INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ACTIVOS

1. Trasfondo

La especificación de la gestión de activos PAS55 identifica los siguientes tipos de activos dentro
de la organización.
 Activos Financieros
 Activos Físicos
 Activos Humanos
 Activos de Información
 Activos Intangibles

Las organizaciones para las cuales la gestión de activos físicos es de particular importancia
incluyen todos estos, incluyendo el uso extensivo de la planta, maquinaria e infraestructura. En
particular esto incluye electricidad y agua, industrias de transporte, gas y aceites, minería y
minerales en proceso, fabricación y distribución y trabajos de defensa civil.

Históricamente, la gestión de activos no ha sido bien identificada como actividad. El patrón

general de especializaciones educaciones y profesionales resultan en un efecto silo en las áreas
circundantes de la gestión de activos. Probablemente el área mejor gerencia es la del
desarrollo de construcciones y de activos de construcción una vez que se ha hecho la
planificación y decisiones financieras. Las áreas más difíciles involucran el software y los
sistemas y particularmente los sistemas de integración. Las áreas eléctricas y transporte
permanecen entre aquellos extremos. En términos de profesiones, los ingenieros tienen
habilidades en diseño y en desarrollo técnico y en la solución de problemas técnicos pero esto
requiere un foco que puede limitar su conciencia en asuntos de negocio. Los especialistas de
finanzas y contabilidad tienen conocimiento de los activos fijos como una hoja de balance,
entradas cuyas profundidades técnicas son insondables aunque haya sido tomada su valor. La
ingeniería y el mantenimiento son frecuentemente vistas como costosas para minimizarse y
como actividades que deben ser subcontratadas. Los tecnólogos de información tienen
habilidades para establecer el manejo de datos y los sistemas de comunicaciones pero la
estructura, el contenido y el uso del a información reside en algún otro lugar. Los altos
directos de trasfondos políticos, legales, financieros o marketing tienen prioridades y cortos
plazos imperativos que resultan que ellos dan insuficiente atención a las prioridades de
decisiones que deben tomarse para un horizonte de largos plazos. Los cabilderos para
soluciones particulares presentan vistas desbalanceadas de la son las opciones de desarrollo
de activos.

Al público el debate debería girar en torno de las provisiones o de las falta de facilidades o en
hechos tales como impacto ambiental pero esto raramente nos conduce a una apreciación de
lo que está involucrado en planeación financiera, creación, operación y mantenimiento de
activos.
Las modas vocalizadas o politizadas y las finanzas pueden abrumar la gestión de activos las
realidades de la gestión de activos. La visión de la gestión de activos holística y amplia ha sido
relativamente un área descuidada en términos de entrenamiento y de educación en general.

2. ¿Qué es un activo? – Un punto de vista contable

Los activos del tipo del que estamos considerando aquí son ítems físicos como maquinaria,
plantas, construcciones, vehículos, cables y tuberías, una información asociada y control
técnico y sistemas de software que son utilizados para servir como negocio o función
organizacional. Al inicio y dado que la gestión de activos se encuentra estrechamente
relacionado con la gestión financiera es importante reconocer la definición contable de activos
y en particular la diferencia entre activos fijos y corrientes.

Un activo físico (también llamado activo no corriente) es un ítem físico que tiene valor en un
periodo superior a un año, por ejemplo: tierras, construcciones, plantas y maquinarias. Cuando
se han adquirido activos físicos su costo no puede ser contado como un gasto para propósitos
de impuestos. Cuando nosotros compramos o vendemos activos físicos se nos ve como si
hubiéramos intercambiado un activo, dinero, por otro activo como una máquina, solamente la
depreciación de la maquinaria es considerada como un gasto anual. Esto se importante en lo
que concierne a los impuestos. Los activos corrientes o de más rápido movimiento tales como
el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario, materiales, trabajo en proceso,
bienes terminados consumibles, son referidos como activos corrientes.

Los repuestos de movimiento lento que son normalmente tenidos por más tiempo que un año
deberían ser vistos como activos fijos.

