Tutorial - LA 1.0

HR Transformation and Operation – T&E HR
IBM Human Resources Travel and Expenses

Hortolândia
GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

Hortolândia Travel and Expenses
INDICE
1) Cómo crear un Informe

HR Transformation and Operations – T&E
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1.1) Accesando la herramienta Travel@IBM
1.2) Nuevas Solicitudes.
1.3) Mexico – como agregar el IVA en Concur
GPS-D –de
1.4) Cancelación/Modificación Global Process Services Delivery
un Informe. F&A
2) Reserva de Viaje con el Travel@IBM.
3) Gastos
3.1 ) Comprobantes: ¿Cómo adjuntar?
3.2) Todos recibo és requerido
3.3) Assignación diaria: El nuevo Per diem – ¿Cómo someter?
3.4) Líneas de Gastos.
3.5) Que tipos de gastos requieren aprobación?
3.6) Kilometraje – adición de vehículo personal y vehículos de la compañia
3.7) Gastos No Reembolsables
3.8) Errores – Advertencia y Hard Stop
3.9) Como agregar gastos con el conyuge
3.10) Ganancia/Perdida de Moneda
3.11) Gastos con Comida de Grupo
3.12) Error ao someter gastos de Hotel, Passajen Aerea y Alquiler de vehículos para pago en
efectivo
4) “Card Data”
4.1) Selección de un gasto en el Card Data
4.2) Transación Pendiente de Tarjeta
4.3) Como “ Limpiar “ los itenes del Card Data
4.4) Cuando el gasto tarda para reflejar
4.5) Overpayment – ¿Lo que hacer? ¿Por que fue creado?
5) Falta de Comprobantes
5.1) Declaración jurada de comprobante perdido
5.2) ¿Cómo solicitar la Declaración jurada de comprobante perdido?
5.3) Perdida de Comprobantes.
5.4) ¿Que gastos no están disponíbles para Declaración jurada de comprobante perdido?
5.5) ¿Quien puede solicitar Declaración jurada de comprobante perdido?
6) Función Aprobador
6.1) Cambiar el Aprobador de Request
6.2) Anadir Preparador
6.3) Delegación de Aprobación
6.4) Error en el Perfil
6.5) Aprobador en otro país que aún no hay llegado al Travel@IBM
6.6) ¿ Por que los Informes no llegan para aprobar?
7) Opciones de Pago
7.1) Tipo de pago: Efectivo
7.2) Redirigir montos a la tarjeta corporativa.
8) Estado del Informe

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8.1) Verificando el estado del Informe
9) Centro de Costo
9.1) Como cambiar el GPS-D – Global
centro de costo Process Services Delivery F&A
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9.2) ¿És possíble seleccionar un centro de costo en otro país? Travel and Expenses
10) Gastos de Movilidad/Mobility Expense

10.1) Cuál la diferencia entre un gasto de Mobility y Business Trip?
10.2) Auditores de Mobility Expenses
11) Envio de recibos para el Travel@IBM
12) Historico de los gastos del empleado – Función Gerente
13) Tiempo de recepción y procesamiento
14) Impresión correcta
1.0) Como crear un Informe.
1.1) Accesando la herramienta Travel@IBM
En la página principal W3 https://w3.ibm.com/ accesar el ícone “ Expense Reimbursement”:

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Abrirá la opción “ Launch Travel@IBM”
Abrirá el pantalazo para accesar. Poner las informaciones del “User ID” y “password”, todas de
la Intranet:
Usted será direccionado a la primer página de la herramienta Travel@IBM:

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1.2) Nuevas solicitudes
Accesar el Botón “Gastos”:
Despues hacer un clic en “Crear un nuevo Informe”
Abrirá en pantalazo del modelo abajo, para poner las informaciones del Informe antes de
comenzar a adicionar las gastos para reembolso. Los campos en rojo són obligatórios.

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1- Nombre del Informe – Nombre del Informe

2- Política – Seleccione la politica de gasto. Por ejemplo viajes y gastos.
3- Finalidad de negócio – Cuál la finalidad de negocio dese Informe. Hacer una breve
descripción.
4- Tipo de contabilidad – Seleccione el código de contabilidad.
5- Departamento/wbs/Proyecto - Seleccione el departamento / Tipo de Contabilidad.
6- Comentário – Campo para escribir un comentário acerca del Informe.
Importante: Não es possíble seleccionar un Tipo de Contabilidad de outro país, es necesário una
autorización para que ese gasto sea “claimado” en determinado Tipo de Contabilidad. Para más
informaciones hacer contacto con su Departamento Financiero. El equipo de Travel no es
responsable poe el Tipo de Contabilidad.
Importante 2: Es obligatório llenar todos los campos, de caso contrário, el sistema le impedirá de
seguir.
Despues de llenar todos los datos necesários, hacer un clic en “Próximo”, para abrir el pantalazo
de Gastos.
El seguiente pantalazo aparecerá:

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Importante: Sí usted está creando:
- Un Informe de Asignación Internacional o Global IBMmer, entonces seleccione la opción “No”
- Un Informe que no contiene gastos con Ayuda de Gasto (Per Diem) entonces seleccione la
opción: “No”
- Um relatorio de reembolso de gastos con viaje y otros Gastos, gastos con mobilidad incluyendo
Ayuda de Costo (Per diem) entonces seleccione la opción “Si”
Para iniciar un nuevo gasto, hacer un clic en el botón:
Despues de hacer un clic en el botón “Nuevo Gasto”, la derecha de la ventana aparecerá una
aba de “Nuevo Gasto” con un listado com todas las líneas de gastos:

