Modelo Colaborativo o funcional de las mesas de gobernanza para las iniciativas de turismo y Paz

Las mesas a constituirse pueden variar entre 3 o 6 mesas dependiendo de la complejidad del
territorio. En nuestro modelo de gestión de destinos desde el enfoque de capacidades locales hemos
estipulado las siguientes:

 Atracción: buscando aportar a La capacidad del destino (actores) de convocar al destino

públicos de interés, considerando acciones como el monitoreo de estadísticas,
segmentación, análisis de tendencias y análisis de la pertinencia de la oferta.

 Operación: velando por mejorar las capacidades del destino para suplir las expectativas del
visitante en cuanto a prestación de servicios turísticos y vivencia de las experiencias
ofertadas. Tiene en cuenta acciones como la calidad, sostenibilidad, servicio,
encadenamiento, manejo de la información y conocimiento.

 Innovación: promoviendo las capacidades de implementación de nuevas tecnologías,

atracción nuevas inversiones o apropiando nuevo conocimiento.

 Comunicación, resolución de conflictos y rendición de cuentas: En pro de fortalecer las

capacidades del destino de construir relaciones de confianza y mantener la interlocución
pertinente, acordes a los intereses del desarrollo turístico local

 Acogida: Considerando las capacidades del destino de recibir flujos turísticos de manera
activa sin afectar las condiciones de sostenibilidad y calidad de vida de los residentes locales

 Gestión: La capacidad del destino de promover su propio desarrollo, esta capacidad

transversal busca mejorar de manera integral y permanente las condiciones del territorio en
el ejercicio de la actividad turística.

Cada espacio de diálogo promueve el compromiso que se expresa en términos colaborativos entre
los funcionarios públicos, el sector privado, los ciudadanos y las organizaciones civiles para la co-
creación de métodos, técnicas y habilidades. Vale la pena dejar claro que este proceso de diálogo
funcional y colaborativo debe apuntar a producir cambios en valores, actitudes, procesos y liderazgos
que contribuyen a generar valor público.

“La gobernanza colaborativa, o más generalmente la acción basada en la colaboración en principio,

no requiere efectos transformadores en un sólo tipo de socios. Por ejemplo, el gobierno puede seguir
representando el interés público y puede ser llamado a rendir cuentas a través de los procesos
democráticos. Las organizaciones de la sociedad civil pueden ser parte de la gobernanza colaborativa,
tratando de reunir ideas y tendencias y ejercitando una rendición de cuentas compleja, dinámica y
orgánica basada en valores. Las organizaciones económicas, de manera parecida, pueden estar
involucradas en nuevos modelos de gobierno, tratando de maximizar sus rendimientos financieros
con una gestión que rinda cuentas basado en el Estado de derecho y en el autointerés supervisado
por la comunidad de inversores”.

De esta manera, la colaboración, basada en el intercambio de conocimientos y expertise de los

diferentes actores que intervienen en la co-creación exhortan a conjugar el conocimiento, la
información y debatir sobre problemas colectivos que constituyen el objeto esencial del análisis de
la política pública.

Un modelo eficiente de Gobernanza no puede funcionar de la misma manera que una organización
tradicional, ya que esto implicaría el diseño de mecanismos de control, que se estructuran de manera
jerárquica vertical, formando una pirámide en cuya cima se toman todas las decisiones. La clave para
el logro de los objetivos, es que las instituciones y los miembros que componen el núcleo duro de
gobernanza, estén dispuestos al continuo aprendizaje y a poner en práctica todo el potencial de sus
capacidades, adquiriendo compromisos y asumiendo responsabilidades, en busca del auto
crecimiento y la creación de sinergias a través del trabajo en equipo.

La base de la estrategia para desarrollar el plan de acción de gobernanza, se basa en las capacidades
locales para la gestión de destino, ya que cada una de las capacidades requiere un plan de acción que
fortalece el destino y una articulación con un foco más amplio que los actores del municipio,
aprovechando las competencias de los diferentes actores de orden Departamental. Las capacidades
locales se encuentran plasmadas en el gráfico a continuación:

De acuerdo a las capacidades planteadas, se plantea el siguiente modelo de Mesas de Trabajo:

La mesa de gestión es un espacio interinstitucional, representado por un miembro de cada una del
resto de mesas, sin embargo tiene un líder que garantice la operatividad de la mesa. La mesa de
acogida tiene que ver con todos los temas de sostenibilidad a nivel territorial, identificando brechas
de destino. Las Mesas de Atracción, Innovación y operación son las mesas de conocimientos, los que
desarrollan e implementan las estrategias para cerrar las brechas del territorio. La mesa de
comunicación se encarga de generar contenidos y transmitir los resultados del trabajo de las otras
mesas.
Los líderes de las mesas tiene la función de motivar la participación de distintas entidades, articulando
proyectos de manera conjunta, lo cual se desarrolla específicamente en las reuniones de las mesas
de trabajo, por tal motivo la eficiencia en la utilización de este tiempo de reunión es de vital
importancia, requiriendo habilidades y metodologías concisa y definidas, para sacar el mayor
provecho a estos espacios.

