Curso Control de Gestión

GEE204 2018-II H0902

Unidad II : Modelos de Control

de Gestión
Tema 3 : El Proceso de Control y
el Rol del Controller

MBA OSCAR E. TAQUIA CUEVA

03 Septiembre 2018
 Indice
Operations SAR

 El Proceso de Control
 Qué es Control?
 El Proceso Básico de Control
1. Establecimiento de Estándares
2. Medición del Desempeño
3. Corrección de las Desviaciones
 Puntos de Control y Estándares
1. Estándares Físicos
2. Estándares de Costos
3. Estándares de Capital
4. Estándares de Ingresos

2
 Indice
Operations SAR

5. Estándares de Programas
6. Intangibles
7. Metas
8. Planes Estratégicos

 Control de Gestión y Mecanismos de Control

 Instrumentos de Control
 El Control de Gestión
 Objetivos de Control de Gestión
 Dificultades de Control de Gestión
 Sistema de Control de Gestión
1. Estructura del Control
3
 Indice
Operations SAR

2. El Proceso de Control (ciclo de control)

3. Sistema de Información
 Sistemas de Control Estratégico
Modelo de Sistema de Control Estratégico

 El Rol del Controller

 El Controller
 Responsabilidades del Controller
 Ambito de Actuación
 Criterios de Actuación del Controller

4
Operations SAR

 El Proceso de Control

5
 El Proceso de Control
Operations SAR

 Qué es el Control?
• Es la medición y corrección del desempeño en
una organización.

• El control es necesario e importante porque

garantiza que los objetivos y los planes
diseñados (para lograr los objetivos) se alcancen
y que los recursos de la compañía sean usados
eficientemente.

• El control se relaciona con la función de planear.

6
 El Proceso de Control
Operations SAR

 El Proceso Básico de Control

• Las técnicas y los sistemas de control son los
mismos para controlar los diferentes aspectos de
una organización como :
 Calidad del producto
 Efectivo
 Procedimientos administrativos
 Etica organizacional…etc
• El proceso básico de control tiene 3 pasos:
1. Establecer estándares
2. Medir el desempeño vs los estándares
3. Corregir las variaciones

7
 El Proceso de Control
Operations SAR

(1) Establecimiento de los Estándares

• Los planes son la base para que los gerentes
diseñen controles.

• Pero como los planes varían en complejidad y

detalles se establecen ESTÁNDARES que son
criterios de desempeño entre los que están los
objetivos y metas.

8
 El Proceso de Control
Operations SAR

(2) Medición del Desempeño

• La medición del desempeño se hace
contrastando los estándares, buscando en lo
posible de hacerlo de manera anticipada
(pronosticar) para detectar las desviaciones
antes que ocurran y así evitarlas.

9
 El Proceso de Control
Operations SAR

(3) Corrección de las Desviaciones

• La corrección de desviaciones es el punto en que
el control puede verse como una parte de todo el
sistema de administración de una organización.

• Los gerentes pueden ejercer estas correcciones:

 Al modificar los planes o metas (cambio de
rumbo)
 Haciendo reasignaciones de tareas (re-
organización)
 Capacitación, reajuste de personal, etc.

10
 El Proceso de Control
Operations SAR

 Puntos de Control y Estándares

• Los puntos seleccionados para el control deben
ser PUNTOS CLAVE.
• El Principio de Control de Puntos Clave
menciona que el CONTROL EFECTIVO requiere
atención de aquellos factores decisivos para
evaluar el desempeño en relación con los planes.
• Tipos de Estándares de Puntos Clave:
1. FÍsicos 5. De programas
2. De Costos 6. Intangibles
3. De capital 7. De metas
4. De ingresos 8. Planes estratégicos

11
 El Proceso de Control
Operations SAR

(1) Estándares Físicos

• Son medidas hechas NO en moneda y que se
aplican normalmente a las actividades
operativas.
• Las unidades de estas mediciones están en
función a los materiales, mano de obra y
servicios diversos usados en la fabricación de los
productos.
• Ejm :
Hrs Mano Obra / unidad producida
Unids producidas / Ton de Cobre
Km recorridos / Ton vendida

12
 El Proceso de Control
Operations SAR

(2) Estándares de Costos

• Son medidas hechas en moneda y cuya
aplicación rutinaria es en las actividades
operativas.

