UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NUEVO LAREDO

“Saber Hacer con Responsabilidad”

Desarrollo de Negocios Área Mercadotecnia

Compras.

Unidad I.- “Conceptos básicos del área de compras”.

Actividad 1.
Desarrollo de los temas de la primera unidad.

Facilitador:
Lic. Miguel Ángel Pérez Medina.

Calificación 75% del 100%

Que presentan los alumnos:

Alonso Rodríguez Valerie.

Martínez Viera Alejandra Berenice.

Rodríguez Rivera Ivett.

Solís Salazar Lucero Alejandra.

Del grupo 2°A Commented [mp1]: Esto no lleva la hoja de presentación

Nuevo Laredo, Tamaulipas. A 15 de Febrero del 2016.

 Índice

Introducción. ....................................................................................................................1

Unidad I.- Conceptos básicos del área de compras. .....................................................2

1.1 Concepto e importancia del departamento de compras. .................................... 2

1.1.1 Concepto de compras.................................................................................. 2
1.1.2 Importancia de compras.............................................................................. 3
1.2 Objetivos generales y políticas de compra......................................................... 4
1.2.1 Objetivos..................................................................................................... 4
1.2.2 Propósitos de compras. ............................................................................... 4
1.2.3 Políticas de compras. .................................................................................. 5
1.2.4 Importancia de las políticas de compra. ..................................................... 5
1.3 Localización organizacional del departamento de compras. ............................. 6
1.3.1 Puestos del departamento de compras. ....................................................... 6
1.3.2 Relación del departamento de compras con otras áreas. ............................ 7
1.3.3 Organigrama del departamento de compras. .............................................. 8
1.4 Costos de la función de compras (sueldos, viáticos, gastos de representación). 9
1.4.1 Sueldos. ...................................................................................................... 9
1.4.2 La mano de obra. ........................................................................................ 9
1.4.3 Viáticos. .................................................................................................... 10
1.4.4 Gastos de representación. ......................................................................... 11
Conclusión. .....................................................................................................................12

Fuentes de información. ................................................................................................13

Tabla de Ilustraciones. ..................................................................................................14

Commented [mp2]: Los tema principales van en negritas

 Introducción.

Aquellas empresas que necesiten de un abastecimiento de materia prima,

suministros o insumos para mantener la producción y administración en pie, cuentan
con un departamento de compras; que es el encargado de conseguirle a la empresa todas
aquellas variables necesarias para su funcionamiento.

El departamento de compras tiene la obligación de adquirir lo que se requiere

por parte del resto de los departamentos, pues no se puede trabajar sin recursos.
Recursos que no aparecen por sí solos. Existen factores para una organización óptima
dentro del área de compras, que incluye al personal con responsabilidades tanto por
parte del que está dentro del área de compras, como del que requiere los recursos, ya sea
otro departamento de la empresa o el área de producción. Es por esto que el personal
deberá contar con criterios honestos, analíticos y responsables.

El objetivo del departamento de compras es el de ayudar a producir más

utilidades en la empresa. Por mencionar algunos, también están los de abastecer la
empresa con los recursos necesarios; también la de invertir correctamente para que así
se pueda evitar el abastecimiento excesivo del almacén, como el caso contrario a este.
Es fundamental que los recursos sean de calidad y cumplan con las normas necesarias
para su transformación o manejo.

Dentro del contenido de este documento se hará enfoque en los conceptos

básicos que son necesarios e importantes conocer. Son elementos de un departamento
de compras que nos pueden ayudar a reconocerlo y a conocerlo para que en cuánto se
presente una situación donde nos involucre realizar compras, podamos haber tenido ya
una guía anteriormente sobre su funcionamiento y así, no presentarnos con la mente en
blanco.

Las compras son importantes tanto para una empresa como para inclusive la vida
personal de un individuo. Una organización es encargada de llevar un proceso de
compra correcto, así como lo hace también un ama de casa, porque en ambos casos
puede perderse una gran cantidad de capital que podría no volver si no se tiene cuidado
de a quienes se le está comprando y la manera en la que se lleva a cabo la transacción.

