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Proyecto Bogotá-Villavicencio
Versión: 3 Julio de 2015
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA
MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE
No EMISIÓN
1 Enero 07, 13 Emisión primera versión. Coordinador de Calidad
Revisiones y actualizaciones –
Redacción, Organigrama, Matriz
2 Julio 08,14 Coordinador de Calidad
de comunicación, seguimiento y
control de equipos de medición
Revisión y actualización del ciclo
básico de los procesos,
3 Julio 21, 15 Coordinador de Calidad
organigrama, y estructura del
proceso de la Interventoría
Este documento hace parte integral del Consorcio Interconcesiones, por lo tanto tiene alto
grado de confidencialidad y está prohibida su reproducción y/o distribución total o parcial.
1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA
Establecer los criterios y lineamientos para prestar los servicios relacionados con la Interventoría,
y establecer las pautas con las cuales el personal involucrado en este proyecto debe orientar sus
actividades en los diversos procesos que participe.
Definir las actividades que van a ser desarrolladas por la Interventoría, para que estén
plenamente identificadas, organizadas y controladas desde su inicio hasta el fin, permitiendo su
trazabilidad.
Para el cumplimiento por parte del interventor, de los términos y condiciones establecidos en el Contrato
y en todos y cada uno de los documentos que integran el mismo, sin perjuicio de las actividades
específicas señaladas en el contrato de Concesión, el alcance del Contrato de Interventoría incluye, sin
limitarse:
a) La revisión, verificación, análisis y la emisión de conceptos en relación con todos los aspectos
derivados del Contrato de Concesión, incluyendo, entre otros, los aspectos Técnicos,
Financieros, Contables, Prediales, Sociales, Ambientales, Operativos, Jurídicos y
Administrativos.
b) El Interventor está autorizado para (i) Impartir instrucciones y órdenes al Concesionario sobre
aspectos regulados en el Contrato de Concesión que sean de obligatorio cumplimiento por parte
del Concesionario. Asimismo, el Interventor puede impartir recomendaciones que el
Concesionario puede o no acoger; y (ii) Exigirle la información que considere necesaria, siempre
y cuando se relacione con el objeto del Contrato. Las instrucciones, órdenes y/o
recomendaciones que imparta el interventor al Concesionario deberán hacerse por escrito y se
ceñirán a lo establecido en el Contrato de Concesión
c) El Interventor no puede exonerar al Concesionario de sus obligaciones o responsabilidades, sin
previa autorización expresa y escrita del (a) Gerente General o quien haga sus veces en la ANI.
Todas las comunicaciones y órdenes del interventor serán expedidas o ratificadas por escrito,
numeradas en forma consecutiva y con su respectivo sello de recibido.
d) El Interventor es el representante de la ANI frente al respectivo Contrato de Concesión, para lo
cual debe aplicar todas las normas técnicas y metodologías vigentes, y en general debe aplicar
todos los principios y normas de seguimiento y control comúnmente aceptados en el país que
resulten aplicables a la concesión referida. Adicionalmente, el interventor es el responsable de
revisar e informarse de todos los antecedentes referentes a la concesión. Para este efecto, el
Interventor debe tener en cuenta además de la normatividad contemplada en el Contrato de
Interventoría básico, sus adiciones y otrosíes; todas aquellas normas técnicas vigentes que
resulten aplicables.
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3. POLITICA DE CALIDAD
Nos comprometemos con nuestros clientes, a cumplir satisfactoriamente con todos los requisitos
definidos contractualmente, de manera oportuna, eficiente y con estándares de calidad, con
personal de excelencia y tecnología adecuada a través de la mejora continua del Sistema de
Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización.
