ORGANIZACION Y METODOS

Unidad 1: Etapa 2 - Recopilación de la Información

Presentado Por:

Camila Andrea Trujillo

Código: 1.110.553.833

Grupo:

102030A_471

Presentado A:

LEIDY MILENA BELTRAN

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Ibague, Tolima

Marzo 2018
¿EN QUÉ CONSISTE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN?

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. La teoría de la organización se centra en

el diseño de estructuras capaces de asegurar, de manera eficiente, la mutua
adaptación entre los medios externo e interno de las organizaciones. La estructura
organizativa será un elemento integrador de las actividades que se desarrollen en
una organización y una respuesta a diferentes presiones ambientales sobre la
misma, (se confunde así, la institución con el esquema de relaciones que en ella se
desarrolla).

ÁMBITO. La estructura organizativa debe recoger un modelo de coordinación e

interacción entre los miembros de la organización. Debe ser un modelo de
asignación de tareas y responsabilidades y de los mecanismos formales de
vinculación entre las partes.

ESTABILIDAD. La estructura debe ser estable, es decir, con lleva una cierta
permanencia en el tiempo. Pero la estabilidad y la permanencia no significan
inmovilidad sino que la estructura está condicionada por el medio externo y
canaliza los distintos flujos que relacionan a la organización con su entorno.

CARÁCTER FORMAL-INFORMAL DE LA ESTRUCTURA. La estructura

organizativa formal recoge todas las relaciones existentes entre los miembros de
la organización establecidas por la dirección de forma consciente (relaciones de
carácter oficial) y la estructura organizativa informal recoge las relaciones
espontáneas o no previstas por la dirección.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA ORGANIZACIÓN PARA UNA

EMPRESA?

La importancia de la Etapa de la organización ya que es un sistema de actividades

coordinadas de dos o más personas; en el cual la cooperación entre Ellas es esencial
para la existencia de la organización, solo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo común.

 Es de carácter continuo.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
  Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos
e incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

¿CUÁLES SON LAS FASES DE LA ORGANIZACIÓN?

Las fases de la organización se constituyen por etapas:

 Dividir el trabajo entre las personas involucradas:

 Agrupar en puestos de trabajo, las obligaciones o responsabilidades de
cada persona; combinándolas en forma lógica e eficiente, mediante la
creación de departamentos. Esto es sistematizar la empresa
 Aclarar los requisitos y seleccionar al personal adecuado para cada
puesto. Simplificando lo más posible las funciones
 Establecer el nivel de autoridad y las funciones de cada individuo del
grupo. Es decir jerarquización.
 Proporcionar facilidades y recursos
 Integrar las actividades de los involucrados en un todo.

Tambien se encuentran
La División del trabajo: precisión y eficiencia

Jerarquización: La de la jerarquización es una acción o práctica común

que se lleva a cabo en varios campos, áreas, materias y que consiste en
organizar los o clasificarlos en distintos niveles

La departamentalización es un medio para organizar las actividades de la

empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos

Coordinación: Consiste básicamente en la aplicación de un método para

mantener la dirección y orientación correcta de cualquier función que se
esté realizando
 ¿CÓMO SE CONSTITUYE UN PUESTO DE TRABAJO?

Se denomina puesto de trabajo a la parte del área de producción establecida a cada

obrero (o brigada) y dotada de los medios de trabajo necesarios para el
cumplimiento de una determinada parte del proceso de producción.
Otros conceptos de puesto de trabajo es el siguiente: célula fundamental del
proceso productivo compuesto por tres elementos: Fuerza de trabajo (FT), Medios
de trabajo (MT) y Objetivos de trabajo (OT).

 Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.

 Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.
 Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área
definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad
física o técnica.
 Obligación: se le denomina así a los diversos compromisos que puede
desarrollar una persona en una organización.
 Puesto: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una
nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la
organización. También puede definirse como “una unidad de organización
que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven
separado y distinto de los otros”.
 Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes
organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está
relacionado con la calificación profesional de los individuos

¿CÓMO SE CONSTITUYE UN PRODUCTO?