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Deberá hacer una busca pelo gasto que desea someter podendo buscar por la categoria a través
de la línea de búsqueda.
Despues de seleccionar la línea que deseas, deberá llenar los campos con las informaciones del
gasto
Importante: El preenchimento de todos los campos son obligatórios, de contrário, el sistema lo

impedirá de seguir.
Llennado todas las informaciones, el próximo paso será adjuntar la imagen del comprobante en la
línea de gasto. Ess imagen puede ser en formato de foto o PDF.
Seleccione la opción “Adjuntar recibo”.

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Despues seleccione la opción “Guardar”
Importante: Es obligatório adjuntar la imagen y enviar el comprobante original a través del correo
interno o correo externo. Boleta de Venta electrônica y/o recibos electrônicos (fatura de hotel,
alquiler de vehículos, comprobante de taxi, por ejemplo UBER etc) poderán ser solamente
adjuntados en la herramienta, no habendo necesidad del envío por correo electrônico, correo
interno o correo externo.
Importante 2: En caso de que usted tenga guardado todas las imagenes del comprobante en un
mismo archivo, por favor, adjuntar el mismo archiivo en todas las líneas que estuvier sometido.
De contrário, el sistema lo impedirá de seguir.
En caso de que quieira lanzar más Gastos en el Informe, despues de seleccionar la opción
“Guardar” aparecerá en listado nuevamente de las líneas del lado derecho. Selecionar la opción
deseada, llenar nuevamente los campos, incluir el recibo y seleccionar la opción “Guardar”.
Despues de todos los campos llenados con las informaciones válidas, deberá enviar la solicitud
haciendo un clic en el botón “Someter Informe”.
Importante 3: Atenção en el Tipo de Pago.
El próximo pantalazo para revisión final, deberá seleccionar la opción “Aceptar y Enviar”

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Despues aparecerá el pantalazo abajo, informando que el Informe fue enviado con succeso y con
el monto del gasto. Neste mismo pantalazo conseguirá ver el resumen de los montos de pago:
Se deseas imprimir, seleccionar la opción “Imprimir”, sino, seleccionar la opción “Cerrar”.

1.3) Mexico – como agregar el IVA en Concur
Gastos sen desglose

Seleccione la línea a que quiera anadir el IVA:

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Ahora debes agregar el monto de IVA en el campo “MXIVA Montante en MXN”. Usted debe usar
el valor como se muestra en el comprobante.
Gastos con desglose
En caso de gasto con desglose como Hotel por ejemplo, usted debe agregar el monto de IVA
referente a cada dia del gasto en la línea del desglose y no en el encabezado del gasto.
El ejemplo a continuación muestra el proceso para anadir el impuesto IVA en la línea del Hotel.
Ejemplo:
El monto total del IVA para el gasto de Hotel en el comprobante és 832.00 MXN:
La cantidad de noches en Hotel és 4
El empleado debe anadir 4 líneas en el desglose

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Y agregar el monto de IVA para cada noche en el Hotel en la línea del desglose en el campo de
IVA
832.00 MXN / 4 noches = 208.00 MXN IVA para cada noche
El monto total para IVA se calculará automáticamente y se reflejará en el encabezado de gastos
1.4) Cancelación / Modificación de un informe
En este nuevo sistema no es posible cancelar / cambiar el informe después de la presentación.

Tendrá que ponerse en contacto con el Employee Service Center – askhr@cr.ibm.com para se
abrir una petición al equipo de Travel&Expenses.
Después de el feedback del auditor, el informe estará disponible como devuelto en la pestaña
Gerenciar Gastos

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Al hacer clic en el informe, se puede cambiar o cancelar de acuerdo a lo que desea. Para
introducir o cambiar una línea sólo tienes que seguir el proceso normalmente y someter el informe
nuevamente.
Para cancelar el reembolso se debe hacer clic en la opción Borrar Informe:
Importante: Este tipo de solicitud de cancelación / modificación debe ser solicitada tan pronto
como sea posible porque hay gastos que son procesadas al mismo tiempo.
De lo contrario, el sistema procesará el reembolso, lo que impedirá el retorno del auditor.
2) Reserva de viaje con Travel@IBM.
Con la migración de la herramienta de pago, la funcionalidad de reserva de viajes también

cambió: ahora está dentro del Travel@IBM.
Funciona como un site de reserva de vuelos, sólo tiene que rellenar la información requerida y
luego las opciones de vuelos, hoteles y alquiler de vehiculos van a aparecer.

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Importante: Por favor, llenar todos los campos és obligatorio, de lo contrario el sistema le
impedirá siguiente.
Importante 2: Contacto en caso de problemas con la reserva de viajes: Flytour Global Business
Travel.
3) Gastos
3.1 ) Comprobantes: Como adjuntar?
Para agregar una imagen de comprobante a su informe, debe hacer clic en “Adjunta
Comprobante”.
En la ventana Adjuntar Recibo, debe selecciónar “Examinar”.

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Después debe buscar el archivo y seleccionarlo:
Ahora haga clic en “Adjuntar” y en “Guardar”.

