PREMIOS A LA INICIATIVA PARA LA

EXCELENCIA EN LA GESTIÓN

INFORMÁTICA XXI
Premios a la Iniciativa para la Excelencia en la Gestión INFORMÁTICA XXI

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Presentación ................................................................................ 3
Breve descripción de la idea o proyecto ......................................... 5
Informe con los beneficios que se consiguen con el proyecto ........... 6
Proyecto completo ........................................................................ 7
Cronograma de ejecución............................................................ 14
Valoración económica ................................................................. 15
Indicadores ................................................................................ 17

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Presentación

Con el avance de las nuevas tecnologías, la gestión en la UGR ha experimentado un

significativo avance que hace unos años podía parecer cuando menos futurista.

Automatrículas, plataformas de apoyo a la docencia, tablones electrónicos, solicitudes on-

line, Webs interactivas, e-nómina, etc.. son servicios que se prestan tanto a clientes externos
como a internos y que ha permitido redistribuir la carga de trabajo, eliminar costes materiales y
de personal y prestar un servicio acorde con los tiempos en los que vivimos.

Pero si nos detenemos a ver el entorno informático del PAS en la UGR, cuando menos
tenemos que suspirar. Porque lo que tenía que ser una herramienta que facilite el trabajo, para
que éste sea eficaz y eficiente, se convierte en un quebradero de cabeza. Si cuentas con un
compañero “apañao” que te eche una mano estás de suerte. Si no tendrás serios problemas y el
trabajo saldrá, pero a qué precio.

El sistema de Red Administrativa (RA) implantado en la actualidad tenía razón de ser hace
algunos años, cuando el nivel informático del PAS era tremendamente bajo y las nuevas
tecnologías irrumpieron en la gestión de golpe, sin tiempo material para la formación de los
usuarios. Hoy día se ha demostrado que el método está desfasado y se pueden contar con los
dedos de una mano las Universidades españolas que emplean sistemas parecidos.

El trabajo del PAS en la UGR se convierte en muchas ocasiones en una odisea y en una
pérdida de tiempo irrecuperable cuando aparece un problema informático de cualquier tipo.
Basten unos ejemplos:

 Para solicitar ayuda informática hay que marcar un número –atendido ahora por una
empresa externa a la UGR- donde o no sabes quién te atiende, o te van pasando de un
lado a otro con lo que la resolución del problema se demora innecesariamente.

 Para trasladar un ordenador de un lugar a otro hay que solicitarlo, esperar varios días y
además abonar 40 y tantos euros al CSIRC, que tiene encargada esta tarea a una
empresa externa.

 No hay ninguna especificación técnica de los equipos que se conectan a la red

administrativa y hay que adquirirlos forzosamente a través del CSIRC. Dichos equipos
no tienen, por ejemplo, grabadora para hacer copias de seguridad. Y los modelos de
impresoras que se adquieren por este único sistema no se instalan adecuadamente y se
utiliza la emulación de otros modelos similares que impiden un funcionamiento eficaz de
dicha máquina.

 Se emplea como sistema operativo el Windows 98, al que ni siquiera la empresa que lo
creó da ya soporte, por lo que no es fácil instalar en los ordenadores cualquier
dispositivo de los que actualmente se encuentran en el mercado: escáner, multifunción,
disco duro externo, monitor, tarjeta de red, etc..

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 Para compartir información con otros usuarios del mismo entorno de trabajo se utiliza la
unidad de Red S: que consiste en “dedicar” un trozo del propio espacio en Red que tiene
cada usuario para poder acceder a dicha unidad, con lo que con cierta frecuencia hay
que solicitar aumento de espacio y la citada unidad no deja de ser un cajón de sastre,
donde hay gran cantidad de información, en ocasiones repetida, y sin ningún orden. Por
tanto se recurre la mayoría de las veces al envío de información por correo electrónico.
Además a dicha unidad no pueden acceder los cargos académicos, que por lo general
usan ordenadores externos a la Red Administrativa.

 No existe un directorio electrónico que se pueda emplear para enviar cartas, saludas,
etc.. a los cargos académicos o de gestión y cada vez que hay un cambio, o no se
comunica o simplemente se desconoce y se realizan envíos incorrectos o erróneos y se
pierde un valioso tiempo en actualizar los datos que cada uno tiene. Además, se siguen
usando las arcaicas etiquetas en lugar de imprimir en los sobres directamente, dando
una sensación de chapuza.

Y así podríamos seguir relacionando carencias y disfunciones que obligan al PAS de la

UGR a malgastar el tiempo en tareas que debieran estar ya automatizadas hace tiempo o en
resolver problemas informáticos que con otra estructura no surgirían.

