M. P. Almacén PDF

SEIEM
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA

LA CALIDAD DEL SERVICIO
SEPTIEMBRE 2011
Código: 205C34103
Manual de Procedimientos
Subdirección de Recursos Materiales y
Edición: 2
Servicios
Departamento de Almacén
© DERECHOS RESERVADOS
Primera edición 16 de enero 2009

Actualización Septiembre 2011
Gobierno del Estado de México
Secretaría de Educación
Servicios Educativos Integrados al Estado de México
Ave. Prof. Agripín García Estrada #1306
Santa Cruz Azcapotzaltongo
Toluca, Estado de México
C. P. 50030
Impreso y hecho en Toluca, Méx.
Printed and made in Toluca, Méx.
La reproducción parcial o total de este documento,

podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso
de la fuente y dándole el crédito correspondiente.
Fecha: Septiembre de 2011 Página: II
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Código: 205C34103
Edición: 2
Servicios
Índice
Pág.
Presentación IV
Objetivo General V
Identificación e Interacción de Procesos VI
Relación de Procesos y Procedimientos VII
Descripción de los Procedimientos

 Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que
205C34103/01
Avale la Compra o la Adquisición del Bien
 Entrada Física de Bienes al Almacén 205C34103/02

 Registro de Entradas al Almacén 205C34103/03
 Almacenamiento de Bienes Recibidos 205C34103/04
 Salida de Bienes del Almacén 205C34103/05
 Distribución y Captación de Materiales 205C34103/06
 Embarques 205C34103/07
Simbología VIII
Registro de Ediciones IX
Distribución X
Validación XI
Créditos XII
Fecha: Septiembre de 2011 Página: III

Código: 205C34103
Edición: 2
Servicios
Presentación
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y
acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.
Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la
construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de
acuerdos y consensos para la solución de demandas sociales.
El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más
eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los
problemas públicos su prioridad.
En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la
generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de
las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario
modernizar.
La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores
prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras
organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del
establecimiento de sistemas de gestión de la calidad.
El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de los
Servicios Educativos Integrados al Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los
mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades y los resultados que se obtienen,
son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo público
descentralizado del Ejecutivo Estatal.
Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción

administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos
auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y
productividad.
Fecha: Septiembre de 2011 Página: IV

Código: 205C34103
Edición: 2
Servicios
Objetivo General
Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que realiza el Departamento de

Almacén, en la recepción, almacenamiento, conservación y abastecimiento de los bienes
adquiridos, con el propósito de conservarlos en óptimas condiciones de uso y proporcionarlos a las
unidades administrativas de SEIEM, mediante la formalización y estandarización de los métodos y
procedimientos de trabajo.
Fecha: Septiembre de 2011 Página: V

Código: 205C34103
Edición: 2
Servicios
Identificación e Interacción de Procesos
Proceso:
Desarrollo Integral para la recepción, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de
Servicios Educativos Integrados al Estado de México.
ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN
ALTA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O

DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O
LA ADQUISICIÓN DEL BIEN
REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN
DESARROLLO INTEGRAL PARA LA RECEPCIÓN,

GUARDA Y ENTREGA DE MATERIALES A LOS
PLANTELES EDUCATIVOS DE SERVICIOS ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS
EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE
MÉXICO
SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN
EMBARQUES
DISTRIBUCIÓN Y CAPTACIÓN DE
MATERIALES
Fecha: Septiembre de 2011 Página: VI

Código: 205C34103
Edición: 2
Servicios
Relación de Procesos y Procedimientos
Proceso:
Desarrollo Integral para la recepción, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de
Servicios Educativos Integrados al Estado de México.
Procedimientos:
 Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición
del Bien.
 Entrada Física de Bienes al Almacén.
 Registro de Entradas al Almacén.
 Almacenamiento de Bienes Recibidos.
 Salida de Bienes del Almacén.
 Distribución y Captación de Materiales.
 Embarques.
Fecha: Septiembre de 2011 Página: VII

Edición: 2
Subdirección de Recursos Materiales y Fecha: Septiembre de 2011
Servicios Código: 205C34103/01
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Descripción de Procedimientos
Nombre del Procedimiento:

Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del
Bien.
Objetivo:
Cuantificar, mediante el sistema de control de almacén, los contratos, oficios de donaciones o
documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, enviados por el
Departamento de Adquisiciones debidamente requisitados.
Alcance:
Aplica a los servidores públicos de los Departamentos de Adquisiciones y Almacén, así como a la
Oficina de Control Documental, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México,
que tengan a su cargo la elaboración o actualización de los manuales de procedimientos.
Áreas que involucra: Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacén y Oficina de

Control Documental.
Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Almacén y Jefe de la
Oficina de Control Documental, que tenga a su cargo la recepción, organización y seguimiento de
altas de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de bienes.
Referencias:
Manual General de Organización de Servicios Educativos Integrados al Estado de México.
Septiembre del 2003.
Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código
Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003.
Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del
Gobierno, 22 de diciembre del 2003.
Reglamento Interior de Servicios Educativos Integrados al Estado de México. Gaceta del Gobierno,
10 de junio del 2003.
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones:
Enviar al Departamento de Almacén, copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio
de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que acredite los
bienes y revisar que estén autorizadas y requisitadas correctamente para los trámites
correspondientes.
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Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Almacén:
Recibir del Jefe de Departamento de Adquisiciones, copia de la requisición de compra, copia del
contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y
revisa que estén requisitados correctamente.
Turnar copia de requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal
que avale la compra o la adquisición del bien, a la Oficina de Control Documental y Procesamiento
de Datos.
Es responsabilidad de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:
Recibir copias de requisiciones, copias de contratos, oficios de donaciones o documentos legales

que avalen las compras o las adquisiciones de bienes.
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:
Recibir documentos y verificar que el proveedor se encuentre registrado en el catálogo

correspondiente.
Registrar al proveedor en el catálogo y archivar el documento para su identificación.
Codificar el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del
bien, con base en el catálogo de artículos y partidas presupuestales, si esta registrado el
proveedor.
Generar en el Sistema Integral de Almacén, el reporte de contratos oficios de donaciones o

documento legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes.
Archivar la copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento
legal que avale la compra o la adquisición del bien.
Definiciones:
Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el

procedimiento y especificar sus funciones en el mismo.
Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que
el usuario demanda.
Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están
contenidos en las especificaciones solicitadas.
Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones
de los procesos, que se efectúan en un programa.
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Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su

autoridad un jefe que es responsable de la realización de funciones específicas.
Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el

procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o
dibujos y recuadros con texto (bloque).
Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y
objetivos establecidos.
Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de

recursos y del tiempo.
Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en

papel mediante alguno de los medios de reproducción grafica. En algunos casos contiene,
además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse.
Manual de Procedimientos.- El medio o instrumento de información que consigna, en forma

metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones
encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación.
Objetivo.- Son los propósitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada
procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado
esperado.
Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen
por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado
de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de
tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de
métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.
Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con

características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de
un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en
resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo.
Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales,
insumos o servicios adquiridos por el organismo.
Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene

relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo.
Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo, que por alguna causa hace
falta.
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Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien.
Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.
Insumos:
Copia de requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que
avale la compra o la adquisición del bien.
Resultados:
Altas de contratos, oficios de donaciones, documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes materiales e Insumos, registrados ordenadamente para su consulta.
Interacción con otros procedimientos:

Entrada Física al Almacén.
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Políticas
El Departamento de Almacén, deberá, verificar que los contratos, oficios de donaciones,

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, estén debidamente
fiscalizadas y soportadas por su requisición de compra.
Corresponderá al Departamento de Almacén, codificar los contratos, oficios de donaciones o

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, con base en el
catálogo de artículos.
El Departamento de Almacén, será el encargado de capturar en el Sistema de Control de

