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CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................. 3
2. ALCANCE GENERAL............................................................................................ 3
3. OPERATIVO. ......................................................................................................... 7
3.1. SOLICITUD DE AVANCES. ............................................................................... 8
3.2. ANULAR SOLICITUD DE AVANCES............................................................... 13
3.3. AUTORIZAR / DESAUTORIZAR SOLICITUDES............................................. 15
3.4. RESOLUCIÓN DE AVANCES.......................................................................... 18
3.5. AUTORIZACIÓN O DESAUTORIZACIÓN DE RESOLUCIONES.................... 21
3.6. MODIFICACIÓN DE RESOLUCIONES DE AVANCES. .................................. 23
3.7. AUTORIZACIÓN O DESAUTORIZACIÓN RESOLUCIONES
MODIFICATORIAS.................................................................................................. 27
3.8. IMPRESIÓN DE LA RESOLUCIÓN. ................................................................ 29
3.9. REINTEGROS DE AVANCES.......................................................................... 32
3.10. LEGALIZACION CONTABLE. ...................................................................... 38
3.11. LEGALIZACIÓN AVANCES.......................................................................... 42
3.12. ANULACION DE LEGALIZACIONES ........................................................... 45
4. CONSULTAS ....................................................................................................... 48
4.1 SOLICITUD DE AVANCE................................................................................ 48
4.2 CONSULTA GENERAL.................................................................................... 51
4.3 LEGALIZACIÓN CONTABLE DE AVANCES. ................................................. 52
4.4 LEGALIZACIÓN DE AVANCES. ..................................................................... 55
4.5. REINTEGROS.................................................................................................. 56
4.6. BITÁCORA DE CAMBIOS................................................................................ 57
5. REPORTES. ....................................................................................................... 58
5.1.FORMATOS DE DOCUMENTOS. .................................................................... 58
SOLICITUDES. ................................................................................................ 58
LEGALIZACIONES. ......................................................................................... 58
DETALLE DE LEGALIZACIONES.................................................................... 59
5.2. LISTADOS........................................................................................................ 61
LISTADO GENERAL DE SOLICITUDES ......................................................... 61
LISTADO DE SOLICITUDES GENERADAS.................................................... 63
LISTADO DE SOLICITUDES ANULADAS ....................................................... 64
LISTADO DE SOLICITUDES AUTORIZADAS................................................. 65
LISTADO DE RESOLUCIONES GENERADAS ............................................... 66
LISTADO DE RESOLUCIONES APROBADAS ............................................... 67
LISTADO DE RESOLUCIONES LIQUIDADAS ................................................ 68
LISTADO DE RESOLUCIONES PAGADAS .................................................... 69
LISTADO DE RESOLUCIONES LEGALIZADAS ............................................. 70
1. OBJETIVO
Administrar y Controlar el proceso de Avances de dinero a través del Sistema de Gestión
Financiera y su información relacionada, para gastos y costos de desplazamiento de los
funcionarios a sitios diferentes de sus sedes permanentes de trabajo; también los avances
para la adquisición de bienes y/o servicios u otros anticipos realizados a nombre o en
representación de la Entidad.
2. ALCANCE GENERAL.
El Módulo de Avances para Viáticos y Compras cubre el proceso administrativo de la
ejecución del avance en su solicitud, autorización, generación de resolución y autorización de
la misma, legalización y posibles reintegros de dinero sobrante del avance ejecutado.
No cubre las operaciones asociadas al acto administrativo del Avance como la generación del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Compromiso Presupuestal para el avance
solicitado, operaciones como la liquidación y autorización de la orden de pago y el registro del
egreso, las cuales son soportadas por los módulos de Presupuesto, Cuentas por Pagar y
Tesorería, respectivamente.
El Módulo para cumplir con su Objetivo y Alcance se encuentra compuesto por las siguientes
opciones a nivel del menú principal:
• Soporte.
• Operativo
• Consultas
• Reportes
La navegación del módulo de Avances se hace a través del siguiente menú, al cual se accede
a través del menú inicial del aplicativo:
El siguiente cuadro ayuda a entender el flujo de información y por ende el orden de los
trámites a seguir para la generación, autorización, causación, pago, reintegro y legalización de
un avance para compra de bienes o suministros, o para el cumplimiento de una comisión de
viáticos.
CUENTAS
AVANCES PRESUPUESTO POR TESORERÍA DESCRIPCIÓN DE OPERACIÓN
PAGAR
procesos.
a nombre de la entidad.
3. OPERATIVO.
Generalidad Funcional.
Mediante éste menú operativo se registran y ejecutan todas las operaciones necesarias para
la ejecución del proceso de Avances. Por cada uno de sus submenús, el sistema valida su
ejecución, como una secuencia de trámites y autorizaciones, las cuales han sido explicadas
en el flujo anteriormente descrito, además el módulo consta de otros submenús con los cuales
el sistema soporta la anulación de trámites y documentos realizados en este proceso. A
continuación se presenta la lista de Formas Operativas del menú:
• Solicitud de Avances.
• Anular Solicitud
• Autorizar Solicitud.
• Resolución de Avances.