1
 Unidad I.- Conceptos básicos del área de compras.

1.1 Concepto e importancia del departamento de compras.

1.1.1 Concepto de compras.

Según el autor Cruz Mecinas (2007) define las compras como: “operaciones Commented [mp3]: Cuando se realiza una cita textual va en
negritas
que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”.
En cuanto el autor Mercado (2006) define las compras como: “adquirir bienes y Commented [mp4]: Cuando se realiza una cita textual va en
negritas
servicios de la calidad adecuada, en el momento y el precio adecuados y del proveedor
más apropiado”.
Por lo que compras son operaciones en la que se adquieren bienes o servicios, de
manera adecuada, con calidad y precios adecuados para satisfacer alguna necesidad, en
este caso para obtener productos disponibles que se necesitan en una organización.

2
1.1.2 Importancia de compras.

Las compras es muy importante en una empresa, sobre todo en una empresa
grande, en el departamento de compras se encuentra la función importante, dentro de
una estructura organizacional.

Su importancia se encuentra en adquirir las materias primas y artículos que se

necesitan para la fabricación de productos o bienes, ya terminados se efectúa la
realización de la venta y trasladarlos.

El departamento de compras tiene la responsabilidad de efectuar de la mejor

manera la compra a un precio adecuado, así como obtener mejor calidad, precio,
condiciones de entrega y pago, de igual manera servicios de posventa como: la garantía
y satisfacción del producto obtenido.

Además este departamento de compras es importante por estas razones: Commented [mp5]: Va en negritas

1. De acuerdo al costo de compra de los materiales que se requieren, se tendrá

una venta de acuerdo a diferencia a la que se venderá, y tener en cuanto la
competencia, por ello se debe encontrar a los mejores proveedores.
2. El departamento de compras tiene que tener establecido cada qué tiempo se
debe de hacer las compras necesarias, en cantidades adecuadas para la
producción o venta posterior y entregarlos a tiempo. Siempre con un
inventario fijo.
3. Por la comunicación que tiene con otras áreas de la empresa y otras
compañías a la que se ofrece el productos. El departamento de compras debe
comunicar a la empresa sobre:

 Materiales que pueden sustituirse de acuerdo a la eficacia.

 Nuevas variaciones de productos que puedan utilizarse en la producción.
 Cambio en la tendencia, precios nuevos en las ventas de la empresa. Commented [mp6]: Doble espacio

 Aumento de precios, en cuanto a los productos que se obtienen.

3
1.2 Objetivos generales y políticas de compra.

1.2.1 Objetivos.

Dentro del departamento de compras existen algunos objetivos que deben

cumplirse para que se le identifique como un departamento eficaz y eficiente:

 Minimizar los costos. Controlar los presupuestos y el capital disponible de la

empresa, así como hacer buen uso de él.
 Controlar el inventario con todos aquellos materiales que son de uso diario,
como la materia prima para la elaboración del producto final. Evitar el
agotamiento.
 Garantizar el material adecuado, al precio adecuado, en el momento y lugar
preciso.
 Guardar y manejar cuidadosamente todo recibo, cheque y factura de compra.
 Formar y desarrollar al personal.
 Establecer buenas relaciones con los proveedores y desarrollar fuentes alternas
de suministro.
 Actualizar la lista de proveedores con una base de datos como apoyo.

“Aunque tengas un parque de proveedores buenos que te den buen servicio, tu

obligación es buscar continuamente a los más competitivos del mercado y, además,
hacérselo saber a ellos. El hecho de que el proveedor sepa que tú sigues buscando, le
hace que siga alerta y siga procurando conseguir la mejora continua de prestaciones y
costes”, asegura Juan José Jiménez, presidente de Aerce.

 Integrarse con otros departamentos de la empresa.

1.2.2 Propósitos de compras.

 Realizar las compras necesarias para beneficio de la empresa.

 Evitar así el desperdicio de materia prima.
 Obtener precios bajos y calidad en las materias primas.

Así evitar la excesiva compra de productos, comparando los productos

terminados con el periodo de pagos, que tiene relación con las ventas.