Almacenes, a los proveedores que no se encuentren en el catalogo de proveedores.
El Departamento de Almacén, emitirá el catálogo de proveedores por número de clave y

descripción.
El Departamento de Almacén, generará el reporte de los contratos, oficios de donaciones o

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, en el sistema de
control del almacén a su superior jerárquico.
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Desarrollo
No Responsable Actividad
1 Departamento Envía al Departamento de Almacén, copia de requisición de
de Adquisiciones compra, contratos, oficios de donaciones o documentos legales
que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, hoja de
fiscalización y revisa que estén debidamente requisitados.
2 Departamento Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de la requisición
de Almacén de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que
avale la compra o la adquisición del bien, y hoja de fiscalización.
Revisa que estén requisitadas correctamente.
¿ESTÁN REQUISITADAS CORRECTAMENTE?
3 NO. Se devuelven al Departamento de Adquisiciones.
4 SI. Turna copia de requisición de compra, contrato, oficio de
donación o documento legal que avale la compra o la adquisición
del bien y hoja de fiscalización a la Oficina de Control Documental
y Procesamiento de Datos para trámite.
5 Oficina de Recibe documentos y verifica que el proveedor se encuentre
Control registrado en el catálogo correspondiente.
Documental y
Procesamiento
de Datos
¿ESTÁ REGISTRADO EL PROVEEDOR?
6 NO. Registra al proveedor en el catálogo correspondiente.
7 SI. Codifica el contrato, oficio de donación o documento legal que
avale la compra o la adquisición del bien, con base en el catálogo
de artículos y partidas presupuestales.
8 Genera en el Sistema Integral de Almacenes, el reporte de
contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen
las compras o las adquisiciones de los bienes, para consultas
posteriores.
9 Archiva la copia de la requisición de compra, contrato, oficio de
donación o documento legal que avale la compra, la adquisición
del bien, con la hoja de fiscalización.
Se enlaza con el procedimiento de Entrada Física al Almacén.
FIN.
Edición: 2
Página: 7 de 8
Diagrama
PROCEDIMIENTO: ALTA DE CONTRATO, OFICIO

: DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS
INICIO
ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE 2
ALMACÉN, COPIA DE
REQUISICIÓN, CONTRATO,
OFICIO DE DONACIÓN O
DOCUMENTO LEGAL QUE
AVALE LA COMPRA O LA
ADQUISICIÓN DEL BIEN, HOJA
DE FISCALIZACIÓN Y REVISA
QUE ESTÉN DEBIDAMENTE RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE
REQUISITADOS ADQUISICIONES, COPIA DE
REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO
DE DONACIÓN O DOCUMENTO
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA
ADQUISICIÓN DEL BIEN, HOJA DE
FISCALIZACIÓN, REVISA QUE ESTÉN
REQUISITADAS CORRECTAMENTE
NO ¿ESTAN SI
3 REQUISITADAS
CORRECTAMENTE ?
4
SE DEVUELVEN
AL TURNA COPIA DE
DEPARTAMENTO REQUISICIÓN, CONTRATO,
DE OFICIO DE DONACIÓN O
DOCUMENTO LEGAL QUE
ADQUISICIONES
AVALE LA COMPRA O LA 5
ADQUISICIÓN DEL BIEN, CON
LA HOJA DE FISCALIZACIÓN,
A LA OFICINA DE CONTROL
DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO DE DATOS .
PARA TRÁMITE
RECIBE DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE

EL PROVEEDOR SE ENCUENTRE
REGISTRADO EN EL CATÁLOGO
7 SI ¿ESTÁ REGISTRADO EL
NO
PROVEEDOR ? 6
CODIFICA CONTRATO, OFICIO DE

DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL
QUE AVALE LA COMPRA O LA
ADQUISICIÓN DEL BIEN, CON BASE REGISTRA AL PROVEEDOR EN EL
EN EL CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y CATÁLOGO CORRESPONDIENTE
PARTIDAS PRESUPUESTALES
GENERA EN EL SISTEMA INTEGRAL DE

ALMACENES, EL REPORTE DE
CONTRATOS, OFICIOS DE DONACIONES
O DOCUMENTOS LEGALES QUE AVALEN
LA COMPRA O LAS ADQUISICIONES DE
LOS BIENES, PARA CONSULTAS
POSTERIORES
ARCHIVA, COPIA DE LA REQUISICIÓN DE COMPRA,

CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL
BIEN Y HOJA DE FISCALIZACIÓN.
SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA

FÍSICA AL ALMACÉN.
FIN
Edición: 2
Página: 8 de 8
Medición
Indicador para medir el número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales

que avalen las compras o las adquisiciones de bienes:
Número mensual de contratos, oficios de

donaciones o documentos legales que
avalen las compras o las adquisiciones Porcentaje de número de contratos,
de bienes recibidos oficios de donaciones o documentos
=
Número mensual de contratos, oficios de legales que avalen las compras o las
donaciones o documentos legales que adquisiciones de bienes atendidos
avalen las compras o las adquisiciones
de bienes registrados
Registros de evidencias:
Reporte de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de bienes registrados, que emite el sistema integral de almacenes.

Edición: 2
Página: 1 de 9

Entrada Física de Bienes al Almacén.
Objetivo:
Asegurar que los artículos y/o bienes que entran al Departamento de Almacén, cumplan con las
especificaciones requeridas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la
compra o la adquisición del bien.
Alcance:
Servidores públicos del Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacén y Oficina de

Recepción y Despacho, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que
tengan a su cargo la recepción, captación y entrega de los bienes que están en resguardo del
Departamento de Almacén.
Áreas que involucra: Departamento de Almacén y Oficina de Recepción y Despacho.
Aplica al Jefe del Departamento de Almacén, Jefe de Oficina de Recepción y Despacho, que
tengan a su cargo verificar la entrada física de bienes al almacén y asegurar que cumplan con las
especificaciones requeridas de no ser así devolverlas a el(los), proveedor (es) para su
recuperación física.
Referencias:
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del
Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones.
Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y

Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005.
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Departamento de Almacén:

Edición: 2
Página: 2 de 9
Revisar que los proveedores al momento de la entrega de los materiales presenten el formato
múltiple y el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición
del bien debidamente fiscalizado y autorizado.
Revisar que los materiales recibidos cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato,
oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, así como el
resguardo de estos hasta su entrega.
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepción y Despacho
Revisar que los bienes que reciba el Departamento de Almacén, cumplan con las especificaciones
señaladas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la
adquisición del bien.
Una vez revisados los bienes, entrega factura o remisión en original y cinco copias, así como copia
del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien.
Una vez registrada el alta en el Sistema de Control de Almacenes, entrega los bienes a la Oficina
de Guarda y Surtimiento de material de consumo.
En el caso de que los bienes no cumplan con lo especificado en el contrato, oficio de donación, o
documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, serán devueltas al proveedor.
Definiciones:

el usuario demanda.
Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física y que no
están contenidos en las especificaciones solicitadas.


Edición: 2
Página: 3 de 9
Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso, para la recolección
de datos específicos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse.
Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo que consigna, en forma metódica las

actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas
a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas
que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación.
esperado.
operaciones.

Proveedor.- Es la persona física que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o
servicios adquiridos por el organismo.

Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace
falta.

Edición: 2
Página: 4 de 9
Insumos:
Copia de requisición de compra.

Copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del
bien.
Copia de la hoja de fiscalización.
Original y cinco copias del documento que describa los artículos que entrega el proveedor.
Resultados:
Reporte de Altas de los materiales contenidos en los contratos, oficios de donaciones o

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes, quedan bajo
resguardo del Departamento de Almacén.
Alta de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes.

