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ACCESO AL SISTEMA
Presione el botón inicio que se encuentra en la barra de tareas, vaya a la opción programas,
ahí van a aparecer una serie de opciones entre las cuales se encuentra Memory
Computación y dentro de ésta elija Contabilidad Central.
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
El sistema puede administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, por
eso es necesario indicarle con cual de ellas vamos a trabajar, pudiendo elegir una empresa
ya existente o crear una nueva.
Utilización de empresas ya existentes: para ingresar a una empresa que ya existe debemos
indicar el código de la misma o bien consultar las que ya existen presionando el botón “...”
y luego elegir una de la lista que se muestre.
Crear una nueva empresa: se debe digitar un código de empresa que no exista y con el cual
deseo crear la empresa.
Al crear la nueva empresa Conty copiara la información necesaria para la utilización de la
misma y solicitara los datos identificatorios y de configuración de la empresa.
CARPETAS INFORAPIDAS
Conty se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas Inforápidas, las cuales hacen
que el acceso a los datos se realice en forma ágil y sencilla para el usuario
Las Carpetas Inforápidas semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismo
tipo, existiendo un carpeta Inforápida para cada tipo de dato que administra Conty
Para aquellas carpetas mas utilizadas Conty posee iconos de acceso directo en la parte
inferior de la ventana del sistema
FICHA ANTERIOR
SIGUIENTE FICHA
ULTIMA FICHA
BUSCAR FICHA
Busca fichas que cumplan con determinadas características dentro de la carpeta Inforápida
INSERTAR FICHA.
BORRAR FICHA.
Marca o desmarca la ficha actual para ser eliminada al momento de cerrar la carpeta
Muestra la ficha seleccionada en un color distinto al resto de las fichas y no la eliminara
hasta cerrar la carpeta
Tenga en cuenta que si bien Conty le permite a un usuario borrar cualquier dato al que
tenga acceso, se debe tener mucha precaución, ya que los datos de la empresa dejaran
de ser validos, no permitiendo Conty emitir informes hasta restablecerlos
Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hace
referencia a datos de otra carpeta o valores predeterminados por Conty
IMPRIMIR
Permite emitir un listado por impresora o vista previa, ya sea para todas las cuentas
existentes en una carpeta o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitir
el listado.
TERMINAR
CONFIGURACIÓN DE EMPRESAS
Propiedades de la empresa
Identificación
Esta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa
Datos Fiscales.
Se ingresan los datos fiscales de la empresa
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Memory Conty
Inscripciones
Permite cargar en forma opcional los datos de inscripción de la empresa en diferentes
organismos
Asientos
Permite definir las características que debe considerar Conty de la empresa al momento
de ingresar los asientos
Importar.
Si la empresa recibe asientos generados por Worky o Fígaro, es posible indicar que al
abrir la empresa se verifique si existen asientos generados por dichas aplicaciones
para incorporarlos en forma automática, o verificar cada tantos minutos si existen
archivos a importar, lo que permite mantener actualizada en todo momento la
información contable de la empresa
Capítulos
Permite indicar como están codificados en el plan de cuentas de la empresa los
diferentes capítulos contables
Notas
Permite ingresar notas que sean necesarias recordar de la empresa por parte de los
usuarios
Datos de la empresa
Plan de cuentas
CODIGO. De 1 a 10 dígitos. No solo permite identificar la cuenta, sino además ser utilizado
para definir la estructura jerárquica del plan de cuentas
1 ACTIVO
11 ACTIVO CTE
111 DISPONIBILIDADES
1111 CAJA
11111 Caja moneda nacional
11112 Caja moneda extranjera
1112 BANCOS
1113 INVERSIONES TEMPORARIAS
112 CREDITO POR VENTAS
113 CREDITOS DIVERSOS
114 BIENES DE CAMBIO
1.2 ACTIVO NO CTE
MONEDA. Cual es la moneda base del saldo de cada una de las cuentas, a los efectos de
poder determinar DC
OPERA EN. Si se desea restringir las monedas en las que puede operar una cuenta, es
posible indicar en esta columna, una lista de los códigos de las monedas en las cuales
permite ingresar asientos
Se ingresan separadas por “-“ o “,” Por ejemplo: 1,4-7,9 (1,4,5,6,7 y 9)
Si el campo queda vacío, a la cuenta se le puede imputar asientos en cualquier moneda
MONEDA (DC). Conty permite generar en forma automática los asientos por DC, por lo cual
requiere que se indique a cada cuenta, la lista de monedas que deben ser consideradas al
momento del calculo y generación de los asientos.
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Memory Conty
Cuando el campo este vacío, Conty no considerara la cuenta al momento del calculo y
generación de los asientos automáticos
Monedas
Esta planilla se utiliza para que el usuario defina las distintas monedas que va a utilizar
tanto para el ingreso de información como para la emisión de informes.
Impuestos
Para acceder a la carpeta Impuestos, seleccione Menú Carpetas – Configuración -
Impuestos
Las cuentas que representan el IVA y otros impuestos deben ser definidas en el plan de
cuentas como cualquier otra cuenta y luego identificadas específicamente en esta carpeta.
La tabla de I.V.A permite que el usuario defina las distintas cuentas de I.V.A que manejará
la empresa a los efectos de facilitar y eliminar las probabilidades de error en la imputación
de aquellos asientos que estén gravados por dicho impuesto. Al usuario indicar que un
asiento tiene un I.V.A de tal código, el sistema ya sabrá que tasa desglosar en el asiento y a
que cuenta imputar el impuesto.
Libros
Se pueden crear los libros auxiliares que el usuario considere convenientes a los efectos de
que toda la información no se concentre en el Libro Diario y que en él solo aparezca la
información resumida de los auxiliares.
CODIGO. Cada libro esta identificado con una letra, siendo la P (partida doble) y la U
(ultimo de partida doble) códigos reservados para Conty para registrar los asientos que se
imputen directamente al libro diario.
