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02 19.Junio.13

MANEJO DE ARCHIVO DE GESTIÓN

IN-GRF-03
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02 18.Abril.13
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1. OBJETO

Comunicar las directrices establecidas para el manejo de archivo con base en el uso de
las Guías de Seguimiento y Control - Tablas de Retención Documental generadas por
Gestión de Recursos Físicos para cada uno de los procesos de la Compañía.
Organizar la identificación, consulta, préstamo y gestión final de los documentos /
registros de la Compañía.

2. ALCANCE

El instructivo va dirigido a todos los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión
Integrado de la Constructora Colpatria.

3. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

3.1. USUARIOS DEL INSTRUCTIVO

Son usuarios del presente documento todos los funcionarios de la Constructora

Colpatria, que tengan bajo su responsabilidad la administración, generación,
organización, custodia, acceso, uso, conservación, registro y reproducción de los
documentos, y en particular los que tienen por función el tratamiento técnico de éstos
archivos en cualquiera de los procedimientos definidos para este fin.

Para la realización de cambios en políticas, procesos y controles, es necesaria la

aprobación previa del Comité de Archivo.

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3.2. POLÍTICAS

3.2.1. Políticas de los Archivos de Gestión.

 Los archivos de gestión estarán ubicados en los procesos de origen, y en el

Centro de Administración Documental, en orden estricto de acuerdo a las
Tablas de Retención Documental del área.

 Los expedientes vigentes o en curso permanecerán en el archivo de gestión

hasta terminar su vigencia; al cabo de este tiempo y aplicando la Tabla de
Retención Documental serán remitidos al archivo central de acuerdo con el
proceso de transferencia establecido.

 El líder de cada área definirá junto con el centro de administración

documental, la transferencia de las series, que por su alto nivel de
confidencialidad o de consulta, teniendo en cuenta el tiempo de retención
establecido para tal fin, deban permanecer en cada área; las cuales deberán
organizarse acorde con lo establecido en las Tablas de Retención
Documental

 El responsable de este archivo será el Responsable de Proceso / Centro de

Administración Documental – CAD y/o el Gerente del Área, el cual podrá
delegar la operación en uno de sus colaboradores.

 Cada área realizará las transferencias primarias al Centro de Administración

Documental, en los tiempos establecidos para tal fin y aplicando la política
del escritorio limpio para evitar pérdidas o daños de los documentos.

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 El Centro de Administración Documental deberá mantener al día el inventario

del archivo de gestión en el aplicativo definido para tal fin.

 En cuanto a la documentación que se recibe vía fax papel térmico, se

recomienda fotocopiar el fax antes de archivar, puesto que el tipo de papel
no es seguro para la conservación de la información, debido a que se borra
en poco tiempo.

 La Consulta del Archivo de Gestión puede ser realizada por el proceso

directamente responsable, teniendo en cuenta los niveles de autorización
establecidos dentro del área.

3.2.2. Políticas de Seguridad física del Archivo de Gestión

Todos los procesos de la Compañía, adoptarán las técnicas y materiales que

garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los
sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación, establecidos
según el programa de gestión documental.

3.3. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Se determina la organización física de archivo, conservación y consulta

documental en:

 La primera referencia de organización; es la SERIE asignada a la

documentación al darle origen al documento mismo. (La serie documental se
asigna de acuerdo al nombre y contenido de la carpeta o unidad archivística).

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 La segunda referencia de organización, es la SUBSERIE que se asigna

después de la Serie, según el contenido de la carpeta.

 En tercer término; la organización se rige por el nombre asignado de la

unidad archivística.
Nota: para lo anterior consultar la Tabla de Control de Registros de cada
proceso, teniendo en cuenta que los tipos documentales no corresponden al
nombre de la unidad archivística, sino que este se determina por un concepto
que agrupe la información contenida en la unidad y su procedencia.

 La guía de organización de las carpetas o unidades archivísticas en el

mobiliario del Centro de Administración Documental queda establecida así:
Nombre del Área + Tema específico (Serie Documental) + Subserie + Título
de la carpeta.

 Al archivar la información en una unidad de conservación se debe realizar

según el orden cronológico ascendente desde la fecha de su creación.

ACTA No. 003

ACTA No. 008
01 de enero del 2010

01 de enero
05 de enero del 2010
01 de Julio de
octubre d
10 de enero del 2010 2010
de 2009

Al realizar la preparación física para archivar los documentos en la unidad de

conservación se debe tener en cuenta su centro, con el fin que queden alienados

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y ninguna parte del documento sobresalga de la unidad. Una vez perforados los
documentos se coloca el gancho Legajador.

Cada carpeta, multifolder o AZ debe estar claramente identificado con los datos
de: Proceso o proyecto al cual pertenece la serie, Nombre específico de la Serie,
Subserie en los casos que sea necesario, Nombre Unidad Archivística,
Consecutivo, Fecha que posee el primer documento en la carpeta. Ver Plantilla
rótulos

Los documentos que conforman los archivos de gestión son aquellos que según
los tiempos de retención y las directrices del líder del proceso, aún deben reposar
en el área responsable y/o en el Centro de Administración Documental.
No deberían existir expedientes o carpetas identificados con correspondencia
varios o misceláneas. Siempre que un documento se genere o ingrese al área
debe conservarse en la serie y asunto correspondiente.

