Como redactar las no conformidades

detectadas en una auditoria

Cuáles van a ser los objetivos que vamos a conseguir si
aplicamos estas pautas:

 En primer lugar que el auditado entienda de manera inequívoca la magnitud y la

gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a
cada NC.
 En segundo lugar que el auditor pueda categorizar las NC para garantizar un
correcto juicio de las mismas.
 Y por último garantizar un correcto seguimiento de las NC.

Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción:

MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA

MAGNITUD:

Va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar

según sea:

A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o sistemático, para lo que

podremos usar las siguientes inicios de frase….

 – En todos los casos se detecta …

 – En la mayoría de los casos se detecta…
 – Con carácter general …
 – En algún caso…
 – En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…
 – En el caso…
 – En el proceso…
 – En el proyecto…

B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito, en este caso te propongo

los siguientes ejemplos:
  – El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma
cual sobre el tratamiento del producto no conforme.
 – El procedimiento de mantenimiento implantado no se ha tenido en cuenta los
equipos de la zona de semiprocesados.

DESCRIPCIÓN:

Donde redactaremos que es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en

cuenta que debe ser:

Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las
normas de referencia.

Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y no dar

lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar una idea
correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al
respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que dificulten su
comprensión.

Te propongo unos ejemplos que debes evitar:

 – Hay o habría que…

 – Se debe o debería…
 – Considero adecuado o no considero correcto…
 – No está suficientemente documentado…
 – Se considera insuficiente…

Utiliza estructuras definidas y objetivas tales como

 BIEN: no se presenta evidencia objetiva de… MAL : no se ha podido

verificar…
 BIEN: en los registros analizados… MAL : en ningún registro…
 BIEN: no se ha aportado… MAL : no disponen de…

EVIDENCIAS:

Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has
detectado la NC.

En la medida de lo posible las evidencias deben venir respaldadas por:

  – Identificación de los registros.
 – Identificación de los equipos.
 – Identificación de los documentos del sistema, etc.

REFERENCIA:

Donde debes dejar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito

concreto de la norma de referencia que estás auditando o un incumplimiento de un
requisito establecido en la documentación de la empresa.

Te propongo ahora unos ejemplos completos de NC según esos cuatro bloques vistos

Magnitud Descripción Evidencia Referencia

En todos los casos … que no se ha …en las obras de … según el
analizados (proyecto llevado a cabo la excavación… procedimiento X del
X, Y, Z e W) se inspección de los sistema
detecta… trabajos realizados…
En 5 de las 9 … no se han … ejemplo en el … según establece el
ocasiones en las que establecido acciones indicador de plazos punto 8.2.3 de la
se ha superado los correctivas… de entrega e indicador norma ISO 9001
valores límite de los de devoluciones…
indicadores…