• Aprobar Resolución.
• Modificar Resolución.
• Aprobar Resolución Modificada.
• Legalización Contable.
• Legalización de Avances.
• Anular Legalizaciones.
• Impresión de Legalizaciones.
Generalidad Funcional.
La solicitud es la primera actividad del Proceso de ejecución de Avances, mediante la cual se
identifican los datos básicos de la solicitud, como el Solicitante, Responsable, Objeto,
Beneficiarios o Terceros Asociados, Conceptos y Valores, entre otros, permitiendo así crear
un documento de solicitud de avance para viático y / o compra, el cual irá a la forma de
Autorización de Solicitudes para continuar con la ejecución del Avance.
A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la
pantalla para la captura de la información:
Solicitante: Campo para relacionar el solicitante del avance. Podrá ser listado con la
tecla F9, validado de la tabla de terceros o auxiliares, del módulo de
contabilidad. Cuando la situación se presente, el funcionario que hace la
solicitud podrá ser el responsable del avance.
Responsable: Campo que permite relacionar el responsable del avance para la compra
o la comisión, el cual podrá ser el solicitante del mismo. Sobre este
tercero recaerá todo el efecto contable y presupuestal del avance y será
en cabeza de él que se legalicen los gastos o costos o en su defecto, a
nombre de quién se realicen los reintegros de los dineros entregados y
no gastados, o los impuestos retenidos. Podrá ser listado con la tecla
F9, validado de la tabla de terceros o auxiliares del módulo de
contabilidad, y necesariamente debe tener en tipo de auxiliar la
característica como empleado, ‘EM’. .
Área: Campo para relacionar el área responsable del avance. Cumple una
función netamente informativa. Podrá ser listada con la tecla F9,
validada de la tabla de áreas de responsabilidad, del módulo de
presupuesto.
Estado Descripción
Grabada Estado en que se encuentra una solicitud que ha
sido generada en el sistema.
Autorizada Estado en que queda toda solicitud generada por
el sistema y que se encontraba en estado
Grabada. Este estado indica que la solicitud que
se encontraba en estado Grabada, se haya lista
para que el usuario genere la solicitud de
disponibilidad presupuestal. Después que una
que la solicitud se encuentre en este estado
autorizada, el usuario tiene la opción de
desautorizarla, y en dicho caso volverá a quedar
en estado Grabada, y no desautorizada, ya que
desautorizada no es un Estado que se
encuentre programado en el sistema.
Disponibilidad P Significa que el avance tiene disponibilidad
presupuestal, liberándola para el módulo de
avances, para continuar con el trámite.
Con Resolución Indica que a un Avance se le ha relacionado una
resolución (como se explica en el ítem 3.1.4.
RESOLUCIÓN DE AVANCES).
Anulada Estado que toma la solicitud al ser Anulada, para
la cual no permite ningún tipo de operación.
Al igual que en el ítem anterior, sí el tipo de operación que identifica el avance, hace parte de
un contrato, se activará un bloque adicional en el cual se debe identificar el tipo de
documento, período y código que identifica el contrato a relacionar.
Identificación: Campo para relacionar cada uno de los terceros o beneficiarios. Podrá
ser más de uno, de acuerdo a las necesidades del avance. En caso de
que un mismo beneficiario tenga relacionado más de un concepto
(Comisión y Tiquetes Aéreos), se deben incluir registros independientes
por cada concepto. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla
de terceros o auxiliares del módulo de contabilidad
Concepto: Campo para registrar los conceptos del avance como (pasajes, hoteles,
compras, etc.) a relacionar por cada uno de los beneficiarios. Estos
conceptos se crean en la forma Conceptos Avances del menú Soporte
del presente módulo. Tenga presente que de acuerdo al concepto
seleccionado se activan o inactivan ciertos campos del presente bloque.
En caso de seleccionar un concepto que requiera tarifa (Comisión de
Viáticos), se activan los campos de fecha inicial y final al igual que los
Manual de Usuario Módulo de Avances – Sistema de Gestión Financiera
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Fecha Final: Campo donde se registra la última fecha para la que aplica el concepto
seleccionado. Ejemplo: El último día de estancia en el Hotel.
Origen: Por medio de este campo registra la ciudad de origen o de partida del
solicitante de los viáticos.
El sistema marcará por default la acción Detener. En caso de Continuar con el proceso, la
base salarial (en el campo denominado Base Salarial) para ese tercero en particular será,
cero (0), la cual podrá ser modificada por el usuario en ésta forma o en su defecto, el sistema
calcula el valor de la comisión tomando como base el rango mínimo, de acuerdo al código de
la tarifa seleccionada.
Generalidad Funcional.
Las solicitudes de avances que no hayan sido aprobadas o que hayan quedado registradas
erradamente a determinada fecha, pueden ser anuladas de la siguiente manera:
2. Digite la fecha límite hasta la cual desea filtrar las solicitudes en estado grabado, según su
Fecha de realización bajo el formato DD-MM-AAAA. El sistema por defecto traerá a este
campo la fecha del día en el que se encuentre.