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3.3.1. Apertura de Carpetas

Es el proceso por medio del cual el funcionario responsable creará una nueva
carpeta y/o unidad archivística teniendo en cuenta nuevos temas, programas,
proyectos. Estas deben estar previstas dentro de una serie documental y por lo
tanto dentro de la Tabla de Retención Documental de cada proceso

SECCIÓN DOCUMENTAL AREA

SERIES ACTIVOS COMPROBANTES

Activos Fijos Comprobantes

A De Egreso
1

2
1 2
1

Activos Fijos Comprobantes

De Egreso
B 100 - 200

100 - 200

2
1 2
1

3.3.2. Transferencias Documentales

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En Concordancia con los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, las

Transferencias documentales son las remisiones de los documentos organizados
en los Archivos de Gestión, al Archivo Inactivo de conformidad con los tiempos
estipulados en las Tablas de Retención Documental,.

Una vez culmine el trámite administrativo se aplica el tiempo de conservación

estipulado en la Tablas de Retención Documental, de cada proceso.

Transferencia Primaria: Es la transferencia de unidades archivísticas que según la

disposición del líder del proceso y teniendo en cuenta las tablas de retención
documental, se entregarán para administración y custodia del CAD.

Nota: El centro de administración documental no recibirá para administración y

custodia información organizada en unidades de conservación AZ y/o folder
carpeta blanca.

Para transferir el Archivo de Gestión al Centro de Administración documental se

debe diligenciar el Formato Transferencia Archivo de Gestión al Centro de
Administración Documental – CAD FT-GRF-09.

Para transferir los documentos del Archivo de Gestión al Inactivo se debe

diligenciar el Formato Transferencia Archivo Inactivo FT-GTR-08 y tramitar la
solicitud a través del Centro de Administración Documental.

La documentación que se envía debe estar organizada, legajada y en cajas

X-300 de acuerdo con la norma, las cuales deben ser solicitadas con anticipación
al Centro de Administración Documental.

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En el momento de empacar la transferencia no se deben mezclar documentos de

diferentes empresas, áreas o tipos (administrativo, contable y operativo) o series
(Activos, Comprobantes, Comunicaciones, Recibos) en una misma caja.

Se recomienda, una vez incluida la carpeta a la caja para traslado, actualizar el

inventario.

El Centro de Administración Documental verificará que las series transferidas

correspondan a las estipuladas en la Tabla de Retención Documental del área que
está transfiriendo el archivo, si no cumplen con las series estipuladas en la Tabla
de Retención Documental, se realizará la devolución de la documentación al
gestor.

Nota: recuerde que un excelente inventario hace que la búsqueda de información

sea eficiente y veraz.

3.3.3. Eliminación Documental

Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido

su valor administrativo, legal fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan
de relevancia para la ciencia y la tecnología.

La autorización para la eliminación de documentos será responsabilidad del

Comité de Archivo, el cual deberá aprobar en cada caso un la solicitud consignada
en el formato Acta de Eliminación de Archivo FT-GRF-10 el cual debe estar
completamente diligenciado.

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3.3.4. Préstamos de documentos y registros

La ubicación de las unidades archivísticas se realizará por medio de la base de

datos, teniendo en cuenta los siguientes datos:
 Área
 Nombre de la Unidad Archivística
 Ubicación

El funcionario que requiera consultar un documento o registro que se encuentre

en el Centro de Administración Documental, deberá solicitarlo a través del correo
CAD@constructoracolpatria.com. El cual dejará registro de la consulta en el
formato Control de préstamos de Archivo de Gestion – Centro de Administración
Documental FT-GRF-09.
El tiempo del préstamo o utilización del documento será de (2) dos días hábiles, si
se requiere el documento por más tiempo deberá informarse al Centro de
Administración Documental.

Cuando sea devuelto un documento, inmediatamente se descarga tanto de la

base de datos del aplicativo como del Control de préstamos de Archivo de Gestion
– Centro de Administración Documental FT-GRF-09 en el campo fecha de
devolución.

La responsabilidad del control e integridad de los documentos está bajo el rol

definido por el dueño de proceso.

4. ANEXOS

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 Acta de eliminación de Archivo FT-GRF-10. Registro de los documentos que cada

proceso elimina de acuerdo a la tabla de retención documental correspondiente y
que debe ser aprobado por el Comité de Archivo
 Guías de Seguimiento y Control: Tablas de Retención Documental, proceso
Gestión de Recursos Físicos. . Son las tablas que indican por cada proceso. En
esta Guía se relaciona la documentación gestionada por los procesos del SGC de
CONSTRUCTORA COLPATRIA, identificando la tradición documental, el soporte
en que se encuentran, asignándoles el tiempo de retención en cada una de las
fases del archivo, señalando su disposición final, su clasificación (Restringida,
confidencial, interna o pública), su sistema de ordenación y el expediente en donde
se encuentra archivado el documento.
 Control de préstamos de Archivo de Gestion – Centro de Administración
Documental FT-GRF-09.
 Procedimiento de Control de registros PR-CAL-03
 Plantilla rótulos
 Tabla de Control de Registros FT-CAL-03
 Transferencia Archivo de Gestión al Centro de Administración Documental – CAD
FT-GRF-09.
 Procedimiento Elaboración, Aplicación y Actualización de Tablas De Retención
Documental PR-GTR-03.

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