Metodología
Para llevar a cabo las reuniones de las mesas de trabajo, se hace necesaria la aplicación de una
metodología de “Reuniones efectivas de trabajo”, entendiendo que el tiempo con el que se dispone
es corto, debido a que los participantes pertenecen a distintas instituciones. Por otro lado la
naturaleza de las instituciones es variada por tanto la manera de desarrollar proyectos o llegar a
consensos, es diferente en cada profesional. El éxito del equipo operativo para dirigir y lograr un
resultado en estas mesas, es tener una metodología definida y descrita a continuación.

Fase 1: Antes de la Reunión

 Previamente definir el objetivo de la reunión
 Definir quién dirigirá la reunión, preferiblemente que tenga experiencia en el tema a tratar
  Preparar la reunión, orden de día, tiempo, requerimientos logísticos.
 Hacer la convocatoria a los participantes con 15 días de anticipación, incluyendo recordatorio
7 días antes y un día previo a la reunión
 Confirmar asistencia
 Preparación de herramientas metodológicas de trabajo, tales como presentación en medio
magnético, formatos de trabajo, formatos de compromiso

Fase 2: Durante la Reunión

 El equipo organizador llega antes del inicio para preparar el ambiente de trabajo
 Se inicia la reunión en la hora establecida con los miembros que se encuentren presentes, de
esta manera se va creando cultura de puntualidad.
 El Coordinador de la mesa da la bienvenida y explica el objetivo de la reunión, los alcances y
la metodología a seguir.
 Se realiza la presentación
 Se entregan los formatos de trabajo donde se consignarán las ideas desarrolladas o serán
una guía para consignar sus ideas en el dispositivo que utilicen para trabajar, es decir, portátil,
Tablet, etc. En esto formatos debe quedar la descripción del problema encontrado y las
alternativas de solución desarrolladas.
 Se entregan los formatos de compromiso, para que al final del trabajo quede consignado los
pasos a seguir y se pueda realizar el respectivo seguimiento por parte del equipo operativo.
 Se define una fecha probable para la próxima reunión y es comunicada a todos los asistentes.

Fase 3: Seguimiento
 La información es consolidada por parte del equipo operativo de la mesa, dejando un acta
de la reunión, la cual es enviada a todos los participantes e interesados.
 Se envía registro fotográfico y reseña de la reunión al personal encargado de las
comunicaciones, con el fin motivar a los públicos objetivos.
 Se deja un archivo de Excel consolidado con los compromisos, responsables y fecha de
entrega
 Se hacen recordatorios y se solicitan avances de los compromisos antes de la siguiente
reunión.

ACCIONES ESPECÍFICAS MESAS TECNICAS

 Confirmación y consolidación de mesas técnicas y miembros que la conforman: Con esta
actividad se busca consolidar la información de la mesa, el objetivo específico y la base de
datos de los miembros que la componen, verificando que en cada mesa se cumpla la
articulación de la triada estratégica de la economía.
 Definición del cronograma de trabajo anual: El objetivo es dejar clara la labor que se realizará
en cada periodo, definiendo unas fechas específicas que serán comunicadas a los miembros
de las mesas Técnicas.
  Definición de Indicadores: Cada mesa tendrá definido unos indicadores de cumplimiento,
algunos serán generales para todas las mesas y otros serán específicos, de acuerdo a la
especialidad que tenga la mesa.
 La reunión de arranque es de vital importancia, ya que en esta se comunica a cada actor
miembro la siguiente información:
o La metodología de trabajo que se llevará en este periodo.
o Se exponen los proyectos que corresponde trabajar a la mesa según su especialidad
o Se definen unos responsables y los indicadores que medirán el trabajo del periodo
o Se presenta el cronograma de trabajo del periodo
o Se confirma la fecha de la próxima reunión y los entregables que deben presentarse.

A grandes rangos, los perfiles de actores:

MAPA DE ACTORES
CAPACIDAD ACTORES
Oficinas de planeación de alcaldías municipales
Comisión Regional de Competitividad
Oficina de Riesgos
Oficina de planeación de la Gobernación
Empresa de Acueducto
Empresas de energía Función:
Representante del sector salud Infraestructura, planta
GESTIÓN Empresa de Recolección de basuras turística y alistamiento
ACOGIDA Representantes comunidades étnicas del territorio para el
Ejercito Nacional / Armada - Seguridad ejercicio del turismo.
Policía Nacional - Seguridad
Representante alojamiento
Representante operadores
Representante transporte
Parque Naturales Nacionales
CAR - o Corporación Autonoma Regional
Universidades
SENA
Secretaría de turismo municipal - Departamental
Policía de turismo – Capitanía de puerto
INNOVACIÓN Defensa Civil
OPERACIÓN Dirección área Cultural municipal - Departamental
Cámara de Comercio
Función: Calidad
Dirección de gremios - ANATO - COTELCO - ACODRES turística y experiencia
PNN - Dirección de áreas del visitante en el
Representante alojamiento destino
 Representante operadores
Representante transporte

Dirección comunicaciones - Gobernación - Alcaldía

PROCOLOMBIA
Dirección de turismo
Dirección de gremios - ANATO - COTELCO - ACODRES
Representante alojamiento
Representante operadores Función:
Posicionamiento del
ATRACCIÓN Representante transporte
destino, rendición de
COMUNICACIÓN Medios de comunicación - Local -Regional
cuentas, manejo de
Empresas de tecnología TICS imagen del destino.
Periodistas -