DEFINICIONES:
ANI TÉCNICA
ANI
GESTIÓN
GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN
MEDIO-
ADMON FINANCIERA JURÍDICA SOCIO-PREDIAL
AMBIENTAL
Personal Directivo:
Director de Proyecto: El Director del proyecto tendrá la responsabilidad integral del desarrollo de
la Interventoría, será el responsable de tomar decisiones (técnicas, económicas, jurídicas,
legales, ambientales, etc.) que por su grado de complejidad no pueden ser resueltas por los
subdirectores, especialistas o por los residentes, con el fin de adoptar las medidas pertinentes
para el caso. El Director del proyecto responderá directamente por las actuaciones que realice
sobre el desarrollo del proyecto, a la ANI, por ser la entidad contratante y líder en el desarrollo
del proyecto.
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Subdirector Técnico y Operativo: Será el responsable del seguimiento a las actividades que se
desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte técnica. Para lograr que el
Concesionario cumpla con lo definido, contará con un equipo de profesionales altamente
capacitados en todas y cada una de las disciplinas que se desempeñan en el proyecto, quienes
a su vez tendrán a su disposición personal técnico y auxiliar que los apoye en cada una de sus
tareas.
Se contará con un grupo de especialistas en las áreas de: Geotecnia, Geología, Pavimentos,
Estructuras, Túneles, Diseño Geométrico, Hidráulica e Hidrología, Electromecánica, Ambiental,
Gestión predial, Social y Auditoría en Sistemas de Peajes, quienes serán los responsables de los
conceptos relacionados con su especialidad y estarán disponibles durante el periodo en que se
ejecuten las actividades.
PROCESOS DE APOYO: En este nivel se encuentran los procesos que tienen como objetivo dar
soporte a los procesos gerenciales y de ejecución, con el fin de apoyar el cumplimiento de los
compromisos adquiridos con el cliente, tanto interno como externo.
Concesión, así como apoyar a la ANI en todos los aspectos jurídicos que se susciten en el
desarrollo del contrato.
Los responsables de los procesos de apoyo realizarán las actividades para la gestión
administrativa del Contrato de concesión y del Contrato de Interventoría, que pudieran implicar
interacción con el Concesionario y/o con la ANI. Lo anterior implica la definición de un sistema de
coordinación y comunicación eficiente, incluyendo la entrega y archivo de la información de
forma oportuna y organizada, la digitalización de correspondencia y documentación, la recepción
y verificación de informes, entre otros.
Bogotá – El antojo
TRAMO 2 (K9 + 210)
I
N
T
El Antojo – Puente Real
E TRAMO 3 (K25 + 510)
R
V Construcción
TRAMO 4 Puente Real – Puente
E Téllez
(K38 + 300)
N Operación &
Mantenimiento
T Puente Téllez – Caño
O TRAMO 5 Seco
(K70 + 471)
R
Í Caño Seco –
A TRAMO 6
Villavicencio
(K85+600)
Cada uno de los procesos definidos en la estructura organizacional se encuentran enmarcado en el ciclo
básico de los procesos: procesos de iniciación, de planificación, de ejecución, de seguimiento y control, y
de cierre, los cuales se establecen de la siguiente manera:
Seguimiento y control de
MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y
Resolución No. 002666 del 1 de Por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre
marzo de 2002, emanada del de 1999. Vallas informativas.
Ministerio de Transporte,
El plazo previsto para la ejecución de la Interventoría es de setenta y un (71) meses, contados a partir de
la fecha de firma del acta de inicio, es decir a partir del 5 de julio de 2012 y hasta el día 4 de junio de
2018.
Por ejemplo, se crea un formato para el control de obras vías de superficie y puentes, este quedará de la
siguiente manera:
Las responsabilidades generales del área de calidad ante el control documental son las siguientes:
Asegurar que todos los documentos sean revisados y aprobados por el personal autorizado para
ello, antes de emitirlos o liberarlos para su utilización.
Asegurar que todas las ediciones pertinentes de los documentos estén disponibles en todos los
lugares donde son efectuadas las operaciones.
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Asegurar que todos los documentos obsoletos sean retirados del proyecto para consulta y
asegurar que se mantengan actualizadas de acuerdo a la versión vigente del documento.