Edición: 2
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Políticas
El horario para recepción de materiales y/o bienes será de 8:30 a 15:00, a fin de brindar una
atención eficaz y eficiente.
En los casos en los que la entrega de bienes al Almacén por parte de los proveedores, no se
cuente con el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra, o la adquisición
del bien, debidamente fiscalizado y requisitado; o bien deban ser revisados por el área usuaria o
por el Sistema Estatal de Informática; estos bienes deberán ingresarse al Subsistema de Bienes a
Revisión.
El Departamento de Almacén, a través del Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho, será el

responsable de verificar que un 10% de cada uno de los materiales y/o bienes recibidos cumpla
con las especificaciones señaladas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale
la compra o la adquisición del bien.
El Departamento de Almacén, rechazará los materiales y/o bienes que no cumplan con los
requerimientos indicados en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra
o la adquisición del bien correspondiente.
Corresponderá a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, vigilar que la recepción de

los materiales y/o bienes se realice con base en lo especificado en el presente manual.

Edición: 2
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Desarrollo
Entrega al Departamento de Almacén factura / remisión,

1 Proveedor
en original y cinco copias debidamente requisitadas.
2 Departamento de Almacén Recibe por parte del proveedor la factura / remisión, en

original y cinco copias y turna a la Oficina de Recepción y
Despacho para lo conducente.
 Original.- Proveedor
 1ª copia.- Departamento de Almacén
 2ª copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento
 3ª copia.- Adquisiciones
 4ª copia.- Oficina de Recepción y Despacho
 5ª copia.- Inventarios
3 Oficina de Recepción y Recibe documentación y solicita a la Oficina de Control
Despacho Documental y Procesamiento de Datos, copia del contrato,
oficio de donación o documento legal que avale la compra
o la adquisición del bien.
¿Esta dado de alta?
4 No. Solicita al Departamento de Adquisiciones que envié
la copia del contrato, oficio de donación o documento legal
que avale la compra o la adquisición del bien, de la
requisición y hoja de fiscalización.
5 Si. Recibe el material y confronta con el contrato, oficio de
donación o documento legal que avale la compra o la
adquisición del bien, que cumpla con las características
indicadas.
¿Cumple con las características indicadas?
6 No. Comunica al proveedor que el material no cumple con
lo especificado en el contrato, oficio de donación o
documento legal que avale la compra o la adquisición del
bien y devuelve el material junto con la factura y archiva la
4ª copia.
7 Si. Recibe material y determina.
¿Está completo el material?

Edición: 2
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8 No. Comunica al proveedor y devuelve los faltantes del

material junto con la factura y archiva la 4ª copia.
9 Si. Recibe el material, sella de recibido la factura y/o nota
de remisión, contrato, oficio de donación o documento
legal que avale la compra o la adquisición del bien, la
entrega a la Oficina de Control Documental y
Procesamiento de Datos para lo conducente.
Se enlaza con el procedimiento de Registro de

Entradas al Almacén.
FIN.

Edición: 2
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Diagrama
PROCEDIMIENTO: ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN
DEPARTAMENTO DE
PROVEEDOR OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO
ALMACÉN
INICIO
ENTREGA AL DEPARTAMENTO
DE ALMACÉN FACTURA / 2
REMISIÓN, EN ORIGINAL Y
CINCO COPIAS DEBIDAMENTE
REQUISITADAS
RECIBE DEL PROVEEDOR LA
FACTURA / REMISIÓN, EN ORIGINAL 3
Y CINCO COPIAS, TURNA A LA
OFICINA DE RECEPCIÓN Y
DESPACHO, PARA LO
CONDUCENTE RECIBE DOCUMENTACIÓN Y SOLICITA A
LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL
Y PROCESAMIENTO DE DATOS, COPIA
DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN
O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA
. BIEN
COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL
NO SI
4 ¿ESTA DADO DE ALTA ? 5
RECIBE MATERIAL Y CONFRONTA

SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE CON LA COPIA DEL CONTRATO,
ADQUISICIONES QUE ENVÍE EL OFICIO DE DONACIÓN O
CONTRATO, OFICIO DE DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
DONACIÓN O DOCUMENTO LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O DEL BIEN, QUE CUMPLA CON LAS
LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, DE CARACTERÍSTICAS INDICADAS
LA REQUISICIÓN Y HOJA DE
FISCALIZACIÓN
SI NO
¿ CUMPLE CON LAS
7 CARACTERÍSTICAS 6
INDICADAS ?
COMUNICA AL PROVEEDOR QUE

RECIBE MATERIAL Y EL MATERIAL NO CUMPLE CON LO
DETERMINA ESPECIFICADO EN EL CONTRATO,
DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN
.
DEL BIEN Y DEVUELVE EL
MATERIAL JUNTO CON LA
FACTURA Y ARCHIVA LA 4ª COPIA
SI NO
9 ¿ ESTA COMPLETO EL 8
MATERIAL ?
RECIBE MATERIAL, SELLA DE COMUNICA AL PROVEEDOR Y

RECIBIDO LA FACTURA Y/O DEVUELVE LOS FALTANTES
NOTA DE REMISIÓN, DEL MATERIAL JUNTO CON LA
CONTRATO, OFICIO DE FACTURA Y ARCHIVA LA 4ª
DONACIÓN, DOCUMENTO COPIA
LEGAL QUE AVALE LA
COMPRA O LA ADQUISICIÓN
DEL BIEN Y LA ENTREGA A
LA OFICINA DE CONTROL
DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO DE DATOS
PARA LO CONDUCENTE
FIN
SE ENLAZA CON EL
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
DE ENTRADAS AL ALMACÉN

Edición: 2
Página: 9 de 9
Medición
Indicador para medir el número de entradas físicas al Almacén:
Número mensual de contratos, oficios de

donaciones o documentos legales que avalen
las compras o las adquisiciones de los bienes
Número mensual de contratos, oficios de = % de entradas físicas atendidas
donaciones o documentos legales que avalen
las compras o las adquisiciones de los bienes
atendidos
Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes recibidos.

Edición: 2
Página: 1 de 8

Registro de Entradas al Almacén.
Objetivo:
Cuantificar y almacenar los bienes y/o materiales recibidos en el Departamento de Almacén,
mediante el Sistema de Control de Almacenes.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Inventarios, Departamento de
Almacén, y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, adscritos a Servicios
Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la cuantificación y
almacenamiento de los materiales resguardados por el Departamento de Almacén.
Áreas que involucra: Departamento de Inventarios, Departamento de Almacén, Oficina de Control

Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Recepción y Despacho.
Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Almacén, Oficina de
Control Documental y Procesamiento de Datos y al Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho,
que tengan a su cargo verificar y supervisar que los materiales e insumos que entren al almacén
sean registrados adecuadamente para una localización más rápida.
Referencias:

Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén:

Verificar que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, registre oportunamente
los bienes y/o materiales recibidos en el almacén, en el sistema de control de almacenes.

Edición: 2
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Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Control Documental:

Recibir de parte de la Oficina de Recepción y Despacho, factura o remisión y copia del contrato,
oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que amparan
los bienes recibidos.
Revisar que los datos asentados en la factura o remisión coincidan con los del contrato, oficio de
donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien.
Proceder a dar el alta correspondiente en el Sistema de Control de Almacenes.
Entregar al proveedor la factura original con el alta correspondiente.
Realizar los trámites de entrada y salida simultánea. Estos trámites podrán realizarse en los casos
en los que los bienes hayan sido entregados en sitio por parte del proveedor, siempre y cuando se
presente al Departamento de Almacén, documento probatorio con firma de recibido que avale que
los bienes fueron recibidos a satisfacción; dicho documento probatorio soportará la entrada.
Definiciones:

el usuario demanda.


Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso, para la recolección

de datos específicos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse

Edición: 2
Página: 3 de 8
Manual de Procedimientos.- El medio o Instrumento de información que consigna, en forma

metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones
encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación.
Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio
determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad
en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción.
operaciones.

Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos
o servicios adquiridos por el organismo.
Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace
falta.
Vo.Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien.
Insumos:
Factura y/o remisión en original y cinco copias.

Copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del
bien.
Resultados:
Que se tenga un registro al 100% de las entradas de cada uno de los materiales e insumos.
Entrada Física de Bienes al Almacén.

Edición: 2
Página: 4 de 8
Políticas
El Departamento de Almacén a través de la Oficina de Control Documental, deberá registrar las

entradas de almacén en el sistema de control de almacenes.
Corresponderá al Departamento de Almacén, turnar a los Departamentos de Contabilidad,

Adquisiciones, Programación y Presupuesto, Inventarios, Subdirección de Recursos Materiales y
Servicios y Dirección de Recursos Materiales y Financieros, dentro de los primeros diez días
hábiles de cada mes, reporte de entradas de almacén de los bienes y/o materiales, y copia de las
facturas de dichos bienes al Departamento de Adquisiciones.
El Departamento de Almacén, deberá remitir copia de la entrada de Almacén y de la factura

correspondiente, al Departamento de Inventarios, cuando se trate de bienes muebles de activo fijo,
para que acuda a inventariarlos.
El Departamento de Almacén, vigilará que toda la información derivada del registro de entradas al
almacén, sea debidamente capturada en el sistema de control de almacenes.
El Departamento de Almacén deberá contar con un mes para la preparación de las actividades del
inventario físico.
El Departamento de Almacén entregará en los primeros 10 días hábiles de cada mes los informes
correspondientes.
El Departamento de Almacén, vigilará que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de

Datos, se apegue a los lineamientos establecidos en el presente Manual.

Edición: 2
Página: 5 de 8
Desarrollo
No RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Oficina de Recepción y Despacho Turna la factura y/o remisión, copia del
contrato oficio de donación o documento
legal que avale la compra o la adquisición del
bien, para su autorización.
2 Oficina de Control Documental y Recibe de la oficina de recepción y
Procesamiento de Datos despacho, la factura y/o remisión, copia del
contrato, oficio de donación o documento
legal, que avale la compra o la adquisición
del bien, revisa que estén debidamente
selladas y firmadas de recibido.
¿Está correcta?
3 No. Indica las observaciones al contrato,
oficio de donación o documento legal que
avale la compra o la adquisición del bien y a
la factura y/o remisión y devuelve a la oficina
de recepción y despacho para los ajustes
correspondientes.
4 Si. El jefe de oficina revisa de qué tipo de
bienes se trata.
¿Que tipo de bienes son?
5 Bienes de consumo:
Elabora con base en la factura y/o remisión y
la copia del contrato, oficio de donación o
documento legal que avale la compra o la
adquisición del bien, la entrada de almacén
de bienes de consumo, en original y 3
copias, cuya distribución es la siguiente:
 Original.- Proveedor.
 1ª Copia-.- Oficina de Control
Documental y Procesamiento de
Datos.
 2ª Copia.- Departamento de
Adquisiciones.

Edición: 2
Página: 6 de 8
 3ª Copia.- Oficina de Guarda y

Surtimiento.
 4ª Copia.- Oficina de Recepción y
Despacho.
Asigna el número de alta de Entrada al
Almacén de Bienes de Consumo y registra
en el libro de altas.
6 Bienes de activo fijo
Elabora con base en la factura y/o remisión y
copia del contrato, oficio de donación o
documento legal que avale la compra o la
adquisición del bien, la entrada de almacén
de bienes muebles, en original y 5 copias
cuya distribución es la siguiente:
 Original.- Proveedor.
 1ª Copia-.- Oficina de Control
Documental y Procesamiento de
Datos.
Adquisiciones.
Inventarios.
 4ª Copia.- Oficina de Guarda y
Surtimiento.
 5ª Copia.- Oficina de Recepción y
Despacho.
Notifica al Departamento de Inventarios
para que acudan a inventariar los bienes
recibidos.
(Se conecta con el procedimiento de Alta de
Bienes del Departamento de Inventarios).
7 Asigna el número de alta de Entrada al
Almacén de Bienes Muebles y registra en
el libro de altas.
Se enlaza con el Procedimiento de
Almacenamiento de Materiales Recibidos.
Fin.

Edición: 2
Página: 7 de 8
Diagrama
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN
OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS
INICIO
TURNA FACTURA Y/O REMISIÓN,

COPIA DEL CONTRATO, OFICIO 2R
DE DONACIÓN O DOCUMENTO
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O
LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, PARA
SU AUTORIZACIÓN
RECIBE DE LA OFICINA DE
RECEPCIÓN Y DESPACHO LA
FACTURA Y/O REMISIÓN, COPIA DEL
CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN
O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL
BIEN, REVISA QUE ESTÉN
DEBIDAMENTE SELLADAS Y
FIRMADAS
NO SI
3 ¿ESTA CORRECTA? 4
INDICA OBSERVACIONES DEL

CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O EL JEFE DE OFICINA REVISA DE
DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA QUE TIPO DE BIENES SE TRATA
COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN,
FACTURA Y/O REMISIÓN Y DEVUELVE
A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y
DESPACHO PARA LOS AJUSTES.
CORRESPONDIENTES
¿QUE TIPO DE
5 BIENES SON? 6
BIENES DE CONSUMO BIENES DE ACTIVO FIJO
ASIGNA EL NÚMERO DE ALTA

DE LA ENTRADA DE ALMACÉN
DE BIENES Y REGISTRA EN EL
LIBRO DE ALTAS
FIN
SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE

REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

Edición: 2
Página: 8 de 8
Medición

que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes.
Número mensual de contratos, oficios

de donaciones o documentos legales
que avalen las compras o las
= Porcentaje de entradas de almacén
Número mensual de contratos, oficios
de donaciones o documentos legales
que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes. registrados
Registro de entradas al almacén.

Manual de Procedimientos Edición: 2
Departamento de Almacén Página: 1 de 8

Almacenamiento de Bienes Recibidos.
Objetivo:
Numerar, clasificar y almacenar los bienes y/o materiales de manera eficaz y eficiente para su
pronta localización y conservación.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores públicos de la Oficina de Guarda y Surtimiento, adscrito al
Departamento de Almacén de Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a
su cargo la guarda y custodia de los materiales y bienes que entran al Almacén.
Áreas que involucra: Oficina de Guarda y Surtimiento.
Aplica al Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento, que tengan a su cargo registrar y almacenar los
materiales solicitados de acuerdo a sus características.
Referencias:

Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento:
Recibir de la Oficina de Recepción y Despacho copia del contrato, oficio de donación o documento
legal que avale la compra o la adquisición del bien, la factura y/o remisión, junto con el material y
revisa que estén completos.
Indicar las observaciones y devolver a la Oficina de Recepción y Despacho para su corrección en

caso de que no esté correcta.

Verificar características del material, con base en el contrato, oficio de donación o documento legal
que avale la compra o la adquisición del bien, factura y/o remisión.
Clasificar el bien y/o material de acuerdo a sus características (peso, volumen, cantidad.) rotación
en el almacén y/o estante asignado.
Adecuar el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de estante, ordenar existencias, etc).
Acomodar el bien y/o material en el lugar asignado.
Registrar en la tarjeta de estante la entrada de los bienes, tomando como referencia la factura y/o
remisión.
Definiciones:

Archivar.- Colocar documentos importantes en orden alfabético.
el usuario demanda.
Control.- Comprobación, inspección de un material especifico tomando en cuenta sus

características físicas.
Cronológica.- Tiene por objeto determinar el orden y fecha de sucesos históricos. Manera de
computar los tiempos.
Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su

autoridad un jefe que es responsable de la realización de funciones específicas.