Al terminar de diligenciar estos campos el sistema listará en la tabla todas las solicitudes en
estado Grabada, de la empresa seleccionada generadas hasta la fecha registrada.
1. Marque una a una de las solicitudes que vaya a anular con el Mouse u oprimiendo la barra
espaciadora sobre el campo denominado (OK).
Bajo la lista de solicitudes a anular se encuentran tres campos descriptivos los cuales
pertenecen a los códigos descritos en los campos de Operación y Responsable de la tabla.
VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar la Solicitud del avance que se encuentra
seleccionada en la tabla, ésta forma puede utilizarse para confirmar el detalle o la información
de la solicitud antes de realizar la anulación.
GRABAR: Botón que permite grabar la operación de anulación de todas las solicitudes
anteriormente marcadas. Para confirmar la acción de Grabar el sistema genera la siguiente
advertencia:
En caso de no estar seguro de anular todas las solicitudes marcadas seleccione la opción
‘Detener’ para poder desmarcar; de lo contrario confirme el proceso con la acción Continuar.
Generalidad Funcional.
Este es el segundo trámite o tarea que se debe realizar en el proceso de ejecución de un
avance, mediante el cual se permite autorizar a cada una de las solicitudes que ya han sido
generadas; para así continuar con el siguiente trámite del proceso, el cual estará a cargo del
módulo de Presupuesto, donde se relacionará o asignará el certificado de disponibilidad
presupuestal.
Tenga presente que las solicitudes no podrán ser validadas por el módulo de presupuesto,
hasta tanto no hayan sido autorizadas. La opción también permite la reversión de las
Solicitudes Autorizadas ejecutando la operación de desautorización, la cual cambia el estado
de la solicitud pasándola de Autorizada a grabada.
A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la
pantalla para la captura de la información:
Generadas al: Campo para filtrar las solicitudes que se encuentran en estado Grabada
a la fecha seleccionada en formato (DD/MM/AAAA).
Tipo de Operación: Campo para relacionar el tipo de operación por ejecutar (Viáticos /
Compras).
En la parte inferior de la pantalla se ubican dos botones, los cuales tienen la siguiente función:
VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar en modo de consulta la Forma de Solicitud
del avance, del ítem seleccionado en la tabla anterior.
En caso de no estar seguro de las solicitudes marcadas, selecciona la acción ‘Detener’ para
hacer las debidas correcciones, de lo contrario confirme el proceso seleccionando la acción
‘Continuar’.
Cada certificado de disponibilidad presupuestal sólo podrá validar o referenciar una solicitud
de avance para compra o para viático.
Generalidad Funcional.
Una vez generado y autorizado el certificado de disponibilidad presupuestal para la solicitud
del avance en el módulo de Presupuesto (sí aplica según parametrización); el proceso vuelve
nuevamente a validarse en el módulo de Avances, para generar la resolución o acto
administrativo.
Por medio de esta forma el usuario también tiene la facultad de Anular una Resolución de
Avances que no requiera (Para ejecutar la anulación se debe seleccionar la opción ANULA de
esta pantalla; se explica más adelante en este documento).
Veamos cada uno de los campos que deben ser operados en la actual forma
Generar: Campo que el usuario debe marcar si requiere realizar una operación
de Crear una Resolución. Al seleccionar ésta operación, el sistema
filtrará a la Forma, las solicitudes en estado autorizadas con o sin el
Certificado de Disponibilidad presupuestal (dependiendo de la
parametrización).
Anular: El usuario al marcar esta operación filtrará en la forma, los avances con
Resoluciones ya generadas para ser seleccionadas y anuladas.
Autorizadas al: Campo para filtrar las solicitudes que han sido autorizadas hasta la
fecha a seleccionar, con certificado de disponibilidad presupuestal ( si
aplica), a las cuales se les generará o anulará Resoluciones ya
existentes.
En la parte inferior se habilitan dos (2) botones, que cumplen las siguientes funciones:
Confirmada la acción de grabar el sistema genera la respectiva alarma (Ver siguiente imagen)
de sí confirma o no la grabación de la operación.
Generalidad Funcional.
Trámite mediante el cual se autoriza o desautoriza una resolución ya generada, bien sea para
continuar con el proceso del avance (el registro presupuestal) o para detener el mismo, en el
caso de Anular una Resolución ya Autorizada.
A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la
pantalla para la captura de la información:
Generadas al: Campo para filtrar las solicitudes con Resoluciones que han sido
realizadas hasta la fecha a seleccionar en Formato (DD/MM/AAAA).
Tipo de Operación: Campo para filtrar Solicitudes de Avances según el tipo de operación
solicitado (Viáticos / Compras).
Datos Resolución: (Número consecutivo del sistema para la Resolución, Fecha de registro
de la Resolución, Número asignado por la entidad a la Resolución como
Res. Gral).
Fec.Res La fecha de Autorización de la Resolución, es generada
automáticamente por el sistema al registrar la operación de grabar las
autorizaciones y es traída por el sistema cuando la operación
seleccionada es desautorizar.
Marque con el Mouse una a una las resoluciones por afectar, en el campo (OK).