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Memory Conty
Ventas (V) , Compras (C) , Ingresos (I) , Egresos (E)
NOMBRE. Identifica el nombre que representa al libro, el cual se utilizara como titulo en la
impresión del mismo, y como leyenda en sus asientos de resumen.
IVA. Indicar si los impuestos deben ir al debe, al haber o este subdiario es sin IVA
ORDEN. Conty brinda la posibilidad de emitir los libros diarios y mayores tanto en forma
analítica como en forma resumida, generando un asiento de resumen por cada subdiario.
Es posible seleccionar el orden en el cual se desean que se muestren los asientos analíticos
y de resumen dentro de todos los asientos del mismo día
TIPO. Permite que Conty pueda emitir dentro de los balances un informe de Ingresos y
Egresos
FORMATO DE IMPRESIÓN. Permite:
incluya o no la discriminación de IVA
se muestren o no las operaciones exentas y gravadas o solamente se desea
emitir el total de las operaciones imputadas en cada libro
COMPROBANTES
Cuando se utilicen comprobantes y la empresa reciba asientos generados por Fígaro, los
asientos generados mostraran una descripción exacta del comprobante al que representa el
asiento
Esta planilla permite realizar agrupaciones de cuentas del Plan de Cuentas a los efectos de
luego emitir informes con las mismas, como también obtener información de las sumas de
saldos de las cuentas que lo componen, pudiendo, al definir dichos grupos indicar cuentas
de distintos niveles y capítulos.
No es necesario ingresar todos los días del mes, ya que si se desea que
todo el mes maneje la misma cotización solo será necesario ingresar la cotización el primer
día y al cerrar la carpeta, Conty copiara dicha cotización para los demás días
Asientos
Las planillas de ingresos de asientos permiten ingresar los asientos contables de la empresa
tanto de Libros Auxiliares como del Libro Diario. Sobre esta información, el sistema calcula
y emite todos los informes contables que necesita la empresa sin necesidad de realizar
ningún tipo de proceso, previo a la emisión de cualquiera de los informes.
Comprobante
Cuando se haya seleccionado Ingresa comprobante en los asientos en
Propiedades, permite al ingresar el asiento, utilizar el código del comprobante
definido así como el numero y serie
Concepto
Se indica la leyenda
Si en Propiedades
- Incrementa numero en las leyendas. Sugiere el numero siguiente
- Generar leyenda a partir del comprobante. Incluye serie, numero
Vencimiento
Moneda
Ingresar el comprobante en su moneda de origen
Total
Se ingresa el importe total del asiento expresado en la moneda indicada en la
columna Moneda, con el IVA y los Impuestos incluidos
Numero de IVA
Si el asiento a ingresar esta gravado, se ingrese el código del mismo, de acuerdo a
lo definido en la carpeta Impuestos.
Si no corresponde calcular IVA se debe ingresar el código 0
IVA
Conty calcula automáticamente el monto de IVA
Si no correspondiera es posible modificarlo
Cotización
Si el asiento debe cotizarse con un TC o arbitraje diferente del ingresado para
ese día en la carpeta cotizaciones, el usuario podrá ingresar la cotización
Si se desea usar la ingresada en la carpeta Cotización se deja en 0
Libro
Indica el subdiario o libro en el cual se desea imputar el asiento.
Si el asiento no corresponde a ningún subdiario o libro auxiliar, se debe ingresar
en esta columna una P (partida doble) o una U (Ultimo de partida doble) para
indicar que son asientos que corresponden al diario general de la empresa
Origen
Esta disponible solo cuando en Propiedades se indique que Muestra origen de los
asientos
Este dato es solo de consulta, ya que se completa automáticamente cuando los
asientos son importados
Ingreso de asientos en más de una línea: para aquellos asientos que poseen más de una
Cuenta Contable al Debe o al Haber, se deben ingresar tantas líneas como cuentas
contables intervengan en el asiento, ingresando las cuentas al debe con sus montos y
dejando el campo de cuenta al haber en blanco y luego de manera inversa para las cuentas
del haber. Dichas líneas pueden estar ingresadas en distintas monedas, pero deben ser del
mismo día, descripción y libro para que el sistema las agrupe como un único asiento.
Lotes de asientos
Los Lotes de Asientos son planillas con igual estructura que las planillas de ingreso de
asientos, con la diferencia que los movimientos ingresados en los Lotes no son tomados en
cuenta para los informes contables. El usuario es el que indica el nombre del lote para
luego poder agregar los asientos del lote a todos los meses que desee.
Se utilizan por:
Seguridad y Control. Si distintos usuarios trabajan con una misma empresa,
cada uno puede ingresar los asientos en su lote y recién cuando los haya
validado integrarlos a la carpeta de asientos contables
Multiusuario. Cuando dos o mas usuarios pretenden ingresar datos en el
mismo mes en la misma empresa, Conty ofrece automáticamente una carpeta
auxiliar para ingresar su lote de asientos
MODELOS DE ASIENTOS
ASIENTOS AUTOMÁTICOS
Diferencias de cambio
La generación de Diferencias de Cambio en forma automática permiten que el sistema
calcule y grabe dentro del mes correspondiente, las
diferencias de cambio adecuadas a aquellas cuentas del
plan de cuentas que se les haya indicado que se realice el
cálculo, a los efectos de ajustar las mismas a cualquiera
de las monedas definidas en la tabla de monedas.
Asientos de resultados
El Asiento de Resultado permite que el sistema
calcule los saldos de todas las cuentas de Pérdidas y
Ganancias generando un Asiento que cierre las
mismas y transfiera la diferencia entre ellas a la
cuenta de Resultado del Ejercicio.
EMISIÓN DE INFORMES
DESTINO DEL INFORME
POR PANTALLA.
