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Plan de Calidad de la Interventoría del

Proyecto Bogotá-Villavicencio
Versión: 3 Julio de 2015
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA
MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE
No EMISIÓN
1 Enero 07, 13 Emisión primera versión. Coordinador de Calidad
Revisiones y actualizaciones –
Redacción, Organigrama, Matriz
2 Julio 08,14 Coordinador de Calidad
de comunicación, seguimiento y
control de equipos de medición
Revisión y actualización del ciclo
básico de los procesos,
3 Julio 21, 15 Coordinador de Calidad
organigrama, y estructura del
proceso de la Interventoría

Este documento hace parte integral del Consorcio Interconcesiones, por lo tanto tiene alto
grado de confidencialidad y está prohibida su reproducción y/o distribución total o parcial.

Nombre Nombre Nombre


MARÍA FERNANDA NAJAR LILIANA PATRICIA CASTELLANOS / JOAQUIN ANGEL BARRANTES
PÉREZ / FÉLIX ALFONSO ELIAS
Cargo Cargo Cargo
COORDINADOR DE CALIDAD PROFESIONAL ASEGURAMIENTO CALIDAD/ SUB GERENTE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
DIRECTOR TÉCNICO/ DIRECTOR DEL PROYECTO
Fecha: Fecha: Fecha:
JULIO 21, 2015 JULIO 21, 2015 JULIO 21, 2015
Elaboró Revisó Aprobó
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1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA

 Realizar el seguimiento y control integral al Contrato de Concesión N° 0444 de 1994 y demás


documentos que lo modifiquen, adicionen o complementen para la Concesión de la vía Bogotá -
Villavicencio, de acuerdo con las actividades que corresponden a la Gestión Administrativa,
Gestión Técnica, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de Aforo y Recaudo, Gestión
Ambiental, Gestión Social, Gestión Predial, Gestión de Seguros y Gestión de Riesgos definidas
en el contrato de Concesión antedicho y de Interventoría N° SEA-067 de 2012.

OBJETIVO DEL PLAN DE CALIDAD

 Establecer los criterios y lineamientos para prestar los servicios relacionados con la Interventoría,
y establecer las pautas con las cuales el personal involucrado en este proyecto debe orientar sus
actividades en los diversos procesos que participe.

 Definir las actividades que van a ser desarrolladas por la Interventoría, para que estén
plenamente identificadas, organizadas y controladas desde su inicio hasta el fin, permitiendo su
trazabilidad.

2. ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

Para el cumplimiento por parte del interventor, de los términos y condiciones establecidos en el Contrato
y en todos y cada uno de los documentos que integran el mismo, sin perjuicio de las actividades
específicas señaladas en el contrato de Concesión, el alcance del Contrato de Interventoría incluye, sin
limitarse:

a) La revisión, verificación, análisis y la emisión de conceptos en relación con todos los aspectos
derivados del Contrato de Concesión, incluyendo, entre otros, los aspectos Técnicos,
Financieros, Contables, Prediales, Sociales, Ambientales, Operativos, Jurídicos y
Administrativos.
b) El Interventor está autorizado para (i) Impartir instrucciones y órdenes al Concesionario sobre
aspectos regulados en el Contrato de Concesión que sean de obligatorio cumplimiento por parte
del Concesionario. Asimismo, el Interventor puede impartir recomendaciones que el
Concesionario puede o no acoger; y (ii) Exigirle la información que considere necesaria, siempre
y cuando se relacione con el objeto del Contrato. Las instrucciones, órdenes y/o
recomendaciones que imparta el interventor al Concesionario deberán hacerse por escrito y se
ceñirán a lo establecido en el Contrato de Concesión
c) El Interventor no puede exonerar al Concesionario de sus obligaciones o responsabilidades, sin
previa autorización expresa y escrita del (a) Gerente General o quien haga sus veces en la ANI.
Todas las comunicaciones y órdenes del interventor serán expedidas o ratificadas por escrito,
numeradas en forma consecutiva y con su respectivo sello de recibido.
d) El Interventor es el representante de la ANI frente al respectivo Contrato de Concesión, para lo
cual debe aplicar todas las normas técnicas y metodologías vigentes, y en general debe aplicar
todos los principios y normas de seguimiento y control comúnmente aceptados en el país que
resulten aplicables a la concesión referida. Adicionalmente, el interventor es el responsable de
revisar e informarse de todos los antecedentes referentes a la concesión. Para este efecto, el
Interventor debe tener en cuenta además de la normatividad contemplada en el Contrato de
Interventoría básico, sus adiciones y otrosíes; todas aquellas normas técnicas vigentes que
resulten aplicables.
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3. POLITICA DE CALIDAD

Nos comprometemos con nuestros clientes, a cumplir satisfactoriamente con todos los requisitos
definidos contractualmente, de manera oportuna, eficiente y con estándares de calidad, con
personal de excelencia y tecnología adecuada a través de la mejora continua del Sistema de
Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización.

DEFINICIONES:

ANI: Agencia Nacional de Infraestructura

CONCESIONARIO: Concesionaria Vial de los Andes - Coviandes, Contratista al que se le


realizará la Interventoría de acuerdo a lo definido en el contrato de concesión y de Interventoría.