4
1.2.3 Políticas de compras.

Las políticas son una estructura de plantear maneras de comprender, orientar la

acción de los trabajadores dentro de la empresa; contribuyendo al logro de metas.

Preferentemente son de manera escrita, así evitar que se deslinden

responsabilidades. Puesto que son muy importantes que se establezcan en la
organización.

 Estas políticas deben reflejar objetivos y planes del departamento.

 Mantenerlas en escrito.
 Sean flexibles, sencillas y claras.

El objetivo de estas políticas debe: Commented [mp7]: negritas

 Establecer ciertas pautas para tomar alguna decisión.

 Ser una herramienta indispensable.
 Mencionar las responsabilidades de compras.
 Debe conocerlo el personal de compras.
 Revisarse y actualizarse.

Un ejemplo de políticas:

 La compra de insumos, materiales necesarios, será cargo la responsabilidad del

departamento de compras
 La autorización de la compra se debe de especificar y la fecha correspondiente.

1.2.4 Importancia de las políticas de compra.

Las políticas de compras son muy importantes porque se aplican para que las
empresas realicen sus adquisiciones de una manera adecuada y en el tiempo adecuado.

5
1.3 Localización organizacional del departamento de compras.

1.3.1 Puestos del departamento de compras.

La estructura de un departamento de compras no necesariamente se verá como el

de cualquier otro, pero existen posiciones las cuales pueden presentarse en la mayoría
de las jerarquías.

Director.Es el responsable del departamento, quien toma las decisiones y tiene Commented [mp8]: falto espacio despues del punto

autoridad ante el personal a su cargo.

Subdirector. El segundo al mando, quien le ayuda al Director del departamento
y da apoyo a la toma de decisiones.
Compradores Mayores. Son quienes se encargan de la administración de los
materiales necesarios para la empresa y es quien mantiene un equilibrio de lo que se va
a comprar con lo que se va a necesitar para el proceso de fabricación del producto final,
como hemos mencionado antes, no comprar por comprar. Un error por parte de esta
posición en el departamento puede costarle dinero al negocio. Se encargan
especialmente de realizar las compras.
Compradores Menores. En esta posición del departamento de compras, nos
encauzamos a la responsabilidad de sustentar el inventario. Otra de las funciones que
poseen los compradores menores es la de contactar proveedores aptos y confiables para
la empresa.
Asistentes de compras o personal de apoyo.El que posee esta ocupación se Commented [mp9]: falto espacio después del punto y seguido

reconocerá por poseer las capacidades que aborda cualquier otro de los cargos en el
departamento. Ya que puede transcurrir de ser el comprador de materia prima, al
subgerente.

El personal de compras (Ética).Debe cumplir con los requisitos de: Commented [mp10]: negritas

 Honradez.

 Integridad.

 Equidad.

 Probidad.

6
1.3.2 Relación del departamento de compras con otras áreas.

El departamento de Compras, es parte de una organización, por lo que tiene

cierta comunicación con las demás áreas de una empresa, directamente con:

Almacén. Este departamento tiene comunicación e informa, sobre cuantos

productos aún se encuentran para la producción, mediante control de inventarios,
enviando informes al departamento de compras para surtir productos que se necesitan,
en el tiempo determinado.

Producción. Es importante el departamento de compras, cuando se requiere los

materiales o materias primas que se necesitan para la producción, por lo que se debe de
tener en cuenta al requerir nuevo productos: la calidad, el precio más bajo que se pueda
encontrar, para que esta área de producción pueda elaborarlas o transformarlas y
colocarlo a un precio donde se obtenga utilidad a la empresa.

Contabilidad. Este departamento se encarga de registrar, hacer informes sobre

las operaciones comerciales de la empresa. Tanto en la compra de materias primas,
materiales, se debe contabilizar el pago a proveedores y aprovechar descuentos que se
tengan.

7
1.3.3 Organigrama del departamento de compras.

Jefe de
Compras

Subjefe de
compras

Comprador de Comprador de Auxiliar Comprador de

Comprador de Materias
maquinaria y implementos Administrativo sucursal A
Primas y de oficina
Equipo
Suministros

Ilustración 1 Organigrama del departamento de Compras.