Comandos
Ir al asiento. (Subdiario,
Diario, Mayores)
Permite no solo consultarlo
sino también modificarlo si se detecta un error de imputación
Imprimir
Permite emitir el informe
visualizado en pantalla hacia
vista previa sin necesidad de emitir el informe nuevamente
Cerrar
Cierra la solapa del informe que
se esta visualizando
Ir al Mayor (Balance)
Se puede visualizar el mayor que
genera el saldo de la cuenta
seleccionada
Graficar (Balance)
Los comandos de Detallar y
Resumir (botón derecho sobre
sector seleccionado), permite
detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores
A GRAFICA
Subdiarios
Conty brinda la posibilidad de que el usuario defina
los distintos subdiarios o libros auxiliares, y no solo se
podrá emitir los mismos, sino que Conty además
generara automáticamente los asientos de resumen
correspondientes
Además de los subdiarios definido en la carpeta
LIBRO, se presentan además:
Caja ingreso y egreso. Muestra los
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Memory Conty
asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un
mismo informe.
Permite emitir una planilla de caja para aquellas empresas que no poseen contabilidad
suficiente
Caja con saldo. Desglosa los montos netos y de impuestos de cada asiento
Libros diarios
Los Libros Diarios pueden ser emitidos en los
siguientes formatos:
Diario Analítico. Muestra un asiento
por cada comprobante
Diario resumido por día. Agrupa a
todos los asientos imputados a
subdiarios, en un asiento de resumen
por día y por subdiario
1) Partida doble
2) Resumen de cada subdiario
3) Últimos de partida doble
Diario resumido por mes. La agrupación se realiza por mes
Detalle de operaciones. Las mismas características que el analítico, pero con
un formato mas compacto
Libros mayores
El Libro Mayor se puede emitir en los siguientes formatos:
Mayor analítico. Dentro de cada cuenta, un
asiento por cada comprobante o asiento
ingresado
Mayor resumido por día. Agrupa a todos los
asientos imputados a subdiarios, en un asiento
de resumen por día y por subdiario
1) Partida doble
2) Resumen de cada subdiario
3) Últimos de partida doble
Mayor resumido por mes. La agrupación se realiza por mes
Estados de cuenta. Emite un informe similar al analítico, pero con diferente
diseño de impresión (formato de estado de cuenta comercial)
Vencimiento por fecha. Considera en la emisión solo a aquellos asientos en
los cuales se ha ingresado una fecha de vencimiento, y ordena a los asientos
por dicha fecha.(el rango es el de los vencimientos y no el de pasado el
asiento)
Mayores por cliente y proveedores. Es similar al estado de cuenta. Permite
emitir los estados de cuenta para los clientes y proveedores en forma
automática
Balances y Balancetes
Estado de situación. (Activo,
Pasivo, Patrimonio)
Estado de resultado.
Balance completo
ESTADISTICAS
Análisis de saldo. Conocer cada una
de las cuentas a lo largo del
tiempo, los saldos mensuales, los
saldos acumulados, los débitos o
créditos en forma mensual
Comparativo. Conocer la
composición de una cuenta
definida como de un nivel superior y
como se distribuye el saldo de esta,
entre las cuentas de nivel inferior
Evolución mensual. Conocer la evolución mes a mes de una cuenta
HERRAMIENTAS
Respaldar empresa
Tiene por finalidad la creación de copias de
los datos de la empresa, como medida de
precaucion y seguridad frente a posibles
daños en la información almacenada
El sistema para brindarle una seguridad
completa también permite que los mismos se
realicen con clave de encriptación a los
efectos que pueda ser recuperado por
usuarios o personas no autorizadas, como
también permite comprimir la información y
utilizar menos espacio en los disquetes o el medio magnético que se utilice.
Recuperar empresa
El proceso de recuperación de datos copia los datos respaldados por el proceso anterior
dentro del directorio donde se encuentran los datos de la empresa, dicho proceso se utiliza
para restablecer la información luego de solucionado un desastre o cuando se desea
incorporar la información de otro computador.
Consolidación de empresas
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Memory Conty
Recodificación de cuentas
El proceso de recodificación de cuentas le permite al usuario el
poder realizar modificaciones en la definición del plan de
cuentas sobre la marcha y aplicar dichas modificaciones a los
asientos ingresados. Dicho proceso permite recodificar varias
cuentas a la vez, traspasar títulos en la estructura jerárquica y
agregar dígitos a las cuentas, pudiendo en todos los casos el
usuario realizar pruebas dentro del diálogo del proceso y realizar
el mismo para un periodo o para todos los asientos que se
encuentran en la empresa.
Renumerar asientos
Esta opción estará disponible cuando la empresa tenga
marcado que Usa numero de asientos dentro de las
Propiedades de la empresa
Permite que la numeración se realice en forma
correlativa dentro del periodo seleccionado o que se
deba numerar los asientos debiendo comenzar con el numero inicial cada mes
USUARIOS
Definición de usuarios
El sistema permite que la empresa defina
todos los usuarios que van a utilizar el
sistema e indicar para cada uno de ellos a
que puntos del sistema se desea o no que
tengan acceso, a los efectos de restringir
información confidencial, modificación de determinados parámetros de la empresa o la
emisión de determinados informes.
Cambio de usuario
La utilidad de cambio de usuarios que puede ser invocada con doble clic sobre la
identificación del usuario de la barra de estado del sistema o desde el menú de opciones
Empresa, permite que el sistema lo tome otro usuario para registrarse con su identificación
y clave y así obtener los derechos que el mismo posee sobre el sistema sin necesidad de
salir y volver a entrar.
Cambio de contraseñas de usuarios
El cambio de contraseñas de usuarios le permite a cada uno de los usuarios poder modificar
su clave de acceso sin necesidad que dicha operación la realice el supervisor, brindándole
así una seguridad al usuario de que nadie que no conozca la clave que ha ingresado pueda
acceder bajo su identificación.
Recordar: no cambiar la/las contraseñas sin notificar al docente de su cambio.