Los gastos son dinero o activos consumidos para generar ventas o servicios en el año vigente.
Esto incluye típicamente salarios, materiales y sobrecarga de costos. En manufactura esto
comprenderá los materiales y la labor que va involucrada en la elaboración de los bienes
vendidos en el año además de los costos administrativos. Esto también incluye la depreciación
que es la proporción de los activos fijos consumidos en el año.

Pasivos de corto plazo

Activos Corrientes:
Cuentas pagables
Dinero en efectivo,
Pasivos de largo plazo
Cuentas por cobrar,
Prestamos
Inventario
___________________________
Activos Fijos: Equidad
Construcciones, =Activos-Pasivos
Planta,
Maquinaria
Fig. 1. Hoja de Balance

Los pasivos son el dinero que debemos. Las cantidades que necesitaremos pagar en un futuro
inmediato tales como cuentas por compras recientes estas son pasivos de corto plazo mientras
que los préstamos que tenemos que pagar en años futuros son pasivos en largos plazos.
Equidad significa que el valor neto de la compañía después que los pasivos se han sustraídos
de los activos, si el resultados no es un numero positivo la compañía ha quebrado.
Los activos, pasivos y la equidad figuran en la hoja de balance de la compañía como se ha visto
ilustrado en la Figure. 1.

3. ¿Qué es la gestión de activos?

Dado un objetivo organización o de negocios, la Gestión de Activos es el set de actividades

asociadas con:
 Identificar que activos son requeridos,
 Identificar los requerimientos financieros,
 Adquisición de activos,
 Provisión logística y mantenimiento de los sistemas de apoyo para activos,
 Disposición o renovación de activos.

Desde esta definición podemos ver que la gestión de activos abarca una más amplia y
diferente set de actividades de lo que es sencillamente mantenimiento, esto es primariamente
referido a mantener el equipo existente en condiciones operativas.

Definiciones Alternativas para la Gestión de Activos

La siguiente definición está dada por el Concilio Australiana de Gestión de Activos:

“La gestión del ciclo de vida de activos físicos para adquirir los resultados estipulados de la
empresa.”

PAS 55, la Especificación de Disposición Pública en la Gestión de Activos publicada por el

Instituto de Estándares Británico, da la siguiente definición de gestión de activos:
Actividades y prácticas a través del cual una organización gestiona de manera óptima y
sostenible sus activos y sistemas de activos, sus rendimientos asociados, riesgos y gastos
durante su ciclo de vida con el fin del lograr su plan estratégico de la organización sistemática y
coordinada.

Estas diversas definiciones dicen las mismas cosas que la gestión de activos se refiere a la
aplicación de juicio técnico y financiero y buenas prácticas de gestión para decidir cuáles son
los bienes que necesitan para cumplir con nuestros objetivos de negocio y luego a la
adquisición y el mantenimiento de los activos logísticos en toda su vida, hasta su eliminación.

¿Por qué necesitamos Gestión de Activos?

Se necesita la función de gestión de activos para proporcionar conocimientos de activos y la

capacidad para las actividades de gestión y apoyo a las decisiones relacionadas en el contexto
de nuestro negocio. En el área de la planificación y el presupuesto de capital o CAPEX, esto
implica :

 La planificación del desarrollo y la implementación de Activos

 Activos de planificación y ejecución de continuidad
 Logística desarrollo y gestión de las instalaciones de apoyo

En el área de presupuesto de operaciones o OPEX, esto involucra:

 Planificación y gestión de las adquisiciones, por ejemplo: para los consumibles y

repuestos.
 Amplia organización, sistemas y procedimientos de los activos relacionados, por
ejemplo en aplicaciones de sistemas informáticos en la gestión de activos y
mantenimiento, apagar / planificación de respuesta.
 Desarrollo y gestión de la tercerización del mantenimiento.
 La conciencia y la gestión del cumplimiento normativo

4. Preguntas Básicas respecto a la gestión de Activos

Gestión de activos tiene el objetivo de proporcionar continuamente respuestas a preguntas

básicas acerca de cualquier activo, tales como:
 ¿Funciona?
 ¿Es seguro?
 ¿Ayuda esto a lograr el objetivo del negocio?