En la parte inferior de la pantalla se habilitan dos botones, los cuales tienen la siguiente
función:
VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar la Forma Solicitud de Avance en modo de
consulta.
En caso de no estar seguro de las resoluciones marcadas, seleccione la acción ‘Detener’ para
hacer las debidas correcciones, de lo contrario confirme el proceso seleccionando con la
acción ‘Continuar’.
En caso de que el usuario que ingrese a la forma para autorizar o desautorizar, y éste no se
encuentre creado como autorizador; tan pronto se define el tipo de operación a generar, el
sistema genera el siguiente mensaje:
Cada compromiso presupuestal sólo podrá validar o referenciar una resolución de avance
para compra o para una comisión de viático.
Los siguientes pasos o etapas hasta llegar a realizar el desembolso por el avance; como lo es
la generación del compromiso Presupuestal, la liquidación y autorización de la orden de pago
y el registro del egreso, se deben consultar en los manuales de los módulos de Presupuesto,
Cuentas por Pagar y el Módulo de Tesorería, respectivamente.
Generalidad Funcional.
La Forma de Modificación de Resoluciones de Avances, como su nombre lo indica, tiene la
funcionalidad de registrar modificaciones para el Acto Administrativo, con la particularidad de
que el arreglo no se realiza sobre el mismo documento, si no que se realiza en otro Acto
Administrativo independiente relacionando la Resolución a la cual pertenece éste nuevo
documento modificatorio.
Tipo de Operación: Tipo de operación del avance Solicitado (Viáticos / compras). (NO
modificable).
Fecha Solic: Fecha en que se realizó la Solicitud de Avance del proceso consultado.
(Informativo).
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Bloque Beneficiarios.
En este bloque el usuario puede efectuar los cambios que requiera de la Resolución, como
por ejemplo el cambio de beneficiarios, fecha inicial y final, ciudades origen y destinos, etc. El
único campo que no se puede modificar es el de Valor de la Resolución. (La frase: “NO altere
el valor de la Resolución”, es para recordarle al usuario que los valores ($) en la resolución
son INMODIFICABLES.)
Identificación: Campo para relacionar cada uno de los terceros o beneficiarios. Podrá
ser más de uno, de acuerdo a las necesidades del avance. En caso de
que un mismo beneficiario tenga relacionado más de un concepto
(Comisión y Tiquetes Aéreos), se deben incluir registros independientes
por cada concepto. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla
de terceros o auxiliares del módulo de contabilidad. (Modificable).
Concepto: Campo para registrar los conceptos del avance (pasajes, hoteles,
compras, etc) a relacionar por cada uno de los beneficiarios. (No
Modificable).
Fecha Final: Campo donde se registra la última fecha para la que aplica el concepto
seleccionado. Ejemplo: el último día de estancia en el Hotel.
(Modificable. Siempre y cuando los días Totales de la liquidación
Original NO cambien. Es importante aclarar que NO es posible cambiar
los días totales de la liquidación original).
Origen: Por medio de este campo registra la ciudad de origen o de partida del
solicitante de los viáticos. (Modificable).
PROYECTO
ASOCIADO: Se activa y permite consultar el proyecto asociado a una Resolución de
avances.
CONTRATO
ASOCIADO: Se activa y permite consultar el Contrato asociado a una Resolución de
avances.
VER
MODIFICACIONES: Permite ver una relación de TODAS las Modificaciones realizadas a la
resolución de Avances que se este trabajando ó se invoquen para su
consulta.
Generalidad Funcional.
Trámite mediante el cual se autoriza o desautoriza una Resolución Modificada, en esta forma
solo se filtran los procesos con Resoluciones Modificadas para su aprobación o para la
reversión de una Autorización hecha, mediante una desautorización.
A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la
pantalla para la captura de la información:
Generadas al: Campo para filtrar las solicitudes con Resoluciones Modificadas que han
sido realizadas hasta la fecha a seleccionar en Formato (DD/MM/AAAA).
Tipo de Operación: Campo para filtrar Resoluciones de Avances Modificadas según el tipo
de operación solicitado. (Viáticos / Compras).
Datos Resolución: (Número consecutivo del sistema para la Resolución Modificada, Fecha
de registro de la Resolución Modificada, Número asignado por la entidad a la Resolución
Modificada como Res. Gral).
Marque con el mouse las resoluciones modificadas por afectar, en el campo OK.
VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar la Forma Solicitud de Avance en modo de
consulta.
Es la forma que permite adicionar ciertos datos (Objeto, Considerando, Parágrafos y Artículos
Adicionales) a la resolución de avances ya generada, para luego ser impresa y validarse como
documento soporte en los posteriores procesos del avance. Veamos la operación de la forma:
A Fecha: Campo para filtrar las Resoluciones que han sido realizadas hasta la
fecha a seleccionar, en Formato (DD/MM/AAAA).
Confirmada la fecha para traer las resoluciones a imprimir se diligencia el bloque ‘Datos
Resolución’ en el cual se visualizan los datos del número de solicitud de Avance, fecha de
autorización de la solicitud del Avance, nit y Nombre del responsable, valor solicitado y el
campo ‘OK’ para marcar las resoluciones asociadas a éstas solicitudes para su impresión.