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Breve descripción de la idea o proyecto.

Teniendo en cuenta los problemas descritos anteriormente se propone la adopción de una

serie de medidas o adaptaciones informáticas que redunden en una mejor prestación del servicio
a la Comunidad Universitaria y a la Sociedad en general y que mejoren el trabajo diario del PAS
para que sea más eficaz y eficiente, ofreciendo al exterior una imagen acorde con los tiempos
actuales. Dichas medidas son:

1. Eliminación de la Red Administrativa (RA). Instalación del sistema operativo Windows XP1
en todos los ordenadores conectados actualmente a dicha red.

2. Implantación de programas de ofimática estándar actuales para todo el PAS con todas sus
funciones disponibles para facilitar la gestión y ahorrar trabajo.

3. Creación de Intranets en Secretarías de Centros, Servicios, Vicerrectorados y otras

estructuras de gestión donde se considere necesario. Sólo con la instalación del sistema
operativo mencionado anteriormente se podrían crear “grupos de trabajo” que permitirían a los
usuarios compartir información de una manera más eficaz que el actual sistema de la unidad de
red S:. Si se instala una Intranet se consigue organizar, racionalizar y centralizar la información
para acceder a ella desde cualquier ordenador conectado a Internet, lo que prepararía a la UGR
para el Teletrabajo.

4. Creación de un E-Directorio: una Base de Datos de Autoridades institucionales,

académicas, Universidades y estructuras de gestión. Dicho E-Directorio permitirá mantener
actualizada la información casi al instante de producirse el cambio del nombre de la autoridad,
del cargo, de la denominación del servicio, etc.., elaborar mailings, listas personalizadas, etc..
con facilidad; todo ello sin necesidad de recurrir a las etiquetas, a las llamadas telefónicas para
comprobar los datos, etc..

[Estas medidas se proponen en orden de importancia para la consecución de cotas de calidad en la

gestión que se lleva a cabo en la UGR. No obstante, las dos primeras están íntimamente relacionadas y
sin llevar a cabo la primera no se podría adoptar la segunda con las mínimas garantías. ]

1 En la actualidad algunas instituciones están apostando por el Software Libre con sistemas operativos como Linux o Guadalinex, pero la

práctica está demostrando que son muy pocas las que lo han implantado finalmente y la mayoría de empresas, instituciones y la sociedad en
general utilizan sistemas basados en el entorno Windows.

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Informe con los beneficios que se consiguen con el proyecto

Cada una de las medidas propuestas aportarán beneficios diarios a la gestión en la UGR:

1. Eliminación de múltiples incidencias informáticas provocadas por el uso de un sistema

operativo obsoleto. Facilidad para compartir la información entre usuarios de una misma
dependencia. Disminución del número de correos electrónicos que se utilizan para enviar
información entre dichos usuarios.
2. Mayor facilidad para colaborar en documentos con miembros del equipo de trabajo.
Organizar reuniones y eventos (agendas de cargos, programación de tareas, avisos, calendarios
de reserva de espacios, compartir calendarios, etc..). Administrar la producción de documentos
(Restricciones de edición, revisiones y comentarios, etc..). Mejoras en el correo electrónico
(filtros, almacenamiento automático, avisos, eliminación del correo basura, etc..). Personalizar
los programas de ofimática de manera que se puedan automatizar tareas como la escritura de
palabras o frases habituales, pies de firma, encabezados, logos, etc..
3. La instalación de una Intranet aporta mayor eficacia organizacional y productividad. Se
ahorran recursos, se elimina información redundante y en definitiva se organiza y mantiene la
información de manera centralizada, de modo que el acceso a la misma y su actualización es
más rápida. Se facilita asimismo la realización de copias de seguridad.
4. El E-Directorio permite tener la Información centralizada, consolidada y actualizada
constantemente. Eliminación de errores: nombre incompleto, cargo erróneo, cargo que ha
cesado y sigue recibiendo correspondencia, etc... Generación de correspondencia, saludas, etc..
personalizados, de manera veraz, rápida y sencilla. Facilita la elaboración las diferentes
publicaciones impresas que recogen estos datos (agenda de la UGR, guía del Vicerrectorado de
Estudiantes, Guías del Alumnado de los Centros, etc.. directorios, etc...)