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3.2) Todo recibo es requerido.
Todos los recibos / comprobantes originales necesitan ser enviados para que o reembolso sea
pago. Sin embargo, es obligatorio adjuntar las imágenes a la línea de gastos al enviar un informe.
Conforme informado anteriormente, es obligatorio adjuntar una imagen y enviar el comprobante

original a través de malote o correo. Para recibos electrónicos, es aceptable que se los envíe por
correo electrónico a recepssa@br.ibm.com (a excepción de México).
A continuación se muestra una lista de recibos que se pueden enviar por e-mail sin necesidad de
enviarlos por malote o correo:
- Factura de universidad y/o curso de idiomas, junto con el comprobante de pago;
- Gasto de telefonía;
- Gasto de acceso remoto;
- Resmail - email de la agencia de viaje com el itinerario de la viaje;
- Comprobante de visto (cuando eletrónico);
- Factura AMEX (gastos relacionados con AMEX como cargos adicionales por pagos atrasados
de la tarjeta corporativa);
- Estacionamiento: comprobante com las seguintes informaciones: nombre del funcionario,
nombre del proveedor, valor y datos de vencimento);
- Comprobantes de Tarifas Aéreas (tarifa aérea, tarifa de línea aérea y tasas de
aeropuerto/impuestos);
- Comprobante de alquiler de vehiculo.
Importante: en casos como el Uber, por ejemplo, la factura de la tarjeta o correo electrónico con
confirmación del uso del taxi sirve como prueba y se puede adjuntar a la línea del gasto en
Travel@IBM.
Importante 2: no es necesario comprobante para gastos de Kilometraje (de vehiculo de la

empresa o de automóvil personal) y de Assignación Diaria.
3.3) Assignación Diaria: el nuevo Perdiem – Como someter?
La línea de Perdiem tiene un nuevo nombre: Assignación Diaria.

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Para presentar el gasto assignación diaria, deberán seleccionar la opción Sí en la pantalla de

abajo que es sólo en el principio del informe.
En la ventada seguiente debe agregar la ciudad, fecha y hora de salida y la ciudad y la fecha de
llegada al lugar. Después de llenar seleccione “Guardar”.
Ejemplo:
Después, en la misma ventana deberás anadir los datos de la viaje de regreso haciendo clic en
“Anadir Parada”. La ciudad de partida y de llegada ya se ha completado con la información
agregada previamente.
Los demás campos deben ser llenados con la fecha y hora del retorno.
Ejemplo abaixo:

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Si no se incluye los gastos de Assignación Diaria en el informe desde el principio, se debe

seleccionar la opción Detalles > Nuevo Itinerario:
La misma ventana de Assignación Diaria aparecerá:

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3.4) Líneas de Gastos
A continuación se presentan todas las líneas de gastos y un resumen de lo que cada línea
representa.
Dentro de las líneas tenemos categorías, donde cada una tiene subdivisiones / categorías y las
subcategorías desglosadas, que son: Hotel, Relaciones Humanas, Pasaportes / Visados /
Permisos de Trabajo / Tasas de Inmigración y Compras de Emergencia.
Líneas:
1. Tarifa Aerea - Billetes de avión usado en viaje o para ser utilizado en viaje.
2. Tarifas de Reserva de la Agencia - tasa de reserva. DESGLOSADO EN TARIFA
AEREA.
3. Tasas de Aeropuerto/ Impuestos - gastos adicionales relacionados con el aeropuerto.
DESGLOSADO EN TARIFA AEREA.
4. Tarifas Bancarias – tasas bancarias, tales como una tarifa adjunta al retirar dinero en
efectivo con la tarjeta corporativa.
5. Alquiler de vehiculos – gasto con el alquiler de vehiculo de acuerdo con el día de la
devolución del coche.
6. Mantenimiento / Reparaciones del vehiculo corporativo - Mantenimiento y reparación
de vehículos de empresa.
7. Conferencia / Seminario - costos de conferencias, workshops o seminarios que el
empleado asistió.
8. Servicio de Mensajeria - los gastos de envío con urgencia de correo o bienes a través de
courier transport. DESGLOSADO EN COMPRAS DE EMERGENCIA.
9. Ganancia/Perdido de moneda - Entrada de valores durante una viaje internacional en la
que se gana o se pierde dinero en el momento de hacer el cambio de moneda por
moneda.
10. Compras de Emergencia - compras de emergencia basado en estándares mundiales.
11. Comida del empleado - el gasto en alimentos para los empleados mientras están
viajando (los límites se basan de acuerdo a los costos locales).
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12. Tarifa de vuelo de terceros externos - los gastos de un billete de avión a terceros
(clientes, etc ..)
13. Comida de Empresa de Terceros Externos - los gastos relacionados con comidas de
terceros externosGPS-D – Global Process Services Delivery F&A
14. Ocio de terceros externos - elHortolândia Travel
gasto en entretenimiento para terceros and Expenses
externos.
15. Tarifa de entrada de terceros externos – gastos de entrada con eventos o conferencias
a terceros externos.
16. Regalos de terceros externos - gasto en regalos para terceros externos.
17. Transporte Terrestre de Terceros Externos - costos de transporte terrestre a terceros
externos.
18. Hotel de terceros externos - gastos de hotel a terceros externos.
19. Parejas y amigos - Los gastos de quedarse con amigos o familiares en vez de quedarse
en hoteles cuando en un viaje (presente o comida).
20. Gasolina - combustible gastado.
21. Flores para funerales - flores para funerales. DESGLOSADO EN RELACIONES
HUMANAS.
22. Regalos-Personal - regalos o gastos de merchandasing para empleados de IBM.
23. Evento en grupo – gastos de la reunion, regalos y comidas de grupo dedicado
únicamente a los empleados de IBM.
24. Comida de Grupo – gastos de comidas en grupo.
25. Relaciones Humanas - gastos como el envío de flores a los funerales, nacimientos,
cumpleaños, etc
26. Honorarios en línea - gastos relacionados a acceder a Internet fuera de IBM.
27. Gastos medicos (relacionado con viaje) - costos de emergencias que no están
cubiertos por el seguro médico.
28. Gastos de la reunión – gasto con reuniones sin comida para un grupo como los gastos
de alquiler de habitaciones y alquiler de equipos de audio visual.
29. Varios - NINGUNA DE LAS ANTERIORES.
30. Telefono Móvil - gastos de telefonía móvil.
31. No reembolsable/Gasto Personal - gastos que no encaja en la política de reembolso de
IBM.
32. Otras flores y regalos - El gasto de enviar flores o regalos para los empleados de IBM o
parientes inmediatos. DESGLOSADO EN RELACIONES HUMANAS.
33. Otras Tasas de Inmigración - cargos asociados con los servicios de inmigración.
34. Buscapersonas y servicio – gastos de buscapersonas y planos de servicio.
35. Estacionamiento - gastos de estacionamiento.
36. Tasas de Pasaporte - gasto con el pasaporte.
37. Suministros de PC – gasto con equipo, piezas, etc
38. Kilometraje del vehículo personal - Kilometraje vehículo personal.
39. Franqueo – DESGLOSADO EN COMPRAS DE EMERGENCIA.
40. Tarifa de certificación / membresia profissional – gastos con certificaciones y
asociaciones profesionales.
41. Transporte Público – gasto de transporte terrestre público.
42. Suscripciones a publicaciones
43. Quarter Century Club – Comida – gastos de premio Quarter Century Club.
44. Reproducción y gráficos - gastos con todos los gráficos, impresión, material fotográfico,
microfilms, etc. DESGLOSADO EN COMPRAS DE EMERGENCIA.
45. Ropa de seguridad – gasto con indumentaria de seguridad. DESGLOSADO EN
COMPRAS DE EMERGENCIA.