El usuario debe completar la Resolución diligenciando los siguientes campos para imprimirlo:
PARAGRAFOS: Botón que activa bloque para registrar el consecutivo y detalle de los
parágrafos de la resolución.
ARTICULOS: Botón que activa bloque para registrar el código y el detalle de los artículos
adicionales de la resolución. Tenga en cuenta que por estándar, la resolución, siempre genera
dos artículos de forma automática.
CIUDAD DESTINO: Campo que se activa cuando en la solicitud del avance se ha detallado
la ciudad o ciudades destino, que relaciona la comisión.
GRABAR: Botón que permite almacenar todos los datos adicionales (Objeto, Considerando,
Parágrafos y Artículos adicionales) que han sido insertados en el proceso de la impresión de
la resolución.
IMPRIMIR: Botón que permite hacer el llamado del reporte de todas las resoluciones que han
sido marcadas. El botón sólo se activa, hasta que se haya marcado el campo ‘Ok’ del bloque
‘Datos Resolución’.
Cumplida la comisión del viático o realizadas las compras de los bienes y servicios, objetos
del avance, se debe cumplir un siguiente paso, correspondiente al reembolso de los dineros
sobrantes o de aquellos dineros no girados a cada uno de los proveedores, representados en
los impuestos retenidos, por parte del responsable del respectivo avance.
El recaudo de los reintegros se puede hacer por dos formas diferentes, las cuales se detallan
a continuación.
Fecha: Campo diligenciado por el sistema, relacionando por defecto la fecha del
sistema, la cual podrá ser modificada por el usuario de acuerdo a las
necesidades propias del reintegro y por ende a las validaciones
contables en cuanto los períodos cerrados. La fecha registrada, será la
que aplique para todos los efectos contables, presupuestales y
tributarios del reintegro.
Cuenta Bancaria o
Caja: Campo para relacionar la cuenta bancaria en la cual se ingresan los
valores reintegrados. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la
tabla de entidades bancarias del módulo de tesorería.
Confirmados los anteriores campos, se activa forma especial que permite identificar la
resolución base del reintegro. Veamos el diligenciamiento de la forma:
Valor Impuesto: Campo de validación, que permite identificar, (Marcar con mouse) sí del
total del valor a reintegrar, existe algún monto que corresponda a
impuestos.
Valor Reintegro: Campo para identificar cada uno de los valores que se devuelven o
reintegran presupuestalmente. El valor a reintegrar presupuestalmente,
será la diferencia entre el valor total del reintegro menos el valor a
reintegrar por impuestos.
Tenga en cuenta que los datos presupuestales relacionados en el bloque (Área, Imputación,
Recurso y Valor) son validados del documento en que se registró el compromiso
presupuestal.
según los campos ‘Gdoc’ (Genera Documento de Presupuesto), ‘Gmov’ (Genera Movimiento
Presupuestal).
Valor: Campo para relacionar el valor a reintegrar por cada concepto contable. El valor
a reintegrar contablemente, será la diferencia entre el valor total del reintegro
menos el valor a reintegrar por impuestos.
Confirmados los valores contables por reintegrar, oprima el botón ‘GRABAR’ el cual
almacena los valores contables y presupuestales del reintegro. Acto seguido oprima el botón
‘RETORNAR’, activando nuevamente la pantalla principal del reintegro por sí desea ingresar
información de nuevos reintegros, de lo contrario, oprima el botón ‘PROCESAR’ generando
alarma de confirmación de la generación del comprobante de tesorería. Sí desea hacer alguna
corrección, a los datos consignados oprima el botón ‘DETENER’ del bloque de alarma, de lo
contrario, oprima el botón ‘CONTINUAR’ permitiendo así generar el comprobante del
reintegro.
El botón ‘Imprimir’ permite hacer el llamado al reporte estándar del recibo de caja generado.
Tenga en cuenta que la contabilidad generada, está dada por la entidad bancaria en la cual se
ingresa el reintegro, los conceptos contables reintegrados (tomados de la parametrización de
conceptos de liquidación, del módulo de Cuentas por Pagar) y la cuenta temporal de
impuestos (sí aplica) asociada al tipo de movimiento de tesorería con el cual se ha identificado
el reintegro, parametrizada en la forma de comprobantes Vs. movimientos, del módulo de
tesorería.
Empresa: Campo para relacionar la empresa recaudadora. Podrá ser listada con la
tecla F9, validada de la tabla de control de empresas, del módulo de
recaudos.
Empr. Dest: Campo para relacionar la empresa beneficiara del recaudo. El campo
podrá ser nulo, en caso de que el reintegro de avance, corresponda a la
misma empresa recaudadora. Caso contrario, capture el código de la
empresa, dueña del avance por reintegrar.
Confirmado el valor del recaudo, validando que el concepto a recaudar está parametrizado
para relacionar información con avances, el sistema habilita el bloque del reintegro, en el cual
se identifica la resolución por afectar. Tenga presente las siguientes observaciones:
Valor Reintegro: Campo para identificar cada uno de los valores que se devuelven o
reintegran presupuestalmente.