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Proyecto completo

1. Eliminación de la Red Administrativa (RA).

Es necesario adaptar los ordenadores conectados actualmente a

dicha red, puesto que sólo se utiliza una pequeña parte del disco duro
que tienen y el sistema operativo no está almacenado en el mismo,
sino que se descarga a diario a través de la RA.
En una primera fase habría que comprobar qué programas propios de la UGR de los que
actualmente usa el PAS en la RA no funcionan bajo Windows XP y al número de usuarios que
afecta esto.
En una segunda fase habría que gestionar una licencia 2 de dicho sistema operativo para
todos los ordenadores que estaban en la RA.
En una tercera fase, y resueltas las cuestiones anteriores habría que realizar las siguientes
tareas por cada ordenador:

 Copiar la información que tenga el usuario en su unidad de red en un pendrive, o un

disco duro externo, dependiendo de la capacidad necesaria.
 Formatear el disco duro. Instalar el sistema Operativo Windows XP Professional.
 Configurar los parámetros de conexión a Internet
 Volcar la información que el usuario tenía en la Red al disco duro

En una última fase, una vez que todo funcione correctamente, se instalarían las impresoras a
las que deba tener acceso el usuario y se añadirían los programas de propósito específico que
se determinen para un usuario estándar: Lector/creador de documentos PDF, software de
reconocimiento de caracteres (escaneo de documentos) , tratamiento de imágenes, etc.

Dichas tareas pueden ser realizadas por personal del CSIRC, por PAS de la UGR que
tengan conocimientos y que, una vez formados, quieran colaborar voluntariamente con el
CSIRC , becarios seleccionados por el CSIRC o contratarlo a una empresa externa.

2 La UGR tiene convenio de colaboración con Microsoft para la gestión de licencias a un precio reducido.

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2. Implantación de programas de ofimática actuales

Es necesaria la actualización de los programas ofimáticos actuales (Suite Microsoft Office

97= Word, Access, Excel y Powerpoint) a versiones más actuales, como la Suite Microsoft Office
2003, que además de los programas ya
descritos incorpora un gestor de correo
electrónico de un uso más generalizado
que el desfasado Pegasus Mail, que
actualmente se usa en la RA. Además
integra calendario, agenda, contactos y
tareas, lo que permitirá al PAS ha
programar avisos, llevar la agenda
electrónica de los cargos académicos,
en su caso, y compartirla con ellos a
través de Internet, establecer
recordatorios de plazos, diseñar listas de
correo electrónico, etc..
Esta versión facilita con diferencia las labores diarias permitiendo automatizar múltiples
tareas y una comunicación más fluida con el resto de usuarios de dentro y fuera de la UGR.
La instalación de dicha Suite (véase nota al pie 2) debe hacerse en los ordenadores una vez
haya sido eliminada la RA y puede llevarse a cabo por el mismo personal que haga las tareas
descritas en el punto anterior para eliminar la RA.

3. Creación de Intranets

Las Intranet son posibles gracias a la concepción de la informática distribuida, que surgió en
el mundo de la empresa en la década de los ochenta.

A la hora de construirla se necesitan unos elementos básicos:

 Hardware o soporte físico adecuado para la Intranet, que incluye:
 Servidores de Web, bajo el modelo Cliente-Servidor.
 PC de los trabajadores, que actúan como Clientes.
 Un sistema de cableado que conecta el Servidor con los equipos Cliente.
 Software que haga posible configurar la Intranet:
 Un sistema operativo de red, que soporta el intercambio de información.
 Un navegador para el acceso a la información.
 Un sistema de gestión de red, que permite el control de prestaciones,
problemas, seguridad o configuración.

Tal y como está configurada actualmente la infraestructura informática de la UGR y con la

eliminación de la RA que se propone en el apartado 1. de este proyecto, sólo sería necesario el
montaje de un servidor (con su correspondiente monitor) que tenga instalado el Sistema
Operativo Windows 2000 server. El resto de elementos necesarios para el correcto
funcionamiento de la Intranet están ya instalados en la UGR. La instalación deberá ser
supervisada por el CSIRC. El siguiente esquema detalla la estructura

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ESQUEMA DE LA INTRANET

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4. E-Directorio

Se trata de diseñar una Base de Datos (BD) que tenga tres tablas: una en la que se
almacenen los datos correspondientes a los diferentes cargos institucionales y académicos
(Rectorado, Centros, Departamentos, Secretariados, Institutos, etc..) y de gestión (Jefes de
Servicio, Administradores, etc..). Otra que guarde los datos relativos a las autoridades
institucionales de Granada, la Comunidad Autónoma y el Gobierno de España. Por último una
tabla que contenga información sobre las Universidades españolas y extranjeras.
Esta BD permitirá obtener los datos de manera sencilla para la realización de modelos
personalizados de saludas, cartas, oficios, etc.. Y lo ideal sería que su acceso fuera a través de
Internet, bien como aplicación Web, bien como BD de Acces.