CONSORCIO: Consorcio Interconcesiones, responsable de realizar la Interventoría, conformado


por Consultora Latinoamericana de Ingeniería S.A. - CONLISA y Technology and management
LTD - TNM.
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4. MAPA DE PROCESOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se han identificado los procesos necesarios para desarrollar la Interventoría técnica,


administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio-ambiental del contrato de
concesión. Estos procesos, la secuencia entre ellos, así como la forma en que interactúan están
representados en el siguiente Mapa de Procesos:

DIRECCIONAMIENTO MEDICIÓN, SEGUIMIENTO


ESTRATEGICO Y MEJORA

ANI TÉCNICA
ANI

GESTIÓN
GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN
MEDIO-
ADMON FINANCIERA JURÍDICA SOCIO-PREDIAL
AMBIENTAL

Gráfico 1. Mapa de Procesos de la Interventoría

 PROCESOS GERENCIALES O DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: En este nivel se


establecen y ejecutan actividades de gestión de mercado, orientación, direccionamiento
estratégico, medición, seguimiento y mejora al interior de la organización.

Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera:

Personal Directivo:

Director de Proyecto: El Director del proyecto tendrá la responsabilidad integral del desarrollo de
la Interventoría, será el responsable de tomar decisiones (técnicas, económicas, jurídicas,
legales, ambientales, etc.) que por su grado de complejidad no pueden ser resueltas por los
subdirectores, especialistas o por los residentes, con el fin de adoptar las medidas pertinentes
para el caso. El Director del proyecto responderá directamente por las actuaciones que realice
sobre el desarrollo del proyecto, a la ANI, por ser la entidad contratante y líder en el desarrollo
del proyecto.
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Representante legal: Será la persona que tendrá a su cargo el control y la responsabilidad


directa de la toma de decisiones para la ejecución de las actividades propias de la Interventoría,
tendrá constante comunicación con el Director del Proyecto, el Concesionario y la ANI; podrá
convocar reuniones cuando las condiciones del caso lo ameriten, así podrá controlar los
aspectos tantos administrativos como técnicos.

Profesional de aseguramiento y gestión de calidad: Tendrá la responsabilidad de planear,


implementar, verificar y mejorar continuamente todo el sistema de gestión de la calidad para el
desarrollo de la Interventoría.

 PROCESOS DE EJECUCIÓN O TÉCNICA: Este nivel enmarca la cadena productiva de la


organización desde la recepción de los requisitos del cliente hasta la entrega a satisfacción del
servicio.

Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera:

Subdirector Técnico y Operativo: Será el responsable del seguimiento a las actividades que se
desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte técnica. Para lograr que el
Concesionario cumpla con lo definido, contará con un equipo de profesionales altamente
capacitados en todas y cada una de las disciplinas que se desempeñan en el proyecto, quienes
a su vez tendrán a su disposición personal técnico y auxiliar que los apoye en cada una de sus
tareas.

Sus funciones están relacionadas con la medición, pruebas, evaluación y verificación de


procedimientos, intervenciones y desempeño del Concesionario en el área técnica durante la
ejecución de actividades de construcción, operación y mantenimiento.

Se contará con un grupo de especialistas en las áreas de: Geotecnia, Geología, Pavimentos,
Estructuras, Túneles, Diseño Geométrico, Hidráulica e Hidrología, Electromecánica, Ambiental,
Gestión predial, Social y Auditoría en Sistemas de Peajes, quienes serán los responsables de los
conceptos relacionados con su especialidad y estarán disponibles durante el periodo en que se
ejecuten las actividades.

Se contará con residentes técnicos y operativos, un residente en el área de seguridad industrial,


salud ocupacional y medio ambiente (SISOMA), inspectores, auxiliar administrativo en tarifas
diferenciales, topógrafos, cadeneros, dibujante y conductores.

Se contará también con asesoría especializada en laboratorio de suelos y materiales.

 PROCESOS DE APOYO: En este nivel se encuentran los procesos que tienen como objetivo dar
soporte a los procesos gerenciales y de ejecución, con el fin de apoyar el cumplimiento de los
compromisos adquiridos con el cliente, tanto interno como externo.

Para la Interventoría de este proyecto será un grupo conformado por:

Subdirector Financiero: Realizará los procesos y actividades relacionadas con la revisión y


control del manejo financiero del Contrato de Concesión entre el Concesionario y la ANI,
incluyendo la revisión y seguimiento del manejo de recursos a través de la fiducia establecida
para el Contrato de Concesión.

Subdirector Jurídico: Realizará los procesos y actividades enfocadas a verificar la aplicación y


cumplimiento de los aspectos regulatorios y contractuales relacionados con el Contrato de
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Concesión, así como apoyar a la ANI en todos los aspectos jurídicos que se susciten en el
desarrollo del contrato.

Adicionalmente se contará con un Contador, quien tendrá a cargo el desarrollo de actividades


propias de su especialidad y personal propio de la parte administrativa, quienes prestarán un
apoyo logístico a toda la estructura de la Interventoría, tanto en las áreas administrativas como
técnica.

Los responsables de los procesos de apoyo realizarán las actividades para la gestión
administrativa del Contrato de concesión y del Contrato de Interventoría, que pudieran implicar
interacción con el Concesionario y/o con la ANI. Lo anterior implica la definición de un sistema de
coordinación y comunicación eficiente, incluyendo la entrega y archivo de la información de
forma oportuna y organizada, la digitalización de correspondencia y documentación, la recepción
y verificación de informes, entre otros.

A continuación se presenta el organigrama de la Interventoría.