Tenga en cuenta que los datos presupuestales relacionados en el bloque (Área, Imputación,
Recurso y Valor) son validados del documento en que se registró el compromiso
presupuestal.
Valor: Campo para relacionar el valor a reintegrar por cada concepto contable.
Confirmados los valores contables por reintegrar, oprima el botón ‘GRABAR’ el cual
almacena temporalmente los valores contables y presupuestales del reintegro. Acto seguido
oprima el botón ‘RETORNAR’, activando nuevamente la pantalla principal de captura del
recibo de caja, por sí desea ingresar información de nuevos reintegros, de lo contrario, oprima
el botón ‘CONTINUAR’ para determinar la forma y los valores en que son recaudados los
dineros objeto del reintegro.
Valor Reintegro: Campo para relacionar el valor del reintegro por impuestos.
Confirmado el valor del reintegro, el cursor se ubica en el botón ‘GRABAR’ que al ser
confirmado, almacena temporalmente el valor del reintegro. Acto seguido oprima el botón
‘RETORNAR’, activando nuevamente la pantalla principal de captura del recibo de caja, por sí
desea ingresar información de nuevos reintegros, de lo contrario, oprima el botón
‘CONTINUAR’ para determinar la forma y los valores en que son recaudados los dineros
objeto del reintegro.
Tenga en cuenta que la contabilidad, sólo se produce hasta generar el proceso de cierre de la
caja recaudadora y está dada por la caja recaudadora en la cual se ingresa el reintegro, los
conceptos contables reintegrados (tomados de la parametrización de conceptos de
liquidación, del módulo de Cuentas por Pagar) y la cuenta temporal de impuestos (sí aplica)
asociada al concepto de recaudo con que se ha identificado el reintegro por impuestos
validada en la forma de parametrización de conceptos.
Generalidad Funcional.
Mediante esta opción se realiza la legalización contable del avance ya pagado, es decir a esta
forma se filtrarán solo los avances a los cuales se les haya generado y autorizado la orden de
pago en el módulo de cuentas por pagar, además de haber sido cancelado por el módulo de
Tesorería. Esta Legalización Contable del Avance se realiza de acuerdo al proceso de
causación contable utilizado por la entidad (Afectar la cuenta de anticipos), amortizando la
cuenta por cobrar Vs. la causación del gasto / costo / inversión y los impuestos debidamente
Manual de Usuario Módulo de Avances – Sistema de Gestión Financiera
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Para la legalización del Avance, no deben existir cuentas pendientes, es decir, si el dinero no
se gastó en su totalidad, antes de legalizar el avance, deben realizarse los pertinentes
reintegros como se explicó anteriormente.
Es importante enunciar que siempre que existan reintegros de los avances, la legalización
debe realizarse en esta Mediante una Legalización contable.
Al entrar a la forma el usuario debe llamar el proceso de Avance para el cual requiere hacer la
legalización, diligenciando los siguientes campos:
Legaliza más del Saldo: Marque este campo si el valor a legalizar es superior al saldo.
Vlr Bruto: Valor Bruto por el cual se realiza en avance, mediante la orden
de pago.
Reintegros: Valor del reintegro de dinero que se hicieron por parte del avance
no ejecutado.
Bloque Facturas.
Mediante este bloque se relacionan las facturas soporte de los gastos de compra o de
adquisición de un bien o servicio por el cual se haya ejecutado el Avance. Indique si esta
legalización maneja facturas
Bloque Conceptos
En este Bloque se indica la contabilización que se debe ejecutar para la legalización y último
trámite del Avance.
Valor Bruto: Este valor lo trae por defecto dependiendo del valor de la factura
asociado en la parte superior.
Esta opción permite legalizar los avances para comisiones de viáticos que se hayan
realizado por el sistema y que hayan afectado las cuentas contables del costo, gasto o
inversión contra la cuenta de Anticipos por Cobrar; esto en el momento de la causación del
avance; es decir en la realización de la Orden de Pago (Módulo Cuentas por Pagar).
Es preciso aclarar que la legalización de Avances, solo se debe realizar para avances
realizados por viáticos a las personas que realizan un viaje para sus gastos de manutención
fuera de su ciudad, por lo tanto con esta operación no se genera ningún movimiento contable
ni de presupuesto, pues para éste tipo de operación de Avances ya han sido generados, es
solo a modo de control de los viáticos ejecutados a los beneficiarios.
Se parte del principio de que solo se podrán legalizar avances que hayan sido girados
previamente; y se deberá diligenciar la siguiente información:
Solicitudes Generadas al: Campo para indicar la fecha límite hasta la cual revisar los
avances que no hayan sido legalizados. Para indicar esta fecha se debe
digitar la fecha siguiendo el formato DD-MM-AAAA.
Una vez seleccionada la empresa y la fecha filtro, el sistema enlista las Resoluciones de
Avances de Viáticos pendientes por legalizar.