• En este caso se asignan valores monetarios a

aspectos específicos de las operaciones.

• Ejm :
Costo Directo / unidad producida
Costo Mano Obra / Hora
Costo MP / unidad producida
Costo máquina / Hora
Costo de venta / unidad vendida

13
 El Proceso de Control
Operations SAR

(3) Estándares de Capital

• Están referidos a capital invertido en la empresa
(no son costos de operación)
• Se relacionan más con el BG que con el EGP

• Ejm :
rendimiento / inversión
activos / deuda
deuda / patrimonio
ctas x cobrar / ctas x pagar
Bonos / acciones
rotacion inventarios

14
 El Proceso de Control
Operations SAR

(4) Estándares de Ingresos

• Asignan valores en moneda a las ventas

• Ejm :
Venta / cliente
Venta per capita (ventas / población)
Ingresos por pasajero / Km recorrido Bus

15
 El Proceso de Control
Operations SAR

(5) Estándares de Programas

• Hay diferentes programas que se aplican en una
empresa para mejorar el desempeño de un área :
 Seguimiento al desarrollo de nuevos
productos
 Mejorar la calidad de la fuerza de ventas
 Capacitación para el manejo de sistemas de
información transaccional
 ….

• En este caso se aplican ciertos criterios como :

 La oportunidad del momento
 Los plazos

16
 El Proceso de Control
Operations SAR

(6) Intangibles
• Aquí la dificultad está en determinar los
estándares cuando NO se utilizan medidas
físicas o monetarias:
 Cómo evaluar la competencia del gerente de
RRHH
 La publicidad lanzada cumple con los objetivos
a CP y LP
 La lealtad de los supervisores de ventas

17
 El Proceso de Control
Operations SAR

(7) De Metas
• Las empresas establecen una red de metas
cuantitativas y cualitativas que son verificables en
cada nivel de la administración.

18
 El Proceso de Control
Operations SAR

(8) Planes Estratégicos

• Los PLANES ESTRATEGICOS requieren de
CONTROL ESTRATEGICO.

• El control estratégico es el monitoreo en

PUNTOS DE CONTROL ESTRATEGICOS para
modificar la estrategia de la organización.

19
Operations SAR

 Control de Gestión y Mecanismos de

Control

20
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

 Instrumentos de Control

INSTRUMENTOS DESCRIPCION
Manuales de funciones y Funciones, responsabilidades y acciones detalladas de las unidades
procedimientos
Intervención / Inspección Autorización individual de gastos / Revisión de actuación individual

Control Interno Procedimientos a priori con asignación previa de autorizaciones

Auditoría Interna / externa Revisión de información y procedimientos por personal de la compa

ñía (a. interna) / por firma externa (a. externa)

Auditoría Operativa Evaluación de la calidad de la gestión

Contabilidad Analítica Información sobre costos-ingresos x producto x centro responsabilidad

Control del presupuesto Compara resultados obtenidos vs presupuestos (desviaciones)

Análisis x ratios o índices Compara Indicadores obtenidos vs valores-objetivo

Cuadro de Mando Documento que sintetiza la marcha de la empresa vs objetivos

21
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

 El Control de Gestión
• Para llevar a cabo el control en una empresa se
utilizan simultáneamente diferentes instrumentos
que tienen en común el contribuir con el logro de
los objetivos organizacionales a través de la
evaluación del desempeño de la empresa .
• En el Control de Gestión esta evaluación o
juzgamiento es realizada de manera permanente
por todas y cada una de las personas que forman
parte de la empresa.
• Así, el Control de Gestión considera aspectos
financieros y lo relacionado al comportamiento
individual, cultura organizacional y al entorno.