Registro de auditoria
Cada vez que un usuario ingresa a Conty, Memory registra la operación realizada por el
usuario junto con la fecha y hora en la cual se realizo la misma
Esto permite conocer posteriormente las tareas que realizo cada uno de los usuarios,
emitiendo el informe de auditoria, seleccionando la opción Auditoria del menú Usuarios
LAS ORGANIZACIONES
Desde tiempo inmemorial el hombre ha sentido que para mejorar su bienestar es
conveniente su integración a grupos de individuos. Ello le permite, por ejemplo, protegerse
contra otros grupos o individuos y conseguir ventajas o beneficios desde el punto de vista
económico, cultural, sanitario, etc. Tales grupos de individuos constituyen organizaciones
cuyos objetivos son la resultante de los objetivos particulares de cada uno de sus
participantes y de su poder relativo para imponerlos a los demás.
Las modalidades, características e incluso la conformación de los diversos tipos de
organizaciones han variado con el tiempo debido a factores del contexto que no es del caso
analizar aquí. Pero sí interesa señalar que la creciente complejidad de la vida en sociedad
ha incidido en el crecimiento del tamaño de las organizaciones y complicado su manejo;
ejemplo de ello son los siguientes hechos:
a) han aparecido organizaciones que nuclean a miles de participantes (por ejemplo,
algunos clubes deportivos);
b) el proceso de determinación de objetivos de las organizaciones reviste en algunos
casos un carácter político pues diversos participantes y grupos de ellos tratan de
lograr que tales objetivos se adecuen a sus propios intereses;
c) consecuentemente, los objetivos definidos no satisfacen a todos los participantes en
igual medida;
d) el manejo de la organización no puede ser realizado en forma conjunta por todos los
participantes, debiendo hacerse cargo de él alguno o algunos de ellos o delegarse tal
gestión a terceros ajenos al grupo.
Como se verá más adelante, éstas y otras circunstancias han incidido para que el papel
de los sistemas de información (del que la contabilidad forma parte) sea cada día más
importante.
Sin intentar un estudio profundo de la teoría de la organización cabe afirmar sin peligro
de equivocarse que en cualquier organización existen:
a) un numero de participantes que han contribuido a su formación;
b) uno o más objetivos básicos;
c) ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básicos;
d) cierta actividad ejercida para lograr la consecución de metas y objetivos, que puede
estar a cargo de participantes de la organización y/o terceros;
e) recursos con que debe contar la organización para el logro de sus fines.
Nótese que los elementos recién enumerados son necesarios en cualquier tipo de
organización y cualesquiera sean sus objetivos; así, lo enunciado es aplicable en los casos
de una universidad, la Iglesia Católica, una tienda, el ejército, el estado en sentido amplio,
una fabrica de artículos para el hogar, un sanatorio, un cine-club, etc.
Por otra parte, dicho conjunto de elementos identifica lo que en algunos textos de
contabilidad se denomina hacienda (1).
(1)
El vocablo hacienda es utilizado en esos textos con un significado mas comprensivo que el que le otorga la
Real Academia, dado que no solo denota a los bienes que forman su patrimonio sino al sujeto que lo posee y a
la serie de actos o hechos que configuran la gestión empresaria.
Centro de Capacitación EducArte 21
Contabilidad – Marco Teorico
LA EMPRESA
Como se acaba de señalar, la idea de organización guarda correspondencia con una
muy variada gama de actividades y de objetivos. En función de estos últimos es posible
asignar nombres a los diversos tipos de organizaciones. Es así que se suele utilizar la
palabra empresa para definir a los entes que se dedican a actividades de índole económica.
En general, se dice que el objetivo de toda empresa es maximizar sus ganancias. En
rigor, el citado puede ser pero no necesariamente es el único objetivo. En la economía
moderna, la influencia del contexto, los controles estatales, los requerimientos cambiantes
de su clientela y otras causas han llevado al empresario a conformarse con el objetivo de
obtener ganancias razonables y, en algunos casos, a sobrevivir en el tiempo así como a
lograr algún tipo de beneficio no económico como el reconocimiento de la comunidad por
su labor.
De todos modos, el objetivo de obtener ganancias (aunque sea a largo plazo) se
encuentra, salvo en casos atípicos, presente en la formación de toda empresa.
La importancia que en esta sección se ha asignado a las empresas deriva del hecho
de que las mismas constituyen el principal marco en que se desenvuelve la contabilidad, lo
que no significa afirmar que el sistema contable sea aplicable a otros tipos de
organizaciones.
(2)
Por supuesto que para que el computo de la ganancia o perdida tenga algún sentido, las sumas de dinero
inicial y final y el desgaste de los bienes deben estar medidos en moneda del mismo poder adquisitivo. La
existencia de procesos inflacionarios dificulta estas mediciones pues impone la necesidad de homogeneizar los
importes que están expresados en monedas de poderes adquisitivos diversos.
Centro de Capacitación EducArte 22
Contabilidad – Marco Teorico
RECURSOS QUE LA EMPRESA UTILIZA
Para cumplir con sus actividades, toda empresa requiere elementos que le permitan
cumplir con el referido ciclo operativo, pero también un cierto sustrato o estructura más
permanente que sirva de base y facilite las operaciones comentadas.
Todo el conjunto de elementos con que la empresa opera puede denominarse
globalmente recursos. Dentro de ellos es posible distinguir a los bienes (materiales e
inmateriales) y los recursos humanos (plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo
las actividades del ente).
