Sistemas de gestión de almacenes.

La búsqueda de la excelencia
operativa, un aliado
importante en
tiempos de crisis.

Francisco Revelo - Strategy & Operations

Medellin

Consultoría, marzo 2009

Agenda

1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa

los sistemas
de gestión de almacenes? 1
2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la
implementación
de un WMS? 2
3. Un caso de éxito: Alfagres S.A. 3
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa
los sistemas de gestión de almacenes?

2 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestión de almacenes?
WMS: mas allá de un software
Plan

Deliver Source Make Deliver Abastecimiento Manufactura Distribución Source Make Deliver Source

Proveedor Proveedor Compañía Cliente Cliente

del Proveedor (Interno o Externo) (Interno o Externo) del Cliente

Un Warehouse Management System – WMS, es una práctica logística que integra procesos, tecnología,
gente y la administración de recursos físicos con el fin de controlar los movimientos y alcanzar niveles
óptimos en el almacenamiento dentro de una bodega.

Recepció
Recepción Disposició
Disposición Almacenamiento Selecció
Selección Preparació
Preparación Despacho

3 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestión de almacenes?
¿Por qué implementar un WM?

Mejorar la exactitud
Minimizar las
del inventario (lotes
pérdidas de
y fechas de
inventario
vencimiento)

Incrementar la
Mejorar el servicio
capacidad de
al cliente
almacenamiento
WMS
Mayor control de la
Reducción de operación en
costos operativos tiempo real y sin
papeles

Transformar un almacén en un potente Centro de Distribución

4 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestión de almacenes?
¿Qué debe hacer un WM?
Características básicas

Administrar y controlar las ubicaciones, operarios y recursos del almacén.

Operar en tiempo real y controlar los inventarios (actualizaciones).

Automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de mercaderías.

Tener funcionalidades integrables a tecnologías RF, códigos de barras y RFID-EPC global.

Etiquetado y Noticia Avanzada de Despacho (ASN)

Interfases con dispositivos portátiles

Integración total con el back office de los módulos de entradas de órdenes, control de inventarios y compras

Soporte para múltiples métodos de recolectar pedidos

Recepción automática de inventario y asignación asistida

Características deseables
5 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestión de almacenes?
Aspectos a considerar en el diseño de un WM:
Supplier Available Make / Buy
ERP

1Alineación con la
collaboration

Customer
forecast
capacity

Product profit
decisions

Lean
Manufacturing
CRM

estrategia de Cross function Scenario APS

planning Flexible capacity
negocios process design

Procesos Visibilidad de la Flexibilidad de los Implementación

colaborativos información procesos / activos de tecnología

2
Captura automática Código de Barras
Lectoras de Redes
códigos inalá
inalámbricas
de datos

Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestión de almacenes?
Aspectos a considerar en el diseño de un WM: (Cont.)

3Adecuación de
Lay – Out de la Estanterí
Estantería /
Señ
Señalizació
alización
bodega Racks
Infraestructura
física

4
Funcionalidad de
un ERP o
Aplicativo
independiente Aplicativos
ERP especializados (e
interfases)

Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la
implementación de un WMS?

8 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la
implementación de un WMS?
12 Consideraciones:
Todas las implementaciones de WMS pasan a través de un proceso de diseño y de análisis de brechas
1. Involucre al
donde los requerimientos operativos y del negocio se alinean con las funcionalidades del software.
personal de la
Cualquier programa de mejoramiento de operaciones no funcionará si no involucra al personal de la
bodega.
bodega.

La clave de una implementación exitosa, como en cualquier proyecto de negocios, es la planeación,

2. Administre conocimiento, preparación y comunicaciones como elementos esenciales. Pero hay otro factor que
riesgos. impulsa el riesgo en un proyecto de software: Complejidad. No hay una solución pre-determinada
sobre qué tanta complejidad involucrar en el proyecto.

3. Maneje
Una implementación es un proceso con la gente. La comunicación abierta y oportuna es el mejor
comunicaciones
mecanismo para combatir el negativismo, la resistencia al cambio y la transición al nuevo sistema.
y expectativas.

4. Desarrolle un Un Project Charter completo debe considerar chequeos periódicos de calidad; se deben detallar
plan de proyecto procedimientos de reporte de avance, procedimientos para el manejo de requerimientos de cambio y
sólido. sobre todo planes de contingencia.

9 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la
implementación de un WMS?
12 Consideraciones:
Más importante que planes formales de contingencia es un enfoque mental flexible (la incertidumbre y
5. Prepárese
los problemas son una constante durante una implementación). Los problemas no se solucionan
para manejar
ignorándolos o mediante edicto gerenciales. Los problemas deben ser enfrentados con una dirección
la adversidad.
clara y con unas acciones prontas.

6. Asegure la Preparar las instalaciones para una implementación de WMS requiere bastante trabajo. Si se sub-
preparación de estima esta tarea se puede llegar a problemas de funcionamiento de las rutas, identificación de los
las instalaciones. artículos y posición y por supuesto riesgos en la salida en vivo de la solución.

7. Fortalezca el La información requerida para operar un MWS es mucha y variada. Hay que construir una base de
conocimiento en información sobre clasificación de materiales, posiciones, recursos disponibles. Es ideal poder capacitar
logística. al equipo en tendencias de SCM.

Se debe realizar un plan formal de educación para cada uno de los cargos y trabajar con la
8. Institucionalice
metodología de desarrollo basado en competencias para garantizar que la gente va a estar entrenada
el entrenamiento
para sus funciones específicas de trabajo.

10 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la
implementación de un WMS?
12 Consideraciones:
No importa que el aplicativo se instale estándar sin ninguna modificación, es necesario hacer
9. Entienda el
simulacros para validar la instalación y la configuración y la habilidad del sistema de cumplir con los
valor de realizar
requerimientos operativos diarios. Si se adicionan modificaciones o interfaces este punto cobra mas
pruebas.
relevancia.

Los operarios saben cómo recoger una orden “normal” o almacenar una estiba “normal”, saben cómo
realizar las operaciones básicas, pero generalmente no tienen claro qué hacer cuando ocurre una
10. Planifique
excepción: ¿Qué hace el recogedor si el producto está dañado? ¿Qué pasos deben tomarse para
para excepciones.
cambiar el transportador en una orden que ha sido ya recogida y despachada? El manejo de
excepciones debe ser probado desde el punto de vista del sistema de operacionalmente.

Implementar un WMS puede generar un set completo de procedimientos que tienen que realizarse
11. Documente
antes o después de las actividades relacionadas con el sistema. Hay mucho más en recibir un
los
cargamento, correr una lista de empaque y recoger órdenes que solamente digitar unos datos y utilizar
procedimientos.
un escáner de código de barras.

Los problemas y asuntos que salgan en la fecha de salir en vivo deben ser afrontados rápidamente y
12. Tome el
efectivamente. Suficiente personal de soporte debe estar disponible durante la primera semana en vivo
control cuando
para manejar problemas potenciales. Esto significa poder manejar situaciones múltiples
salga en vivo.
simultáneamente.

11 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
3. Un caso de éxito: Alfagres S.A.

12 Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
En Deloitte vamos siempre un paso
adelante, convirtiendo las ideas en
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