Según el Autor Cruz Mecinas: “La posición de un departamento de compras Commented [mp11]: cuando se realiza una cita textual va en
negritas
varia en gran parte de acuerdo a la importancia de la empresa, así como las exigencias y
organización específica de cada una y el número de actividades o funciones que tenga
encomendadas”.

8
1.4 Costos de la función de compras (sueldos, viáticos, gastos de
representación).

La función de compras está organizada sobre la base de una especialización

posterior y del desarrollo de expertos que resultan de dicha especialización.

1.4.1 Sueldos.

Son los pagos hechos a un empleado por la prestación de sus servicios

personales, estos incluyen comisiones, bonos y el valor razonable monetario de todo
pago hecho a un empleado por cualquier tipo de medio que no sea en efectivo.

1.4.2 La mano de obra.

En la empresa se la pagará a los empleados por sus horas laborales acordadas. Aun
así hay que incluir el resto de los diferentes conceptospor los que la empresa dará un Commented [mp12]: falto el espacio entre una palabra y otra

sueldo a sus empleados directos y que deben incluirse en sus nóminas.

a) Tiempo no productivo.

Es el tiempo laboral en el que el empleado no se le hace posible seguir con su

jornada debido a causas ajenas a su persona, como: falta de electricidad, maquinaria
averiada o en mal estado, casos médicos y de emergencia, etc.

b) Trabajo indirecto.

Es el momento en el que el trabajador dedica tiempo no productivo, pero de igual

manera involucra a su rendimiento como: limpiar su área de trabajo o preparar
maquinaria.

c) Trabajo extra.

Tiempo adicional a la producción, es decir, el tiempo que no está establecido como

laboral y el empleado trabaja dentro de un horario que sobrepasa el original de éste.

9
1.4.3 Viáticos.

Son recursos monetarios, que se asignan a personas que llevan a cabo un viaje o
traslado a un punto diferente del lugar donde habitualmente trabajan. Los gastos de viaje
o viáticos que otorgan las empresas a sus empleados para hospedaje, alimentación,
transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje son deducibles de
impuestos.

1.4.3.1 Restricciones.

 Otorgar boletos o pasajes a personas ajenas de la empresa como objetivo de

cortesía.
 Situaciones ajenas al servicio oficial de la empresa.
 Asignar comisión al personal que se encuentre en periodo vacacional.
 Brindar viáticos a trabajadores o personal que no sea necesario trasladar.

1.4.3.2 Erogaciones permitidas.

 Hospedaje. Una erogación diaria.

 Transporte local. Servicio público o taxi que los traslade de la empresa hacia el
lugar de destino, del lugar de hospedaje hacia la plaza donde se realizará la
comisión y de la terminal de regreso a la ciudad de origen.
 Combustible. Cuando el empleado tenga un vehículo vinculado con la empresa.
 Estacionamiento. En donde el empleado guarde el vehículo.
 Alimentación. Aquellos conceptos que le permitan al empleado sostener sus
necesidades alimenticias, sin incluir bebidas alcohólicas. Todo esto mientras no
rebase la cantidad acordada.
 Llamadas telefónicas oficiales. Los viáticos incluyen el pago de las llamadas
que requiera hacer el representante desde el hotel en donde se encuentre
hospedado. Si se tiene al poder un teléfono celular, la empresa va a rechazar
cualquier factura de llamadas provenientes del hotel.

Todo gasto que se realice en la estancia permitida del representante de la empresa

debe ser comprobada con un talón, boleto, factura de hotel, factura de alimentación y
comprobantes de todos aquellos gastos que estén dentro de las erogaciones permitidas.

10
1.4.4 Gastos de representación.

Utilizados para identificar las erogaciones que en el ejercicio de su encargo o Commented [mp13]: doble espacio

atribuciones y por cuenta de los entes públicos requieran realizar los servidores Commented [mp14]: doble espacio

públicos al servicio del estado, para atender fuera de su área de trabajo a prestadores de
servicios, representantes de otras entidades federativas u de otros países, asistir a Commented [mp15]: doble espacio

eventos congresos, convenciones, reuniones de trabajo, de análisis o en general en la Commented [mp16]: doble espacio
Commented [mp17]: doble espacio
atención de asuntos relacionados con su encargo.