Un producto nace a raiz de la demanda de las personas de ahi fluye la idea para la
creación de la misma El caso más común de la misma es también conocido como
"Las cuatro P" de la mercadotecnia, junto al Precio, Plaza y Promoción. Sin
embargo, en un sentido más amplio, la mezcla está integrada por Oferta, Términos
de Intercambio, Accesibilidad y Simbolización haciendo este último concepto de
utilidad general para cualquier tipo de análisis sostenido entre oferta y demanda, y
no solo aplicable al mercado de consumo masivo. En un diseño apropiado, la
oferta puede integrarse conformando una propuesta de valor que atiende
armónicamente los requisitos, diferenciadores y generadores de preferencia de la
demanda.
Los productos pueden presentar muy diversas combinaciones valiosas para generar
demanda, que pueden enfocarse hacia:

 Bienes o productos físicos: son todos los elementos tangibles.

 Servicios: son intangibles, son inseparables (se producen y consumen al
mismo tiempo), son variables.
 Personas: se aplica a los profesionales de distintas áreas, por ej: actores.
 Lugares: como ciudades, países; parques o determinadas áreas geográficas.
 Instituciones: por ejemplo universidades, fundaciones, empresas (no sus bienes
o si los compras son muy importantes).
 Ideas y conceptos: abarca a proyectos de negocios, proyectos sociales, hasta
proyectos internos dentro de una organización, también se comunican y
venden.

CON RELACIÓN A ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS: ¿QUE SON

LOS PROCESOS?

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones

para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si
los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su
trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la
organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de
los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que
éstos cumplan con el proceso administrativo

Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o

funciones básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación
una breve introducción a cada una.

Planeación: Consiste en saber que se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la

dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más
eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para
alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La
planeación trata de crear un futuro deseado.

Organización: La organización es un sistema que permite una utilización

equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el
personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se determina qué es lo que
debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y
coordinando las actividades y suministrando los recursos.

Dirección: La dirección es la función que trata, a través de la influencia

interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan
al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la
motivación y la comunicación.
 Control: El control es la función que efectúa la medición de los resultados
obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la
mejora continua.

RESUMA LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA GERENCIA DE

PROCESOS.

ENUNCIE LAS TÉCNICAS ÚTILES EN LA GERENCIA DE PROCESOS.

¿QUÉ ES PRODUCTIVIDAD?
La productividad es una medida económica que calcula cuántos bienes y servicios
se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, tiempo, costes,
etc.) durante un periodo determinado. Por ejemplo, cuanto produce al mes un
trabajador o cuánto produce una maquinaria.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA PRODUCTIVIDAD?

El objetivo de la productividad es medir la eficiencia de producción por

cada factor o recurso utilizado, entendiendo por eficiencia el hecho de obtener el
mejor o máximo rendimiento utilizando un mínimo de recursos. Es decir, cuantos
menos recursos sean necesarios para producir una misma cantidad, mayor será la
productividad y por tanto, mayor será la eficiencia

¿CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD?

Actualmente, la productividad se ha convertido en el principal problema de la

mayoría de las empresas, puesto que existen muchas situaciones internas que
afectan el rendimiento de los empleados y que muy pocos se han detenido a
solucionarlas.
1. Jornadas laborales largas

Muchas empresas concentran sus jornadas laborales entre 10 y 12 horas

diarias con la finalidad de obtener mejores resultados. Sin embargo, el hecho de
que el personal trabaje más, no quiere decir que sea más productivo. Al contrario,
el cansancio produce bloqueos mentales que afectan por completo la
productividad.

No se trata de la cantidad de tiempo que tu personal invierta, sino de la calidad de

sus resultados. Administra el tiempo de forma adecuada implementando
actividades que los ayuden a eliminar el cansancio, despejar la mente y, al mismo
tiempo, mantenerlos interesados en desempeñar correctamente su puesto.

2. Falta de capacitación laboral

Uno de los problemas principales que reduce el índice de productividad en las

empresas es la falta de capacitación del personal. Si tus empleados no están
actualizados en las áreas que ejercen, además de interferir en su motivación
laboral, las técnicas que lleven a cabo para ejecutar sus tareas serán obsoletas.