Gráfico 2. Estructura Organizacional - Organigrama de la Interventoría


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4.1. NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA EL CLIENTE: En las actividades relacionadas con la


Interventoría, se definen los siguientes niveles de escalamiento para el cliente, a los cuales
éste acude cuando se presentan inconvenientes en la comunicación con los ejecutores
directos de las actividades o incumplimientos contractuales:

Primer nivel de escalamiento: Sub director técnico y operativo


Segundo nivel de escalamiento: Director de Proyecto
Tercer nivel de escalamiento: Representante legal
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4.2. Estructura del proceso de la Interventoría técnica, administrativa, financiera, jurídica,


operativa, socio-predial y medio ambiental del contrato de concesión

Bogotá – El antojo
TRAMO 2 (K9 + 210)
I
N
T
El Antojo – Puente Real
E TRAMO 3 (K25 + 510)
R
V Construcción
TRAMO 4 Puente Real – Puente
E Téllez
(K38 + 300)
N Operación &
Mantenimiento
T Puente Téllez – Caño
O TRAMO 5 Seco
(K70 + 471)
R
Í Caño Seco –
A TRAMO 6
Villavicencio
(K85+600)

TÉCNICA ADMINISTRATIVO FINANCIERA

SOCIO-PREDIAL AMBIENTAL JURIDICA

Gráfico 3. Estructura del Proyecto de Interventoría.


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Cada uno de los procesos definidos en la estructura organizacional se encuentran enmarcado en el ciclo
básico de los procesos: procesos de iniciación, de planificación, de ejecución, de seguimiento y control, y
de cierre, los cuales se establecen de la siguiente manera:

 Revisión del objetivo del Proyecto. Para


verificar el cumplimiento de este objetivo
(s), se deben tener en cuenta los
documentos soporte y de referencia
como: Términos contractuales y anexos,
INICIO normas técnicas y requisitos legales
aplicables, y los que se consideren
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

pertinentes para realizar la Interventoría.

 Revisión y verificación del cumplimiento


del Alcance del proyecto.

 Realizar acta de inicio del proyecto.

 Análisis información pre - contractual


(salidas del proceso de Gestión
comercial)

 Elaboración del presupuesto para


PLANEACIÓN ejecución del proyecto

 Elaboración plan de calidad del


proyecto.

 Aprobación plan de calidad y


presupuesto para ejecución del
proyecto

 Gestión de riesgos del proyecto


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 Conformación de equipo de trabajo:


Administración de recursos.

 Consecución de los recursos necesarios


para ejecutar el proyecto (humano e
infraestructura).

 Análisis de los términos técnicos,


OPERATIVA

administrativos y jurídicos que enmarcan el


EJECUCIÓN proyecto por parte del personal propio del
Proyecto.

 Reunión de inicio con el personal para la


difusión del plan de calidad.

 Implementación del plan de calidad.

 Medición, seguimiento y control de


indicadores de gestión.

 Seguimiento y medición a las actividades de


obra.

 Seguimiento y control de
MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y

proyectos cuando Supering sus


filiales no son líderes

 Realizar seguimiento periódico al


MEJORA

desempeño del proyecto, mediante los


indicadores de gestión definidos.
 Realizar control al presupuesto
ejecutado Vs. Planeado

MONITOREO Y Verificar cumplimiento del plan de
calidad del proyecto.

CONTROL Realizar seguimiento a las no
conformidades detectadas y a la eficacia
de las acciones tomadas.
 Identificar las variaciones Vs. El
cronograma de actividades a partir de la
ejecución del proyecto.
 Tomar acciones correctivas o
preventivas.
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TODOS LOS PROCESOS

 Formalizar el Acta de terminación –


Liquidación.
CIERRE  Certificación de los trabajos realizados
 Respaldo de la Información del Proyecto
Presentación del informe final del proyecto

Grafico 4. Ciclo básico del proceso de la Interventoría


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4.3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE REFERENCIA

MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA

Interventoría integral que incluye pero no se limita a la Interventoría


técnica, administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y
Minuta del contrato medio ambiental del contrato de concesión No 0444 de 1994 y su
adicional No 1, suscrito entre la ANI y la concesionaria vial de los
Andes – Coviandes S.A.
Metodología y plan de cargas de trabajo
Anexo 8
Anexos pliego de condiciones
Anexos y formatos pliego de condiciones
Hoja de datos Bogotá-Villavicencio
Pliego de Condiciones
Manual de Gestión Socio Ambiental y Predial de Proyectos Viales en
Colombia INVIAS - Versiones 2000 y 2002, Licencias ambientales y
sus modificaciones.
Resolución 07106 del 2 de Guía de manejo ambiental de proyectos de infraestructura del
diciembre de 2009 INVIAS.
Resolución No. 0003600, del 20 Código Colombiano de Diseño Sísmico de Puentes.
de junio de 1996, emanada del
Ministerio de Transporte.
Resolución No. 003290 del 15 de Normas de Ensayo para Carreteras.
agosto de 2007.
Resolución No. 003288 del 15 de Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras
agosto de 2007.
Resolución No. 005864, del 12 Manual de Capacidad y Niveles de Servicio para Carreteras de Dos
de noviembre de 1998, emanada Carriles segunda versión.
de la Dirección General del
INVIAS.
Resolución No. 000744, del 4 de Manual de Diseño Geométrico para Carreteras.
marzo de 2009.
Resolución No 1050 de 2004, Manual de Señalización Vial.
emanada del Ministerio de
Transporte y sus modificaciones.
Resolución No. 000803, del 6 de Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con Medios y
marzo de 2009. Altos Volúmenes de Tránsito.
Resolución No. 003482, del 29 Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con bajos
de agosto de 2007. Volúmenes de Tránsito.
Resolución No. 000743 del 4 de Guía Metodológica para el Diseño de Obras de Rehabilitación de
marzo de 2009. Pavimentos Asfálticos de Carreteras.
Resolución No. 000024 del 7 Manual de Drenaje para Carreteras.
de enero de 2011.
Manuales de inspección de obras del INVIAS (Estructuras de
drenaje, pavimentos flexibles, pavimentos rígidos, puentes y
pontones, y obras de estabilización)
Norma sismo resistente 2010 NSR10 y sus modificaciones.
Resolución No. 000090 del 26 de Por la cual se establece la instalación obligatoria de vallas
enero de 2004, emanada del informativas en las obras públicas que realice el Ministerio de
Ministerio de Transporte Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas.
Resolución No. 002543 del 23 de Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 002633 del 14
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MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA

agosto de 2000, emanada del de diciembre de 1999. Vallas informativas.