En relación a los objetivos de nuestro negocio tenemos el derecho de:

 Equipo por tipo y ubicación
 Instalaciones de apoyo , construcción, logística y servicios por tipo y ubicación
 personal de apoyo por la cantidad y habilidades

Si no, que es lo que deberíamos estar haciendo al respecto

 Construcciones, plantas, maquinarias, equipos: comprar o vender, arrendar o terminar
el contrato de arrienda.
 Apoyo de activos, facilidad de expansión, contrato, consolidar o reubicar.
  Apoyo de activos personal, reclutar, reducir, entrenar, obtener, buscar.

Figure 2. El ciclo de vida de los activos

5. El Ciclo de Vida de los Activos

La figura 2 ilustra el ciclo de vida de un activo físico en su entorno. Las principales etapas en el
ciclo de vida son:
 Identificación de oportunidades o necesidades de negocio
 Análisis de brecha de capacidad de Activos y análisis de requerimientos.
 Análisis de pre-viabilidad , físicos y financieros - Opciones de selección
 Planificación de viabilidad , físicos y financieros - para la opción seleccionada
 Operación, apoyo logístico y mantenimiento.
 Revisar y monitoreo.
 Desechar

6. Organización de Negocios y Gestión de Activos

En los negocios de activos intensivos, es esencial para estructurar la organización para que el
desarrollo, adquisición y operación de los activos se lleven a cabo con eficacia. Funciones de
negocio, como Ventas, Operaciones, Finanzas y Gestión de Recursos Humanos queden
claramente representados en la estructura del negocio, mientras que la gestión de activos
puede ser una " zona gris ", bajo el ámbito de la alta dirección, pero por encima del nivel de
mantenimiento

La figura 1.3 ilustra esto:

Fig 3 Gestión de Activos – un área gris

Una exitosa gestión de activos requiere el reconocimiento y la implementacion efectiva de las

funciones indicadas en la definicion de la gestion de activos en el párrafo 3. El “área gris” de la
Fig. 3 necesita ser reemplazada con las funciones que se muestran en la Fig. 4.

Un paso esencial para reconocer la gestión de activos como una actividad que requiere la
representación a nivel Vicepresidente o Director. Esto está ilustrado en la Fig. 5. El título
exacto puede variar, y lo que hemos denominado aquí como un Jefe Oficial de Gestión de
Activos puede tener un título que se refiere o incluye la ingeniería, la planificación o la
logística. La representación a nivel de jefatura permite a la gestión de activos jugar su rol clave
relacionada a las decisiones de activos y las actividades que afectan los negocios. Si las
decisiones de gestión de activos se dividen o caen entre los altos directivos cuyos
antecedentes les da poca apreciación por el estado físico de los activos de la compañía en
relación con las necesidades, y por otro lado, el personal de mantenimiento de ingeniería son
demasiado juveniles o demasiado inarticulados en términos de negocio para presentar su caso
y los podría llevar a desastres financieros y operacionales.

Matriz de Actividades de la Gestión de Activos

La existencia de una jefatura de Gestión de Activos no significa que todas estas actividades
deban estar concentradas en el nivel más alto.
Fig. 4 Actividades de los negocios y gestión de activos.

 Título puede variar para cubrir la Gestión de Activos / Ingeniería / Logística / Funciones
de Planeación pero representando a este nivel de jefatura que es importante.