De acuerdo con el grado de permanencia de su relación con la empresa, sus bienes
pueden ser así clasificados:
a) recursos de rápida movilidad; integran este grupo:
1) el efectivo que en cualquier momento disponga la empresa, que es indudablemente
el elemento más dinámico de cualquier actividad;
2) los bienes objeto de la compraventa normal de la empresa si se trata de una
actividad exclusivamente comercial o los artículos en diferentes estadios del proceso
productivo si se incluye también una etapa de elaboración (materias primas,
producción en proceso, producción terminada lista para su venta);
3) los importes a cobrar surgidos de la venta de mercaderías o servicios (si estos son los
“productos” que la empresa comercializa) cuando la operación se pacta a crédito o
con cobro en cuotas;
4) los bienes en los que pudiera haberse invertido alguna suma de dinero que no
requiera ser utilizada de inmediato; para que la clasificación dentro de los recursos
de mayor movilidad sea válida, es preciso que exista la posibilidad de recuperar el
importe invertido con prontitud; son ejemplos de las colocaciones de excedentes
financieros temporarios efectuadas en títulos y acciones, depósitos a corto plazo,
etc;
b) recursos de carácter permanente; en casi toda empresa existen bienes (en muchos casos
de elevado valor) que no constituyen objeto de comercialización pero cuya tenencia es
necesaria para poder operar. A título ejemplificativo pueden mencionarse:
1) los edificios donde se llevan a cabo las actividades de producción, comercialización y
administración, en tanto sean propiedad de la empresa;
2) equipos, máquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo;
3) el mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y administrativas
(escritorios, vitrinas, máquinas de escribir, de calcular, etc.);
4) los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales (patentes de
invención) o nombres (marcas comerciales);
5) ciertos intangibles como el prestigio logrado por la empresa y/o sus productos, la
clientela obtenida, etc;
6) los bienes adquiridos como inversión permanente al margen de la actividad principal
del negocio pero en atención al objetivo amplio de obtener ganancias (por ejemplo,
participaciones en otras sociedades, inmuebles adquiridos para su alquiler a
terceros, etc.).
Así como fue posible una clasificación de los recursos según su grado de movilidad, es
factible efectuar también la siguiente clasificación de las fuentes de financiación:
a) fuentes transitorias: corresponde a las obligaciones que se contraen y cancelan en
periodos reducidos, normalmente por la adquisición de mercaderías;
b) fuentes estables: corresponde a los aportes efectuados por los propietarios
originariamente y a través de la reinversión de ganancias obtenidas en el pasado, así
como a los préstamos a largo plazo que pueden obtenerse para financiar en forma
global la adquisición de varios bienes.
Debe aclararse que cuando una empresa ya está operando a ritmo normal se hace
imposible –salvo en casos excepcionales- vincular los recursos con las fuentes de su
financiación. En razón de ello, esta correlación solo puede darse en términos globales,
enunciando por ejemplo que la empresa ha financiado el 70% de sus recursos con préstamos
de terceros, el 10% con aportes de los propietarios y el 20% a través de la reinversión de
ganancias.
Otra cuestión a señalar es que entre estas fuentes enunciadas conviene, a los efectos
del desarrollo posterior, distinguir las que son totalmente independientes de la empresa
(proveedores que venden a crédito, bancos y otras entidades financieras que prestan
dinero) de las que corresponden a los propietarios por sus aportes o por reinversión de
ganancias. Esta distinción entre la empresa y sus propietarios se observa nítidamente en el
caso de cualquiera de las formas jurídicas pluripersonales conocidas (sociedades anónimas,
de responsabilidad limitada, colectivas y otras en que los socios aporten bienes) pero
probablemente aparezca menos clara cuando se trata del negocio de un único dueño que es
el comerciante; en este último caso, es necesario diferenciar el patrimonio que tal
comerciante afectó al desarrollo de su negocio de sus bienes personales. De esta manera
podrá evaluarse el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueño.
La aclaración precedente es importante, pues como conclusión de esta sección puede
expresarse que las fuentes de fondos con que la empresa adquiere los recursos necesarios
para ejecutar sus operaciones constituyen en su conjunto obligaciones de la empresa hacia
terceros y derechos de los propietarios sobre tales recursos. Para referirse a estos
derechos, en algunos textos, se prefiere considerar a los propietarios como terceros de
características especiales; esta concepción no es demasiado correcta, pues crea la ficción
de la existencia de obligaciones de la empresa hacia sus propietarios, lo que no responde ni
a la realidad económica ni a la jurídica.
(3)
Hay excepciones a esta regla; por ejemplo, determinados préstamos de organismos internacionales de
crédito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO deben ser aplicados a la realización de ciertas
inversiones específicas.
Centro de Capacitación EducArte 24
Contabilidad – Marco Teorico
DEFINICIÓN DE COMERCIANTE
La ley reputa comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad para contratar,
se haya inscripto con la matrícula de comerciantes y ejercen de cuenta propia actos de
comercio, haciendo de ello su profesión habitual.
SOCIEDADES
Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno
de los tipos previstos en la ley 16060 se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la
producción e intercambio de bienes y servicios participando de los beneficios y soportando
las pérdidas.
En la ley se define en su artículo 1 que “Habrá sociedad comercial cuando dos o más
personas, físicas o jurídicas, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos al ejercicio de
EL PATRIMONIO
En la empresa podemos encontrar: las cosas, los importes a cobrar y los importes a
pagar, reciben en conjunto la denominación patrimonio.
Las cosas ingresan al negocio ya sea por el aporte del comerciante o por las compras
realizadas.
Los importes a cobrar, se originan en las ventas a crédito, es decir aquellas ventas
por las cuales el comerciante no recibe el precio correspondiente en el momento de
entregar las mercaderías, sino que, entre este momento y el de la recepción del dinero,
media un periodo durante el cual, el comprador se constituye en deudor del comerciante.
Este, por lo tanto, tiene el derecho de cobrar el importe de su venta.
El origen de los importes a pagar esta a la inversa del caso anterior, en las compras a
crédito, aquellas por las cuales el comerciante no ha pagado el precio correspondiente sino
que, entre el momento de la recepción de las mercaderías y la entrega del dinero, media
un periodo durante el cual el comerciante tiene la obligación de pagarle a su proveedor,
Activo: “Es el conjunto de bienes y derechos; es la parte positiva del patrimonio, es todo lo
que posee un comerciante”.
Pasivo: “Es el conjunto de obligaciones; es la parte negativa del patrimonio; es todo lo que
debe un comerciante”.
Capital: “Es la diferencia entre activo y pasivo siempre que el activo sea mayor que el
pasivo, en caso contrario estamos frente a una situación de déficit”.
ECUACIONES PATRIMONIALES
La ecuación fundamental con la cual comienza la vida de una empresa, está formada
por: el Activo (todo lo que tengo), el Pasivo (todo lo que debo), y el capital (la diferencia
entre ambos), a esta ecuación se la denomina “Ecuación estática”.
