Que el proyecto no se convierta en el TITANIC

El RMS Titanic un trasatlántico propiedad de la naviera White Star

Line en su viaje inaugural entre Gran Bretaña y USA zarpar de
Southampton el 10 de abril de 1912 . la noche del 14 de abril de 1912
impacta con iceberg lo que provoca su hundimiento a la madrugada
del día siguiente, de las 3672 solo son rescatadas 709 personas por
el RMS Carpathia
Para promover los viajes se usó la consigna de ventas de que era
insumergible
Cuando se inicia un nuevo proyecto en mucho se tiene la ilusión de
que son sólidos, impulsados por el optimismo que, naturalmente, viene
con cosas nueva
Pero existe en el desarrollo del proyecto innumerables obstáculos que
pueden convertir el proyecto en un Titanic
Si bien no existe ninguna receta infalible que te permita evitar todo el
posible obstáculo que puedan surgir, ser consiente de estos, y realizar
una planeación adecuada para evitar o controlar estas contingencias
permiten llegar al alcance proyectado del proyecto.
Obstáculos:
 Metas Poco Claras

Tener un proyecto sin objetivos claros solo confundirá y frustrará al

. Es como pedirles que disparen una flecha con los ojos vendados sin
saber dónde está el objetivo. Después de todo, si no sabes cuál es tu
destino, ¿cómo sabrás cuándo llegas?
Un buen objetivo del proyecto debe ser breve y simple; debe poder
incluirlo en no más de 140 palabras
Hay un acrónimo muy útil para establecer objetivos: SMART
(específico, mensurable, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo).
S Specific
Un resultado o punto final
M Measurable
Establecer cuantías y líneas de tiempo para la meta
A Achievable
basado en las cifras existentes y las investigaciones se puede
lograr?
R Relevant
El objetivo está en línea con los objetivos de la empresa
T Time Limited
El objetivo debe cumplirse en un plazo de tiempo
  Planificación no detallada.
Frecuentemente, los planes del proyecto no proporcionan los detalles
suficientes para garantizar el éxito. Esto no solo puede ser confuso
para los miembros del equipo, sino que también puede generar
cálculos imprecisos de tiempo y costo.
La solución a esto es dividir cada segmento del proyecto en tareas y
sub-tareas más detalladas. Estas deberían ser tareas que pueden
completarse en no más de un día o dos en la mayoría de los
casos. Para proyectos más grandes y complejos, no deberían tomar
más de cinco días hábiles.
  Cambios de Alcance (Scope Creep )

Es el nombre que los gerentes de proyectos otorgan a entregas

adicionales no planificadas en el proyecto. Estas entregas adicionales
o cambios pueden significar la diferencia entre el éxito y el fracaso del
proyecto. El aumento de alcance no controlado es el peor enemigo
para cualquier gerente de proyecto si no se maneja la situación
adecuadamente.

Probablemente todos los gerentes o jefes de proyectos han tenido que

gestionar con cambios de alcances durante la ejecución de su
proyecto, un pequeño aumento en el alcance puede detener el
proyecto, causar un desbordamiento presupuestario / programado, o
incluso peor, resultando en la pérdida del cliente causando daños
importantes a la compañía. Si estos cambios de alcance se detectan
en la fase conceptual del proyecto su manejo impacta en forma menor
que cuando está en fases avanzadas del proyecto

Hay varias técnicas y herramientas como WBS, PERT. Etc. que

puede ayudarlo en la gestión del cambio

1. Visión del proyecto: garantizar la comprensión total de la

visión del proyecto. Reúnase con los interesados del proyecto
y refuerce esta visión y no se olvide de comunicar el proceso
de gestión del cambio a los interesados.
2. Administre las expectativas de las partes interesadas : sin
importar el tamaño de la entrega de su proyecto y desde el
 comienzo del proyecto debe : gestionar las expectativas del
cliente , comunicar lo que se espera entregar y lo que no se
entregará , el fracaso en este momento significa cliente
insatisfecho, proyecto sin éxito y la pérdida de nuevas
oportunidades de negocio, ¡no tengas miedo de decir "NO" y
ser cortés !
3. Realice el proceso de gestión del cambio : Conózcalo y
aplíquelo y reprograme el proyecto y comunique los desvíos a
todos los interesados

4. Documente los requisitos de una manera clara y detallada y

busque la aprobación formal,
5. Comuníquese con el equipo: debe comunicar claramente el
alcance del proyecto a su equipo. Además, deben saber que
las ideas son bienvenidas y pueden aportar beneficios al
proyecto, pero esto debe discutirse antes de su
ejecución. Considero que este es el punto más
importante. Reunirse semanalmente con el equipo y
asegurarse de que los paquetes de trabajo estén
documentados en WBS y esos paquetes estén claramente
definidos para ser revisados.
6. Planes de mitigación: los riesgos pueden convertirse
rápidamente en serios problemas cuando el tema es aumentar
el alcance, planear con anticipación (ser proactivo), tratar de
tener un presupuesto separado para administrar estos riesgos.