Plan de Calidad
Contrato y anexos
Procedimientos operativos y de gestión administrativa
El control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad está regido por el procedimiento Control de
Registros MS-PD-02 y se debe relacionar a través del MS-PD-01-FM1 - Lista maestra de documentos y
datos, en la parte de Lista de Registros, donde es necesario relacionar la información correspondiente
con el código, clase, responsable, almacenamiento, recuperación, retención y observaciones.
Actas de reuniones
Informes
Control de correspondencia recibida y enviada
Reportes de campo
Control de correspondencia
NOMBRE DEL
SC (Recibida) PROYECTO CONSECUTIVO AÑO
La primera parte corresponde al nombre general del proyecto, el cual será: IBV.
Correspondencia enviada:
Cada vez que se requiera enviar un comunicado al cliente, al concesionario o parte interesada, es
necesario que el responsable de emitirlo solicite un consecutivo a la persona encargada de control
documental y le indique la información correspondiente al IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de
correspondencia enviada para que la registre oportunamente, la cual hace relación al consecutivo,
fecha, quien lo elaboró, el asunto, dirigida a quien va (cliente, concesionario o parte interesada), los
anexos y si ese comunicado es respuesta a uno que se recibió (indicar el consecutivo del
comunicado que están contestando). Siempre se debe enviar el original a la persona encargada de
control documental para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.
Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el
Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de:
CORRESPONDENCIA, y una subcarpeta identificada como Enviada y unas subcarpetas
identificadas001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia
enviada se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado.
Correspondencia recibida:
Toda la correspondencia recibida, ya sea por fuera de la oficina (reunión, visita a campo) debe ser
entregada al responsable de control documental para que primero que todo le coloque el sello de
recibido y registre el consecutivo y la fecha de recibido por el Consorcio, seguidamente diligencie el
IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida, relacionando la información correspondiente
al consecutivo (el mismo se debe colocar en el sello y el cual debe estar precedido por la palabra SC,
nombre del proyecto – consecutivo - año), la fecha de recepción, el remitente (cliente, concesionario o
parte interesada), consecutivo del remitente (si se identifica), asunto, anexos (verificando que los
anexos que especifican en el comunicado corresponda con lo que se recibe, y si responde a la
respuesta de un comunicado enviado (consecutivo interno que se le había asignado al comunicado
enviado) y observaciones.
Esta correspondencia debe ser escaneada y remitida de inmediato al Director, al Subdirector Técnico
y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del Proyecto mediante un correo
electrónico, para que ellos preparen la respuesta o remitan al responsable para su solución. Toda la
correspondencia debe ser enviada al Director, al Subdirector Técnico y Operativo, al Representante
Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto para que ellos identifiquen su prioridad y el
tratamiento que se le dará.
Siempre se debe enviar el original al responsable de control documental para su respectivo archivo, el
cual debe ser en físico y en medio digital.
Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el
Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de
CORRESPONDECIA, una subcarpeta identificada como Recibida y dentro de ella subcarpetas
identificadas como 001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia
recibida se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado mediante el sello de recepción.
5. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
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El Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad velará por el cumplimiento del Plan de Calidad
como responsable directo dentro del Consorcio y desarrollará estas actividades bajo las directrices
definidas en el presente plan de calidad.
La responsabilidad por la calidad de los trabajos corresponde a todos los integrantes del equipo que
desarrollará las actividades propias de la Interventoría. Si bien cada persona es responsable de la
calidad en el cargo que le fue asignado, el Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y
gestión de la calidad son los responsables de su seguimiento y de la ejecución del Proyecto dentro del
marco de calidad previsto. Su función principal es integrar todos los esfuerzos de sus colaboradores y
entregar al Cliente, durante y posteriormente a la ejecución de los trabajos, resultados acordes con sus
exigencias y expectativas.
6. RECURSOS DE LA INTERVENTORÍA
En razón del tipo de actividad que se va a desarrollar, el CONSORCIO considera que el principal recurso
con que cuenta es el recurso humano, el cual está conformado por un grupo de personas que participan
en la Interventoría, con la experiencia y formación académica acorde con los requerimientos del
proyecto.