Existe un gran número de empresas que se dedican a la creación de iniciativas de

desarrollo con la finalidad de ayudar a los empleados a ser más efectivos en sus
actividades, y al mismo tiempo que las organizaciones puedan agilizar sus
procesos, como los sistemas de gestión de aprendizaje

3. Actividades multitareas

Erróneamente se compara la productividad, con la capacidad de poder trabajar en

varias actividades a la vez. No obstante, realizar más de una tarea al mismo
tiempo disminuye por completo la capacidad de concentración, pues al hacer los
cambios, el cerebro es incapaz de enfocarse en un tema determinado, dando como
resultado un trabajo deficiente.

Si no cuentas con el personal suficiente, evita las cargas excesivas de trabajo.

Prioriza las actividades usando algún sistema como Getting Things Done: con base
en el contexto, tiempo disponible entre actividades y niveles de energía
naturales que se dan durante el día.

4. Períodos de descanso cortos

Además de las excesivas jornadas laborales, muchas empresas limitan los periodos
de descanso, los cuales son indispensables para que las personas reduzcan la
tensión y puedan controlar el estrés laboral (sindrome de burnout)
Para que el personal recobre la energía suficiente, es necesario que les otorgues un
periodo de descanso proporcional a las horas de trabajo. E incluso, bríndales la
oportunidad de tomar un tiempo de descanso, no máximo a 10 minutos, entre cada
actividad que realicen, con la finalidad de que se concentren al máximo y
aumenten el índice de productividad.

5. Malas condiciones laborales

Las bases que sustentan la productividad y el funcionamiento de una empresa,

se crean a partir de las condiciones laborales en las que se desarrolla el personal.
Las principales son:

 El clima organizacional. Si existe tensión entre los miembros del

personal, los líderes no prestan atención a sus peticiones y a cambio exigen
más de lo establecido, el trabajar bajo colaboración será imposible,
provocando que las actividades se realicen de forma ineficiente.
 Las herramientas de trabajo. Si la empresa no ofrece el material
necesario que optimice los procesos, los tiempos y la calidad de producción
obstaculizarán el logro de los objetivos.
 Los espacios otorgados para ejercer sus actividades. Un empleado que
se pasa más de ocho horas diarias en un cubículo estrecho, sin ventilación y
sobre un mobiliario incómodo, jamás cumplirá con los estándares
requeridos por la empresa.

¿QUÉ ES UN DIAGRAMA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO?

Se conoce también llamado Diagrama de Distribución del Trabajo. Es una

síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el
tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes
¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en hacerlo?

Los programas de simplificación de tareas comienzan con el análisis de la

distribución de las mismas. Es decir, con el cumplimiento del principio de división
del trabajo que permite establecer sobrecargas, reorganizar un servicio o sector,
examinar y re asignar objetivos.
 Para confeccionar el cuadro es preciso examinar las actividades principales
que responden al principio de división del trabajo y luego establecer las tareas
específicas que corresponden a cada una de las actividades. Para ello se elaboran
dos listas a saber: Lista de Actividades y Lista de Tareas.

LISTA DE ACTIVIDADES
Día Mes Año
División:

Departamento:

Sector:

Responsable:

Cargo:

Nº DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

La lista de actividades refleja el cumplimiento de la misión del servicio y

tiene que ver con las funciones que lo caracterizan y son la razón de su existencia.
Cada una de las actividades es susceptible de desagregación en una serie de
tareas que deben ser realizadas para su cumplimiento.

Ejemplo:
Actividad:

1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Para la ejecución de esta actividad es necesario que se cumplan 5 tareas

que serán asignadas a uno o más funcionarios según el volumen de trabajo del
sector.

Tareas:

 Recibir y entregar solicitudes de certificados

 Localizar datos del funcionario

LISTA DE ACTIVIDADES
Día Mes Año
División:

Departamento:

Sector:

Responsable:

Cargo:

Nº DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

 La lista de actividades refleja el cumplimiento de la misión del servicio y
tiene que ver con las funciones que lo caracterizan y son la razón de su existencia.
Cada una de las actividades es susceptible de desagregación en una serie de
tareas que deben ser realizadas para su cumplimiento.