Estante.- Armario con anaqueles y sin puertas que sirve para colocar los materiales o insumos
propios de un almacén.

Factura.- Documento fiscal que asienta la cantidad, características, costo unitario, costo total,
impuestos cobrados y el total de la adquisición de bienes o servicios, además de contener el
nombre, razón social y registro fiscal tanto del comprador como del proveedor.

papel mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. En algunos casos contiene, además
de información, instrucciones para llenarse o utilizarse.
Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metódica las

operaciones.


Recepción.- Acción y efecto de recibir.
Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo.
Remisión.- Documento en el que se especifica el material, cantidad y monto económico de los

bienes que se van a adquirir.
Registro.- Registro en que hace constar que el material es el especificado en una factura para que
no haya malentendidos.

Rotación.- Movimiento de los materiales para que se tenga un control sobre el bien.
Sucesión.- Entrada o continuación de una persona o cosa en lugar de otra.
Insumos:
Copia de la factura y/o remisión, junto con el material.
Tarjeta de estante.
Resultados:
Control adecuado y ágil de los bienes que se reciben en el almacén hasta el momento de su
entrega.
Salida de Bienes de Almacén.

Políticas
El Departamento de Almacén a través de la Oficina de Guarda y Surtimiento, deberá, clasificar los

bienes y/o materiales de acuerdo a sus características (volumen, peso, resistencia).
La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacén acomodará los bienes y/o
materiales de acuerdo a su rotación en el almacén.
El Departamento de Almacén comunicará la disponibilidad de los bienes, una vez que se haya
realizado el alta correspondiente en el sistema de control de almacenes.
Corresponderá al Departamento de Almacén a través de la Oficina de Control Documental,

informar oportunamente a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, de las existencias
reales de los bienes y/o materiales existentes en el almacén.
La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacén, registrará los movimientos de

cada bien y/o material.
La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacén, manejará una tarjeta de control
de estante por cada bien y/o material almacenado.
El Departamento de Almacén, deberá vigilar que la Oficina de Guarda y Surtimiento, cumpla con
las normas internas establecidas para su operación.
La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, deberá vigilar que los bienes y/o materiales,
queden bajo custodia del Departamento de Almacén, y se tomen las medidas pertinentes, para
que estén debidamente clasificados y almacenados.

Desarrollo
1 Oficina de Recepción y Entrega copia de la factura y/ o remisión junto con el
Despacho material a la Oficina de Guarda y Surtimiento.
2 Oficina de Guarda y Recibe de la Oficina de Recepción y Despacho copia de

Surtimiento la factura y/o remisión, junto con los materiales y revisa
que estén completos.
3 ¿Está correcta?
NO. Indica las observaciones y devuelve a la Oficina de
Recepción y Despacho para su corrección.
4 SI. Verifica características del material, con base en el

contrato, oficio de donación o documento legal que
avale la compra o la adquisición del bien, factura y/o
remisión.
5 ¿Está correcto?
NO. Indica que no corresponde y devuelve a la Oficina
de Recepción y Despacho.
6 Si. Clasifica el bien y/o material de acuerdo a sus

características (peso, volumen, cantidad, etc.),
almacena y verifica la rotación en el almacén y/o estante
asignado.
7 Adecua el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de

estante, ordenar existencias, etc.)
8 Acomoda el bien y/o material en el lugar asignado
9 Registra en la tarjeta de estante, la entrada de los

bienes, tomando como referencia del contrato, oficio de
donación o documento legal que avale la compra o la
adquisición del bien, la factura y/o remisión.
Se enlaza con el procedimiento de Salida de Bienes

de Almacén.
FIN

Diagrama
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS
OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO
INICIO
ENTREGA COPIA DE LA FACTURA Y /

O REMISIÓN Y MATERIAL A LA 2
OFICINA DE GUARDA Y
SURTIMIENTO
RECIBE DE LA OFICINA DE
RECEPCIÓN Y DESPACHO, COPIA DE
LA FACTURA Y/O REMISIÓN, JUNTO
CON MATERIALES Y REVISA QUE
ESTÉN COMPLETOS
NO SI
3 ¿ESTÁ CORRECTA ? 4
VERIFICA CARACTERÍSTICAS DEL

INDICA LAS OBSERVACIONES Y MATERIAL, CON BASE EN EL
DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN
RECEPCIÓN Y DESPACHO PARA O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
SU CORRECCIÓN . LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN
.
DEL BIEN, FACTURA Y/O REMISIÓN
NO SI
¿ESTÁ CORRECTO? 6
5
CLASIFICA EL BIEN Y/ O
MATERIAL DE ACUERDO A SUS
CARACTERÍSTICAS, ALMACENA Y
VERIFICA EN EL ALMACÉN Y/O
INDICA QUE NO ESTANTE ASIGNADO
CORRESPONDE Y DEVUELVE
A LA OFICINA DE RECEPCIÓN
Y DESPACHO
ADECUA EL LUGAR DESTINADO

PARA EL BIEN
ACOMODA EL BIEN Y/O

MATERIAL EN EL LUGAR
ASIGNADO
REGISTRA EN LA TARJETA DE
ESTANTE, ENTRADA DE LOS
BIENES, , TOMANDO COMO
REFERENCIA, EL CONTRATO,
DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN
DEL BIEN, FACTURA Y/O
REMISIÓN
SE ENLAZA CON EL
PROCEDIMIENTO DE SALIDA
DE BIENES DE ALMACÉN
FIN

Medición
Indicador para medir el número de bienes almacenados.
Número de bienes o materiales por recibir % Porcentaje de bienes y/o insumos

=
Número de bienes o materiales recibidos almacenados
Registro en la tarjeta de estante (Kardex del artículo).

Nombre Del Procedimiento:

Salida de Bienes del Almacén.
Objetivo:
Contabilizar correcta y oportunamente la entrega de materiales requeridos por el usuario.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Almacén, Oficina de Recepción y
Despacho, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Guarda y
Surtimiento, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su
cargo el surtimiento y entrega de materiales y la elaboración de salidas de almacén.
Áreas que involucra: Departamento de Almacén, Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de

Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Guarda y Surtimiento.
Aplica al personal del Departamento de Almacén que tenga a su cargo la organización y

seguimiento de las salidas de bienes.
Referencias:

Responsabilidades:
Asegurar con su Vo. Bo. que la solicitud de abastecimiento, que se recibe en el Departamento,
continúe previa revisión de la Oficina de Distribuciones, con el trámite de surtimiento, salida y
entrega de bienes.
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Distribuciones:
Recibir del área usuaria la solicitud de abastecimiento de material, debidamente requisitada.

Anotar el no. de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firmar de

recibido en el espacio señalado y turnar para el Vo. Bo.
Cotejar la solicitud de abastecimiento con las compras que se realizaron para cada una de las
unidades administrativas y que están soportadas con las requisiciones correspondientes.
Recibir del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificación

y surtimiento.
Surtir el material solicitado, previo registro de salida del mismo en la tarjeta de control de estante.
Entregar a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la solicitud de

abastecimiento para su registro, captura y emisión de la salida de almacén.
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepción y Despacho:
Recibir de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la salida de almacén

debidamente requisitada en original y dos copias.
Recibir del Jefe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, los bienes y/o materiales registrados en la
salida de almacén.
Solicitar al usuario anotar en la salida de almacén: nombre, firma, fecha de recibido y cuando se
trate de activo fijo, sello correspondiente, RFC y la firma del titular del área usuaria.
Proceder a la entrega de los bienes al área usuaria.
Definiciones:

el usuario demanda.





operaciones.


Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo.

Insumos:
Solicitud de abastecimiento de material.
Salida de almacén.
Tarjeta de estante.
Resultados:
Que se registre bajo un control estricto la salida de los bienes materiales y de consumo que se
encuentran en resguardo físico por en el Departamento de Almacén.