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46. Servicios de Taxis y Coche - gastos relacionados con los taxis y servicios de transporte
al empleado
47. Teléfono / Fax – gasto con teléfonos / fax fuera de IBM.
GPS-D
48. Propina – gastos – Global con
relacionados Process Services Delivery
propina. F&A
49. Peaje - gastos relacionados conHortolândia
peaje. Travel and Expenses
50. Tren - gastos relacionados con pases de tren.
3.5) Qué tipos de gastos requieren aprobación?
Travel@IBM ya está configurado para requerir aprobación del gerente (obligatoria) de algunos
gastos, que son: todos los gastos con terceros externos y los cargos adicionales por pagos
atrasados de la tarjeta corporativa (antiguo corporate card late fees).
3.6) Kilometraje - adición de vehículo personal y vehículos de la compañia
Hay dos tipos de reembolso de kilometraje: KM de vehiculo personal y de vehiculo de la

compañía.
Para proceso de reembolso, es necesario el registro de los dos en la herramienta Travel@IBM.
Registro en la herramienta – individual y de la compañía

- Haga clic en Configuración del perfil:
- Seleccione la opción de utilización del Vehículo Particular:

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- Haga clic en Nuevo:
- Llenar de acuerdo con el ejemplo a continuación y después Guardar:
Importante: sólo se puede solicitar el reembolso de KM si se ha registrado un automóvil. El paso

a paso anterior se debe utilizar para coche particular o de la compañía.
Importante 2: como en la antigua herramienta (WWER), Travel@IBM tiene una categoría

denominada Kilometraje del automóvil personal y, así como en el WWER, Travel@IBM calcula el
KM de acuerdo con las normas de cada país. Sin embargo, tenemos 2 formas diferentes de
reportar este gasto en la nueva herramienta
Modo 1 :
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Al abrir la categoría “Kilometraje del automóvil personal”, la pantalla de la derecha se abrirá.

Usted deberá agregar la información necesaria y en el campo de DISTANCIA : CATIDAD debe
GPS-D – Global
poner la cantidad de kilómetros Process
recorridos Services Delivery
y el Travel@IBM F&A
calculará automáticamente:
Cuando se haya completado, haga clic en el botón Guardar.
Modo 2:
Al abrir la categoría “Kilometraje del automóvil personal”, debe hacer clic en el botón en la parte
inferior derecha de la pantalla “Calculadora de kilómetro”
Debe llenar los campos para hacer el cálculo automático:
Después de introducir los datos, haga clic en "Calcular ruta" después "Añadir a gastos de millaje".
Importante: el monto del reembolso para KM varía de país a país. Las cantidades para vehiculo
personal se pueden encontrar en el siguiente enlace: http://w3-
01.ibm.com/hr/web/travel/policies/country_mileage_table.html
3.7) Gastos No Reembolsables