22
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

… sigue
• Con el Control de Gestión, la Alta Dirección de
una empresa se asegura que los recursos son
obtenidos y empleados de manera eficaz y
eficiente para el logro de los objetivos
organizacionales.

• TRADICIONALMENTE, el Control de Gestión era

visto solo como un análisis numérico hecho con
posterioridad a la obtención de los resultados
organizacionales, tomando como referencia lo
que se esperaba obtener y haciendo uso
intensivo de información financiera.

23
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

 Objetivos del Control de Gestión

1. Proporcionar una visión global de todas las funciones

2. Integrar las variables estratégicas con las operacionales.

3. Proporcionar información para toma de decisiones.

4. Construir los indicadores adecuados de gestión.

5. Informar y sugerir acciones para mejora de los resultados.

6. Establecer un sistema de información automático.

24
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

 Dificultades de Control de Gestión

1. La creencia de que algunos tipos de trabajos o actividades no pueden ser

medidos

2. La creencia de que una medición es una antecedente de castigo

3. Su dificultad y complejidad

4. El elevado coste de algunas mediciones

25
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

 Sistema de Control de Gestión

• La aplicación del Control de Gestión debe verse
desde la perspectiva que es un sistema que está
conformado por :

1. Una estructura

2. Un proceso (ciclo de control)

3. Un sistema de información

• Estos 3 elementos deberán funcionar de manera

integrada, proporcionando inputs y outputs entre
ellos.

26
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

(1) Estructura de Control

• Se refiere al ámbito dónde se ejecuta : CENTROS DE RESPONSABILIDAD
• Debe definir : Las Unidades a Controlar, Los Objetivos, Las
Responsabilidades asignadas a cada unidad, Criterios de Evaluación.

Centro de Objetivos Criterio de Evaluación Ejemplos

Respons

Producción Plan de producción Calidad, costos, cantidad y Planta o fábrica

plazos

Servicio Eficacia y eficiencia Retrasos, gastos y Área de

Técnico del Servicio reclamaciones mantenimiento

Ingresos x Ventas en unidades Desviaciones en ventas y Equipo de Ventas

ventas gastos

27
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

(2) El Proceso de Control (ciclo de control)

• Que comprende a las actividades que se desarrollan en el sistema de
control de gestión
ESTRATEGICOS

4
1 3
PLANES

2 Compara
Objetivos y Mide
Desempeño Desempeño
Desempeño Desempeño
Real real vs
Deseado Real
norma

7 6
8 5
Programa Analiza
Instrumenta Identifica
Acción Causa de las
Correcciones Desviaciones
Correctiva Desviaciones

(Toma de
Decisiones)
28
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

(3) Sistema de Información

• Que corre a lo largo de la estructura del sistema
de gestión y que proporciona inputs al proceso
de control.
• Considera elementos INTERNOS y EXTERNOS
a la empresa ú organización.
 INTERNOS : datos económico-financieros,
datos operativos no contables y
valoraciones cualitativas.
 EXTERNOS : datos de sector industrial y
mercado.
• El output de los sistemas de información son los
REPORTES de RESULTADOS (y pronósticos)

29
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

 Sistemas de Control Estratégico

• Es aquel que ayuda a la Alta Dirección a evaluar
la conveniencia de una estrategia en el camino
de alcanzar los objetivos trazados, resaltando las
áreas que necesitan más atención.
• Muchos de los Sistemas de Control Estratégico
se basan en datos contables y financieros como
rendimiento de la inversión y presupuesto, pero
muchas veces esta data está muy agregada, está
distorsionada y llega tarde para tomar decisión.
• Se requiere un Sistema de Control Estratégico
que refleje a toda la empresa y no solo lo
financiero.