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL
Las operaciones económicas que de continuo realiza la empresa rompen ese
equilibrio, pero es necesario que todo cambio en uno de los términos, origine otro igual en
el otro de los términos, a esta ecuación la denominamos “Ecuación dinámica”.
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL + GANANCIAS – PERDIDAS
Al capital más ganancias menos pérdidas también se lo conoce como Patrimonio
Neto.
HECHOS ECONÓMICOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
La distinción
Las causas de las variaciones en el patrimonio son las operaciones comerciales, es
decir los hechos con contenido económico, ejecutados por el administrador.
Entre la profusa actividad que desarrolla el comerciante durante su gestión, realiza
acciones muchas de las cuales tienen incidencia en el patrimonio, aunque otras no.
Según tengan o no esa característica se distingue entre hechos económicos y actos
administrativos.
Los hechos económicos, son los que tienen un contenido económico; importan una
variación en la especie, o en el valor, en la cantidad o en la situación jurídica de los bienes
de la hacienda.
Los actos administrativos carecen del aspecto económico, no alteran los
elementos constitutivos del patrimonio, pero son igualmente necesarios para preparar y
asegurar el cumplimiento de los hechos económicos o para controlarlos.
De esta manera, la contratación de personal constituye un acto administrativo,
pero el pago de los sueldos es un hecho económico; la decisión de comprar una máquina de
escribir es un acto administrativo, pero su compra constituye un hecho económico.
Entre las operaciones comerciales más comunes citamos las compras, las ventas, los pagos,
la cobranza, etc. A todas estas operaciones que tienen incidencia en el patrimonio, se les
denomina hechos económicos. En consecuencia el patrimonio se encuentra en constante
movimiento por la incidencia de los hechos económicos.
(1)
Aplicaciones Contables Teórico-Práctico Crs Pavese-Faraco-Varela
Centro de Capacitación EducArte 29
Contabilidad – Marco Teorico
Permutativo
Variación cualitativa del
patrimonio
exclusivamente Mixto
Variación cuali - cuantitativa
Modificativo del patrimonio
Variación cuantitativa del
Patrimonio neto
Aumento de Disminución de
capital capital
Ganancia Pérdida
Los hechos permutativos son aquellos a causa de los cuales varía la calidad del
patrimonio exclusivamente, la forma en que está constituido. En cambio en los hechos
modificativos varia la cantidad del capital, existe un aumento o una disminución del
patrimonio neto.
Mientras que por el hecho permutativo el capital permanece invariado, por el
modificativo aumenta, obteniéndose una ganancia o disminuye, produciéndose una pérdida.
PLAN DE CUENTAS
Las cuentas pueden ser utilizadas sin ningún plan determinado, creando las que sean
necesarias en la medida que se vayan realizando las operaciones comerciales.
Sin embargo, los objetivos contables obligan a esbozar, antes de las registraciones
contables, un plan de rubros o cuentas que ofrecen numerosas ventajas prácticas. Con este
propósito es necesario realizar un estudio profundo de la empresa, de la naturaleza de su
activo y pasivo y una clasificación minuciosa de sus gastos y sus ingresos.
Plan de cuentas: Es un ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el
procesamiento contable para lograr sus fines.
Manual de cuentas: Es un plan de cuentas con explicaciones e instrucciones para su uso.
La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar_
La tarea de preparación de información contable
Las tareas de control
La imputación contable en los asientos
En su preparación deben considerarse los siguientes aspectos:
1. Relacionados a la organización
Actividad desarrollada por la organización
Naturaleza jurídica
Tamaño
2. Relacionados a la información requerida
Tipos de informes que desean preparar
Grado de análisis de la información
3. Relacionados a procesamiento contable
Diario único o diario múltiple
Medios disponibles para el procesamiento
CODIFICACIÓN
Codificar un plan de cuentas es asignarle códigos (letras o números) a las cuentas
que la integran. Facilita el procesamiento de la información.
Existen distintos sistemas:
ALFABÉTICO: asigna códigos utilizando una o varias letras.
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Contabilidad – Marco Teorico
ALFANUMÉRICO: asigna códigos combinando letras y números
NEMOTÉCNICO: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las cuentas al código
para facilitar su memorización.
NUMÉRICO: asigna números según distintos criterios:
Correlativos, por conjuntos de grupos ( activo 1 a 100) por grupos (disponibilidades 1 a 10),
decimal (un dígito para cada nivel: activo 1, disponibilidades 1.1 caja 1.1.1)
Por último, en los hechos mixtos varía la calidad y la cantidad conjuntamente; esto es que
al mismo tiempo que cambia la fisonomía del patrimonio, simultáneamente existe una
ganancia o una pérdida.
LOS COMPROBANTES
La actividad comercial como tal, da origen a una relación entre dos partes que
reciben y se obligan a dar algo. De acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el
comercio y con las disposiciones legales que existen al respecto, dicha actividad o relación
genera comprobantes que se extienden por escrito y en los que se deja constancia de la
misma. Se los conoce como documentos comerciales. Estos contienen información tanto
de hechos económicos como de actos administrativos. Los hechos económicos son aquellos
que modifican el patrimonio de la empresa, siendo considerados por la Contabilidad y
registrados en los libros correspondientes. Los actos administrativos no tienen un contenido
económico que afecte el patrimonio de la empresa (en su cantidad, pérdidas o ganancias, o
cualidad).
Luego de efectuada la registración de los comprobantes, se da curso a su tramitación
y archivo, lo que debe hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones y
fundamentalmente facilitando acceso a cada uno de ellos en la forma más rápida posible.
Todo empresario está obligado por la ley a llevar la Contabilidad de su negocio y a
registrar en ella todas sus operaciones, única manera de comprobar como administra su
capital y el de sus acreedores y las obligaciones que se generan con el Estado, las cuales se
constituyen así en fuente de recursos fiscales.
La función de la Teneduría de Libros es historiar la actividad de la empresa, basada
en la documentación comercial, y es así que aparece la importancia de los comprobantes
que hacen posible el control sobre la función mencionada.
FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES
Entre las funciones características de los comprobantes se destacan las siguientes:
1. Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registración.
2. Permitir establecer la relación jurídica entre las partes intervinientes, marcando los
derechos y obligaciones de cada una de ellas.
3. Constituir el medio de prueba de las operaciones, teniendo validez las registraciones
en los libros en función de la existencia y veracidad de los mismos.
4. Constituir un elemento fundamental para el control posterior y respaldar las
registraciones en los procedimientos que aplica el Estado para sus funciones de
recepción y fiscalización de impuestos.
Los comprobantes, por su parte, son formularios pre-impresos, diseñados de forma tal
que puedan reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
Documentos Probatorios y Títulos Valores
Probatorios Básicos
Complementarios
DOCUMENTOS
LIBROS DE COMERCIO
El Código de Comercio en su artículo 54 establece que “todo comerciante está obligado a
tener libros de registro de su contabilidad y de su correspondencia mercantil. El número y
forma de esos libros queda enteramente librado al arbitrio del comerciante, con tal que sea
regular y lleve los libros que la ley señala como indispensables”. Asimismo señala en el
artículo 55 que “los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente son los
siguientes:
Libro Diario
Libro Inventario
Libro Copiador de Cartas
Según el artículo 56 “En el Libro Diario se asentarán día por día, y según el orden que se
vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante...”
“En el libro Inventarios, según el artículo 59, se abrirá con la descripción exacta del dinero,
bienes, muebles y raíces, créditos y otra cualquier especie de valores que formen el capital
al tiempo de empezar su giro. Después formará todo comerciante entre los tres primeros
meses de cada año, y se extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro,
comprendiendo en él todos sus bienes, créditos y acciones así como todas sus deudas y
obligaciones pendientes en la fecha de balance, sin reserva ni omisión alguna. Los
inventarios y balances generales se firmarán por todos los interesados en el
establecimiento, que se hallen presentes al momento de su formación.”.
“En el libro Copiador, según el artículo 63, trasladarán los comerciantes íntegramente y a la
letra las cartas que escribieren relativas a su comercio. Están asimismo obligados a
conservar en legajo y en buen orden todas las cartas que reciben con relación a sus
negociaciones, anotando al dorso la fecha en que se contestaron, o haciendo constar en la
misma forma que no dieron contestación.
En la actualidad el Registro Público y General de Comercio acepta la contabilidad por
sistema computacional, que debe ser presentado ante este Registro en un plazo de 120 días
a contar de la fecha de cierre de balance, debidamente cosidas todas las hojas, y en el
DECRETO 540/1991
Artículo 1)- Las sociedades comerciales podrán reemplazar los libros Diarios e Inventario
previstos por el artículo 55 del Código de Comercio, por hojas móviles pre o post numeradas
correlativamente.
Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrán las hojas móviles referidas en
el inicio anterior.
Artículo 2)- En los casos previstos en el inicio 1° del artículo anterior, una vez realizadas las
registraciones, las Sociedades Comerciales presentarán ante el Registro Público de
Comercio, a efectos de su intervención, las hojas móviles referidas, encuadernadas en
piezas que contendrán mil folios como máximo.
Artículo 3)- La intervención del Registro Público de Comercio quedará formalizada en el
último folio encuadernado, el cual deberá contener los siguientes datos: denominación de
la sociedad, nombre del libro, cantidad de folios y numeración de los mismos, lugar y fecha
de presentación ante el Registro Público de Comercio.
Si se utilizaren las fichas microfilmadas referidas en el artículo 1°, la intervención del
Registro Público de Comercio será por sistema de perforación en cada una de ellas,
indicando la fecha de la misma.
Artículo 4)- La presentación de los documentos ante el Registro Público de Comercio para
su intervención, deberá realizarse por lo menos una vez al año, en el menor de los plazos
siguientes: dentro de los treinta días siguientes a la aprobación de los estados contables por
parte de los socios o accionistas, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 97 de la
ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989, o dentro de los doscientos diez días siguientes al
cierre del ejercicio social.
Si la presentación se realizara vencido el plazo que corresponda, se presumirá que se
terminaron de elaborar los registros contables del periodo que se presenta, en la fecha
establecida por la intervención del Registro Público de Comercio.
Artículo 5)- Las Sociedades Comerciales podrán igualmente sustituir el libro Copiador de
Cartas por la conservación y archivo de la correspondencia enviada, en orden progresivo de
fecha, con iguales requisitos de intervención que los previstos en los artículos anteriores
para las hojas móviles pre o post numeradas correlativamente.
Artículo 6)- Los asientos contenidos en las hojas móviles numeradas correlativamente, así
como la conservación y archivo de la correspondencia enviada en orden progresivo de
fechas, en la medida que hayan sido intervenidos por el Registro Público de Comercio, de
conformidad con lo dispuesto por los artículos que anteceden, tendrán la misma eficacia
probatoria que los libros de comercio y los demás efectos de la teneduría regular de libros,
de conformidad con la disposición del Código de Comercio.
Artículo 7)- Las normas contenidas en el presente decreto entrarán en vigencia para
aquellos ejercicios iniciados a partir de la vigencia de la ley 16.060 de 4 de setiembre de
1989.
Artículo 8)- Aquellas sociedades para las cuales haya vencido el plazo establecido por el
artículo 4° dispondrán de ciento veinte días contados a partir de la publicación del
presente decreto, para regularizar la situación de sus registros contables.
Artículo 9)- Derogase el decreto 104/991 de 27 de febrero de 1991.
ESTADOS CONTABLES
Los estados contables constituyen el medio a través del cual se suministra
información sobre el patrimonio del ente y su evolución.
Dado su carácter de medio para comunicar información, en la preparación de los estados
contables deben tenerse en cuenta los requisitos que debería satisfacer cualquier
información. De ellos, tienen especial interés en la etapa de preparación de los estados
contables los siguientes:
Por otra parte, al preparar estados contables, se debe tener presente el criterio de
significatividad, importancia relativa o materialidad, para discernir en qué casos
determinada información requiera ser expuesta y en qué casos no.