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Gastos no reembolsables se clasifican como "Gastos personal (no reembolsar)" dentro del
Travel@IBM. Un ejemplo de gasto personal és la comida que no necesita ser agregada una vez
que la assignación diaria cubre este gasto.
En la antigua herramienta era posible Hortolândia Travel
eliminar los datos de la tarjeta, peroand
enExpenses
la nueva
herramienta, es necesario que el empleado presenta como gasto personal (no reembolsable).
Importante: "Gastos personales (no reembolsable)" es sólo el nombre de la línea, no servirán para
acusar el empleado de la utilización de tarjetas corporativas.
Otros tipos de investigaciones se llevan a cabo para controlar y sancionar el uso de la tarjeta
corporativa para fines personales.
Para presentar un gasto personal, debe crear la línea como de costumbre y seleccionar la casilla
de gastos personales:
3.8) Errores – Advertencia y Hard Stop.
La herramienta Travel@IBM puede mostrar 2 tipos de mensajes de corrección de línea. Esto

sucede cuando algo se ha agregado de manera incorrecta.
A continuación un ejemplo de Advertencia - que no le impide la presentación de los gastos, pero

se requiere que se corrija para no haber problemas / preguntas durante la auditoría:

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En este ejemplo, el sistema está advirtiendo que el empleado no tiene una reserva de viaje
aprobada (explicado en el artículo 2). En este caso, el empleado debe explicar en el campo de
comentarios por qué no se han utilizado la opción de reserva de viajes a través del Travel@IBM.
Como se mencionó anteriormente, el icono en amarillo es una advertencia y debe ser corregido.
A continuación se muestra un ejemplo de "Hard Stop" - icono rojo que le impide la presentación
de los gastos.
En este ejemplo, el gasto está pendiente de aprobación y la herramienta no va a dejar seguir. Es
necesario que el error se corrige para someter el informe:
Importante: Para los iconos que se han explicado anteriormente, el sistema siempre presentará
una explicación y también la acción que se debe tomar. En la mayoría, los errores se producen
por falta de completar la información obligatoria. Lea las instrucciones con mucho cuidado antes
de solicitar asistencia ayuda.
3.9) Como agregar gastos con el cónyuge
En la pantalla de inicio cuando se complete la información, seleccionar la opción “Los gastos

incluyen el viaje del cónyuge o compañero”:
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Después debes seguir llenando las informaciones como de costumbre.
3.10) Ganancia/Perdida de Moneda
Tipo de gasto en la línea: Ganancia / Pérdida de moneda
Importante: el monto de la variación de cambio ya se reflejan en el Card Data sin la necesidad de

agregarlo manualmente.
3.11) Gasto con Comida de Grupo
Para añadir participantes, haga clic en "Búsqueda avanzada":

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> Seleccione el tipo de participante como "Este Empleado"

> Añadir el ID el campo Empleado CNUM
> Haga clic en "Buscar"
3.12) Error ao someter gastos de Hotel, Passajen Aerea y Alquiler de vehículos para pago en
efectivo
Si una reserva se ha hizo en la herramienta Travel@IBM, la misma hace el “link” del gasto con el
Card Data y el pago debe ser dirigido a la tarjeta corporativa.
Así, si el gasto se realizó con tarjeta personal o dinero, es necesario realizar los siguientes pasos:
- Al crear la línea de Hotel y guardar o hacer el desglose, aparecerá el siguiente mensaje:

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- El mensaje dice que la reserva será comparado con una transacción de tarjeta
corporativa;
- Para evitar esto, el empleado tiene que pulsar el botón “Decline Match” y entonces se
verá así:
Guardar y seguir con la presentación de otros.
Importante: Este paso es para cualquier gasto que no se ha reservado en la herramienta.
4) Card Data
4.1) Selección de un gasto en el Card Data
El empleado puede añadir los gastos de tarjetas corporativas mediante la selección de los gastos
directamente desde su Card Data (Gastos Disponibles). El Card Data funciona como una cuenta
de American Express que ayudará al empleado a someter los gastos de la tarjeta corporativa más
rápido y más seguro:
Haga clic en Importar Gastos:

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Al hacer clic en el botón, se abrirá una ventana llamada gastos disponibles a la derecha (en la
que aparecerán todos los gastos de la tarjeta corporativa).
Para agregar gastos de tarjeta corporativa, seleccionarlos y arrastrarlos en el informe, o utilizar el

botón de transferencia, pero antes, marcar las casillas de los gastos que desea aplicar en el
informe.
4.2) Transación Pendiente de Tarjeta
Los gastos realizados en la tarjeta corporativa llevan de 3 a 5 dias para reflejar en el card data,
eso és una función entre prestador de servicio ( donde el empleado utilizó la tajreta) y American
Express, o sea, cualquier demora en reflejar no és responsabilidad de IBM.
Mire en el punto 4.4 sobre tarjeta que no refleja en la herramienta.
La opción “Transação de Cartão Crédito Pendente” sirve como una reserva para el gasto que
irá reflejar en su card data.
Por ejemplo, el empleado utilizó el servicio de Táxi hoy por la manaña, e luego por la tarde intentó
hacer la rendición, pero el gasto todavia no ha reflejando en su Card Data.
Entonces el empleado empezará el informe escogiendo la linea de gastos y en el campo “ Tipo

de pago “ seleccionará “Transacción de tarjeta pendiente”.
Así que el gasto reflejar el podrá asociar reserva y gasto y entonces someter.
Importante: No existe “ Redireccionar fondos a la tarejta corporativa”. Caso algun gasto no

relfeje en el card data, el empleado tendrá que someter manualmente y direccionar el monto
para su cuenta personal. Después de recibir el monto en su cuenta personal tendrá que hacer el