Ninguno.

Políticas
El horario de atención, del Departamento de Almacén, para el despacho de bienes y/o materiales,
será de 8:30 a 17:00 hrs., de lunes a viernes.
La Oficina de Recepción y Despacho, del Departamento de Almacén, deberá realizar la entrega

de bienes y/o materiales asignados, en la solicitud de abastecimiento correspondiente y soportarla
con la salida de almacén.
El Departamento de Almacén, otorga el Vo.Bo. a las requisiciones de compra, de aquellos artículos

que no tenga disponibles para su entrega, considerando que son para áreas usuarias específicas o
de un año fiscal determinado, por lo que se realizarán las compras correspondientes.
La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, deberá vigilar que los bienes y/o materiales,
queden bajo custodia del Departamento de Almacén, y se tomen las medidas pertinentes, para
que estén debidamente clasificados y almacenados.

Desarrollo
1 Área Usuaria Envía a la Oficina de Distribuciones la solicitud de
abastecimiento de materiales.
2 Oficina de Distribuciones Recibe del área usuaria la solicitud de abastecimiento de

materiales en original y copia cuya distribución es la
siguiente:
 Original.- Departamento de Almacén.
 Copia.- Área usuaria.
Anota el No de folio correspondiente a la solicitud de
abastecimiento de materiales y firma de recibido en el
espacio señalado y lo turna a la Oficina de Guarda y
Surtimiento.
3 Oficina de Guarda y Recibe de la oficina de distribuciones la solicitud de
Surtimiento. abastecimiento de materiales, para su codificación y
surtimiento.
Registra el movimiento realizado en la tarjeta de estante
y archiva y lo turna a la Oficina de Control Documental y
Procesamiento de Datos.
Tratándose de bienes inventariables, es responsabilidad
del Departamento de Inventarios, verificar que éstos
cuenten con el registro de inventario correspondiente.
¿Cuenta con el registro de inventario
correspondiente?
No. Notifica al Departamento de Inventarios, para que

4 acudan a inventariar los bienes.
(Se conecta con el Procedimientos de Alta de Bienes del
Departamento de Inventarios).
5 Si. Pasa a la actividad número 6.

6 Oficina de Control Recibe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, la solicitud

Documental y de abastecimiento de materiales ya codificada, archiva y
Procesamiento de Datos emite las salidas de bienes del Almacén, en original y 3
copias distribuidas de la manera siguiente.
 Original.- Departamento de Almacén.
 Copia.- Departamento de Inventarios.
 Copia.- Área usuaria.
y turna para trámite a la Oficina de Recepción y
Despacho.
7 Oficina de Recepción y Recibe de la Oficina de Control Documental y
Despacho Procesamiento de Datos, las salidas de almacén junto
con la solicitud de abastecimiento, firma de autorización
las salidas de almacén y turna para trámite al
Departamento de Almacén.
8 Departamento de Almacén Las salidas de bienes del Almacén, serán firmadas por el
Titular Jefe del Departamento de Almacén, o en su caso por el
Jefe de la Oficina de Control Documental y
9 Oficina de Control Recibe del Jefe del Departamento de Almacén o en su
Documental y caso del Jefe de la Oficina de Control Documental y
Procesamiento de Datos Procesamiento de Datos, las salidas de bienes
debidamente autorizadas, junto con la solicitud de
abastecimiento, asimismo, el Jefe del Departamento de
Inventarios, envía concentrado donde informa que bienes
ya fueron inventariados y son los que únicamente pueden
ser entregados a las áreas usuarias, cumplido lo anterior
se da aviso al área solicitante.
Procede a la entrega de los bienes y/o material al
usuario.

Diagrama
PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN

OFICINA DE CONTROL
OFICINA DE RECEPCIÒN DEPARTAMENTO
AREA USUARIA OFICINA DE DISTRIBUCIONES OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO DOCUMENTAL Y
Y DESPACHO DE ALMACÉN
INICIO
ENVÍA A LA OFICINA DE
DISTRIBUCIONES LA 2
SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO DE
MATERIALES
RECIBE DEL AREA USUARIA

LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO DE
MATERIAL EN ORIGINAL Y
COPIA CUYA DISTRIBUCIÒN
ES LA SIGUIENTE
ORIGINAL.- DEPARTAMENTO
3
DE ALMACEN
COPIA.- AREA USUARIA
ANOTA EL NO. DE FOLIO
CORRESPONDIENTE A LA
SOLICITUD DE RECIBE DE LA OFICINA DE
ABASTECIMIENTO DE DISTRIBUCIONES LA SOLICITUD DE
MATERIALES Y FIRMA DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES
RECIBIDO EN EL ESPACIO PARA SU CODIFICACIÓN Y
SEÑALADO Y LO TURNA A LA SURTIMIENTO. REGISTRA EL
OFICINA DE GUARDA Y MOVIMIENTO REALIZADO EN LA
SURTIMIENTO TARJETA DE ESTANTE Y ARCHIVA Y
LO TURNA A LA OFICINA DE
CONTROL DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO DE DATOS.
TRATÁNDOSE DE BIENES
INVENTARIABLES, ES
RESPONSABILIDAD DEL
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS,
VERIFICAR QUE ÉSTOS CUENTEN
CON EL REGISTRO DE INVENTARIO
CORRESPONDIENTE.
NO SI
¿ CUENTA CON EL
4 REGISTRO DE INVENTARIO
5 6
CORRESPONDIENTE?
NOTIFICA AL RECIBE DE LA OFICINA DE

DEPARTAMENTO DE PASA A LA GUARDA Y SURTIMIENTO,
INVENTARIOS PARA ACTIVIDAD LA SOLICITUD DE 7
QUE ACUDAN A NUMERO 6 ABASTECIMIENTO DE
INVENTARIAR LOS MATERIALES YA
BIENES CODIFICADA, ARCHIVA Y
EMITE LAS SALIDAS DE
BIENES DEL ALMACÉN, EN
ORIGINAL Y 3 COPIAS Y RECIBE DE LA OFICINA
TURNA PARA TRÁMITE A LA DE CONTROL
OFICINA DE RECEPCIÓN Y DOCUMENTAL Y
DESPACHO. PROCESAMIENTO DE 8
DATOS, LAS SALIDAS DE
ALMACÉN, JUNTO CON
LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO,
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN LAS LAS SALIDAS DE
SALIDAS DE ALMACÉN Y BIENES DEL
TURNA PARA TRÁMITE ALMACÉN, SERÁN
AL DEPARTAMENTO DE FIRMADAS POR EL
ALMACÉN. JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE ALMACEN, O
EN SU CASO POR
EL JEFE DE LA
9 OFICINA DE
CONTROL
DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO
DE DATOS
RECIBE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACÉN, O EN SU CASO
DEL JEFE DE LA OFICINA DE
PROCESAMIENTO DE DATOS,
LAS SALIDAS DE BIENES DEL
ALMACÉN DEBIDAMENTE
AUTORIZADAS, JUNTO CON LA
SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO, ASIMISMO
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE INVENTARIOS, ENVÍA
CONCENTRADO DONDE
INFORMA QUE BIENES YA
FUERON INVENTARIADOS Y
SON LOS QUE ÚNICAMENTE
PUEDEN SER ENTREGADOS A
LAS ÁREAS USUARIAS,
CUMPLIDO LO ANTERIOR, SE
DA AVISO AL ÁREA
SOLICITANTE.
PROCEDE A LA ENTREGA DE
LOS BIENES Y/O MATERIAL AL
USUARIO.
TERMINA

Medición
Indicador para medir el número de solicitud de abastecimiento:
Número mensual de solicitudes de

% de salida de solicitudes de
abastecimiento =
abastecimiento atendidas
Número mensual de salidas de almacén
Salidas de almacén debidamente entregadas y validadas.