Tabla Institucional

Para obtener los datos se diseñarían consultas específicas (Consejo de Dirección, Decanos
y directores, Vicerrectorados, Directores de Institutos). Asimismo es preciso establecer permiso
de acceso a los datos que se consideren oportunos (teléfonos móviles, particulares, etc..)
establecer diferentes filtros de acceso o codificar los distintos grupos de información.
Habría que codificar las distintas dependencias y almacenar dicho código en el Campo
código, lo que permitiría posteriormente realizar consultas de manera sencilla.

Su actualización deberá correr a cargo de la Secretaría General de la UGR.

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Tabla de Autoridades

El campo tipo almacena la procedencia de la autoridad (Granada, Comunidad autónoma o

Gobierno de España) .Su actualización debe realizarla el Gabinete de Relaciones Institucionales

Tabla de Universidades

Su actualización debería llevarse a cabo desde el Rectorado.

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Formación
Teniendo en cuenta los cambios sustanciales que se proponen en la estructura informática
para la gestión del PAS, es necesario llevar acabo una serie de acciones formativas, obligatorias
que servirían además como reciclaje para muchas personas que han ido aprendiendo
informática sobre la marcha sin una mínima formación.

A continuación se detallan los cursos de formación necesarios y sus contenidos

Introducción a Windows XP (5 horas) Introducción a MS Office 2003 (5 horas)

 Novedades  Novedades
 Aplicaciones de XP  Aplicaciones nuevas
 Estructuración de la información  Automatización de tareas habituales
 Compartir información  Plantillas de documentos
 Dispositivos externos  Vistas y movimiento por documentos
 Compartir dispositivos  Operaciones básicas de edición
 Creación de copias de seguridad  Interacción entre los módulos de Office
 Tareas sencillas de mantenimiento
 Solución de problemas Introducción a la Intranet (5 horas)
 Requisitos de instalación
 Configuración del servidor: sistema de
Herramientas Ofimáticas (10 horas) almacenamiento.
 Antivirus  Definición de accesos por grupos o por
 Documentos PDF nivel de jerarquía
 Escanear imágenes o documentos  Creación de copias de seguridad.
 Tratamiento de imágenes.  Gestión de errores
 Navegadores de Internet
E-Directorio (5 horas)
 Consulta información
 Operaciones posibles
 Interacción con otros programas
 Mantenimiento

La formación debe ser coordinada por el Área de formación del PAS. Puede llevarse a cabo
de varias maneras:

1. A través del Aula Virtual de formación del PAS.

 Ventajas: Pueden acceder muchos usuarios a la vez y puede ser muy enriquecedor
para los mismos, por su participación en los foros. Es más barato puesto que no se
necesitan tantos profesores (Con 10 profesores con 50 alumnos en cada grupo se
puede formar a todo del PAS de la UGR).
 Inconvenientes: Los alumnos no resuelven las dudas planteadas inmediatamente.
No todo el personal puede acceder desde su casa al aula virtual (no tienen acceso a
Internet) y emplean horas de trabajo en realizar en el curso, lo que les impide
realizarlo correctamente y les aparta de sus tareas habituales.

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2. Presencialmente en las Aulas de formación del PAS.

 Ventajas: Los alumnos están más familiarizados con este método de enseñanza,
sobre todo cuando se trata de la informática. Se impone un ritmo enseñanza-
aprendizaje común para todos los alumnos.
 Inconvenientes: El Área de formación del PAS cuenta sólo con un aula de
Informática. Aunque se pudieran habilitar otras salas con ordenadores portátiles, la
formación del personal podría eternizarse.

3. Presencialmente en las diferentes dependencias.

 Ventajas: Hay miembros del PAS que son o han sido profesores en los cursos de
formación. Ellos pueden ser los encargados de formar a sus propios compañeros de
trabajo, en su misma dependencia y con sus propios ordenadores. El aprendizaje es
más rápido porque los ejercicios propuestos se hacen en el mismo equipo donde
luego se va a trabajar. (Por ejemplo si hay un profesor de formación del PAS en la
secretaría de la Facultad de Traducción, puede formar en dicha secretaría a todo el
personal). Se puede impartir en franjas horarias (de 8 a 9) o de (16 a 17) que no
entorpezcan el trabajo diario ni la atención al público, en su caso.
 Inconvenientes: Algunas dependencias no tienen espacio suficiente o están
repartidas en varias plantas.