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pago para la tajeta corporativa Amex. El paso a paso de como accesar su factura online está en
el material a parte.
GPS-D
4.3) Como “ Limpiar “ los – Global
itenes Process
del Card Data Services Delivery F&A
Para limpiar los artículos del Card data se debe seleccionar el gasto que desea eliminar, y
entonces seleccionar “transferir”:
Después tiene que seleccionar la linea “(No reembolsable o gasto personal)” y entonces salvar e
después seguir e someter como de costumbre.
El icono de la línea se quedará así:
Importante: “(No reembolsable o gasto personal)” és solamente el nombre de la lína, eso no sirve
para acusar el empleado de uso personal de la tarjeta corporativa.
Otros tipos de investigación son realizadas para monitorar e penalizar el uso de la tarjeta
corporativa para fines personales.
4.4) Cuando el gasto tarda para reflejar.

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Existe un plazo de 3 á 5 dias para que el gasto aparezca en el card dat, pero si ese plazo se pasa
y la tarjeta no és esté en la herramienta, la acción hay que ser tomada :
1 – La tarjeta corporativa tarda– hasta

GPS-D Global7 Process Services
dias reflejar Delivery
en la herramienta, caso el plazo F&A
se termine és
necesário abrir un ticket con el equipo Hortolândia Travellaand
de askhr@cr.ibm.com, solicitando vincular Expenses
tarjeta al perfil
del empleado.
4.5) Overpayment – Lo que hacer? Por que fue creado?
Overpayment és el nombre dado al pago hecho o solicitado en duplicidad para un empleado o

para la tarjeta Amex.
Despues de análises de informes que indican posibles duplicidades, el analista enviará una
notificación al empleado solicitando esclarecimientos, la notificacion és enviada del login :
teoverp@br.ibm.com y caso el empleado tenga duda, el soporte tiene que ser solicitado a este
correo.
Existem dos opciones de liquidar un Overpayment:
1 –Hacer descuento del OVP de los gastos que tienen que ser pago a su cuenta personal. Por
ejempl: el empleado tiene $100 usd en gastos que tiene que rendir en su @travel para su cuenta
personal. Pero tiene un Overpayment de $ 50,00 usd, el empleado rendirá los gastos y al final
someterá la lína de OVP tambien como reembolsable.
Desta manera, el empleado solamente va recibir $ 50,00 usd.
Importante: El descuento solamente és hecho para montos que van a ser pagos a su cuenta
personal.
2– Si no hay gastos para someter, por favor siga las instrucciones del correo:
teoverp@br.ibm.com que te ayudará a realizar la devolución del monto para la cuenta IBM.
Importante: Siempre envie el comprobante de devolución para el mismo correo, desta forma el
analista va solicitar la remoción de la línea.
5) Falta de comprobantes
Conforme las normas fiscales y reglas de IBM, el envio de comprobantes originales és obligatório
para que la rendición sea paga. Imprevisto pueden pasar , tenemos la nueva opción de
comprobantes perdidos, que és la funcionalidad dentro del Travel@IBM.
5.1) Declaración jurada de comprobante perdido
Declaración jurada de comrpobante perdido, funcionalidad dentro dae la herramienta, donde el

empleado irá elegir la opción que servirá como justificativa para pagar sin recibo. Escogiendo esa
opción el status de recibo pasa a ser “no requerido”, así el pago va ser hecho.
5.2) Como solicitar la declaración jurada de comprobante perdido?
Dentro de la opción “Comprobantes “ , seleccione “Declaración jurada de comprobante perdido” .

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En esta nueva ventana de Declaración jurada de comprobante perdido, la lineas que necesitan de
comprobantes estaran indicadas con el icono mostrado abajo.
Seleccione la linea que será necesário la declaración jurada de comprobante perdido y haga un
clique en aceptar y crear.
Después de clicar en ACEPTAR Y CREAR, la declaración ya está creada, vea el icono en la linea
que muestra una declaración jurada de comprobante perdido

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Hortolândia
Importante: La opcion de “ Declaracion jurada de comprobante perdido solo se queda disponible
si no contiene imagen de comprobante en la linea. Algunos empleados pueden adjuntar el
comprobante y en el momento de envio del comprobante original, ocurre la pérdida. Con esto,
quedese atento que noGPS-D – Global
hay ninguna Process
imagen Services
adjuntada Delivery
en la linea de gasto. F&A
5.3) Pérdida de Comprobantes.
La falta de comprobante e pérdida llevaran la misma solución que és: Declaración jurada de
comprobante perdido.
No és necesário abrir tickets para solución, solamente quedese atento que la opción fue
seleccionada y espere el pago que será procesado de acuerdo con la corrida de pagos semanal.
5.4) ¿Qué gastos no están disponibles para Declaración jurada de comprobante perdido?
- Boleto de avión
- Hotel
- Alquiler de coches
- Cualquier otro recibo electrónico
5.5) ¿Quién puede solicitar Declaración jurada de comprobante perdido?
Sólo el empleado tiene la opción Declaración Jurada de comprobante perdido. Los preparadores
NO PUEDEN aplicar esta opción. Por lo tanto, el preparador debe hacer el informe y el
responsable debe seleccionar la opción.
6) Función aprobador
6.1) Cambiar el Aprobador de Request
Para hacer el cambio del aprobador, haga clic en Perfil > Configuración del perfil.
Dentro de la configuración del perfil hay una opción llamada aprobadores de request. Haga clic en
esta opción:

