26/05/2018

1. Concepto de Organigrama

Según Cesar Marthans G. "llamado también

organograma, carta o gráfico de la organización”.

El organigrama es una fotografía especializada de una

empresa, tiene por objeto mostrar con claridad las
unidades operativas y/o funcionales de la organización.

2. Importancia

Toda organización sea grande o pequeña

necesita de un organigrama, a fin de conocer en
forma precisa el sitio o el lugar que le
corresponde a cada individuo en la
organización, en otras palabras los ejecutivos y
el personal en general conocerán cuál es la
estructura general, a quienes deben obedecer y
a quienes deben mandar. La importancia del
Organigrama se relaciona con dos aspectos
importantes de la estructura de la Organización:
La comunicación y el análisis.

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1. En la comunicación se utiliza para:

- Informar la posición que ocupan los miembros

en la organización y la relación que tiene con el
resto de la estructura.
- Facilitar a los nuevos empleados el contacto
con la estructura misma.
- Informar a terceros como se encuentra
estructurada la empresa..

2. En el análisis se utiliza para:

- Detectar fallas de control interno o sea cuando

un cargo tiene funciones incompatibles.
- Determinar si hay una departamentalización
inadecuada.
- Verificar si hay falta de unidad de mando
- Verificar si hay relación de dependencia confusa, o
sea cuando no está claramente determinada la
relación de autoridad con un cargo o persona.
- Definir los niveles existentes en la organización
- Eliminar la confusión sobre el tipo de autoridad que se
le ha asignado a un cargo: sea lineal, asesor o
funcional.
- Detectar si hay confusión en la designación de
funciones o categorías.

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3. Tipos de Unidades

Las unidades a representarse pueden ser de 3 tipos:

a) Unidades de línea o Ejecutivas.- Responden a la razón de ser

de la empresa u objetivo principal cumplen funciones
ejecutivas, es decir ejecutar acciones.
b) Unidades de Asesoría o Estado Mayor.- Es aquella cuya
actividad consiste en producir información o consejo a la alta
dirección y a cualquier otro nivel donde los ejecutivos requieran
mejorar su función de trabajo.
- Se ubican a la derecha de la unidad a la que reportan.
c) Unidades de Servicio o de Apoyo.- Son aquellas que no son
de línea ni de asesoría. Apoyan al cumplimiento de objetivos de
las demás unidades operativas.
- Deben diagramarse al lado izquierdo de la unidad a la que
reportan o apoyan.

Trabajo de un Organigrama
siguiendo un eje funcional de Distribución Espacial

Campo de las
unidades a nivel
superior
(nivel de decisión)

Campo de las Campo de las

unidades de apoyo Unidades de Asesoría
(nivel de Servicios (izquierda) (derecha) (nivel de Asesores)
Generales)
Campo de las
Unidades de
Operación
o de Línea

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Unidades que por lo general forman parte de una organización

Órganos
Órganos
de
Consultivos
Dirección

Órganos
Nivel de
Control Interno de Control

Órganos
Órganos
de Asesoría
de Control G.

Nivel de Producción de
Servicios Órganos
de Línea

Tratado o confección de Organigramas

1. Simbología o Signos Convencionales

Para efectos de la diagramación se emplean diferentes técnicas a
base de 2 símbolos o elementos primordiales: los rectángulos y
las líneas
a) Los Rectángulos. Representan las diversas unidades
estructurales de la organización y se utiliza para representar el
nombre de los cargos, funciones o personas.
Los rectángulos pueden ser del mismo tamaño o de diversos
tamaños de acuerdo al nivel que ocupan en la estructura de la
organización

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Cuando se grafica con líneas punteadas indica que:

- Su funcionamiento está previsto (por crearse)

- Ó que su trabajo se hace en forma temporal o discontinua

b) Las líneas.
Cuando las líneas son de trazo continuo indican la
relación de autoridad existente entre ellos. Son de trazo
continuo si reflejan relaciones de autoridad lineal o
jerárquica y de trazo partido (punteado) si son
relaciones tipo staff (coordinación) o de tipo funcional,
entre unidades

- Las líneas verticales que unen unidades de diferentes

nivel son líneas de autoridad o de mando.
- Las líneas horizontales que unen el lado medio de las
unidades, generalmente en un mismo nivel, son líneas
de asesoría o de apoyo.

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Algunos autores estiman que no hay necesidad de

graficar las líneas de coordinación, porque esta es
tarea permanente y de responsabilidad de todos.
Es conveniente además tener en cuenta el
graficado de Líneas Quebradas, para indicar la
desconcentración, especialmente la geográfica o
territorial.

2. Uso de las Líneas y Recuadros

Si el numero de unidades a un mismo nivel es muy
grande y hay dificultades para dibujarlas a lo ancho
del papel, se pueden representar verticalmente
haciendo a anotación de que todas corresponden al
mismo nivel.
Los rectángulos pueden contener: nombres, cargos
o funciones, código del cargo, número de cuentas
presupuestarias y el número de personas que
depende del mismo. El tamaño del rectángulo está
en relación al contenido indicado líneas arriba
Es necesario que la representación gráfica muestre
equilibrio y simetría, sin que esto signifique
tergiversar la realidad

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Línea o Autoridad de Mando

De las Jefaturas y Sub Jefaturas

a) Cuando el Sub Jefe es un Asistente del Jefe se representa:

Jefe
SubJefe

b) Cuando el Sub Jefe tiene funciones específicas y se le delega

autoridad directa sobre sub alternos, se representa así:

Jefe

SubJefe

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De las Líneas de Coordinación

De la Asesoría

Staff

5. Nomenclatura

Para la Administración Pública Para la Administración Privada

• Ministro
• Gerente General
• Dirección Superior
• Sub Gerente General
• Dirección General
• Gerente
• Sub Dirección
• Sub Gerente
• División
• Apoderado
• Sección
• División
• Unidad
• Departamento
• Sección

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6. Precauciones
Hay varios problemas relacionados con los
organigramas y hay que tomar algunas precauciones:
1. Demasiados niveles
- Las órdenes bajan muy lentas
- Es muy costoso mantener la organización
- Se pierde tiempo valioso en las inspecciones
- El flujo de trabajo o de información puede verse
afectado (retraso)

2. Duplicación
Origina conflicto y duplicación de esfuerzos.
Ejem: un ingeniero de mantenimiento a otro nivel y
un departamento de Ingeniería y mantenimiento a
otro nivel

3. Un jefe para dos secciones diferentes

Dos secciones: Una de producción y otra de RR LL
a cargo de un mismo jefe

4. Más de un jefe
Se crea conflicto de autoridad

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Máximo nivel
decisorio A. G.

Máximo nivel Comité

Administrativo y ejecutivo Directivo

Gerente

Planean
Organización
Servicio O y Método
Especial Capacitación Asesoría

A. Legal

Nivel
operativo Economía Producción Ventas Personal

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