Ministerio de Transporte

Resolución No. 002666 del 1 de Por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre
marzo de 2002, emanada del de 1999. Vallas informativas.
Ministerio de Transporte,

Norma Internacional NFA 502 Normas Técnicas para protección de Túneles.


Grafico 5. Tabla de requisitos legales

4.4. Cronograma de actividades del Proyecto

El plazo previsto para la ejecución de la Interventoría es de setenta y un (71) meses, contados a partir de
la fecha de firma del acta de inicio, es decir a partir del 5 de julio de 2012 y hasta el día 4 de junio de
2018.

Grafico 6. Cronograma anual de actividades

4.5. Objetivos y Metas


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Gráfico 7. Objetivos y Metas

4.6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL PROYECTO


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Para la ejecución del proyecto, se establecen los siguientes niveles de documentación:

Gráfico 8. Estructura Documental

4.6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

El control de la documentación está indicado en el MS-PD-07 procedimiento Control de Documentos. La


forma en que se elaboran los documentos se localiza en el MS-PD-08 procedimiento Elaboración de
Documentos. Para este proyecto, toda la documentación que se utilice, se normalizará y controlara de
acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad, los documentos y formatos que se requieran implementar
para un control específico se identificarán antecediendo al código ya establecido la palabra IBV, y se
describirán a través del plan de calidad de la Interventoría, mediante la palabra PQ, la cual corresponde
al procedimiento donde se especifica el formato, como se define en el MS-PD-08 Procedimiento
Elaboración de Documentos.

Por ejemplo, se crea un formato para el control de obras vías de superficie y puentes, este quedará de la
siguiente manera:

IBV-DS-PQ-C-FM1, lo cual indica, que pertenece al proyecto de Interventoría de Bogotá-Villavicencio, al


proceso de ejecución de proyectos, se especifica en el plan de calidad del proyecto, pertenece a
Colombia, y es el formato con consecutivo numero 1.

Las responsabilidades generales del área de calidad ante el control documental son las siguientes:

 Asegurar que todos los documentos sean revisados y aprobados por el personal autorizado para
ello, antes de emitirlos o liberarlos para su utilización.

 Asegurar que todas las ediciones pertinentes de los documentos estén disponibles en todos los
lugares donde son efectuadas las operaciones.
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 Asegurar que todos los documentos obsoletos sean retirados del proyecto para consulta y
asegurar que se mantengan actualizadas de acuerdo a la versión vigente del documento.

Documentos propios de la Interventoría:

 Plan de Calidad
 Contrato y anexos
 Procedimientos operativos y de gestión administrativa

4.6.2. CONTROL DE REGISTROS

El control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad está regido por el procedimiento Control de
Registros MS-PD-02 y se debe relacionar a través del MS-PD-01-FM1 - Lista maestra de documentos y
datos, en la parte de Lista de Registros, donde es necesario relacionar la información correspondiente
con el código, clase, responsable, almacenamiento, recuperación, retención y observaciones.

Los registros propios de la Interventoría son:

 Actas de reuniones
 Informes
 Control de correspondencia recibida y enviada
 Reportes de campo

Control de correspondencia

- De toda la correspondencia recibida y enviada debe enviarse copia al director, al Subdirector


Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto. TODO
comunicado que se emita DEBE ir firmada por el director del proyecto o por el Subdirector
Técnico y Operativo ó por el Representante Legal del consorcio,.

- La persona encargada de gestión documental, es el responsable del registro de los formatos de


control de correspondencia, como del archivo físico y magnético de TODA la correspondencia.

Para asignar el consecutivo, se tendrá en cuenta la siguiente estructura:

NOMBRE DEL
SC (Recibida) PROYECTO CONSECUTIVO AÑO

 La primera parte corresponde al nombre general del proyecto, el cual será: IBV.

 la segunda parte corresponde al consecutivo, el cual comienza en 001 y se va asignado a


medida que se envíe o reciba la correspondencia.

 la tercera parte corresponde al año, el cual corresponde al año en curso.

 Cuando la correspondencia es recibida se debe anteceder con la palabra SC


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Correspondencia enviada:

Cada vez que se requiera enviar un comunicado al cliente, al concesionario o parte interesada, es
necesario que el responsable de emitirlo solicite un consecutivo a la persona encargada de control
documental y le indique la información correspondiente al IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de
correspondencia enviada para que la registre oportunamente, la cual hace relación al consecutivo,
fecha, quien lo elaboró, el asunto, dirigida a quien va (cliente, concesionario o parte interesada), los
anexos y si ese comunicado es respuesta a uno que se recibió (indicar el consecutivo del
comunicado que están contestando). Siempre se debe enviar el original a la persona encargada de
control documental para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.

Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el
Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de:
CORRESPONDENCIA, y una subcarpeta identificada como Enviada y unas subcarpetas
identificadas001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia
enviada se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado.