Las actividades para la selección del personal que labora en el CONSORCIO se encuentran definidas en
el procedimiento de Selección y Contratación de personal para proyectos.
El CONSORCIO ha elaborado los perfiles y descripción de puestos de trabajo, en los que se describen
las funciones, responsabilidades y autoridad del personal necesario para la ejecución de la Interventoría.
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ACTIVIDAD REQUISITO
Respuesta a peticiones o particulares Quince (15) días hábiles
Expedición de certificaciones Diez (10) días hábiles, salvo se trate de
certificaciones laborales, para lo cual se
dispone de tres (3) días hábiles
Peticiones con el propósito de obtener copias de Diez (10) días hábiles
documentos
Consultas en materia de Gestión Contractual, Treinta (30) días hábiles
realizadas por los particulares y entidades
públicas
Solicitudes de información realizadas por los Cinco (5) días calendario. Para este
Senadores y Representantes de la Republica, en último caso en particular, el interventor
ejercicio de control político y los organismos de tendrá la obligación de remitir la
Control respuesta solicitada por la ANI en un
término no mayor a dos (2) días
calendario, una vez reciba el
requerimiento.
Presentación del informe mensual de cinco (5) primeros días hábiles de cada
Interventoría mes
Presentación del informe final de Interventoría Dentro de los veinte (20) días siguientes
a la fecha en que la terminación se
hiciere efectiva
Presentación del informe de Diagnóstico Al vencimiento del segundo mes de
ejecución del contrato
Presentación del diagnóstico de Avance Cada seis (6) meses, contados a partir
de la aprobación del diagnóstico inicial
Presentación del Informe de Verificación y Mensual
Auditoria a los sistemas de tráfico y recaudo
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ACTIVIDAD REQUISITO
Presentación del inventario Vial actualizado 2 meses de la fecha de inicio
Presentación del informe de Estado del Proyecto Semestral (incluye registro fílmico)
Presentación del informe para inspección final de 1 mes antes de la terminación de la
obra construcción
Presentación de los índices de Estado Semestral
Presentación de la Reflectividad horizontal y Cada 4 meses
vertical (temporal y definitiva)
Presentación de la encuesta a usuarios de la Vía Semestral
Presentación de Factura y soportes Mensualmente junto con el informe
Gráfico 9. Actividades Vs. Requisitos
a. Líneas de Comunicación
Se hace por conducto del Representante Legal del CONSORCIO, del Director del Proyecto o
del Subdirector Técnico y Operativo.
La correspondencia generada por el proyecto se identifica con las iniciales establecidas para el
proyecto, seguida de un consecutivo y el año. Ej.: IBV-001-13 (Interventoría Bogotá - Villavicencio).
b. Reuniones periódicas
Con el fin de obtener una retroalimentación con todos los participantes en el proyecto (ANI,
Concesionario y el Interventor), se llevan a cabo de acuerdo con las exigencias contractuales las
siguientes reuniones o comités periódicos:
Según
Revisar el avance de las obras y evaluar
Comité de Túneles requerimientos del
condiciones del tipo de terreno.
proyecto.
c. Comunicación Interna
Correo electrónico
Carteleras
Reuniones y/o comités
Telefonía
Memorandos
Verbal
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Para que exista una comunicación eficaz, y teniendo en cuenta el aspecto a comunicar, se define de la
siguiente manera:
d. Comunicación externa
El CONSORCIO provee los medios de comunicación con el cliente, por medio de los cuales puede
consultar el desarrollo de sus productos, estatus, consulta de informes, comunicar sus inquietudes y
quejas, etc., entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:
Los diseños o modificaciones a los diseños que presente el Concesionario, son estudiados por el
equipo de especialistas, quienes verifican que no se vean afectadas las especificaciones
técnicas inicialmente definidas, que cumplan con las normas respectivas y que el propósito sea
optimizar los estudios actuales. Las observaciones a los diseños que hace la Interventoría son
informadas al Concesionario y la ANI.