El alcance es la esencia del proyecto y determina si el resultado es

exitoso o no. Las partes interesadas del proyecto tienen diferentes
necesidades Comprender estos intereses en conflicto debe ser
considerado para mantener el proyecto.

El cliente no está preocupado por lo que contiene el contrato,

¡está preocupado por su negocio!
  El equipo de proyecto

Asegúrese de que las personas adecuadas estén trabajando en el

proyecto. Necesitan tener la experiencia, las habilidades y el
conocimiento necesarios para completar las tareas que se les
asignan. El gerente del proyecto debe realizar una evaluación
cuidadosa y honesta antes del inicio del trabajo. A veces, cierto
entrenamiento o tutoría puede llenar el vacío. Otras veces puede ser
necesario subcontratar parte del trabajo involucrado.
Un equipo se define como "un grupo interdependiente de personas
que trabajan juntas para alcanzar un objetivo común y comparten la
responsabilidad de los resultados específicos de sus organizaciones"
Es importante señalar que al trabajar en equipo existen 4 principios
que garantizan el éxito o fracaso de un proyecto:
1.- La conformación del equipo
2.- Establecer procesos de comunicación transparentes
3.- Una estrategia de trabajo sólida que defina los objetivos y cómo
alcanzarlos
4.- Autoevaluación constante
  Responsabilidad

Es crítico que cada persona en el equipo tenga claro sus roles y sea
responsable de su finalización. La falta de responsabilidad puede
llevar a un fracaso del proyecto, especialmente cuando hay
dependencias de tareas
Deberá asegurarse de que cualquier tarea se traduzca en elementos
accionables asignados a los miembros del equipo a los cuales se
deben establecer responsabilidades claras y medibles

 Procesos inconsistentes

Para evitar esto se debe contar plantillas, herramientas y

procedimientos consistentes hace que los proyectos sean más fáciles
de administrar y ejecutar de manera más eficiente. Si bien cada
proyecto puede cambiar de tamaño, alcance y miembros del equipo, el
proceso suele ser el mismo o muy similar.

Diagrame el flujo de trabajo usando un diagrama de flujo. Créelo

desde la perspectiva del trabajo, no del individuo que hace el trabajo.
De esta forma, los nuevos miembros del equipo o contratistas
subcontratados pueden comprender rápidamente su función y cómo
encaja en la estructura general del proyecto.
  Mala comunicación
Los gerentes de proyectos deben mantener abiertas las líneas de
comunicación con los miembros del equipo en todo momento. Esto
tiene que ser una calle de dos vías. Configure esto como parte del
proceso del proyecto, para que haya una comunicación regular.
Conocer las posibles demoras o problemas con anticipación puede
ayudarlo a evitar problemas más serios en el futuro.
  Plazos poco realista
A veces, un plazo breve para un cliente de alto perfil con un proyecto
importante puede lograr que el equipo se enfoque y se energice. Pero
los gerentes de proyectos exitosos saben que establecer fechas límite
poco realistas en forma continua es una receta para el desastre.
Molestará la moral y dará lugar a entregas tardías, lo que hará que los
clientes no estén contentos.

"Cuando finalizas un proyecto con una fecha límite poco realista, tu

recompensa es otro proyecto con otra fecha límite poco realista".

 Gestión del riesgo

Algunas veces, un proyecto se planifica en detalle, todos están a
bordo y las cosas funcionan sin problemas. Entonces ocurre una
ocurrencia imprevista y el proyecto descarrila. ¿Por qué? Falla en la
gestión de riesgos. Un buen gerente de proyectos no solo debe
planificar, sino también prepararse para las contingencias.
Constantemente pregunta "¿y si?" preguntas, tanto de usted como de
los miembros de su equipo.

 Apatía de los interesados (Stakeholder)

A menudo, esto es una consecuencia en proyectos que no encajan
con el plan estratégico de la organización. Necesario tener
identificados a los Stakeholder claves; mantener informado de los
avances del proyecto; esto logra que se involucren en el mismo y
lograr que el proyecto recibir el apoyo de la administración para las
solicitudes de recursos y presupuesto.
Conclusión: Gestionar estos escollos en el proyecto son los que permiten
lograr un proyecto llegue al alcance requerido