Correspondencia recibida:

Toda la correspondencia recibida, ya sea por fuera de la oficina (reunión, visita a campo) debe ser
entregada al responsable de control documental para que primero que todo le coloque el sello de
recibido y registre el consecutivo y la fecha de recibido por el Consorcio, seguidamente diligencie el
IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida, relacionando la información correspondiente
al consecutivo (el mismo se debe colocar en el sello y el cual debe estar precedido por la palabra SC,
nombre del proyecto – consecutivo - año), la fecha de recepción, el remitente (cliente, concesionario o
parte interesada), consecutivo del remitente (si se identifica), asunto, anexos (verificando que los
anexos que especifican en el comunicado corresponda con lo que se recibe, y si responde a la
respuesta de un comunicado enviado (consecutivo interno que se le había asignado al comunicado
enviado) y observaciones.

Esta correspondencia debe ser escaneada y remitida de inmediato al Director, al Subdirector Técnico
y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del Proyecto mediante un correo
electrónico, para que ellos preparen la respuesta o remitan al responsable para su solución. Toda la
correspondencia debe ser enviada al Director, al Subdirector Técnico y Operativo, al Representante
Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto para que ellos identifiquen su prioridad y el
tratamiento que se le dará.

Siempre se debe enviar el original al responsable de control documental para su respectivo archivo, el
cual debe ser en físico y en medio digital.

Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el
Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de
CORRESPONDECIA, una subcarpeta identificada como Recibida y dentro de ella subcarpetas
identificadas como 001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia
recibida se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado mediante el sello de recepción.

5. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
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El Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad, se comprometen a que


se defina claramente el Sistema de Gestión de Calidad, que se documente, se implemente y funcione de
manera efectiva, a través de su mantenimiento, revisión y mejora continua.

Tienen el compromiso de liderar y verificar el cumplimiento de la política y objetivos de calidad en todos


los niveles del proyecto de Interventoría y de proporcionar los recursos necesarios para el alcance de tal
propósito.

El Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad velará por el cumplimiento del Plan de Calidad
como responsable directo dentro del Consorcio y desarrollará estas actividades bajo las directrices
definidas en el presente plan de calidad.

La responsabilidad por la calidad de los trabajos corresponde a todos los integrantes del equipo que
desarrollará las actividades propias de la Interventoría. Si bien cada persona es responsable de la
calidad en el cargo que le fue asignado, el Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y
gestión de la calidad son los responsables de su seguimiento y de la ejecución del Proyecto dentro del
marco de calidad previsto. Su función principal es integrar todos los esfuerzos de sus colaboradores y
entregar al Cliente, durante y posteriormente a la ejecución de los trabajos, resultados acordes con sus
exigencias y expectativas.

6. RECURSOS DE LA INTERVENTORÍA

6.1. Recursos Humanos

En razón del tipo de actividad que se va a desarrollar, el CONSORCIO considera que el principal recurso
con que cuenta es el recurso humano, el cual está conformado por un grupo de personas que participan
en la Interventoría, con la experiencia y formación académica acorde con los requerimientos del
proyecto.

Las actividades para la selección del personal que labora en el CONSORCIO se encuentran definidas en
el procedimiento de Selección y Contratación de personal para proyectos.

Es política del CONSORCIO, mantener su personal capacitado y motivado hacia la gestión y


aseguramiento de la calidad, proporcionando un ambiente de trabajo seguro, agradable y propicio para la
prestación de un servicio óptimo. Cada vez que se realice una capacitación, esta se registra en el
formato de Lista de Asistencia.

La organización establecida para la ejecución del proyecto se esquematiza mediante el organigrama


(Gráfico 2).

El CONSORCIO ha elaborado los perfiles y descripción de puestos de trabajo, en los que se describen
las funciones, responsabilidades y autoridad del personal necesario para la ejecución de la Interventoría.
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6.1 Recursos Físicos

El CONSORCIO es consciente de la importancia de la prestación del servicio en las mejores condiciones


técnicas, en tal sentido mantiene al personal dotado de los recursos tecnológicos y logísticos necesarios
para el logro de los objetivos.

 Un campamento en Cáqueza (Cundinamarca) El campamento se encuentra ubicado en Crr 3 No


2C-24 Sur, Teléfono: 8480788.
 Equipos de topografía: Estación total y nivel con todos los accesorios.
 Equipos de computo, impresoras, fotocopiadora, escáner, cámaras fotográficas, cámara de
video.
 Equipo de comunicaciones: Internet, celulares, 1 línea telefónica, página web.
 Equipo de laboratorio de suelos y materiales a través de subcontrato.
 Equipos para la verificación y gestión de recaudos de peajes y pesajes: Cámaras instaladas en
las estaciones de peaje y pesaje, equipos de titulación en estaciones de peaje
 Equipos para apoyo a la Gestión Administrativa y de Seguimiento: Una oficina en Bogotá, PBX,
fax, internet, equipos de cómputo con software licenciado, impresoras, fotocopiadora, escáner,
sistema de gestión documental.
 Cuatro (4) vehículos.

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

7.1. Respuesta a solicitudes y presentación de informes.

ACTIVIDAD REQUISITO
Respuesta a peticiones o particulares Quince (15) días hábiles
Expedición de certificaciones Diez (10) días hábiles, salvo se trate de
certificaciones laborales, para lo cual se
dispone de tres (3) días hábiles
Peticiones con el propósito de obtener copias de Diez (10) días hábiles
documentos
Consultas en materia de Gestión Contractual, Treinta (30) días hábiles
realizadas por los particulares y entidades
públicas
Solicitudes de información realizadas por los Cinco (5) días calendario. Para este
Senadores y Representantes de la Republica, en último caso en particular, el interventor
ejercicio de control político y los organismos de tendrá la obligación de remitir la
Control respuesta solicitada por la ANI en un
término no mayor a dos (2) días
calendario, una vez reciba el
requerimiento.
Presentación del informe mensual de cinco (5) primeros días hábiles de cada
Interventoría mes
Presentación del informe final de Interventoría Dentro de los veinte (20) días siguientes
a la fecha en que la terminación se
hiciere efectiva
Presentación del informe de Diagnóstico Al vencimiento del segundo mes de
ejecución del contrato
Presentación del diagnóstico de Avance Cada seis (6) meses, contados a partir
de la aprobación del diagnóstico inicial
Presentación del Informe de Verificación y Mensual
Auditoria a los sistemas de tráfico y recaudo
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ACTIVIDAD REQUISITO
Presentación del inventario Vial actualizado 2 meses de la fecha de inicio