Para llevar a cabo las actividades de compras y contratación de servicios, el Consorcio se rige con el
procedimiento CM-PD-03 “Compras y contratación de servicios”. Para la evaluación de los proveedores
de productos o servicios que afecten directamente la calidad de la Interventoría, se rige con el
procedimiento CM-PD-02 “Evaluación de Proveedores”.
Para controlar, calibrar y mantener los equipos utilizados en las actividades de la Interventoría, se
aplicará lo definido en el Instructivo MS-IN-01 “Control de los Equipos y Dispositivos de Medición”.
Para llevar a cabo las actividades de la Interventoría se utilizan los siguientes equipos:
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PERIODICIDAD DE RESPONSABLE DE
REGISTRO/UBICACI TIPO DE
EQUIPO CALIBRACIÓN/VERIFIC CALIBRACIÓN/VERIFICAC
ÓN MEDICIÓN
ACIÓN IÓN
Certificado de
Rugosidad de
Rugosímetro Semestral Calibración/Informe Subcontratista
las superficies
subcontratista
Rugosidad
Certificado de
Perfilómetros acumulada -
Calibración/Informe Subcontratista
láser u ópticos Semestral ahuellamiento
subcontratista
s
Certificado de
Texturómetro Semestral Calibración/Informe Subcontratista Textura
subcontratista
Equipos de Certificado de
CRT Fricción
medición Calibración/Informe Subcontratista
Semestral transversal
continua subcontratista
Certificado de
Reflectómetro Semestral Calibración/Informe Subcontratista Reflectividad
subcontratista
Certificado de
Equipos de Ángulos y
Semestral Calibración/Oficina Interventoría
topografía elevaciones
Interventoría
Se cuenta con mecanismos para la medición y seguimiento a la ejecución del proyecto, estos
mecanismos son los siguientes:
Evaluación de la satisfacción del cliente y tratamiento de las quejas del mismo: Se realiza de acuerdo
con lo definido en el procedimiento MS-PD-05 “Evaluación de la Satisfacción del cliente”.
Programa anual de Auditorías Internas: Se realiza para evaluar el desempeño del proyecto. Ellas se
desarrollan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MS-PD-03 “Auditorías de Calidad”.
Tratamiento del producto no conforme: Se lleva a cabo de acuerdo con lo definido en el procedimiento
MS-PD-06 “Control de Producto No Conforme”.
Acciones correctivas y preventivas: En caso de presentarse una no conformidad, originada por quejas
del cliente, resultados de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, o inspecciones directas se
debe seguir el MS-PD-04 Acciones Correctivas y Preventivas.
Indicadores de gestión del proyecto: Están definidas en el Gráfico 5. Objetivos y Metas, y deben ser
presentados por el Director del Proyecto de acuerdo a la periodicidad definida en cada uno a la Dirección
de la unidad.
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8.4. Mejora
Se aplicarán procedimientos para el manejo de las acciones correctivas y preventivas, con el fin de
garantizar la mejora continua al interior del proyecto.
Cuando se detecte una no conformidad o una no conformidad potencial, el Consorcio llevará a cabo las
actividades descritas en el procedimiento MS-PD-04 “Acciones Correctivas y Preventivas”. Dichas no
conformidades se pueden generar por el incumplimiento de lo estipulado en este Plan de Calidad,
Auditorías Internas, Quejas del Cliente y/o detección de productos no conformes.
La responsabilidad de verificar que la acción correctiva y/o preventiva haya sido efectivamente puesta en
práctica y que haya tenido los efectos esperados, es del Director del Proyecto y del Profesional en
aseguramiento y gestión de la calidad.
9. FORMATOS RELACIONADOS
Código Nombre
IBV-DS-PQ-C-FM1
Control de obra vías de superficie y puentes
IBV-DS-PQ-C-FM10
PQRS Interventoría
IBV-DS-PQ-C-FM11 Verificación de personal en obra
Código Nombre
IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia enviada