Ejemplo:

Actividad:

1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Para la ejecución de esta actividad es necesario que se cumplan 5 tareas

que serán asignadas a uno o más funcionarios según el volumen de trabajo del
sector.

Tareas:

 Recibir y entregar solicitudes de certificados

 Localizar datos del funcionario
 Redactar certificado
 Firmar certificado
 Archivar copias del certificado en legajo personal

Para la confección de la Lista de Actividades es preciso entrevistar al

responsable de la unidad.

LISTA DE TAREAS
División:
Día Mes Año
Departamento:

Sector:
 Responsable:

Cargo:

ACTIVIDAD:

Nº DESCRIPCION DE LAS TAREAS DEDICACI

ÓN

Hora %
s

TOTALES 100
%

La Lista de Tareas incluye los tiempos destinados a cada una de ellas o el

porcentaje de dedicación del horario del funcionario. Para su elaboración es
imprescindible tener una entrevista con quienes ejecutan el trabajo ya que ellos son
quienes mejor conocen y luego validarlas con el jefe directo.
 Una vez confeccionadas ambas listas se pasa la información al Cuadro de
Distribución del Trabajo que es la representación gráfica del conjunto de
actividades y tareas que se realizan en una unidad en un momento determinado.

El cuadro es de doble entrada y contiene los datos siguientes: fecha de

confección; actividades en orden de importancia; tiempo total de cada actividad;
tareas correspondientes a cada actividad con sus tiempos y funcionarios que la
ejecutan.

El análisis del cuadro permite analizar las actividades, las tareas y los
funcionarios o puestos de trabajo:

A) Actividades

 Total de horas de cada una y volumen global de trabajo

 Incidencia del tiempo con relación a la importancia de las
actividades
 Estimación de costos de las actividades
B) Tareas

 Grado de especialización de las tareas

 Tiempo asignado a cada puesto de trabajo
C) Funcionarios

 Distribución de las cargas de trabajo

 Identificación de competencias requeridas para cada puesto
 La utilización del tiempo de la jornada laboral

Las preguntas que sirven para el análisis son las siguientes:

¿QUE? ¿Están contempladas todas las actividades y las tareas que corresponden
al cumplimiento de la misión de la unidad?
¿QUIEN? ¿Las actividades corresponden a la unidad o deberían ser
desempeñadas por otras unidades? ¿Hay duplicaciones? ¿Se aprovecha el conjunto
de habilidades de los funcionarios?

¿CUANDO? ¿El total de actividades y tareas ocupan una parte adecuada del
tiempo total? ¿Cuáles ocupan más tiempo? ¿Cuánto tiempo deberían ocupar?

¿CUANTO? ¿Los volúmenes de trabajo están en relación con el cumplimiento de

la misión de la unidad?

¿COMO? ¿Qué tipo de proceso de trabajo se sigue para la ejecución de las tareas?
Se realizan en serie, lote, paralelo?

CUADRO DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO

Ciclo:

Elaborado por:
Fecha:

Cargo: H Cargo: Cargo:

H
ACTIVIDAD To H H
t. H H
Nombre: Nombre Nombre
Hr
s.
 TOTALES

REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS
Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. México, D.F., MX: Larousse -
Grupo Editorial Patria. Retrieved from http://www.ebrary.com Organización. Pp.
72 – 89 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=85&docID
=11038651&tm=1482847348050
Gallardo, G. E., Cruz, M. A., & Fajardo, L. J. C. (2015). ¿Cómo diseñar una
organización?. Madrid, ESPAÑA: Editorial UOC. Retrieved
fromhttp://www.ebrary.com La estructura organizativa a nivel de puestos. Pp. 60 –
75 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=61&docID
=11126575&tm=1482847524540
Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y
mejora de los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES:
Larousse - Ediciones Pirámide. Retrieved from http://www.ebrary.com
Constitución producto pp. 41 Organización departamentos pp. 45 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=41&docID
=11072890&tm=1482847972484
Ramírez Cardona, C. (2010). Fundamentos de administración. Bogotá́ : EcoeG
Ediciones. Administración por procesos. Pp. 221 – 225
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2048/login?url=http://search.ebscohost.com/lo
gin.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=478476&lang=es&site=ehost-
live&ebv=EB&ppid=pp_221