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Evidencia 3. Sistema de Trazabilidad
Evidencia 3. Sistema de Trazabilidad
COLOMBINA S.A.
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edif. Belmonte
COLOMBIA
CALI, CAUCA
Teléfono (0057-2) 8861999
Fax: (0057-2) 8851811
Web: http://www.colombina.com
Objeto Social
En desarrollo de su objeto social podrá, por lo tanto, importar, exportar, comprar, vender,
agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de cualquier clase,
enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a interés, tomar o dar en arrendamiento toda
clase de bienes por cuenta propia o ajena, celebrar contratos de participación y de
sociedad comercial de cualquier clase y realizar actos de comercio que tengan relación
directa con el objeto mencionado y le permitan su cabal cumplimiento.
Código de barras
Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir para
presentar la información del producto exportado, aunque se pueden citaremos puntos
comunes:
Nombre comercial del producto.
Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y distribuidor.
País de origen.
Registro ante la autoridad competente.
Peso neto, cantidad del producto, volumen.
Instrucciones de uso y e almacenamiento.
Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.
Lote.
Código: 2641- Und x CT: 36 BJ – Und x Env: 1 – Peso unitario: 44 gr
Proveedores:
En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros proveedores,
generando estrategias que permitan establecer relaciones sostenibles a través del tiempo
dentro de un contexto innovador.
Programas con proveedores:
Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el 2008 como
una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento de la región, contribuyendo a
mejorar la competitividad de nuestros proveedores pyme a través de la transferencia de
conocimientos y experiencia de Colombina.
El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin de
apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y brindarles las
herramientas para convertirse en empresas exportadoras.
Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus indicadores
de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es replicar lo aprendido con
sus proveedores, es así como Big Brother construye tejido empresarial y le aporta al
desarrollo de todo un país.
¿Cómo funciona el programa?
La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante acompañamiento,
seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de proveedores.
Esquema general del programa
COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son las
tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies (supermercados);
puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales ciudades de Colombia; y
los distribuidores que se encargan de atender los puntos de venta donde la red de
distribución propia de la Compañía no tiene cubrimiento.
Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y otros
distribuidores no exclusivos. En Colombia la Compañía tiene 105 distribuidores de los
cuales el 56% son exclusivos. COLOMBINA ha construido una relación de largo plazo
con todos sus distribuidores. Los distribuidores se encargan principalmente de atender
el 60.4% del canal tradicional (36% a través de los distribuidores exclusivos y 24% a
través de otros distribuidores).
Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía porque
le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y asegura que los
productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de venta. Como se
mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a COLOMBINA ser distribuidor
exclusivo de importantes empresas mundiales durante muchos años, por ejemplo
desde 1976 ha sido distribuidor exclusivo de la marca de atunes Van Camp’s.
En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno de los
países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través de su
sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una experiencia
importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita lograr una posición de
liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las necesidades del cliente.
COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77% son
atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través de la
red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En Colombia más de la
mitad de los clientes son atendidos directamente por COLOMBINA con la distribución TAT
(tienda a tienda).
• Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores debido a que
se trabajan por órdenes de compra en las cuales se especifican precios, cantidades,
términos de pago etc. entre las partes.
Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que el proceso es
diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los despachos 21 son
determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte de los clientes externos y la
disponibilidad de producto por parte de producción. 3.2.2. Estudio de los tiempos de entrega MRQ
La estandarización de los tiempos de entrega dentro de las compañías consiste en evaluar cada
uno de los tiempos que se están tomando los procesos en ser realizados. Al final el tiempo
acumulado de cada uno de los procesos constituye entonces la promesa de entrega final. Tanto
para las exportaciones como para las importaciones. La importancia de los Lead Times de una
empresa radica en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se encuentran los
tiempos controlables y los nos controlables.
A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una relación entre el
flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder establecer quién es
responsable dentro de cada uno de los puntos de información. A continuación se muestra el
flujograma de información para las importaciones de Colombina S.A
La identificación de los responsables del flujo de información dentro del proceso de información
permite establecer hasta dónde va la responsabilidad de cada quien. Dentro del flujograma se
establecieron 6 puntos macro de información, dentro de estos puntos están incluidas las fechas a
las cuales se les debe hacer seguimiento. La cadena de trazabilidad de las importaciones inicia con
la información del despacho inicial por parte del departamento de compras, posteriormente el
departamento de comercio exterior dicta una fecha estimada en la que se puede tener la
mercancía en la fábrica y se hace la verificación de la documentación correspondiente de manera
que todo este correctamente diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada Los
agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la información de la mercancía en
tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas estimadas de salida y llegada de la
mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos que se generen sobre estas fechas.
Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de carga entrega la responsabilidad del flujo de
información al agente de aduana quienes son los encargados de realizar el proceso de
nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben suministrar el tiempo que tarde este
proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica. Finalmente, la información que se suministre al
usuario final es entonces una responsabilidad del área comercio exterior, al igual que la evaluación
de los tiempos de entrega.
Están los tiempos que pueden ser controlados y planificados, para el caso de Colombina se
determinaron cada uno de los tiempos que tomaba llevar acabo los procesos de importación y
exportación. En los siguientes cuadros se puede observar los procesos que fueron analizados para
obtener un estudio inicial de cuánto demoraban los procesos de importación y exportación en la
empresa.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CONCLUSIONES
Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A, es una
herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y planificación de los
recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar sobre estos para lograr
mejores resultados en cuanto optimización del transporte, reducción de los costos de
almacenamiento, eliminación de procesos aduanales innecesarios y una mejor
planificación y gestión de la cadena de abastecimiento a nivel internacional. La
estructuración de una herramienta para las empresas permite que estas puedan entonces
tener una visión global se su operación, de cómo funciona y qué necesitan para mejorarla
RECOMENDACIONES
Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los procesos de
gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la cual se debe seguir
mejorando las herramientas de identificación y seguimiento de la mercancía. Algunas
recomendaciones para fortalecer el sistema de trazabilidad de Colombina S.A son:
http://www.miguelsantesmases.com