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Al abrir esta opción, buscar el nombre del empleado para elegir un nuevo aprobador de gastos.
Después de encontrar el gerente, seleccionarlo y haga clic en el botón “Guardar”.
Importante: El empleado sólo seleccionará un gerente activo en BluePages. No se puede

seleccionar un contacto que no és gerente.
Esta opción es para cuando el gerente directo del empleado está fuera de sus actividades y es
necesario seleccionar un nuevo.
6.2) Añadir preparador.
Dentro de la configuración del perfil hay una opción llamada delegados de gastos y hacer clic en
la opción
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En esta opción tenemos tres opciones: añadir, eliminar y guardar.
Añadir: Al hacer clic “Añadir”, buscar por nombre de empleado para elegir un nuevo delegado de
gastos y haga clic en añadir.

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Después de la adición de un empleado como delegado, el nombre del empleado y los permisos
que este empleado tendrá como delegado aparecerá.
1- Puede preparar: al seleccionar esta opción, se permite que el nuevo delegado para preparar un
informe para el empleado que fue delegado.
2- Es posible el envío de solicitudes: al seleccionar esta opción, se permite que el nuevo delegado
envie solicitudes al oficial que fue delegado.
3- Puede mostrar los recibos: al seleccionar esta opción se permite que el nuevo delegado vea y
revise los recibos al recepcionista que fue delegado.
4- Recibir emails: al seleccionar esta opción, se permite que el nuevo delegado reciba correos
electrónicos relacionados con el gasto.
Botón Guardar: al hacer clic en el botón Guardar toda la información colocada en la parte superior
se guardará en su perfil.
Botón Eliminar: Al seleccionar el empleado que esta como delegado haciendo clic eliminarlo será
excluido de la línea de los delegados.
6.3) Delegación de aprobación.
Para delegar la aprobación para la presentación de los gastos, haga clic en Detalles > Flujo de
proceso de aprobación:

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Al abrir esta opción, haga clic en el botón "+":
Introduzca el nombre del aprobador en el "aprobador agregado por el usuario":
Y haga clic en "Guardar".
6.4) Error en el Perfil
Si aparece este error durante una reserva de viaje en Concur:

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Compruebe que toda la información en el perfil son correctos. Si son, por favor elimine los
campos ciudad y el estado en el perfil:
Importante: Contacto en caso de problemas con la reserva de viajes. Contacto disponible en la

pagina de Concur en la tab “Viajes”.
6.5) Aprobador en otro país que aún no ha llegado al Concur.
En todos los países el acceso aprobador está disponible. El aprobador tiene que abrir el enlace
que será enviado directamente a su correo electrónico para que el desembolso pueda ser
aprobado.
6.6) ¿Por qué los informes no llegan para aprobar?
Verificar en su perfil se el aprobador esta añadido correctamente. (paso 6.4)
Travel@IBM ya está configurado para requerir aprobación de la dirección (obligatoria) de algunos

gastos, que son: Todos los gastos con Terceros y honorarios por el retraso Tarjeta corporativa.
(antiguo corporate card late fees).
Otro tipo de error puede producirse en el cambio de idioma:

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Sólo cambia el horario como se indica a abajo y haga clic Guardar:
7) Opciones de Pago
7.1) Opción de Pago: Efectivo
Como se explica en el punto 4.2, cuando un ítem se aplica fuera de el card data son las únicas
opciones:
- Efectivo: valor directo a la cuenta bancaria.
- Transacción de tarjeta pendiente: Reserva el valor para cuando el gasto reflejar sobre el card
data para que el empleado pueda aplicarlo

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Importante: En ciertos casos, la opción Company Paid aparecerá, pero sólo debe utilizarse para
casos específicos que el empleado se encuentra en Mobility.
7.2) Redirigir montos aGPS-D – Global

la tarjeta Process Services Delivery
corporativa F&A
Ya no existe la opción de redirigir los valores de la tarjeta corporativa. Sólo es posible pagar la
tarjeta con los gastos reflejados en el card data. Si el gasto no refleja el período de 3 a 5 días, lo
que necesita para lanzar el pago pasado de forma manual y directa a la cuenta bancaria, a fin de
que la tarjeta sea paga.
Como acessar seu extrato/fatura AMEX on line em material a parte.

Cómo obtener acceso a su extracto/factura AMEX online, en material de instrucción aparte.
8) Estado del Informe
8.1) Verificando el Estado del Informe
Entrando no relatório ir em e depois Histórico:

Acceder al informe > Detalles >
Se abrirá la pantalla que contiene todas las acciones que se produjeron en el informe. Siempre
consulte / busque la última.

