MATRIZ DE COMUNICACIÓN
FI-MO-01
ENTIDAD O PROCESO
IDENTIFICACIÓN
Políticas, Objetivos,
Estrategias, Proyecto
Educativo Institucional
Gobierno Institucional
(PEI), Plan de Desarrollo
Institucional
Capacitación e información
sobre los lineamientos,
metodologías y
Seguimiento y Control
funcionamiento del
Sistema de Gestión de
Calidad
Observaciones,
Análisis y Aprendizaje
recomendaciones de
mejora, sugerencias
Expectativas y
necesidades, solicitudes
de información sobre Comunidad Universitaria
servicios.
Pagos de inscripción y
matricula, parámetros en
fechas, financiación de
matriculas, descuentos
aprobados, becas
otorgadas
Inscripción y documentos
anexos
Quejas, sugerencias y
calificaciones de servicios
FORMACIÓN Versión 1
15/08/2017
ENTRADAS
CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE ENTRADA CONTROL DE ENTRADA
EMISOR
Direccionamiento y Documento escrito, correo
Rector Registro de control
institucional, Web institucional
Recibido electrónico, firma
Coordinador de Documento escrito, correo
Líderes de unidades y fecha de recibido del
Planeación Estratégica y institucional, CD, charlas de
organizacionales documento, actas de
Mejoramiento capacitación
reunión
Coordinador de
Planeación Estratégica y
Recibido electrónico, firma
Mejoramiento / Documento escrito, correo
y fecha de recibido del
Institucional Coordinador de institucional, CD
documento
Aseguramiento de la
Calidad
Procesos SGC Partes interesadas Líderes de unidades Documento escrito, correo
Registro de control
(internas-externas) organizacionales institucional, portal web
Recibido electrónico, firma
Partes interesadas Director de crédito y Documento escrito, intranet y fecha de recibido del
Vicerrector Financiero
(internas-externas) cartera institucional, internet documento, publicaciones
en cartelera
Formato de inscripción, Registro de la información
Auxiliar Administrativo documentos requeridos para la del aspirante en el
Aspirantes Aspirantes
(Secretaría General) inscripción y matricula, sistema, y carpeta de
inscripciones vía web estudiante.
Partes insteresadas Líderes de unidades
N/A Registro de control Registro de control
(internas-externas) organizacionales

Solicitudes de: Cargas
Adicionales, Exámenes
supletorios diferidos,
Exámenes Únicos,
Exámenes de Validación, Partes insteresadas
Estudios de congelación
(internas-externas)
de semestre.
Solicitudes de Certificados
de estudios y de
Certificados de notas.
Becas, convenios,
requerimientos de
informes, normatividad.
Reportes de notas,
Reporte de asistencias
Solicitud de consulta Partes interesadas
médica/psicológica (internas-externas)
Solicitud para refrendar
incapacidades
Solicitud de inscripción a
grupos culturales
Partes interesadas
Solicitud de inscripción a
grupos deportivos
Solicitud para eventos
internos de los grupos
culturales y deportivos
Invitaciones para eventos
a los grupos culturales y
deportivos por parte de
entidades externas
Solicitud de permiso por
actividad cultural o
deportiva
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FORMACIÓN Versión 1
15/08/2017
Documento escrito, solicitud Registro de control
Coordinador de Registro
Estudiantes
y control.
Formato, Correo Electrónico Registro de control
Firma y fecha de recibido
Partes externas
N/A Secretario General Documento escrito, internet del documento/Recibido
interesadas
electrónico
Generación de Coordinador de Registro Sistema de Información
Docentes Recibido electrónico
conocimiento y control institucional, Intranet
Registro de pacientes
Verbal y por el sistema de
N/A consulta médica y registro
información
de pacientes enfermería
Auxiliar Administrativo Recepción y verificación
(Bienestar Universitario) de la información en los
Registros de:
Estudiantes Estudiantes Soliitud
incapacidades enfermería
y pacientes consulta
médica
Relación de estudiantes
inscritos a los diferentes
Estudiantes-docentes- Auxiliar Administrativo grupos culturales
Solicitud Inscripción
internas administrativos (Bienestar Universitario)
Relación de estudiantes
inscritos a los diferentes
equipos deportivos
Líderes unidades Director de Bienestar
Procesos DGC Documento escrito
organizacionales Institucional
Firma y fecha de recibido
del documento
Coordinador de Cultura
Partes externas
Director de la entidad Director Bienestar Documento escrito, E-mail
interesadas
Universitario
Coordinador de Cultura
Director Institucional de Formato de permisos para Firma y fecha del formato
Estudiantes Estudiantes
Deportes estudiantes diligenciado
Director de Bienestar
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FORMACIÓN Versión 1
15/08/2017

Líderes unidades Auxiliar administrativo

Novedades de personal Procesos SGC Registro de Control Registro en el sistema
organizacionales (Talento Humano)

