UNI - PGFIIS / DIPLOMADO GESTION POR PROCESOS

CURSO: Modelamiento de Procesos

Caso: Proceso de Selección de Personal

En UBECO cuando las áreas usuarias, requieren contratar personal para el cumplimiento de sus objetivos (no
aplica a puestos gerenciales), registran en el Sistema de Planeación de Recursos los datos de perfil del puesto,
cantidad, tiempo de permanencia, fecha de disponibilidad y sustento, con lo cual se obtiene uno de los
componentes del Plan Anual de Desarrollo Humano; el cual es revisado y aprobado conjuntamente con el
Presupuesto Anual por La Gerencia de Recursos Humanos y la Gerencia General, en el último trimestre de cada
año. De manera extraordinaria las áreas usuarias pueden solicitar la contratación de personal en la última
semana de cada mes, aunque en este caso es requisito adicional la disponibilidad presupuestal emitida por la
Gerencia de Finanzas.

Aprobada la contratación, la unidad de Selección de Personal se reúne con el área usuaria para determinar los
criterios de evaluación, la tabla de calificación, y elaborar el aviso de convocatoria y la prueba de suficiencia
técnica para el perfil del puesto a seleccionar. Además se revisa la base de datos de personal para conocer si se
dispone de colaboradores que cumplan el perfil. De ser así, se elabora un concurso interno de selección de
personal. De no encontrar candidatos, prepara un concurso externo; salvo el caso de personal muy
especializado, cuya búsqueda se encarga a una consultoría especializada (headhunter)

Para el caso del Concurso interno, se publica en la intranet por el plazo de una semana como mínimo y además
en el boletín electrónico. Complementariamente se comunica por correo a todo el personal:
 Título del puesto
 Unidad organizacional
 Principales funciones y responsabilidades
 Nivel de ingresos
 Calendario del proceso de selección
 Formato de registro de datos del postulante, indicando datos de identificación, de requisitos
obligatorios y opcionales sobre conocimientos y experiencia

Para el caso del concurso externo, la publicación se realiza en la página web y se publica aviso en un diario de
circulación nacional, indicando la fecha de inicio y término de presentación de postulaciones. Para el caso de
profesionales sin experiencia laboral, se envía solicitud a la bolsa de trabajo de las universidades que forman
profesionales del perfil requerido.

Terminado el plazo de publicación, la unidad de Selección de Personal revisa los registros de datos de los
postulantes, verificando el cumplimiento de todos los requisitos mínimos establecidos (formación académica y
experiencia laboral); comunicando a los postulantes si aprobaron o no. Los principales datos de los postulantes
se registran en la BD Bolsa Trabajo Candidatos y se abre un registro del postulante, el cual se actualiza
progresivamente con los resultados del proceso de selección e incluye la documentación e información
aportada por el postulante y la que se genere durante el proceso.

Para el caso del concurso externo, los postulantes aprobados se presentan en la fecha y hora programada
para la prueba psicotécnica y psicológica (inteligencia, aptitudes y personalidad). En algunos casos
adicionalmente se realizan pruebas de dinámica de grupo para evaluar comportamientos específicos frente
a un tema dentro de un límite de tiempo.

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Los resultados de las pruebas son calificados por los psicólogos de la unidad de Desarrollo de Personal y
entregados al Jefe de Selección de Personal, cuyo personal comunica por teléfono y correo el resultado de las
pruebas a los postulantes.

Para el concurso interno, la unidad de Selección de Personal consulta los resultados de evaluación de
desempeño de los dos últimos años, la trayectoria académica y laboral, y califica al postulante. Se excluyen los
colaboradores cuya resultado de la última evaluación sea “ C” o “D”.

Los postulantes aprobados se presentan en la fecha y hora programada para la prueba de suficiencia técnica. En
el caso del concurso externo, los postulantes deben presentar su CV documentado para poder dar la prueba. Los
resultados de las pruebas son entregados a la jefatura de la unidad usuaria para que designe un responsable que
califique las pruebas de conocimiento técnico. Las calificaciones son entregadas al Jefe de Selección de Personal,
cuyo persona l comunica telefónicamente y por correo a los postulantes la aprobación o no de la prueba.

Para el caso del concurso externo el personal de la unidad de Selección de Personal revisa los datos y
documentos del CV, realizando consultas telefónicas y verificaciones de los datos presentados, incluyendo
antecedentes policiales y judiciales. De encontrarse datos o documentos o antecedentes con errores o falsos, se
excluye al postulante comunicándole la cancelación de su participación en el proceso.

Los postulantes aprobados se presentan en la fecha y hora programada para la entrevista ante una terna
conformada por personal de las unidades de Selección de Personal, Desarrollo de Personal y el área usuaria. La
entrevista es individual y se realiza mediante un cuestionario elaborado previamente. En la entrevista se
acuerda el nivel salarial, de acuerdo a la banda salarial establecida para el puesto. Cada miembro de la terna
califica individualmente y luego el promedio de calificaciones se considera como la calificación final.

El área de Selección de personal convoca a los tres mejores postulantes para una entrevista con el Gerente del
área usuaria, quien califica a cada postulante. Luego de la entrevista el área de Selección de Personal comunica
a los postulantes los resultados de la entrevista con la Gerencia (candidato seleccionado o no seleccionado). Al
candidato seleccionado se le consulta su aceptación y disponibilidad. De no aceptar el puesto y sus condiciones,
la unidad de selección de Personal comunica la propuesta al siguiente mejor postulante.

El postulante seleccionado es invitado por la unidad de Capacitación a una charla de inducción organizacional,
en la que se le explica la misión, visión y valores, los objetivos de cada unidad organizacional y las condiciones
laborales (reglamento interno, beneficios sociales, seguros, etc.); también se incluye una inducción al puesto, en
la que un representante del área usuaria expone las funciones y responsabilidades del puesto. Paralelamente se
realiza el examen médico ocupacional, mediante un servicio médico externo. Solo si se supera este último
examen, se considera admitido al candidato.

En el caso que no conseguir seleccionar un candidato, la unidad de Selección de Personal comunica al área
usuaria la necesidad de iniciar un nuevo proceso de selección, previa revisión los resultados del proceso, del
perfil, los requisitos y las condiciones laborales del puesto.

Resolver:
a) Elaborar Ficha SIPOC para el Proceso de Selección de Personal y determinar las actividades de valor
b) Elaborar Flujo de Trabajo del Proceso de Selección de Personal (con Bizagi)
c) En su opinión ¿Es necesario elaborar un procedimiento? ¿Para cuales actividades?

Nota: Enviar por correo archivo con la solución. El archivo debe indicar su apellido.
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