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Los documentos que a continuación se exponen han sido confeccionados con la ayuda de la
publicación del libro "Manual de documentos administrativos". Este manual ha sido elaborado por
un equipo de funcionarios públicos coordinado por la actual Subdirección General de Inspección
General de Servicios de la Administración General del Estado y Atención al Ciudadano, del
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, como desarrollo de un proyecto de
modernización administrativa.
El Manual de Documentos Administrativos constituye el primer estudio sistemático de los
documentos utilizados por la Administración Pública y por los ciudadanos y propone una serie de
modelos para la confección de diferentes documentos.
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en
documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos
administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración
Pública, la forma externa de dichos actos.
Funciones
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de
demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación
de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que
componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos
y con otras organizaciones.
Una carta comercial generalmente es una carta de una compañía a otra, o entre dichas
organizaciones y sus clientes, clientes y otras partes externas. El estilo general de la carta
depende de la relación entre las partes involucradas.
Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas,
ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la
comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo
gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento,
entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno
de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.
Acta de entrega: Es el documento mediante el cual el Concesionario hace entrega a la
Entidad recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato
dentro del plazo contractual.
La instancia
A través de este tipo de documento podremos realizar una solicitud ante un Organismo Público o
ante una persona física que sea representativa de éste último. Las partes en las que se divide son
las siguientes:
Una solicitud de empleo es una carta de contacto que se envía a una empresa en la que se
desea ingresar a trabajar. La persona interesada debe explicar, con precisión y de manera
formal, cuál es el motivo de su contacto y detallar su experiencia, aptitudes, etc
Memorándum: escrito que se utiliza para intercambiar información entre los diferentes
departamentos de una empresa con el propósito de dar a conocer alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición etc.
Gobierno escolar
El Gobierno Escolar es una forma de preparación para la convivencia democrática, por medio de la
participación de todos los estamentos de la comunidad educativa en la organización y funcionamiento
del Proyecto Educativo Institucional (PEI).
El Gobierno Escolar está integrado por el Consejo Directivo, el Rector, el Consejo Académico, las
comisiones de Evaluación y Promoción, el Personero Estudiantil, el Consejo Estudiantil, el Comité de
Bienestar Institucional, el Consejo Disciplinario, el Consejo de Profesores, la Asociación de Padres de
Familia y el Comité de Admisiones.
Cada uno de los anteriores estamentos promueven los valores que identifican al colegio y velan por el
cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Convivencia.
En la actualidad, son los personeros estudiantiles quienes están liderando actividades propias de su
labor, pues cierto espacios les exigen de alguna forma que sus propuestas se ejecuten tal y como lo
planearon en sus respectivas campañas y además, sean puestas en común.
Importancia
La importancia que tiene es que el gobierno escolar es que ellos promueven la participación en la
comunidad educativa ayudando a los estudiantes para que ellos se interesen mas en las
actividades propuestas
Funciones del gobierno escolar
Planificación estratégica
Uno de los elementos más fundamentales de cualquier institución es el desarrollo de un plan
estratégico, lo que permitirá que la institución sea exitosa.
Para esto, el gobierno debe tener un pensamiento estratégico que le permita conocer las
necesidades de la institución, así como qué se desea lograr. Una vez conocidos estos dos puntos,
se procede a la planificación estratégica, que consiste en el desarrollo de programaciones que
permitan satisfacer las necesidades y alcanzar las metas deseadas.
La planificación estratégica no es un evento que ocurre una vez cada cierto tiempo, sino que debe
ser un proceso continuo.
Creación de organizaciones participativas
Una función primordial de los gobiernos escolares es velar por la creación de organizaciones que
permitan la integración de todos los miembros de la comunidad educativa: maestros, profesores,
estudiantes y representantes.
Aunado a esto, estas organizaciones distribuir las responsabilidades del gobierno escolar entre
todos las partes participantes.
Algunas de estas organizaciones son:
Juntas directivas.
Comités de consejo educativo.
Secretaría.
Asociaciones de padres y representantes.
Clubes para los estudiantes, tales como clubes de lectura, de ajedrez o de canto.