGADO Y CAPACIDAD INSTALADA
Unidad: Contabilidad Proceso: H.1.2 REALIZAR PRESUPUESTO
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:

VA (real) NVA (sin Valor agregado)

Preparacion

Movimiento
VA ACTIVIDADES Tiemp

Archivo
Espera

Control

Volumen(B)
Frecuencia
N° VACI Empres Unitari

(minuto

(A)
a
(C)
Solicitar proyecciones mensuales de gastos a
1 1 dep. 1 8
2 1 Recibir proyecciones de departamentos 1 8 24
3 1 Realizar proyecciones de ingresos mensuales 1 1 38
4 1 Analizar rubros de proyecciones 1 20
5 1 Relacionar rubros a cuentas contables 1 20 9
6 1 Elaborar preliminar de presupuesto anual 1 1 24
7 1 Enviar preliminar para aprobación a gerencia 1 1
8 1 Esperar revisión de presupuesto preliminar 1 1 9
9 1 Modificar y reajustar proyecciones 1 20 4
10 1 Imprimir presupuesto 1 1
11 1 Registrar presupuesto en programa contable 1 50 14
Alimentar módulo por cuentas según
12 1 presupuesto 1 50 14
13 1 Elaborar informe presupuestal mensual dep. 1 8
14 1 Notificar presupuesto mensual por departamento 1 8

15 1 Evaluar mensualmente gastos por dep. 1 20 7

16 1 Evaluar ejecución presupuestal 1 1 9


18 1 Elaborar informe de cumplimiento presupuestal 1 1 9
19 1 Revisar c/3 meses uso de recursos e ingresos 1 50 7

20 1 Evaluar resultados con gerencia 1 1 7

22 1 Archivar documentación 1 100


0 5 5 1 2 6 1 TOTAL 181

* Actividad realizada una vez al año


** Avtividad realizada cada tres meses
** Avtividad realizada cada mes

COMPOSICION DE
N° ACTIVIDADES TIEMPO %
1 Valor Agregado al cliente 0 0%
2 Valor agregado a la empresa 4387 24%
3 Preparación 6260 35%
4 Espera 960 5%
5 Movimiento 2410 13%
6 Control 4110 23%
7 Archivo 5 0%
8 TOTAL 18132 100%
TIEMPO VALOR AGREGADO 4387
INDICE DE VALOR
AGREGADO 24%