GOBIERNO Y GESTIÓN DE LA

PROCESO CÓDIGO GGGU02

INFORMACIÓN
GESTIÓN DE
GUÍA VERSIÓN 2
ACTIVOS DE INFORMACIÓN

GESTIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C.
2016

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina de Jefe Oficina de Tecnologías de la Jefe Oficina de Tecnologías de la
Tecnologías de la Información Información Información
Profesional de la Oficina Jefe Oficina Asesora de Planeación
Asesora de Planeación

FECHA: 05/06/2016 FECHA: 20/06/2016 FECHA: 28/07/2016

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Contenido

1. Objetivos ............................................................................................................................ 3
2. Alcance .............................................................................................................................. 3
3. Responsabilidades ............................................................................................................. 3
4. Generalidades .................................................................................................................... 3
5. Políticas para el uso aceptable de los activos .................................................................... 3
6. Usos no autorizados........................................................................................................... 4
7. Políticas de apropiación ..................................................................................................... 4
8. Normas para la disposición de medios............................................................................... 5
9. Normas para la transferencia de medios físicos: ............................................................... 5
10. Documentación de Referencia: ....................................................................................... 5

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1. Objetivo

Documentar la guía para gestionar los activos y registros de información, en la Superintendencia

Nacional de Salud.

2. Alcance

Todos los activos y registros de información cuya naturaleza, puede ser física o digital en la
Superintendencia Nacional del Salud, dentro del alcance definido para el Subsistema de Seguridad de
la Información.

3. Responsabilidades

Todos los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, debe conocer y poner en práctica las
disposiciones dadas por la presente guía.

4. Generalidades

Conocer la criticidad de los activos información que cada funcionario manipula a fin de darle el trato
adecuado, de esta manera mitigando los riesgos de seguridad de la información que se puedan
presentar en los mismos.

Para la gestión de medios removibles consultar el Procedimiento De Gestión De Medios Removibles.

5. Políticas para el uso aceptable de los activos

1. Todas las actividades de administración y operación que se realicen en los activos de información
deben ser orientadas a garantizar el correcto cumplimiento de la misión de la Superintendencia
Nacional de Salud.

2. Los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, deben mantener y mejorar

continuamente el inventario de los activos de la información que son de vital importancia para el
desarrollo de los procesos misionales.

3. Todos los funcionarios deben reportar a la Mesa de Servicios los responsables de sus áreas o los
responsables de los procesos en los cuales cumple sus funciones cualquier evento que pueda
afectar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de cualquier activo de información de la
Entidad.

4. Cualquier modificación que se vayan a hacer a los activos de la información de la Superintendencia

Nacional de Salud y que implique una afectación del servicio, debe cumplir con lo dispuesto en

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GSPD02 Gestión De Cambios, a fin de tener una trazabilidad de los cambios realizados en los
activos.

5. Todos los funcionarios deben aplicar los controles de seguridad de la Información definidos en el
Subsistema de Seguridad de la Información de la Superintendencia Nacional de Salud para reducir
los riesgos que afectan a la seguridad de la información.

6. Los clientes internos de la Superintendencia Nacional de Salud no podrán instalar ningún programa
o software desarrollado en la Entidad, en los equipos o estaciones de trabajo fuera de la
Organización

7. Los clientes internos de la Entidad no podrán almacenar información reservada en el disco duro del
equipo personal o estaciones de trabajo.

8. A la información sensible de la Superintendencia Nacional de Salud, se tendrá acceso controlado,

éste lo garantizará el responsable de la custodia de la información donde repose la misma.

9. Ningún funcionario deberá compartir usuarios y contraseñas de los sistemas de información.

6. Usos no autorizados

1. Está prohibido realizar cambios a los activos informáticos de la Superintendencia Nacional de Salud,
sin contar con la autorización formal del responsable de las áreas o del proceso en el que esté el
activo informático.

2. Está prohibido utilizar los activos de información de la Entidad para fines diferentes al cumplimiento
de las funciones asignadas y el cumplimiento de la misión institucional.

