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Etapa 2. Recopilación de la Información

Trabajo Colaborativo

Presentado por:
Abelardo Calvo Palomo

Cód. 74.328.731

María Antonia Duarte Traslaviña

Cód. 28205.655

Alexander Mateus Cadena

Cód. 80.067.542

Rosa Alejandra Mendez León

Cód.1098151165

Tutora: Luz Stella Garnica Sandoval

Organización y Métodos. (102030_ 29)

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas Contables Económicas y de Negocios
Abril de 2018
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Objetivos
Ya les estoy compartiendo los objetivos (general y específicos)

Objetivo General
Identificar y conceptualizar la temática relacionada con la fundamentación de organización y
métodos

Objetivos Específicos
- Seleccionar de entre los DDT de la situación actual que reúna todas las condiciones
de estructura de actividades secuenciales y de actividades simultáneas y el tiempo
correcto. Se presenta en un archivo Excel incluido en el archivo comprimido .ZIP
- Presentar la Matriz Resumen de Causas y el Diagrama Causa Efecto realizadas en el
foro de la Etapa 2
- Presentar la Matriz de evaluación mediante puntos diligenciado por todos los
estudiantes que participaron en el foro de la Etapa 2
- Presentar las causas críticas resultantes de aplicar la Matriz de evaluación mediante
puntos
- Presentar una conclusión por cada estudiante que participo.
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Diagrama Distribución de Tiempo (DDT)

El DDT seleccionado se presenta en un archivo Excel que a su vez se incluye en el

archivo comprimido .ZIP
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MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS

Y DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

Matriz Resumen de Causas

Estudiante: (Abelardo Calvo Palomo)
Matriz Resumen de Causas
Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) en la Redacte la
Clasificación Efecto
identificada tarea que ha causa
identificado
{Ejemplo: T3 El preventista En la tarea 3 se Mano de obra Se está
#1 puede ver como perdiendo
LLegar a la se pierde tiempo Esta tarea se puede tiempo
Distribuidora Auxiliar del almacén en el proceso de realizar utilizando laboral el
XYZ, procede a #1 dictar los los medios cual en el
dictar cada uno pedidos. Para lo tecnológicos para mes
de los pedidos cual se deben ahorrar tiempo. representa
al Auxiliar de realizar por una suma
Almacén # 1, medios considerab
para que electrónicos los le para la
proceda a cuales se pueden empresa.
realizar la orden realizar cuando
de despachol. se visitan los
clientes.

{Ejemplo: T9 El almacenista Esta tarea se Métodos y

Verificar las puede minimizar procedimientos
existencias y el tiempo con
procede a solo registran
despachar los los productos en Por medio de los
pedidos. un computador, medios tecnológicos
lo cual se ahorra tiempo y
únicamente dinero.
escribiendo el
nombre en la
pantalla se
puede ver que
existencia hay
del producto.
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Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: (Abelardo Calvo Palomo)

En la tarea 3 se puede ver

como se pierde tiempo en
el proceso de dictar los
pedidos. Para lo cual se
deben realizar por medios
electrónicos los cuales se
pueden realizar cuando se
visitan los clientes.

EFECTO

2) se está perdiendo
tiempo laboral de
Esta tarea se puede minimizar algunos
el tiempo con solo registran funcionarios
los productos en un
computador, lo cual
únicamente escribiendo el
nombre en la pantalla se
puede ver que existencia hay
del producto.
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Matriz Resumen de Causas

Estudiante: (Maria Antonia Duarte Traslaviña)

Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) en la Redacte la
Clasificación Efecto
identificada tarea que ha causa
identificado
T2: Recorrido Preventista # 1 y En la tarea 2, los Mano de obra, ya Para el
de Ruta preventista #2 preventistas #1 y que el funcionario desarrollo de
Tomando en 2, están puede desarrollar la las tareas se
forma manual tomando de tarea de manera están
los pedidos de manera manual automatizada. invirtiendo
los clientes en el los pedidos tiempos
talonario de cuando lo improductiv
pedidos. pueden hacer os, lo que
por medios genera un
automatizados. estancamien
T10: Preventista # 1 y En la tarea 10, Métodos, pues dos to de los
Verifica cargue preventista #2, y los preventistas funcionarios realizan procesos de
de pedidos auxiliar de entregas # 1 y #2, están la misma tarea, lo comercializa
realizando el que es innecesario. ción por la
mismo trabajo, tardanza en
cuando sólo uno el despacho
podría realizar de pedidos.
dicha
verificación.
Fuente: Directora del curso
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Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: (Maria Antonia Duarte Traslaviña)

Se están tomando
de manera manual
los pedidos cuando
lo pueden hacer por
medios
automatizados.

EFECTO

Para el desarrollo de
las tareas se están
invirtiendo tiempos
improductivos, lo
que genera un
estancamiento de
Varios funcionarios los procesos de
están realizando el comercialización por
mismo trabajo a la la tardanza en el
vez. despacho de
pedidos.
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Matriz Resumen de Causas

Estudiante: (Alexander Mateus Cadena)

Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) en la Redacte la
Clasificación Efecto
identificada tarea que ha causa
identificado
T1: Reunión Gerente, Preventista En la tarea 1, el Métodos: Puesto que Reducción
con preventistas # 1 y preventista #2 gerente, los ser está realizando de la
preventistas #1 y una reunión que productivida
2, están involucra a tres d al no dar
tomando 1 hora funcionarios un uso
para realizar una diariamente. adecuado al
reunión diaria, tiempo.
que se podría
realizar una vez
a la semana.
T8: El auxiliar Auxiliar de almacén En la tarea 8, el Métodos: Pues no
de almacén #2 #2 y almacenista auxiliar de existe una
Espera que el almacén #2, no coordinación de las
almacenista se realiza una actividades.
desocupe para actividad
entregar la productiva
remisión junto durante 43
con las facturas. minutos.