OK: Marque una de las resoluciones de avance a legalizar con el Mouse sobre el campo
denominado OK. Al realizar la selección el sistema despliega la siguiente pantalla (Detalle de
legalizaciones):
En esta pantalla el sistema enlistará los beneficiarios que recibieron un dinero por concepto de
Viáticos, y por cada uno de ellos los conceptos de gasto, los días y las noches de su estancia
y las ciudades visitadas; para los cuales se deben completar la siguiente información:
Oficio: Número del oficio mediante el cual se acuerda legalizar los avances.
Fec. Inic: Se digita la fecha inicial del periodo que se esta legalizando, entendiendo el
periodo como los días que se encontraron por fuera de la ciudad los
beneficiarios, el sistema validará que la fecha no sea menor a la fecha de la
solicitud del avance.
Fec. Final: Se digita la fecha Final del periodo que se esta legalizando, el sistema validará
que la diferencia en días entre la fecha inicial y la fecha final no sea mayor a la
cantidad de días que se encuentran reportados en el avance.
Luego de corregidos las fechas respectivas el sistema volverá a la pantalla principal donde
deberemos digitar el botón de GRABAR para finalizar la legalización del Avance, En este
momento el sistema también validará que si existe un reintegro de Impuestos NO se soportará
la legalización por esta opción, así que deberá realizarla por la forma Legalización Contable.
VER SOLICITUD: Este botón que se encuentre en la parte inferior de la pantalla permite
hacer el llamado a la consulta de Resolución del Avance.
DETALLE: Este botón llevará a la ventana descrita anteriormente donde podemos detallar el
número del oficio de legalización y las fechas de legalización inicial y final del avance.
Fecha: Digite la fecha a la que se han realizado las Legalizaciones a Anular, utilizando
el formato DD-MM-AAAA.
Fecha de Anulación: La fecha que se digita en este campo será la fecha en que quedará
registrada la anulación del comprobante contable de la legalización; el sistema verifica que la
fecha digitada no corresponda a un período contable ya cerrado. Para la fecha siga el
formato DD-MM-AAAA.
Al diligenciar estos dos campos se debe oprimir el botón Procesar, y con esta operación el
sistema procesará la reversión contable pertinente a la anulación de la legalización.
4. CONSULTAS
En este menú se encuentran todas las consultas que permiten revisar las operaciones,
movimientos y procesos realizados en el día a día en el módulo de avances.
Por medio de esta pantalla se podrá detallar minuciosamente todo lo correspondiente a las
solicitudes de avances.
Para acceder a esta pantalla se puede digitar cualquiera de los siguientes campos: empresa,
tipos de operación, tarifa, solicitante, responsable, fecha de solicitud, área o estado de la
solicitud; después de digitarlos para llevar a cabo la consulta se debe necesariamente
confirmar la acción de búsqueda anterior, digitando la tecla F8.
En esta pantalla se pueden hacer todas las consultas necesarias combinando los campos que
se interrelacionen.
• Empresa: Digite el código que identifica a la empresa, este campo se puede listar
con la tecla F9.
• Estado: En este campo se puede seleccionar el estado de la solicitud de avance;
en este caso se debe seleccionar Con Resolución. Los posibles estados de las
solicitudes de avance son los siguientes: Grabada, autorizada, con disponibilidad
presupuestal, con resolución y anulada.
Si lo que se quiere es identificar todas las solicitudes de avances en todas las empresas cuyo
responsable sea determinado beneficiario, por ejemplo: PEDRO PEREZ, solamente digite
sobre el siguiente campo:
En esta consulta se puede ver el cubrimiento total; detalla todos los pasos o etapas que se
cumplieron o se han cumplido en el proceso de ejecución de un Avance; es decir, detalla si ya
se realizó la solicitud de avance, si esa solicitud ya fue autorizada, si ya tiene asociado una
disponibilidad, presenta también el estado en el que se encuentra el documento presupuestal,
se puede observar si ya se generó la resolución, se puede detallar el documento presupuestal
asociado a esta resolución; etc.
Para acceder a esta consulta basta digitar la información sobre alguno de los siguientes
campos: empresa, tipos de operación, solicitante, responsable, fecha de solicitud, área o
estado de la solicitud; después de digitarlos para llevar a cabo la consulta se debe
necesariamente confirmar la acción de búsqueda anterior digitando la tecla F8.
En esta pantalla se pueden hacer todas las consultas necesarias combinando los campos que
se interrelacionen, se trabaja igualmente con el esquema de la consulta de solicitudes.
Mediante esta forma el usuario puede consultar una a una y en detalle, todas las
legalizaciones hechas hasta la fecha. El detalle descrito por la forma, consiste
principalmente en los valores de solicitud de avance, de reintegros si hubo, y el saldo
legalizado según las facturas relacionadas, además de los conceptos contables
ejecutados con la operación, los descuentos tributarios y el comprobante contable
generado con la legalización.
El usuario puede filtrar la consulta desde uno o varios de los siguientes campos:
Bloque Facturas
Mediante este bloque se relacionan las facturas soporte de los gastos de compra o de
adquisición de un bien o servicio por el cual se haya ejecutado el Avance.