7. Políticas de apropiación

1. Los responsables de proceso y áreas de la Superintendencia Nacional de Salud deben coordinar

la implementación de todos los controles de seguridad de la información necesarios para el
tratamiento de los riesgos de seguridad de la información que estén definidos en el Subsistema de
Seguridad de la Información.

2. Los responsables de áreas y procesos de Superintendencia Nacional de Salud, deben coordinar

sus esfuerzos para realizar el mejoramiento de los servicios informáticos de la Entidad, así como
de controlar cualquier cambio que afecte los niveles acordados para la prestación de los servicios.

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3. Los funcionarios deben cumplir con las Tablas de retención de documental de la Entidad y el
Procedimiento de Calificación y Etiquetado de la información Código GGPD01, así como también
con el manejo pertinente para cada uno de los tipos de calificación de información.
4. Los funcionarios deberán devolver los activos asignados al terminar su contrato laboral
5. Se prohíbe la posesión y el uso de herramientas para decodificar, probar o eludir los controles de
seguridad establecidos por la Superintendencia Nacional de Salud
6. Todo funcionario al levantarse de su puesto deberá cerrar la sesión de la computadora en la cual
se encuentra trabajando.
7. Cuando no hay un propósito laboral legítimo, el funcionario no podrá utilizar los sistemas de
información de la Superintendencia Nacional de Salud para ver, recibir o almacenar materiales
inadecuados, ofensivos, vulgares o ilegales o para transmitir comunicaciones abusivas, de
hostigamiento, amenazantes, difamatorias, engañosas o políticamente motivadas.
8. No debe cambiar ni alterar de ninguna forma el hardware o el software de los sistemas de
información de la Superintendencia Nacional de Salud o ningún sistema autorizado conectado a
terceros a menos que sea para un propósito laboral legítimo.
9. Los funcionarios deben cumplir con los derechos de autor y los contratos de licencia con materiales
impresos o electrónicos, software y otro contenido multimedia en todo momento.
10. Debe informar inmediatamente todos los incidentes que impliquen la pérdida supuesta o real, el
robo, la divulgación no autorizada o el uso inadecuado de los activos de información de la Entidad,
a la Mesa de Servicios.
11. Los activos de información de la Entidad deben usarse única y exclusivamente para el propósito
para el que fueron asignados.

8. Normas para la disposición de medios

Para la disposición de los medios se debe seguir el procedimiento de ABPD03 - Baja de Bienes,
haciendo hincapié en seguir la guía de Borrado Seguro de la Información – GSGU06 antes de su
disposición final.

9. Normas para la transferencia de medios físicos:

1. Es responsabilidad exclusiva del funcionario de la Superintendencia Nacional de Salud o del tercero

a quien se le entregue en custodia, la protección de los medios removibles que están bajo su
dominio, por ende, debe velar por salvaguardar los medios aun cuando no se encuentre dentro de
las instalaciones de la Entidad.

10. Documentación de Referencia:

 Norma NTC IEC 27001:2013 Anexo 8

 Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información

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ASPECTOS
RESPONSABLE
QUE DETALLES DE LOS FECHA DEL
DE LA
CAMBIARON CAMBIOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL
EL EFECTUADOS DD/MM/AAAA
CAMBIO
DOCUMENTO
Mediante la resolución
2189 de 2016, se Jefe oficina de
Adopción del
adopta el proceso tecnologías de la 28/07/2016 1
documento
“Gobierno y gestión de información
la información”
Solicitud de creación
procesos mediante
memorando NURC 3-
Aprobación del 2016-012521 Jefe oficina de
documento tecnologías de la 02/08/2016 1
Se realiza aprobación información
Mediante memorando
NURC 3-2016-014406
Se modifican las
responsabilidades de
los funcionarios,
contratistas y terceros
Actualización del respecto a la gestión Jefe oficina de
09/12/2016 2
documento de activos de tecnologías de la
información. Se realiza información
aprobación Mediante
memorando NURC 3-
2016-022686

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