Fuente: Directora del curso

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Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: (Alexander Mateus Cadena)

EFECTO

Reducción de la
productividad al no
dar un uso
adecuado al
tiempo.

1. Se utiliza 1 hora diaria en

una reunión, que podría
realizarse una vez por
semana.
2. Por parte del auxiliar de
almacén #2 no se realiza
una actividad productiva
durante 43 minutos, pues
esta esperando a que el
almacenista se desocupe,
no existe coordinación ni
organización del trabajo.
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Matriz Resumen de Causas

Estudiante: (ROSA ALEJANDRA MENDEZ LEON)

Matriz Resumen de Causas
Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) en la Redacte la
Clasificación Efecto
identificada tarea que ha causa
identificado
El Almacenista Almacenista #1 Perdida de El método utilizado El método de
Escribe la orden tiempo, ya que es muy demorado, recolección o
de despacho, del al almacenista le para tomar el listado pago de la
Preventista #1 toca espera al de pedido de los factura de
día siguiente cliente existiendo pedido es
para recibir los herramientas muy alta, ya
pedidos y crear tecnológicas. que, se corre
la orden de con el riesgo
despacho de perdida por
el Preventista el Preventista #1, Perdida del {El método de hurto, o
#1, entrega de dinero por el recolección o pago desvío del
los pedidos de producto de la de la factura de mismo. Este
la ruta según la venta o entrega pedido es muy alta, debería ser
programació n del pedido por el ya que, se corre con por
establecida, y prevista #1 el riesgo de perdida consignación
entrega a cada por hurto, o desvío u otro medio
cliente la del mismo. Este de pago
factura y espera debería ser por electrónico
la cancelación consignación u otro
de la misma medio de pago
electrónico
Fuente: Directora del curso
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Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: ROSA ALEJANDRA MENDEZ LEON

EL ALMACENISTA

El almacenista escribe la
orden de despacho, del
preventista

EFECTO

2) la perdida de
tiempo laboral

El método utilizado es muy

demorado,para tomar el listado del
pedido de los clientes existiendo
herramientas tecnologicas
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MATRIZ DE EVALUACIÓN MEDIANTE PUNTOS

Fue diligenciada entre todos los participantes del grupo y se anexa en un archivo Excel.

SELECCIÓN DE LAS CAUSAS CRÍTICAS

Y el grupo seleccionan las seis (6) causas que hayan obtenido el mayor puntaje, las cuales se
denotan como causas críticas

Total

Puntaje

18 Causa 1 Esta tarea se puede minimizar el tiempo con solo registran los
productos en un computador, lo cual únicamente escribiendo el
nombre en la pantalla se puede ver que existencia hay del
producto.
18 Causa 2 En la tarea No. 3, los preventistas #1 y #2, realizan recorrido de
ruta tomando en forma manual los pedidos de los clientes en el
talonario de pedidos. Cuando éstos se prodrían realizar de
manera automatizada.
18 Causa 3 En la tarea 1, el gerente, los preventistas #1 y 2, están tomando
1 hora para realizar una reunión diaria, que se podría realizar
una vez a la semana.
18 Causa 4 En la tarea 8, el auxiliar de almacén #2, no realiza una
actividad productiva durante 43 minutos.
20 Causa 5 En la tarea 1 el almacenista escribe la orden de despacho del
preventista el cual genera Perdida de tiempo, ya que al
almacenista le toca espera al día siguiente para recibir los
pedidos y crear la orden de despacho
22 Causa 6 El Preventista #1, entrega de los pedidos de la ruta según la
programación establecida y entrega a cada cliente la factura y
espera de cancelacion de la misma el cual genera perdida de
dinero por el producto de la venta o entrega del pedido por el
preventista 1
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Junio)
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Conclusiones

Mediante el desarrollo del trabajo fue posible identificar la importancia que tiene

para las empresas organizar y coordinar cada una de las actividades, con el fin de

mejorar la productividad, utilizando el tiempo de manera eficiente y eficaz.

Llevamos a la práctica todos los conocimientos adquiridos a través del estudio de

los contenidos del curso, mediante el desarrollo de cada uno de los puntos exigidos en

la guía de actividades.

Se adquirieron competencias para el diligenciamiento del Diagrama de

Distribución del Trabajo, la Matriz resumen de Causa y Efecto, el Diagrama de Causa

y Efecto, la Matriz de evaluación mediante puntos, mediante el estudio del caso; lo

que nos permite identificar las falencias que se están presentando en la empresa y

tomar las decisiones pertinentes.

Se realiza un análisis de causas y efectos que permitió identificar que los

principales inconvenientes de la empresa en estudio, en cuanto a la distribución del

trabajo son los métodos que utiliza y la inapropiada utilización del tiempo.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 14

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Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y mejora de los

métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
Pirámide. Retrieved from http://www.ebrary.com Funciones de la empresa pp. 27 -30
Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=27&docID=11072890&tm=1482847900671

Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y mejora

de los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse -
Ediciones Pirámide. Retrieved from http://www.ebrary.com Constitución producto pp.
41 Organización departamentos pp. 45 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=41&docID=11072890&tm=1482847972484