1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5

Inventario, Facturación y Cuentas por Cobrar

CAMBIO DE MERCANCIA (IVA) ver anexo

1. Hacer una Nota Crédito al cliente por el artículo que está devolviendo, anotar en
referencia el código del artículo y la factura que corresponde.

2. Ingresar el artículo a catario esto es por kardex, anotar en referencia la

factura que se afecta.

3. Retirar del inventario el artículo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se
afecta por este cambio.

4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artículo con IVA incluido, aquí sale el saldo
apagar por el cliente. El cliente paga este saldo

5. Se le imprime al cliente el recibo de caja como comprobante de pago

6. Si se contabiliza el iva se debe buscar la actividad y registrar el valor del iva,

contabilidad/reg actividad.

Nota: esta documentación se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte
de las facturas y demás documentos

CAMBIAR EL COSTO DE UN ARTICULO ver anexo

1. Buscar el artículo a modificar el costo en kardex.

2. Hacer un ingreso de este artículo anotando que es ajuste costo y modificamos el valor del
costo.
3. Hacer un retiro del mismo artículo con esto el costo permanece igual.

CUADRAR CANTIDADES DEL INVENTARIO ver anexo

1. Ir a kardex y clic en el botón Inv. Físico.

2. Abrir una nueva lista y agregar los artículos que hay que ajustar y agregar las cantidades o
retirar las mismas.
 2

3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artículos en la lista y aceptar.

REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO

1. Ir a inventario, reportes – Kardex del inventario

2. Ingresar la fecha en movimiento kardex; seleccionar detalle del movimiento y aceptar
3. Imprimir reporte.
4. Seleccionar Movimiento de Productos
5. Ingresar la fecha a consultar
6. Mostrar informe por : Volumen de venta, aceptar
7. Este informe muestra el artículo que más se vende de mayor a menor

Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artículos por código,
descripción o categoría
 3

Listado de artículos por proveedores: Seleccionar más reportes; seleccionar Prod. Por proveedor

En este recuadro salen las opciones de

fecha, tipo de productos y proveedores. Se
puede dejar las 2 primeras opciones y
cambiar la tercera por todos los
proveedores para que el informe sea mucho
más preciso.
 4

COMPRAS POR TERMINO

IMPUESTO POR COMPRA

5
 6

LIBRO DE COMPRA

CREAR ARTICULOS Y ARTICULOS COMPUESTO

1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre será del cual se desprende
para formar las unidades del articulo hijo
2. Cuando se cree este artículo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artículo, en la parte inferior
del recuadro dar clic en asignar
3. En el siguiente recuadro se selecciona el artículo o artículos que conforman el nuevo
artículo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo está determinado por
el costo de los artículos o articulo utilizado para este fin
7
 8

Aquí se puede
colocar el iva que
corresponde

Código de barras

Precio que se muestra en factura

 9

Aquí se coloca la categoría o línea a la cual pertenece el artículo es opcional pero para una mayor
organización y reportes más precisos se debe llenar
 10

Aquí es para buscar artículos de otras marcas o su equivalencia

 11

Se manejan las cuentas contables de dicho artículo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta
especial, el costo y el inventario

Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista
de precios.
 12

Colocar el porcentaje de ajuste

Por fecha

Por codigo

Por descripción

Aquí podemos crear etiquetas con código de barra y personalizarlas

 13

Seleccionamos los artículos por

grupos, categorías, descripción,
existencia, ultimo vendidos y ultimo
comprados

Selecciona los 3 tipos de

código de barras

Podemos seleccionar uno

o más artículos que tengan
precio especial o
descuento

Lista de etiquetas
disponibles
 14

Al momento de seleccionar todos los artículos se puede ajustar el precio incrementado el valor del
iva en cada artículo o aplicar descuentos solo se antepone el signo “-“ y el porcentaje

Al seleccionar uno o varios artículos, despliega esta venta que permite escoger artículos de una
factura o una orden de compra y cambiar el precio
15
 16

FACTURACION

Listado de facturas elaboradas

Pagos parciales de facturas vencidas

(abonos)
Creación de facturas

Puede buscar al
cliente digitando su
cedula o NIT,
también muestra
una lista de los
clientes registrados
Digitando el código
del artículo sale un
submenú de
búsqueda
 17

Al dar doble clic en

búsqueda por
nombre aparece
este listado con
escribir las iniciales
del nombre nos
ubica en el

Aquí se digita el Nit o cedula

Cupo máximo de crédito

Se fija el precio de venta para

clientes especiales.