30
 Control de Gestión y Mecanismos de Control
Operations SAR

Modelo de Sistema de Control Estratégico

Sistemas de Control del
Información Presupuesto

Resultados de : Analiza desviaciones :

• Productos (Márgenes) • Corrige errores
• Áreas (Gastos) • Potencia oportunidads
• Empresa (Rentabilidad) Planificación • Mejora decisiones

Qué objetivos lograr :

• Cómo: Estrategia
• Iniciativas de cambio
Control Cuadro de
• Plan de Acción
Estructural Mando (BSC)

Objetivos de procesos : Implanta la estrategia :

• Cómo hacerlos • Muestra sus hipótesis
• Cómo coordinarlos • Contrasta el modelo
• Cómo mejorarlos • Controla Resultados

31
Operations SAR

 El Rol del Controller

32
 El Rol del Controller
Operations SAR

 El Controller
• El control debe aplicarse a todas las áreas de la
organización donde se tomen decisiones y es
necesario que todos los responsables operativos
se comprometan con él para que el sistema de
control sea eficaz.
• Estos responsables deben identificar y explicar
las desviaciones que ocurran por causa de su
gestión y de las variables del entorno en el que
actúan. Además deben proponer e implantar las
medidas correcticas que correspondan.
• Pero este accionar descentralizado no quita que
haya un único responsable del correcto
funcionamiento del sistema de control de gestión
al cual llamaremos Controller .
33
 El Rol del Controller
Operations SAR

 Responsabilidades del Controller

• Liderar el diseño del sistema de control de gestión de la organización.
• Asegurar la identificación de los Factores Clave de Éxito de la organización
(internos y externos), monitoreando su evolución y evaluando los impactos
de las desviaciones en su comportamiento.
• Participar en la formulación de los Cuadros de Mando e informes de gestión
de las diferentes áreas de la organización.
• Profundizar en el análisis de las decisiones estratégicas de la organización y
en particular a las que se refieren a nuevas inversiones.
• Asegurar que se están evaluando tendencias tecnológicas, económicas,
sociales, … del entorno así como el impacto de ellas en la organización.
• Advertir a la Dirección de la organización sobre cualquier oportunidad,
amenaza, problema o contingencia que los afecte positiva o negativamente.

34
 El Rol del Controller
Operations SAR

 Ámbito de Actuación
• Que el Controller sea responsable de toda la función de la organización no
se contrapone al hecho que la operación de la empresa depende de varios
responsables que toman decisiones.
• En ese contexto es muy importante que el Controller sea un “alentador” para
que todos participen del sistema de control de gestión.
• Lo anterior no exime al controller de contrastar las interpretaciones de las
desviaciones mencionadas por las distintas áreas y de la validez de las
acciones correctivas propuestas.
• Así, el Controller se vuelve un asesor de la Dirección porque sus informes
contrastan los emitidos por las diferentes áreas.
• Entonces el Controller NO toma decisiones operativas ni fuerza a otros a
tomarlas porque su trabajo es ayudar a las diferentes áreas a tomar
decisiones acertadas y que actúen ante desviaciones NO deseadas … su
trabajo se orienta más al futuro que hacia el pasado.
35
 El Rol del Controller
Operations SAR

 Criterios de Actuación del Controller

• El Controller debe tener conocimiento profundo de las operaciones de la
empresa, visión global, perspectiva gerencial y actitud de servicio.
• Cómo el Controller debe gestionar el sistema de control de gestión?
 Ser muy selectivo con los parámetros a controlar para capturar la
información que sea importante.
 No abusar de los mecanismos y formalidades del sistema de control
porque se puede perder eficacia.
 Buscar que el sistema de control funcione como un instrumento natural
integrado dentro de los procesos de gestión.
 Mucho énfasis en las tareas de diseño e implantación del sistema de
control pues de lo contrario se puede volver inoperativo.
 Debe distribuir conocimiento e información y NO limitarse al corto plazo.
36