Presentación del plan de Acción Auditorías de 3 meses de la fecha de inicio


Seguridad Vial
Presentación del informe de Aforo Mensual y semestral
Presentación del informe de verificación y Mensual
auditoría a los sistemas de tráfico y recaudo
Presentación del informe de Avance estudios Mensual
Sociales
Presentación de la proyección estadística del Anual
tráfico
Instalación de equipos de video en estaciones de 60 días de fecha de inicio
peaje
Presentación del cronograma detallado actividad Trimestral
de seguimiento ambiental
Presentación del informe Final Ambiental Diez (10) días siguientes a la terminación
del contrato

Presentación del informe de Estado del Proyecto Semestral (incluye registro fílmico)
Presentación del informe para inspección final de 1 mes antes de la terminación de la
obra construcción
Presentación de los índices de Estado Semestral
Presentación de la Reflectividad horizontal y Cada 4 meses
vertical (temporal y definitiva)
Presentación de la encuesta a usuarios de la Vía Semestral
Presentación de Factura y soportes Mensualmente junto con el informe
Gráfico 9. Actividades Vs. Requisitos

Los informes mensuales deberán contener como mínimo lo siguiente:

I. Nombre del interventor


II. Etapa en que se encuentra el Contrato de Concesión respecto del cual resultó adjudicatario en el
concurso de Meritos
III. Ficha técnica del proyecto
IV. Información del contrato de Concesión
V. Información Financiera
VI. Servicios de la concesión
VII. Detalle de actividades y obligaciones cumplidas por el interventor,
VIII. Acreditación de cumplimiento de Aportes Parafiscales y Seguridad Social por parte del personal
del interventor
IX. Anexar la relación y copia magnética de la correspondencia
X. Observaciones y generalidades consideradas por el interventor, que no puedan ser catalogadas
dentro de las generalidades anteriormente establecidas
XI. Conclusiones y recomendaciones por parte del interventor a la ANI, acciones correctivas y/o
preventivas a implementar en todos los aspectos de la concesión
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7.3. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

a. Líneas de Comunicación

 Del CONSORCIO con la ANI

Se hace por conducto del Representante Legal del CONSORCIO, del Director del Proyecto o
del Subdirector Técnico y Operativo.

La correspondencia generada por el proyecto se identifica con las iniciales establecidas para el
proyecto, seguida de un consecutivo y el año. Ej.: IBV-001-13 (Interventoría Bogotá - Villavicencio).

b. Reuniones periódicas

Con el fin de obtener una retroalimentación con todos los participantes en el proyecto (ANI,
Concesionario y el Interventor), se llevan a cabo de acuerdo con las exigencias contractuales las
siguientes reuniones o comités periódicos:

COMITÉ OBJETIVO PERIODICIDAD

Comité técnico y Evaluar y hacer seguimiento a la gestión


Quincenal
operativo realizada en el periodo (Ejecución del proyecto)

Según
Revisar el avance de las obras y evaluar
Comité de Túneles requerimientos del
condiciones del tipo de terreno.
proyecto.

Revisar propuestas de estabilización de la banca Según


Comité de Sitios
de la vía, avance de las obras en ejecución y requerimientos del
Inestables
recibos de obra. proyecto.

Se hace seguimiento a los asuntos financieros


Comité de Fiducia Mensual
del proyecto.

Los comités en los que participa el CONSORCIO se evidencian en actas de reunión.

c. Comunicación Interna

El CONSORCIO, establece varios medios de comunicación al interior de la organización, tales como:

 Correo electrónico
 Carteleras
 Reuniones y/o comités
 Telefonía
 Memorandos
 Verbal
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Para que exista una comunicación eficaz, y teniendo en cuenta el aspecto a comunicar, se define de la
siguiente manera:

Aspecto a Responsable de A quién le Cuando le Estrategias y


Comunicar la comunicación Comunica Comunica Medios
Director del Proyecto –
Comunicado escrito-
Sub director técnico-
Respuesta a peticiones Cliente-Concesionario- Quince (15) días Debidamente
Coordinador del
o particulares Partes interesadas hábiles registrado en la
proyecto-Especialista
correspondencia
asignado
Diez (10) días hábiles,
salvo se trate de Comunicado escrito-
Coordinador del
Expedición de Cliente-Concesionario- certificaciones Debidamente
proyecto - Especialista
certificaciones Partes interesadas laborales, para lo cual registrado en la
asignado
se dispone de tres (3) correspondencia
días hábiles
Comunicado escrito-
Peticiones con el Coordinador del
Cliente-Concesionario- Diez (10) días hábiles Debidamente
propósito de obtener proyecto- Especialista
Partes interesadas registrado en la
copias de documentos asignado
correspondencia
Consultas en materia
Director del proyecto- Comunicado escrito-
de Gestión Contractual,
Coordinador del Cliente-Concesionario- Treinta (30) días Debidamente
realizadas por los
proyecto- Especialista Partes interesadas hábiles registrado en la
particulares y entidades
asignado correspondencia
públicas
Cinco (5) días
calendario. Para este
Solicitudes de último caso en
información realizadas particular, el interventor
Director del proyecto- Comunicado escrito-
por los Senadores y tendrá la obligación de
Coordinador del Cliente-Concesionario- Debidamente
Representantes de la remitir la respuesta
proyecto- Especialista Partes interesadas registrado en la
Republica, en ejercicio solicitada por la ANI en
asignado correspondencia
de control político y los un término no mayor a
organismos de Control dos (2) días calendario,
una vez reciba el
requerimiento.
Sub director técnico-
Presentación del Informe escrito con las
Coordinador del cinco (5) primeros días
informe mensual de Cliente especificaciones
proyecto-Especialista hábiles de cada mes
Interventoría requeridas
asignado
Dentro de los veinte
Sub director técnico-
Presentación del (20) días siguientes a Informe escrito con las
Coordinador del
informe final de Cliente la fecha en que la especificaciones
proyecto-Especialista
Interventoría terminación se hiciere requeridas
asignado
efectiva