Asigna una cuenta contable

específica para el cliente

Intereses por mora

Termino de pago
 18

Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botón o la
tecla F12, en este registro se ven los artículos comprados por el cliente la factura, la fecha y
cantidad

Al empezar a digitar las primeras iniciales

del código se abre un submenu que
muestra un listado por orden alfabético
de artículos, presionando la tecla TAB
nos desplazamos al submenú.
 19

Al presionar este botón o la tecla F4 se despliega el listado de artículos por orden alfabético
indicando el precio y la cantidad en el inventario

Al dar doble clic en precio unitario se despliega la lista de

precios 1, 2, 3 y 4; se puede seleccionar que precio aplicar
al cliente ya sea por crédito, descuento o promociones,
también se puede especificar el precio que se muestra al
facturar (Modificar articulo – Inventario), ver pág. 8
 20

Al presionar el botón pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el
cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el
valor que descuenta del total de la factura en curso
 21

Al presionar el botón Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar
por cada una y el saldo total

Presionando la tecla F6 o este botón podes desplegar

el recuadro de descuento que se aplica a un artículo
determinado en la factura que está abierta, el
descuento es en porcentaje y esta la opción de
imprimir el descuento que se hizo en la factura
 22

Para agregar un comentario a un artículo se debe

seleccionar una fila vacía presionar la tecla F7 o este
botón para agregar un comentario o crear uno
personalizado pulsando el botón Lista y
adicionándola al comentario

Guarda la factura y muestra

una vista previa de la misma
para imprimirla
 23

Al presionar el botón Pagar, nos muestra un cuadro para

seleccionar el número de la factura a la cual recibiremos el
pago o el abono, también nos podemos ubicar sobre la factura
que esta resaltado en rojo que indica que esta vencida luego
damos clic en aceptar

Aquí escribimos
la cantidad y
automáticamen
te nos da el
saldo
 24

En Referencia
seleccionamos
el tipo de pago
que el cliente
hace

En Ver Otros Pagos tenemos un listado

de los pagos previos hechos
anteriormente. Aquí también
encontramos la posibilidad de asignar
un saldo a favor del cliente por
devoluciones o anticipos del cliente

Al dar clic en aceptar imprime el recibo de caja correspondiente y un recibo a la factura

 25

En este recibo nos indica cuanto ha pagado el cliente y cuánto debe

Los reportes de facturación se encuentran:

Libro de venta
Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva
Ventas por términos: Efectivo, crédito, cheque, tarjeta….
Impuesto por venta: Iva y rete fuente
Relación de artículos por cliente
Ventas por categoría: Muestra un análisis estadístico de la venta de categoría por artículos
Facturas que han sido eliminadas
Facturas por fecha
26
27
28
 29

Este es Ver por categoría que

muestra el comportamiento del
inventario por categoría o línea
(detallado) indicando cuanto se
ha vendido y que utilidad deja
en un periodo determinado. Este
es el informe administrativo del
inventario
30
 31

Este es Impuesto por venta donde hace una

relación del impuesto cobrado a cada factura.
Hay artículos que están exento del iva y son
mostrados con (Iva 0.00%) este valor del iva
debe ser colocado de antemano al momento de
crear el artículo (ver pág. 8), al momento de
facturar este valor es asignado en la factura
(exento, iva 16%, iva 12%, etc.)
32
 33

Al presionar el botón Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que reúne el serial de los
artículos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mónica se manejan
3 clases de facturas con su numeración independiente)

Este es Retenciones, el
comportamiento de este reporte es
similar al de Impuesto por venta
(pág. 31). Muestra la relación de la
retención aplicada a las factura, este
impuesto se crea en (Factura,
formatos, contadores, etc.),
Referencia y definir Retención-
Modulo de Parámetros
34
 35

CUENTAS POR COBRAR

Esta sección también es conocida como cartera. Este módulo le permite llevar un control
de las ventas al crédito, pagos, débitos y créditos que tiene con sus clientes. Para ingresar
a esta sección, simplemente presionar el botón de Cuentas por cobrar desde el menú
principal.

Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas,
pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que
representa esta venta (cada documento tiene un número único asignado por MONICA), si
tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una
factura o un débito. Si realiza una devolución, entonces se genera un documento en catas.
Por cobrar que refleja esta transacción

Listado de pagos, créditos y débitos

de los clientes

Muestra e imprime un
Registra el débito documento seleccionado
Registra los pagos y
a un cliente
crédito de un cliente

Imprime el estado de
cuenta del cliente
 36
Cuando selecciona esta opción, se puede
Pagos/créditos realizar los pagos para un solo cliente sobre
facturas o débitos que tenga pendientes,
Por ejemplo si Ud. vendió al crédito y su
cliente le envía el pago, entonces utilizar
esta opción para registrar dicho pago.
Simplemente hacer clic en Pagos/Cr.
MONICA procede a generar un documento
por este pago.
 37

Clic para buscar al

cliente

Seleccionar si el Seleccionamos aquí

ingreso es por el para enlazar el pago
pago de una factura con una o varias
u otro cargo facturas pendientes
adicional o es por un
anticipo que hace el
cliente seleccionar
Crédito para el
cliente

Seleccionar factura que

aplica para el pago

Ver pág. 38-40

 38

Al hacer clic en este botón se

muestra el listado de
facturas pendientes por
cliente y la posibilidad de
hacer pagos múltiples

Hay dos formas de buscar la 1° es seleccionando el cliente y la 2° es digitar el número de la factura

en el campo Nro. Fact donde saldrá el valor apagar. Hay 2 opciones al momento de realizar los
pagos de cada factura, si se aplica retención o no. El predeterminado es sin retención que es para
registrar los pagos de clientes que no aplican y la otra es con retención que aplica para clientes
retenedores de Retención en la fuente, ReteIva y Rete ICA, estos datos son mostrados en un
 39

recuadro con los valores que aplican para cada uno; así al momento de registrar el pago del cliente
estos valores son restados del total apagar
 40

En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos
Una vez aplicado los impuestos en la columna de
Balance está el valor a pagar por el cliente, en azul
salen los impuestos que se aplican a cada factura y
su valor correspondiente. En azul esta la columna A
Pagar
 41

Imprime los recibos para cada factura

Para obtener información extra pulsamos el botón Ver doc. en el cual despliega información del
cliente seleccionado como los días vencidos, la última fecha de pago, el último pago, los pagos
acumulados y el número de pagos hechos. Hay un botón editar que permite modificar estos
valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente
 42

El estado de cuenta me permite saber la relación de factura, pagos, créditos, débitos y

devoluciones del cliente
Estas opciones permiten
recalcular el balance del
cliente en caso de algún
descuadre que se presente
o que la información este
incompleta

El Balance Inicial permite hacer un ajuste al estado de cuenta del cliente

ingresando valores que por una u otra causa no estén justificados,
también se usa al momento de hacer el traspaso de información de otro
software a Monica (Saldos de los clientes)donde se registra el saldo que
hasta la fecha se tiene del cliente y se ingresa esta información por este
modulo
43
 44

Esta opción se usa para ingresar el débito al cliente,

esto pude utilizarse para ingresar conceptos que
estén fuera del parámetro de la facturación

Cierre del Periodo: Esta opción se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus
estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operación los documentos elaborados en el
periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, débitos, créditos y asientos
contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y
organización de la información.

Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos
correspondientes.

Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente
en caso de presentar inconsistencia con la información se podra corregir sin ningún problema
 45

REPORTES VARIOS
 46

Rango de fecha a consultar

Modo de presentación
de la información
 47

En este módulo se puede imprimir las

facturas elaboradas por cada vendedor,
aquellas que han sido cobradas y las que
están como crédito. Además calcula la
comisión por venta de cada vendedor
48
49
 50

Este módulo de reporte imprime las

facturas elaboradas en el día, así que un
reporte que se imprime diario en el
negocio
 51

Imprime un reporte de todos los clientes

con saldo vencido y los clasifica según el
crédito en días (30. 45, 90, etc.)
 52

En este módulo se imprimen los reportes de

los documentos emitidos a los clientes, aquí
una lista de ellos. Se pueden clasificar por
facturas, fechas, clientes y monto, útil para
tener un control de operaciones
 53

En este módulo se presentan las

devoluciones emitidas a los clientes
y se clasifican en abiertas y cerradas

En la letra de cambio están aparece aquellos clientes que están vencidos en su saldo, el formato es
único para todos. Se puede modificar la fecha, los días y los interese.