BALANCE GENERAL
Finalidad del balance: El Balance General es un conjunto de procedimientos que se
ejecutan al término del ejercicio económico de la empresa con la finalidad de determinar
con la mayor exactitud la situación patrimonial de ese momento y los resultados obtenidos
durante el periodo así como las causas que los originaron. Es en cierto sentido la
culminación natural de todo el proceso de registración contable que permite extraer
conclusiones sobre la gestión del comerciante.
El balance trasciende al interés del propio comerciante. Tan interesados como él están
quienes le conceden apoyo financiero, bancos y acreedores que mediante el estudio del
balance tendrán elementos que permitirán juzgar el nivel de riesgo de sus créditos.
El balance es también de gran importancia fiscal ya que constituye el documento básico
para la liquidación de ciertos impuestos que gravan al patrimonio o las ventas de la
empresa. Pero por sobre todas las cosas es el comerciante quien recogerá los mejores
beneficios de la contabilidad y de la formulación del balance general, no solo sacando
conclusiones históricas de carácter retrospectivo, sino también aprovechando la
información de la experiencia vivida para proyectar las acciones futuras, adecuando la
política de la empresa en materia de compras, ventas, producción, etc. A estos efectos del
mejor logro de sus objetivos.
Fecha del Balance: El artículo 59 del Código de Comercio, determina que los balances
generales deben realizarse una vez al año, es decir que se refiere a la peridiocidad pero
nada establece respecto del momento o fecha en que deban formularse dentro del periodo.
Por lo tanto queda librado al criterio del comerciante la fijación de la fecha, la que una vez
determinada debe mantenerse a través de los ejercicios posteriores, con la finalidad de
hacer válida la comparación de resultados. Téngase presente que las conclusiones que se
extraen de un balance, no se reduce, exclusivamente al estudio de los resultados del
periodo que abarca, sino que también se compara con anteriores para establecer una
tendencia.
A efectos de determinar el momento más conveniente para realizar el balance deben
distinguirse dos tipos de empresas:
Las registraciones que se hacen en los libros de contabilidad se clasifican en los siguientes
grupos:
Los asientos tienen por objeto registrar las variaciones que se producen en la composición y
los valores de los diferentes rubros del Activo, Pasivo y del Patrimonio.
ASIENTOS DE AJUSTE
Ajuste es un procedimiento de teneduría de libros, que busca adecuar la contabilidad a la
realidad y al ejercicio económico considerado.
La finalidad de los ajustes es verificar que los saldos contables sean correctos.
Se realiza un proceso de análisis de cada una de las cuentas para determinar el saldo con el
cual deben figurar los Estados Contables, a efectos de reflejar la verdadera situación
económica y financiera de la empresa.
ASIENTOS DE RESULTADOS.
Al finalizar el ejercicio económico, es necesario determinar el resultado del ejercicio, el
cual puede arrojar ganancia o pérdida.
Para ello se cierran todas las cuentas diferenciales de resultados. El procedimiento sería el
siguiente:
1. Se cierran todas las cuentas diferenciales de pérdida (Saldo Deudor), acreditando las
mismas y debitando una cuenta diferencial transitoria denominada: Pérdidas y
Ganancias.
Pérdidas y Ganancias
Cuentas diferenciales de Pérdidas
Costo de Ventas
Descuentos concedidos
Alquileres perdidos
Intereses perdidos
Etc.
2. Se cierran todas las cuentas diferenciales de ganancia (Saldo Acreedor) debitando las
mismas y acreditando la cuenta diferencial transitoria Pérdidas y Ganancias.
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Contabilidad – Marco Teorico
Pérdidas y Ganancias
Resultado del Ejercicio
Cuentas de Pasivo
Capital
Resultado del Ejercicio
Cuentas de Activo
Si la cuenta Resultado del Ejercicio refleja una pérdida, el asiento sería el siguiente:
Cuentas de Pasivo
Capital
Cuentas de Activo
Resultado del Ejercicio
Luego de realizado estos asientos, todas las cuentas al cierre del ejercicio quedan cerradas.
Estos asientos son registrados en el Libro Diario.
Este asiento consiste en abrir todas las cuentas integrales de Activo y Pasivo, la cuenta de
Capital y la de Resultado del Ejercicio, con el saldo que las mismas tenían al cierre del
ejercicio económico anterior.
Este asiento se contabiliza en el Libro Diario el primer día del ejercicio que se está
comenzando y es el inverso al asiento de cierre de libros, que se contabilizó al final del
ejercicio económico anterior.
Cuentas de Activo
Cuentas de Pasivo
Capital
Resultado del Ejercicio
Cuentas de Activo
Resultado del Ejercicio
Cuentas de Pasivo
Capital
Para simplificar su manejo contable, cada empresa establece un registro cronológico para
cada grupo homogéneo de operaciones cuyo volumen justifique las anotaciones en un
registro especial. Por lo tanto, registrará todas las ventas a crédito en un Diario auxiliar
llamado libro Ventas; todas las compras en otro Diario Auxiliar, llamado Libro Compras, etc.
Estos Libros Auxiliares, al igual que el Libro Diario, son “registros de primera entrada”, ya
que a los efectos económicos de las operaciones de la empresa son anotados, en primer
término, en estos registros cronológicos. Periódicamente, una vez al mes, las anotaciones
efectuadas el los Libros Auxiliares son incluidas en el Libro Diario Principal, por medio de
asientos de resumen.
Cuando la empresa utiliza este sistema, sólo registra en el Libro Diario principal, los
asientos de resumen y los hechos que no tienen el carácter de repetitivos.
Diarios Auxiliares.
La determinación de los Libros Diarios Auxiliares que integran el sistema contable de una
empresa, depende básicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones y de las
posibilidades de dividir el trabajo contable.
El Libro de Cheques Diferidos a Cobrar y Libro cheques Diferidos a Pagar, para registrar los
cheques diferidos que la empresa recibe o emite, respectivamente.
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