Evaluaciones de Líderes unidades Coordinador de Fecha diligenciamiento en

Procesos SGC Registro Sistema de Información
desempeño organizacionales selección y desarrollo el sistema de información

Solicitud de recurso Líderes unidades Coordinador de Solicitud de requisición de

Procesos SGC
humano organizacionales selección y desarrollo personal

EPS y Fondos de Coordiador de nómina y Firma y fecha de recibido

Afiliación a EPS y AFP Asesores EPS y AFP Documento escrito
Pensiones seguridad social del documento

Programación de
Asistente de nómina Documento escrito
Vacaciones Partes interesadas
Docentes-Administrativos Registro de
Solicitud de constancia internas Auxiliar administrativo Verbal/solicitud sistema de
control/Sistema de
laboral (Talento Humano) información
información
Aspirante a cargo
Aspirante a cargo
Hoja de vida, soportes administrativo, Auxiliar administrativo Documento hoja de vida, soportes
administrativo, docentes y Carpeta de hoja de vida
para contratación catedrático y prestación (Talento Humano) de contratación
prestación de servicios
de servicios
Incapacidades liquidadas Coordiador de nómina y Firma y fecha de recibido
EPS Asesor EPS Documento escrito, internet
expedidas por las EPS seguridad social del documento
Resoluciones de personal,
formatos de personal,
formatos de
incapacidades, Asistente de
memorandos de Líderes unidades nómina/Auxiliar Registro en el sistema del
Procesos SGC Registro de control
suspensiones, licencias no organizacionales administrativo documento
remuneradas, formatos de (Talento Humano)
horas extras, cartas de
permisos no remunerados,
actas de conciliación
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FORMACIÓN Versión 1
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SALIDAS
ENTIDAD O PROCESO
IDENTIFICACIÓN CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE SALIDA CONTROL DE SALIDA
RECEPTOR
Directores y jefes
administrativos,
Líderes de unidades Análisis y Aprendizaje Análisis y medición de la
Planes de mejora decanos, directores de Documento escrito, E-mail
organizacionales Institucional gestión (indicadores)
programa, PTC,
catedráticos
Director de Programa,
Inscripción Registro del sistema
PTC
Auxiliar Administrativo Generación de Sistema de Información
(Secretaría General) conocimiento institucional, Intranet
Director de Programa,
Matricula Registro del sistema
PTC

Certificados de estudios y Auxiliar Administrativo Partes interesadas Firma de la copia de

Estudiantes Documento escrito
Certificados de notas (Secretaría General) (internas-externas) recibido del certificado

Resoluciones de
aprobación o rechazo de
examenes supletorios, Firma y fecha de recibido
Partes interesadas Director de Programa,
Examenes Únicos, Secretario General Documento escrito del documento Carta de
(internas-externas) PTC
Exámenes de Validación, respuesta de solicitudes
Estudios de congelación
de semestre.

Diplomas, Menciones de
honor, tarjetas de Asistente de Secretaría Partes interesadas
Egresado Documento escrito Acta de grado
invitación, Libro de General (internas-externas)
egresados.

Eventos deportivos Estudiantes, Docentes,

Procesos SGC Informe actividad
internos Administrativos

Formatos

Realización de eventos Partes interesadas

Jefe de deportes Director de la entidad Informe actividad
deportivos externos externas

Grupos deportivos Estudiantes, Docentes, Estudiantes, Docentes, Autorización para

Carteleras
conformados Administrativos Administrativos publicación de cartelera
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FORMACIÓN Versión 1
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Procesos SGC
Realización de eventos Estudiantes, Docentes,
Verbal Realización del evento
culturales Partes interesadas Administrativos
(internas Externas
Coordinador de cultura

Grupos culturales Partes interesadas Estudiantes, Docentes, Autorización para

Carteleras
conformados internas Administrativos publicación de cartelera

Incapacidades refrendadas
Recepción y verificación
de la información en los
Partes interesadas Estudiantes, Docentes, Registros de:
Médico Incapacidades refrendadas
internas Administrativos incapacidades enfermería
y pacientes consulta
médica

Copia del contrato firmada

Contratos laborales Gerente Talento Humano Procesos SGC Aspirante a cargo Documento escrito por el empleado y por el
representante legal

Planilla única de nómina y Auxiliar administrativo Intranet, archivos planos, planillas Recibido del archivo
Gestión Financiera Jefe de Contabilidad
anexos (Talento Humano) y anexos físicos electrónico y físico

Firma y fecha de recibido

Documento escrito, sistema de
Liquidicación definitiva Asistente de nómina Gestión Financiera Vicerrector Financiero del documento/Registro
información
del sistema

Constancia laboral
Auxiliar administrativo Partes interesadas
Docente-Administrativo Documento escrito Registro de Control
(Talento Humano) (internas)
Afiliación a la ARP y EPS

Reporte único de
Coordinador SST ARL Asesor ARL Registro de Control Radicación del documento
accidente de trabajo

"La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad.

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