También se puede imprimir desde el módulo de facturas como se muestra

54
 55

Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente
ajustando los campos ya mencionados

Este módulo es diferente al de retención en

reportes de facturas ya que aquí se maneja
la retención junto con ReteIva y rete ICA, se
imprime los reportes correspondientes a los
clientes que se aplican estos impuestos.

Nota: No es refleja las retención en la

fuente echas direntamente el la factura
56
 57

Imprime un listado de las facturas

que están vencidas
clasificándolas por N° de factura,
fecha, cliente, monto y vendedor.

No muestra los días vencidos

 58

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5

Compras, Cuentas x Pagar, Remisión, Cta. Corriente, Orden-Cotización

Compras: Se encuentra dentro del módulo de inventario y es aquí donde se registra la entra de
mercancía, elaborando un documento llamado orden de compra

Permite seleccionar el meto de

búsqueda: Proveedor, fecha, pagadas,
pendientes, N° de compra, etc.

La columna condición indica si la mercancía ha sido recibida y registrada en el

inventario y el asiento fue creado.

Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botón recibir que
indica hacer un conteo previo de la mercancía y verificar que sea acorde con la
orden elaborada

Podemos observar como en la columna condición hay una orden sin recibir y presionando este
botón Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo físico de la mercancía
despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artículos de la orden como se muestra a
continuación.
 59

Esta opción permite modificar el precio de

venta de los artículos de la lista, esto se da
en caso de que el proveedor otorgue
descuentos a uno o más artículos y se decida
trasladar este descuento a los clientes.

Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artículos pasan al inventario y la orden ya no se
puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificación de cantidad y
precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa
 60

Este módulo es igual al de factura pág. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente

Aquí se especifica el N° de factura del proveedor

que corresponde con la orden, se recomienda
llenar este campo para una mayor organización
de la documentación impresa

Rete fuente
predefinida

Presionando este botón obtenemos las ordenes previa hechas al proveedor

 61

Este botón permite enviar la orden

seleccionada al proveedor vía E-mail. Se
puede configurar el programa Outlook expres
o bien Windows Mail del Messenger.

Esta opción es la misma para las facturas

COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creación de cotizaciones para
clientes ya que los precios son los costos de cada artículo y es para enviar a los proveedores.
Las funciones son iguales a la elaboración de una compra o factura lo diferente es que al crear este
documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la
información y la contabilidad.

El botón Convertir permite pasar esta cotización a orden de compra

62
 63

CUENTAS POR PAGAR

Este módulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por
ejemplo cuando compra al crédito, Ud. puede registrar estas compras en estas
pantallas, así como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. También
puede saber cuáles son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que están por
vencer, los balances que tiene por cada proveedor.

Este módulo esta conectado con las compras (Ver el módulo de inventario), por
ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, ésta queda registrada en las
cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un
documento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transacción que realiza,
por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el
cual es único), así mismo si realiza un débito ó un crédito.

Permite hace pagos, abonos,

anticipos y registrar débitos
por facturas / ordenes

En esta pantalla seleccionamos al proveedor para realizar las operaciones

 64

Aquí podemos escoger si realizamos un pago a una factura

vencida o un anticipo.

Hay que recordar que Monica maneja crédito como un

saldo a favor del cliente en CXC y un saldo a favor o
anticipo nuestro para CXP

En esta sección se escoge la acción:

Ordenes de compra: saldrán las

ordenes pendientes.
Debito: El tratamiento es similar a de
CXC
Solamente registrar para: El p0ago es
registrado pero no es asignado a
ninguna factura
 65

Aquí selecciónalos Debito y las orden ha desaparecido ya que asumimos un nuevo compromiso
con este proveedor (el valor a registrar pude ser un ajuste a la factura, flete u otra acción que este
por fuera de la compra de mercancía)

Al seleccionar solo registrar el pago el listado queda desactivado para asumir la cantidad que se
registra
 66

Ahora haremos un ejemplo registrando un abono a esta orden de 50.000 peso

Se digita el valor
en esta columna

Aquí se coloca el motivo,

ejemplo (Consignación N°
Banco, Abono según Fact N°)

Aquí el tipo de pago, al

seleccionar cheque el
modelo cambia como se
muestra a continuación

Nota: Monica presenta una falencia en este punto ya que el tipo de pago EFECTIVO no permite la
relación de múltiples pagos como lo permite CHEQUES ya que en este se puede subdividir el valor
total en pago para arriendo, papelería, servicios, etc.
 67

Consecutivo del
cheque

Estas son las categorías que

permita clasificar los cheques,
estas categorías se crean en cta.
corriente

Esta clasificación no esta activa

para los pagos en efectivo y de
este modo limita la clasificación
de los pagos.