4. Manual On-line
Al tratarse de contenidos que no son desconocidos por los usuarios, se pueden sustituir
todos los cursos de formación, por un manual on-line disponible para todos ellos a través de
Internet, en el que se detallen todos los cambios producidos en la Red informática de la UGR, y
que contemple un foro de usuarios donde se comenten las experiencias y se propongan mejoras.

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Cronograma de ejecución

Es difícil establecer una cronograma conjunto para las medidas propuestas, por lo que se
diseñará uno por cada una de ellas.

1. Eliminación de la RA y 2. Implantación de programas de ofimática actuales

Fase Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5

Análisis situación actual
Gestión de Licencias
Preparación equipos (XP)
Instalación de Office
Instalación de programas
específicos e impresoras
Formación Usuarios
Gestión del proyecto

3. Creación de Intranets. (Cronograma de creación por dependencia, una vez adoptada la

decisión de la instalación)

Fase Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

Adquisición e Instalación
del servidor
Creación Intranets
Formación de los usuarios
Gestión del proyecto

4. E-Directorio

Fase Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5

Análisis
Diseño
Instalación
Formación de los usuarios
Gestión del proyecto

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Valoración económica

1. Eliminación de la R.A. y 2. Implantación de programas de ofimática actuales

Licencias e instalación

Descripción Total €
Windows XP (1 licencia nominal) 3 76,81
MS Office 2003 (1 licencia nominal). 91,47
Preparación de los equipos e instalación de los programas por empresa externa 70,00
TOTAL por equipo 238,28

Formación

De acuerdo con los cursos propuestos, cada usuario tendría que cursar 20 horas de
formación.
Si se opta por la enseñanza presencial y calculamos unos 500 alumnos potenciales,
tendríamos que hacer unos 20 grupos. Cada grupo nos cuesta 360 €.

Descripción Total €
20 Grupos de 25 alumnos: 20 horas X 18 €/hora4 7200,00

Si se opta por la enseñanza virtual, y tomando como base los cálculos anteriores, se podrían
hacer 10 grupos virtuales, de 50 alumnos cada uno. Cada grupo nos costaría igualmente 360 €.

Descripción Total €
10 Grupos de 50 alumnos: 20 horas X 18 €/hora 3600,00

La solución más económica pasa por la elaboración de un manual On-Line como se ha

descrito en apartados anteriores.

3 Aquí se indica el precio por licencia individual que indica el CSIRC en su Web, tanto de Windows XP como de Microsoft Office 2003 pero

la licencia colectiva debe ser mucho más barata, aunque se desconoce el precio que establece el convenio con Microsoft.
4 En cursos anteriores Formación del PAS ha venido pagando esta cantidad por hora impartida, aunque puede que ahora pague algo más.

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3. Creación de Intranets

Software

Descripción Total €
Windows 2000 server (1 licencia nominal) 118,89

Hardware

Descripción Total €
Servidor HP ProLiant ML350 G5 Procesador Intel® Xeon® E5405 Quad Core a 1.500
2,33 GHz. 2 Unidades de disco duro de 72 GB cada uno
Monitor TFT LG L1953HR-SF 19 “” 190
Instalación y puesta en marcha del Servidor 05
TOTAL 1.690

Formación

Sería necesaria la impartición de un curso de 5 horas a cada usuario. En el apartado anterior

se han detallado ya las maneras de impartir la formación.

4. E-Directorio

El análisis, diseño, e implantación debe corresponder al CSIRC, por lo que su coste debe ser
cero.
Para descargar de trabajo a los técnicos del CSIRC se puede convocar un concurso de
ideas entre los estudiantes de la ETSI de Ingenierías Informática y Telecomunicación, para que
presenten propuestas.
En cuanto a la formación, puede ser sustituida por un manual on-line que detalle los
contenidos del curso de formación propuesto.

5 Siempre y cuando la realice el personal del CSIRC

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Indicadores

Periodicidad
Indicador Forma de cálculo Estándar Objetivo
del análisis
Incidencias y averías
Incidencias y
comunicadas por el PAS 50 Mensual 20
averías
de Administrción
E-mail enviados
% de E-mail enviados
para compartir 30 % Mensuales 5%
con adjuntos
información
Tiempo dedicado a
Compatibilidad convertir documentos a 20 Mensual 5
versiones antiguas
Nº horas dedicadas
Tiempo dedicado
repetir textos y frases 20 Mensuales 5
a repetir tareas
habituales
Nº de documentos
Errores postales 10% Anual 1%
erróneos enviados

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