Son aquellos que gastos que la empresa provee para beneficio de la misma. Su
objetico es el de dar una buena imagen ante el público y mejorar la calidad. No hay que
confundir estos gastos de representación con los viáticos.

Entre estos gastos se encuentran los de pagarle una buena estancia a los clientes
tales como un hospedaje, invitación a comidas o reuniones y asistencia a eventos.
Siempre y cuando los gastos se enfoquen en la promoción de los bienes y servicios de la
empresa y estén dentro de los ingresos y presupuestos, es que han de ser permitidos.

11
 Conclusión.

El departamento de compras posee una gran responsabilidad y una grandísima

importancia dentro de la empresa porque sin él, nuestra actividad productiva puede
decaer en una crisis interna. A lo largo de este contenido descubrí que para poseer un
cargo en el departamento de compras debes de tener una gran cantidad de criterios para
ejercer óptimamente dicho cargo.

Los proveedores suman importancia, claramente, pues sin ellos nuestra empresa
obtendría sus mercancías de lugares inexistentes, es decir, nada. Los proveedores
realizan su labor; atienden a sus clientes, buscan lo mejor para ellos y cierran negocios,
pero como he mencionado, esa labor es de ellos, no nuestra. Está de más decir que
nuestra labor es identificar esos proveedores pues el trabajo no se hace solo. Un
proveedor no recurrirá a la puerta principal de nuestra empresa y ofrecerá lo mejor de su
materia, no a menos que exista ya una buena relación con alguno de ellos. Por esto, el
departamento de compras debe ser capaz de razonar y verificar todo aspecto para la
compra de materiales que incluye tanto al proveedor como lo que provee.

Todo quisiéramos ganar más de lo que invertimos y en el caso de las empresas, essu Commented [mp18]: sangría

misión. Cada una cuenta con su departamento de compras que la ayuda a cumplir esta
meta en ciertos plazos, entonces percibimos que la responsabilidad es mayor, pues una
gran cantidad de capital pasa por sus manos. Con el personal adecuado, capacitado y
relacionado con el resto de los departamentos, el de Compras emprenderá una labor
eficaz y eficiente.

12
 Fuentes de información.

A., R. C. (21 de Junio de 2011). Gestión de compras. Recuperado el 22 de Enero de

2016, de http://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras/

Afierro. (26 de Diciembre de 2008). Salarios. Recuperado el 24 de Enero de 2016, de

Contabilidad y finanzas: http://www.contabilidadyfinanzas.com/salarios.html

Alcázar, P. (26 de Marzo de 2014). Emprendedores. Recuperado el 24 de Enero de

2016, de http://www.emprendedores.es/gestion/como-reducir-costes-
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Castillo Miranda y Compañia, S. (2008). Articulos de Deduccion de Gastos de viaje.

Recuperado el 24 de Enero de 2016, de Horwath Castillo Miranda:
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Kelly. (24 de Julio de 2008). Departamento de Compras. Recuperado el 24 de Enero de

2016, de http://departamentodecompras00.blogspot.mx/2008/07/departamento-
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López, N. R. (s.f.). Expansión. Recuperado el 25 de Enero de 2016, de

http://www.expansion.com/diccionario-economico/gastos-de-
representacion.html

Mecinas, L. C. (2007). Compras. Enfoque estrategico. Mexico: McGraw-Hill

Interamericana.

Mercado, S. (2006). Compras principios y aplicaciones. DF Mexico: LImusa.

Orrantia, J. (2013 de Octubre de 25). Prezi. Recuperado el 2016 de Enero de 24, de

https://prezi.com/tftaef5so0cn/estructura-organizacional-del-departamento-de-
compras/

Commented [mp19]: no se encuentra de Acuerdo al formato

APA

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 Tabla de Ilustraciones.

Ilustración 1 Organigrama del departamento de Compras. .............................................. 8

14