Crea una nueva categoría

 68

Se escribe el nombre como

papelería, gastos varios,
transporte, útiles de aseo,
cafetería, etc.

Se asigna la cuenta contable

correspondiente a la categoría
creada

Listado de cuentas creadas.

Nota: para mayor compresión se

explica mejor en cta. Corriente,
contabilidad y parámetros
 69

Si se maneja mas de una

cuenta corriente se puede
seleccionar la que aplica
para el pago.

En cta. Corriente se
explicara mejor su
función

Imprime la nota
debito/crédito en el
documento especifica a que
corresponde
 70

Se registra el debito al proveedor seleccionado. Recuerden que esto se aplica para motivos ajenos
de la facturación normal
 71

Es la misma pantalla vista en CXC salvo que el botón editar no esta presente en esta pantalla, pero
la información es la misma: el total pagado, fecha de ult pago, días vencidos, N° de pagos, etc.

Seguimos con estado de cuenta que es lo mismo visto en CXC solo que la información es sobre el
proveedor
 72

En esta pantalla sacamos el

informe de los pagos hechos
hasta la fecha a los proveedores
 73

Reporte de los pagos pendientes con los

proveedores, la presentación seda por N°
de compra, fecha, proveedores y valor
 74

Muestra los estados con los

proveedores de tipo acreedor y
deudor no se manejan fechas
para este reporte
 75

Imprime el saldo vencido a los

proveedores y los clasifica según
los días de crédito
 76

Imprime todos los documentos que se

han emitido a los proveedores tales
como ordenes de compra, créditos
pagos, débitos, etc.
 77

Esta pantalla imprime el estado

de cuenta que se tiene con uno
o mas proveedores, se puede
seleccionar de uno en uno o
todos junto
 78

Aquí me permite establecer

el balance inicial si se cuenta
la descripción indica
claramente como funciona
 79

ESTIMADO/ORDEN/COTIZACIÓN
En este módulo la creación de documentos es similar a crear una factura, con la posibilidad de
manipular el contenido, eliminarla convertir el documento creado ya se par ser transferido a un
proveedor (en caso que el cliente haga pedido de artículos que no disponemos se puede trasladar
este documento a cotización de proveedores en inventario) o pasar el documento al modula de
facturación creando una nueva factura en base a los ya elaborados.

Este módulo no afecta la parte contable, puede ser eliminado o modificado si que esto altere la
parte administrativa del software
Transfiere el documento selecciona a
cotización de proveedores en inventario

Trasfiere el documento seleccionado a

facturación creando una nueva factura
 80

GUIA DE REMICION
Este módulo es para manejar la mercancía en consignación dada a los clientes afecta a cuentas X
cobrar y contabilidad. La creación es similar a una factura
 81

Convierte la remisión en factura

 82

Este formulario permite hacer pagos o abonos, ajustar la fecha de vencimiento y trasladar a los
distintos formatos de factura

CUENTAS CORRIENTES

Este módulo le permite realizar los cheques. Aquí Ud. puede emitir, modificar e inclusive
imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100
diferentes cuentas corrientes. Puede crear conceptos para los cheque y enlazar estos con una
cuenta contable, hacer consignaciones y retiros de la cuenta
 83

Seleccionar cliente o
proveedor a emitir el cheque

Seleccionar conceptos

Listado de los
cheques elaborados
 84
Esta venta es
desplegada para
seleccionar los
conceptos que aplican
al cheque y distribuir la
cantidad entre estos

Aquí permite usar el

catálogo de cuentas
para asociar un
concepto a una de
ellas si no se ha defino
la cuenta a usar

Crea un nuevo concepto o categoría

Aquí podemos observar que se eligen los conceptos que aplican y el valor que correspondiente a
cada uno de ellos en la columna Monto digitamos el valor, en la columna Cod Cuenta indica la
cuenta contable que aplica para este concepto (esta ya se ha definido al momento de crear el
concepto pero se puede modificar al presionar el botón Cuenta)

Aquí hace la sumatoria

del valor de cada
concepto elegido el
valor debe ser igual al
monto del cheque
 85

Listado de cuentas contables, podes seleccionar la cuenta que aplique al concepto elegido