Bloque Conceptos
En este Bloque se muestra el tipo de concepto, la cuenta Mayor y el centro de costo afectado
en la contabilización que se ejecutó para la legalización del Avance. Además de los valores
por los cuales se realizaron.
Mediante el Botón Detalle Cpto, el sistema despliega la forma con los Impuestos pagados por
el avance, con su respectivo porcentaje y valor.
Esta opción permite revisar todos los avances de comisiones de viáticos legalizados hasta
la fecha, enlistando en esta forma las resoluciones con sus respectivos Responsables, valores
y la fecha en la cual se legalizó.
Empresa: Campo para digitar la empresa que ha generado las legalizaciones de los
avances a consultar.
Solicitudes Generadas al: Campo para indicar la fecha límite hasta la cual revisar los
avances legalizados. Para indicar esta fecha se debe digitar la fecha siguiendo
el siguiente formato DD-MM-AAAA.
Una vez seleccionada la empresa y la fecha filtro, el sistema enlista las Resoluciones de
Avances de viáticos Legalizados hasta la fecha seleccionada en el anterior bloque.
Botón Detalles
En esta pantalla el sistema enlistará los beneficiarios que recibieron un dinero por concepto de
Viáticos, el valor total recibido y por cada uno de ellos los conceptos de gasto, los días y las
noches de su estancia y las ciudades visitadas, el número del oficio con el cual se acordó
legalizar el avance y el periodo que el beneficiario estuvo fuera de la ciudad laborando en
nombre de la entidad.
4.5. REINTEGROS.
En esta forma podemos observar el efecto presupuestal generado de la captura del reintegro
del avance desde el módulo de Tesorería o de Recaudos; al igual que el Comprobante de
Ingreso asociado a ese reintegro. Si el avance no tiene efecto presupuestal solo aparecerá
activo el icono del Comprobante de Ingreso.
Para acceder a esta pantalla se pueden digitar cualquiera de los siguientes datos:
• Empresa: Código con el que se identifica la empresa. Se puede listar con F9.
Después de digitar cualquiera de los datos anteriormente descritos para llevar a cabo la
consulta se debe necesariamente confirmar la acción de búsqueda anterior, digitando la tecla
F8.
En esta pantalla se pueden hacer todas las consultas necesarias combinando los campos que
se interrelacionen y se conozcan.
Esta consulta es muy práctica y en ella puedo observar el estado en el que se encuentra una
solicitud de avance. Los posibles estados por los que puede pasar una solicitud son los
siguientes: Grabada, Autorizada, Con Disponibilidad Presupuestal, con Resolución y Anulada.
5. REPORTES.
SOLICITUDES.
En este reporte se puede observar el número de la solicitud de avance, valor, solicitante, área
responsable, fecha de solicitud, código y descripción del proyecto asociado, tipo y número de
contrato, observaciones de la solicitud. Además presentará el nombre, identificación y cargo
de cada uno de los beneficiarios.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa, fecha (siguiendo el formato DD-MM-
AAAA) y número de la solicitud.
LEGALIZACIONES.
Ruta Acceso: (AVANCES / REPORTES / DOCUMENTOS/ LEGALIZACIONES)
Este reporte presenta el número de legalización, fecha del comprobante contable donde se
registró la legalización, identificación y descripción del responsable, número de avance y
número de resolución.
En el Detalle del avance aparece cédula y descripción del beneficiario del avance, concepto
del avance (hospedaje, peaje, manutención, etc) y valor.
Y en el Detalle Presupuestal de los Reintegros aparecerá solo si el avance tuvo reintegros;
detallando el número del reintegro; el rubro presupuestal, área, recurso y valor afectado.
DETALLE DE LEGALIZACIONES
El sistema con éste reporte genera un documento donde se describe mediante un formato, la
principal información de la Legalización por Beneficiario de los avances realizados. Es decir, si
un avance contiene varios Beneficiarios, mediante éste reporte se individualiza la legalización
que se generó del avance por cada uno de los beneficiarios y sus respectivos valores.
RESOLUCIÓN
El sistema con éste reporte genera un documento donde se describe mediante un formato, la
principal información de la Resolución Original de los avances realizados.
MODIFICA RESOLUCIÓN
5.2. LISTADOS.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y el rango de fecha que se va a revisar;
para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Reporte que enlista las solicitudes de Avances que se han realizado en el sistema,
organizadas por su fecha de realización en un periodo seleccionado (Desde Fecha Hasta
Fecha). El presente reporte también filtra las solicitudes hechas por varias empresas y
personas.
Información del listado: Solicitante, Fecha en que se realizó la solicitud, Número consecutivo
de la Solicitud, estado de la Solicitud de Avance, Fecha en que se autorizó, Número
consecutivo de su Resolución (Si tiene), Estado en el que se encuentra la Resolución, Fecha
de aprobación de la Resolución, tipo de operación para Avance y el valor por el cual se realizó
la solicitud del Avance.
Para generar este reporte se debe digitar desde la empresa y hasta la empresa de las que se
deseen las solicitudes de Avances, desde y hasta las personas que las realizaron y el periodo
en el que lo hicieron.(Desde Fecha hasta Fecha DD-MM-AAAA).
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la
información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.