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9) Centro de Costos
9.1) Cómo cambiar el centro de costo.
Todos los centros de costos elegibles ya están registrados en el perfil del empleado. En caso de
tener que conducir a otro que no esté en la lista, tendrá que ponerse en contacto con el área
financiera para que pueda ser activado / liberado. Esto sucede de forma automática y no hay
influencia de lo Travel@IBM.
9.2) ¿És possíble seleccionar un centro de costo en otro país?
Se requiere que el mismo comunicado de acción entre el empleado y las finanzas, incluso en el
caso de centro de costos en otro país.
El empleado debe comunicarse con el gerente del proyecto y pedir autorización, que será
realizada por el Financial.
No hay intervención del sistema Travel@IBM. Al igual que en la herramienta de reembolso
antigua, el equipo de Travel no es responsable por la gestión de la misma.

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10) Gastos de Movilidad/Mobility Expense
10.1) ¿Cuál la diferencia entre un gasto de Mobility y Business Trip?

Básicamente los gastos de Mobility seHortolândia Travel
lleva a cabo por los empleados que estánand Expenses
en asignación
internacional, o que están trabajando en otra IBM, pero que todavía está activado en el país de
origen.
Sabemos que un informe es una movilidad cuando nos encontramos con la siguiente descripción
de la portada:
10.2) Auditores de Mobility Expenses
El equipo de auditoria de Expense Mobility es en India. Los contactos son:
- Ganesh Natrajan, Mobility Operations
- Ganesh S. Babu, Assistant Manager
11) Envio de recibos para el Travel@IBM.
Para que usted envíe emails que contienen los recibos directamente a la herramienta, sólo tienes
que seguir los siguientes pasos:
Entonces:
En la opcción:

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Al girar la barra, verá las siguientes opciones:
Haga clic en la opción “verificar” y un código será enviado a su correo electrónico, para que pueda
validar su correo electrónico
Coloque o código do email no campo de Verificação:
12) Historico de los gastos del empleado - Función del Gerente.
El acceso al portal Hub Manager a su W3 https://w3.ibm.com:
Haga clic en la pestaña del panel y luego acceder a la sección de gastos:

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13) Tiempo de recepción y Procesamiento.
La recepción de comprobantes:
Bolsa: Hasta 3 días

Correo: Hasta 7 días
Pago y Aplicación:
Auditoría: el plazo és de 7 días. Sin embargo, el pago se efectúa sólo cuando los recibos llegan a
el punto focal de su país.
Cuenta bancaria: hasta 3 días.

Tarjeta Amex: Hasta 7 días.
Importante: El cierre de la factura de American Express tiene lugar el día 22 de cada mes y el
pago en el 04 del próximo mes.
14) Impresión correcta
Es necesario que la hoja de liquidación contiene el código de barras, de lo contrario su reembolso

no será procesado. Seleccione la opción correcta:

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Hortolândia


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HR Transformation and Operation – T&E HR

IBM Human Resources Travel and Expenses

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

1) Cómo crear un Informe

6.6) ¿ Por que los Informes no llegan para aprobar?

8) Estado del Informe

10) Gastos de Movilidad/Mobility Expense

11) Envio de recibos para el Travel@IBM

12) Historico de los gastos del empleado – Función Gerente

13) Tiempo de recepción y procesamiento

14) Impresión correcta

1.0) Como crear un Informe.

1.1) Accesando la herramienta Travel@IBM

En la página principal W3 https://w3.ibm.com/ accesar el ícone “ Expense Reimbursement”:

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Abrirá la opción “ Launch Travel@IBM”

Usted será direccionado a la primer página de la herramienta Travel@IBM:

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GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

1.2) Nuevas solicitudes

Accesar el Botón “Gastos”:

Despues hacer un clic en “Crear un nuevo Informe”

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GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

1- Nombre del Informe – Nombre del Informe

El seguiente pantalazo aparecerá:

HR Transformation and Operations – T&E

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

Importante: Sí usted está creando:

- Un Informe de Asignación Internacional o Global IBMmer, entonces seleccione la opción “No”

Para iniciar un nuevo gasto, hacer un clic en el botón:

HR Transformation and Operations – T&E

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

Importante: El preenchimento de todos los campos son obligatórios, de contrário, el sistema lo

Seleccione la opción “Adjuntar recibo”.

HR Transformation and Operations – T&E

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

Despues seleccione la opción “Guardar”

Importante 3: Atenção en el Tipo de Pago.

HR Transformation and Operations – T&E

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

Se deseas imprimir, seleccionar la opción “Imprimir”, sino, seleccionar la opción “Cerrar”.

Gastos sen desglose

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Gastos con desglose

La cantidad de noches en Hotel és 4

El empleado debe anadir 4 líneas en el desglose

HR Transformation and Operations – T&E

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

El monto total para IVA se calculará automáticamente y se reflejará en el encabezado de gastos

1.4) Cancelación / Modificación de un informe

En este nuevo sistema no es posible cancelar / cambiar el informe después de la presentación.

HR Transformation and Operations – T&E

GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

Para cancelar el reembolso se debe hacer clic en la opción Borrar Informe:

De lo contrario, el sistema procesará el reembolso, lo que impedirá el retorno del auditor.

2) Reserva de viaje con Travel@IBM.

Con la migración de la herramienta de pago, la funcionalidad de reserva de viajes también

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GPS-D – Global Process Services Delivery F&A

3.1 ) Comprobantes: Como adjuntar?