Al dar aceptar podemos imprimir el comprobante del cheque

 86

Depósitos y Retiros

Listado de las
transacciones, maneja
un consecutivo global
tanto para cheques
como para depósitos y
retiros
 87

Al dar clic al botón Crear podemos registrar las consignaciones o retiros que se hagan de la cuenta
bancaria, el consecutivo o Transacción es automático y de igual forma muestra el saldo que se
tiene en la cuenta
 88

CONSULTA CHEQUERA

Se puede realizar diferentes consultas a los cheques que se han realizado, para ello,
simplemente hacer un clic sobre Consulta Chequera la cual le muestra una pantalla con los
cheques emitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los
diferentes botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.
89
 90

Esta pestaña muestra el listado completo de los cheques emitidos y su estado N para no cobrados
y S para cobrados el cambio de estado se hace manualmente

Listado de cuentas bancarias

Manipula las cuentas

creadas

Crea las categorías o conceptos

 91

Crea una cuenta bancaria

Consecutivo inician del

cheque para esta cuenta

Asigna una cuenta

contable para esta
cuenta corriente

Modifica por completo la cuenta bancaria creada desde su saldo hasta el número de cuenta
 92

Creación y modificación de conceptos o categoría para los cheques Ver pág. 68

Imprime un estado de cuenta Bancaria que puede ser comparado con el enviado por el banco
 93

Aquí permite determinar el saldo inicia como lo indica el texto

 94

Imprime los movimientos realizados en un periodo determinado para ser comparados con los
extractos bancarios
95
 96

Como lo indica imprime el listado de cheques por categoría o conceptos

97
98
 99

CONTABILIDAD
Para registrar las transacciones en la empresa se usa el método de 'doble entrada', o partida
doble , es decir se registra hacia donde va el dinero (Débitos) y de donde viene el dinero
(Créditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un
producto, recibe dinero por la mercadería que entrega. La mercadería se dirige al cliente
(débito) y viene de ventas (crédito).
 100

A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MONICA
se debe seguir ciertos lineamientos y/o restricciones, aunque no es necesario definir
completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES,
INVENTARIO, es necesario completar la definición de los parámetros de contabilidad, a fin de
poder ingresar los asientos al LIBRO DIARIO. A continuación se explican los pasos necesarios
para iniciar la Contabilidad. Lea completamente estas instrucciones a fin de realizar un
correcto inicio de la Contabilidad en su empresa.

1. - Definir Fecha de Inicio

 101

Esta fecha es necesaria definirla, aun

cuando no realiza ingreso de asientos,
(las cierres contables, referencian esta
fecha). Esta fecha marca el inicio de
ingreso de la información a MONICA.

No se permitirán ingresos de datos

(Sean facturas, cheques, etc.) antes de
esa fecha. Es recomendable tomar la
fecha de inicio del año, como medida
de precaución.

2.- Definir Tabla de Cuentas

En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una por una, para ello hacer clic
en Adicionar Cuenta y siga las instrucciones, o utilizar la tabla de cuentas predefinidas que
viene para su país, hacer clic en Utilizar Ctas. Predef
102
 103

Listado de cuenta
predeterminado que carga
MONICA, se puede añadir
este listado presionando en
botón Adicionar Tabla

Al presionar este botón se puede seleccionar

el catálogo de cuenta de los países que
MONICA tiene en su base de datos y
presionando el botón Adicionar Tabla se
carga para trabajar con ella

Permite ingresar nuevas Modifica la naturaleza de las cuentas,

cuentas al catálogo de código y descripción, lo malo es que no
cuentas y clasificarlas hay un botón de búsqueda y eso lo
hace muy engorroso cuando el
catalogo es muy extenso
 104

Se digita el código de la cuenta y

automáticamente asume la naturaleza que
le corresponde

Es importante determinar si la cuenta Esta casilla es importante ya que la cuenta

creada es de detalle (terceros) o es
una cuenta de agrupación.
Cuando es de detalle se activa el NIT
creada es ligada a un cliente o proveedor
(terceros), así cuando se genere un asiento
contable en el detalle se sabe a quién se le
paga o quien nos paga
 105
Para modificar una cuenta buscamos en la
lista hasta ubicar la cuenta deseada y hacer
doble clic en ella o presionamos el botón
Modificar Cta.