Fig. 5 Gestión de activos en la organización

 Fig. 6 Gestión de activos en la organización (2)

Divisiones operativas pueden tener los gestores de activos cuidando de sus propios activos, al
igual que tienen tecnología de la información y el personal de contabilidad cuidando de sus
propias actividades divisionales en esas áreas. Además, la gestión de activos es una actividad
funcional que impregna muchas áreas de la empresa. Se necesitan habilidades de gestión de
activos y la conciencia en muchos roles, y no sólo por personas que se etiquetan como
"Gerente de Activos". Con el riesgo de cierta ambigüedad, utilizaremos el término Gerente de
Activos para cubrir tanto a una persona empleada principalmente en gestión de activos y una
persona que necesita realizar un acercamiento a la gestión de activos abordando asuntos que
son parte de su trabajo general. Sin embargo, las cuestiones de la compañía, políticas, sistemas
y procedimientos de las estrategias de la empresa deben ser coordinadas desde el nivel más
alto, y que deberán asumir la existencia de un grupo que nos referiremos como el grupo de
gestión de activos, reconociendo que otros nombres se pueden utilizar en diversas
organizaciones. La figura 1.6 ilustra la forma de gestión de activos a nivel de división se puede
combinar con la gestión de activos en el principal nivel oficial.

7. Planeación de Negocios y Gestión de Activos

Concluimos este capítulo haciendo una lista en la Fig. 7 algunos de los factores importantes en
la planificación de negocios que influyen en la gestión de activos. En los capítulos siguientes se
extenderá más sobre cómo estos factores están implicados en decisiones y procedimientos,
pero por el momento es suficiente para estar al tanto de estos temas son de fundamental
importancia para el rol de la gestión de activos

a. Tendencias y proyecciones de la demanda para el producto o servicio.

b. Proyecciones de ingresos y gastos, rentabilidad, periodo de recuperación, retorno de la
inversión.
c. Presupuesto de capital - cuánto, desde dónde
d. Oportunidades - para nuevos negocios y/o desarrollo de negocios
e. El desarrollo tecnológico
f. Capacidades de la brecha de activos – Brechas en la capacidad y/o habilidad en la entrega
de todos los aspectos requerido en el rol de activo.
g. Sincronizador - cuando se requieren los activos y qué plazos de entrega están involucrados
h. Estrategias de Adquisiciones, opciones de proveedores
i. La edad y la vida restante - la provisión de reemplazo
j. Obsolescencia - ¿Cuándo es que existe equipos fuera de fecha?
k. Condiciones - proporcionar una adecuada confiabilidad, disponibilidad?
l. Criticidad - en relación con la necesidad de negocio.
m. Riesgo - posibilidades de pérdida de mercado , la disponibilidad , la capacidad
n. Cuestiones de salud , seguridad y medio ambiente
o. Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas

Fig. 7 Factores de negocios en la gestión de activos.

8. La espiral de muerte del activo

Tenemos situaciones clásicas donde una planta es fundamental para la rentabilidad del
negocio pero está envejeciendo en otras palabras se trata de una vaca de efectivo de
envejecimiento. Los altos directos no ven gloria en esto y los ingenieros han sido reasignados a
proyectos en otros lugares. Financiación de capital se corta y el presupuesto de
mantenimiento se corta. El gasto en problemas sencillos cae, y en el tiempo, los problemas
simples se convierten en grandes problemas. Con el tiempo se produce un accidente grave con
resultado de muerte, pérdida financiera y la ignominia de los desafortunados que están
involucrados. La situación es conocida como la muerte espiral del activo, y se ilustra en la Fig.
8.

En la fig. 8, inicialmente, la planta está funcionando con un nivel adecuado de presupuesto,

que hemos mostrado esquemáticamente como siendo dividida entre mantenimiento no
rutinarias, mantenimiento rutinario y de renovación. El presupuesto total es el corte, lo que
refleja una reducción de importancia percibida de la planta. Aun ocurren desajustes así que el
trabajo no rutinario tiene que llevarse a cabo pero ahora requiere recursos financiados con
cargo a una reducción en los gastos de mantenimiento de rutina y/o renovación. Esta
reducción agrava la situación, provocando más averías, que a su vez reduce aún más los
presupuestos de rutina y de renovación, por lo que el espiral de la planta se va hacia abajo en
una situación en la que la totalidad del presupuesto se gasta en averías. Finalmente, el
departamento de mantenimiento se siente abrumado y la planta muere.

Fig. 8. La espiral de la muerte del activo