Descripción de los Procedimientos

Distribución y Captación de Materiales.
Objetivo:
Contabilizar y agilizar el proceso de entrega de materiales a las áreas correspondientes en tiempo
y forma.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Almacén, Oficina de
Distribuciones, Oficina de Guarda y Surtimiento y Oficina de Embarques, Adscritos a Servicios
Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la distribución y captación de
materiales.
Áreas que involucra: Departamento de Almacén, Oficina de Distribuciones, Oficina de Embarques,

Oficina de Guarda y Surtimiento.
Jefe del Departamento de Almacén, Oficina de Distribuciones, Oficina de Embarques, Oficina de

Guarda y Surtimiento que tengan a su cargo la organización y seguimiento del trámite para la
entrega de bienes.
Referencias:

Responsabilidades

Validar que la gestión administrativa se realice de acuerdo a las normas administrativas que
norman el organismo.
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Distribuciones:

Recibir del Departamento de Adquisiciones la distribución de los materiales adquiridos por el
organismo; por licitación o compras directas, así como las requisiciones correspondientes.

Cotejar las distribuciones proporcionadas por el Departamento de Adquisiciones contra las

requisiciones de compra y dar aviso de la disponibilidad de materiales a las áreas involucradas.
Recibir del área usuaria la solicitud de abastecimiento de materiales.
Anotar el no. de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firmar de

recibido en el espacio señalado y turnar para el Vo.Bo. al Jefe de Departamento de Almacén.
Verificar la solicitud de abastecimiento con las compras que se realizaron para cada una de las
unidades administrativas y que están soportadas con las requisiciones correspondientes.

Recibir del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificación
y surtimiento.
Entregar a la Oficina de Control Documental, la solicitud de abastecimiento para su registro,

captura y emisión de la salida de almacén.
Definiciones

Aviso de disponibilidad de materiales.- Revisión con proveedores que hayan entregado

programación de entrega de materiales, para que las áreas usuarias reciban el material del
almacén.




Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metódica las

operaciones.


Requisición de compra.-Es el documento que contiene un listado de los materiales solicitados

por las unidades administrativas para su compra.
Insumos:
Contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien.
Solicitud de abastecimiento.
Resultados
Que se tenga un registro por cada una de las solicitudes de abastecimiento para agilizar de forma
adecuada la distribución de los materiales.

Entrada Física al Almacén.

Políticas
Las diferentes unidades administrativas, deberán cumplir con los apartados ACP-072 y ACP-073
de las normas administrativas para la asignación y uso de bienes y servicios. El Departamento de
Almacén comunicará vía correo electrónico a los enlaces administrativos de las direcciones del
organismo, el número de contrato, oficio de donación o documento legal de los bienes que se
encuentren disponibles.
Suministrar los bienes y materiales a las unidades administrativas del organismo, con base en las
solicitudes de abastecimiento, que las mismas remitan al Departamento de Almacén, previa
revisión y verificación de lo solicitado.

Desarrollo
Realiza la solicitud de abastecimiento de materiales y
turna a la oficina de distribuciones en el departamento
1 Área Usuaria
de almacén.
Recibe del área usuaria, la solicitud de abastecimiento

debidamente requisitada.
Anota el No. de folio correspondiente a la solicitud y
firma de recibido en el espacio señalado.
2 Oficina de Distribuciones
Valida la solicitud de abastecimiento con las compras
realizadas, para cada una de las áreas
administrativas. Turna la solicitud al Jefe de Oficina de
Guarda y Surtimiento.
Recibe del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la

solicitud de abastecimiento para su codificación y
3 Oficina de Guarda y Surtimiento surtimiento.
Turna a la Oficina de Control Documental y
Recibe del Jefe de la Oficina de Guarda y Surtimiento,
la solicitud de materiales codificada y realiza la salida
Oficina de Control Documental y
4 de almacén. Turna a la Oficina de Recepción y
Procesamiento de Datos
Despacho.
Recibe del Jefe de la Oficina de Control Documental y

5 Oficina de Recepción y Despacho Procesamiento de Datos, la salida de almacén.
Se enlaza con el procedimiento de embarques.
Fin.

Diagramación
PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CAPTACIÓN DE MATERIALES

OFICINA DE CONTROL OFICINA DE
OFICINA DE OFICINA DE GUARDA
ÁREA USUARIA DOCUMENTAL Y RECEPCIÓN Y
DISTRIBUCIONES Y SURTIMIENTO
PROCESAMIENTO DE DATOS DESPACHO
INICIO
REALIZA LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO DE
MATERIALES Y TURNA A LA
OFICINA DE DISTRIBUCIONES 2
EN EL DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN
RECIBE DEL ÁREA USUARIA LA

SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO
DEBIDAMENTE REQUISITADA, VALIDA
LA SOLICITUD Y LA TURNA AL JEFE DE 3
OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO
RECIBE DEL JEFE DE LA OFICINA DE

DISTRIBUCIONES, LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO PARA SU
CODIFICACIÓN Y SURTIMIENTO.
TURNA A LA OFICINA DE CONTROL
4
DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE
DATOS

GUARDA Y SURTIMIENTO, LA
SOLICITUD DE MATERIALES
CODIFICADA Y REALIZA LA SALIDA DE
ALMACÉN. TURNA A LA OFICINA DE 5
RECEPCIÓN Y DESPACHO

PROCESAMIENTO DE DATOS LA
SALIDA DE ALMACÉN.
SE ENLAZA CON EL
.
PROCEDIMIENTO DE EMBARQUES.
.
TERMINA

Medición
Indicador para medir el número de solicitudes de abastecimiento de materiales:
Número mensual de solicitudes de

abastecimiento de materiales requeridos % de salida de solicitudes de
=
Número mensual de solicitudes de abastecimiento entregados
abastecimiento entregados
Registro de solicitudes de abastecimiento entregados y validados.

Página: 1 de 7

Embarques.
Objetivo:
Registrar y verificar que los vehículos se encuentren en perfectas condiciones y los materiales que
se especifican en cada salida de almacén sean los solicitados.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Almacén, Oficina de Embarques,
Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento, Oficina de Control Documental
y Procesamiento de Datos, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que
tengan a su cargo la transportación de bienes materiales.
Áreas que afecta: Departamento de Almacén, Oficina de Embarques, Oficina de Recepción y

Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento, Oficina de Control Documental y Procesamiento de
Datos.
Actividades que afecta: Entrega de los bienes materiales en buenas condiciones al área usuaria.
Jefe del Departamento de Almacén, Oficina de Embarques, Oficina de Recepción y Despacho,

Oficina de Guarda y Surtimiento y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, que
tengan a su cargo la organización y seguimiento en cuanto a la transportación y entrega de bienes
a las áreas usuarias.
Referencias:

Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Embarques:
Enviar a las diferentes áreas usuarias, los materiales o bienes solicitados, con base a la solicitud
de abastecimiento debidamente autorizada e ingresada al Almacén, y de acuerdo a la
disponibilidad de los vehículos.
Página: 2 de 7
Elaborar la nota de embarque correspondiente.
Elaborar el reporte mensual de consumo de gasolina y Kilometraje.
Definiciones:
Alcance.- Establecer los parámetros de acuerdo a los tiempos que se tengan disponibles.
Capacidad.- Espacio disponible en una Arcaya sea fija o móvil para poder maniobrar sin dificultad.
Embarque.- Subida o entrada de bienes y/o materiales en un vehículo, para su transporte al lugar
destino.
Diagrama.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el


Empresa.- Unidad económica social, al cual se le encomiendan trabajos o requerimientos de

materiales, para satisfacer las necesidades del Organismo.

esperado.
por objeto la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado
tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnología, y la aplicación de métodos de
trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Oficiales.- Personas que sirven de apoyo a los operadores de las unidades, para mover los
materiales o insumos que maneja la dependencia.
Operadores.- Persona que opera o maneja los vehículos para transportar los materiales a los
planteles educativos o unidades administrativos.
Página: 3 de 7
Insumos:
Solicitud de abastecimiento de material.