Sub director técnico- Informe escrito con las


Al vencimiento del
Presentación del Coordinador del especificaciones
Cliente segundo mes de
informe de Diagnóstico proyecto-Especialista requeridas
ejecución del contrato
asignado

Sub director técnico- Cada seis (6) meses,


Informe escrito con las
Presentación del Coordinador del contados a partir de la
Cliente especificaciones
diagnóstico de Avance proyecto-Especialista aprobación del
requeridas
asignado diagnóstico inicial
Presentación del
Sub director técnico-
Informe de Verificación Informe escrito con las
Coordinador del
y Auditoria a los Cliente Mensual especificaciones
proyecto-Especialista
sistemas de tráfico y requeridas
asignado
recaudo
Sub director técnico-
Presentación del 2 meses de la fecha de Informe escrito con las
Coordinador del
inventario Vial Cliente inicio especificaciones
proyecto-Especialista
actualizado requeridas
asignado
Presentación del plan Sub director técnico- Cliente 3 meses de la fecha de Informe escrito con las
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Aspecto a Responsable de A quién le Cuando le Estrategias y


Comunicar la comunicación Comunica Comunica Medios
de Acción Auditorías de Coordinador del inicio especificaciones
Seguridad Vial proyecto-Especialista requeridas
asignado
Sub director técnico-
Informe escrito con las
Presentación del Coordinador del
Cliente Mensual y semestral especificaciones
informe de Aforo proyecto-Especialista
requeridas
asignado
Presentación del
Sub director técnico-
informe de verificación Informe escrito con las
Coordinador del
y auditoría a los Cliente Mensual especificaciones
proyecto-Especialista
sistemas de tráfico y requeridas
asignado
recaudo
Sub director técnico-
Presentación del Informe escrito con las
Coordinador del
informe de Avance Cliente Mensual especificaciones
proyecto-Especialista
estudios Sociales requeridas
asignado
Sub director técnico-
Presentación de la Informe escrito con las
Coordinador del
proyección estadística Cliente Anual especificaciones
proyecto-Especialista
del tráfico requeridas
asignado
Presentación del Sub director técnico-
Informe escrito con las
cronograma detallado Coordinador del
Cliente Trimestral especificaciones
actividad de proyecto-Especialista
requeridas
seguimiento ambiental asignado
Diez (10) días
Sub director técnico-
siguientes a la Informe escrito con las
Presentación del Coordinador del
Cliente terminación del especificaciones
informe Final Ambiental proyecto-Especialista
contrato requeridas
asignado
Sub director técnico-
Presentación del Informe escrito con las
Coordinador del Semestral (incluye
informe de Estado del Cliente especificaciones
proyecto-Especialista registro fílmico)
Proyecto requeridas
asignado
Sub director técnico-
Presentación del 1 mes antes de la Informe escrito con las
Coordinador del
informe para Cliente terminación de la especificaciones
proyecto-Especialista
inspección final de obra construcción requeridas
asignado
Sub director técnico-
Informe escrito con las
Presentación de los Coordinador del
Cliente Semestral especificaciones
índices de Estado proyecto-Especialista
requeridas
asignado
Presentación de la
Reflectividad horizontal
Sub director técnico-
y vertical (temporal y Informe escrito con las
Coordinador del
definitiva) Cliente Cada 4 meses especificaciones
proyecto-Especialista
requeridas
asignado

Sub director técnico-


Presentación de la Informe escrito con las
Coordinador del
encuesta a usuarios de Cliente Semestral especificaciones
proyecto-Especialista
la Vía requeridas
asignado
Presentación de Coordinador del Mensualmente junto
Cliente Facturas y soportes
Factura y soportes Proyecto con el informe
Gráfico 10. Matriz de comunicación interna
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d. Comunicación externa

El CONSORCIO provee los medios de comunicación con el cliente, por medio de los cuales puede
consultar el desarrollo de sus productos, estatus, consulta de informes, comunicar sus inquietudes y
quejas, etc., entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

 Pagina Web: http://www.supering.com.co/IBV/


 Reuniones y/o comités
 Correos electrónicos
 Correspondencia
 Telefonía

7.4. CONTROL DEL DISEÑO

El CONSORCIO realiza una verificación de los diseños suministrados por la ANI o el


Concesionario.

Los diseños o modificaciones a los diseños que presente el Concesionario, son estudiados por el
equipo de especialistas, quienes verifican que no se vean afectadas las especificaciones
técnicas inicialmente definidas, que cumplan con las normas respectivas y que el propósito sea
optimizar los estudios actuales. Las observaciones a los diseños que hace la Interventoría son
informadas al Concesionario y la ANI.