Aquí podemos modificar todos los aspectos de la cuenta contable código, descripción, Nit, estado
 106

Aquí encontramos el
listado de los asientos
creados, podemos crear,
modificar, ver e imprimir y
pasar los asientos a otros
archivos

Listado de los asientos

creados por MONICA
 107

CREAR ASIENTO

Referencia del asiento

Aquí se digita el N° de comprobante, es decir si se

tiene un recibo de caja o un Comp de Ingreso o
egreso estos tiene un consecutivo ese consecutivo es
Buscar dentro del digitado en esta casilla.
catálogo de cuentas
MONICA genera un consecutivo por asiento y no por
comprobante lo que hace que la búsqueda del
mismo se haga por otro formulario pero compensa
esta falencia con otros métodos de busqueda
 108

Seleccionar de una lista ya sea

de clientes o proveedores el
NIT correspondiente
 109

CLIENTES PROVEEDORES

MONICA genera asientos automáticos para facturas, cuentas X pagar, cuentas X cobrar,
movimiento de inventario y cta. Corriente, genera un consecutivo automático en comprobante y
clasifica el asiento por fuente contable (Ingreso, Egreso, Venta, Compra, Rb de caja, etc.)
dependiendo del módulo, es decir si es facturación se genera una venta, si es un pago a un
proveedor se genera un CP Egreso, etc.

Pasa el asiento
creado al libro diario
 110

Permite cambiar el contenido total del

asiento, permite buscar digitando el
consecutivo del asiento o al ubicar el cursor
sobre un asiento en particular
 111

Genera el asiento contable que se

visualizan en otros formatos
Permite desplazarse el (Excel, Word y PDF)
registro de asientos
112
113
114
 115

Es un registro donde se anotan

todas las transacciones del día a
día en el orden que se van
presentando

Permite buscar asientos

contable s en un periodo
determinado

Si se quiere se mas especifico se

puede buscar los asientos
correspondientes a una cuenta
determinada

Creación, modificación y
eliminación de asientos
116
117
 118

Aquí podemos obtener los

reportes del Libro Diaria tanto
por cuenta como por fuente

Permite imprimir el libro diario con

cuentas de 2 o más dígitos o de una
o varias cuenta en especifico Seleccionar el periodo para
imprimir el reporte
 119

INFORME CONSOLIDADO
 120

INFORMA DETALLADO
 121

INFORME TOTALES
 122

Este botón permite modificar los

valores del encabezado del libro
diario como es el prefijo, las páginas,
nombre de la empresa etc.
 123
Imprime el reporte por
fuentes contables (venta, cp.
egreso, cp. ingreso, compra,
nomina, rb caja, etc.)

Este botón permite modificar los

valores del encabezado del libro
diario como es el prefijo, las páginas,
nombre de la empresa etc.
124
125
 126

LIBRO MAYOR
Tiene por objetivo agrupar las operaciones por cuenta de tal manera que refleje la situación de
alguna cuenta en particular en el momento que se desee

El libro mayor realiza transacciones

separadas por cuenta, ordena y
clasifica los registros que son de la
misma naturaleza

Selecciona una cuenta del PUC

Listado de operaciones
 127

Imprime el reporte de la actividad

de la cuenta elegida en un periodo
determinado, este puede ser un
resumen de las operaciones o un
detalle completo. También puede
imprimir un reporte global de todas
las cuentas

También se puede
imprimir en otros
formatos para armar el
libro mayor

Imprime el balance mes a mes

ya sea de la cuenta que se ha
definido o de la totalidad del
PUC, también se puede incluir
aquellas cuentas con balance 0.

En este reporte se muestro los

saldos anteriores de cada
cuenta y el saldo final
128
 129

BALANCE
 130

Aquí están los reportes contables

que MONICA arroja, como pueden
observar están los principales
reportes utilizados en contabilidad
 131

BALANCE GENRAL

Es un resumen de todo lo que

tiene la empresa, de lo que
debe, de lo que le deben y de lo
que realmente le pertenece a su
propietario, a una fecha
determinada.
 132

Saldo en negativo

BALANCE DE COMPROBACION
Se trata de un documento
contable que permite hacer una
idea sobre la situación de la
empresa, y las operaciones
realizadas en el mes
133
134
 135

RESUMEN DE GASTO
136
 137

BENEFICIARIOS POR CUENTA Podemos elegir una cuenta

específica o todas y saber los
beneficiarios de dichas cuentas
en un periodo determinado
138
 139

GANANCIAS Y PERDIDAS
140
 141

BALANCE TRIBUTARIO
142
143
144
145