Facturas de la empresa transportista.
Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
Nota de embarque.
Comisión para servicio de transporte.
Cedula de control de suministro de combustible para vehículos oficiales y particulares.
Resultados:
Que se tengan los materiales e insumos surtidos, de acuerdo a las compras realizadas y
existencias en el Almacén, con la finalidad de atender los requerimientos de las áreas usuarias, en
los Valles de México y de Toluca.

Distribución y Captación de Materiales.
Página: 4 de 7
Políticas
El Departamento de Almacén, requerirá que las capacidades de los vehículos, sean de acuerdo a
las necesidades de los centros de trabajo del organismo.
Página: 5 de 7
Desarrollo
1 Oficina de Control Envía a la Oficina de Recepción y Despacho, la salida de
Documental y almacén para su proceso de entrega.
2 Oficina de Recepción y Recibe y entrega a las diferentes áreas usuarias, los

Despacho materiales o bienes solicitados y turna a la Oficina de
Embarques, la salida de almacén, para que se realicen,
las entregas correspondientes, a las áreas usuarias
externas.
3 Oficina de Embarques Recibe de la Oficina de Recepción y Despacho original y

copia de la salida de almacén y devuelve a la Oficina de
Control Documental y Procesamiento de Datos.
Anota el no. de folio correspondiente a la salida de

almacén.
4 Oficina de Control Recibe del Jefe de Oficina de Embarques, documentos

Documental y debidamente validados y archiva.
Fin.
Página: 6 de 7
Diagrama
PROCEDIMIENTO: EMBARQUES
OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y

OFICINA DE EMBARQUES OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO
INICIO
ENVÍA A LA OFICINA DE
RECEPCIÓN Y DESPACHO, LA
SALIDA DE ALMACÉN, PARA EL
PROCESO DE ENTREGA 2
RECIBE Y ENTREGA A LAS DIFERENTES ÁREAS

USUARIAS, LOS MATERIALES O BIENES SOLICITADOS
Y TURNA A LA OFICINA DE EMBARQUES, LA SALIDA
DE ALMACÉN, PARA QUE SE REALICEN LAS
ENTREGAS CORRESPONDIENTES, A LAS ÁREAS
USUARIAS EXTERNAS.
RECIBE DE LA OFICINA DE RECEPCIÓN

Y DESPACHO, ORIGINAL Y COPIA DE LA
SALIDA DE ALMACÉN. Y DEVUELVE A
LA OFICINA DE CONTROL
4 DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE
DATOS, ANOTA EL No. DE FOLIO
CORRESPONDIENTE A LA SALIDA DE
ALMACÉN
RECIBE DEL JEFE DE OFICINA DE

EMBARQUES, DOCUMENTOS DEBIDAMENTE
VALIDADOS Y ARCHIVA
FIN
Página: 7 de 7
Medición

que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes
Número mensual de embarques

solicitados
= Porcentaje salida de embarques realizados
Número mensual de embarques
realizados
Registro de embarques.
Servicios Código: 205C34103
Página: VIII
Simbología
Símbolo Representa
Inicio o final de procedimiento. Señala el principio o fin de un procedimiento.

Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento, se anotará la
palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN.
Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo

procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de
mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del
símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de
interrogación.
Inspección. El cuadro es utilizado como un símbolo de inspección, revisión o

bien, cuando se examine una acción, un formato o una actividad, así como para
consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad.
Línea continúa. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales

que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a través de terminar
la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que
se requiera y para unir cualquier actividad.
Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea

cuando la acción cambia. Asimismo, se anotará dentro del símbolo un número
en secuencia y se escribirá una breve descripción, de lo que sucede en este
paso al margen del mismo.

Página: IX
Registro de Ediciones
Segunda edición septiembre 2011

Departamento de Almacén Página: X
Distribución
El original del Manual de Procedimientos del Departamento de Almacén, se encuentra en poder de

la Unidad de Modernización para la Calidad del Servicio.
Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera:
1- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios.
2.- Departamento de Almacén.

Departamento de Almacén Página: XI
Validación

Edición: 2
Página: XII
Créditos
El Manual de Procedimientos del Departamento de Almacén, se realizó con la información

proporcionada por el Departamento de Almacén.
El análisis el procesamiento y la integración de la información se efectúo bajo la responsabilidad

del Lic. Gilberto Hernández Albarrrán, Jefe del Departamento de Almacén, C. María Teresa Ortega
González, Jefa de la Oficina de Distribuciones y Captación de Materiales, C. Isaac Bautista
Montes, Analista Administrativo de la Oficina de Distribuciones y Captación de Materiales, Enlace
para la elaboración del Manual, C. Lisbeth Vargas Valdez, Jefa de la Oficina de Control
Documental y Procesamiento de Datos, C. Alejandro González López, Jefe de la Oficina de
Recepción y Despacho, CC. Agustín Corrales Minigo y Luís Manuel González García, Jefes de la
Oficina de Guarda y Surtimiento, C. Santos García Cruz, Jefe de la Oficina de Embarques y el M.
en C. E. Guillermo Mendoza Salgado, Analista Profesional del Departamento de Estudios y
Proyectos para el Desarrollo Institucional, adscrito a la Unidad de Modernización para la Calidad
del Servicio.

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SEIEM

UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA

Primera edición 16 de enero 2009

La reproducción parcial o total de este documento,

Fecha: Septiembre de 2011 Página: II

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Identificación e Interacción de Procesos VI

Relación de Procesos y Procedimientos VII

Descripción de los Procedimientos

 Entrada Física de Bienes al Almacén 205C34103/02

Fecha: Septiembre de 2011 Página: III

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción

Fecha: Septiembre de 2011 Página: IV

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que realiza el Departamento de

Fecha: Septiembre de 2011 Página: V

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Identificación e Interacción de Procesos

ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN

ALTA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O

REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

DESARROLLO INTEGRAL PARA LA RECEPCIÓN,

SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN

Fecha: Septiembre de 2011 Página: VI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Relación de Procesos y Procedimientos

 Entrada Física de Bienes al Almacén.

 Registro de Entradas al Almacén.

 Almacenamiento de Bienes Recibidos.

 Salida de Bienes del Almacén.

 Distribución y Captación de Materiales.

Fecha: Septiembre de 2011 Página: VII

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Nombre del Procedimiento:

Áreas que involucra: Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacén y Oficina de

Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones:

Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Almacén:

Es responsabilidad de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:

Recibir copias de requisiciones, copias de contratos, oficios de donaciones o documentos legales

Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:

Recibir documentos y verificar que el proveedor se encuentre registrado en el catálogo

Registrar al proveedor en el catálogo y archivar el documento para su identificación.

Generar en el Sistema Integral de Almacén, el reporte de contratos oficios de donaciones o

Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el

Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su

Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el

Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de

Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en

Manual de Procedimientos.- El medio o instrumento de información que consigna, en forma

Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con

Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene

Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.

Interacción con otros procedimientos:

El Departamento de Almacén, deberá, verificar que los contratos, oficios de donaciones,

Corresponderá al Departamento de Almacén, codificar los contratos, oficios de donaciones o

El Departamento de Almacén, será el encargado de capturar en el Sistema de Control de

El Departamento de Almacén, emitirá el catálogo de proveedores por número de clave y

El Departamento de Almacén, generará el reporte de los contratos, oficios de donaciones o

PROCEDIMIENTO: ALTA DE CONTRATO, OFICIO

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

RECIBE DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE

CODIFICA CONTRATO, OFICIO DE