7.5. CONTROL DE ACTIVIDADES

En el Anexo 1, Matriz de Actividades de la Interventoría, se identifican las actividades sometidas a


control, y para cada una de ellas se definen especificaciones, criterios de aceptación, tipo de inspección,
frecuencia, responsable y registro.

7.6. COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

Para llevar a cabo las actividades de compras y contratación de servicios, el Consorcio se rige con el
procedimiento CM-PD-03 “Compras y contratación de servicios”. Para la evaluación de los proveedores
de productos o servicios que afecten directamente la calidad de la Interventoría, se rige con el
procedimiento CM-PD-02 “Evaluación de Proveedores”.

El CONSORCIO subcontrata la elaboración de trabajos especializados para la ejecución del proyecto y


la prestación de servicios profesionales de especialistas.

7.7. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y ENSAYO

Para controlar, calibrar y mantener los equipos utilizados en las actividades de la Interventoría, se
aplicará lo definido en el Instructivo MS-IN-01 “Control de los Equipos y Dispositivos de Medición”.

Para llevar a cabo las actividades de la Interventoría se utilizan los siguientes equipos:
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PERIODICIDAD DE RESPONSABLE DE
REGISTRO/UBICACI TIPO DE
EQUIPO CALIBRACIÓN/VERIFIC CALIBRACIÓN/VERIFICAC
ÓN MEDICIÓN
ACIÓN IÓN
Certificado de
Rugosidad de
Rugosímetro Semestral Calibración/Informe Subcontratista
las superficies
subcontratista
Rugosidad
Certificado de
Perfilómetros acumulada -
Calibración/Informe Subcontratista
láser u ópticos Semestral ahuellamiento
subcontratista
s
Certificado de
Texturómetro Semestral Calibración/Informe Subcontratista Textura
subcontratista
Equipos de Certificado de
CRT Fricción
medición Calibración/Informe Subcontratista
Semestral transversal
continua subcontratista
Certificado de
Reflectómetro Semestral Calibración/Informe Subcontratista Reflectividad
subcontratista
Certificado de
Equipos de Ángulos y
Semestral Calibración/Oficina Interventoría
topografía elevaciones
Interventoría

Gráfico 11. Equipos de Inspección, medición y ensayo

8. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA

8.3. Medición y Seguimiento

Se cuenta con mecanismos para la medición y seguimiento a la ejecución del proyecto, estos
mecanismos son los siguientes:

Evaluación de la satisfacción del cliente y tratamiento de las quejas del mismo: Se realiza de acuerdo
con lo definido en el procedimiento MS-PD-05 “Evaluación de la Satisfacción del cliente”.

Programa anual de Auditorías Internas: Se realiza para evaluar el desempeño del proyecto. Ellas se
desarrollan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MS-PD-03 “Auditorías de Calidad”.

Tratamiento del producto no conforme: Se lleva a cabo de acuerdo con lo definido en el procedimiento
MS-PD-06 “Control de Producto No Conforme”.

Acciones correctivas y preventivas: En caso de presentarse una no conformidad, originada por quejas
del cliente, resultados de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, o inspecciones directas se
debe seguir el MS-PD-04 Acciones Correctivas y Preventivas.

Indicadores de gestión del proyecto: Están definidas en el Gráfico 5. Objetivos y Metas, y deben ser
presentados por el Director del Proyecto de acuerdo a la periodicidad definida en cada uno a la Dirección
de la unidad.
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8.4. Mejora

Se aplicarán procedimientos para el manejo de las acciones correctivas y preventivas, con el fin de
garantizar la mejora continua al interior del proyecto.

Cuando se detecte una no conformidad o una no conformidad potencial, el Consorcio llevará a cabo las
actividades descritas en el procedimiento MS-PD-04 “Acciones Correctivas y Preventivas”. Dichas no
conformidades se pueden generar por el incumplimiento de lo estipulado en este Plan de Calidad,
Auditorías Internas, Quejas del Cliente y/o detección de productos no conformes.

La responsabilidad de verificar que la acción correctiva y/o preventiva haya sido efectivamente puesta en
práctica y que haya tenido los efectos esperados, es del Director del Proyecto y del Profesional en
aseguramiento y gestión de la calidad.

9. FORMATOS RELACIONADOS

Código Nombre
IBV-DS-PQ-C-FM1
Control de obra vías de superficie y puentes

IBV-DS-PQ-C-FM2 Control de avance (puentes)

IBV-DS-PQ-C-FM3 Informe actividades construcción de túnel

IBV-DS-PQ-C-FM4 Verificación postes S.O.S

IBV-DS-PQ-C-FM5 Verificación de peajes

IBV-DS-PQ-C-FM6 Inspección báscula

IBV-DS-PQ-C-FM7 Actividades de mantenimiento rutinario

IBV-DS-PQ-C-FM8 Ubicación de vehículos de policía y operación


IBV-DS-PQ-C-FM9 Carteleras sociales en frentes de obra y comunidad

IBV-DS-PQ-C-FM10
PQRS Interventoría
IBV-DS-PQ-C-FM11 Verificación de personal en obra

IBV-DS-PQ-C-FM12 Seguimiento y Control de los equipos de medición

IBV-MS-PD-05-FM1 Encuesta de satisfacción del cliente

IBV- MS-PD-01-FM1 Lista Maestra de Documentos y Datos

IBV-MS-PD-04-FM1 No conformidad / Acción Correctiva /preventiva

IBV-RH-PD-01-FM1 Perfil de Puesto


Plan de Calidad de la Interventoría del
Proyecto Bogotá-Villavicencio
Versión: 3 Julio de 2015
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Código Nombre
IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia enviada

IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida

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